PT Lippo Cikarang Tbk
Corporate Secretary Report
175
PT LIPPO CIK ARANG TBK | 2015 ANNU AL REPOR TLAPORAN TATA KELOLA PERUSAHAAN
Corporate Governance Report
PENGUNGKAPAN Kasus Litigasi
Pelaksanaan setiap rencana bisnis akan selalu bersinggungan dengan wilayah hukum, apapun itu bentuknya. Sebagai entitas bisnis yang bergerak dalam di bidang properti, Perseroan terlibat dalam kasus-kasus hukum yang berkaitan dengan kepemilikan tanah.
Hingga akhir tahun 2015, tercatat beberapa kasus hukum yang masih dalam proses penyelesaian di tingkat Pengadilan Negeri, Pengadilan Tata Usaha Negara, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara dan Mahkamah Agung. Namun Manajemen berkeyakinan bahwa kasus-kasus yang tertunda dalam penyelesaian ini tidak berpotensi untuk menimbulkan kerugian
\DQJVLJQLȋLNDQWHUKDGDSRSHUDVLRQDO3HUVHURDQ Transaksi Benturan Kepentingan
Kebijakan Perseroan tentang benturan kepentingan diatur oleh Kode Etik Perusahaan, sesuai dengan Peraturan Bapepam (Badan Pengawas Pasar Modal) Nomor IX.E.1 dan tertuang Anggaran Dasar Perseroan. Di sepanjang tahun 2015, tidak terdapat transaksi mengandung benturan kepentingan.
$QWL*UDWLȋLNDVL
Pada Kode Etik Perusahaan, karyawan dilarang menjanjikan uang/komisi, hadiah, pinjaman atau bentuk lainnya kepada pihak luar yang dapat
GLNDWHJRULNDQ VHEDJDL EHQWXN JUDWLȋLNDVL DWDXSXQ
penyuapan.
Hal-hal yang diatur antara lain:
• Kegiatan Politik Praktis dan Diskiriminasi
Perseroan tidak terlibat dalam akitivitas politik praktis dan diskriminasi (kecenderuangan berpihak pada suatu suku, agama, ras dan antar golongan tertentu saja) oleh karenanya Perseroan tidak menyalurkan dana untuk kepentingan partai politik, calon legislatif, dan/atau kegiatan politik praktis lainnya baik ditingkat pusat maupun daerah.
• Penerimaan dan Pemberian Hadiah/Bingkisan dan/atau Pemberian lainnya
Setiap karyawan termasuk anggota keluarganya dilarang menerima/memberi segala macam bingkisan, hadiah, pelayanan, hiburan atau penerimaan/bentuk perlakuan khusus lainnya
DISCLOSURE Litigatioan Cases
The implementation of any business plan will have to deal with jurisdiction from time to time in whatever form. As a business entity engaged in the in the property business, the Company faces legal cases pertaining to land ownership.
As of the end of 2015, the Company was faced with legal cases that were still in the process of settlement at the District Courts, Administrative Courts, the State Administrative High Court and the Supreme Court. %XWWKHPDQDJHPHQWLVFRQȋLUPHGWKDWWKHGHOD\HG cases have no potential to give adverse impacts to the Company’s operations.
&RQȋOLFWRI,QWHUHVW7UDQVDFWLRQV
&RPSDQ\ SROLF\ RQ FRQȋOLFW RI LQWHUHVW LV UHJXODWHG by the Company Code of Conduct, pursuant to both Bapepam (Capital Market Supervisory Agency) Regulation No. IX.E.1, and the Company’s Articles of Association of the Company. There were no WUDQVDFWLRQV ZLWK DQ\ VXVSLFLRQ RI D FRQȋOLFW RI interest throughout 2015.
Anti Gratuity
In the Company’s Code of Conduct, employees shall refrain from making a promise for money/fee, ORDQRURWKHUIRUPVRIJLIWVWKDWFDQEHFODVVLȋLHGDV JUDWLȋLFDWLRQRUEULEHU\
0DWWHUVVSHFLȋLHGDUH
• Political Activities and Discrimination
The Company is not engaged in political activities and discrimination (prejudice against ethnic, religion, race, and party) therefore does not provide fund for political purposes, legislative candidate, and or other political activities both at the local and central government levels.
• Receiving Gifts/Parcels and or other forms of gifts The Company does not allow its employees to receive or give presents/parcels/ other types of gifts and or other kinds of treatments from any party such as customers, business partners, contractors, brokers, and associates who may
176
PT L IPP O C IKA RA NG TB K | L AP OR AN TA HU NA N 2 01 5dari pihak manapun seperti dari konsumen, relasi, kontraktor, broker dan rekanan yang mengharapkan kompensasi bisnis ataupun mempengaruhi pengambilan keputusan pada saat ini dan di kemudian hari dari Perseroan. • Larangan atas tindakan Penyuapan
Karyawan dilarang menerima pemberian imbalan atau janji yang tidak seharusnya dalam arti seluas- luasnya, baik berupa uang, barang jasa, fasilitas- fasilitas atau kemudahan-kemudahan lainnya, dengan/atau tanpa melalaikan prosedur dan hukum yang berlaku dalam penyelesaian suatu transaksi/pekerjaan tertentu.
Kepemilikan Saham dalam Perseroan
Tidak ada anggota Dewan Komisaris atau Direksi yang memiliki kepemilikan saham di Perseroan pada tahun 2015.
MANAGEMENT RISIKO
Risiko adalah bagian yang melekat dari suatu bisnis. Manajemen Perseroan telah menetapkan kerangka manajemen risiko sebagai perangkat
XQWXN PHQJLGHQWLȋLNDVL PHQJXNXU PHPDKDPL GDQ
mengurangi risiko dalam beberapa bidang. Perseroan mengelola risiko dalam empat bidang: risiko ekonomi, risiko politik, risiko persaingan, dan risiko lain.
Risiko Ekonomi
Risiko ekonomi timbul dari situasi ekonomi baik domestik maupun internasional, dan berfokus pada
EHEHUDSDLQGLNDWRUVHSHUWLVXNXEXQJDWLQJNDWLQȋODVL
nilai tukar mata uang, pendapatan dan kepercayaan konsumen. Untuk mengelola risiko ini, Perusahaan
PHQJDZDVL SHUXEDKDQ DQMDN HIHN ȋOXNWXDVL SDGD
konstruksi, harga bahan baku dan penjualan.
Risiko Politik
Risiko politik muncul dengan adanya pergantian pemimpin politik dan perubahan struktur pada tingkat nasional maupun lokal. Perseroan melakukan antisipasi dengan mengamati kebijakan Pemerintah serta potensi perubahan. Kebijakan Perseroan adalah mematuhi peraturan tentang penggunaan lahan, memperoleh izin dan dokumen lainnya. Informasi terkini mengenai proses-proses tersebut sangat penting untuk menghindari keterlambatan konstruksi dan menjamin kepuasan pelanggan.
H[SHFWVRPHWKLQJLQUHWXUQWKDWPD\LQȋOXHQFHWKH decision making process now and in the future.
• Restriction on Bribery
The Company does not allow its employees to receive any reward and or promise considered inappropriate whether it be in the form of money, goods, facilities, and or other conveniences with or without neglecting procedures and regulations in seeking for resolutions in any transaction/ assignment.
Share Ownership in the Company
No member of neither the Board of Commissioners nor Board of Directors had shares of the Company in 2015.
RISK MANAGEMENT
The Company faces risk as a normal feature of doing business. Management has instituted processes to identify, measure, understand and mitigate risk in a number of areas. The Company manages risks in four areas: economic risk, political risk, competitive risk, and other risks.
Economic Risk
Economic risk arises from both domestic and international economic situations, and center on LQGLFDWRUV VXFK DV LQWHUHVW UDWHV LQȋODWLRQ UDWHV currency exchange rates, disposable income and FRQVXPHU FRQȋLGHQFH 7R PDQDJH WKLV ULVN WKH &RPSDQ\PRQLWRUVDQ\FKDQJHVIDFWRULQJLQHŷHFWV RIȋOXFWXDWLRQVRQFRQVWUXFWLRQUDZPDWHULDOVSULFHV and sales.
Political Risk
Political risk arises from changes in political leadership and structure at national or local levels. The Company anticipates this risk by monitoring government action and making assessments on potential policy changes and direction. Company policy is to adhere to regulations concerning land usage, acquiring permits and other documents. Up- to-date information on these processes is critical in avoiding construction delays and assuring customer satisfaction.
177
PT LIPPO CIK ARANG TBK | 2015 ANNU AL REPOR TLAPORAN TATA KELOLA PERUSAHAAN
Corporate Governance Report
Competitive Risk
Competitive risk arises from within the dynamic of an optimistic property market by other companies seeking to capture a growing but limited market. To manage this risk, the Company regularly evaluates its strengths and weaknesses in order to create and UHFUHDWHHŷHFWLYHVWUDWHJ\
Other Risk
Other risks include those events beyond the Company’s control such as natural disasters or other force majeure situations. While these events may occur anytime, management has developed contingency plans to lessen any negative impacts.
CORPORATE CULTURE
7KH&RPSDQ\KDVWDNHQHŷRUWVWRGHYHORSDQGVRFLDOL]H a corporate culture appropriate to its businesses. As a Company involved in the development of residential, commercial and industrial properties, as well as a service provider to those same customers the need to have all employees consistently follow the Company’s corporate values is important.
The Company’s Code of Conduct underpins the corporate culture, and is presented in handbook form and understood by all employees. The principle objectives as detailed in the Code are to:
1. Institutionalize corporate values, based on global best practices.
2. Continually enhance accountability and transparency
3. Act according to the prevailing laws and regulations.
In addition, all employees are required to read and VLJQDFRQȋOLFWRILQWHUHVWGLVFORVXUHVWDWHPHQW
This statement provides additional assurance that all employees are committed to adhering to the principles of good corporate governance.
Risiko Persaingan
Risiko persaingan timbul dari dalam dinamika pasar properti yang optimis oleh perusahaan lain yang ingin menangkap pasar yang berkembang namun terbatas. Untuk mengelola risiko ini, Perseroan secara rutin mengevaluasi kekuatan dan kelemahannya dalam rangka menyusun dan menciptakan strategi yang efektif.
Risiko Lain
Risiko lain meliputi peristiwa-peristiwa di luar kendali Perseroan seperti bencana alam atau situasi force majeure lainnya. Walaupun peristiwa-peristiwa tersebut dapat terjadi kapan saja, manajemen telah mengembangkan rencana darurat untuk mengurangi dampak negatif.
BUDAYA PERSEROAN
Perseroan telah melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan mensosialisasikan budaya Perseroan yang sesuai dengan karakter bisnis yang digeluti. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bisnis pengembangan properti perumahan, komersial dan industri dan merupakan penyedia layanan untuk para pelanggan yang sama, Perseroan merasa perlu untuk memastikan semua karyawannya telah mengikuti nilai-nilai Perseroan.
Perseroan telah memiliki Kode Etik sebagai landasan budaya Perseroan yang disajikan dalam bentuk buku dan dipahami oleh semua karyawan. Tujuan utama sebagaimana tercantum dalam Kode Etik Perusahaan adalah untuk:
1. Melembagakan nilai-nilai perusahaan, berdasarkan pada praktik terbaik global
2. Secara terus menerus meningkatkan akuntabilitas dan transparansi
3. Bertindak sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Selain itu, seluruh karyawan diwajibkan untuk membaca dan menandatangani pernyataan pengungkapan benturan kepentingan.
Pernyataan ini memberikan jaminan tambahan bahwa semua karyawan berkomitmen untuk mematuhi prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
178
PT L IPP O C IKA RA NG TB K | L AP OR AN TA HU NA N 2 01 5KEBIJAKAN DIVIDEN
Dengan mempertimbangkan kebutuhan dan rencana pengembangan usaha Perseroan dan untuk lebih memperkuat struktur permodalan maka berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Tahun tanggal 19 Mei 2015, untuk tahun buku 2014 Perseroan tidak membagikan dividen kepada pemegang saham.
PEMBELIAN KEMBALI SAHAM
Di sepanjang tahun 2015, Perseroan tidak melakukan Pembelian kembali Saham.
PEMBERIAN DANA UNTUK KEGIATAN SOSIAL
Perseroan memiliki kebijakan untuk menyisihkan sebagian dari pendapatannya untuk disalurkan kepada masyarakat yang membutuhkan melalui kegiatan-kegiatan sosial. Untuk lebih jelasnya, Informasi kegiatan Sosial bisa dilihat di bab CSR (Tanggung Jawab Sosial Perusahaan) dari Laporan tahunan ini.
WHISTLE BLOWING SYSTEM
Saat ini Perseroan belum memiliki Whistle Blowing System, namun telah mulai mengembangkannya dengan rencana untuk mulai diimplemetasikan pada tahun 2016.
KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi internal memiliki pesan sentral dalam membangun karakter dan budaya Perseroan serta solidaritas tim kerja. Komunikasi internal yang lancar, insentif dan efektif dalam menyebarkan informasi Perseroan akan mendorong percepatan proses dan mekanisme di semua lini perusahaan. Untuk itu pencapaian kinerja Perseroan secara keseluruhan tidak terlepas dari dukungan komunikasi internal Perseroan yang baik.
Muatan informasi dan media komunikasi menjadi kunci keberhasilan komunikasi internal. Keduanya menjadi satu kesatuan yang saling melengkapi agar informasi yang disampaikan dapat sampai kepada karyawan, mudah dicerna dan dipahami serta ditindaklanjuti.
Media komunikasi internal yang ada di Perseroan antara lain:
DIVIDEND POLICY
Taking into account the need and the plan for further business expansion and to have stronger capital structure, then based on the decisions made during the Company’s AGM held on May 19, 2015, the Company has decided not to pay out dividends for WKHȋLVFDO\HDU
SHARES BUYBACK
Throughout 2015, the Company did not re-purchase any of its shares.
DONATION FOR SOCIAL ACTIVITIES
The Company has a policy to set aside a reasonable portion of its income for those in need through various social activities. For more details, Information about our Social activities is available in the CSR (Corporate Social Responsibility) Chapter of this annual report
WHISTLE BLOWING SYSTEM
The Company currently does not manage a whistle blowing system, but is developing one scheduled for implementation in 2016.
INTERNAL COMMUNICATION
Internal communication has a central role in building the Company’s culture, characters and team solidarity DFURVV XQLWV 6PRRWK LQFHQWLYHV DQG HŷHFWLYH internal communication in disseminating information will accelerate the process and mechanism in all lines. Therefore, the Company’s overall performance cannot be separated from the support from proper internal communication.
The contents and media of information are critical to successful internal communication. Both should complement each other and make information easy to digest and easy to comprehend for employees to follow up.
The Company uses the following media for internal communication:
179
PT LIPPO CIK ARANG TBK | 2015 ANNU AL REPOR TLAPORAN TATA KELOLA PERUSAHAAN
Corporate Governance Report
1. Email
Perseroan juga memanfaatkan email untuk media komunikasi internal. Perseroan menyebarkan informasi email untuk menyebarkan informasi perusahaan, produk, program kerja atau acara, maupun informasi lainnya.
2. Event Internal
Komunikasi internal juga melalui event internal, seperti:
a. Kegiatan Peringatan HUT RI
b. Kegiatan Peringatan hari Natal/Tahun Baru dan Idul Fitri
c. Kegiatan Buka Puasa Bersama d. Jalan Sehat Karyawan
e. Rapat Koordinasi f. Rapat Kerja Tahunan
Penyimpangan Internal
Penyimpangan internal (internal fraud) adalah penyimpangan/kecurangan yg dilakukan oleh pengurus, pegawai tetap dan pegawai tidak tetap terkait proses kerja dan kegiatan operasional Perseroan.
Untuk hal tersebut Internal Audit telah melakukan proses audit.
KOMUNIKASI EKSTERNAL
Perseroan melakukan tindakan-tindakan untuk memberikan informasi tentang berbagai peristiwa yang terjadi di Lippo Cikarang kepada para penghuni. Sejak tahun 2013, Perseroan telah menerbitkan beberapa edisi majalah internal the Good News. Majalah internal dengan kualitas tinggi ini menyoroti proyek-proyek yang sedang berlangsung di Kota Mandiri, dengan artikel tentang pencapaian Perseroan dan penghargaan yang diraih serta merinci kinerja keseluruhan Perseroan dalam membuat Kota Mandiri menjadi tempat yang lebih baik untuk tinggal, bekerja dan lifestyle.
Media ini juga dimanfaatkan sebagai sarana beriklan, yang menunjukkan respon yang cukup hangat dari para pebisnis lokal dan memicu semangat komunitas terus kami bangun di wilayah Perseroan.
1. Email
The Company does use email as internal communication media. We use it to inform about the Company’s products, programs or events, as well as about other matters.
2. Internal Event
Internal communication is also done through internal events, such as:
a. The Commemoration of Indonesian Independence Day
b. Christmas/New Year and Eid Celebrations c. Break Fasting Events in the Ramadhan d. Employee Healthy/Fun Walk
e. Coordination Meeting f. Annual Meeting Internal Fraud
Internal fraud refers to frauds committed by the management, and permanent and contracted employees pertaining to work processes and operational activities within the Company.
Internal frauds are responded to by the Internal Audit Unit through audit process.
EXTERNAL COMMUNICATIONS
The Company takes steps to provide residents with information on events at Lippo Cikarang.
Since 2013, the Company has published editions of the Good News Magazine. This high quality production highlighted the on-going projects in the Township, with articles on milestones and awards received and detailing the overall performance of the Company in making the Township a better place to live, work and lifestyle.
This magazine has also been used by many as a media of advertisements, which shows the positive response from local business and encourage the spirit of community that we will always keep up within the Company.