Delivery performance - Evaluasi Aktivitas Supply Chain Proses Interfacing antara perusahaan d

2. Cash-to-Cash Cycle

4.5 Evaluasi Aktivitas Supply Chain Proses Interfacing antara perusahaan dengan supplier PT XYZ dengan

4.5.1 Delivery performance

Metrics

Performance Attributes

Supplier-Facing Internal-Facing Reliability Responsiveness Flexibility

Assets Cost Cabai Gula Cabai Gula Cabai Gula

Delivery performance Poor ☺ Good Inventory inaccuracy ☺ Good ☺ Good Defect rate Poor ☺ Good

Planning Cycle Time 1 day 1 day

Cash to Cash Cyle 41.89 days

Payment Term 30 days

Tabel 4.11 : Rangkuman Evaluasi Supply Chain Interfacing antara perusahaan dengan supplier PT XYZ dengan metode SCOR Model

4.5 Evaluasi Aktivitas Supply Chain Proses Interfacing antara perusahaan dengan supplier PT XYZ dengan Pendekaan Operasional

4.5.1 Delivery performance

Untuk atribut performansi ini, digunakan nilai keterlambatan minimum, yaitu 0%, dengan toleransi keterlambatan 5% selama satu tahun.

Penentuan keterlambatan minimum 0% dilakukan karena mengingat cabai merupakan bahan baku yang fresh / segar, sehingga sangat diharapkan pencapaian tingkat ketepatan waktu pengiriman barang 100%, yaitu tidak melewati lead time yang telah disepakati yaitu dua hari. Delivery performance ini harus diperbaiki mengingat hal ini juga akan berkaitan dengan atribut performansi yang lain nya yaitu defect rate.

Untuk dapat mencapai target tingkat keterlambatan minimum, yaitu 0%, atau pencapaian target lead time yang telah disepakati, yaitu 100%, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut berkaitan dengan kondisi yang telah dijelaskan di atas, yaitu :

a. Pihak Supplier :

1. Memastikan persediaan / kondisi hasil panen yang dapat mencukupi untuk memenuhi permintaan PT XYZ, sehingga lead time dapat dilakukan dibawah dua hari.

2. Pada saat musim penghujan, kedua supplier dapat melakukan outsourcing cabai dari luar pulau / pihak lain, sehingga tetap dapat memenuhi permintaan PT XYZ tepat pada waktunya.

3. Perbaikan proses administrasi dan proses pengiriman cabai.

b. Pihak PT XYZ :

Berkaitan dengan kesepakatan yang telah dilakukan dengan kedua supplier, yang tertulis, dalam MoU perusahaan, maka dapat dicantumkan persyaratan, seperti pengenaan sanksi administratif apabila terjadi

keterlambatan pengiriman, sebagai contoh : penalty cost / denda keterlambatan.

4.5.2 Defect rate

Berkaitan dengan atribut performansi defect rate, PT XYZ mengharapkan defect rate dengan nilai minimal 0%, namun dengan berbagai pertimbangan, dimana dalam pembahasan ini difokuskan pada salah satu bahan baku utama PT XYZ yaitu cabai segar (fresh cabai), maka PT XYZ memberikan kelonggaran defect rate dengan nilai maksimal 5%.

Dari hal-hal yang telah dijelaskan di atas, untuk mencapai tingkat defect rate sesuai dengan standart yang ditentukan perusahaan, maka dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Pihak Supplier :

1. Meningkatkan kualitas komoditas cabai yang dipanen, hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan proses quality control pada hasil panen, memperhatikan proses penanaman dan proses panen dengan bibit unggul, sehingga dihasilkan kualitas komoditas cabai yang optimal.

2. Memperbaiki proses packaging / pengepakan, sehingga tidak merusak kualitas cabai sampai diterima di PT XYZ.

4.5.3

Inventory inaccuracy

Meskipun dari hasil statistik menunjukkan tidak ada perbedaan yang signifikan antara data fisik persediaan dengan data pencatatan, (untuk gula maupun cabai), namun perbedaan data pencatatan dengan data fisik ini harus diperbaiki.

Perbaikan ini dilakukan untuk mengurangi perbedaan data pencatatan dengan data fisik, sebelum perbedaan data ini menjadi signifikan.

Perbaikan dapat dilakukan melalui : Aktivitas Pengecekan Bahan Baku :

1. Menghitung jumlah persediaan bahan baku pada saat diterima dari supplier.

2. Mencocokan jumlah bahan baku yang diterima dengan data serah terima / kwitansi dari supplier.

3. Jika tidak ada perbedaan, melakukan input data ke sistem pencatatan persediaan.

4. Jika terdapat perbedaan, dapat melakukan langkah-langkah berikut : a. mempertanyakan ke pihak supplier.

b. melakukan verifikasi atas alat ukur / timbangan yang digunakan.

5. Memastikan data yang sudah diinput tidak dapat diganti oleh bagian penerima bahan bahan baku. Data yang diinput hanya dapat diganti dengan prosedur tertentu, yaitu pengajuan memo yang disetujui kepala gudang dan dilakukan oleh bagian IT.

86 Aktivitas Penyimpanan Bahan Baku :

1. Menyimpan persediaan dalam kemasan yang standar, misalnya dalam beberapa kardus / kantong plastik yang beratnya masing-masing sama, misalnya 10 kg.

2. Secara periodik, bagian gudang dan pihak terkait wajib melakukan stock opname, yaitu mencocokan kondisi fisik persediaan per akhir bulan dengan data pencatatan persediaan. Hasil stock opname wajib diketahui dan ditanda tangani oleh kepala gudang / warehousing supervisor. Jika terjadi perbedaan, wajib dicantumkan di berita acara stock opname.

3. Memastikan hasil stock opname menjadi Key Performance Indicator (KPI) karyawan gudang dan menentukan tingkat toleransi perbedaan yang sedikit (misal perbedaan maksimum hanya 1%) dan secara periodic, angka toleransi tersebut diturunkan (misal setelah 6 bulan, tingkat toleransi diturunkan dari 1% menjadi 0.75% dan seterusnya hingga tingkat terendah yang dapat dicapai).

4. Memastikan kemasan bahan mentah terbuat dari kualitas yang baik, misal tahan air sehingga persediaan yang tersimpan di dalamnya tidak mudah rusak /busuk.

5. Membatasi yang dapat mengakses gudang hanya karyawan bagian gudang.

6. Memastikan gudang persediaan dalam kondisi baik dan aman,

misalnya : atapnya tidak bocor, tidak terdapat tikus, tidak mudah kecurian.

Aktivitas Pengeluaran Bahan Baku :

1. Pengeluaran persediaan dari gudang untuk kebutuhan produksi harus didahului dengan MRP (Material Requiremen Planning) dari bagian produksi.

2. Melakukan pencatatan / pengurangan data persediaan di sistem setiap terjadi pengeluaran persediaan dari gudang untuk kebutuhan produksi dan mencatat nomor dan tanggal MRP.

3. Setiap terjadi bahan mentah yang rusak / membusuk di gudang, maka melakukan pencatatan / pengurangan data persediaan di system, dengan disertai pengeluaran fisik bahan mentah yang rusak dari gudang.

4.5.4 Cash-to-Cash Cycle

Untuk jumlah hari uang tertahan dalam bentuk piutang belum terbayar hanya 7 hari (tidak lama) dan jumlah hari kas tersedia karena belum membayar hutang / tagihan juga cukup bagus, karena semakin lama berarti perusahaan semakin mempunyai banyak uang untuk diputar kembali (digunakan untuk produksi / investasi)

Analisa lamanya jumlah hari uang kas tertahan dalam bentuk inventory (63 hari) :

Dalam dokumen BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN (Halaman 34-40)