PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN
DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR
TAHUN 2009
TESIS
Oleh ANIMAR 077012003 / IKM
PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2010
PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR
TAHUN 2009
TESIS
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat
untuk Memperoleh Gelar Magister Kesehatan (M.Kes) dalam Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat
Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan pada Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara
Oleh
ANIMAR 077012003 / IKM
PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PERNYATAAN
PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR
TAHUN 2009
TESIS
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tesis ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Medan , Maret 2010
(Animar)
Judul Tesis : PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR TAHUN 2009
Nama Mahasiswa : Animar Nomor Induk Mahasiswa : 077012003
Program Studi : S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat
Minat Studi : Administrasi dan Kebijakan Kesehatan
Menyetujui Komisi Pembimbing :
(Prof.dr.Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP) (dr. Ria Masniari Lubis, M.Si) Ketua Anggota
Ketua Program Studi Dekan
Tanggal lulus : 3 Maret 2010 Telah diuji
Pada Tanggal : 3 Maret 2010
PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua : Prof.dr.Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP Anggota : 1. dr. Ria Masniari Lubis, M.Si
2. Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes 3. Drs. A. Ridwan Siregar, M.Lib
ABSTRAK
Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktur yang
bertanggung jawab terhadap pengelolaan sistem informasi adalah Seksi Data,
Informasi dan Evaluasi. Sampai saat ini (tahun 2009) masih terdapat masalah dalam
pengelolaan data dimana terjadi fragmentasi pencatatan dan pelaporan yang
mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi tersebut
melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan.
Jenis penelitian yaitu penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan
pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah pada
sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi terhadap
masalah yang terjadi kemudian merancang formulir baru.
Hasil penelitian terdapat 49 jenis laporan dari puskesmas yang saling
tumpang tindih yaitu laporan SP2TP yang terdiri dari 4 formulir (LB1,LB2,LB3,LB4)
dan 45 format laporan program. Dari 49 format laporan tersebut terdapat 9 format
laporan yang seluruh item datanya sudah ada pada format LB1 sampai dengan LB4
dan 36 format laporan lainnya hanya sebagian item datanya terdapat pada format LB1
sampai dengan LB4. Untuk menghilangkan duplikasi pada laporan-laporan tersebut
maka dirancang sebuah formulir integrasi dengan menambah item data yang berasal
dari laporan program pada LB1,LB2,LB3 dan LB4 dan melakukan modifikasi format
LB1, LB3 dan LB4.
Dengan menggunakan disain formulir integrasi pengolahan data menjadi
lebih efektif dan efisien sehingga proses pembuatan laporan ke Dinas Kesehatan
Propinsi NAD dan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar menjadi lebih
cepat dan informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar diharapkan segera melakukan tindak lanjut berupa pembuatan software
formulir laporan integrasi tersebut; melaksanakan sosialisasi penggunaan desain
formulir integrasi kepada petugas di puskesmas dan petugas di Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar sehingga petugas mempunyai pemahaman yang tepat
mengenai maksud dari formulir baru tersebut; dan dilakukan penataan penanganan
sistem informasi kesehatan dengan membuat bank data dan menjalankan sistem ”satu
pintu” yang dikelola oleh seksi data, informasi dan evaluasi.
ABSTRACT
In the Aceh Besar District of Health Office structurally that responsible for the
management of information systems is Data, Information and Evaluation Section.
Until recently (in 2009) still have problems in the management of data which occurs
fragmentation of recording and reporting which resulted in duplication and
inaccurate information.
This study was aimed to redesign the information system through the
simplification and integration of recording and reporting transactions.Type of
research is descriptive qualitative research approach to systems development
through several stages of identifying problems in existing systems, identify
information needs and determine solutions to problems that occur and then design
form.
The results were 49 types of primary health centers report that they overlap
that is SP2TP report consisting of 4 forms (LB1, LB2, LB3, LB4), and 45 program
report formats. From 49 format of these reports there are 9 report formats
throughout the data item already exists in the format of LB1 up to LB4 and 36 other
report format is only partially contained in the data item format LB1 up to LB4. To
eliminate duplication in these reports is a form of integration is designed to add items
of data from program reports on LB1, LB2, LB3 and LB4 and modify the format of
LB1, LB3 and LB4.
By using the integrated form design data processing more effectively and
efficiently so that the process of making a report to the NAD Provincial of Health
Office and the preparation of the health profile of Aceh Besar district became faster
and the resulting information more accurate. Aceh Besar District of Health Office is
expected to follow soon be making a report form software integration, socialization
implementation the design a form of integration to the officer primary health center
and distric health office that the officer had the proper understanding of the purpose
of the new form. And the handling arrangement of the health information system by
creating a data bank and run the system "one door" which is managed by data,
information and evaluation section.
Keywords: Report Form Integration, Health Information System.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta
hidayah-Nya sehingga dengan izin-Nya penulis dapat menyelesaikan tesis yang
berjudul “Perancangan Ulang Sistem Infomasi Kesehatan di Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar tahun 2009”.
Penulisan ini merupakan salah satu persyaratan akademik untuk
menyelesaikan pendidikan pada Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat,
Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan di Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
Proses penulisan tesis ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan
bantuan dari beberapa pihak, dalam kesempatan ini izinkanlah penulis untuk
mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:
1.
Prof. dr. Chairuddin P. Lubis, DTM&H, Sp.A(K) selaku Rektor Universitas
Sumatera Utara dan dr. Ria Masniari Lubis, MSi selaku Dekan Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis untuk mengikuti pendidikan pada Program Studi S2
Ilmu Kesehatan Masyarakat Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
2.
Dr. Drs. Surya Utama, M.S selaku Ketua Program Studi S2 Ilmu Kesehatan
Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara dan Prof.
Dr. Ida Yustina, M.Si selaku Sekretaris Program Studi S2 Ilmu Kesehatan
seluruh jajarannya yang telah memberikan bimbingan dan dorongan selama
penulis mengikuti pendidikan.
3.
Prof. dr. Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP dan dr. Ria Masniari Lubis, M.Si selaku
pembimbing yang telah banyak menyediakan waktu, pemikiran, dan bimbingan
kepada penulis.
4.
Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes dan Drs. A.Ridwan Siregar, M.Lib selaku
dosen penguji yang telah banyak memberi masukan berupa saran dan kritikan
demi peningkatan kualitas dan esensi penelitian ini.
5.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Kepala Bidang Litbang dan
Sumber Daya Kesehatan, Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi dan staf
yang telah bersedia menjadi informan penelitian dalam memberikan data yang
dibutuhkan untuk kelengkapan penulisan tesis ini.
6.
Rekan-rekan mahasiswa Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas
Kesehatan Masyarakat khususnya Minat Studi Administrasi dan Kebijakan
Kesehatan dan sahabat-sahabat yang selalu memberikan dukungan, semangat dan
kerjasama selama pendidikan.
Dan secara khusus penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak
terhingga kepada Ibunda, suami dan ketiga putriku Raisa, Sakila, Fatia dan seluruh
keluarga yang telah memberikan dorongan dan dukungan baik moril maupun materil
yang tak terbatas kepada penulis selama mengikuti pendidikan di Universitas
Sumatera Utara.
Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan
kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tesis ini dengan
harapan semoga tesis ini bermanfaat bagi pengambil kebijakan di bidang kesehatan
dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi penelitian selanjutnya.
Medan, Maret 2010
Penulis
RIWAYAT HIDUP
Animar lahir pada tanggal 19 Desember 1971 di Kabanjahe, Kabupaten Karo
Propinsi Sumatera Utara, anak ke-enam dari enam bersaudara dari pasangan
Ayahanda Alimuddin (Alm) dan Ibunda Rohana.
Pendidikan formal penulis dimulai dari pendidikan di Sekolah Dasar Negeri
No.6 Kabanjahe pada tahun 1978 dan diselesaikan pada tahun 1984, Sekolah
Menengah Pertama Negeri (SMPN) I Kabanjahe pada tahun 1984 dan diselesaikan
pada tahun 1987, Sekolah Menengah Atas Negeri (SMAN) I Kabanjahe pada tahun
1987 dan diselesaikan pada tahun 1990, S-1 di Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sumatera Utara pada tahun 1991 dan diselesaikan pada tahun 1995,
program magister pada Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara dengan Minat Studi Administrasi
dan Kebijakan Kesehatan pada tahun 2007 dan diselesaikan pada tahun 2010.
Sejak tahun 1998 dan sampai sekarang bekerja sebagai PNS di Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ………... i
ABSTRACT………... ii
KATA PENGANTAR ...
iii
RIWAYAT HIDUP...
vi
DAFTAR ISI...
vii
DAFTAR TABEL...
ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN... xi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...
1
1.2. Permasalahan ...
8
1.3. Tujuan Penelitian ...
9
1.4. Manfaat Penelitian ... 9
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Sistem ... 10
2.2.Data dan Informasi ...
12
2.3.Sistim Informasi ...
16
2.4.Sistem Informasi Manajemen ...
17
2.5.Sistem Informasi Kesehatan ...
18
2.5.1. Definisi...
18
2.5.2. Masalah Dalam Sistem Informasi Kesehatan ...
19
2.6. Pengembangan Sistem Informasi ...
21
2.7. Kerangka Pikir ...
29
BAB 3 METODE PENELITIAN
3.1.
Jenis Penelitian ...
30
3.2.
Lokasi dan Waktu Penelitian ...
30
3.3. Metode Pengumpulan Data ...
30
3.4. Definisi Operasional ...
32
3.5. Metode Analisis Sistem Informasi Saat Ini ...
32
3.6. Cara Desain Formulir ...
34
BAB 4 HASILPENELITIAN
4.1.
Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar...
36
4.2. Gambaran Sistem Informasi Kesehatan di Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar ...
38
4.2.2. Sumber Daya Manusia ...
39
4.2.3. Proses Pencatatan dan Pengolahan Data ...
40
4.3. Pengembangan Sistem Informasi ...
40
4.3.1. Identifikasi Masalah ...
41
4.3.2. Identifikasi Kebutuhan Data ...
45
4.3.3. Output Sistem...
49
4.3.4. Solusi Masalah ...
53
4.3.5. Desain Formulir ...
55
4.3.6. Rencana Implementasi Desain Formulir ...
75
4.4. Model Sistem Informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten
Aceh Besar ... 75
BAB 5 PEMBAHASAN
5.1.
Permasalahan Sistem Informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar ... 79
5.2. Analisis Kelayakan Pengembangan Desain Formulir
81
5.3.
Analisis Manfaat Desain Formulir Laporan integrasi
84
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1.
Kesimpulan. ... 87
6.2. Saran ... 88
DAFTAR PUSTAKA ... 89
LAMPIRAN... 92
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
1 Validasi Laporan Tahunan Dinas Kesehatan Kabupaten
Aceh Besar, Tahun 2008 ...
6
2
Format Laporan Beberapa Variabel di Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar, Tahun 2008 ...
7
3
Jenis Pelaporan Rutin Bulanan Puskesmas ...
46
4 Indikator Dalam Profil Kesehatan Kabupaten ...
50
5
Jenis Pelaporan Program yang Tercakup dalam LB1 s/d LB4 ...
57
6 Perbedaan Jumlah Obat Antara LB2 dari Formulir SP2TP
dengan LB2 dari Desain Formulir Laporan Integrasi ...
64
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
1. Pengalihan
Bentukan
Data
Menjadi Informasi ...
13
2.
Desain Cover Format Laporan Integrasi ...
59
3. Desain Cover Laporan SP2TP ...
60
4.
Formulir Laporan Data Kesakitan (LB1) yang Ada Saat Ini ...
61
5.
Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Data Kesakitan ...
62
6.
Formulir Laporan Obat-Obatan (LB2) yang Ada Saat Ini ...
65
7.
Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Obat-Obatan ...
66
8.
Formulir Laporan Bulanan Kegiatan Gizi (LB3 Gizi)
yang Ada Saat Ini ...
71
9.
Formulir Laporan Bulanan Kegiatan Puskesmas (LB4) yang
Ada Saat Ini...
72
10. Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Bulanan
Kegiatan Gizi ...
73
11. Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Bulanan
Program KIA...
74
12. Diagram Konteks Sistem Informasi Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar...
76
13. DAD Level 0 Sistem Informasi Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar...
77
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
1.
Pedoman Observasi...
92
2.
Pedoman Wawancara dengan Kepala Dinas Kesehatan ...
93
3.
Pedoman Wawancara dengan Kepala Bidang...
94
4.
Pedoman Wawancara dengan Kasi Program ...
95
5.
Pedoman Wawancara dengan Petugas Pengolah Data
di setiap Seksi Program dan Koordinator SP2TP ...
96
6. Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar ...
97
7. Surat Izi Penelitian ...
98
8. Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian... 99
9. Desain Formulir Laporan Puskesmas Integrasi...
100
ABSTRAK
Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktur yang
bertanggung jawab terhadap pengelolaan sistem informasi adalah Seksi Data,
Informasi dan Evaluasi. Sampai saat ini (tahun 2009) masih terdapat masalah dalam
pengelolaan data dimana terjadi fragmentasi pencatatan dan pelaporan yang
mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi tersebut
melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan.
Jenis penelitian yaitu penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan
pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah pada
sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi terhadap
masalah yang terjadi kemudian merancang formulir baru.
Hasil penelitian terdapat 49 jenis laporan dari puskesmas yang saling
tumpang tindih yaitu laporan SP2TP yang terdiri dari 4 formulir (LB1,LB2,LB3,LB4)
dan 45 format laporan program. Dari 49 format laporan tersebut terdapat 9 format
laporan yang seluruh item datanya sudah ada pada format LB1 sampai dengan LB4
dan 36 format laporan lainnya hanya sebagian item datanya terdapat pada format LB1
sampai dengan LB4. Untuk menghilangkan duplikasi pada laporan-laporan tersebut
maka dirancang sebuah formulir integrasi dengan menambah item data yang berasal
dari laporan program pada LB1,LB2,LB3 dan LB4 dan melakukan modifikasi format
LB1, LB3 dan LB4.
Dengan menggunakan disain formulir integrasi pengolahan data menjadi
lebih efektif dan efisien sehingga proses pembuatan laporan ke Dinas Kesehatan
Propinsi NAD dan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar menjadi lebih
cepat dan informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar diharapkan segera melakukan tindak lanjut berupa pembuatan software
formulir laporan integrasi tersebut; melaksanakan sosialisasi penggunaan desain
formulir integrasi kepada petugas di puskesmas dan petugas di Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar sehingga petugas mempunyai pemahaman yang tepat
mengenai maksud dari formulir baru tersebut; dan dilakukan penataan penanganan
sistem informasi kesehatan dengan membuat bank data dan menjalankan sistem ”satu
pintu” yang dikelola oleh seksi data, informasi dan evaluasi.
Kata kunci : Formulir Laporan Integrasi, Sistem Informasi Kesehatan.
ABSTRACT
In the Aceh Besar District of Health Office structurally that responsible for the
management of information systems is Data, Information and Evaluation Section.
Until recently (in 2009) still have problems in the management of data which occurs
fragmentation of recording and reporting which resulted in duplication and
inaccurate information.
This study was aimed to redesign the information system through the
simplification and integration of recording and reporting transactions.Type of
research is descriptive qualitative research approach to systems development
through several stages of identifying problems in existing systems, identify
information needs and determine solutions to problems that occur and then design
form.
The results were 49 types of primary health centers report that they overlap
that is SP2TP report consisting of 4 forms (LB1, LB2, LB3, LB4), and 45 program
report formats. From 49 format of these reports there are 9 report formats
throughout the data item already exists in the format of LB1 up to LB4 and 36 other
report format is only partially contained in the data item format LB1 up to LB4. To
eliminate duplication in these reports is a form of integration is designed to add items
of data from program reports on LB1, LB2, LB3 and LB4 and modify the format of
LB1, LB3 and LB4.
By using the integrated form design data processing more effectively and
efficiently so that the process of making a report to the NAD Provincial of Health
Office and the preparation of the health profile of Aceh Besar district became faster
and the resulting information more accurate. Aceh Besar District of Health Office is
expected to follow soon be making a report form software integration, socialization
implementation the design a form of integration to the officer primary health center
and distric health office that the officer had the proper understanding of the purpose
of the new form. And the handling arrangement of the health information system by
creating a data bank and run the system "one door" which is managed by data,
information and evaluation section.
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi adalah suatu tatanan untuk membantu mengambil
keputusan dalam mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi pada dasarnya adalah
alat untuk mendukung manajemen. Sistem informasi kesehatan dirancang untuk
menghasilkan informasi akurat yang disajikan secara cepat dan tepat, sehingga dapat
digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada setiap tingkat manajemen
kesehatan.
Tujuan pengembangan sistem informasi kesehatan adalah untuk mendukung
pencapaian Indonesia Sehat 2010. Indonesia Sehat 2010 akan tercapai dengan baik
apabila didukung oleh tersedianya informasi yang akurat dan disajikan secara cepat
dan tepat waktu (Departeman Kesehatan RI, 2007). Dengan kata lain, usaha-usaha
pembangunan kesehatan sekarang ini tidak hanya memperhatikan ketersediaan dana,
tenaga serta sarana dan prasarana tetapi juga harus didukung oleh sistem informasi
kesehatan yang handal (Hartono, 2002).
Pada kenyataannya, sistem informasi mempunyai ciri adanya kelebihan data
dan tapi miskin informasi yang bermanfaat. Sebagai hasilnya, banyak waktu dan
tenaga yang dicurahkan untuk penyiapan laporan, tetapi laporan jarang digunakan
dalam pengambilan keputusan.
Keberhasilan suatu sistem informasi baru dapat dirasakan setelah pada tahap
implementasi. Faktor manajerial dalam suatu organisasi juga berperan terhadap hasil
akhir sistem. Kira-kira 75 % dari keseluruhan implementasi sistem informasi dapat
dikatakan gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, studi
yang dilakukan pada proyek Pemerintahan Federal AS telah menunjukkan bahwa dari
sejumlah besar sistem yang ada, desainnya kurang memenuhi harapan, data yang
diperoleh kurang akurat dan tidak lengkap, disampaikan tetapi tidak digunakan, data
dikerjakan ulang, atau bahkan hilang (Laudon and Laudon, 1996).
Trisnantoro (2007) menyebutkan bahwa berbagai macam proyek
pengembangan sistem informasi sudah dilaksanakan oleh pusat sampai ke daerah
namun kemudian terjadi kemacetan karena sulit dijalankan, atau ketika proyek masih
berjalan sistem masih terpakai, namun ketika proyek selesai maka berhentilah sistem.
Proyek sistem informasi dibayangi fakta hanya 16% yang dapat diselesaikan dengan
baik, 31% gagal dan 53% diganti (Widyanahar,2003).
Berbagai masalah yang masih dihadapi dalam penyelenggaraan sistem
informasi kesehatan di Indonesia (Argadireja, 2004), diantaranya adalah belum
adanya persepsi yang sama antara penyelenggara kesehatan terutama penyelenggara
sistem informasi kesehatan tentang Sistem Informasi Kesehatan. Penyelenggaraan
sistem informasi kesehatan itu sendiri masih belum dilakukan secara efisien.
Redudansi data, duplikasi kegiatan, tidak efisiennya penggunaan sumber daya masih
terjadi. Hal ini karena adanya tumpang tindih kegiatan dalam pengumpulan,
pengolahan data, di setiap unit kerja baik di tingkat pusat maupun tingkat daerah.
Kegiatan pengelolaan data/informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dengan
Disamping itu banyaknya format data yang harus diisi ditingkat Puskesmas
(tumpang tindih kebutuhan data/informasi dari masing–masing program) membuat
semakin lemahnya kualitas data yang disajikan karena data yang diperoleh tidak
dapat divalidasi kembali oleh karena tuntutan pengiriman data yang tepat waktu
bahkan data/informasi yang dihasilkan tidak dapat dimanfaatkan sendiri secara
langsung oleh puskesmas. Sistem monitoring dan evaluasi dari tingkat Kabupaten
masih lemah. Dari laporan Puskesmas yang masuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten
jarang diberikan umpan balik, sehingga Puskesmas tidak tahu kekurangan ataupun
kesalahannya (Departemen Kesehatan, RI, 2007).
Hasil penelitian Ahmad (2005) di Simalungun, menyimpulkan bahwa
pengetahuan, motivasi dan ketersediaan instrumen pencatatan secara bersama-sama
maupun parsial berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas pelaksanaan sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas.
Besarnya beban kerja petugas Puskesmas dalam membuat laporan Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dilaporkan dari hasil
penelitan Handayani, dkk (2002), yaitu pekerjaan pencatatan dan pelaporan telah
menyita waktu kerja efektif petugas sebesar 30%. Hal ini dikarenakan terlalu
banyaknya jenis pencatatan dan pelaporan yang harus dikerjakan, pada saat yang
sama pekerjaan tersebut terasa sebagai beban bagi petugas.
Saat ini di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar masih terdapat beberapa
masalah dalam pengelolaan data. Masalah utama yang berkaitan dengan data
kesehatan adalah masalah ketelitian, kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian
data. Menurut penjelasan dari koordinator SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar pada survai awal penelitian menunjukkan rata-rata Puskesmas yang
mengirimkan laporan bulanan (LB) ke Dinas Kesehatan yang tepat waktu 52% (tahun
2007) dan 58% (tahun 2008), dan yang mengirimkan laporannya secara lengkap
hanya 55 % dan ini diasumsikan sebagai akibat dari banyaknya laporan yang harus
dikerjakan oleh puskesmas di tingkat operasional.
Pelaksanaan sistem informasi kesehatan (pencatatan dan pelaporan) di Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktural menjadi tugas pokok dan fungsi
Bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan, Seksi Data Informasi dan Evaluasi.
Menurut Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Aceh Besar laporan bulanan LB1, LB2, LB3, dan LB4 dengan aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) NAD dari Puskesmas ke Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar belum berjalan sebagaimana mestinya. Sebagian
Puskesmas (40%) mengirimkan laporan LB1, LB2, LB3, dan LB4 menggunakan
output dari aplikasi SIMPUS NAD, tetapi 60% lainnya masih menggunakan format
laporan SP2TP (LB1, LB2, LB3, dan LB4) yang masih dikerjakan seluruhnya secara
manual. Data yang telah diterima dari Puskesmas diolah dengan menggunakan
aplikasi Sistem Database Terpadu Kabupaten (SDTK). Untuk memindahkan data
yang telah tersimpan di database SIMPUS NAD ke database SDTK digunakan
Secara garis besar dapat dilihat masalah yang dihadapi dalam proses
pencatatan dan pelaporan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar (Kasi Data,
Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar ) :
a.
Kebutuhan data dan informasi serta alat ukur yang jelas atas indikator kesehatan di
wilayah tingkat kabupaten masih terfragmentasi dan belum memiliki kesatuan,
sehingga duplikasi atas jenis data yang sama yang dilaporkan oleh Puskesmas ke
masing-masing bidang di Dinas Kesehatan Kabupaten masih terjadi.
b.
Sistem pelaporan yang telah ada tidak dapat dilaksanakan dengan baik karena
belum adanya suatu koordinasi yang baik dalam menyatukan dan mengumpulkan
data sesuai dengan yang diharapkan, sehingga akan menyebabkan banyak masalah
yang terjadi dilapangan dimana data tersebut akan menjadi suatu yang tidak dapat
dimanfaatkan secara efektif dan maksimal.
c.
Pimpinan yang ada seperti Kepala Dinas Kesehatan akan sangat sulit dalam
mengambil suatu keputusan untuk langkah ke depannya jika data yang didapatkan
tidak akurat dan tidak dapat dijadikan suatu acuan (pegangan).
d.
Data yang telah ada disimpan pada masing- masing bidang dengan format yang
berbeda, sehingga akan menyebabkan kesulitan dalam menyatukan dan
mengolahnya dan menyita waktu dalam menyusunnya kembali dalam bentuk
format standar.
e.
Untuk mendapatkan data yang diinginkan, membutuhkan waktu yang lama
sehingga akan dapat memperlambat proses pengumpulan data dan pengolahannya.
Sebagai akibat dari masih belum tertatanya sistem informasi tersebut,
terdapat suatu fakta bahwa dari hasil evaluasi program yang dilaksanakan Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar pada tahun 2008, masih dijumpai perbedaan data
sasaran akhir tahun. Perbedaan tersebut terdapat pada hasil rekapitulasi data yang
disajikan oleh Puskesmas melalui laporan SP2TP dengan hasil rekapitulasi data yang
dilaporkan Puskesmas setiap bulan ke Dinas Kesehatan melalui laporan program.
Secara lebih jelas dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 1. Validasi Laporan Tahunan Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Tahun
2008.
No Beberapa Jenis Variabel
Rekap
SP2TP
Rekap Laporan Program
1.
2.
3.
4.
Jumlah Bayi
Kunjungan Ibu Hamil (K.1)
Laporan Diare
Imunisasi BCG
5.851
98 %
13,7 %
97 %
5.734 (Gizi)
95 % ( PWS KIA)
14 % ( Penyakit Diare)
100.4% (Imunisasi Bayi)
Sumber : Laporan SP2TP dan Laporan Program Dinas Kesehatan.
Perbedaan data tersebut terjadi disebabkan adanya perbedaan kebutuhan atas
format-format laporan yang dilaporkan puskesmas ke dinas kesehatan pada
masing-masing bidang, selain itu juga secara vertikal hanya menjalankan format laporan yang
Tabel 2. Format Laporan Beberapa Variabel di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar, Tahun 2008.
No
Jenis variabel tercatat
Blanko pengisian
1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah bayi dan balita
Jumlah bumil
Kunjungan Puskesmas
Lap. Pemakaian Obat
Lap. Status Gizi
LB3 Gizi, LB3 KIA, Lap.Imunisasi
LB3 KIA, PWS KIA, Yodium
LB4, Sentinel
LPLPO, Register Obat
LB3 Gizi, Revitalisasi Posyandu
Sumber : Beberapa Format Laporan Puskesmas
Dari data di atas, secara sederhana tergambar bahwa sistem informasi
kesehatan di Kabupaten Aceh Besar masih perlu penataan, pengolahan
data-data/laporan yang dilakukan lebih bersifat apa adanya, sesuai dengan format yang ada
tanpa berusaha mengembangkan program-program baru yang dapat lebih
mempermudah maupun menyatukan suatu sistem yang digunakan dalam sistem
pelaporan agar data dapat terintegrasi dengan baik, hingga menghasilkan data yang
lebih akurat/valid.
Dilihat dari permasalahan di atas maka sangat diperlukan peningkatan
efisiensi dan efektifitas Sistem Informasi Kesehatan (SIK) melalui penyederhanaan
dan integrasi transaksi pencatatan dan pelaporan untuk menghasilkan sebuah
informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman
untuk pengambilan keputusan/kebijakan dalam penyusunan perencanaan kesehatan.
1.2. Permasalahan
Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut, permasalahan penelitian
diidentifikasikan sebagai berikut :
1.
Masih terjadinya fragmentasi sistem pencatatan dan pelaporan dalam
manajemen data di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
2.
Masih terjadinya duplikasi pencatatan dan pelaporan kegiatan di setiap sub
bagian di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
Sehingga rumusan permasalahan adalah “ Masih dijumpai fragmentasi
pencatatan dan pelaporan mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi di
Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar “
Duplikasi pencatatan dan pelaporan berkaitan pula dengan pola
pengambilan keputusan yang butuh infomasi akurat dan valid, sehingga pada
gilirannya dengan mengurangi duplikasi pencatatan serta integrasi, fragmentasi akan
dihilangkan sehingga menghasilkan data yang reliable dan valid. Hal tersebutlah
yang mendasari alasan pemilihan masalah dalam penelitian ini.
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi kesehatan
melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan
dalam rangka menghilangkan duplikasi dan inakurasi informasi yang terjadi di Dinas
1.4. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan atau sebagai
dasar rekomendasi bagi pemerintah Kabupaten Aceh Besar, khususnya Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dalam menetapkan kebijakan dalam
mengembangkan metode pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan format baru
hasil pengintegrasian substansi laporan SP2TP dan laporan program.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem
Sistem dapat didefinisikan berdasarkan cara pendekatannya, yaitu berdasarkan prosedur dan
elemen. Elemen sistem menjelaskan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan
prosedur sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan (Sutabri,
2005).
Berdasarkan pendekatan secara prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 2005).
Berdasarkan pendekatan secara elemen atau komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai
kelompok elemen-elemen yang tergabung, saling berintegrasi dan saling bekerja sama sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi dalam mencapai suatu tujuan (Sutabri,
2005).
Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain (Sutabri, 2005 ) :
a. Komponen Sistem
Komponen sistem disebut dengan subsistem, dapat berupa orang, benda dan hal yang terlibat di
dalam sistem.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi sistem dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah batas luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Penghubung sistem (interface) merupakan media yang menghubungan sistem dengan subsistem
lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem dapat menjadi masukan (input) subsistem lainnya
melalui penghubung.
e. Masukan (Input)
Masukan merupakan segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang
akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Masukan dapat berupa data
transaksi maupun instruksi.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa hasil olahan dari masukan.
g. Pengolahan (Proses)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mengolah masukan agar menghasilkan keluaran
yang berguna bagi pemakainya.
h. Sasaran Sistem (Objectives) dan Tujuan Sistem (Goal)
Sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung pencapaian tujuan.
i. Pengendalian (Control)
Pengendalian merupakan komponen utama yang diperlukan untuk menjaga agar proses di dalam
sistem berlangsung secara normal sesuai batasan yang ditetapkan sebelumnya.
j. Umpan Balik (Feed Back)
Umpan balik diperlukan sebagai pengendalian (control) sistem untuk mengecek terjadinya
penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.2. Data dan Informasi
Menurut Kadir (2003) ”Secara konseptual data adalah deskripsi benda, kejadian, aktivitas
dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.
”Data merupakan bahan mentah untuk diolah, yang hasilnya berupa informasi” (Jogiyanto, 2005).
Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi atau
manipulasi data menjadi informasi. Prosesnya dimulai dari pengumpulan data, penyimpanan,
pengolahan, analisis data, serta penyajian informasi (Siregar, 1992).
Pengumpul an Data Pengolahan Data Penyajian Data Analisis dan Penyimpulan Instrumen Pengumpulan Data
Database Tabel
Grafik
Chart
Infor masi Data
Gambar 1. Pengalih Bentukan Data Menjadi Informasi (Siregar, 1992)
Bentuk pengolahan data menjadi informasi terdiri dari pengumpulan data, pembacaan,
pemeriksaan, perekaman, klasifikasi, sortir, peringkasan, kalkulasi, perbandingan, pemindahan,
penampilan kembali (Retreiving), penggandaan, penyimpulan dan penyebarluasan. Metode pengolahan
data dikelompokkan antara lain metode manual, metode mekanik, dan metode elektronik (Siagian,
2008).
Informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang
diperlukan (Amsyah, 2000). Lippelveld, et al (2000) mendefinisikan informasi sebagai kumpulan fakta
atau data yang mempunyai arti.
Informasi merupakan hasil pengolahan data yang dapat digunakan oleh manajemen sebagai
dasar pengambilan keputusan. Informasi membantu pihak manajemen dalam mencapai tujuan yang
direncanakan sesuai sasaran secara efektif dan efisien. Menurut Kadir (2003) ”Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses
pengambilan keputusan”.
Sutabri (2003) menyatakan bahwa kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal,
yaitu :
a. Akurat
Informasi dikatakan akurat jika bebas dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi merupakan dasar
pengambilan keputusan, jika terjadi keterlambatan informasi maka berakibat fatal bagi organisasi.
c. Relevan
Informasi bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi berbeda pada setiap orang, oleh
sebab itu sebaiknya informasi disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai.
Sutanta (2003) menjelaskan tentang sepuluh sifat yang dapat menentukan nilai informasi,
yaitu :
a. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi akan bernilai lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang
penting dan sangat dibutuhkan tidak bernilai jika sulit diperoleh.
b. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi akan bernilai jika lingkup/cakupannya luas dan lengkap.
c. Ketelitian
Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan
pengambilan keputusan.
d. Kecocokan dengan pengguna
Informasi akan bernilai jika sesuai dengan kebutuhan penggunanya sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan.
e. Ketepatan waktu
Informasi yang tepat waktu dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
f. Kejelasan
Kejelasan informasi akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
g. Fleksibilitas/keluwesan
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer pada saat pengambilan keputusan.
Fleksibilitas informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format tampilan informasi.
h. Dapat dibuktikan
Kebenaran informasi tergantung pada validitas dan sumber yang diolah.
i. Tidak ada prasangka
Informasi akan bernilai jika tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan
informasi.
j. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan harus dapat diukur berdasarkan validitas data sumber
yang digunakan.
2.3. Sistim Informasi
Menurut Sutabri (2003) ” Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi
organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem Informasi
juga dapat didefinisikan sebagai suatu hubungan dari komponen-komponen pengumpulan, proses,
penyimpanan dan distribusi informasi untuk bahan pengambilan keputusan dan kontrol dalam suatu
organisasi (Whitten et al, 2004).
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi antara satu
dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran dan tujuan, adapun komponen
a. Perangkat keras (hardware), yang mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk memproses data.
d. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi,
pemrosesan, dan penggunaan informasi.
e. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan
penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu berupa sistem penghubung yang memungkinkan
sumber daya (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh pemakai lain.
2.4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling
berinteraksi satu dengan lainnya dengan cara tertentu dalam pengolahan data untuk mengasilkan suatu
informasi yang dapat mendukung kegiatan operasional, manajerial dan strategis organisasi, dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia guna mencapai tujuan (Sutanta, 2003).
McLeod (2004) mendefinisikan ”SIM sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa”. Secara garis besar
SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut (Sutabri, 2005):
a. Manusia, unsur manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM. Unsur ini terdiri dari staf
komputer profesional dan para pemakai.
b. Perangkat keras (hardware), terdiri dari komputer dan pendukungnya.
c. Perangkat lunak (software), terdiri dari program komputer yang dirancang secara khusus untuk
melakukan pengolahan data hingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak
manajemen.
d. Data, berupa fakta-fakta yang akan diolah menjadi informasi yang bermanfaat.
e. Prosedur, terdiri dari peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer.
2.5. Sistem Informasi Kesehatan 2.5.1. Definisi
Sistem informasi kesehatan (SIK) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan pengumpulan
data, pengolahan, pelaporan dan penggunaan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan
pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien melalui manajemen yang lebih baik pada semua tingkat
pelayanan kesehatan (Lippeveld, et al 2000).
Menurut Hartono (2002) sistem informasi kesehatan terdiri dari komponen yang saling
berhubungan yang dapat dikelompokkan dalam dua bagian yaitu proses informasi dan struktur
manajemen sistem informasi. Proses informasi, yang terdiri dari: pengumpulan data, pengiriman data,
pengolahan data, analisis data, presentasi informasi sedangkan struktur manajemen sistem informasi,
terdiri dari sumber daya sistem informasi kesehatan yang meliputi orang-orang (perencana, manajer,
ahli statistik, ahli epidemiologi, pengumpul data), perangkat keras (register, telepon, komputer),
perangkat lunak (kertas karbon, format laporan, program pengolah data) dan sumber dana serta
aturan-aturan organisasi, misalnya penggunaan standar diagnosa dan penanganan, uraian tugas staf, prosedur
manajemen distribusi, prosedur pemeliharaan komputer yang akan memungkinkan efisiensi
penggunaan sumber daya sistem informasi kesehatan.
Ada beberapa prinsip umum yang dianut dalam penyempurnaan sistem informasi kesehatan
yaitu (Budiharto, M, 2006):
a. SIK merupakan bagian integral dari sistem kesehatan.
b. Setiap data/informasi yang dikumpulkan harus jelas kegunaannya.
c. Setiap perubahan dalam pencatatan dan pelaporan, harus dikaitkan dengan upaya pelayanan tanpa
menghilangkan informasi yang penting.
d. Desain SIK disesuaikan dengan kemampuan manajerial unit pelaksana.
f. SIK mencakup informasi sektor terkait lain dan swasta, serta hasil survai.
2.5.2. Masalah Dalam Sistem Informasi Kesehatan
Terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem informasi kesehatan di Indonesia,
diantaranya data yang kurang akurat, kurang sesuai dengan kebutuhan, pengiriman laporan/data yang
tidak tepat waktu, banyaknya pencatatan yang dilakukan di lapangan, sehingga memberi beban pada
petugas. Selain itu juga kuantitas dan kualitas tenaga pelaksana yang masih sangat kurang, demikian
pula pengolahan dan pemanfaatan data di berbagai tingkat administrasi belum optimal. Identifikasi
lainnya adalah pelaksanaan umpan balik sangat jarang ditemui, perlengkapan komputer yang belum
memadai, dana pengelolaan SIK yang terbatas dan belum terakomodasinya data dari sektor yang
terkait.
Menurut Hartono (2002), buruknya sistem informasi kesehatan karena disebabkan oleh
beberapa kelemahan yang ada, yaitu:
a. Pemanfaatan data dan informasi kesehatan masih sangat terbatas pada semua tingkat dan unit
dalam manajemen kesehatan dan sistem kesehatan.
b. Sistem pencatatan dan pelaporan yang tidak dikoordinir mengakibatkan duplikasi pengumpulan
data dari sumber yang sama.
c. Kebanyakan kota/kabupaten dan propinsi terbatas kapasitas, terutama di dalam membangun
sistem informasi kesehatan.
d. Pemanfaatan komputer dan fasilitas jaringan, terutama oleh para manajer kesehatan, masih rendah.
e. Dukungan keuangan untuk membangun sistem informasi kesehatan yang efektif sangat terbatas.
f. Hanya sedikit orang-orang statistik dan para profesional informasi kesehatan lain bekerja penuh
untuk sistem informasi kesehatan.
Menurut (Lippeveld, et al 2000) permasalahan sistem informasi kesehatan menyangkut
informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan, kualitas data yang kurang baik, duplikasi data
menyebabkan tidak efisiennya informasi dan tidak tepat waktu dalam pelaporan sehingga
keterlambatan dalam tindak lanjut yang secara keseluruhan mengakibatkan informasi yang didapat
kurang berguna.
2.6. Pengembangan Sistem Informasi
Sistem informasi harus terus dikembangkan untuk mememenuhi kebutuhan kebutuhan sesuai
dengan perkembangan yang ada, sistem yang lama perlu di perbaiki atau diganti seluruhnya, karena
apabila tidak mengikuti perkembangan maka sistem informasi tersebut tidak akan berfungsi lagi.
Sistem yang lama perlu dikembangkan atau diganti karena kemungkinan adanya permasalahan yang
timbul, antara lain (Sutabri, 2003):
a. Adanya permasalahan pada sistem yang lama, seperti :
1) Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai harapan.
2) Pertumbuhan organisasi yang semakin meningkat menyebabkan kebutuhan informasi menjadi
semakin luas, volume pengolahan data menjadi meningkat. Oleh karena itu sistem lama tidak
efektif lagi dan tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan.
Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi sangat diperlukan untuk penyediaan
informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan. Kecepatan dan efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih
kesempatan yang ada.
c. Adanya intruksi-intruksi.
Penyusunan sistem baru dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan atau luar
organisasi atau peraturan pemerintah.
Pengembangan sistem dari sistem lama menjadi sistem baru diharapkan memberikan
peningkatan didalam organisasi, diantaranya (Sutanta 2003):
a. Kinerja, peningkatan kinerja sistem baru sehingga menjadi lebih efektif.
b. Informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
d. Pengendalian, peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan
serta kecurangan-kecurangan yang sedang dan akan terjadi.
e. Efisiensi, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana
sumber daya dapat meminimumkan pemborosan. Efisiensi dapat diukur dari pembagian output
terhadap input.
f. Pelayanan, peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Whitten et. al (2004) mengemukakan prinsip-prinsip dasar pengembangan sistem informasi
sebagai berikut :
a. Melibatkan para pengguna sistem, keterlibatan pengguna sistem adalah kebutuhan yang absolut
dalam keberhasilan pengembangan sistem.
b. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah, pendekatan pemecahan masalah yang klasik,
diataranya :
1) Mempelajari dan memahami masalah, konteks dan dampaknya.
2) Mendefinisikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh semua solusi.
3) Mengidentifikasikan solusi-solusi calon yang memenuhi persyaratan dan memilih solusis
terbaik.
4) Mendesain dan mengimplementasikan solusi terpilih.
5) Mengamati dan mengevaluasi impak solusi dan memperbaiki solusi tersebut.
c. Membentuk fase dan aktifitas. Semua metodologi menentukan fase-fase dan aktivitas.
d. Melakukan dokumentasi sepanjang pengembangan. Dokumentasi dimanfatkan untuk
meningkatkan komunikasi yang baik antara para stakeholder yang berubah secara konstan.
Dokumentasi meningkatkan komunikasi dan penerimaan, membuka tabir kekuatan dan kelemahan
sistem pada banyak stakeholder, merangsang keterlibatan pengguna dan meningkatkan kemajuan
manajemen.
e. Membentuk standarisasi. Standar arsitektur teknologi informasi diantaranya teknologi database,
teknologi perangkat lunak dan teknologi antar muka.
f. Mengelola proses dan proyek.
g. Membenarkan sistem informasi sebagai investasi modal. Saat mempertimbangkan investasi modal
dalam pengembangan sistem, harus selalu memperhatikan :
1) Identifikasi atas solusi alternatif atas permasalahan yang ditawarkan.
2) Evaluasi tiap solusi yang bersifat praktis, terutama untuk cost-effectiveness melalui analisis
cost-benefit.
h. Bersiap membatalkan atau merevisi lingkup. Revisi dan pembatalan pengembangan sistem perlu
dilakukan untuk menjamin kepraktisan sistem dan resiko yang dihadapi.
i. Melakukan pembagian sistem menjadi subsistem-subsistem dan komponen agar lebih mudah
menaklukkan masalah dan membangun sistem yang lebih besar.
j. Mendesain sistem untuk pertumbuhan dan perubahan. Sistem-sistem harus didesain untuk
mengakomodasi persyaratan-persyaratan pertumbuhan dan perubahan.
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan berbagai metode. Proses
pengembangan sistem yang dimulai dari tahap perencanaan sampai implementasinya disebut dengan
istilah System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan-tahapan SDLC menurut Kendall (2003)
adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan.
Pada tahap ini merupakan kegiatan perencanaan sistem, yaitu menentukan
permasalahan-permasalahan apa yang terjadi dan apa yang menyebabkan sasaran pada sistem lama belum
tercapai. Kemudian mengidentifikasi peluang pengembangan sistem termasuk fisibilitas secara
teknis, ekonomis dan operasional bahwa peningkatan dapat dilakukan melalui penggunaan sistem
informasi terkomputerisasi , selanjutnya pada tahap ini juga dilakukan identifikasi tujuan dari
pengembangan sistem informasi.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Dalam fase ini lebih ditekankan untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar
mengetahui siapa saja yang terlibat, kegiatan apa saja yang ada, lingkungan kerja yang mana,
waktu yang diperlukan serta bagaimana mekanisme atau prosedur yang berlaku.
3. Menganalisis kebutuhan sistem.
Pada tahap analisis kebutuhan sistem ini dilakukan penguraian suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam komponen-komponennya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, peluang-peluang, maupun hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahapan analisis kebutuhan dari segi kelemahan dan kelebihan adalah menganalisis proses
yang dilakukan, data yang dimasukkan, diolah dan dihasilkan dari sistem lama. Kemudian
dijadikan dasar pengembangan model pada sistem baru.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan.
Dalam tahap perancangan sistem ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dari
rancang bangun yang lengkap. Terdapat dua bagian dalam perancangan sistem, yaitu rancangan
sistem secara umum atau desain makro dan rancangan sistem secara terinci atau rancangan fisik.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini meliputi :
a. Desain model dari sistem informasi yang akan dikembangkan, yaitu rancangan fisik yang
digambarkan dari bagan alir sistem (flow chart system) dan rancangan model logis berupa
diagram arus data (DAD).
b. Desain output adalah keluaran dari sistem informasi yang dapat dilihat, dapat berupa tampilan
dilayar, kertas laporan dan sebagainya.
c. Desain input yang perlu didesain secara rinci dari input adalah bentuk dari dokumen dasar
yang digunakan dan bentuk tampilan dari input di alat input. Kegiatan dari desain input ini
adalah menentukan kebutuhan dari sistem yang baru dan menentukan bentuk, sumber, alat
serta periode dari input.
d. Desain basis data ini adalah mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan
antara satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk aplikasi yang bermacam-macam
di dalam suatu organisasi, yang terdiri dari beberapa file yang diperlukan dalam suatu proses
pengolahan data.
e. Desain tehnologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian
sistem secara keseluruhan. Tehnologi ini perlu dirancang untuk menyesuaikan dengan sistem
informasi yang akan digunakan dengan memperhatikan tiga hal pokok, yaitu perangkat keras,
perangkat lunak dan tehnisi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak.
Tahap ini dilakukan untuk mengembangkan suatu perangkat lunak yang diperlukan, dalam
kegiatannya diperlukan kerjasama antara penganalisis dan pemograman.
6. Menguji dan mempertahankan sistem.
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu.
Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut
ditetapkan
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem.
Implementasi sistem dilakukan setelah rancangan selesai dan melakukan evaluasi untuk revisi
dengan segera terhadap sistem untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan. Evaluasi
diharapkan bahwa sistem baru lebih efisien operasionalnya dan efektif dalam pencapaian tujuan
dan lebih mudah digunakan.
Sebelum sistem dari suatu organisasi di desain untuk memperoleh data, megupdate file dan
menghasilkan laporan-laporan, maka harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana organisasi
tersebut menangani operasi-operasinya seperti formulir- formulir yang digunakan untuk menyimpan
informasi secara manual, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk apa laporan tersebut digunakan dan
Dalam desain sistem, model (skema aplikasi) akan menggambarkan arsitektur teknis yang
akan merefleksikan kemampuan dan batasan teknis teknologi dengan 4 (empat) model (Kristanto,
2003) :
a. Model fisik dari sistem saat itu.
Bagaimana sistem beroperasi saat itu meliputi input sistem, proses yang dilaksanakan, urutan
proses, data yang digunakan saat proses dan lainnya.
b. Model logik sistem saat itu.
Apa yang dilakukan sistem saat itu tanpa melihat proses sistem manual atau komputerisasi
meliputi proses yang diperlukan, aliran data, data yang diperlukan dan input sistem.
c. Model fisik sistem baru.
Bagaimana sistem baru beroperasi dan digunakan meliputi proses yang dilaksanakan, urutan
proses, data yang digunakan untuk proses, bagaimana proses dilaksanakan termasuk orang,
formulir dan lainnya serta batasan antara proses manual dan automatik.
d. Model logik sistem baru.
Apa yang dilakukan sistem baru dan diterapkan untuk tujuan organisasi meliputi proses yang
diperlukan, aliran data, data yang diperlukan dan input sistem.
2.7. Kerangka Pikir
Laporan SP2TP
Output:
- Profil Kesehatan Kabupaten - Laporan ke Dinkes
Propinsi
Desain Formulir Laporan Puskesmas
BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan pengembangan
sistem yang mengikuti langkah-langkah pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu
identifikasi masalah pada sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi
terhadap masalah yang terjadi kemudian merancang sistem berdasarkan solusi yang ditetapkan.
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dan dilaksanakan pada bulan
Mei – Juli tahun 2009.
3.3. Metode Pengumpulan Data a. Telaah dokumen
Telaah dokumen adalah mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan sistem pencatatan
dan pelaporan yang ada saat ini di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, dalam hal ini yang
ditelaah adalah sumber input data berdasarkan jenis laporan, bentuk laporan, substansi laporan
yaitu yang mencakup laporan SP2TP (LB1, LB2, LB3 dan LB4) serta laporan program KIA
(Kesehatan Ibu dan Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P
(Pencegahan Penyakit Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi
kesehatan.
b. Wawancara
Melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara pada informan yang
merupakan subjek penelitian. Pokok–pokok wawancara adalah bagaimana pengelolaan data dan
informasi, kualitas informasi yang dihasilkan, pemanfaatan data untuk kegiatan perencanaan
prasarana apakah yang sudah dipakai dan bila dilakukan pengembangan sistem yang bagaimana
yang diinginkan. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah:
1. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar
2. Kabid. Litbang dan Sumber Daya Kesehatan
3. Kasie Data Informasi dan Evaluasi
4. Koordinator SP2TP
5. Pengolah data program KIA (Kesehatan Ibu dan Anak)
6. Pengolah data program Gizi
7. Pengolah data program usaha kesehatan institusi
8. Pengolah data program P2P (Pemberantasan Penyakit Menular)
9. Pengolah data program penyehatan lingkungan.
10. Pengolah data program promosi kesehatan.
c. Observasi
Observasi dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang mekanisme pencatatan dan pelaporan
di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar. Pengamatan dilakukan dengan melihat bagaimana
proses masukan dan keluaran serta penyajian data yang ada.
3.4. Definisi Operasional
1. Desain formulir laporan adalah sebuah rancangan formulir baru dengan mengintegrasikan
formulir laporan SP2TP dengan formulir laporan program yang ada di Dinas Kesehatan.
2. Laporan SP2TP adalah dokumen pelaporan yang diterima dinas kesehatan dari puskesmas
yang mencakup laporan bulanan LB1, LB2, LB3 dan LB4 .
3. Laporan program adalah dokumen pelaporan yang mencakup pelaporan dari program KIA
(Kesehatan Ibu dan Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P
(Pencegahan Penyakit Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi
3.5. Metode Analisis Terhadap Sistem Informasi Saat Ini.
Pada tahap ini dilakukan kegiatan analisis terhadap masalah dan kendala yang terjadi pada
komponen input, proses maupun output kegiatan pengolahan data pada sistem yang sedang berjalan.
Pada tahap ini juga dilakukan observasi terhadap prosedur, sistem pencatatan data dan aliran data serta
masalah-masalah yang timbul.
Langkah yang dilakukan pada tahap analisis sistem, antara lain :
a. Identifikasi permasalahan yang ada di dalam sistem.
b. Identifikasi penyebab masalah pada sistem yang telah ada berdasarkan alur organisasi sistem dan
diagram alir data.
c. Pengkajian keluaran yang diharapkan sesuai kebutuhan informasi yang ditetapkan.
d. Pengkajian instrumen yang digunakan dalam menghasilkan keluaran yang diharapkan.
e. Pengkajian proses transformasi data dari instrumen yang digunakan menjadi keluaran yang
diinginkan.
f. Analisis Kebutuhan Informasi
Tahap kegiatan analisis difokuskan pada identifikasi kebutuhan informasi para pengambil
keputusan sebagai pengguna informasi. Hasil dari analisis ini adalah diperolehnya gambaran
tentang informasi apa saja yang dibutuhkan para pengguna informasi untuk keperluan manajemen
data .
g. Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi
Kebutuhan sistem informasi disesuaikan dengan kebutuhan sistem informasi untuk pemecahan
masalah.
Untuk memperoleh gambaran terhadap sistem yang ada saat ini dilakukan dengan cara
analisis isi (content analisys) dan dilakukan dengan cara :
b. Memilih hasil petikan wawancara dari masing-masing informan sesuai aspek yang terkait dengan
pengembangan sistem informasi .
c. Melakukan pengelompokan data dan informasi ke dalam aspek-aspek yang terkait dengan
kegiatan pengembangan sistem informasi.
d. Melakukan identifikasi masalah sebagai dasar pengembangan sistem informasi.
e. Membuat penarikan kesimpulan.
3.6. Cara Desain Formulir
Desain yang dirancang merupakan desain format sebagai input sistem dan merupakan
sistem berkas terpadu dengan pengintegrasian transaksi pelaporan yang bertujuan untuk meminimalisir
duplikasi data.
Perancangan formulir sebagai komponen input sistem dilakukan dengan cara :
1. Mengumpulkan instrumen yang berhubungan dengan sumber input data yaitu instrument
pelaporan LB1, LB2, LB3 dan LB4 serta instrumen laporan program KIA (Kesehatan Ibu dan
Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P (Pencegahan Penyakit
Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi kesehatan.
2. Melakukan pengintegrasian transaksi pelaporan dengan memperhatikan jenis dan substansi dari
instrumen yang dikumpulkan sehingga dapat digunakan untuk penyusunan profil kesehatan
Kabupaten Aceh Besar dan penyusunan laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi Nanggroe Aceh
Darussalam.
Setelah desain formulir laporan integrasi selesai dibuat, peneliti mendiskusikan kembali
dengan pengguna yaitu petugas penyusunan profil kesehatan dan petugas pengelola data program di
Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar serta meminta responnya terhadap desain formulir yang telah
BAB 4
HASIL PENELITIAN
4.1. Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar
Berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Besar No. 3 Tahun 2008, Dinas Kesehatan
Kabupaten Aceh Besar adalah salah satu dinas di lingkungan Kabupaten Aceh Besar Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam (NAD). Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, struktur Dinas
Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dibagi menjadi satu bagian sekretariat, 4 bidang (Bidang Kesehatan
Masyarakat, Bidang Penanggulangan Penyakit dan Penyehatan Lingkungan, Bidang Pembinaan
Pelayanan Kesehatan dan Kefarmasian dan Bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan) dan Unit
Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yaitu gudang farmasi dan 25 puskesmas sebagai kelompok jabatan
fungsional. Bagian sekretariat terdiri dari 3 sub bagian (Sub.Bagian Umum, Sub. Bagian Keuangan
dan Sub.Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan) dan masing-masing bidang terdiri dari 3 seksi.
Secara lengkap bagan struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dapat dilihat pada
lampiran.
Adapun Visi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besat adalah ” Aceh Besar Sehat 2010
Melalui Gerakan Mandiri Untuk Hidup sehat” sedangkan misinya adalah:
a. Membina komitmen dan profesionalisme tenaga kesehatan.
b. Upaya peningkatan perbaikan gizi masyarakat dengan fokus “Keluarga Mandiri Sadar Gizi”.
c. Upaya peningkatan kemandirian masyarakat dalam menerapkan ”Perilaku Hidup Bersih dan
Sehat”.
d. Menurunkan angka kesakitan dan kematian dari penyakit menular dan tidak menular.
e. Perlindungan masyarakat terhadap bahaya narkotika dan penggunaan obat terlarang.
f. Upaya pemerataan ketersediaan tenaga kesehatan.
g. Peningkatan pelaksanaan program keluarga berencana.
i. Membina kemitraan dengan instansi, organisasi pemerintah dan non pemerintah serta masyarakat
dalam menciptakan kondisi aman bagi kesehatan. Menjamin keterjangkauan upaya pelayanan
kesehatan yang bermutu dan merata pada masyarakat.
Dalam pelaksanaan tugasnya Dinas kesehatan Kabupaten Aceh Besar memiliki fungsi
sebagai berikut :
a. Merumuskan kebijakan teknis di bidang kesehatan.
b. Menetapkan pelaksanaan kegiatan program kesehatan.
c. Membuat perizinan praktek umum di bidang kesehatan.
d. Melakukan pembinaan terhadap unit pelaksana teknis dinas kesehatan.
e. Melakukan pengelolaan urusan ketatausahaan dinas kesehatan.
4.2. Gambaran Sistem Informasi Kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar . Secara organisasi bidang yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sistem Informasi
Kesehatan adalah bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan dimana seksi yang ditugasi dalam
menangani sistem informasi kesehatan adalah Seksi Data, Informasi dan Evaluasi. Peraturan
pemerintah nomor 41 tahun 2007, tentang organisasi perangkat daerah telah memberikan peluang bagi
Dinas Kesehatan Aceh Besar untuk terus melaksanakan penataan sistem informasi yang lebih terfokus
dalam penyediaan data dan informasi untuk menunjang pelaksanaan berbagai program pembangunan
kesehatan dengan terbentuknya seksi data, informasi dan evaluasi berdasarkan qanun Kabupaten Aceh
Besar nomor 3 tahun 2008.
4.2.1. Sarana dan Prasarana
Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh
Besar cukup mendukung pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan. Dalam pengolahan data selama ini
didukung oleh beberapa unit perangkat keras yang tersebar pada tiap-tiap bidang dan bagian dalam
Untuk mengolah data setiap seksi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar telah
dilengkapi dengan komputer. Keberadaan komputer secara umum membantu dalam pekerjaan,
terutama dalam pembuatan laporan. Pada seksi data, informasi dan evaluasi telah tersedia fasilitas
akses internet dengan menggunakan jaringan telepon.
Untuk pengolahan data SP2TP dari puskesmas ada Aplikasi Migrasi Data Sistem Informasi
Manajemen Puskesmas (SIMPUS) ke Sistem Database Terpadu Kesehatan (SDTK) yaitu software
yang memungkinkan data pada aplikasi SIMPUS untuk ditransfer ke aplikasi SDTK. Software ini
akan membantu untuk memindahkan data yang telah tersimpan di database SIMPUS ke database
SDTK.
4.2.2. Sumber Daya Manusia
Sebagian besar pegawai di seluruh bidang merupakan
