2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul tampilan awal Dashboard. Untuk melakukan Telaah pada pengajuan usulan barang Staf UKPD, klik RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
- Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukkan jumlah dari sub kegiatan yang mengajukan usulan
pengadaan barang
- Jumlah barang: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan oleh Staf UKPD - Belum di proses: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan namun belum
dilakukan Telaah/Verfikasi oleh Kepala UKPD
Untuk memulai Telaah Klik tombol Action Untuk Kepala SKPD/UKPD tidak dapat
melakukan penambahan usulan baru dan hanya bertugas untuk melakukan Verifikasi
telaah pengajuan pengadaan dari Staf UKPD.
Klik tombol ‘Review’ untuk membuka halaman telaah. Dan tombol ‘Monitoring’ untuk melakukan monitoring (seperti pada Penjelasan sebelumnya)
30 Pilih barang yang masih memiliki Nilai >0 pada kolom ‘Belum Diproses’ dan klik tombol Barang untuk me-Load list barang, seperti pada gambar di bawah ini:
31 Jika ingin melakukan Telaah barang dengan cara terpisah maka klik Tombol Telaah
yang tersedia maka akan muncul Pop Up Telaah seperti gambar berikut:
Jika Telaah sudah selesai dilakukan maka akan ada keterangan tambahan di kolom Status. Checklist pada barang lalu klik Kirim Telaah untuk melanjutkan proses ke tahap selanjutnya.
32 yang diajukan oleh staf SKPD/UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya, pilih menu
RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Sekretaris SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Telaah, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai di kolom Belum Diproses > 0
33
Sama seperti Kepala UKPD, Sekretaris SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru, karena tugasnya hanya untuk melakukan Telaah ke-2 (Jika pengajuan
berasal dari UKPD) atau Telaah ke-1 (Jika pengajuan berasal dari Staf SKPD)
Klik tombol Review pada sub kegiatan yang pada kolom Belum Diproses > 0 maka akan muncul tampilan Daftar Sub – Sub Rincian objek seperti pada gambar berikut:
34
Klik tombol Telaah untuk Melakukan Telaah khusus pada
barang yang dipilih
Checklist barang dan Pilih keputusan Telaah yang tersedia di Drop Down List
35 Jika Sekretaris Dinas Telah selesai melakukan Telaah klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil Telaah, Maka pada kolom status akan terdapat keterangan tambahan hasil Telaah (Setuju/Tidak Setuju). Untuk melanjutkan Pengajuan usulan barang ke Tahapan selanjutnya Klik tombol Kirim Telaah.
Setelah tombol Kirim Telaah di klik, maka pada kolom Status akan menunjukakn proses selanjutnya yaitu menjadi Pengajuan KA. SKPD seperti pada gambar berikut ini:
36 Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu pilih menu RKBMD PENGADAAN – Pilih
Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Kepala SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Validasi, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai di kolom Belum Diproses > 0
37 Klik tombol untuk membuka halaman Daftar Sub – sub rincian objek pada kolom Belum Diproses > 0
Klik tombol barang untuk meload Daftar workflow barang pada bagian bawah untuk melakukan
38 oleh kepala BPAD.
5. BPAD (Tahapan Posting)
Jika kepala SKPD sudah melakukan tugasnya, maka statusnya berubah menjadi Menunggu Verifikasi/Telaah PIC RKBMD (Staf BPAD). SKPD/UKPD menunggu Telaah dari Staf BPAD dan perubahan statusnya dapat dilihat pada kolom status dan akan berubah jika pihak BPAD sudah melakukan proses dan tugasnya.
39 Jika sudah dilakukan verifikasi oleh PIC RKBMD maka akan muncul status baru pada kolom status yaitu menunggu pengajuan dari Kepala PIC RKBMD. Kepala PIC RKBMD akan meneruskan pengajuan usulan pengadaan barang yang telah di Telaah oleh para PIC RKBMD kepada Kepala Badan BPAD dengan melakukan Checklist pada barang dan Klik “Kirim Pengajuan”.
40 Ajukan oleh Kepala BPAD maka statusnya akan berubah menjadi “POSTING” Seperti pada gambar di bawah ini:
Jika seluruh barang yang diusulkan oleh SKPD dan UKPD dibawahnya telah memiliki status “POSTING” atau “Batal” (dapat dilihat dari Status Workflow, Jumlah Usulan = Jumlah Selesai).
maka pada level SKPD dapat melakukan download Surat Pernyataan pada menu RKBMD Pengadaan – Usulan Pengadaan – Dibagian paling bawah (yang terdiri dari Surat Usulan, Surat Pernyataan dan Lampiran) yang telah disediakan dengan Klik tombol Download Surat
41
Surat-surat tersebut harus di Print dan ditandatangani lalu di scan utuk diupload kembali kedalam sistem, agar Usulan barang-barang yang telah diajukan dapat di posting
ke daftar RKBMD.
Untuk melakukan Posting Surat Lampiran yaitu dengan Klik tombol Upload Surat
Pernyataan maka akan muncul Pop up untuk melakukan Attach Surat-surat lampiran, Klik Browse pada tiap attachment dan Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
42
RKBMD.
Jika SKPD telah melakukan upload Surat pernyataan dengan Status “Menunggu Validasi” Atau “Selesai” maka Daftar pengajuan usulan barang tidak dapat diubah kembali
atau ditambahkan usulan barang baru.
Jika Surat Pernyataan Tidak Disetujui oleh PIC RKBMD maka Statusnya akan berubah menjadi “DRAFT” dan dapat melakukan penambahan usulan barang baru dan diwajibkan
untuk melakukan Download Surat Pernyataan baru dan melakukan Upload Revisi Surat Pernyataan.
Klik untuk melakukan download Surat Pernyataan baru jika ada perubahan data usulan barang
Upload revisi surat pernyataan jika terdapat perubahan
43 Jika Surat pernyataan telah di Setujui, maka statusnya akan berubah menjadi “Selesai” dan Pada menu Daftar RKBMD dapat dilihat daftar usulan Pengadaan barang yang telah di posting sesuai dengan yang di input SKPD/UKPD
44 Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD Pemeliharaan dan melakukan penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PEMELIHARAAN – pilih Usulan Pemeliharaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub kegiatan yang baru.
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
45 • Lokasi : Menunjukan informasi nama dan kode lokasi SKPD/UKPD
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan • Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan pemeliharaan dan membuat list pengajuan usulan pemeliharaan baru Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan Klik tombol Hapus untuk menghapus
46 Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan pemeliharaan baru pada Sub Kegiatan dengan menekan tombol .
Pada tahap pertama, SKPD/UKPD diharuskan memilih barang yang terdaftar pada KIB untuk diusulkan pemeliharaannya. Pilih KIB, kemudian input nama barang di kolom Barang untuk mencari barang secara spesifik, atau kosongkan untuk menampikan barang secara keseluruhan. Kemudian klik .
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan
47 Jika seluruh barang yang ingin diusulkan untuk dipelihara sudah masuk kedalam tabel
Daftar barang yang akan diajukan dalam RKBMD Pemeliharaan, klik . Jika ingin menghapus barang dari daftar yang ingin dipelihara, pilih barang kemudan klik
48 Ada 2 tahapan dalam pemilihan komponen pemeliharaan, pertama pilih komponen
pemeliharaan, kedua pilih jenis kapitalisasi.
Klik tombol Pilih komponen untuk memilih komponen
49
kategori untuk menampilkan komponen berdasarkan Kode Barang, dan pencarian custom untuk menampilkan komponen sesuai dengan kata yang diinput dalam kolom
pencarian.
Setelah melakukan pencarian, pilih salah satu komponen yang ingin digunakan untuk barang yang akan dipelihara.
Selanjutnya adalah memilih jenis kapitalisasi dari komponen pemeliharaan yang dipilih. Kemudian klik
50 Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan diusulkan. apabila sudah benar, maka pilih barang yang akan diusulkan untuk kemudian dikirim kepada akun penelaah untuk di telaah dengan mengklik tombol .
51 • Untuk UKPD, pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD