dapat diajukan oleh suatu SKPD/UKPD. Pada menu ini SKPD dan UKPD dapat melihat barang apa saja yang dapat diajukan pada sistem e-RKBMD. Daftar template ini ditentukan oleh BAPPEDA.
18 Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PENGADAAN – pilih Usulan Pengadaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub kegiatan yang baru.
• Lokasi : Menunjukan lokasi SKPD/UKPD yang sedang Login
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan • Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
19
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan barang dan membuat list pengajuan usulan barang
baru
Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan
Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list
20 Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan barang baru pada Sub Kegiatan dengan menekan tombol Pengajuan :
Pada bagian awal akan ditampilkan Informasi Default (tidak dapat diubah) terkait tahun pengadaan, Lokasi pengadaan, Sub Kegiatan, dan Pelaksana kegiatannya.
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan
21 Pada bagian selanjutnya merupakan tampilan untuk melakukan pemilihan barang (komponen) yang ingin diajukan dengan cara mengisikan setiap kolom yang ada dengan nilai yang ada pada Drop Down List secara berurutan dari atas kebawah, karena datanya saling berkaitan satu sama lain. Staf SKPD/UKPD harus melakukan pemilihan apakah
komponen yang diajukan tersebut akan diperuntukan untuk digunakan oleh SKPD/UKPD-nya sendiri atau diserahkan kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk
22
maka dapat mengklik tombol “Custom Search”
Maka bagian Kategori Komponen seluruh fieldnya akan auto fill dengan kategori dari barang yang dipilih dan barang tersebut akan ada di kolom Daftar Barang.
Isikan KEYWORD dari barang yang ingin diajukan lalu Klik Cari Maka akan muncul List barang yang
sesuai dengan Keyword tersebut
Pilih barang yang ingin diajukan dengan klik tombol open
23 Jika terdapat barang yang sejenis pada SKPD/UKPD tersebut, akan ditampilkan jumlah beserta status barang tersebut (Baik, Idle, Rusak Ringan, Rusak Berat), SBSK, serta jumlah pegawai di Sub bidang pada bagian Data Existing sebagai informasi tambahan dalam penentuan pengajuan barang dan juga untuk proses Telaah di tahapan selanjutnya.
Setelah tombol ‘Cari’ Di klik maka akan muncul list barang yang sesuai seperti gambar dibawah ini. Checklist pada barang yang ingin diajukan, dan klik tombol ‘Submit’ untuk menambahkan barang tersebut di list pengajuan barang.
24
Field Status: menunjukkan tahapan proses yang sedang berjalan
Jika barang belum diajukan maka Pada kolom Jumlah dapat dilakukan perubahan nilai
25 Checklist pada barang yang ingin di proses dan klik tombol untuk menghapus barang dari List (Barang dapat dihapus dari list selama barang tersebut belum diajukan) Atau klik tombol untuk menyimpan perubahan barang.
Setelah tombol selesai di klik maka akan muncul tampilan ‘Summary Usulan Pengadaan’
yang akan menampilkan summary barang dan statusnya (Sudah diajukan atau belum diajukan). Klik tombol untuk mengajukan barang ke tahpan selanjtnya.
Maka Status barang akan terupdate menjadu ‘Sudah diajukan’
Jika pengajuan barang telah berhasil dilakukan, Staf UKPD dapat melakukan monitoring
Pengajuan barang dengan cara menekan tombol ‘Monitoring Sub Kegiatan’ pada menu
RKBMD Pengadaan – Usulan Barang – Pilih Monitoring
Klik pada Jumlah barang berkotak ungu untuk melihat detai barang
yang diusulkan
Klik pada Kotak ungu pada Kolom Jumlah BB (Barang Baik) untuk
26 Klik tombol Buka pada kolom Action untuk melihat status monitoring pengajuan barang yang ingin dilihat, maka akan muncul informasi detail barang diikuti oleh status tahapan pengajuan usulan barang dan keterangannya, seperti pada gambar di bawah ini:
27
**Notes:
• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang sama untuk Sub Kegiatan yang sama. Barang yang telah berhasil diajukan pada sub kegiatan yang sama akan otomatis hilang dari list agar tidak diajukan lagi.
• Kuantitas barang yang ingin diajukan dapat dirubah selama barang tersebut masih dalam bentuk Draft (Belum dikirim/diajukan ke tahap selanjutnya)
• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut sudah diajukan maka staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke pihak yang melakukan telaah terhadap usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD • untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh
28 menunjukan tahapan apa saja yang akan dilalui dari awal hingga akhir Pengajuan BMD beserta status jumlah usulan barang yang masuk, jumlah usulan barang pada tahapan tertentu, dan Output dari usulan barang tersebut
Jumlah barang yang telah selesai di proses Statusnya
sudah Posting/Cancel Jumlah input
barang yang telah diajukan SKPD/UKPD
Workflow untuk UKPD
Workflow untuk SKPD
Disetiap tahapan akan ditampilkan jumlah barang yang ada di tahapan