MANUAL BOOK
E-RKBMD
BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
i
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh
masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik
kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah
diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik
pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan
Good
Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelolaan Aset Daerah (BPAD)
Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset
Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website
http://aset.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website
http://aset.jakarta.go.id
,
salah satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e-RKBMD
ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya
fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.
Jakarta, Oktober 2019
Kepala Badan Pengelolaan Aset Daerah
Provinsi DKI Jakarta
Pujiono
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... I DAFTAR ISI... II
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD ... 1
A. AKTIVASI RKBMD ... 4 B. DASHBOARD ... 5 C. SETUP ... 6 1. MENU BIDANG ... 8 2. MENU SUB BIDANG ... 9 3. PROGRAM KEGIATAN ... 11 4. PELAKSANA KEGIATAN ... 13 D. REFERENSI ... 14 1. MENU KEPALA SKPD ... 14 2. DAFTAR BARANG ... 15 3. DAFTAR TEMPLATE ... 17 E. RKBMD PENGADAAN ... 18 1. STAF SKPD/UKPD ... 18
2. KEPALA UKPD(PROSES TELAAH USULAN PENGADAAN BARANG) ... 29
3. SEKRETARIS SKPD(PROSES TELAAH KE-2) ... 32
4. KEPALA SKPD(PROSES VALIDASI PENGAJUAN) ... 36
5. BPAD(TAHAPAN POSTING) ... 38
F. RKBMD PEMELIHARAAN ... 44
1. STAF SKPD/UKPD ... 44
2. PROSES TELAAH (KEPALA UKPD/SEKRETARIS SKPD) ... 51
3. PROSES VALIDASI USULAN (KEPALA SKPD) ... 55
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB SISTEM E-RKBMD
BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH
e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:
- Perencanaan Pengadaan BMD - Perencanaan Pemeliharaan BMD - Perencanaan Pemanfaatan BMD - Perencanaan Penghapusan BMD
Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu: - Pengurus Barang(SKPD/UKPD)
- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang - Pengguna Barang(SKPD/UKPD)
- Pengelola Barang
- Pejabat Penatausahaan Barang - Pengurus Barang Pengelola
Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:
1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan oleh Pengguna Barang.
2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang, standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).
3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:
- Rusak berat;
- Sedang dalam status penggunaan sementara;
- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;
2 Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD
3 Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:
Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list username yang akan digunakan pada manual book ini:
Staff SKPD/UKPD Username: RK[Kolok]3 Sekretaris SKPD Username: RK[Kolok]2 Kepala SKPD/UKPD Username: RK[Kolok]1 Pengurus Barang Username: RK[Kolok]3 Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang (P3B) Username: RK[Kolok]1
4
Tidak Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD, maka SKPD/UKPD tidak bisa melanjutkan
pengajuan usulan RKBMD, apabila memilih Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD maka SKPD/UKPD bisa melanjutkan untuk melakukan usulan RKBMD.
Untuk User Staf dan User Sekretariat yang belum diaktivasi Usulan RKBMD nya oleh Kepala SKPD/UKPD, maka akan muncul notifikasi Untuk memulai, silahkan melakukan Aktivasi
5
B. DASHBOARD
Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang merupakan tampilan awal saat user Login ke dalam sistem. Dashboard ini berfungsi untuk menampilkan seluruh rekapitulasi SKPD/UKPD, jumlah usulan barang yang diajukan dan jumlah nilai dari usulan tersebut.
6 Semua menu akan terkunci dan tidak akan memunculkan tampilan lain sebelum user melakukan pengisian Data Profile dengan benar.
Field yang harus diisikan yaitu Nama Pemegang user, NIP, NRK, Telepon, email, Password baru (untuk merubah password default), konfirmasi password baru, dan password lama. Klik
7 Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang, subbidang, program Kegiatan, pelaksana kegiatan. Untuk menu Program Kegiatan hanya
8 dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.
Klik tombol ‘TAMBAH’ untuk menambahkan
bidang baru
Isikan kolom : Nama Bidang, Nama Pejabat, NIP dan NRK lalu klik
tombol ‘SIMPAN’ Berikut adalah tampilan dari menu
setup Bidang
Tombol untuk merubah data Tombol untuk menghapus data
9 yang ada pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama Sub bidang dapat dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.
Berikut adalah tampilan dari menu setup Sub Bidang
Pilih Bidang dari drop down list bidang yang telah didaftarkan – Lalu klik tombol tambah untuk menambahkan subbidang baru
10
Isikan kolom : Nama Sub Bidang, Nama Pejabat, NIP, NRK, jumlah pegawai PNS dan Non PNS pada subbidang tersebut –
11
3. Program Kegiatan – untuk melakukan penambahan program kegiatan berdasarkan
urusan, bidang urusan, program, dan kegiatan yang berkaitan dengan tugas SKPD/UKPD. Penambahan program kegiatan ini hanya dapat ditentukan oleh Sekretaris SKPD.
Checklist semua / beberapa sub kegiatan lalu Klik ‘Submit’ untuk menambahkan sub
kegiatan ke dalam SKPD/UKPD
Isi kolom Urusan, Bidang Urusan, Program, dan Kegiatan berurutan dengan cara memilih nilai yang sudah disediakan
pada Drop down list secara berurutan
Setelah semua telah terpilih, maka akan ditampilkan sub kegiatan dan Nomenklatur
12
Sub kegiatan yang berhasil ditambahkan akan muncul di bagian list Program Kegiatan SKPD
Sub kegiatan dapat dihapus dari Lis program dan kegiatan dengan cara melakukan checklist lalu klik Hapus
13
4. Pelaksana Kegiatan – Untuk melakukan pemetaan sub kegiatan yang telah ditentukan
oleh Sekretaris SKPD ke subbidang pada SKPD/UKPD sebagai unit pelaksananya.
Pada kolom pelaksana kegiatan, jika kosong maka belum ditentukan
subbidang pelaksananya. Jika sudah terisi maka sudah dimapping
ke Sub bidang pelaksananya
Klik tombol Edit untuk melakukan mapping Pelaksana kegiatan atau melakukan perubahan dan Tombol
14
D. REFERENSI
1. Menu Kepala SKPD – digunakan untuk melihat nama kepala SKPD.
Pada tampilah Setup Pelaksana kegiatan, Pilih kolom Pelaksana dan
Pilih sub bidang yang akan di-SET menjadi pelaksana Sub Kegiatan
15
2. Daftar Barang – Sebagai referensi untuk staf SKPD/UKPD untuk mencari dan melihat
komponen yang ingin diajukan terdaftar atau tidak didalam sistem sebelum melakukan penginputan pengajuan barang.
Pada kolom Kelompok, Jenis, objek, Rincian objek, dan Sub rincian objek pilih nilai yang ada pada drop down list
Maka akan muncul list rincian objek sesuai dengan kategori yang dipiliih
16
Klik tombol Action untuk mengeluarkan List barang yang ada
17
3. Daftar Template – Digunakan untuk menentukan dan membatasi barang apa saja yang
dapat diajukan oleh suatu SKPD/UKPD. Pada menu ini SKPD dan UKPD dapat melihat barang apa saja yang dapat diajukan pada sistem e-RKBMD. Daftar template ini ditentukan oleh BAPPEDA.
18 Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PENGADAAN – pilih Usulan Pengadaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub kegiatan yang baru.
• Lokasi : Menunjukan lokasi SKPD/UKPD yang sedang Login
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan • Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
19
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan barang dan membuat list pengajuan usulan barang
baru
Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan
Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list
20 Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan barang baru pada Sub Kegiatan dengan menekan tombol Pengajuan :
Pada bagian awal akan ditampilkan Informasi Default (tidak dapat diubah) terkait tahun pengadaan, Lokasi pengadaan, Sub Kegiatan, dan Pelaksana kegiatannya.
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan
21 Pada bagian selanjutnya merupakan tampilan untuk melakukan pemilihan barang (komponen) yang ingin diajukan dengan cara mengisikan setiap kolom yang ada dengan nilai yang ada pada Drop Down List secara berurutan dari atas kebawah, karena datanya saling berkaitan satu sama lain. Staf SKPD/UKPD harus melakukan pemilihan apakah
komponen yang diajukan tersebut akan diperuntukan untuk digunakan oleh SKPD/UKPD-nya sendiri atau diserahkan kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk
22
maka dapat mengklik tombol “Custom Search”
Maka bagian Kategori Komponen seluruh fieldnya akan auto fill dengan kategori dari barang yang dipilih dan barang tersebut akan ada di kolom Daftar Barang.
Isikan KEYWORD dari barang yang ingin diajukan lalu Klik Cari Maka akan muncul List barang yang
sesuai dengan Keyword tersebut
Pilih barang yang ingin diajukan dengan klik tombol open
23 Jika terdapat barang yang sejenis pada SKPD/UKPD tersebut, akan ditampilkan jumlah beserta status barang tersebut (Baik, Idle, Rusak Ringan, Rusak Berat), SBSK, serta jumlah pegawai di Sub bidang pada bagian Data Existing sebagai informasi tambahan dalam penentuan pengajuan barang dan juga untuk proses Telaah di tahapan selanjutnya.
Setelah tombol ‘Cari’ Di klik maka akan muncul list barang yang sesuai seperti gambar dibawah ini. Checklist pada barang yang ingin diajukan, dan klik tombol ‘Submit’ untuk menambahkan barang tersebut di list pengajuan barang.
24
Field Status: menunjukkan tahapan proses yang sedang berjalan
Jika barang belum diajukan maka Pada kolom Jumlah dapat dilakukan perubahan nilai
25 Checklist pada barang yang ingin di proses dan klik tombol untuk menghapus barang dari List (Barang dapat dihapus dari list selama barang tersebut belum diajukan) Atau klik tombol untuk menyimpan perubahan barang.
Setelah tombol selesai di klik maka akan muncul tampilan ‘Summary Usulan Pengadaan’
yang akan menampilkan summary barang dan statusnya (Sudah diajukan atau belum diajukan). Klik tombol untuk mengajukan barang ke tahpan selanjtnya.
Maka Status barang akan terupdate menjadu ‘Sudah diajukan’
Jika pengajuan barang telah berhasil dilakukan, Staf UKPD dapat melakukan monitoring
Pengajuan barang dengan cara menekan tombol ‘Monitoring Sub Kegiatan’ pada menu
RKBMD Pengadaan – Usulan Barang – Pilih Monitoring
Klik pada Jumlah barang berkotak ungu untuk melihat detai barang
yang diusulkan
Klik pada Kotak ungu pada Kolom Jumlah BB (Barang Baik) untuk
26 Klik tombol Buka pada kolom Action untuk melihat status monitoring pengajuan barang yang ingin dilihat, maka akan muncul informasi detail barang diikuti oleh status tahapan pengajuan usulan barang dan keterangannya, seperti pada gambar di bawah ini:
27
**Notes:
• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang sama untuk Sub Kegiatan yang sama. Barang yang telah berhasil diajukan pada sub kegiatan yang sama akan otomatis hilang dari list agar tidak diajukan lagi.
• Kuantitas barang yang ingin diajukan dapat dirubah selama barang tersebut masih dalam bentuk Draft (Belum dikirim/diajukan ke tahap selanjutnya)
• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut sudah diajukan maka staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke pihak yang melakukan telaah terhadap usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD • untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh
28 menunjukan tahapan apa saja yang akan dilalui dari awal hingga akhir Pengajuan BMD beserta status jumlah usulan barang yang masuk, jumlah usulan barang pada tahapan tertentu, dan Output dari usulan barang tersebut
Jumlah barang yang telah selesai di proses Statusnya
sudah Posting/Cancel Jumlah input
barang yang telah diajukan SKPD/UKPD
Workflow untuk UKPD
Workflow untuk SKPD
Disetiap tahapan akan ditampilkan jumlah barang yang ada di tahapan
29
2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul tampilan awal Dashboard. Untuk melakukan Telaah pada pengajuan usulan barang Staf UKPD, klik RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
- Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukkan jumlah dari sub kegiatan yang mengajukan usulan
pengadaan barang
- Jumlah barang: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan oleh Staf UKPD - Belum di proses: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan namun belum
dilakukan Telaah/Verfikasi oleh Kepala UKPD
Untuk memulai Telaah Klik tombol Action Untuk Kepala SKPD/UKPD tidak dapat
melakukan penambahan usulan baru dan hanya bertugas untuk melakukan Verifikasi
telaah pengajuan pengadaan dari Staf UKPD.
Klik tombol ‘Review’ untuk membuka halaman telaah. Dan tombol ‘Monitoring’ untuk melakukan monitoring (seperti pada Penjelasan sebelumnya)
30 Pilih barang yang masih memiliki Nilai >0 pada kolom ‘Belum Diproses’ dan klik tombol Barang untuk me-Load list barang, seperti pada gambar di bawah ini:
31 Jika ingin melakukan Telaah barang dengan cara terpisah maka klik Tombol Telaah
yang tersedia maka akan muncul Pop Up Telaah seperti gambar berikut:
Jika Telaah sudah selesai dilakukan maka akan ada keterangan tambahan di kolom Status. Checklist pada barang lalu klik Kirim Telaah untuk melanjutkan proses ke tahap selanjutnya.
32 yang diajukan oleh staf SKPD/UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya, pilih menu
RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Sekretaris SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Telaah, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai di kolom Belum Diproses > 0
33
Sama seperti Kepala UKPD, Sekretaris SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru, karena tugasnya hanya untuk melakukan Telaah ke-2 (Jika pengajuan
berasal dari UKPD) atau Telaah ke-1 (Jika pengajuan berasal dari Staf SKPD)
Klik tombol Review pada sub kegiatan yang pada kolom Belum Diproses > 0 maka akan muncul tampilan Daftar Sub – Sub Rincian objek seperti pada gambar berikut:
34
Klik tombol Telaah untuk Melakukan Telaah khusus pada
barang yang dipilih
Checklist barang dan Pilih keputusan Telaah yang tersedia di Drop Down List
35 Jika Sekretaris Dinas Telah selesai melakukan Telaah klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil Telaah, Maka pada kolom status akan terdapat keterangan tambahan hasil Telaah (Setuju/Tidak Setuju). Untuk melanjutkan Pengajuan usulan barang ke Tahapan selanjutnya Klik tombol Kirim Telaah.
Setelah tombol Kirim Telaah di klik, maka pada kolom Status akan menunjukakn proses selanjutnya yaitu menjadi Pengajuan KA. SKPD seperti pada gambar berikut ini:
36 Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu pilih menu RKBMD PENGADAAN – Pilih
Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Kepala SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Validasi, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai di kolom Belum Diproses > 0
37 Klik tombol untuk membuka halaman Daftar Sub – sub rincian objek pada kolom Belum Diproses > 0
Klik tombol barang untuk meload Daftar workflow barang pada bagian bawah untuk melakukan
38 oleh kepala BPAD.
5. BPAD (Tahapan Posting)
Jika kepala SKPD sudah melakukan tugasnya, maka statusnya berubah menjadi Menunggu Verifikasi/Telaah PIC RKBMD (Staf BPAD). SKPD/UKPD menunggu Telaah dari Staf BPAD dan perubahan statusnya dapat dilihat pada kolom status dan akan berubah jika pihak BPAD sudah melakukan proses dan tugasnya.
39 Jika sudah dilakukan verifikasi oleh PIC RKBMD maka akan muncul status baru pada kolom status yaitu menunggu pengajuan dari Kepala PIC RKBMD. Kepala PIC RKBMD akan meneruskan pengajuan usulan pengadaan barang yang telah di Telaah oleh para PIC RKBMD kepada Kepala Badan BPAD dengan melakukan Checklist pada barang dan Klik “Kirim Pengajuan”.
40 Ajukan oleh Kepala BPAD maka statusnya akan berubah menjadi “POSTING” Seperti pada gambar di bawah ini:
Jika seluruh barang yang diusulkan oleh SKPD dan UKPD dibawahnya telah memiliki status “POSTING” atau “Batal” (dapat dilihat dari Status Workflow, Jumlah Usulan = Jumlah Selesai).
maka pada level SKPD dapat melakukan download Surat Pernyataan pada menu RKBMD Pengadaan – Usulan Pengadaan – Dibagian paling bawah (yang terdiri dari Surat Usulan, Surat Pernyataan dan Lampiran) yang telah disediakan dengan Klik tombol Download Surat
41
Surat-surat tersebut harus di Print dan ditandatangani lalu di scan utuk diupload kembali kedalam sistem, agar Usulan barang-barang yang telah diajukan dapat di posting
ke daftar RKBMD.
Untuk melakukan Posting Surat Lampiran yaitu dengan Klik tombol Upload Surat
Pernyataan maka akan muncul Pop up untuk melakukan Attach Surat-surat lampiran, Klik Browse pada tiap attachment dan Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
42
RKBMD.
Jika SKPD telah melakukan upload Surat pernyataan dengan Status “Menunggu Validasi” Atau “Selesai” maka Daftar pengajuan usulan barang tidak dapat diubah kembali
atau ditambahkan usulan barang baru.
Jika Surat Pernyataan Tidak Disetujui oleh PIC RKBMD maka Statusnya akan berubah menjadi “DRAFT” dan dapat melakukan penambahan usulan barang baru dan diwajibkan
untuk melakukan Download Surat Pernyataan baru dan melakukan Upload Revisi Surat Pernyataan.
Klik untuk melakukan download Surat Pernyataan baru jika ada perubahan data usulan barang
Upload revisi surat pernyataan jika terdapat perubahan
43 Jika Surat pernyataan telah di Setujui, maka statusnya akan berubah menjadi “Selesai” dan Pada menu Daftar RKBMD dapat dilihat daftar usulan Pengadaan barang yang telah di posting sesuai dengan yang di input SKPD/UKPD
44 Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD Pemeliharaan dan melakukan penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PEMELIHARAAN – pilih Usulan Pemeliharaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub kegiatan yang baru.
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
45 • Lokasi : Menunjukan informasi nama dan kode lokasi SKPD/UKPD
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan • Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan pemeliharaan dan membuat list pengajuan usulan pemeliharaan baru Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan Klik tombol Hapus untuk menghapus
46 Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan pemeliharaan baru pada Sub Kegiatan dengan menekan tombol .
Pada tahap pertama, SKPD/UKPD diharuskan memilih barang yang terdaftar pada KIB untuk diusulkan pemeliharaannya. Pilih KIB, kemudian input nama barang di kolom Barang untuk mencari barang secara spesifik, atau kosongkan untuk menampikan barang secara keseluruhan. Kemudian klik .
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan
47 Jika seluruh barang yang ingin diusulkan untuk dipelihara sudah masuk kedalam tabel
Daftar barang yang akan diajukan dalam RKBMD Pemeliharaan, klik . Jika ingin menghapus barang dari daftar yang ingin dipelihara, pilih barang kemudan klik
48 Ada 2 tahapan dalam pemilihan komponen pemeliharaan, pertama pilih komponen
pemeliharaan, kedua pilih jenis kapitalisasi.
Klik tombol Pilih komponen untuk memilih komponen
49
kategori untuk menampilkan komponen berdasarkan Kode Barang, dan pencarian custom untuk menampilkan komponen sesuai dengan kata yang diinput dalam kolom
pencarian.
Setelah melakukan pencarian, pilih salah satu komponen yang ingin digunakan untuk barang yang akan dipelihara.
Selanjutnya adalah memilih jenis kapitalisasi dari komponen pemeliharaan yang dipilih. Kemudian klik
50 Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan diusulkan. apabila sudah benar, maka pilih barang yang akan diusulkan untuk kemudian dikirim kepada akun penelaah untuk di telaah dengan mengklik tombol .
51 • Untuk UKPD, pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD
2. Proses Telaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD)
Saat log in menggunakan akun penelaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD), klik tanda notifikasi yang berada di pojok kanan atas untuk menelaah usulan pemeliharaan yang diajukan.
Angka pada icon lonceng (notifikasi) menandakan jumlah usulan pemeliharaan yang perlu ditelaah. Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD yang perlu ditelaah usulan pemeliharaannya.
Klik tombol notifikasi untuk melakukan telaah terhadap
52 saja yang akan ditelaah, kemudian pilih hasil penelaahan apakah disetujui, tidak disetujui
atau dikembalikan untuk diperbaiki pada dibagian bawah. Kemudian klik simpan telaah .
53 Cara kedua, penelaahan usulan barang pemeliharaan satu persatu dengan cara menekan tombol telaah pengajuan pada kolom Action yang ada di sisi kanan barang yang ingin ditelaah.
54 Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang telah ditelaah. apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di telaah untuk kemudian di kirim ke fase selanjutnya dengan menekan tombol .
55
3. Proses Validasi Usulan (Kepala SKPD)
Usulan yang telah ditelaah oleh Sekretaris SKPD, harus divalidasi terlebih dahulu oleh Kepala SKPD sebelum nantinya akan di telaah kembali oleh PIC RKBMD. Saat log in menggunakan akun Kepala SKPD, klik tanda notifikasi yang berada di pojok kanan atas untuk melakukan validasi usulan pemeliharaan yang telah ditelaah.
Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD yang perlu validasi usulan pemeliharaannya.
Klik tombol notifikasi untuk melakukan validasi terhadap
56
Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan telah divalidasi. apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di validasi untuk kemudian di kirim ke fase selanjutnya dengan menekan tombol .
57 Jika sudah divalidasi, selanjutnya tinggal menunggu hasil telaah oleh PIC RKBMD dan validasi oleh Kepala BPAD. Jika sudah di validasi oleh Kepala BPAD selanjutnya staf SKPD melakukan Download dan Upload dokumen lampiran RKBMD yang harus ditandatangani oleh Kepala SKPD.
4. Download dan Upload Dokumen Lampiran RKBMD (Staf SKPD)
Untuk melakukan upload dan download lampiran RKBMD, masuk ke menu RKBMD
PEMELIHARAAN dan kemudian pilih sub menu Berita Acara Pengajuan. Klik
untuk mendownload lampiran RKBMD, dan klik untuk mengupload file lampiran RKBMD yang telah di tandatangani oleh kepala SKPD.
Terdapat 3 jenis file Lampiran yang perlu di upload yaitu, Surat Usulan, Surat Pernyataan dan Lampiran. Masing-masing file wajib ditandatangani oleh kepala SKPD selaku penanggungjawab atas segala usulan yang diusulkan oleh SKPD serta UKPD yang berada dibawahnya.
58 Selanjutnya klik untuk mengirim file lampiran yang kemudian akan ditelaah oleh PIC RKBMD.
59 Setelah mengirim dokumen lampiran RKBMD. Tahap selanjutnya adalah menunggu hasil telaah dokumen lampiran oleh PIC RKBMD. Apabila dokumen telah disetujui oleh PIC RKBMD, maka usulan RKBMD SKPD/UKPD dianggap selesai dan SKPD beserta UKPD yang berada dibawahnya sudah tidak bisa lagi melakukan pengajuan usulan RKBMD.
