Gambar10. Rancangan Context Diagram Sitem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
0 Penerimaan Kas
1.3 Membuat BPKBB
2
Menghitung, membuat form dan mengumpulkan arsip
dokumen 3.1 Membuat BHKB dan Laporan Aktivitas 3.2 Input data dan mencetak form dari Penerimaan Kas 2.1 Menghitung dan menyimpan uang 2.2 Mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen-dokumen 2.3 Membuat form dan
BPKB 3 Membuat Laporan Penerimaan Kas 1.2 Menghitung dan menyerahkan uang, RKP, FHPK ke Bendahara 1 Menerima uang dan dokumen-dokumen
1.1 Penerimaan uang dari penyetor dana
Gambar 11. Rancangan Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber: data primer yang diolah
Keterangan:
RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan FHPK : Formulir Hasil Penghitungan Kolekte BPKB : Bukti Penerimaan Kas/ Bank
BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank BHKB : Buku Harian Kas
c. Rancangan Diagram 3 Akuntansi membuat Laporan Penerimaan Kas Penyetor Dana Ketua
Uang Data Penerimaan
Kas
BPKB
Input data dari dokumen
BHKB dan Laporan Aktivitas
Laporan dan Form Penerimaan Kas (Kolekte, Persembahan,
Sumbangan)
BHKB dan Laporan Aktivitas 2
Bendahara mengihitung, membuat form dan mengumpulkan arsip dokumen Form Kolekte, Persembahan, Sumbangan 1 Kasir Menerima uang dan
dokumen-dokumen
Uang, RKP, FHPK, BPKB,
BPKBB
BPKBB
Surat ucapan tanda terimakasih telah
menyumbang
Gambar 12. Rancangan Diagram Level 0 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber: data primer yang diolah
Keterangan:
RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan FHPK : Formulir Hasil
Penghitungan Kolekte BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
BPKB : Bukti Penerimaan Kas/Bank BHKB : Buku Harian Kas/Bank
1 Uang RKP FHPK Mengisi RKP Mengisi FHPK BPKBB Penyetor Dana 2 1.3 Membuat BPKBB dan BPKB 1.2 Menghitung dan menyerahkan uang, RKP, FHPK ke Bendahara 1.1 Menerima uang Uang BPKB Uang, RKP, FHPK, BPKBB,BPKB
Gambar 13. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses Nomor 1 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber: data primer yang diolah
RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan FHPK : Formulir Hasil
Penghitungan Kolekte BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
2
Uang, RKP, FHPK, BPKBB,BPKB RKP FHPK BPKBB 2.1 Menghitung dan Menyimpan uang 2.2 Mengumpulkan dan Mengarsipkan dokumen-dokumen RKP, FHPK, BPKBB,BPKB BPKB Mengisi BPKB Simpan BPKBB Simpan RKP Simpan FHPK RKP, FHPK, BPKBB,BPKB 1 2.3Membuat form dan BPKB
3 RKP, FHPK,
BPKBB, BPKB
Gambar 14. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses Nomor 2 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber: data primer yang diolah
Keterangan:
RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan FHPK : Formulir Hasil Penghitungan Kolekte BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
BPKB : Bukti Penerimaan Kas/Bank
3
RKP FHPK BPKBB Simpan BPKBB Simpan RKP Simpan FHPK 3.1 Membuat BHKB dan Laporan Aktivitas 3.2 Membuat form Penerimaan Kas RKP, FHPK, BPKBB, BPKB RKP, FHPK, BPKBB, BPKB Mengisi Kolekte Mengisi Persembahan Mengisi Sumbangan Kolekte Persembahan Sumbangan 2 Ketua Sumbangan), BHKB, dan Laporan Aktivtasi Simpan BPKB BPKB BHKB dan Laporan Aktivitas BHKB dan Laporan AktivitasGambar 15. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses Nomor 3 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber: data primer yang diolah
Keterangan:
RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan
FHPK : Formulir Hasil Penghitungan Kolekte
BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
BPKB : Bukti Penerimaan Kas/Bank BHKBB : Buku Harian KasBesar/Bank
Perancangan input adalah langkah awal untuk memulai suatu proses sistem informasi penerimaan kas. Hal-hal yang diperlukan dalam perancangan input yaitu berupa transaksi-transaksi penerimaan kas di Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang.
a. Perancangan Kamus Data
Tabel 13. Rancangan Kamus Data untuk Penerimaan Kolekte
No. Field Name Data Type Default Value Field Size Primary Key Format Keterangan
1. Kode_Kolekte Text Not Null 50 PK - Kode Kolekte
2. Tanggal Date/Time Not Null - - Medium
Date
Tanggal Penerimaan Kolekte
3. Kolekte_Minggu Currency Not Null - - Standard Jumlah Kolekte
Minggu
4. Kolekte_Lain Currency Not Null - - Standard Jumlah Kolekte Lain
No. Field Name Data Type Default Value Field Size Primary Key Format Keterangan
1. Kode_Persembahan Text Not Null 50 PK - Kode Persembahan
2. Tanggal Date/Time Not Null - - Medium
Date
Tanggal Penerimaan Persembahan
3. Jumlah_Persembahan Currency Not Null - - Standard Jumlah
Persembahan
Sumber: data primer yang diolah
Tabel 15. Rancangan Kamus Data untuk Penerimaan Sumbangan
No. Field Name Data Type Default Value Field Size Primary Key Format Keterangan
1. Kode_Sumbangan Text Not Null 50 PK - Kode Sumbangan
2. Tanggal Date/Time Not Null - - Medium
Date
Tanggal Penerimaan Sumbangan
3. Jmh_Sumbangan
Internal Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Internal
4. Jmh_Sumbangan
Eksternal Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Eksternal
5. Jmh_Sumbangan
Devotionalia Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Devotionalia
No. Field Name Data Type Default Value Field Size Primary Key Format Keterangan
6. Jmh_Sumbangan
Dana Kematian Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Dana Kematian 7. Jmh_Sumbangan
Instansi Lain Currency Not Null - - Standard Jumlah Instansi Lain
8. Jmh_Sumbangan
Stipendium Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Stipendium
9. Jmh_Sumbangan
Lainnya Currency Not Null - - Standard
Jumlah Sumbangan Lainnya
Sumber: data primer yang diolah
Tabel 16. Rancangan Kamus Data untuk TUser
No. Field Name Data Type Default Value Field Size Primary Key Format Keterangan
1. UserId Number Not Null - PK - User Id
2. UserName Text Not Null 255 - - User Name
3. UserPassword Text Not Null 255 - - User Password
b. Perancangan Form
Tujuan perancangan form ,yaitu:
1) Memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya.
2) Memudahkan pengertian struktur informasi.
3) Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time, dan storage
space).
1) Form LOGIN
Gambar 16. Rancangan Form LOGIN
Rancangan Form LOGIN dapat berfungsi untuk mengawali sebuah proses dan menjaga keamanan untuk sistem informasi akuntansi dari kecurangan. Pada Form LOGIN yang memulai dan melanjutkan proses untuk mengisi data yaitu hanya bagian akuntansi, sehingga tidak ada orang lain yang dapat mengubah atau mengotak-atik data agar tidak terjadi fraud. Form ini dapat menjadi salah satu pengendalian intern untuk sebuah sistem.
Form LOGIN terdiri dari:
a) User Name : User Name mempunyai fungsi untuk
memasukkan identitas pemakai atau pengguna sistem.
b) Password : Password mempunyai fungsi untuk mengamakan aplikasi SIA penerimaan kas
2) Form Pembuka Aplikasi Penerimaan Kas Gereja
Gambar 17. Rancangan Form Pembuka
Sumber: data primer yang diolah
Rancangan Form Pembuka dapat berfungsi untuk melanjutkan proses dalam memilih berbagai form dan report yang telah diinput datanya. Form Pembuka terdiri dari:
a) Kolekte : Kolekte mempunyai fungsi untuk mengakses ke isi Form Kolekte.
b) Persembahan : Persembahan berfungsi untuk mengakses ke isi Form Persembahan.
c) Sumbangan : Sumbangan berfungsi untuk mengakses ke isi Form Sumbangan.
d) Laporan Penerimaan Kolekte : Laporan Penerimaan Kolekte berfungsi untuk mengakses ke isi Laporan Penerimaan Kolekte.
e) Laporan Penerimaan Persembahan : Laporan Penerimaan Persembahan berfungsi untuk mengakses ke isi Laporan Penerimaan Persembahan.
f) Laporan Penerimaan Sumbangan : Laporan Penerimaan Sumbangan berfungsi untuk mengakses ke isi Laporan Penerimaan Sumbangan.
3) Form Kolekte
Gambar 18. Rancangan Form Kolekte
Sumber: data primer yang diolah
Form Kolekte terdiri dari beberapa:
a) Kode_Kolekte : Kode Kolekte diisi kode kolekte secara manual/diketik
b) Tanggal :Tanggal diisi tanggal sesuai pilihan tanggalan
c) Kolekte_Minggu: Kolekte minggu diisi jumlah kolekte minggu secara manual/diketik
d) Kolekte_Lain : Kolekte lain diisi jumlah kolekte lain secara manual/diketik
4) Form Persembahan
Gambar 19. Rancangan Form Persembahan
Sumber: data primer yang diolah
Form Persembahan terdiri dari:
a) Kode_Persembahan : Kode persembahan diisi secara manual/diketik
b) Tanggal : Tanggal diisi tanggal sesuai pilihan tanggalan
5) Form Sumbangan
Gambar 20. Rancangan Form Sumbangan
Sumber: data primer yang diolah
Form Sumbangan terdiri dari:
d. Kode_Sumbangan : Kode sumbangan diisi secara manual/diketik
e. Tanggal : Tanggal diisi tanggal sesuai pilihan tanggalan
f. Jmh_Sum.Internal : Jumlah sumbangan internal diisi secara manual/diketik
diisi secara manual/diketik h. Jmh_Sum.Devotionalia : Jumlah sumbangan devotional
diisi secara manual/diketik i. Jmh_Sum.Dana Kematian : Jumlah sumbangan dana
kematian diisi secara manual/diketik
j. Jmh_Sum.Instansi Lain : Jumlah sumbangan lain diisi secara manual/diketik
k. Jmh_Sum.Stipendium : Jumlah sumbangan stipendium diisi secara manual/diketik l. Jmh_Sum.Lainnya : Jumlah sumbangan lainnya diisi
4. Perancangan Output
Setelah melakukan perancangan input, maka akan ada output yang penjelasan kode-kodenya adalah sebagai berikut:
1 2 3 4 5 6 Digit ke 1 : Gereja
2 : Penerimaan
3 dan 4: Sub Kelompok dari Penerimaan (Kolekte, Persembahan, Sumbangan) 5 dan 6 : Perincian Nama Akun
a. Laporan Penerimaan Kolekte
Laporan penerimaan kolekte sudah terisi dan digunakan untuk pelaporan penerimaan kolekte yang kemudian akan dicetak.
Gambar 21. Rancangan Laporan Penerimaan Kolekte
2. Laporan Penerimaan Persembahan
Laporan penerimaan persembahan sudah terisi dan digunakan untuk pelaporan penerimaan persembahan yang kemudian akan dicetak.
Gambar 22. Rancangan Laporan Penerimaan Persembahan
3. Laporan Penerimaan Sumbangan
Laporan penerimaan sumbangan sudah terisi dan digunakan untuk pelaporan penerimaan sumbangan yang kemudian akan dicetak.
Gambar 23. Rancangan Laporan Penerimaan Sumbangan
Sumber: data primer yang diolah
Gambar 24. Rancangan Laporan Penerimaan Sumbangan (Lanjutan)
112
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang mempunyai sistem akuntansi penerimaan kas yang mengacu pada Pedoman Dasar Keuangan Paroki Keuskupan Agung Jakarta. Hal ini dibuktikan dengan adanya pembagian tugas yaitu dapat diketahui dari fungsi penerimaan kas yang dikerjakan oleh kasir, fungsi penyimpanan kas oleh bendahara dan fungsi akuntansi oleh bagian akuntansi.
2. Sistem akuntansi penerimaan kas pada paroki belum memenuhi kebutuhan paroki. Hal ini dapat dilihat dari pencatatan dokumen yang dilakukan bersifat manual dan membutuhkan waktu yang lama untuk pencatatannya sehingga menjadi tidak efektif dan efisien, serta nomor urut pada formulir/dokumen belum tercetak maka dapat menyebabkan kelalaian saat penulisan nomor urut dan beresiko adanya nomor urut formulir/dokumen yang sama .
3. Rancangan baru sistem informasi akuntansi penerimaan kas paroki yang meliputi rancangan flowchart, rancangan DFD (Data Flow Diagram), rancangan Microsoft Access yang berupa form dan report (kolekte,
persembahan, dan sumbangan) bertujuan untuk memecahkan masalah yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan paroki.
B. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Paroki hanya mempunyai sistem akuntansi, sehingga sedikit menyulitkan penulis untuk membuat rancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas.
2. Waktu yang diperlukan sangat singkat untuk bertemu dan mewawancarai lebih detail dengan ketua (pastor paroki), bendahara dan bagian akuntansi karena jadwalnya sangat padat dengan urusan paroki, serta keterbatasan tenaga kerja khususnya pada bagian akuntansi.
C. Saran
Berdasarkan pada analisis dan pembahasan yang telah dijelaskan oleh penulis, maka penulis mengajukan saran kepada paroki untuk menggunakan sistem informasi akuntansi penerimaan kas (menggunakan dokumen semi elektronik), tujuannya yaitu mempermudah proses pencatatan penerimaan kas dan mendapatkan laporan informasi (keuangan), sehingga memotivasi paroki untuk membuat dan memakai sistem informasi akuntansi serta melakukan perkembangannya secara terus menerus sesuai dengan perkembangan zaman dan teknologi.