BAB 4 HASILPENELITIAN
4.2. Gambaran Sistem Informasi Kesehatan di Dinas Kesehatan
4.3.5. Desain Formulir
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dan telaah terhadap formulir laporan yang ada maka dibuat desain formulir laporan integrasi sebagai dasar untuk pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Formulir laporan integrasi ini nantinya merupakan input dalam sistem informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar. Desain formulir laporan integrasi yang dirancang terutama
untuk memenuhi kebutuhan pembuatan laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi NAD dan bahan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar sebagai output dari sistem.
Jenis data yang akan dimasukkan dalam sistem informasi sama dengan data pada 49 laporan puskesmas saat ini. Duplikasi data akan diminimalisir dengan desain format laporan baru (laporan integrasi) menggunakan format LB1 sampai LB4 yang akan digunakan saat pengembangan sistem ini terealisasi dan diimplementasikan. Dari telaah terhadap 49 format saat ini ditemukan banyak duplikasi data yang akan memberikan hasil kurang akurat terhadap input dan output sistem nantinya.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada penyusunan desain format laporan integrasi ini adalah :
a. Menyalin semua field data dari 49 format yang ada.
b. Melakukan pemilahan data masing-masing format lama dan memberi kode pada field yang sama. Untuk field data yang sama diintegrasikan satu dengan yang lainnya sehingga tidak terdapat lagi duplikasi data. Data-data puskesmas untuk kepentingan kabupaten hanya bersifat kumulatif pencapaian per puskesmas.
Sebagai contoh laporan yang ada pada seksi pencegahan dan penanggulangan penyakit yang berada pada bidang P2PL (Penanggulangan Penyakit dan Penyehatan Lingkungan) seperti laporan P2 ISPA, penyakit diare, penemuan dan pengobatan malaria, laporan kasus demam berdarah dengue (DBD), pemantauan wilayah setempat kejadian KLB, sebahagian field ditemui pada format lainnya seperti pada laporan data kesakitan sehingga terjadi pengurangan field pada format laporan integrasi yang disusun. Laporan kematian maternal dan neonatal sebagian field juga ada pada format LB3 KIA lama dengan modifikasi datanya pada format LB3 KIA pada format integrasi nantinya laporan ini sudah bisa dikeluarkan sebagai output secara otomatis.
Berdasarkan dari hasil telaah dokumen yang dilakukan dari 49 format untuk puskesmas yang berjalan selama ini ada 9 format laporan yang seluruh item data sudah ada pada format LB1 sampai dengan LB4 dan 36 format lainnya hanya sebagian item data yang terdapat pada format LB1
sampai dengan LB4. Adapun 9 format laporan yang field datanya ada pada format LB1 sampai dengan LB4 dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 5
Jenis Pelaporan Program yang Tercakup dalam LB1 s/d LB4
Seksi/Program Judul Laporan Integrasi Pelaporan Kesga dan kemitraan Cakupan Pelayanan antenatal LB3 KIA, LB3 Gizi, LB3
Imunisasi Gizi Distribusi kapsul vitamin A LB3 Gizi
Jaminan kesehatan Laporan Peserta Askes LB4 (Laporan bulanan kegiatan puskesmas)
10 penyakit terbanyak Laporan bulanan data kesakitan Laporan penggunaan, sediaan jadi
narkotika
LPLPO (LB2) Farmasi, makanan dan
minuman
Laporan penggunaan, sediaan jadi psikotropika
LPLPO (LB2)
P2 Kusta Laporan Bulanan Data
Kesakitan Surveilans terpadu penyakit berbasis
puskesmas
Laporan Bulanan Data Kesakitan
P2 & PL
Laporan hasil cakupan imunisasi bayi LB3 Imunisasi
Dengan desain format laporan integrasi yang disusun akan memberikan keakuratan data yang tinggi karena duplikasi data dapat dikurangi dibandingkan dengan 49 format laporan berjalan saat ini dengan duplikasi data yang cukup tinggi dan tidak konsisten.
Pengintegrasian seluruh laporan dengan format baru ini juga menggambarkan pencapaian indikator-indikator SPM seperti kunjungan bumil K4, pertolongan persalinan oleh tenaga kesehatan dan lainnya.
Adapun hasil desain format yang disusun terdiri dari: 1. Cover Depan
Cover depan memuat logo kabupaten, bulan laporan, identitas puskesmas, data sasaran kegiatan program dan penanggung jawab data. Pada cover perlu ditampilkan data sasaran. Penetapan data sasaran digunakan sebagai pembagi pada field dalam penghitungan cakupan kegiatan sehingga sasaran yang dikeluarkan hanya satu. Penetapan jumlah masing-masing sasaran dilakukan oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar untuk masing-masing Puskesmas. Adapun bentuk cover depan pada desain laporan integrasi adalah sebagai berikut:
DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR LAPORAN INTEGRASI PUSKESMAS
No. Kode Puskesmas :
Nama Puskesmas :
Kecamatan :
Jumlah Desa :
Bulan :
TABEL SASARAN
Jumlah Penduduk : Jiwa
Jumlah KK : KK
Jumlah Bayi : Jiwa
Jumlah Balita : Jiwa
Jumlah anak SD/MI Jiwa
Jumlah Remaja Jiwa
Jumlah Bumil : Jiwa
Jumlah Bulin : Jiwa
Jumlah PUS : Jiwa
Jumlah WUS : Jiwa
Jumlah Lansia : Jiwa
:
Jumlah Pustu Yang Ada : Unit
Jumlah Pustu Melapor : Unit
Jumlah Polindes Yang Ada : Unit
Jumlah Polindes Yang Melapor : Unit
Nama Kepala Puskesmas :
NIP. :
Nama Petugas Data :
NIP. :
Gambar 2. Desain Cover Format Laporan Integrasi
Pada laporan SP2TP saat ini, cover depan hanya memuat judul laporan, logo Indonesia Sehat 2010, logo Bakti Husada dan logo Dinas Kesehatan Propvinsi Nanggroe Aceh Darussalam, dan untuk laporan program yang dikirimkan oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar tidak menggunakan cover. Gambar cover pada laporan SP2TP yang ada saat ini adalah sebagai berikut:
LALlm
ke
Gambar 3. Desain Cover Laporan SP2TP
2. Desain Laporan Data Kesakitan (LB1)
LB1 yaitu laporan data kesakitan yang memuat jenis-jenis penyakit berdasarkan kelompok umur, kasus baru dan kasus lama dan pada desain laporan integrasi dilakukan modifikasi dengan menambah kolom total penyakit berdasarkan jenis kelamin. Dimana desain ini terintegrasi dengan laporan pada program Penanggulangan Penyakit dan Penyehatan Lingkungan (P2PL) yaitu laporan P2 Kusta dan laporan surveilans terpadu penyakit berbasis Puskesmas. Desain formulir laporan data kesakitan (LB1) yang ada saat ini adalah sebagai berikut:
LAPORAN SP2TP BULANAN
LB1 S/D LB4
DINAS KESEHATAN PROVINSI NANGGROE ACEH DARUSSALAM
Ga mbar 4. Formulir Laporan Data Kesakitan (LB1) yang ada saat ini.
3. Desain LB2 (Laporan Bulanan Obat-Obatan)
LB2 merupakan laporan pemakaian dan lembaran permintaan obat (LPPO), pada formulir laporan integrasi LB2 dirubah pada item jenis obat dan kolom pemberian obat. Jenis obat dalam formulir laporan integrasi adalah obat-obat yang biasa digunakan di Puskesmas (tidak memuat semua jenis obat yang ada pada formulir LB2 lama). Karena jenis obat yang terdapat pada formulir LB2 lama terlalu banyak (519 jenis obat) dan tidak sesuai dengan jenis obat-obatan yang ada di Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) Aceh Besar selama ini (lebih kurang 180 jenis obat), sehingga dalam pengisian formulir LB2 lama banyak kolom yang yang tidak terisi (kosong), dengan jumlah item obat yang lebih banyak akan membutuhkan banyak kertas dan juga akan membingungkan petugas dalam pengisian formulir. Kolom pemberian obat pada LB2 formulir SP2TP ada 4 kolom yang terdiri dari kolom pemberian dari APBN, ASKES, APBD dan kolom pemberian lain-lain dan untuk LB2 desain formulir laporan integrasi kolom pemberian obat dirubah menjadi 5 kolom yaitu pemberian dari APBD I, ASKES, APBD II, JPKMM dan kolom pemberian lain-lain. Perbedaan pada kolom pemberian obat ini berdasarkan sumber dari obat-obat yang ada selama ini di Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) Aceh Besar.
Semua jenis obat pada LB2 dari formulir SP2TP dan LB2 pada desain formulir laporan integrasi diuraikan berdasarkan urutan nama obat menurut abzat dengan kode 0101, 0102 sampai dengan 01... (dan seterusnya) untuk nama obat berawalan ”A”, kode 0201, 0202 sampai dengan 02.... (dan seterusnya) untuk nama obat berawalan ”B” dan seterusnya. Perbedaan jumlah obat antara LB2 dari formulir SP2TP dengan LB2 pada desain formulir laporan integrasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 6
Perbedaan Jumlah Obat Antara LB2 dari Formulir SP2TP dengan LB2 dari Desain Formulir Laporan Integrasi Jumlah Obat
(LB2 dari Formulir SP2TP)
Jumlah Obat
(LB2 Formulir Laporan Integrasi) 1. Kode 01....ada 76 jenis obat.
2. Kode 02....ada 11 jenis obat. 3. Kode 03....ada 12 jenis obat.
1. Kode 01....ada 28 jenis obat. 2. Kode 02....ada 4 jenis obat. 3. Kode 03....ada 7 jenis obat.
4. Kode 04....ada 23 jenis obat. 5. Kode 05....ada 15 jenis obat. 6. Kode 06....ada 22 jenis obat. 7. Kode 07....ada 27 jenis obat. 8. Kode 08....ada 8 jenis obat. 9. Kode 09....ada 11 jenis obat. 10.Kode 10....ada 1 jenis obat. 11.Kode 11....ada 64 jenis obat. 12.Kode 12....ada 22 jenis obat. 13.Kode 13....ada 36 jenis obat. 14.Kode 14....ada 13 jenis obat. 15.Kode 15....ada 21 jenis obat. 16.Kode 16....ada 51 jenis obat. 17.Kode 17....ada 18 jenis obat. 18.Kode 18....ada 59 jenis obat. 19.Kode 19....ada 20 jenis obat. 20.Kode 20....ada 5 jenis obat. 21.Kode 21....ada 2 jenis obat. 22.Kode 22....ada 2 jenis obat.
4. Kode 04....ada 12 jenis obat. 5. Kode 05....ada 10 jenis obat. 6. Kode 06....ada 5 jenis obat. 7. Kode 07....ada 11 jenis obat. 8. Kode 08....ada 5 jenis obat. 9. Kode 09....ada 4 jenis obat. 10. Kode 11....ada 23 jenis obat. 11. Kode 12....ada 4 jenis obat. 12. Kode 13....ada 8 jenis obat. 13. Kode 14....ada 5 jenis obat. 14. Kode 15....ada 5 jenis obat. 15. Kode 16....ada 16 jenis obat. 16. Kode 18....ada 4 jenis obat. 17. Kode 19....ada 11 jenis obat. 18. Kode 20....ada 7 jenis obat. 19. Kode 21....ada 1 jenis obat. 20. Kode 22....ada 1 jenis obat. 21. Kode 23....ada 1 jenis obat. 22. Kode 25....ada 2 jenis obat.
Contoh LB2 dari formulir SP2TP dan LB2 dari desain formulir laporan integrasi dapat dilihat pada gambar berikut:
KODE PUSKESMAS :
PUSKESMAS : BULAN : Halaman 1
KECAMATAN TAHUN : LB2
PUSKESMAS PEMBANTU YANG ADA Yang Lapor :
KABUPATEN/KOTA Provinsi
SATUAN STOK PENERI- PERSE- PEMA- SISA STOK PERMIN-
AWAL MAAN DIAAN KAIAN STOK OPT. TAAN APBD I ASKES APBD II JPKMM LAIN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
0101 Abbocath No. 22 Set
0102 Abbocath No. 24 Set
0103 Air Raksa dental use Botol
0104 Amitriptilini HCl 25 mg Tablet
0103 Alat suntik sekali pakai 1 ml pcs
0104 Alat suntik sekali pakai 2,5 ml pcs
0105 Alat suntik sekali pakai 3 ml pcs
0106 Alat suntik sekali pakai 5 ml pcs
0107 Acyclovir 200 mg Tablet
0108 Acyclovir kream Tube
0109 Alluporinol 100 mg Tablet
0110 Aminofilin 200 mg Tablet
0111 Aminofilin inj 24 mg/ml - 10 ml Ampul
0112 Amoksisilin syrup kering 125 mg/5ml Botol
0113 Amoksisilin 250 mg Kaplet
0114 Amoksisilin 500 mg Kaplet
0115 Ampicilin syrup kering 125 mg/5 ml Botol
0116 Antalgin (Metampiron) tablet 500 mg Tablet
0117 Antasida DOEN tab,kombinasi: Mg.hidroksida 200 mg
+ Al. Hidroksida 200 mg Tablet
0118 Antasida DOEN Syrup Botol
0119 Anti Bakteri (Bacitracin Polymicin Krem) Tube
0120 Anti Hemmoroid Supossitoria Suppositor
0121 Anti Fungi (Whiet Field slp) Pot
0122 Antimigrain tablet (Ergotamin Caffein) tablet 0123 Aqua Pro Injeksi steril, bebas pirogen 20 ml Vial
0124 Asam Askorbat (Vit.C) 50 mg Tablet
0125 Asam Mefenamat 250 mg Tablet
0126 Asam Mefenamat 500mg Tablet
0127 Asam Salisilat 2% + Belerang endap 4% (Salep 2-4) Pot
0128 Asetosal 500 mg Tablet
0201 Besi (II) Sulfat Syrup Botol
0202 Besi (II) Sulfat Tablet Salut, Kombinasi Tablet
0203 Betametason Krim 0,1 % Tube
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
PEMBERIAN
KODE NAMA OBAT KET
4. Desain laporan program-program dengan modifikasi LB3 dan LB4.
Desain laporan program dilakukan dengan modifikasi LB3 dan LB4 menjadi laporan perprogram dengan memuat semua field-field dan menghilangkan duplikasi pada laporan masing- masing program yang ada.
Formulir LB3 dan LB4 yang berjalan saat ini yang memuat laporan gizi, KIA, imunisasi, keluarga berencana, kesehatan jiwa dan laporan bulanan pengamatan penyakit menular, KLB (Kejadian Luar Biasa), kecelakaan lalu lintas dan laporan bulanan kegiatan puskesmas tidak terintegrasi dengan laporan program yang ada sehingga banyak terdapat duplikasi data.
Perbedaan antara formulir laporan LB3 dan LB4 dan modifikasi LB3 dan LB4 menjadi laporan program-program pada desain formulir laporan integrasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 6
Perbedaan Formulir LB3 dan LB4 dari Formulir SP2TP dengan Laporan Program Modifikasi LB3 dan LB4
JENIS LAPORAN
LB3 dan LB4 Modifikasi LB3 dan LB4
1.LB3 , terdiri dari :
a. Laporan bulanan KIA dengan 38 item. b. Laporan bulanan kegiatan gizi dengan 34
item
c. Laporan bulanan Keluarga Berencana (KB) dengan 3 item.
d. Laporan bulanan kesehatan jiwa dengan 14 item.
e. Laporan bulanan imunisasi dengan 9 item. f. Laporan bulanan penyakit menular yang
terdiri dari 14 jenis penyakit menular. g. Laporan bulanan Kejadian Luar Biasa (KLB)
dengan 4 item.
h. Laporan bulanan kecelakaan lalu lintas dengan 2 item.
2. LB4, terdiri dari data :
a. Kunjungan Puskesmas menggunakan kartu dengan 5 item.
b. Jumlah kunjungan berdasarkan dengan 4 item.
c. Rawat tinggal dengan 8 item.
d. Pelayanan rujukan ke RS dengan 5 item. e. Kegiatan perawatan kesehatan masyarakat
dengan 10 item.
f. Pelayanan medik dasar kesehatan gigi dengan 5 item.
g. Kesehatan sekolah dengan 14 item. h. Kesehatan Olahraga dengan 2 item.
i. Kegiatan penyuluhan kesehatan masyarakat 2 item
Terdiri dari:
a. Laporan kesehatan ibu dan anak (KIA). Terdiri dari data :
1. Ibu Hamil dengan 16 item.
2. Persalinan/kelahiran dengan 9 item. 3. Pasca persalinan/KB dengan 17 item. 4. Kematian dengan 10 item.
5. Pelayanan bayi dan balita dengan 29 item.
6. Usila (Usia Lanjut) dengan 11 item. b. Laporan gizi
Terdiri dari data:
1. Pemberian vitamin A dan Fe dengan 11 item.
2. Status gizi dengan 35 item. 3. Kasus gizi buruk dengan 9 item.
4. Pemantauan garam
beryodium/penggunaan kapsul yodium dengan 7 item.
5. Stok sarana obat gizi dengan 5 item. 6. Lain-lain dengan 9 item.
c. Laporan Kesehatan Institusi. Terdiri dari data:
1. Usaha kesehatan sekolah dengan 5 item. 2. Kesehatan olahraga dengan 2 item. 3. Kesehatan gigi dengan 2 item. 4. Kesehatan jiwa dengan 17 item.
5. Sumber daya kesehatan jiwa dengan 6 item.
LB3 dan LB4 Modifikasi LB3 dan LB4
d. Laporan Pemberantasan dan Penanggulangan Penyakit.
Terdiri dari data:
1. Imunisasi dengan 14 item.
2. Monitoring vaksin dengan 24 item.
3. Accute flaccid paralysis (AFP) dengan 4 item. 4. Tetanus neonatorum dengan 3 item.
`
LB3 dan LB4
6. Demam berdarah dengue (DBD) dengan 9 item. 7. Rabies dengan 11 item.
8. Filariasis dengan 2 item. 9. Frambusia dengan 3 item. 10.Diare dengan 14 item. 11.ISPA dengan 13 item. 12.TB Paru dengan 19 item. 13.Kusta dengan 14 item. 14.HIV-AIDS dengan 4 item. 15.IMS dengan 4 item.
16.Kejadian Luar Biasa (KLB) yang terdiri dari: KLB Diare dengan 5 item, KLB campak 5 dengan item, KLB AFP 5 dengan item, KLB malaria dengan 5 item, KLB DBD dengan 5 item, KLB Pneumonia dengan 5 item dan KLB keracunan dengan 5 item.
e. Laporan Penyehatan Lingkungan. Terdiri dari data:
1. Sarana air bersih dengan 9 item. 2. Pemeriksaan kualitas air dengan 8 item.
3. Sarana pembuangan sampah, limbah dan jaga (jamban keluarga) dengan 6 item.
4. Tempat umum dan pengelolaan makanan (TUPM) dengan dengan 16 item.
f. Laporan Promosi Kesehatan dan Peran Serta Masyarakat.
Terdiri dari data kegiatan:
1. Peran serta masyarakat dengan 5 item.
2. Upaya kesehatan bersumber daya masyarakat (UKBM) dengan 3 item.
3. Prilaku hidup bersih (PHBS) dengan 2 item. 4. Penyuluhan dengan 2 item.
5. Perawatan kesehatan masyarakat dengan 10 item.
g. Laporan Usaha Kesehatan Dasar/Rujukan. Terdiri dari data:
1. Pelayanan medik dasar kesehatan gigi dan mulut yang terdiri dari kegiatan pemeriksaan dengan 8 item dan perawatan dengan 13 item.
2. Kunjungan Puskesmas menggunakan kartu dengan 5 item.
3. Kunjungan berdasarkan golongan umur dengan 6 item.
4. Pelayanan rujukan ke Rumah Sakit dengan 5 item.
5. Rehabilitasi bersumberdaya masyarakat dengan 8 item.
6. Kecelakaan lalu lintas dengan 4 item.
Contoh Formulir LB3 dan LB4 serta desain formulir laporan integrasi untuk formulir laporan program-program dengan modifikasi LB3 dan LB4 dengan memuat item data pada laporan pogram-program dapat dilihat pada gambar berikut:
ambar 9. Formulir laporan bulanan kegiatan Puskesmas (LB4) yang ada saat ini A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 B a 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 b 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Jumlah balita yang ditimbang bulan ini ((D) Jumlah bayi yang ada di wilayah kerja (S) Jumlah bayi yang terdaftar dan memiliki KMS (K) Jumlah bayi yang ditimbang bulan ini ((D) Jumlah bayi yang naik berat badannya (N) Jumlah bayi yang tidak naik berat badannya (T)
Jumlah balita yang terdaftar dan memiliki KMS (K)
Jumlah bayi yang bulan ini ditimbang tetapi bulan lalu tidak (O) Jumlah bayi yang baru pertama kali ditimbang (B)
Jumlah bayi di bawah garis titik-titik (BGT) Jumlah bayi yang di bawah garis merah (BGM)
Anak balita (1-3) tahun
Jumlah balita yang ada di wilayah kerja (S)
Jumlah balita dapat sirup tambahan darah (Fe) botol I 150 cc (FeBa/1)
NO KEGIATAN JUMLAH
PEMBERIAN VITAMIN A DAN FE
Jumlah bayi (6 - 11) bulan dapat Vit. A dosis tinggi ( 100,000 I U) Jumlah anak balita (12-60 bulan) dapat Vit. A dosis tinggi ( 200,000 IU) Jumlah ibu nifas dapat Vit. A dosis tinggi
Jumlah ibu hamil dapat tablet tambahan darah ( Fe) 30 tablet (Fe 1) Jumlah ibu hamil dapat tablet tambahan darah ( Fe) 30 tablet (Fe 3) Jumlah ibu hamil anemia
Jumlah ibu nifas kurang energi kronis
Jumlah ibu hamil dapat tablet tambahan darah ( Fe) 30 tablet (Fe 2)
Jumlah ibu hamil kurang energi kronis
Jumlah balita dapat sirup tambahan darah (Fe) botol I 300 cc (FeBa/2)
HASIL PENIMBANGAN BAYI DAN BALITA : Bayi (0-1) tahun
LAPORAN GIZI
STATUS GIZI
Jumlah balita yang di bawah garis merah (BGM)
Jumlah bayi Gakin dengan berat badan di bawah Garis Merah (BGM) Jumlah bayi Gakin dengan BGM mendapatkan MP-ASI
Jumlah balita Gakin dengan berat badan di bawah Garis Merah (BGM) Jumlah balita Gakin dengan BGM mendapatkan MP-ASI
Jumlah balita yang naik berat badannya (N) Jumlah balita yang tidak naik berat badannya (T)
Halaman 1
Jumlah balita yang bulan ini ditimbang tetapi bulan lalu tidak (O) Jumlah balita yang baru pertama kali ditimbang (B)
Gambar 10. Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Bulanan Program Gizi.
Desain formulir laporan integrasi dapat dilihat dengan lengkap pada lampiran (halaman 100).