commit to user
i
STRATEGI PENJUALAN
MEETING PACKAGE
DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Usaha PerjalananWisata
Indah Purnomo Sari C9409015
FAKULTAS SASTRA DAN SENI RUPA
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv
MOTTO
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Karyainipenulispersembahkankepada :
Bapak dan ibu tercinta yang selalu memberi dukungan, doa, dan semangat untuk
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang memberikan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga dapat terselesaikannya Laporan Tugas Akhir untuk mencapai
gelar ahli madya Diploma Tiga Universitas Sebelas Maret Surakarta dengan baik.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir, banyak didapatkan hambatan dan rintangan.
Namun segala dorongan atau bantuan dari teman-teman atau pihak-pihak yang
selama ini telah membantu, maka penulisan Laporan Tugas Akhir dapat terselesaikan.
Dengan kerendahan hati pada kesempatan ini disamapaikan rasa terimakasihkepada:
1. Bapak Drs. Riyadi Santoso, M.Ed., Ph.D selaku dekan Fakultas Satra dan Seni
Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Dra.Isnaini W.W, M. Pd selaku ketua program DIII Usaha Perjalanan Wisata
Universitas Sebelas Maret Surakarta dan selaku Pembimbing Akademik.
3. Ibu Insiwi Febriary S, SS, M.A Pembimbing Utama yang selalu memberikan
pengarahan dan semangat dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir.
4. Seluruh Dosen DIII Usaha Perjalanan Wisata Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan ilmu.
5. Ibu Rani Febriana selaku Manager of Sales dan Ibu Tika selaku HRD Manager
yang telah memberikan ijin dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
6. Bapak Bagus, Ibu Rani, Ibu Wike, Ibu dyah, Ibu Amanda, Bapak Aska, dan
commit to user
vii
Purosani Yogyakarta yang telah memberikan ilmu dan membiming dalam
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
7. Terima kasih yang khusus disampaikan kepada kedua orang tua tercinta yang
selalu membimbing, mendoakan, dan memberikan dukungan.
8. Teman-Teman seperjuangan Vetty, Nina, dan Febri untuk semua kenangan dan
kebersamaan yang tidak pernah terlupakan.
9. Semua kakak yang selalu membimbing selama masa perkuliahan selesai.
10. Teman-Teman baru Aska, Amanada, dan Dyah yang selalu memberikan
semangat selama melakukan Praktek Kerja Lapngan.
11. Keluarga baru Ipung & Roma yang selalu setia untuk menemani dalam
mengerjakan Laporan Tugas Akhir.
12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terimakasih atas semua
bantuan dan dukungan sehingga Karya Tulis Ilmiah ini dapat terselesaikan
dengan baik.
Disadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
Laporan Tugas Akhir. Namun diharapkan semoga penulisan ini dapat memberi
manfaat bagi pembaca dan insan pariwisata pada umumnya.
Surakarta, Januari 2013
commit to user
viii
ABSTRAK
Indah Purnomo Sari, 2013.Strategi Penjualan Meeting Package Di Hotel Melia
Purosani Yogyakarta.Program Pendidikan Diploma III Usaha Perjalanan Wisata
Fakultas Sastra dan Seni Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat pada rumusan masalah yaitu Bagaimana potensi Yogyakarta dalam bidang MICE dan hotel Melia Purosani, strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani, Kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
Yogyakarta sangat berpotensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Karena banyaknya hotel-hotel berbintang yang sudah menyediakan paket-paket meeting dengan fasilitas masing-masing. Selain itu juga banyaknya kegiatan yang telah diselenggarakan di Yogyakata. Hotel Melia Purosani salah satu hotel yang sangat memiliki potensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, karena letaknya yang sangat strategis juga letaknya sangat dekat dengan Malioboro serta Kraton Yogyakarta.
Strategi yang dilakukan dalam penjualan meeting package, Hotel Melia Purosani mempunyai 2 cara yang dilakukan oleh Sales executive, yaitu sales call dan
telesales. Serta dalam penjualan meeting package group sales executive memiliki 3 tahap yaitu, tahap penawaran,tahap penjualan, tahap setelah penjualan.
Dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga memiliki 2 kendala, yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang terjadi di lingkup dalam hotel seperti kurangnya staff yang khusus menangani masalah meeting package. Sedangkan kendala eksternal adalah kendala yang terjadi dari luar hotel seperti persaingan antara hotel-hotel yang menjadi competitor dalam penjualan meeting package.
commit to user
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.Surat Rekomendasi Ijin Observasi ………... 72
Lampiran 2. Logo Hotel Melia Purosani ……….. 73
Lampiran 3. Slogan Hotel Melia Purosani ……….. 74
Lampiran 4.FectShee ………. 75
Lampiran 5. Data Pengguna Meeting Package …….………. 78
commit to user
x
DAFTAR ISTILAH-ISTILAH
1. Meeting Package
Meeting atau dalam bahasa Indonesia adalah rapat ini adalah salah satu dari
MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition). Pengertian Meeting sendiri adalah pertemuan atau persidangan yang dilakukan oleh sekelompok orang atau dilakukan bersama-sama yang tergabung dalam satu instansi atau perusahaan. Jadi paket meeting adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan meeting seperti harga, fasilitas, dll, yang dibuat dengan tujuan dijual untuk keperluan meeting perusahaan.
2. Personal Selling
Komunikasi langsung (tatap muka) antara penjual dan calon pembeli untuk memperkenalkan produk kepada pelanggan dan membentuk pemahaman pelanggan terhadap produk sehingga mereka kemudian akan mencoba dan membelinya.
3. Sales Executive
Sales executive juga dapat dikatakan sales person artinya adalah individu yang menawarkan produk dalam suatu proses penjualan.
4. Telesales
Kegiatan penjualan yang dilakukan dengan cara menelpon customer yang akan diberikan penawaran produk.
5. Sales Call
Kegiatan penjualan yang dilakukan dengan cara berkunjung suatu perusahaan yang akan didiberikan penawaran.
6. Group Contract
commit to user
commit to user
xii
B. Hotel Melia Purosani …..………. 19
C. Banqueting and Convention Facilities ……… …… 29
D. Struktur Organisasi …..……… 47
BAB III : STRATEGI, KENDALA & CARA MENGATASI PENJUALAN
MEETING PACKAGE DI HOTEL MELIA PUROSANI
A. StrategiPenjualanMeeting Package ………. 50 B. Produk Meeting Package Di Hotel MeliaPurosani ………. 61 C. Kendala Yang DihadapiDalamPenjualanMeeting Packagedan Cara
Mengatasinya ……… 65
BAB IV : PENUTUP
A. Kesimpulan ……….. 68
B. Saran ……….. 69
DAFTAR PUSTAKA
STRATEGI PENJUALAN MEETING PACKAGE
DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA
Indah Purnomo Sari,1 Insiwi Febriary S, SS, M.A2
ABSTRAK
2013. Program Pendidikan Diploma III Usaha Perjalanan Wisata Fakultas Sastra dan Seni Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat pada rumusan masalah yaitu Bagaimana potensi Yogyakarta dalam bidang MICE dan hotel Melia Purosani, strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani, Kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
Yogyakarta sangat berpotensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Karena banyaknya hotel-hotel berbintang yang sudah menyediakan paket-paket meeting dengan fasilitas masing-masing. Selain itu juga banyaknya kegiatan yang telah diselenggarakan di Yogyakata. Hotel Melia Purosani salah satu hotel yang sangat memiliki potensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, karena letaknya yang sangat strategis juga letaknya sangat dekat dengan Malioboro serta Kraton Yogyakarta.
Strategi yang dilakukan dalam penjualan meeting package, Hotel Melia Purosani mempunyai 2 cara yang dilakukan oleh Sales executive, yaitu sales call dan telesales. Serta dalam penjualan meeting package group sales executive memiliki 3 tahap yaitu, tahap penawaran,tahap penjualan, tahap setelah penjualan.
Dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga memiliki 2 kendala, yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang terjadi di lingkup dalam
1
Mahasiswa Jurusan D III Usaha Perjalanan Wisata dengan NIM C9409015
2 Dosen Pembimbing
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Industri kepariwisataan Indonesia berkembang semakin pesat yaitu dalam
sektor Industri perhotelan dan sektor wisata konvensi, atau yang biasa disebut
MICE (Meeting, Incentive, Conference/Convention, Exibition). MICE termasuk
dalam usaha jasa pariwisata karena kegiatan MICE memiliki multiplier effectt dan tidak jarang kegiatan MICE diadakan diluar daerah asal peserta, sehingga
mengharuskan peserta untuk melakukan perjalanan. Menurut UU Republik
Indonesia Nomor 10 tahun 2009 tentang kepariwisataan (Muljadi A.J 2009),
wisata memiiki definisi kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seorang atau
sekelompok orang dengan mengunjungi tempat tertentu untuk tujuan rekreasi,
pengembangan pribadi, atau mempelajari keunikan dan daya tarik wisata yang
dikunjungi dalam jangka waktu sementara.Oleh karena itu, MICE termasuk dalam
usaha jasa wisata karena peserta kgiatan melakukan perjalanan mengunjungi suatu
tempat yang bukan daerah asalnya.
Industri perhotelan memiliki hubungan yang cukup erat dengan industry
MICE. Karena hotel merupakan penyedia akomodasi terlengkap untuk
menunjang berjalannya suatu kegiatan baik berupa meeting, incentive, conference/convention, maupun exhibition. Penyedia akomodasi terlengkap karena hotel memiliki berbagai fasilitas penunjang seperti ketersediaan kamar
commit to user
sebagai tempat istirahat, restoran, ruang meeting, bussines centre, hingga fasilitas
hiburan seperti kolam renang, pusat kebugaran, spa, dan sebagainya. Pihak
penyelenggara pasti juga akan memilih hotel yang memiliki fasilitas yang
lengkap, berbintang dan terletak di tempat yang strategis yaitu di pusat kota atau
dekat dengan bandar udara serta objek wisata setempat.
Yogyakarta memiliki potensi dan berpeluang menjadi kota tujuan wisata
MICE (meeting, incentive, convention, and exhibition), karena memiliki fasilitas yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan itu. Berdasarkan data di kantor
Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), sampai sekarang tercatat di
daerah ini terdapat 33 hotel berbintang, dan 835 hotel melati, di samping sejumlah
gedung pertemuan yang bisa mendukung Yogyakarta sebagai tujuan wisata MICE
(www.matarama.co.id : diakses 20 Desember 2013). Hal lain yang membuktikan bahwa perkembangan kegiatan MICE di kota Yogyakarta sangat pesat adalah
banyaknya event nasional maupun internasional yang diselenggarakan di
Yogyakarta seperti Sosialisasi Softwere RKAKL yang diselenggarakan pada 27
Juli, Jogja Japan Week pada 5-8 Juli, Nuffic Nes Indonesia pada 10 Oktober dan
masih banyak kegiatan atau event-event MICE yang diselenggarakan tahun ini di
Yogyakarta. Selain itu, sekarang ini banyak hotel-hotel berbintang di Yogyakarta
commit to user
Kelebihan-kelebihan tersebut menarik untuk dilakukan penelitan mengenai
penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani. Yogyakarta memiliki banayak hotel berbintang lima yang memiliki fasilitas untuk menunjang kegiatan
MICE dengan kelebihan masing-masing. Hotel Hyatt memiliki konsep resort dan
memiliki lapangan golf sendiri, hotel Sheraton memilik kelebihan yaitu dekat
dengan bandar udara dan terletak di jalan utama Yogyakarta-Solo, hotel Phoenix
dengan interior yang indah dan letaknya juga berada di pusat kota, dan hotel
Melia Purosani Yogyakarta yang memiliki kelebihan terletak di pusat kota yang
dekat ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro dan Keraton. Dari beberapa hotel
diatas, hotel Melia Purosani merupakan hotel dengan letak yang paling strategis.
Karena bagi perusahaan yang terletak di luar kota Yogyakarta tentunya lebih
memilih hotel yang dekan dengan ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro. Yaitu
tujuannya adalah pada saat menyelenggarakan event jika peserta memiliki waktu luang mereka dapat berjalan-jalan ke Maiboro tanpa harus menghabiskan waktu
yang lama dalm perjalanan. Karena Malioboro dari Hotel Melia Purosani hanya
memakan waktu 10 dengan berjalan kaki atau 5 menit dengan menggunakan
becak.
Hotel Melia Purosani merupakan hotel berbintang lima yang terletak di
pusat kota dan dekat dengan ikon kota Yogyakarta, Malioboro dan Keraton. Hal
ini menjadi daya tarik dan kelebihan Melia Purosani bagi perusahaan maupun
penyelenggara event untuk melakukan kegiatan MICE di Yogyakarta, khusunya di Hotel Melia Purosani. Berbagai fasilitas penunjang kegiatan MICE pun tersedia di
commit to user
business centre. Hotel Melia Purosani juga memiliki group sales yang termasuk dalam Sales & Marketing Department, yang khusus untuk menangani penjualan paket pertemuan. Oleh karena itu masalah yang menarik adalah bagaimana cara
dan strategi serta tugas Sales Marketing Depatement Hotel Melia Purosani untuk meningkatkan penjualan meeting package.
B. Rumusan Masalah
Beberapa pokok masalah yang dapat diuraikan dari latar belakang masalah
agar penulisan dapat fokus tentang penelitian adalah :
1. Bagaimana potensi Yoyakarta di bidang MICE dan sejarah Hotel Melia
Purosani ?
2. Bagaimana strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani ? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package dan
bagaimana cara mengatasinya ?
commit to user
Sesuai penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan yang akan
dicapai dan untuk memperjelas dalam penelitian yang dilakukan. Tujuan
penelitian ini diantaranya :
1. Untuk mengetahui potensi Hotel Melia Purosani di Yogyakarta dalam
bidang MICE dan mengetahui sejarah Hotel Melia Purosani.
2. Untuk mengetahui cara-cara atau strategi penjualan yang dilakukan oleh
Sales & Marketing Departement dalam penjualan Meeting Package Hotel Melia Purosani.
3. Mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package serta mengetahui bagaimana cara mengatasi beberapa kendala dalam penjualan.
D. Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian ini diharapkan manfaat yang diperoleh antara lain :
1. Teoritis
a. Sebagai pembelajaran untuk menegembangkan pengetahuan dalam
bidang penjualan paket pertemuan yang disedialkan oleh hotel
berbintang.
b. Sebagai bahan acuan pembelajaran maupun perbandingan bagi para
pelaku bisnis yang bergerak dalam bisnis perhotela maupun
penyelenggara event/ kegiatan mice.
c. Sebagai bahan untuk evaluasi efektifitas kineja pegawai
commit to user 2. Praktis
Sebagai syarat kelulusan dari D3 Usaha Jasa Pariwisata Universitas
Sebelas Maret.
E. Kajian Pustaka
1. Definisi Pariwisata
Istilah Pariwisata (tourism) dalam buku “ Kepariwisataan dan
Perjalanan” (MuljadiA.J, 2009:7) baru muncul di masyarakat kira-kira pada abad
ke -18, khususnya sesudah Revolusi Industri Inggris. Istilah Pariwisata berasal
dari dilaksanakannya kegiatan wisata (tour), yaitu sesuatu aktifitas perubahan tempat tinggal sementara dari seseorang, di luar tempat tinggal sehari-hari dengan
uatu alas an apa pun selain melakukan kegiatan yang bisa menghasilkan upah atau
gaji.
Terdapat beberapa peristilahan atau kata-kata yang perlu dipahami secara
baik, serta penjelasannya lebih lanjut secara rinci.
Arti „pariwisata‟ belum banyak diungkapkan oleh para ahli bahasa dan pariwisata Indonesia. Kata „pariwisata‟ berasal dari dua suku kata, yaitu pari dan
wisata. Pari berarti banyak, berkali-kali dan berputar-putar, sedangkan wisata
perjalanan atau bepergian. Jadi Pariwisata berarti perjalanan atau bepergian yang
dilakukan secara berkali-kali atau berkelilig. Pariwisata adalah padanan bahasa
commit to user
Parwisata adalah keseluruhan hubungan dan gejala-gejala yang timbul dari
adanya orang asing dan perjalannya itu tidak untuk bertempat tinggal menetap dan
tidak ada hubungan denga kegiatan untuk mencari nafkah.
Menurut instruksi Presiden No.19 Tahun 1969 kepariwisataan adalah
kegiatan jasa memanfaatkan kekayaan alam dan lingkungan hidup yang khas,
seperti hasil budaya, peninggalan sejarah, pemandangan alam yang indah dan
iklim yang nyaman.
Munurut Undang-Undang No.9 Tahun 1990tentang kepariwisataan,
“pariwisata adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan wisata termasuk
pengusaha objek dan daya tarik wisata serta usaha-usaha yang terkait dibidang
ini”.
Pengertian pariwisata menurut Undang-Undang No.10 Tahun 2009 adalah
berbagai macam kegiatan wisata dan dukungan berbagai fasilitas serta layanan
yang disediakan oleh masyarakat, pengusaha, pemerintah, dan pemerintah daerah
(Bab I, Pasal 1, Ayat 3) (MuljadiA.J, 2009:9).
2. Definisi Penjualan
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan
rencana-
rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan
pembeli, guna mendapat penjualan yang menghasilkan laba
commit to user 3. Definisi Pemasaran Pariwisata
Pemasara pariwisata merupakan hal yang sangat komplek sekali karena
produk dari industry parwisata maupun cirri-ciri khas dibandingkan dengan
produk berupa barang. Selain itu produk pariwisata saling berkaitan.
Pemasaran pariwisata adalah merupakan identifikasi kebutuhan dan
keinginan wisatawan, serta menawarkan produk wisata yang sesuaia dengan
keinginan dan kebutuhan wisatawan dengan maksud agar usaha pariwisata dapat
memberikan pelayanan yang maksiamal kepada wisatawan (MuljadiA.J, 2009:87)
4. Definisi Hotel
Menurut buku (MuljadiA.J. Kepariwisataan dan Perjalanan.2009) Usaha
perjalanan pada umumnya bekerjaama dengan perhotelan baik yang berada di luar
negeri maupun di dalam negeri. Usaha perjalanan membutuhkan sarana
penginapan bagi peserta wisata yang dibuat dan diselenggarakanya. Selain itu,
usaha perjalanan juga dapat memberikan pelayanan pemesanan kamar hotel oleh
konsumen dan akan memperoleh komosi sesuai dengan perjanjian kedua belah
pihak antara usaha perjalanan dan usaha hotel. Pihak usaha perjalanan akan
mendapat harga kamar lebih murahdibanding bila konsumen sendiri yang
langsung memesan.
Apabila terdapat pemesanan kamar hoel oleh konsumen melalui usaha
commit to user
Hotel merupakan bagian yang integral dari usaha pariwisata dan dapat
dikatakan sebagai usaha akomodasi yang dikomersialkan dengan menyediakan
fasilitas-fasilitas sebagai berikut:
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang memperguanakan sebagian atau
seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makan dan minum serta
jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial (SK Menteri Parpostel
No.KM37/PW.304/MPPT-86).
Fasilitas standar yang terdapat pada masing-masing jenis kamar yang
umumnya sebagai berikut :
Kamar mandi privat (bath room);
Tempat tidur (jumlah dan ukurannya sesuai dengan jenis kamar);
Mini bar;
Lemari pakaian (cupboard);
Telepon;
commit to user Meja rias/tulis (dressing table);
Rak untuk menyimapan koper (luggage rack);
Asbak, korek api, handuk, dan alat tulis(stationeries).
Jenis kamar menurut fasilitas yang tersedia adalah berbeda dari suatu hotel
dengan hotel yang lain. Hal tersebut terjadi karena harga kamar selalu dikaitkan
dengan kelengkapan fasilitas kamar. Makin lengkap fasilitas kamarnya, makin
mahal pula harganya.
Dari contoh jenis-jenis kamar menurut fasilitas yang tersedia tersebut,
kamar standar adalah yang termurah harganya (MuljadiA.J, 2009:149).
Jenis kamar lain sebagai berikut :
Standart room Superior room Moderate room Suite room
Executive suite room Penthouse
5. Definisi MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exibition)
Pada saat ini, mash banyak orang yang mengetahui apa itu MICE. Bagi
sebagian orang, istilah MICE masih menjadi sebuah kata yang asing dan
commit to user
pariwisata sudah tidak asing lagi, karena MICE adalah salah satu bagian dalam
kegiatan pariwisata. MICE sebenarnya adalah kepajangan dari Meeting, Incentive, Convention, dan Exibition.
MICE merupakan salah satu segmen pasar wisata yang saat ini
berkembang pesat sejak tahun 1980-an da pada dekade berikutnya mulai dikenal
secara internasional. Mengapa segmen pasara yang satu ini berkembang?
Sebenarnya hal itu terjadi karena adanya perkembangan pertemuan-pertemuan
yang membahas masalah bersama, misalnya rapat, seminar, lokakarya, dan
konferensi atau konvensi baik berskala nasional maupun internasioanl. Umumnya,
kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh institusi pemerintah, perusahaan,
asosiasi., contohnya rakerda, rakernas, konferensi-konferensi internasional seperti
WTO, APEC, ILO, PATA, IATA,, dan lain-lain(MuljadiA.J, 2009:165-166).
Kegiatan yang berbentuk pertemuan-pertemuan tersebut diselenggarakan
di suatu tempat di Negara dan daerah tertentu. Kegiatan ini akan menimbulkan
terjadinya pergerakan manusia (peserta) ke tempat tujuan pertemuan tersebut. Hal
ini akan menimbulkan terjadinya mobilitas manusia ke satu titik tujuan yang
berasal dari berbagai daerah atau berbagai Negara yang jumlahnya tidak sedikit
bahkan ribuan, seperti contohnya PATA (Pacific Asia Travel Association), yang pernah berkali-kali diselenggarakan di Indonesia, yaitu di Jakarta dan Bali.
Kegiatan Konferensi yang diselenggarakan dan di ikuti oleh banyak orang/
commit to user
peserta konferensi saja, tetapi juga masyarakat umum yang mempunyai minat
untuk produk-produk pameran (pameran lat otomotif, elektronik, buku atau
tentang kesehatan).
Perusahaan-perusahaan dibeberapa Negara maju mempunyai kebiasaan
memeberi perangsang (incentive) bagi kalangan pimpinan dan karyawannya agar tetap meningkatkan mutu kenerja dan produktifitas perusahaan. Perangsang
tersebut berbentuk dukungan pembiayaan perjalanan wisata pada musim liburan.
Perjalanan ini disebut insentif, serta tidak jarang hal ini dikaitkan dengan
kunjungan konferensi dan pameran (MuljadiA.J, 2009:166)
Jadi kesimpulanya MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan incentive,
dan pameran dalam industri pariwisata ( Pendit S. Nyoman. 1999 )
6. Definisi Meeting Pakcage
Meeting package merupakan merupakan kalimat yang terdiri dari dua suku
kata yaitu meeting dan package yang setiap kata memiliki definisi masing-masing. Maka dapat disimpulkan bahwa meeting package adalah komposisi beberapa produk yang disususun menjadi satu kesatuan oleh pihak hotel untuk
mendukung kebutuhan tamu bisnis. Produk tersebut berupa ruang meeting, perlengkapan meeting, kamar, food and beverage, dan produk lainnya disesuaikan dengan kebutuhan tamu.
F. Metode Penelitian
commit to user 1. Sumber Data
a. Data primer
Hasil penelitian didapatkan dengan cara wawancara langsung dengan
pimpinan, karyawan Hotel Melia Purosani Yogyakarta guna
melengkapi laporan ini.
b. Data Sekunder
Data yang didapatkan dari data-data berupa buku panduan dari kantor
yang sudah tersedia , buku, brosur, maupun artikel yang terdapat pada
internet.
2. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data-data digunakan beberapa cara dalam
pengumpulan data, cara tersebut sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung di Hotel Melia Purosani untuk
mengetahui informasi tentang latar belakang Hotel tersebut. Observasi
yang digunakan adalah observasi partisipasi penuh yang berarti
penelitian yang langsung ikut mengambil bagian aktifitas kegiatan
penjualan meeting package. b. Metode Wawancara
Bagian terpenting dalam setiap penelitian yang dilakukan, tanpa
melakukan wawancara penelitian akan kurang informasi, karena ada
commit to user
informan. Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan langsung dengan pihak-pihak terkait yang lebih mengetahui
lebih jauh tentang hal yang diteliti. Wawancara dilakukan dengan
piminan yaitu Manager Sales&Marketing Hotel Melia Purosani serta wawancara dengan group sales lainnya guna mendapatkan informasi
yang lebih dengan terjun langsung ke lapangan.
c. Studi Pustaka
Data yang diperoleh dengan mencari informasi dan data dengan
menggunakan bantuan berbagai macam media berupa buku-buku di
perpustakaan Lab Tour yang ada di Fakultas Satra dan Senu Rupa,
dokumen yang dimiliki perusahaan, internet guna mendapatkan
informasi secara lengkap untuk menunjang penulisan laporan.
G. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan tugas akhir ini disusun empat bab, secara garis besar
diuraikan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan yang berisi tentang uraian Latar Belakang Masalah,
Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Kajian
Pustaka, Metode Penelitian, dan Sistematika Penelitian.
Bab II : Gambaran Umum tentang potensi Yogyakarta di bidang MICE
commit to user
organisasi dan bagian yang menangani Meeting Package yang ada di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.
Bab III : Pembahasan yang menjawab rumusan masalah yaitu tentang
strategi penjualan, kendala-kendala yang dihadapi serta cara
commit to user
BAB II
GAMBARAN UMUM POTENSI YOGYAKARTA
DAN HOTEL MELIA PUROSANI DI BIDANG MICE
A. Potensi Yogyakarta Di Bidang MICE
Yogyakarta memiliki potensi dan berpeluang menjadi kota tujuan wisata
MICE (meeting, incentive, convention, and exhibition), karena memiliki fasilitas
yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan itu. Berdasarkan data di kantor
Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), sampai sekarang tercatat di
daerah ini terdapat 33 hotel berbintang, dan 835 hotel melati, disamping sejumlah
gedung pertemuan yang bisa mendukung Yogyakarta sebagai tujuan wisata MICE
(www.matarama.co.id : diakses pada 5 Januari 2013). Hotel berbintang yang ada di
Yogyakarta juga sudah banyak yang memiliki Ballroom yang mampu menampung banyak peserta. Selain itu banyak hotel berbintang di Yogyakarta
yang telah menyediakan paket-paket meeting sesuai dengan kebutuhan. Maka
tidak heran jika sekarang banyak kegiatan MICE yang banyak diselenggarakan di
kota Yogyakarta terutama para peserta yang dari luar kota Yogyakarta.
Yogyakarta memiliki banyak hotel berbintang lima yang memiliki fasilitas
untuk
menunjang kegiatan MICE dengan kelebihan masing-masing. Hotel Hyatt
memiliki konsep resort dan memiliki lapangan golf sendiri, hotel
commit to user
Sheraton memilik kelebihan yaitu dekat dengan bandar udara dan terletak di jalan
utama Yogyakarta-Solo, hotel Phoenix dengan interior yang indah dan letaknya
juga berada di pusat kota, dan hotel Melia Purosani Yogyakarta yang memiliki
kelebihan terletak di pusat kota yang dekat ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro
dan Keraton. Dari beberapa hotel diatas, hotel Melia Purosani merupakan hotel
dengan letak yang paling strategis. Karena bagi perusahaan yang terletak di luar
kota Yogyakarta tentunya lebih memilih hotel yang dekan dengan ikon kota
Yogyakarta yaitu Malioboro. Yaitu tujuannya adalah pada saat menyelenggarakan
event jika peserta memiliki waktu luang mereka dapat berjalan-jalan ke Maliboro tanpa harus menghabiskan waktu yang lama dalam perjalanan. Karena Malioboro
dari Hotel Melia Purosani hanya memakan waktu 10 dengan berjalan kaki atau 5
menit dengan menggunakan becak.
Selain hotel berbintang, banyaknya objek wisata yang terdapat di Yogyakarta
juga sangat mendukung kegiatan MICE. Karena kegiatan MICE juga tidak jauh
dari kegiatan wisata. Biasanya para peserta juga memilih hotel yang dekat dengan
objek wisata. Jadi tidak heran hotel-hotel yang letaknya strategis dan terletak
didekat objek wisata akan menjadi tujuan utama untuk mengadakan meeting atau MICE.
Hotel Melia Purosani juga memiliki letak yang sangat strategis dan cocok
untuk menyelenggarakan kegiatan MICE. Selain letaknya yang strategis yaitu
dipusat kota. Hotel Melia Purosani juga dekat dengan objek wisata yang menjadi
ikon kota Yogyakarta yaitu malioboro dan kraton Yogyakarta. Hotel Melia
commit to user
executive yang telah berpengalaman dalam menghandle suatu even, beberapa ruangan meeting dan Ballroom yang sangat luas, maka tidak heran jika Hotel Melia Purosani juga menjadi pilihan utama untuk menyelenggarakan kegiatan
MICE.
B.
Hotel Melia Purosani
1. Sejarah Singkat
`
Hotel Melia Purosani adalah hotel pertama di Yogyakarta yang memilikiklasifikasi sebagai hotel berbintang lima. Melia Purosani dibangun oleh pemilik
pabrik besi Purosani, sehingga untuk mengingat nama perusahaan, nama Purosani
digunakan sebagai bagian dari nama hotel.
Melia Purosani termasuk hotel degan tipe Business City Hotel, karena hotel ini berlokasi di pusat kota dan memiliki fasilitas untuk mendukung kebutuhan bisnis
para tamu. Dengan jumlah kamar sebanyak 280, maka Melia Purosani di
klasifikasikan sebagai hotel bintang lima, dengan total jumlah kamar antara
200-300 kamar. Pembangunan hotel dimulai pada tahun 1992 dan mulai beroperasi
pada tanggal 29 juli 1994 (soft opening). Setelah pembangunan semua fasilitas hotel selesai secara keseluruhan, pihak managemen menyelenggarakan grand opening pada 7 april 1995 dan diresikan oleh Bapak Joop Ave, selaku Meteri Kepariwisataan dan Telekomunikasi karena managemen hotel bekerjasama
commit to user
orang asing. General Manager pertama dijabati oleh Mr.Escobar Antonio Moreno dari Spanyol hingga tahun 1996. Melia Hotel International merupakan nama baru perusahaan, yang sebelumnya bernama Sol Melia Group-Spanyol. Keputusan perubahan ini di ambil pada 28 april 2011 dan di umumkan pada 6 juni 2011
bekerjasama dengan Melia Hotels Internationa Group. PT Purosani Sri Persada memilik kewajiban membayar royalti kepada Melia Hotels Interernational Group
setiap satu tahun sekali.
Melia Hotels International Group di Asia Pasifik :
1. Grand Melia Jakarta
2. Melia Bali di Nusa Dua Bali
3. Melia Benoa di Benoa Bali
4. Melia Kuala Lumpur di Malaysia
5. Melia Hanoi di Vietnam
6. Melia Sanghai di China
2. Profil Hotel Melia Purosani a. Informasi Data Hotel
Nama Hotel : Hotel Melia Purosani
Alamat : Jl. Suryotomo No.31, Yogyakarta 55122,
Indonesia
commit to user
Gambar 1 : Peta Lokasi Hotel Melia Purosani
Sumber : meliajogja.com
Nomor Telepon : 0274-589521-589523
Nomor Fax : 0274-588070/71/73
Alamat Email : melia.purosani@solmelia.com
Website : meliajogja.com
Klasifikasi : Hotel bintang 5
Jumlah kamar : 280 kamar
b. Perusahaan Pemilik dan Management Comapany
Perusahaan : PT. Purosani Sri Persada
Alamat : Jl.D.I. Panjaitan No.40, Jakarta
Nomor Telapon : 021-8561414
commit to user
Management Company : Melia Hotels International Alamat Kantor Pusat : Palma de Mallorca, Spanyol
c. Data Bangunan
Jumlah lantai : 7 lantai
Luas Bangunan : 18.932m2
Zonasi Bangunan : Zona A, Zona Tower, Zona B
d. Batas Bangunan
Barat : Jl. Kampung Ketandan Wetan
Timur : Jl. Suryotomo Kampung Ledok Ngebraman
Utara : Jl. Suryotomo Kampung Suryataman
Selatan : Pasar Beringharjo
3. Fasilitas Hotel Melia Purosani
Sebagai hotel dengan klasifikasi bintang lima tentunya Melia Purosani
dilengkapi fasilitas yang mewah dan sesuai standar yang diterapkan baik oleh
MHI (Melia Hotels International) maupun oleh peraturan pemerintah.
commit to user
tub, hair dryer, king zise bed 2 m x 2 m or for twin bed 120 cm x 200 cm,
refrigerator, central air conditioner, bathroom aminites, electronic door lock, writing table and telephone. Keuntungan yang didapat oleh tamu yaitu welcome drink, makan pagi di El Patio Restaurant, gratis 10 menit pijat,
gratis dalam penggunaan kolam renang, gratis fitness, gratis sauna, gratis
internaet akses selama 30 menit setia hariya.
Gambar 2 : Deluxe Room Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
b. Grand Room (34 rooms, 3 rooms with balcony)
Jumlah kamar tipe Grand Room di Hotel Melia Purosani ada 34
kamar, 31 kamar kamar tanpa balcony dan 3 kamar dengan balcony. Fasilitas yang ditawarkan kamar tipe ini anatra lain sama dengan tipe
Deluxe tetapi kelebihannya yaitu ukuran kamar yang lebih luas daripada
Deluxe Room dan memiliki ruang tamu kecil. Keuntungan yang didapat oleh yaitu welcome drink, makan pagi di El Patio Restaurant, gratis 10
menit pijat, gratis dalam penggunaan kolam renang, gratis fitness, gratis
commit to user
Gambar : Grand Room with balcony Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
c. The Level Room (34 rooms)
Kamar dengan tipe The Level berlokasi di lantai 6 atau biasa disebut
Execitive Floor. Fasilitas yang diperoleh adalah LCD TV 32” dengan 56 channel, hair dryer, king bed 2m x 2m or for twin bed 120 cm x 200 cm,
shoe shin kit,slepper, kimono, tea/coffee maker, mini bar, refrigerator, air conditioning system, bathroom amenities, electronic door lock, writing desk, and telephone. Khusus di executive floor, kamar mandi di setia kamar, shower dan bathub dipisah. Keuntungan yang didapat oleh tamu
commit to user
Lounge, pelayanan check in dan check out dapat dilayani di The Level Lounge tanpa harus turun ke reception yang ada di lobby, mendapatkan pilihan majalah yang disediakan untuk para tamu yang menginap di lantai
ini.
Gambar 4 : The Level Room Hotel Melia Purosani
Sumber : Melia CD Hotel
d. Duplex Suite Room (5 rooms)
Kamar tipe Duplex Suite berjumlah 5 kamar dan berlokasi di lantai 6.
Fasilitas yang diberikan sama dengan tipe The Level. Kelebihan lain yang diberikan yaitu two leve suite, 1st level is a living room and 2nd level is the bed room with special design. Keuntungan yang diperoleh tamu yaitu
commit to user
dari jam 5 sore sampai jam 7 malam, akses internet gratis di The Level Lounge, pelayanan check in dan check out dapat dilayani di The Level Lounge tanpa harus turun ke reception yang ada di lobby, mendapatkan pilihan majalah yang disediakan untuk para tamu yang menginap di lantai
ini.
Gambar 5 : Duplex Suite Room Hotel Melia Purosan Sumber : Melia CD Hotel
e. Executive Suite Room (4 rooms)
Jumlah kamar tipe Executive Suite ada 4 kamar dengan kelebihan yaitu ruang tamu yang luas yang terpisah dari area duduk, area makan, dan
commit to user
Gambar 6 : Executive Suite Bedroom Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
Gambar 7 : Executive Suite Living Room Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
f. Presidential Suite Room (1 room)
Kamar tipe President Suite hanya ada satu di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Kelebihan kamar ini yaitu two level of suite rooms, memiliki
dua kamar tidur, kamar tidur utama dilengkapi dengan Jacuzzi dan privat sauna, perpustakaan kecil di area kerja, area makan lengkap dengan
commit to user
Gambar 8 :Presidential Suite Bedroom Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
Gambar 9 : Presidential Suite Living Room Hotel Melia Purosani Sumber : Melia CD Hotel
C. Banqueting and Convention Services and Facilities
Dengan tipe business city hotel, Hotel Melia Purosani memiliki fasilitas Banqueting and Convention Services and facilities yang memadai. Melia memiliki 5 meeting room dan ballroom.
commit to user 1. Yudhistira
Gambar 10 :Yudhistira meeting room
Sumber : Melia CD hotel
Yudhistira meeting room memiliki pintu penghubung dengan Business Centre. Dengan luas 64 m², lebar ruangan 12 m, panjang ruangan
5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Yudhistira meeting room juga memiliki
Set Up ruangan kapasitas sebagai berikut :
1. Cock Tail
100 orang
2. Round Table
commit to user 3. Theatre
80 orang
4. Broad Room
40 orang
5. Class Room
40 orang
6. U – Shape
35 orang
2. Bima
Gambar11 : Bima meeting room Sumber : Melia CD Hotel
Bima meeting room memiliki luas 43 m², dengan panjang ruangan 8.1 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
commit to user 50 orang
b. Round Table
30 orang
c. Theatre
40 orang
d. Broad Room
20 orang
e. Class Room
22 orang
f. U – Shape
18 orang
3. Nakula & Sadewa
commit to user
Gambar 13 : Nakula & Sadewa meeting room
Sumber : Melia CD Hotel
Nakula & Sadewa meeting room adalah ruang meeting yang dapat dipisah atau satu ruangan yang bisa dijadikan 2 ruangan.
Nakula & Sadewa meeting room memiliki luas ruangan 111 m², dengan panjang ruangan 20.6 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi
ruangan 2.3 m.Nakula & Sadewa meeting room juga memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
a. Cock Tail
130 orang
b. Round Table
60 orang
c. Theatre
100 orang
d. Broad Room
commit to user
e. Class Room
50 orang
f. U – Shape
45 orang
Jika ruang meeting tersebut dipisah akan menjadi 2 ruangan, yaitu
Nakula meeting room dan Sadewa meeting room. Sedangkan Nakula
meeting room memiliki luas 44 m²,dengan panjang ruangan 8.3 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta Nakula meeting room
sendiri memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
commit to user
Dan ruangan yang satunya adalah Sadewa meeting room yang memiliki luas 66 m², dengan panjang ruangan 12.3 m, lebar ruangan 5.4
m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta Sadewa meeting room juga memiliki
Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
a. Cock Tail
100 orang
b. Round Table
48 orang
c. Theatre
80 orang
d. Broad Room
40 orang
e. Class Room
40 orang
f. U – Shape
35 orang
commit to user
Gambar 14 : Arjuna meeting room
Sumber : Melia CD Hotel
Arjuna meeting room memiliki luas ruangan 43 m², dengan panjang ruangan 8.1 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Ajuna
meeting room juga memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
a. Cock Tail
50 orang
b. Round Table
30 orang
c. Theatre
40 orang
d. Broad Room
20 orang
e. Class Room
commit to user
f. U – Shape
18 orang
5. Amarta Ballroom
Gambar 15 : Amarta Ballroom
Sumber : Melia CD Hotel
Gambar 16 : Amarta prefunction
Sumber : Melia CD Hotel
Amarta Ballroom adalah ruang meeting yang paling luas dan memiliki kapasitas peserta paling banyak. Amarta Ballroom juga memiliki
commit to user
kapasitas peserta. Amarta Ballroom memiliki luas 412 m², dengan panjang ruangan 25m, lebar ruangan 16,5, dan tinggi ruangan 6.1 m. Jika Amarta
Ballroom dijadikan dua ruangan maka luas ruangan adalah setengah dari ruangan tersebut. Amarta Ballroom memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut :
a. Cock Tail
650 orang
b. Round Table
300 orang
c. Theatre
550 orang
d. Broad Room
100 orang
e. Class Room
270 orang
f. U – Shape
220 orang
commit to user
Gambar 17 : Executive Lounge di The Level 6th Floor
Sumber : Melia CD Hotel
Lantai ini berlokasi di lantai 6 Hotel Melia Purosani. Lantai ini
juga disebut Executive Floor, karena lantai ini memiliki Lounge sendiri
yang mempunyai beberapa fungsi yang tidak dimiliki oleh lantai
dibawahnya. Fasilitas yang didapat jika menginap di lantai ini adalah
makan pagi di The Level Lounge,yang berada dilantai 6 tanpa harus turun
ke restaurant, disediakan minuman kopi dan teh mulai jam 5 sore sampai jam 7 malam, gratis akses internet di The Level Lounge dan disediakan beberapa pilihan majalah untuk tamu yang menginap di lantai ini.
commit to user
4. Busissiness Centre
Gambar 18 : Business Centre Hotel Melia Purosani Sumber : Meli CD Hotel
Business Centre sangat membantu tamu yang ingin tetep menjalankan pekerjaanya meskipiun sedang ada meeting di luar kota. Di business centre dapat membantu tamu dalam pengiriman surat, faxsimile, membutuhkan jasa guide, pengiriman barang, pemesanan tiket, fotocopy,
printing, ataupun kebutuhan tamu lainnya.
Peranan Business Centre sangat penting dalam kegiatan MICE di Hotel, karena jika peserta meeting tidak mambawa mesin fotocopy ataupun
printing mereka tetap bisa menggandakan file mereka melalui business centre. Tetapi tetap akan dikenakan charge atau tambahan biaya .
commit to user
Dengan adanya 24 hour room service, maka tamu tidak perlu khawatir jika mendadak lapar. Karena room service akan melayani pemesanan makanan dan minuman seama 24 jam.
Tersedianya 24 hour room service juga sangat penting dalam kegiatan MICE, karena saat peserta meeting sampai malam dan mendadak lapar mereka pasti capek kalau harus keluar mencari makanan, dengan
adanya room service mereka tidak perlu binggung membeli makanan di luar. Dan cukup dengan menghubungi room service hotel maka pesanan makanan dan minuman siap diantar ke kamar hotel.
6. Shopping Arcade
Shopping Arcade ini terletak disebelah Reception. Disini juga terdapat beberapa outlate yang menyedikan beberapa barang – barang khas Yogyakarta, seperti baju batik, tas, sepatu, perhiasan. Semua barang
tersebut adalah dapat dijadikan sebagai oleh-oleh karena semua barang
tersebut mempunyai sentuhan batik. Tetapi semua barang yang dijual di
shopping arcade harganya lebih mahal dbandingkan jika tamu membeli
diluar, karena untuk biasa sewa tempat yang harganya juga tidak murah.
Fungsi Shopping Arcade dalam kegiatan MICE adalah sangat penting, apalagi peserta meeting yang sangat sibuk dan tidak ada waktu untuk keluar membeli oleh-oleh mereka cukup membeli di shopping
arcade tanpa harus keluar hotel.
commit to user
Gambar 19 : El Patio terrace
Sumber : Melia CD Hotel
El Patio Coffee Shop ini letaknya dekat dengan swimming pool, sehingga cocok untuk peserta meeting yang ingin relax sejenak untuk sekedar minum kopi atau rapat kecil untuk membicarakan tentang meeting
yang akan atau sudah dijalankan. Dengan pemandangan yang hijau karena
banyak tumbuhan yang terdapat disekitarnya sehingga membuat tamu
sangat betah untuk berada di El Patio Coffee Shop ini.
commit to user
Gambar 20 : Kids Club Sumber : Melia CD Hotel
Peserta meeting biasanya juga banyak yang membawa keluarga,
maka disini fungsi kids club adalah dapat digunakan untuk anak-anak yang sedang menunggu orangtuanya yang sedang menjalankan meeting agar
tidak jenuh mereka dapat menggunakan waktunya untuk bermain-main
disini.
commit to user Gambar 21 : YHI Wellness Service
Sumber : Melia CD Hotel
Peserta meeting juga biasanya merasakan lelah setelah seharian
meeting, maka disini YHI Wellness Service sangat berperan penting dalam kegiatan MICE yaitu para peserta dapat menghilangkan rasa
lelahnya dengan pijat (spa) atau sauna disini. Tetapi biasanya untuk tamu VIP atau VVIP juga akan mendapatkan fasilitas ini.
`
commit to user Gambar 22 : Swimming Pool
Sumber : Melia CD Hotel
Di Hotel Melia Purosani juga terdapat kolam renang yang sangat
berbeda dengan yang lain, karena di sekitar kolam renang terdapat banyak
tumbuhan yang hidup subur dan ada beberapa tumbuhan langka serta
terdapat beberapa hewan yang sengaja dipelihara disekitar kolam renang.
Sehingga tamu bisa senantiasa menyatu dengan alam dan berenang di alam
yang bebas.
Kolam renang ini juga berpengaruh dalam kegiatan MICE, karena
semakin banyak atau komplit fasilitas yang dimiliki oleh sebuah hotel,
maka akan memperbanyak minat peserta yang ingin mengadakan kegiatan
MICE hotel tersebut. Selain itu juga bisa sebagai tempat untuk mengisi
waktu luang para peserta yang sudah selesai mengadakan kegiatan
meeting.
commit to user Gambar 23 : Fitness Centre
Sumber : Melia CD Hotel
Selain itu juga terdapat fasilitas fitness centre yang dapat digunakan para tamu untuk berolahraga.
commit to user
Tugas dan wewenang dan tanggung jawab masing-masing jababatan
adalah sebagai berikut :
a. Jabatan : General Manager
1) Mengepalai atau memimpin Hotel
2) Mengawasi, mengontrol dan mengkoordinir seluruh kegiatan yang
dibawahi secara langsung
3) Mengawasi terlaksanakannya semua kebijakan yang sudah
ditetapkan oleh kantor pusat baik yang bersifat umum maupun
commit to user b. Jabatan : Director of Sales & Marketing
1) Mengetahui dan memberi persetujuan dalam menentukan harga
sebelum Group Contract dibuat
2) Bertanggung jawab atas kinerja dan kerjasama dengan Group Sales
dalam penjualan meeting package
3) Mengawasi dan mengkoordinir kerjaan yang sudah maupun yang
akan dijalankan oleh Group Sales
4) Mengatur strategi yang akan dijalankan oleh seluruh Group Sales
c. Jabatan : Sales Manager
1) Mengkoordinir pekerjaan dari Sales Executive
2) Memantau pekerjaan dari Group Executive setiap harinya
3) Mengawasi dan mengontrol kegiatan yang dibawahi secara
langsung,
seperti menentukan harga, dan tugas Sales Manager juga harus koordinasi dengan Director of Sales & Marketing
d. Jabatan : Group Sales Executive
1) Sales Call dan Telesales ke semua perusahaan yang sudah mempunyai contract maupun yang belum mempunyai contract
dengan hotel.
2) Mempersiapkan semua kebutuhan group yang di hendle yang sedang mengadakan kegiatan MICE di hotel
commit to user
4) Membuat BEO (Banquet Event Order) dimana group Sales Executive bekerjasama dengan F &B Departement dan Executive Cheef dalam menentukan makanan selama kegiatan MICE
berlansung
Yang bertanggung jawab atas semua penjualan meeting package
adalah Sales & Marketing Departement terutama adalah Group Sales Executive dan dibantu oleh Manager of Sales. Jumlah dari Sales Executive
commit to user
BAB III
STRATEGI, KENDALA & CARA MENGATASI
PERMASALAHAN DALAM PENJUALAN
MEETING
PACKAGE
DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA
A. Strategi Penjualan Meeting Package
1. Kelebihan meeting package di Hotel Melia Purosani
Kelebihan meeting package yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani
dibandingkan dengan hotel-hotel lain yang ada di Yogyakarta adalah :
a. Ruang & tata ruang ( set up )
Ruang meeting yang dimilki oleh Hotel Melia Purosani lebih
banyak dibandingkan dengan hotel lain yang ada di Yogyakarta.
Pemilihan ruang meeting biasanya disesuaikan dengan jumlah peserta
meeting dan set up yang digunakan. Kelebihan yang lain adalah semua ruang meeting yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani bisa
menggunakan semua set up yang disediakan oleh hotel. Jadi customer
tidak perlu khawatir dalam pemilihan ruangan ( wawancara dengan Dyah
Meyta selaku sales executive pada tanggal 19 Febuari 2013). b. Harga
Harga yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani adalah harga
yang masih bisa ditawar. Jadi biasanya untuk harga jika sedang banyak
permintaan maka harga akan akan lebih mahal. Sedangkan pada saat
commit to user
permintaan meeting package sedikit maka Hotel Melia juga akan menurunkan harga paket meeting tersebut ( wawancara dengan Amanda
Anindita selaku sales executive pada tanggal 20 Febuari 2013 ). c. Pelayanan
Segi pelayanan yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani juga
sangat baik. Seperti dalam follow up banquet teamnya sangat cepat, maksudnya adalah jika sudah ada permintaan untuk kegiatan meeting
maka disini sales executive akan lebih aktif dalam menghubungi customer
untuk meminta penjelasan lengkap tentang apa saja yang dibutuhkan
dalam penyelenggaraan meeting. Hotel Melia Purosani juga mempunyai
perbedaan dalam pelayanan, karena Hotel Melia Purosani berusaha
menyamakan persepsi dan keinginan tamu untuk berjalannya acara
mereka ( wawancara dengan Amanda Anindita selaku sales executive
pada tanggal 20 Febuari 2013).
2. Cara Sales & Marketing Dalam Menangani Penjualan Meeting Package
Strategi atau cara yang dilakukan dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga banyak memiliki kesamaan. Karena strategi penjualan yang
dijalankan juga sesuai dengan ilmu penjualan yang sudah ada. Tetapi untuk
pelayanan, Hotel Melia Purosani lebih aktif dibandingkan dengan hotel-hotel
lainnya yang ada di Yogyakarta.
commit to user
Group Sales Executive adalah melalui Personal Selling. Ada 2 cara yang dilakukan oleh Group Sales Executive dalam Personal Selling yaitu dengan Sales Call dan Telesales. ( hasil wawancara dengan Manager of Sales Rani Febriana,SE. pada tanggal 20 agustus 2012). Sedangkan Personal Selling adalah
interaksi antar individu, saling bertemu untuk memperbaiki, menguasai atau
mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak
lain ( Swata Basu, 2005 )
Dalam Personal Celling, ada beberapa tahapan sebelum melakukan penjualan, yaitu :
Tahapan-tahapan penjualan diatas juga diterapkan dalam strategi penjualan
meeting package Hotel Melia Purosani.
Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan melalui media telepo.Baik untuk melakukan penawaran produk, dealing harga, maupun menjaga hubungan antara perusahaan dengan customer.
commit to user
paling penting saat telesales adalah intonasi suara yang harus dijaga agar tidak terjadi kesalah pahaman antara sales person dengan customer.
Semua kegiatan diatas adalah pengalaman saya sendiri selama melakukan
job training di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Jadi semua strategi penjualan
meeting package yang akan saya jelaskan pada halaman berikutnya adalah sesuai dengan pengalaman dan ilmu yang saya dapatkan selama job training.
Cara kerja Group Sales Executive dalam melakukan penjualan meeting package dibagi menjadi 3 tahap, yaitu :
1. Tahap Penawaran
Dalam tahap penawaran ini, terdapat dua cara yaitu melalui sales call dan
telesales.
a) Sales Call
Sales Call adalah proses penawaran dimana group sales executive
mengunjungi perusahaan, baik yang sudah pernah mengadakan kegiatan di
Hotel Melia Purosani maupun yang belum pernah. Tujuan group sales
commit to user
Bagi perusahaan yang belum pernah mengadakan kegiatan di Hotel
Melia Purosani, maka tugas sales person adalah mengenalkan Hotel Melia Purosani secara umum dan produk – produk yang dimilki termasuk
meeting package.
Bagi perusahaan yang sudah pernah atau bahkan sering melakukan
kegiatan di Hotel Melia Purosani, sales call ini dilakukan dengan tujuan untuk mengingatkan perusahaan tersebut mengenai produk meeting package dan menawarkan apabila perusahaan tersebut memiliki event lagi agar diselenggarakan di Hotel Melia Purosani.
Selain untuk meningkatkan mengingatkan mengenai Melia
Purosani, sales call juga digunakan sebagai media untuk menjaga hubungan antara Melia Purosani dengan perusahaan tersebut misalnya,
apabila perusahaan tersebut merayakan ulang tahun, maka tugas dari
group sales executive adalah mengirim cake ataupun datang langsung keperusahaan tersebut dengan Public Relation Manager. Selain itu, apabila Melia Purosani mengadakan acara, maka dari beberapa perusahaan
yang sering mengadakan event di Melia Purosani juga akan mendapatkan undangan untuk datang dan bergabung di acara tersebut.
Sebelum melakukan sales call, persiapan yang harus dilakukan oleh sales person adalah mempersiapan sales kit atau hotel brosur. Sales kit ini terdiri dari :
commit to user
Berisi tentang gambaran secara umum Hotel Melia
Purosani beserta fasilitas yang ditawarkan.
(2) Fact sheet
Berisi mengenai informasi ruang meeting yang dimilki hotel Melia Purosani. Mulai dari macam-macam ruang meeting
yang ada di Melia Purosani, ukuran ruang meeting, hingga kapasitas dan set up ruangannya.
(3) YHI Brosur
Berisi mengenai paket spa maupun perawatan tubuh
lainnya yang ditawarkan oleh YHI Wellness.
(4) Melia CD Hotel
Melia CD Hotel merupakan bentuk ringkas dari hotel
brosur, karena CD ini berisi tentang informasi mengenai Hotel
Melia Purosani disertai video dengan durasi 60 detik, dan foto-foto
fasilitas hotel yang sangat lengkap.
Sales kit digunakan sebagai media untuk memperkenalkan produk dan memberikan gambaran kepada pelanggan tentang Hotel Melia
Purosani.
commit to user
sales call biasanya sales person akan membuat janji terlebih dahulu dengan orang yang akan ditemui oleh perusahaan tersebut sehingga
penawaran akan ditujukan tepat pada sasaranya.
Kelebihan dari sales call ini adalah terjadinya pertemuan langsung antara pihak perusahaan dengan puhak Hotel Melia Purosani sehingga
apabila ada hal yang kurang jelas dapat dibahas secara langsung. Dengan
adanya pertemuan secara langsung ,aka sales person dapat mengetahui
seperti apa orang yang ditemui dan dapat lebih leluasa untuk berbicara.
Kelemahan dari sales call sendiri adaah memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Sales person harus menempuh perjalanan untuk
mencapai perusahaan yang akan dituju, hal ini juga akan menggunakan
waktu dan tenaga yang lebih banyak. Selain itu juga penggunaan mobil
hotel yang harus mengeluarkan uang untuk pengguanaan bahan bakar.
Sales call ini juga akan dibantu oleh cabang melia yang ada di kota lain. Maka jika ada perusahaan yang dari luar Yogyakarta yang ingin
mengadakan acara di Hotel Melia akan dikunjungi oleh group sales
cabang kota lainnya yang berada lebih dekat dengan perusahaan tersebut.
b) Telesales
Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan oleh sales person
dengan cara melalui telepon, jadi sales person tidak bertemu lansung
commit to user
Persiapan yang dilakukan dalam telesales tidak jauh dengan sales call. Perbedaannya yaitu dalam telesales tidak perlu memepersiapkan sales kit karena penawaran akan dilakukan hanya melalui telepon. Yang diperlukan yaitu hanya daftar nama perusahaan atau orang yang akan
diajak bicara melalui telepon yang akan diberi penawaran meeting package. Hal lain yang harus diperhatikan yaitu sales person harus menguasai pengetahuan produk-produk lain yang dimiliki Hotel Melia
Purosani .
Kelebihan dari strategi telesales adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya karena sales person tidak perlu melakukan perjalanan menuju perusahaan yang akan diberi penawaran. Cukup dengan membuka daftar
perusahaan yang akan ditelepon hari itu dan penawaran akan berlangsung.
Kelemahannya adalah sales person tidak dapat bertemu langsung dengan pelanggan dan tidak dapat mengetahui seperti apa orang yang
berbicara dengannya di telepon. Selain itu juga akan memakan biaya besar
untuk membayar tagihan telepon.
Dan yang perlu diperhatikan saat telesales dalah intonasi suara yang haru dijaga. Karena melalui telesales pelanggan akan mengetahui bagaimana pelayanan Hotel Melia Purosani.
2. Tahap Penjualan
commit to user
meeting package.custemer yang akan mengadakan pertemuan di Hotel Melia Purosani akan menelpon terlebih dahulu untuk mempersiapkan permintaan
mereka seperti tanggal event diselenggarakan, jumlah peserta, ruangan yang akan diinginkan, set up ruangan dan package meeting yang akan digunakan. Selain itu mereka juga akan menanyakan masalah harga. Sebelum
memutuskan untuk membeli biasanya mereka meminta sales executive untuk meminta dikirim penawaran melalui e-mail maupun fax.
Setelah proposal penawaran disetujui oleh customer, maka langkah selanjutnya yaitu membuat Group Contract. Namun, terkadang ada customer yang ingin melihat dulu secara langsung Hotel Melia Purosani, maka
customer tersebut akan membuat janji dengan group sales executive untuk melakukan inspeksi. Inspeksi ini dilakukan dengan tujuan memastikan
kondisi hotel dalam keadaan baik dan untuk fasilitas- fasilitas lain yang
ditawarkan oleh hotel. Dalam kegiatan inspeksi, sales executive akan mengajak customer untuk melihat kelima meeting room dan ballroom, kemudian restaurant-restaurant yang dimiliki Hotel Melia Purosani, dan kemudian jenis kamar beserta fasilitas-fasilitas yang dimiliki. Setelah
melakukan inspeksi kemudian mereka meminta untuk dibuatkan Group Contract. Tidak semua customer ingin melakukan inspeksi, biasanya yang melakukan inspeksi adalah perusahaan yang belum pernah mengadakan event
di Melia Purosani. Dan yang paling sering mengadakan inspeksi adalah
commit to user
Group Contact ini digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pihak hotel dan customer. Isi dari Group Contract meliputi permintaan customer
mengenai jumlah kamar, jenis kamar dam meeting package yang akan digunakan, dan permintaan lainnya, kemudian mngenai situasi dan kondisi
apabila terjadi perpanjangan penggunaan meeting room atau apabila terjadi pembatalan, dan mengenai peraturan pembayaran.
3. Tahap Setelah Penjualan
Tahapan ini merupakan tahapan yang terakhir dari penjualan meeting package. Pada tahap ini sales executive akan dibantu oleh banquet staff yang sedang melakukan pertemuan. Dalam hal ini banquet staff hanya mengawasi jalannya acara dan membantu customer apabila meminta fasilitas tambahan seperti koneksi internet.
Sebelum acara dimulai banquet staff akan menata meeting room yang akan digunakan, menata set up meja yang diinginkan customer, dan menata meja buffet untuk coffee break. Banquet staff akan berjaga disekitar meeting room dan area yang digunakan untuk coffee break dengan tujuan apabila
customer membutuhkan bantuan mereka siap membantu dan melayani pada saat coffee break.
Setelah acara berlangsung, sales executive akan menemui customer
untuk menanyakan kesan mereka selama mengadakan acara di Melia Purosani.
commit to user
Pelayanan setelah penjualan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana
kesan customer terhadap produk dan pelayanan Hotel Melia Purosani. Disini
executive sales harus bisa mengatasi keluhan customer dan menyakinkan agar
customer mau kembali lagi mengadakan event di Hotel Melia Purosani. Hal ini juga untuk menjalin hubungan yang baik dengan customer.
B.Produk Meeting Package Di Hotel Melia Purosani
1. Macam-Macam Produk Meeting Package serta Harganya
Meeting package di HOTEL Melia Purosani ada beberapa jenis yaitu Half Day Meeting, Full Day Meeting, Full Board Meeting, dan Half Day/Full Day + Dinner. Setiap paket memiliki harga dan komposisi sebagai berikut :
Macam-Macam Produk Meeting Package Hotel Melia Purosani :
Servive
Price Per Person
Full day Meeting (2x Coffee Break+ Lunch)
Rp. 290.000,nett/pax
Half Day Meeting (1x Coffee Break + Lunch)
Rp. 260.000,nett/pax
Full Day Meeting + Dinner Rp. 400.000,nett/pax
700.000,-commit to user
nett/pax
Single Ocupancy : Rp 1.200.000,-nett/pax
Additonal Coffee Break Rp. 100.000,nett/pax
Buffet Dinner Rp. 200.000,nett/pax Chinese Set Menu Dinner Rp. 235.000,nett/pax
International Buffet Dinner Rp. 350.000,nett/pax
Sumber : Sales & Marketing Departement
Harga yang ditawarkan disetiap paket sudah termasuk pajak 21%, room rental, dan perlengkapan standart meeting antara lain :
1. Standart soundsystem & microphone
2. Pen & note pad
3. Reception table/Hospitality desk
4. Flip Chart
5. White board
6. Aqua bottle & candy
commit to user Audio Equipment and Miscellaneous :
Audiovisual Equipment Prices per unit per day
Electone 1 Singer & 1 Player Rp 3.000.000,-nett Electone 2 Singer & 1 Player Rp 4.000.000,-nett Backdrop Rp 3.500.000,-nett/event LCD/ in Focus Rp 1.500.000,-nett Welcome/ Indoor Benner Rp 500.000,-
Airport transfer in/out by avanza Rp 90.000,-nett/car/way Airport transfer in/out by innova Rp 110.000,-nett/car/way
Sumber : Sales & Marketing Departement
2. Customer yang Menggunakan Jasa Meeting Package Hotel Melia Purosani
Penggunaan jasa meeting package Hotel Melia Purosani datang dari berbagai kalangan mulai dari perusahaan swasta, BUMN, institusi pemerintah,
Tour and Travel, hingga institusi pendidikan.
commit to user
Customers January Febuary March April
BUMN 4 8 2 4
Sumber : Sales & Marketing Departement
Dari tabel diatas, dapat dilihat bahwa pengguna meeting package
Hotel Melia Purosani mayoritas oleh perusahaan swasta, karena
perusahaan yang saat ini masih banyak mengadakan meeting dan
Exibition. Sedangkan pengguna dari institusi pemerintah, mereka lebih sering mengadakan pada akhir tahun karena biasa untuk menghabiskan
dana anggaran dan membicarakan program selanjutnya. Sedangkan
commit to user
dari dalam wilayah Yogyakarta, karena untuk institusi pendidikan
biasanya mengadakan dalam kota masing-masing.
C.KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENJUALAN MEETING
PACKAGE DAN CARA MENGATASINYA
Dalam penjualan meeting package juga ada kendala-kendala yang
menghambat dalam berjalannya penjualan. Adapun beberapa kendala yang
dihadap yaitu :
1. Kendala Yang Dihadapi Dalam Penjualan Meeting Package
a. Kendala Internal
Kendala internal ini adalah kendala yang terjadi dari dalam hotel.
Adapun beberapa kendala internal tersebut adalah sebagai berikut :
1) Terbatasnya jumlah group sales yang menangani meeting package di Hotel Melia Purosani, yaitu hanya terdapat 2 sales executive dan 1 banquet sales.
2) Banyak permintaan meeting pada saat weekend jadi sekalian untuk waktu liburan. Maka dari itu terkadang untuk kamar tidak
