MODAL
INTELEKTUAL DAN MANAJEMEN
PENGETAHUAN
Pendahuluan untuk Manajemen Pengetahuan dalam Teori Dan Praktek Serta Siklus Manajemen Pengetahuan
Arman Maulana, S.Sy., M.M.
Siti Rosmayati, SST., M.M.
MODAL INTELEKTUAL DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Penulis: 1. Arman Maulana, S.Sy., M.M.
2. Siti Rosmayati, SST., M.M.
Editor: Arman Maulana Tata Letak: Arman Maulana
Sampul: Guepedia
Diterbitkan Oleh:
Guepedia
The First On-Publisher in Indonesia
E-mail: [email protected] Fb. Guepedia
Twitter. @guepedia
Website: www.guepedia.com ISBN : 978-623-270-344-5 Hak Cipta dilindungi Undang-undang
All right reserved
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada suara-suara hati yang bersifat mulia. Sumber ilmu pengetahuan, Sumber segala kebenaran, Sang Maha Cahaya, Penabur cahaya ilham, pilar nalar kebenaran dan kebaikan yang terindah, Sang Kekasih tercinta yang tak terbatas pencahayaan cinta-Nya bagi umat, Allah Subhanahu wa Ta‘ala. Shalawat serta salam teruntuk Nabi Muhammad SAW, yang telah memberikan serta menyampaikan kepada kita semua ajaran Rukun Iman dan Rukun Islam yang telah terbukti kebenarannya, serta makin terus terbukti kebenarannya.
Alhamdulillah penulistelah menyelesaikan buku dengan judul Modal Intelektual dan Manajemen Pengetahuan Pendahuluan untuk Manajemen Pengetahuan dalam Teori Dan Praktek Serta Siklus Manajemen Pengetahuan. Penulis mengucapkan terima kasih kepada keluarga, sahabat, rekan-rekan teman mahasiswa, dan pihak-pihak lainnya yang membantu secara moral dan material bagi tersusunnya buku Modal Intelektual Dan Manajemen Pengetahuan. Buku ini tentu masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu, kritik dan saran yang membangun sangat diperlukan agar buku ini bisa lebih baik nantinya untuk memberikan dukungan pengetahuan di kalangan perguruan tinggi.
Bandung, 29 April 2020 Penulis
(Penulis)
Daftar Isi
Kata Pengantar ... 3
Daftar Isi ... 4
Bab 1Pendahuluan Manajemen Pengetahuan Dalam Teori Dan Praktek ... 3
Bab 2 Pengantar Manajemen Pengetahuan ... 5
Bab 3 Multidisciplinary Nature Of Knowledge Management (Sifat Multidisiplin Manajemen Pengetahuan) ... 13
Bab 4 Konsep Analisis Teknik ... 49
Bab 5 Sejarah Manajemen Pengetahuan ... 55
Bab 6 Perspektif Organisasi Tentang Manajemen Pengetahuan ... 68
Bab 7 Model Manajemen Pengetahuan ... 78
Daftar Pustaka ... 128
Sinopsis ... 131
Tentang Penulis ... 132
BAB 1
PENDAHULUAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM TEORI DAN
PRAKTEK
Bab ini memberikan pengantar untuk studi Knowledge Management (KM). Sejarah singkat konsep manajemen pengetahuan diuraikan, mencatat bahwa banyak KM ada sebelum istilah yang sebenarnya mulai populer digunakan. Kurangnya konsensus tentang apa yang merupakan definisi yang baik dari KM dibahas, dan teknik analisis konsep digambarkan sebagai sarana untuk mengklarifikasi kebingungan konseptual yang bertahan tentang apa itu KM. Akar multidisiplin dari KM disebutkan, bersama dengan kontribusi mereka untuk disiplin. Dua bentuk utama pengetahuan, diam-diam dan eksplisit, dibandingkan dan dikontraskan.
Pentingnya KM saat ini untuk individu, untuk komunitas praktik, dan untuk organisasi dijelaskan, bersama dengan peran dan tanggung jawab KM yang muncul yang
diperlukan untuk memastikan implementasi KM yang sukses.
A. Tujuan Pembelajaran
1. Gunakan kerangka kerja dan bahasa yang jelas untuk konsep manajemen pengetahuan.
2. Tetapkan konsep manajemen pengetahuan utama seperti modal intelektual, pembelajaran dan memori organisasi, taksonomi pengetahuan, dan komunitas praktik menggunakan analisis konsep.
3. Berikan tinjauan umum tentang sejarah manajemen pengetahuan dan identifikasi tonggak penting.
4. Jelaskan peran dan tanggung jawab utama yang diperlukan untuk aplikasi manajemen pengetahuan.
B. Latar Belakang
Di zaman sekarang ini perkembangan kemajuan tehnologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi. Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia. Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat atau respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya.
Manajemen merupakan suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia. Serta proses atau kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten. Manajemen Pengetahuan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi.
Kemampuan untuk mengelola pengetahuan (knowledge) menjadi semakin penting dalam ekonomi pengetahuan saat ini. Penciptaan dan difusi pengetahuan telah menjadi faktor yang semakin penting dalam daya saing. Semakin banyak, pengetahuan dianggap sebagai komoditas berharga yang tertanam dalam produk terutama produk teknologi tinggi (especially high-tech products) dan dalam pengetahuan tacit karyawan yang sangat mobile selalu berpindah dan bergerak dengan aktifnya. Meskipun pengetahuan semakin dipandang sebagai komoditas atau aset intelektual, ia memiliki beberapa karakter paradoks yang
secara radikal berbeda dari komoditas berharga lainnya.
Karakteristik pengetahuan ini meliputi:
1. Penggunaan pengetahuan tidak mengkonsumsinya.
2. Transfer pengetahuan tidak menyebabkan kehilangannya. Pengetahuan berlimpah, tetapi kemampuan untuk menggunakannya langka.
3. Banyak pengetahuan organisasi yang berharga keluar dari pintu pada penghujung hari.
Munculnya Internet dan World Wide Web telah membuat sumber pengetahuan yang tidak terbatas tersedia bagi kita semua. Para pakar sedang mengumumkan fajar Era Pengetahuan menggantikan Era Industri. Empat puluh tahun yang lalu, hampir setengah dari semua pekerja di negara-negara industri membuat atau membantu membuat untuk merancang sesuatu, proporsi yang menjadi bisnis manufaktur pada saat itu turun sekitar 20%. Manufaktur padat karya dengan kumpulan besar tenaga kerja yang relatif murah, relatif homogen dan manajemen hierarkis telah memberikan jalan bagi organisasi berbasis pengetahuan.
Ada lebih sedikit orang yang melakukan lebih banyak pekerjaan. Hirarki organisasi dikesampingkan karena pekerjaan pengetahuan menuntut kolaborasi yang lebih besar. Satu-satunya kemajuan berkelanjutan perusahaan berasal dari apa yang secara kolektif diketahui, seberapa efisien menggunakan apa yang diketahui, dan seberapa cepat ia memperoleh dan menggunakan pengetahuan baru (Davenport dan Prusak, 1998). Organisasi di Zaman Pengetahuan adalah organisasi yang belajar, mengingat, dan bertindak berdasarkan informasi, pengetahuan, dan pengetahuan terbaik yang tersedia.
Semua perkembangan ini telah menciptakan kebutuhan yang kuat untuk pendekatan yang disengaja dan sistematis untuk menumbuhkan dan berbagi basis pengetahuan perusahaan yang dipenuhi dengan pelajaran yang berharga dan berharga yang dipelajari dan praktik terbaik. Dengan kata lain, untuk menjadi sukses di lingkungan organisasi yang menantang saat ini, perusahaan perlu belajar dari kesalahan masa lalu mereka dan tidak menemukan kembali roda waktu akan berputar. Pengetahuan organisasi tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengetahuan individu tetapi untuk melengkapinya dengan membuatnya lebih kuat, lebih koheren, dan lebih luas aplikatif. Manajemen pengetahuan merupakan pendekatan yang jelas dan sistematis untuk memastikan pemanfaatan penuh basis pengetahuan organisasi, ditambah dengan potensi keterampilan individu, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan gagasan untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif. Iaccoca Institute dari negara Pennsylvania Amerika Serikat menemukan bahwa ―CEO, ketika ditanya berapa banyak pengetahuan yang tersedia untuk organisasi yang benar-benar digunakan, lalu merespons 'hanya sekitar 20%.' Namun jika angka ini mewakili pemanfaatan kapasitas produksi rata-rata, itu hanya akan menjadi diterima oleh CEO level bawah‖.
Manajemen Pengetahuan (KM) pada awalnya didefinisikan sebagai proses menerapkan pendekatan sistematis untuk menangkap, struktur, manajemen, dan penyebaran pengetahuan di seluruh organisasi untuk bekerja lebih cepat, menggunakan kembali praktik terbaik, dan mengurangi pengerjaan ulang yang mahal dari proyek ke proyek. KM sering dicirikan oleh pendekatan "pack rat" untuk konten: "simpan, mungkin berguna di masa depan." Banyak dokumen cenderung disimpan, mesin pencari canggih kemudian digunakan
untuk mencoba mengambil beberapa konten, dan sistem KM yang berskala besar dan mahal untuk dibangun.
Solusi manajemen pengetahuan telah terbukti paling berhasil dalam menangkap, menyimpan, dan penyebaran pengetahuan berikutnya yang telah diberikan secara eksplisit khususnya pelajaran yang dipetik dan praktik terbaik.
Fokus dari manajemen modal intelektual (intellectual capital management, ICM), di sisi lain adalah pada potongan-potongan pengetahuan yang bernilai bisnis bagi organisasi - disebut sebagai modal intelektual atau aset (Bontis dan Nikitopoulos, 2001). Meskipun beberapa di antaranya lebih terlihat (misalnya, paten, kekayaan intelektual), mayoritas terdiri dari pengetahuan, pengalaman, pengalaman, dan keahlian yang cenderung berada dalam kepala satu atau beberapa karyawan (Klein, 1998; Stewart, 1997). ICM dicirikan oleh lebih sedikit konten karena konten difilter dan dinilai, dan hanya yang terbaik yang diinventarisasi ("sepuluh teratas," misalnya). Konten ICM cenderung lebih mewakili pemikiran nyata seseorang (informasi kontekstual, pendapat, cerita) karena penekanannya pada pengetahuan dan pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti. Akibatnya, upaya lebih murah dan fokus bergeser ke pembelajaran (pada tingkat individu, komunitas, dan organisasi) daripada membangun sistem.
Definisi manajemen pengetahuan yang baik mencakup penangkapan dan penyimpanan perspektif pengetahuan, bersama dengan penilaian aset intelektual.
Sebagai contoh:
Manajemen pengetahuan adalah koordinasi yang disengaja dan sistematis dari orang-orang, teknologi, proses, dan struktur organisasi organisasi untuk menambah nilai melalui penggunaan kembali dan
inovasi. Koordinasi ini dicapai melalui penciptaan, berbagi, dan penerapan pengetahuan serta melalui pemberian pelajaran berharga yang diperoleh dan praktik terbaik ke dalam memori perusahaan untuk mendorong pembelajaran organisasi yang berkelanjutan.
Ketika ditanya, sebagian besar eksekutif sering menyatakan bahwa aset terbesar mereka adalah pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan mereka.
Mereka juga selalu menambahkan bahwa mereka tidak tahu bagaimana mengelola pengetahuan ini! Adalah penting untuk mengidentifikasi pengetahuan yang bernilai dan juga berisiko hilang bagi organisasi, melalui pensiun, pergantian, dan persaingan menggunakan modal intelektual atau pendekatan aset. Selain itu, pendekatan manajemen pengetahuan selektif atau berbasis nilai harus bertingkat tiga. Artinya, itu juga harus diterapkan pada tiga tingkat organisasi: individu, kelompok atau komunitas, dan organisasi itu sendiri.
Cara terbaik untuk mempertahankan pengetahuan yang berharga adalah mengidentifikasi
aset intelektual dan kemudian memastikan bahwa bahan warisan diproduksi dan kemudian disimpan sedemikian rupa untuk membuat pengambilan di masa depan dan digunakan kembali semudah mungkin (Stewart, 2000). Produk sampingan yang nyata ini perlu mengalir dari individu ke individu, antara anggota komunitas praktik, dan, tentu saja, kembali ke organisasi itu sendiri, dalam bentuk pembelajaran, praktik terbaik, dan memori perusahaan.
Banyak upaya manajemen pengetahuan (KM) sebagian besar berkaitan dengan menangkap, menyusun, dan berbagi pengetahuan yang dimiliki oleh orang-orang dalam organisasi. Meskipun masih ada
kurangnya konsensus tentang apa yang merupakan definisi KM yang baik (lihat bagian selanjutnya), ada kesepakatan luas mengenai tujuan organisasi yang melakukan KM. Nickols (2000) merangkum tujuan- tujuan ini sebagai berikut: "tujuan dasar manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan pengetahuan untuk keuntungan organisasi." Beberapa motif manajemen jelas: hilangnya orang-orang terampil melalui pergantian, tekanan untuk menghindari reinventing the wheel, tekanan untuk inovasi di seluruh organisasi dalam proses serta produk, manajemen risiko, dan tingkat percepatan di mana pengetahuan baru diciptakan . Beberapa tujuan manajemen pengetahuan umum adalah untuk:
Fasilitasi transisi yang lancar dari mereka yang pensiun ke penerus mereka yang direkrut untuk mengisi posisi mereka.
Minimalkan kehilangan memori perusahaan karena gesekan dan pensiun. Identifikasi sumber daya kritis dan bidang pengetahuan kritis sehingga perusahaan
―mengetahui apa yang diketahui dan melakukannya dengan baik dan mengapa.‖
Bangun perangkat metode yang dapat digunakan bersama individu, kelompok, dan organisasi untuk membendung potensi hilangnya modal intelektual.
BAB 2
PENGANTAR MANAJEMEN PENGETAHUAN
A. Manajemen Pengetahuan
Sebuah survei informal yang dilakukan oleh penulis mengidentifikasi lebih dari 100 definisi yang diterbitkan tentang manajemen pengetahuan, dan di antaranya, setidaknya 72 bisa dianggap sangat baik! KM adalah bidang studi multidisiplin yang mencakup banyak bidang. Temuan ini seharusnya tidak mengejutkan, karena menerapkan pengetahuan untuk bekerja merupakan bagian integral dari sebagian besar kegiatan bisnis. Namun, bidang KM terdapat sindrom "Three Blind Men and an Elephant ". Bahkan, kemungkinan ada lebih dari tiga perspektif berbeda tentang KM, dan masing- masing mengarah pada ekstrapolasi yang berbeda dan definisi yang berbeda.
Manajemen pengetahuan didefinisikan oleh mereka sebagai keseluruhan proses membangkitkan nilai organisasi dari modal intelektual organisasi dan aset berbasis pengetahuan. Kebanyakan, usaha pembangkitan nilai dari asset tersebut melibatkan seluruh karyawan, departemen-departemen, divisi-divisi dan bahkan perusahaan lain dalam berbagi untuk menemukan praktik yang terbaik. Mereka juga mengungkapkan bahwa penting dicatat bahwa definisi tersebut sama sekali bukanlah teknologi. Ketika manajemen pengetahuan sering difasilitasi oleh teknologi informasi, tidak berarti teknologi adalah manajemen pengetahuan.
Sebagai seorang ahli manajemen pengetahuan, Karl Eric Sveiby menyatakan tidak menyukai istilah
―manajemen pengetahuan‖ . Menurutnya, pengetahuan adalah kecakapan manusia, tidak ada yang bisa mengelola kecuali oleh individunya sendiri . Menurutnya manajemen pengetahuan adalah seni menciptakan nilai dari aset tak berbentuk (intangible asset). “Knowledge management is a process to embrace knowledge as a strategic asset to drive sustainable business advantage and promote a “one firm” approach to identify, capture, evaluate, enhance and share a firm’s intellectual capital.”
Manajemen Pengetahuan adalah suatu proses untuk merangkul pengetahuan sebagai aset strategis untuk mendorong keuntungan bisnis yang berkelanjutan dan mempromosikan‗satu perusahaan‘pendekatan untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan berbagi modal intelektual perusahaan. Suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan
―sebuah perusahaan‖ untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi
modal intelektual perusahaan adalah Manajemen Pengetahuan.
Pengertian mana yang termasuk menjadi manajemen pengetahuan dan yang bukan merupakan manajemen pengetahuan dibedakan oleh James Boomer.
Menurutnya yang termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:
Sistem berorientasi pada orang, proses, dan prosedur.
Fokus pada meningkatkan pencapaian bisnis.
Jangka panjang, inisiatif yang berkelanjutan.
Dan yang bukan termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:
Sistem berorientasi pada teknologi.
Teknologi tunggal atau teknik yang dapat memecahkan permasalahan Manajemen.
B. Definisi Manajemen Pengetahuan
Definisi manajemen pengetahuan yang ditulis oleh Rebecca O. Barelay dan Philip C. Murray karena pemahamannya yang dekat dengan kegiatan organisasi bisnis. Mereka mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai aktifitas bisnis yang meliputi dua aspek:
1. Treating the knowledge component of business activities as an explicit concern of business reflected in strategy, policy, and practice at all levels of the organization. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas bisnis sebagai suatu perhatian bisnis secara jelas yang dicerminkan dalam strategi,
kebijakan, dan praktk pada semua level (tingkatan) organisasi .
2. Making a direct connection between an organization’s intellectual assets both explicit[recorded] and tacit [personal know-how] and positive business results.
Membuat koneksi langsung antara aset intelektual organisasi baik eksplisit (terekam) dan tacit (pengetahuan pribadi) dan hasil bisnis positif.
Pemahaman tersebut memberi pemahaman yang jelas tentang manajemen pengetahuan dan posisi teknologi informasi dalam manajemen pengetahuan.
Dengan demikian, diketahui bahwa teknologi hanyalah sebuah alat dan manajemen pengetahuan membutuhkan teknologi untuk efektivitas praktiknya.
Pengertian Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda . Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti . Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang.
Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
C. Definisi Knowledge Management menurut para ahli Menurut Bassi, Knowledge Management is the process of creating, capturing and using knowledge to enhance organizational performance. Artinya, Manajemen Pengetahuan adalah proses menciptakan, menangkap, dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Menurut Blake, Knowledge Management is the process of capturing a company’s collective expertise wherever it resides- in databases, on papers, or in people’s head- and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoffs. Artinya, Manajemen Pengetahuan adalah proses menangkap keahlian kolektif perusahaan di mana pun ia berada di basis data, di atas kertas, atau di kepala orang dan mendistribusikannya ke mana pun ia dapat membantu menghasilkan hasil terbesar.
Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi, sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.
Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai
terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implicit . Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur.
Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implicit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.
Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation. Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak is knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms.
,Artinya bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman- pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma.
D. Pengertian knowledge management dari perspektif proses/teknologi
Knowledge management adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan.
Knowledge Management System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi .
Knowledge Management adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif .
Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi. Dapat diambil suatu kesimpulan bahwa knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam
berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop dan lain-lain .
Makna dari Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management adalah untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien, efektif dan terarah. Yang perlu diperhatikan dari pengertian knowledge management adalah bahwa knowledge management bukan tentang memanajemen atau mengorganisasi buku, jurnal, men- search internet untuk customer atau menyusun material untuk disirkulasikan . Tetapi hal ini adalah bagian dari prosesknowledge management. Kemudian inti dari knowledge management ada tiga, yaitu sumber daya manusia, teknologi, budaya pembelajaran/ berbagi pengetahuan .
E. Memahami Pengetahuan
Untuk memperlihatkan hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan, Tuomi pada tahun 2000 mengumpulkan definisi tersebut adalah sebagai berikut:
Spek, R.v.d and Spijkervet, A. mendefinikan dalam Knowledge Management : Dealing Intelligently with knowledge. Utrecht : Kenniscentrum CIBIT, (1997:
21), Data adalah simbol yang belum diinterpretasi, informasi adalah data yang sudah diberi makna, dan
pengetahuan adalah sesuatu yang memungkinkan orang memahami.
Davenport, T.H. Information Ecology mendefinikan dalam : Mastering the Information and Knowledge Environment. New York : Oxford University Press, (1997: 9). Data adalah hasil observasi terhadap dunia luar, informasi adalah data yang mengandung relevansi dan tujuan penggunaan, dan pengetahuan adalah informasi yang memiliki nilai atau kegunaan.
Sveiby, K.E. mendefinikan dalam The New Organizational Wealth : Managing and Measuring Knowledge – based Assets. San Fransisco : Berret- Koehler, (1997: 42), Informasi tidak bermakna, tetapi menjadi pengetahuan yang bermakna setelah diinterpretasikan.
Wig, K.M, Knowledge Management Foundation : Thingking about Thingking How People and Organizations Create, Represent and Use Knowledge.
Arlington, TX :Schema Press, (1993: 73), Informasi terdiri dari fakta dan data yang terorganisasi untuk menggambarkan situasi dan keadaan tertentu, sementara pengetahuan terdiri dari kebenaran dan keyakinan, perspektif dan konsep, penilaian dan harapan.
Nonaka, I and Takeuchi, H. The knowledge Creating Company : How Japanese Company Create the Dynamics of Innovation. Oxford : Oxford University Press, (1995: 58), Informasi berawal dari suatu aliran pesan – pesan bermakna, tetapi lalu menjadi pengetahuan setelah komitmen dan keyakinan muncul akibat dari pesan – pesan tersebut.
Dapat diambil suatu kesimpulan dari definisi- definisi yang tersebut diatas mengenai data , informasi dan pengetahuan sebagai berikut ;
1. Data
Merupakan suatu kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian atau hal tanpa konteks dan penafsiran . Data disebut juga sebagai data mentah, karena bentuk fakta maupun angka tersebut tidak bermanfaat bagi yang menggunakannya apabila ia tidak mempunyai nilai dan makna. Data merupakan bahan baku yang harus diolah dan disusun terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga berubah sifat dan fungsinya menjadi informasi. Untuk itu, data dapat diubah menjadi informasi dengan menambah nilainya melalui konteks, kategorisasi, kalkulasi, koreksi, dan pengendapan .
2. Informasi
Adalah data yang diorganisasikan atau dikelola sehingga mempunyai arti . Informasi dikemas sebagai sebuah pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar atau terlihat (audio visual) dan bertujuan untuk mengubah cara pandang penerimanya terhadap sesuatu, yang berpengaruh pada penilaian dan tingkah laku. Selanjutnya, informasi yang terdiri dari data yang sudah diolah akan memiliki nilai dan mulai bermanfaat bagi yang menggunakannya.
3. Pengetahuan
Informasi yang telah memiliki nilai dan kegunaan disebut Pengetahuan. Pengetahuan merupakan pemahaman seseorang yang didapatkannya dari informasi. Pengetahuan tidak terletak pada informasi, akan tetapi terletak pada diri seseorang. Karena dengan didukung oleh pengalaman yang dimiliki seseorang itu, maka informasi yang semula telah tersedia selanjutnya dikembangkan dan terus dilakukan pembaharuan hingga akhirnya terbentuk menjadi sumber pengetahuan.
Pengetahuan adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Seseorang memperoleh pengetahuan melalui konteks (pengalaman) dan pemahaman.
Manakala orang mempunyai konteks, seseorang dapat merangkai berbagai hubungan dari pengalaman.
Semakin besar konteks, semakin besar variasi pengalaman yang bisa ditarik darinya. Semakin besar orang memahami pokok perihal, semakin orang bisa menenunjukkan pengalaman masa lalu (konteks) ke dalam pengetahuan baru dengan menyerap (absorbing), melakukan (doing), berinteraksi (interacting), dan berefleksi (reflecting).
Menurut Cleveland (1982) pemahaman adalah suatu rangkaian dari data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan (wisdom). Data muncul sepanjang riset (research), penciptaan (creation), pengumpulan (gathering), dan penemuan (discovery). Informasi mempunyai konteks . Data diubah menjadi informasi dengan mengorganisasikannya sedemikian rupa
sehingga kita dapat dengan mudah membuat kesimpulan. Data juga diubah menjadi informasi dengan
―menampilkannya‖, seperti membuatnya dalam bentuk visual atau audio.
Pengetahuan mempunyai kompleksitas pengalaman, yang disebabkan oleh cara pandang yang berbeda. Inilah alasan kenapa pendidikan dan pelatihan menjadi sulit. Orang tidak bisa mengharapkan pengetahuan seseorang berpindah ke yang lain.
Pengetahuan dibangun sejak awal mula oleh pembelajar sepanjang pengalaman. Informasi itu statis, tetapi pengetahuan adalah dinamis seperti hidup dalam diri kita. Kebijaksanaan adalah tingkatan pemahaman yang terakhir. Sama halnya dengan pengetahuan, kebijaksanaan beroperasi di dalam diri. Kita dapat berbagi pengalaman yang menciptakan bangunan untuk kebijaksanaan. Bagaimanapun, kebijaksanaan perlu dikomukasikan dengan berbagai pemahaman dalam konteks pribadi pendengar daripada dengan membagi pengetahuan.
Informasi dan data berhadapan dengan masa lalu.
Mereka didasarkan pada pengumpulan fakta dan penambahan konteks . Pengetahuan berhadapan dengan masa kini. Dan kebijaksanaan berhadapan dengan masa depan untuk memprediksi dan desain apa yang akan dilakukan. Seringkali, perbedaan antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan tidak begitu jelas . Jadi pembedaan antara masing-masing istilah lebih menyerupai arsiran abu-abu, ketimbang putih dan hitam (Shedroff, 2001) .
F. Fungsi Pengetahuan
Pengetahuan didefinikasikan sebagai, ―a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information” oleh Davenport dan Prusak (1998). Dari definisi tersebut dapat ditarik dua hal yaitu:
1. Adanya isi: ”a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight”. Ini meliputi sejumlah hal yang kita miliki, seperti pengalaman, kepercayaan, nilai-nilai, bagaimana kita merasakan, motivasi, dan informasi.
2. Menggambarkan fungsi atau tujuan pengetahuan,
”that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information”. Hal ini sejalan dengan definisi pengetahuan yang diungkapkan John Locke (1689) yaitu ―knowledge is the perception of the egreement or disagreement of two ideas‖.
Jadi setiap kita mempunyai suatu kerangka (gagasan pertama) yang kita gunakan untuk mengevaluasi pengalaman baru (gagasan kedua ). Fungsi Pengetahuan oleh Achterbergh dan Vriens (2002) mempunyai dua komponen utama yaitu ;
1. Pengetahuan menyajikan semacam dasar untuk isyarat penilaian, yang pada gilirannya, memungkinkan untuk melakukan tindakan .
2. Peran pengetahuan dalam menghasilkan tindakan yang tepat adalah bahwa pengetahuan menyajikan dasar untuk menyampaikan tindakan yang memungkinkan, mempertimbangkan apakah tindakan
yang sesuai dengan hasil yang diharapkan, menggunakan pertimbangan tersebut dalam memilih, untuk memutuskan bagaimana tindakan harus dimplementasikan dan untuk benar-benar mengimplementasikan tindakan tersebut.
G. Bentuk-bentuk Pengetahuan
Peter Drucker dalam The New Realities (1966) menyatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, dengan menjadikannya dasar untuk bertindak atau dengan membuat individu (atau institusi) mampu dari yang lain atau lebih efektif bertindak. Untuk menggunakan pengetahuan sehingga dapat berfungsi seperti yang Peter Drucker katakan, kita perlu memahami bentuk-bentuk pengetahuan karena masing-masing pengetahuan membutuhkan perlakuan yang berbeda pula ketika memanfaatkannya .
Michel Polanyi (1966) membedakan pengetahuan dalam dua bentuk yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit atau terkadang disebut pengetahuan formal bisa disampaikan dalam bahasa, juga termasuk nomor dan kata, tanda matematika, spesifikasi, manual, dal lainnya.
Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya. Selain itu pengetahuan eksplisit bisa dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan .
Pengetahuan tacit yang tersimpan dalam pengalaman individu dan faktor-faktor tak berwujud, seperti kepercayaan pribadi, perspektif, dan sistem nilai . Pengetahuan tacit susah untuk diartikulasikan dengan
bahasa formal. Isinya mencakup pemahaman pribadi, intuisi, dan firasat . Sebelum dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata- kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami . Ada dua dimensi dalam pengetahuan tacit, yaitu:
1. Dimensi Teknis (prosedural).
Ini meliputi segala hal informal dan ketrampilan yang sering diberi istilah know-how.
2. Dimensi Teori:
Terdiri dari model kepercayaan, persepsi, ideal, nilai-nilai, mental yang mengakar dalam diri kita begitu saja. Meskipun mereka tidak bisa dilafalkan dengan mudah, dimensi ini membentuk cara kita merasakan dunia sekitar.
Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri. Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja:
1. Kegiatan belajar anggota - anggotanya.
Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126). Pemahaman tradisional menyangkut peran pengetahuan pada organisasi bisnis, pengetahuan tacit kerap kali dipandang sebagai kunci nyata untuk melaksanakan sesuatu dan menciptakan nilai baru, bukan pengetahuan ekplisit.
Dalam Knowledge Praxis yang buat oleh Rebeca O Barclay dan Philip C Murray menyatakan membedakan arti dari pengetahuan tidaklah terlalu penting. Tidak menjadi soal apakah suatu prosedur tertulis atau tenaga ahli yang menyediakan solusi terhadap masalah tertentu, sepanjang hasil dicapai positif.
Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki pandangan lain tentang pengetahuan.
Mereka mengelompokkan knowledge (pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu;
a) Tacit knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang.
Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun dalam bentuk tertulis . Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan. Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik dan lain sebagainya).
b) Explicit Knowledge
Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan. Jadi biasanya telah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak lain.
c) Shared Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas. Bagaimanapun, mengamati bagaimana pengetahuan diperoleh dan bagaimana kita dapat menerapkannya apakah tacit atau eksplisit supaya mencapai hasil positif yang memenuhi persyaratan bisnis adalah suatu isu sangat penting dan berbeda .
2. Proses Pembentukan Pengetahuan
Nonaka dan Takeuchi (The Knowledge Creating Company, (1995; 63-69) lebih lanjut mendiskusikan empat gaya konversi atau ciptaan pengetahuan yang diperoleh dari kedua macam pengetahuan:
Gambar 1
Empat mode Penciptaan dan Transfer Pengetahuan (Nonaka & Takeuchi, 1995)
a) Sosialisasi
Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individ. Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama, seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama bukan melalui tulisan atau instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.
Dalam prakteknya, sosialisasi dilakukan melalui kegiatan penangkapan pengetahuan lewat kedekatan fisik seperti interaksi antara pimpinan dan pegawai, pimpinan dengan pimpinan, pegawai dengan pegawai . b) Ekternalisasi
Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci.
Pertama, artikulasi pengetahuan tacit yaitu konversi dari tacit ke eksplisit, seperti dalam dialog.
Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual, dsb .
c) Kombinasi
Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks . Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:
Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru, termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data - data tersebut .
Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung .
Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, data pasar, dsb . d) Internalisasi
Terakhir, internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi. Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi.
Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung. Contoh melalui program pelatihan.
Kedua, penguasaan pengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.
Pada dasarnya Manajemen Pengetahuan (MP) atau Knowledge Management (KM) adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi.
Secara teknis Manajemen Pengetahuan muncul karena
dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya. Tapi akarnya tidak hanya teknologi, Manajemen Pengetahuan muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan. Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi Manajemen Pengetahuan saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan perubahan antara belajar, perubahan dan inovasi.
Ketiga hal itu yaitu belajar, perubahan dan inovasi merupakan sesuatu ada disegala bidang baik komersial maupun sosial. Manajemen Pengetahuan dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data.
H. Model Pendekatan Manajemen Pengetahuan
Karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tigacabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan
terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.Berdasarkan model pendekatan ini memberikan batasan dari knowledge management sebagai berikut :
Gambar 2
Batasan manajemen pengetahuan
mengidentifikasi manajemen pengetahuan dengan dua aktivitas yaitu:
1. Manajemen Informasi, dimana pengetahuan dipandang sebagai obyek yang dapatdiidentifikasi dan ditangani dengan sistem informasi. Aktivitas ini membutuhkan teknologi informasi dalam pelaksanaannya.
2. Manajemen Manusia, dimana pengetahuan dipandang sebagai proses, struktur kompleksketerampilan yang
dinamis, pengetahuan tentang bagaimana cara, dan lainnya yang beru bah secara konstan.
Lebih lanjut Rebbeca O. Barclay dan Philip C.
Murray mengembangkan pendekatan di atas dengan membagi tiga pendekatan dalam manajemen pengetahuan:
1. Pendekatan mekanistik
Pendekatan mekanistik dikarakterisasikan dengan penerapan teknologi dan sumber daya untuk melakukan yang lebih baik. Asumsi utama pendekatan ini mencakup:
Akses lebih baik ke informasi adalah kunci, meliputi pengembangan cara mengakses dan temu balik dokumen (menghubungkan hypertext, database, pencarian teks, dan lainnya).
Teknologi networking secara umum (terutama intranet), dan groupware khususnya, menjadi kunci pemecahan. Secara umum, teknologi dan meninggikan volume informasi akan menyelesaikan pekerjaan.
Pendekatan ini relatif mudah diterapkan oleh organisasi mengingat teknologi dan teknik sudah dikenal umum dan mudah dipahami. Namun pendekatan ini mempunyai kekurangan terutama dalam hal penanganan volume informasi yang menggunung, sehingga dampaknya akan sulit terukur ketimbang model kertas tradisional.
2. Pendekatan budaya atau perilaku
Pendekatan Budaya atau perilaku mengartikan manajemen pengetahuan sebagai isu manajemen, sehingga merupakan substansi dari proses reengineering dan manajemen perubahan. Teknologi meskipun penting untuk pengelolaan pengetahuan eksplisit, namun bukanlan solusi. Pendekatan ini lebih memusatkan pada kreativitas dan inovasi (organisasi pembelajaran) daripada pengungkitan sumber daya pengetahuan eksplisit atau mempekerjaan pengetahuan eksplisit.
Asumsi pendekatan ini meliputi:
Perilaku organisasi dan kultur perlu diubah secara dramatis. Dalam lingkungan informasi yang intensif, organisasi menjadi relatif tidak berfungsi untuk mencapai sasaran bisnis .
Perilaku keorganisasian dan kultur dapat diubah sehingga teori perilaku sering dilibatkan dalam sistem.
Proses menjadi yang utama, bukan teknologi.
Tidak ada apapun yang berubah kecuali jika seorang manajer merubahnya .
Namun hasil yang dicapai oleh pendekatan budaya atau perilaku ini tidak mungkin bisa menopang, terukur, kumulatif, atau direplika oleh karyawan secara menyeluruh. Selain itu hubungan antara manfaat bisnis dan strategi budaya seringkali tidak jelas.
3. Pendekatan sistematik
Pendekatan sistematis mempunyai asumsi-asumsi sebagi berikut:
a) Hasil menjadi lebih utama, bukan teknologi atau proses atau definisi pengetahuan.
b) Sumber daya tidak bisa dikelola kecuali jika diberi model, dan banyak aspek pengetahuan organisasi yang dapat diberi model sebagai sumber daya eksplisit.
c) Solusi dapat ditemukan dalam berbagai teknologi dan disiplin, dan metode analisa tradisional dapat digunakan untuk mengujui ulang kealamian pekerjaan pengetahuan dan memecahkan masalah pengetahuan.
d) Isu Budaya penting, tetapi juga harus dievaluasi sistematis. Karyawan mungkin perlu atau tidak perlu diubah, tetapi kebijakan dan praktek kerja harus diubah, dan teknologi dapat diterapkan dengan sukses untuk permasalahan pengetahuan bisnis.
e) Manajemen pengetahuan adalah komponen manajemen yang penting, tetapi bukan merupakan disiplin dan aktivitas milik eksklusif para manajer saja.
Pengetahuan adalah sumber daya mendasar yang memungkinkan dalam bisnis dari perspektif bisnis, perspektif ilmu kognitif atau ilmu pengetahuan dan perspektif proses yaitu:
a) Dari perspektif bisnis (business perspective):
Manajemen pengetahuan adalah aktivitas bisnis dengan dua aspek utama:
1) Menyatakan komponen pengetahuan dari aktivitas bisnis sebagai perhatian eksplisit bisnis yang tercermin dalam strategi, kebijakan, praktik di semua tingkat organisasi dan membuat koneksi langsung antara aset intelektual organisasi baik eksplisit (direkam) dan tacit /pengetahuan pribadi (personal know-how) dan hasil bisnis yang positif, (Barclay dan Murray, 1997).
2) Manajemen pengetahuan adalah pendekatan kolaboratif dan terpadu untuk penciptaan, penangkapan, pengorganisasian, akses, dan penggunaan aset intelektual perusahaan, (Gray, 1996).
b) Dari perspektif ilmu kognitif atau ilmu pengetahuan:
Pengetahuan wawasan, pemahaman, dan pengetahuan praktis yang kita miliki adalah sumber daya mendasar yang memungkinkan kita berfungsi secara cerdas. Seiring waktu, pengetahuan yang cukup juga ditransformasikan menjadi manifestasi lain seperti buku, teknologi, praktik, dan tradisi dalam organisasi dari semua jenis dan dalam masyarakat pada umumnya.
Transformasi ini menghasilkan pengalaman terakumulasi dan ketika digunakan dengan tepat, meningkatkan efektivitas. Pengetahuan adalah faktor utama, faktor utama yang memungkinkan perilaku cerdas pribadi, organisasi, dan masyarakat.
c) Dari perspektif proses / teknologi (process/ technology perspective) :
Manajemen pengetahuan adalah konsep di mana informasi diubah menjadi pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti dan disediakan dengan mudah dalam bentuk yang dapat digunakan oleh orang-orang yang dapat menerapkannya.
Memanfaatkan kebijaksanaan kolektif untuk meningkatkan daya tanggap dan inovasi.
Pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk memberikan aliran Pengetahuan yang berkelanjutan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat memungkinkan pengambilan
keputusan yang efisien dan efektif dalam bisnis mereka sehari-hari.
Sistem manajemen pengetahuan adalah gudang virtual untuk informasi yang relevan yang sangat penting untuk tugas-tugas yang dilakukan setiap hari oleh pekerja pengetahuan organisasi.
Mengingat pentingnya pengetahuan dalam hampir semua bidang kehidupan sehari-hari dan komersial, dua aspek yang berhubungan dengan pengetahuan sangat penting untuk kelangsungan hidup dan kesuksesan di tingkat mana pun. Ini adalah aset pengetahuan yang harus diterapkan, dipelihara, dilestarikan, dan digunakan semaksimal mungkin oleh individu dan organisasi dan proses yang berhubungan dengan pengetahuan untuk menciptakan, membangun, menyusun, mengatur, mengubah, mentransfer, menyatukan, menerapkan, dan melindungi pengetahuan yang harus dikelola secara hati-hati dan eksplisit di semua area yang terkena dampak.
BAB 3
MULTIDISCIPLINARY NATURE OF KNOWLEDGE MANAGEMENT
(SIFAT MULTIDISIPLIN MANAJEMENPENGETAHUAN)
A. Sifat Multidisiplin Manajemen Pengetahuan
Secara historis, pengetahuan selalu dikelola, setidaknya secara implisit. Namun, manajemen pengetahuan yang efektif dan aktif membutuhkan perspektif dan teknik baru dan menyentuh hampir semua aspek organisasi. Kita perlu mengembangkan disiplin baru dan menyiapkan kader profesional pengetahuan dengan campuran keahlian yang belum pernah kita lihat sebelumnya.
Manajemen pengetahuan merupakan campuran mengejutkan dari strategi, alat, dan teknik beberapa di
antaranya bukanlah hal baru di bawah matahari.
Mendongeng, pendampingan sebaya, dan belajar dari kesalahan, misalnya, semua memiliki preseden dalam pendidikan, pelatihan, dan praktik kecerdasan buatan.
Manajemen pengetahuan memanfaatkan campuran teknik dari desain sistem berbasis pengetahuan, seperti strategi akuisisi pengetahuan terstruktur dari para ahli materi pelajaran dan teknologi pendidikan (misalnya, analisis tugas dan pekerjaan untuk merancang dan mengembangkan sistem pendukung tugas. Manajemen Pengetahuan mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan pengetahuan. Pada saat mendesak, ia didefinisikan secara sempit sebagai sistem teknologi informasi yang memberikan pengetahuan organisasi.
Salah satu dari beberapa bidang konsensus di lapangan adalah bahwa Manajemen Pengetahuan adalah bidang yang sangat multidisiplin.
Manajemen pengetahuan mengacu pada sejumlah besar bidang yang beragam seperti:
1. Ilmu organisasi. Ilmu kognitif.
2. Linguistik dan linguistik komputasi.
3. Teknologi informasi seperti sistem berbasis pengetahuan, manajemen dokumen dan informasi, sistem pendukung kinerja elektronik, dan teknologi basis data.
4. Informasi dan ilmu perpustakaan. Penulisan teknis dan jurnalisme. Antropologi dan sosiologi.
5. Pendidikan dan Pelatihan.
6. Studi mendongeng dan komunikasi.
7. Teknologi kolaboratif seperti Komputer yang Mendukung Pekerjaan Kolaboratif dan groupware, serta intranet, ekstranet, portal, dan teknologi web lainnya.
Dari bidang di atas berfungsi untuk menunjukkan akar prilaku yang sangat bervariasi yang memberi kehidupan kepada KM dan terus menjadi basisnya hari ini. Gambar di bawah ini mengilustrasikan beberapa dari beragam disiplin ilmu yang berkontribusi pada KM.
Gambar 3
Sifat Interdisipliner Manajemen Pengetahuan Sifat multidisiplin KM mewakili pedang bermata dua. Di satu sisi, ini merupakan keuntungan karena hampir semua orang dapat menemukan fondasi yang akrab di mana menjadi dasar pemahaman dan bahkan praktik KM. Seseorang dengan latar belakang jurnalisme, misalnya, dapat dengan cepat menyesuaikan keahliannya untuk menangkap pengetahuan dari para ahli dan merumuskannya kembali sebagai kisah organisasi untuk disimpan dalam memori perusahaan.
Seseorang yang berasal dari latar belakang database yang lebih teknis dapat dengan mudah memperkirakan
keahliannya untuk merancang dan
mengimplementasikan repositori pengetahuan yang akan berfungsi sebagai memori perusahaan untuk organisasi
itu. Namun, keragaman KM juga menghadirkan beberapa tantangan sehubungan dengan batas-batas. Skeptis berpendapat Bahwa KM tidak dan tidak bisa dikatakan sebagai disiplin yang terpisah dengan tubuh pengetahuan yang unik. Sikap ini biasanya diwakili oleh frasa seperti "KM hanya Manajemen Informasi" atau "KM tidak masuk akal itu hanya praktik bisnis untuk menjadi baik. "Menjadi sangat penting untuk dapat membuat daftar dan menggambarkan set atribut apa yang diperlukan dan dalam dirinya sendiri cukup untuk merupakan manajemen pengetahuan baik sebagai suatu disiplin ilmu dan sebagai bidang praktik yang dapat dibedakan dari yang lain.
Salah satu atribut utama KM berkaitan dengan fakta bahwa KM berhubungan dengan pengetahuan serta informasi. Pengetahuan adalah cara yang lebih subyektif untuk mengetahui dan biasanya didasarkan pada nilai- nilai, persepsi, dan pengalaman pengalaman atau individu. Contoh populer untuk membedakan data dari informasi dan dari pengetahuan meliputi:
Data: Konten yang dapat diamati atau diverifikasi secara langsung, fakta misalnya, daftar waktu dan lokasi semua film yang ditampilkan hari ini saya mengunduh daftar.
Informasi: Konten yang mewakili data yang dianalisis misalnya, ―Saya tidak bisa pergi sebelum jam 5 jadi saya akan pergi ke 19:00 WIB di bioskop dekat kantor saya. "
Pengetahuan: Pada saat itu, tidak mungkin menemukan tempat tujuan apabila tidak ingat terakhir kali mengambil jalan arah tersebut, dan pada era ini dengan bantuan Grab Car dengan memanfaatkan lokasi GPS memudahkan dalam
mendapatkan tujuan dan pelayanan yang nyaman untuk sampai ke tempat tujuan.
Karakteristik lain yang membedakan dari KM yang bertentangan dengan bidang manajemen informasi lainnya adalah kemampuan KM untuk mengatasi pengetahuan dalam semua bentuknya, khususnya, pengetahuan eksplisit.
1. Pemfokusan Ilmu
Dengan pengembangan ilmu yang begitu cepatnya, terutama mulai awal abad ke-20 menyebabkan klasifikasi ilmu berkembang kea rah disiplin ilmu yang lebih spesifik. Sebagai contoh, dalam disiplin fisika telah terjadi pemfokusan menjadi berbagai subdisiplin fisika, antara lain bunyi dan getaran, magnet, listrik, optik, mekanika, dan fisika modern.
Selanjutnya, subdisiplin ilmu tersebut berkembang menjadi spesialisasi tertentu. Sehingga tidak memungkinkan lagi seseorang dapat menguasai beberapa atau bahkan satu bidang ilmu tertentu dengan sempurna.. untuk dapat menguasai ilmu dengan baik, maka seorang ahli akan lebih memfokuskan atau menspesialisasikan dirinya dalam salah satu focus disiplin ilmu tertentu.
2. Multidisiplin dan Interdisiplin Ilmu
Multidisiplin ilmu merupakan ilmu pengetahuan yang cakupan pembahasannya menggunakan lebih dari satu kelompok disiplin ilmu, misal kelompok IPA dan IPS. Contoh multidisiplin ilmu adalah lingkungan, yang dapat mengolaborasikan ilmu IPA dan IPS.
Sedangkan Interdisiplin ilmu merupakan ilmu pengetahuan yang cakupan pembahasannya menggunakan satu kelompok disiplin ilmu saja. Contoh
interdisiplin ilmu adalah ilmu computer yang dikembangkan dari disiplin IPA.
Perkembangan interdisiplin IPA pun cukup banyak dan berkembang sangat pesat. Sehingga perkembangan tersebut sangat mempengaruhi pola pandang dan kehidupan sosial saat ini. Oleh karena itu, suatu ilmu yang dikembangkan berdasarkan interdisiplin ilmu tetapi karena dampak sosial perlu diperhitungkan, sehingga pembahasannya berubah menjadi multidisiplin ilmu.
B. Dua Jenis Utama Pengetahuan 1. Tacit knowledge (know-how)
pengetahuan yang tertanam dalam pikiran manusia melalui pengalaman dan pekerjaan.
Pengetahuan dan pembelajaran tertanam dalam benak orang. Kearifan dan pengalaman pribadi, spesifik konteks, lebih sulit untuk digali dan dikodifikasikan.
Pengetahuan Tacit Termasuk wawasan, intuisi.
2. Pengetahuan eksplisit (mengetahui-itu):
pengetahuan dikodifikasi dan didigitalkan dalam buku, dokumen, laporan, memo, dll. Informasi terdokumentasi yang dapat memfasilitasi tindakan.
Pengetahuan tentang apa yang mudah diidentifikasi, diartikulasikan, dibagikan, dan digunakan.
Dengan demikian, eksplisit (sudah dikodifikasikan) dan tacit (tertanam dalam pikiran).
Tabel 1
Tertanam Dalam Pikiran
Explicit knowledge Tacit (implicit) knowledge Objective, rational,
technical
Subjective, cognitive, experiential learning
Structured Personal
Fixed content Context sensitive/specific Context independent Dynamically created Externalized Internalized
Easily documented Difficult to capture and codify Easy to codify Difficult to share
Easy to share Has high value Easily transferred/
taught/learned Hard to document
Exists in high volumes Hard to transfer/teach/learn
Involves a lot of human
interpretation
Namun, Dalkir (2005, p.8) mencatat bahwa pengetahuan diam-diam adalah konsep yang relatif: - apa yang mudah diartikulasikan oleh satu orang mungkin sangat sulit untuk dieksternalisasi oleh orang lain. Dengan demikian, konten yang sama mungkin eksplisit untuk satu orang dan diam-diam untuk orang lain.
Pengetahuan Tacit sulit untuk diartikulasikan dan juga sulit untuk dimasukkan ke dalam kata-kata, teks, atau gambar. Sebaliknya, pengetahuan eksplisit mewakili konten yang telah ditangkap dalam beberapa bentuk nyata seperti kata-kata, rekaman audio, atau
gambar. Selain itu, pengetahuan tacit cenderung berada
"in the head of someone who knows", sedangkan pengetahuan eksplisit biasanya terkandung dalam media nyata atau konkret. Sebenarnya, ―saksi‖ adalah milik orang yang tahu, apa yang mudah diartikulasikan oleh satu orang mungkin sangat sulit untuk dieksternalisasi oleh orang lain. Artinya, konten yang sama mungkin eksplisit untuk satu orang dan diam-diam untuk orang lain. Entah bagaimana paradoks berperan di sini. Di satu sisi, individu yang sangat terampil, berpengalaman, dan ahli mungkin merasa lebih sulit untuk mengartikulasikan pengetahuan mereka. Di sisi lain, lebih cenderung untuk dengan mudah mengungkapkan apa yang mereka coba lakukan karena mereka biasanya mengikuti sebagaimana proses. Tabel dibawah merangkum beberapa sifat utama dari pengetahuan tacit dan eksplisit.
Biasanya, semakin banyak pengetahuan tacit, semakin berharga nilainya. Paradoksnya terletak pada fakta bahwa semakin sulit untuk mengartikulasikan konsep seperti "cerita," semakin berharga pengetahuan itu. Ini sering dibuktikan ketika orang membuat referensi ke pengetahuan versus pengetahuan, atau pengetahuan tentang sesuatu versus pengetahuan tentang cara melakukan sesuatu. Pengetahuan diam-diam yang berharga sering kali menghasilkan beberapa tindakan yang dapat diamati ketika individu memahami dan kemudian menggunakan pengetahuan. Perspektif lain adalah bahwa pengetahuan eksplisit cenderung mewakili produk akhir, sedangkan pengetahuan tacit adalah pengetahuan atau semua proses yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir.
Tabel 2
Perbandingan Properti Tacit Vs.
Pengetahuan Eksplisit
Properties of Tacit Knowledge Ability to adapt, to deal with new and
exceptional situations
Expertise, know-how, know-why, and care-why
Ability to collaborate, to share a vision, to transmit a culture
Properties of Explicit Knowledge Ability to disseminate, to reproduce,
to access, and to reapply throughout the organization Ability to teach, to train
Coaching and mentoring to transfer experiential knowledge on a one-to- one, face-to-face basis
Ability to organize, to systematize;
to translate a vision into a mission statement, into operational guidelines Transfer of knowledge via
products, services, and documented processes
Kesalahpahaman yang populer adalah bahwa KM berfokus pada render apa pun yang taxit menjadi bentuk yang lebih eksplisit atau nyata, dan kemudian menyimpan atau mengarsipkan formulir ini di suatu tempat, biasanya dalam beberapa bentuk intranet atau portal pengetahuan. Pendekatan ini dicirikan oleh ekspektasi “make and they will come” di mana organisasi mengambil inventaris lengkap dari pengetahuan nyata (misal. Dokumen, catatan digital) dan membuatnya dapat diakses oleh semua karyawan. Manajemen senior kemudian bingung mengapa karyawan tidak menggunakan sumber daya baru yang indah ini.
Bahkan, manajemen pengetahuan lebih luas dan mencakup peningkatan nilai pengetahuan organisasi dan keterampilan yang terakumulasi dari waktu ke waktu.
Pendekatan ini jauh lebih holistik dan berpusat pada
pengguna dan dimulai bukan dengan audit dokumen yang ada tetapi dengan analisis kebutuhan untuk lebih memahami bagaimana peningkatan berbagi pengetahuan dapat menguntungkan individu, kelompok, dan organisasi tertentu secara keseluruhan. Contoh-contoh berbagi pengetahuan yang berhasil dikumpulkan dan didokumentasikan dalam bentuk pelajaran yang dipetik dan praktik terbaik, dan ini kemudian membentuk inti cerita organisasi.
Sejumlah atribut lainnya bergabung untuk membuat satu set tentang apa yang seharusnya KM.
Menggunakan teknik analisis konsep adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi atribut-atribut ini.
BAB 4
KONSEP ANALISIS TEKNIK
A. Analisis Teknik
Analisis konsep adalah teknik mapan yang digunakan dalam ilmu sosial, seperti filsafat dan pendidikan, untuk memperoleh "formula" yang pada gilirannya dapat digunakan untuk menghasilkan definisi dan frase deskriptif untuk istilah yang sangat kompleks.
Kami masih kurang memiliki konsensus tentang istilah yang terkait dengan manajemen pengetahuan, meskipun istilah ini tampaknya cukup kompleks untuk mendapatkan pendekatan analisis konsep. Banyak alasan dari kurangnya konsensus ini terletak pada fakta bahwa kata seperti "pengetahuan" harus bersifat subjektif, belum lagi sarat dengan nilai dalam interpretasi.
Pendekatan analisis konsep bertumpu pada memperoleh konsensus pada tiga dimensi utama dari konsep yang diberikan seperti di bawah ini
Tabel 3
Ilustrasi Teknik Analisa Konsep
1. Daftar atribut kunci yang harus ada dalam definisi, visi, atau pernyataan misi.
2. Daftar contoh ilustratif.
3. Daftar contoh ilustrasi.
Pendekatan ini sangat berguna dalam menangani multidisiplin seperti modal intelektual, karena kriteria yang jelas dapat dikembangkan untuk memungkinkan pemilahan ke dalam kategori seperti pengetahuan versus informasi, manajemen dokumen versus manajemen pengetahuan, dan aset berwujud versus aset tidak berwujud. Selain itu, kontribusi berharga untuk modal intelektual organisasi diperoleh melalui produksi ontologi (peta semantik konsep-konsep kunci), identifikasi kompetensi inti, dan identifikasi pengetahuan,
Concept Name
Key Attributes Examples Nonexamples
1.___________ 1. ___________ 1. ___________
2.___________ 2. ___________ 2. ___________
3.___________ 3. ___________ 3. ___________
4.___________ 4. ___________ 4. ___________
5.___________ 5. ___________ 5. ___________
6.___________ 6. ___________ 6. ___________
7.___________ 7. ___________ 7. ___________
keterampilan, dan pengetahuan mengapa berisiko hilang melalui gesekan modal manusia.
Analisis konsep dapat digunakan untuk memetakan informasi konseptual secara visual dalam proses mendefinisikan kata (Novak, 1991). Teknik ini berasal dari bidang filsafat dan pendidikan sains (Lawson, 1994) dan biasanya digunakan dalam istilah- istilah rumit yang sarat dengan nilai, seperti demokrasi atau agama. Ini adalah pendekatan grafis untuk membantu mengembangkan pemahaman konsep yang kaya dan mendalam. Gambar 1.2 menguraikan komponen utama dari pendekatan ini.
Davenport dan Prusak (1998:5) melarang ketidakmampuan untuk memberikan penjelasan yang pasti tentang manajemen pengetahuan karena ―para epistemologis telah menghabiskan hidup mereka dengan mencoba memahami apa artinya mengetahui sesuatu.‖
Karena kurangnya kejelasan dan kurangnya konsensus tentang definisi, manajemen pengetahuan menampilkan dirinya sebagai kandidat yang baik untuk pendekatan ini. Dalam lokakarya visi, ini adalah kegiatan pertama yang diminta untuk dilakukan oleh para peserta.
Tujuannya adalah untuk menyetujui daftar atribut kunci yang diperlukan dan memadai agar definisi manajemen pengetahuan dapat diterima. Tugas ini dilengkapi dengan daftar contoh dan non-contoh, dengan alasan mengapa item tertentu dimasukkan pada contoh atau daftar non- sampel. Pemetaan semantik adalah teknik visual yang digunakan untuk memperluas definisi dengan menampilkan kata-kata yang berkaitan dengannya.
Istilah populer untuk membedakan dengan jelas dari manajemen pengetahuan termasuk manajemen dokumen, manajemen konten, portal, dan penyimpanan pengetahuan. Bersama-sama, konsep dan peta semantik
