langkah apa saja yang Anda lakukan saat itu. Dan sampaikan juga hasilnya.
Tujuan pertanyaan ini adalah untuk mengungkapkan kemampuan kita dalam planning and organizing our works. Kompetensi planning merupakan salah satu kecakapan yang penting dalam penyelesaian pekerjaan secara optimal.
Pertanyaan ini juga sampel pertanyaan tipe Behavioral Event Interview. Kita diminta untuk menyampaikan contoh spesifik tentang cara kita melakukan perencanaan kerja.
Jawaban yang ideal untuk pertanyaan ini adalah Anda bisa menguraikan sampel atau contoh saat Anda melakukan proses perencanaan kerja. Ceritakan dengan spesifik, langkah apa saja yang Anda ambil, dan bagaimana hasilnya.
Fokuskan jawaban pada narasi yang runtut tentang cara kerja Anda dalam proses perencanaan. Upayakan agar uraian Anda merujuk pada proses perencanaan kerja yang optimal, sesuai best practices.
33
Dan juga sampaikan bahwa kemampuan perencanaan kerja Anda bisa membuat hasil kerja yang maksimal, misal pekerjaan selesai sebelum waktunya, dengan mutu diatas ekspektasi.
Sampel jawaban yang optimal :
Bersama team atau rekan kerja, saya selalu menyusun proses perencanaan kerja yang cermat sebelum memulai melakukan sebuah inisiatif atau program kerja.
Contohnya dalam membuat program pelatihan dan pengembangan karyawan di perusahaan saya terdahulu, saya bersama team setiap awal tahun selalu membuat Training and Development Plan yang lengkap, sistematis dan detil.
Dalam Training Plan itu, kami menjabarkan program pelatihan dan pengembangan apa saja yang akan kami lakukan, kapan waktunya, siapa penanggungjawab kegiatan, hingga indikator keberhasilan dari setiap kegiatan yang kami lakukan.
Kemudian kami juga membuat plan yang lebih detil lagi untuk setiap kegiatan yang ada. Misalnya saya saat itu diberi tanggungjawab untuk menyusun 3 modul baru untuk pelatihan karyawan. Saya pribadi lalu membuat perencanaan atau action plan yang lebih detil lagi agar penugasan ini bisa selesai tepat waktu dengan mutu bagus.
34
Saya misalnya saat itu membreakdown proses penyusunan modul menjadi tiga tahapan utama : penyusunan topik dan outline modul yang akan dikembangkan; lalu tahapan pengumpulan bahan-bahan yang relevan, dan kemudian tahapan penyusunan dan revisi jika diperlukan. Setiap tahapan saya sertai dengan dealine, dan indikator keberhasilan yang ingin saya raih.
Misalkan dalam pengumpulan bahan, saya menetapkan deadline dalam kurun 2 minggu saya sudah bisa mengumpulah bahan yang saya butuhkan untuk penulisan modul. Lalu untuk indikator
keberhasilan penulisan modul, saya menetapkan target dalam satu hari minimal bisa membuat 10 slide presentasi modul pelatihan. Melalui proses perencanaan yang rinci seperti ini, yang disertai dengan uraian step by step yang detil, maka saya selalu bisa menyelesaikan tugas yang diberikan kepada saya dengan tepat waktu, dan dengan hasil yang optimal. Misalnya modul2 pelatihan yang saya susun diapresiasi oleh atasan saya, dan kemudian
digunakan secara standar bahan pelatihan untuk para karyawan di perusahaan.
Sampel jawaban yang optimal untuk fresh graduates :
Dalam menyelesaikan tugas saya saya kuliah, biasanya saya selalu menyusun proses perencanaan yang cermat sebelum memulai menyelesaikan penugasan itu –baik berupa tugas kuliah, tugas dalam kegiatan ektra kurikuler atau tugas penyusunan skripsi.
35
Contohnya saat saya menyusun penyelesaian skripsi, saya membreakdown proses penyusunannya menjadi tiga rencana
kegiatan utama : penyusunan topik dan outline penelitian yang akan akan saya lakukan; lalu tahapan pengumpulan bahan-bahan dan data yang relevan, dan kemudian tahapan penyusunan dan revisi jika diperlukan.
Saya kemudian menetapkan rencana deadline untuk setiap tahapan kegiatan, disertai dengan indikator keberhasilan yang ingin saya raih.
Misalkan dalam pengumpulan data, saya menetapkan deadline dalam kurun 4 minggu saya sudah bisa mengumpulkan semua data dan bahan yang saya butuhkan untuk penulisan skripsi. Lalu untuk indikator keberhasilan penulisan hasil penelitian, saya menetapkan target dalam satu hari minimal bisa menulis 5 halaman skripsi. Melalui proses perencanaan yang rinci seperti ini, yang disertai dengan uraian step by step yang detil, maka saya selalu bisa menyelesaikan tugas yang diberikan kepada saya dengan tepat waktu, dan dengan hasil yang optimal. Misalnya skripsi yang saya susun diapresiasi oleh dosen saya, dan mendapatkan nilai A.
36 10. Ceritakan pengalaman Anda dalam mengusulkan dan
melakukan inisiatif. Berikan contoh konkrit.
Tujuan dari pertanyaan ini adalah melacak kemampuan Anda dalam mengusulkan dan kemudian menerapkan inisiatif yang kreatif datau semacam terobosan kegiatan yang mampu meningkatkan kinerja team atau kinerja bisnis perusahaan Anda.
Kecakapan merumuskan inisiatif yang kreatif, dan kemudian mengimplementasikannya secara optimal (execution skills),
merupakan hal yang sangat utama dalam meningkatkan daya saing bisnis.
Jawaban yang ideal untuk pertanyaan ini adalah Anda bisa
menceritakan pengalaman Anda di masa lalu, saat Anda melakukan proses pengusulan inisiatif yang Anda anggap sukses. Seperti
layakanya pertanyaan model BEI yang lainnya, maka jawaban harus bersifat rinci, sistematis, dan bisa memberikan informasi hasil yang terjadi akibat tindakan Anda tersebut.
Sampel jawaban yang optimal :
Dalam pengalaman kerja sebelumnya, saya cukup aktif memberikan usulan inisiatif yang saya pandang bisa memberikan dampak positif bagi kinerja bisnis di masa mendatang.
37
Contohnya, saat saya bekerja sebagai asisten manajer marketing, saya mengusulkan inisiatif untuk membuat dan melaksanakan social media marketing yang terpadu, konsisten dan berkelanjutan.
Saya mengusulkan agar kami bisa membuat konten yang bagus dan berguna bagi calon pelanggan, baik melalui channel Youtube,
Facebook, Instagram, Line dan Twitter. Sebab saya percaya di era smartphone ini, maka content marketing merupakan cara yang sangat efektif dalam menjalin relationship dengan pelanggan kami. Agar inisiatif ini bisa diterima, maka saya berikan contoh success story dari perusahaan2 lain baik di dalam ataupun luar negeri yang berhasil melakukan content marketing strategy melalui social media. Dalam usulan inisiatif ini, saya juga telah membuat semacam
rancangan social media marketing plan yang kira-kira bisa dilaksanakan. Konten apa saja yang layak dikembangkan untuk meningkatkan engagement dengan pelanggan. Tipe konten spesifik apa saja yang layak dipublikasikan di Instagram, Youtube, dan Facebook atau Twitter; sebab beragam channel ini membutuhkan tipe konten yang berlainan. Meski tiap konten berbeda, namun saya menyampaikan agar tetap ada benang merah atau konsistensi
dalam penampilan konten, yang sesuai dengan karakter brand kami. Saya mengusulkan inisiatif diatas dengan disertai oleh rancangan program yang sudah cukup detil. Lalu saya juga uraikan success
38
story perusahaan lain. Melalui proses semacam ini, akhirnya atasan saya menyetujui usulan inisiatif yang saya sampaikan.
Saya kemudian juga ditunjukan sebagai team leader untuk program social media marketing strategy ini. Plan atau rencana yang sudah saya susun diatas kemudian saya jabarkan secara lebih detil, bersama dengan anggota team.
Kami kemudian juga meng-hire digital agency untuk membantu kami dalam mengimplementasikan social media marketing plan yang sudah kami susun. Meski demikian konsep dan strategi tetap kami yang memberikan arahan.
Kami berhasil menerapkan plan tersebut dengan baik, dalam jangka 12 bulan penuh. Dari evaluasi atas berbagai metriks atau indikator keberhasilan yang kami susun, kami bisa memenuhi semua target yang ditetapkan. Misalnya jumlah follower Instagram kami naik pesat, demikian juga dengan jumlah subcribers Youtube dan likers di fanpage FB brand kami. Dampaknya, kami melihat adanya
peningkatan volume penjualan yang cukup signifikan atas produk-produk yang kami pasarkan.
Sampel jawaban yang optimal untuk fresh graduates :
Saat saya aktif dalam sebuah lembaga kemahasiswaan, saya pernah mengusulkan sebuah inisiatif dan kemudian menjalankan inisiatif ini dengan sukses. Inisiatif yang saya usulkan saat itu adalah pendirian
39
semacam komunitas business book club. Kegiatan utamanya adalah melakukan bedah buku bisnis sebulan sekali, terutama untuk buku-buku bisnis terbaru dan aplikatif.
Usulan inisiatif itu diterima oleh rekan-rekan saya, dan kemudian mereka meminta saya menjadi koordinator pelaksananya.
Saya kemudian menyusun semacam rencana kegiatan selama 12 bulan ke depan. Buku apa saja yang kira-kira akan kami diskusikan tiap bulannya, siapa pembicara yang akan diundang, dimana acara akan dilaksanakan, dan bagaimana rencana promosinya. Karena acara ini di kampus, maka bersifat gratis dan terbuka untuk mahasiswa, baik dari kampus kami sendiri ataupun kampus luar. Bersama rekan-rekan, akhirnya kami sukses menjalankan inisiatif itu dengan rutin sebulan sekali. Tiap kegiatan bedah buku bisnis yang kami lakukan, bisa mendatangkan rata-rata 100 peserta. Sebagian besar acara ini juga diulas di radio lokal dan media lokal. Bahkan beberapa penerbit buku bisnis mau menjadi sponsor dengan memberikan buku-buku yang kami ulas secara gratis sebanyak 20 eksemplar dalam satu kali kegiatan.
Saya merasa inisiatif itu mampu meningkatkan gairah membaca buku, terutama buku manajemen bisnis di kalangan mahasiswa. Saya kira ini hal penting agar wawasan mereka semakin bertambah.
40
Dari pengalaman menjadi koordinator komunitas business book club ini, saya juga belajar banyak tentang leadership atau bagaimana mengelola team kerja, juga tentang teamwork skills, problem solving hingga kemampuan untuk menjalin relasi dengan pihak lain (misal pihak penerbit, penulis buku, dan pembicara tamu dalam acar tersebut). Pengalaman semacam ini tentu saja sangat berharga bagi proses pengembangan diri saya.
11. Bagaimana cara Anda meyakinkan atasan atau rekan kerja