STRATEGI, KENDALA & CARA MENGATASI PERMASALAHAN DALAM PENJUALAN MEETING
A. Strategi Penjualan Meeting Package 1 Kelebihan meeting package di Hotel Melia Purosan
2. Cara Sales & Marketing Dalam Menangani Penjualan Meeting Package
Strategi atau cara yang dilakukan dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga banyak memiliki kesamaan. Karena strategi penjualan yang dijalankan juga sesuai dengan ilmu penjualan yang sudah ada. Tetapi untuk pelayanan, Hotel Melia Purosani lebih aktif dibandingkan dengan hotel-hotel lainnya yang ada di Yogyakarta.
Bagian yang menangani langsung penjualan meting package Hotel Melia Purosani adalah semua Group Sales Executive.Promosi yang dilakukan oleh
commit to user
Group Sales Executive adalah melalui Personal Selling. Ada 2 cara yang dilakukan oleh Group Sales Executive dalam Personal Selling yaitu dengan Sales Call dan Telesales. ( hasil wawancara dengan Manager of Sales Rani Febriana,SE. pada tanggal 20 agustus 2012). Sedangkan Personal Selling adalah interaksi antar individu, saling bertemu untuk memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain ( Swata Basu, 2005 )
Dalam Personal Celling, ada beberapa tahapan sebelum melakukan penjualan, yaitu :
a. Persiapan sebelum penjualan b. Penentuan lokasi pembeli potensial c. Pendekatan pendahuluan
d. Melakukan penjualan
e. Pelayanan sesudah penjualan
Tahapan-tahapan penjualan diatas juga diterapkan dalam strategi penjualan
meeting package Hotel Melia Purosani.
Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan melalui media telepo.Baik untuk melakukan penawaran produk, dealing harga, maupun menjaga hubungan antara perusahaan dengan customer.
Dalam melakukan penawaran melalui media telepon (telesales), sales person harus mampu menjelaskan produk sejelas mungkin kepada customer, sehingga mereka mudah memahami produk yang ditawarkan.Dalam hal ini yang
commit to user
paling penting saat telesales adalah intonasi suara yang harus dijaga agar tidak terjadi kesalah pahaman antara sales person dengan customer.
Semua kegiatan diatas adalah pengalaman saya sendiri selama melakukan
job training di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Jadi semua strategi penjualan
meeting package yang akan saya jelaskan pada halaman berikutnya adalah sesuai dengan pengalaman dan ilmu yang saya dapatkan selama job training.
Cara kerja Group Sales Executive dalam melakukan penjualan meeting package dibagi menjadi 3 tahap, yaitu :
1. Tahap Penawaran
Dalam tahap penawaran ini, terdapat dua cara yaitu melalui sales call dan
telesales.
a) Sales Call
Sales Call adalah proses penawaran dimana group sales executive
mengunjungi perusahaan, baik yang sudah pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani maupun yang belum pernah. Tujuan group sales
mengunjungi perusahaan – perusahaan adalah untuk melakukan penawaran meeting package.Sasaran panjualan meeting package ini adalah perusahaan swasta, institusi pemerintah dan institusi pendidikan.
commit to user
Bagi perusahaan yang belum pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani, maka tugas sales person adalah mengenalkan Hotel Melia Purosani secara umum dan produk – produk yang dimilki termasuk
meeting package.
Bagi perusahaan yang sudah pernah atau bahkan sering melakukan kegiatan di Hotel Melia Purosani, sales call ini dilakukan dengan tujuan untuk mengingatkan perusahaan tersebut mengenai produk meeting package dan menawarkan apabila perusahaan tersebut memiliki event lagi agar diselenggarakan di Hotel Melia Purosani.
Selain untuk meningkatkan mengingatkan mengenai Melia Purosani, sales call juga digunakan sebagai media untuk menjaga hubungan antara Melia Purosani dengan perusahaan tersebut misalnya, apabila perusahaan tersebut merayakan ulang tahun, maka tugas dari
group sales executive adalah mengirim cake ataupun datang langsung keperusahaan tersebut dengan Public Relation Manager. Selain itu, apabila Melia Purosani mengadakan acara, maka dari beberapa perusahaan yang sering mengadakan event di Melia Purosani juga akan mendapatkan undangan untuk datang dan bergabung di acara tersebut.
Sebelum melakukan sales call, persiapan yang harus dilakukan oleh sales person adalah mempersiapan sales kit atau hotel brosur. Sales kit ini terdiri dari :
commit to user
Berisi tentang gambaran secara umum Hotel Melia Purosani beserta fasilitas yang ditawarkan.
(2) Fact sheet
Berisi mengenai informasi ruang meeting yang dimilki hotel Melia Purosani. Mulai dari macam-macam ruang meeting
yang ada di Melia Purosani, ukuran ruang meeting, hingga kapasitas dan set up ruangannya.
(3) YHI Brosur
Berisi mengenai paket spa maupun perawatan tubuh lainnya yang ditawarkan oleh YHI Wellness.
(4) Melia CD Hotel
Melia CD Hotel merupakan bentuk ringkas dari hotel brosur, karena CD ini berisi tentang informasi mengenai Hotel Melia Purosani disertai video dengan durasi 60 detik, dan foto-foto fasilitas hotel yang sangat lengkap.
Sales kit digunakan sebagai media untuk memperkenalkan produk dan memberikan gambaran kepada pelanggan tentang Hotel Melia Purosani.
Selain mempersiapkan sales kit, hal yang paling penting adalah daftar nama perusahaan yang akan dikunjungi hari itu. Untuk melakukan
commit to user
sales call biasanya sales person akan membuat janji terlebih dahulu dengan orang yang akan ditemui oleh perusahaan tersebut sehingga penawaran akan ditujukan tepat pada sasaranya.
Kelebihan dari sales call ini adalah terjadinya pertemuan langsung antara pihak perusahaan dengan puhak Hotel Melia Purosani sehingga apabila ada hal yang kurang jelas dapat dibahas secara langsung. Dengan adanya pertemuan secara langsung ,aka sales person dapat mengetahui seperti apa orang yang ditemui dan dapat lebih leluasa untuk berbicara.
Kelemahan dari sales call sendiri adaah memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Sales person harus menempuh perjalanan untuk mencapai perusahaan yang akan dituju, hal ini juga akan menggunakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Selain itu juga penggunaan mobil hotel yang harus mengeluarkan uang untuk pengguanaan bahan bakar.
Sales call ini juga akan dibantu oleh cabang melia yang ada di kota lain. Maka jika ada perusahaan yang dari luar Yogyakarta yang ingin mengadakan acara di Hotel Melia akan dikunjungi oleh group sales
cabang kota lainnya yang berada lebih dekat dengan perusahaan tersebut.
b) Telesales
Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan oleh sales person dengan cara melalui telepon, jadi sales person tidak bertemu lansung dengan pelanggan yang akan diberi penawaran meeting package.
commit to user
Persiapan yang dilakukan dalam telesales tidak jauh dengan sales call. Perbedaannya yaitu dalam telesales tidak perlu memepersiapkan sales kit karena penawaran akan dilakukan hanya melalui telepon. Yang diperlukan yaitu hanya daftar nama perusahaan atau orang yang akan diajak bicara melalui telepon yang akan diberi penawaran meeting package. Hal lain yang harus diperhatikan yaitu sales person harus menguasai pengetahuan produk-produk lain yang dimiliki Hotel Melia Purosani .
Kelebihan dari strategi telesales adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya karena sales person tidak perlu melakukan perjalanan menuju perusahaan yang akan diberi penawaran. Cukup dengan membuka daftar perusahaan yang akan ditelepon hari itu dan penawaran akan berlangsung.
Kelemahannya adalah sales person tidak dapat bertemu langsung dengan pelanggan dan tidak dapat mengetahui seperti apa orang yang berbicara dengannya di telepon. Selain itu juga akan memakan biaya besar untuk membayar tagihan telepon.
Dan yang perlu diperhatikan saat telesales dalah intonasi suara yang haru dijaga. Karena melalui telesales pelanggan akan mengetahui bagaimana pelayanan Hotel Melia Purosani.
2. Tahap Penjualan
Tahap penjualan disini merupakan tahap dimana customer, bisa perusahaan atau institusi pemerintahan, menginginkan untuk membeli
commit to user
meeting package.custemer yang akan mengadakan pertemuan di Hotel Melia Purosani akan menelpon terlebih dahulu untuk mempersiapkan permintaan mereka seperti tanggal event diselenggarakan, jumlah peserta, ruangan yang akan diinginkan, set up ruangan dan package meeting yang akan digunakan. Selain itu mereka juga akan menanyakan masalah harga. Sebelum memutuskan untuk membeli biasanya mereka meminta sales executive untuk meminta dikirim penawaran melalui e-mail maupun fax.
Setelah proposal penawaran disetujui oleh customer, maka langkah selanjutnya yaitu membuat Group Contract. Namun, terkadang ada customer yang ingin melihat dulu secara langsung Hotel Melia Purosani, maka
customer tersebut akan membuat janji dengan group sales executive untuk melakukan inspeksi. Inspeksi ini dilakukan dengan tujuan memastikan kondisi hotel dalam keadaan baik dan untuk fasilitas- fasilitas lain yang ditawarkan oleh hotel. Dalam kegiatan inspeksi, sales executive akan mengajak customer untuk melihat kelima meeting room dan ballroom, kemudian restaurant-restaurant yang dimiliki Hotel Melia Purosani, dan kemudian jenis kamar beserta fasilitas-fasilitas yang dimiliki. Setelah melakukan inspeksi kemudian mereka meminta untuk dibuatkan Group Contract. Tidak semua customer ingin melakukan inspeksi, biasanya yang melakukan inspeksi adalah perusahaan yang belum pernah mengadakan event
di Melia Purosani. Dan yang paling sering mengadakan inspeksi adalah instasi pemerintah yang akan mengadakan event atau event yang berskala Internasional.
commit to user
Group Contact ini digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pihak hotel dan customer. Isi dari Group Contract meliputi permintaan customer
mengenai jumlah kamar, jenis kamar dam meeting package yang akan digunakan, dan permintaan lainnya, kemudian mngenai situasi dan kondisi apabila terjadi perpanjangan penggunaan meeting room atau apabila terjadi pembatalan, dan mengenai peraturan pembayaran.
3. Tahap Setelah Penjualan
Tahapan ini merupakan tahapan yang terakhir dari penjualan meeting package. Pada tahap ini sales executive akan dibantu oleh banquet staff yang sedang melakukan pertemuan. Dalam hal ini banquet staff hanya mengawasi jalannya acara dan membantu customer apabila meminta fasilitas tambahan seperti koneksi internet.
Sebelum acara dimulai banquet staff akan menata meeting room yang akan digunakan, menata set up meja yang diinginkan customer, dan menata meja buffet untuk coffee break. Banquet staff akan berjaga disekitar meeting room dan area yang digunakan untuk coffee break dengan tujuan apabila
customer membutuhkan bantuan mereka siap membantu dan melayani pada saat coffee break.
Setelah acara berlangsung, sales executive akan menemui customer
untuk menanyakan kesan mereka selama mengadakan acara di Melia Purosani. Selain itu executive sales juga membantu dalam urusan pembayaran.
commit to user
Pelayanan setelah penjualan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kesan customer terhadap produk dan pelayanan Hotel Melia Purosani. Disini
executive sales harus bisa mengatasi keluhan customer dan menyakinkan agar
customer mau kembali lagi mengadakan event di Hotel Melia Purosani. Hal ini juga untuk menjalin hubungan yang baik dengan customer.