BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di
4.1.1 Job Description Staf Administrasi
Staf administrasi pada PT Sangkan Jaya bertanggung jawab kepada HR Supervisor dan unit pemberi kerja nya adalah HR Supervisor dan HRGA Manager. Job description staf administrasi pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya secara umum adalah bertanggung jawab melakukan
29
administrasi penyusunan dan perapihan administrasi karyawan mulai dari data pribadi, absensi sampai dengan benefit administration. Untuk job description staf administrasi dapat dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini:
Gambar 4. 1
Job Description Staf Administrasi PT Sangkan Jaya Bandung Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)
30
Dalam hal keterbatasan waktu, penulis hanya diberikan beberapa pekerjaan dari job description yang telah dilampirkan diatas. Maka dari itu penulis hanya akan menganalisa beberapa pekerjaan dan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan update dan dokumentasi filling karyawan baru.
Pada saat HR (Human Resources) mempunyai tugas untuk merekrut karyawan baru, Penulis akan melakukan update dan mendokumentasikan filling karyawan baru yang akan digunakan untuk untuk penghitungan gaji, laporan absensi, dan pengelolaan cuti. Penulis akan melakukan update data karyawan menggunakan excel dan dokumentasi filling karyawan akan disimpan dalam sebuah display book 60 pockets yang diurutkan berdasarkan tahun mulai bekerja. Untuk data karyawan yang diolah menggunakan excel dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini.
Gambar 4. 2
Database Karyawan Tahun 2021
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
31
Dan untuk dokumentasi filling yang disimpan di display book 60 pockets dapat dilihat pada gambar 4.3 dibawah ini.
Gambar 4. 3 Display Book 60 Pockets
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
2. Melakukan perhitungan absensi karyawan.
Perhitungan absensi karyawan dilakukan setiap hari dan akan direkap setiap perbulan menggunakan excel, seorang karyawan dengan perhitungan absensi paling tinggi akan mendapatkan penghargaan tertentu terhadap hasil pekerjaannya. Berikut adalah gambar 4.4 untuk perhitungan absensi karyawan menggunakan excel
Gambar 4. 4
Rekap Absensi Karyawan Tahun 2021
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
32
Setelah melakukan perhitungan absensi seperti pada gambar diatas, karyawan dengan tingkat kehadiran paling tinggi dalam bulan tersebut akan mendapatkan penghargaan, berupa foto yang akan dipajang pada dinding bagian timur di lobi. Penghargaan tersebut diberikan karena menjadi karyawan disiplin dalam bulan tersebut.
Dapat dilihat pada gambar 4.5 dibawah ini.
Gambar 4. 5
Foto The Most Disciplined Employee of The Month
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
3. Membuat laporan bulanan terkait dengan kehadiran, cuti, lembur dan izin karyawan.
Karyawan PT Sangkan Jaya dalam rentang waktu satu minggu wajib untuk bekerja di kantor selama 5 hari yaitu hari Senin s/d Jumat. Laporan bulanan ini dibuat untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan dan mengetahui kedisiplinan karyawan serta pemberlakukan tunjangan harian, pengambilan jatah cuti karyawan,
33
dan kepentingan perusahaan lainnya. Karyawan yang akan cuti, lembur maupun izin terlebih dahulu mengisi form yang berisi seperti pada gambar 4.6 dan 4.7 di bawah ini:
Gambar 4. 6
Form Perbaikan Absen Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 7
Form Permohonan Cuti Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
34
Setelah karyawan mengisi form perbaikan absensi karyawan dan permohonan cuti seperti pada gambar diatas, kemudian melaporkannya kepada atasan langsung yaitu supervisor divisi, lalu disetujui dan ditandatangi oleh kepala department atau divisi dan manajer HRGA dan yang terakhir form tersebut akan diberikan kepada penulis sebagai bukti keterangan terserbut. Kemudian penulis akan menyimpan form terserbut pada odner dan membuat laporan bulanan dengan menggunakan excel seperti pada gambar 4.8
Gambar 4. 8
Rekapitulasi Absensi Karyawan Kantor Pusat
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
4. Membuat dan mempersiapkan pembukaan rekening karyawan baru untuk diperiksa oleh HR Supervisor.
Setelah karyawan dinyatakan diterima untuk bekerja pada PT Sangkan Jaya, penulis mempersiapkan pembukaan rekening karyawan baru untuk penggajian karyawan. HR Supervisor
35
membuat google form yang berisi beberapa pertanyaan dan dokumen yang diperlukan, sehingga karyawan baru mengisi google form dan mengunggah dokumen yang diperlukan oleh perusahaan.
Penulis mengumpulkan data dari hasil google form kedalam sebuah excel dan disimpan di google drive dan diserahkan serta diperiksa oleh HR Supervisor. Dapat dilihat pada gambar 4.9 dibawah ini
Gambar 4. 9 D
ata Base Karyawan dalam Bentuk Google Form
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 10
Database Karyawan dalam Bentuk Excel
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
36
Gambar 4. 11
Dokumen Database Karyawan Setelah dibuat dalam Bentuk pdf Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
5. Filling surat keluar terkait kepentingan karyawan dan perusahaan.
Filling surat keluar dilakukan secara manual dengan ditulis
pada lembar buku agenda. Namun untuk perapihan dan arsip, maka surat keluar yang sudah ditulis pada lembar buku agenda tersebut diolah menggunakan excel dan dipisahkan berdasarkan divisi serta berdasarkan jenis surat agar memudahkan untuk mencari file apabila sedang diperlukan. Dapat dilihat pada gambar 4.12 dan 4.13 dibawah ini.
Gambar 4. 12 Lembar Buku Agenda
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
37
Gambar 4. 13
Filling Surat Keluar Menggunakan Excel
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
6. Melakukan administrasi dan mengumpulkan terkait data pribadi dan data kepegawaian perusahaan.
Penulis perlu mengumpulkan data pribadi dan data kepegawaian perusahaan hal ini dapat berguna untuk benefit administration. Benefit yang dimaksud bisa dalam bentuk
pengumpulan data terkait lama kerja, sudah terdaftar BPJS atau tidak, bonus setiap tahun karyawan, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan karyawan dalam perusahaan.
Pengumpulan data tersebut dilakukan secara online yaitu melalui google form, dan akan dipindahkan ke excel. Untuk dokumentasi
data tersebut berupa soft copy yang disimpan pada google drive atau alat penyimpanan lainnya. Karena alurnya tidak jauh berbeda dengan job description pada no 4 maka gambar dapat dilihat pada gambar 4.9 4.10 dan 4.11
38
7. Melakukan filling terkait dengan cuti, surat keluar dan surat masuk, surat kecelakaan kerja, SPL (Surat Pengajuan Lembur karyawan) dan surat dokter dan update setiap bulan kepada atasan terkait.
Pengaturan arsip dan dokumen adalah hal yang membutuhkan kerapihan dan ketelitian, filling yang dilakukan secara manual dan arsip disimpan pada lemari kabinet yang akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip serta melindungi arsip dari kerusakan. Dapat dilihat pada gambar 4.14 dibawah ini.
Gambar 4. 14 Filling Cabinet
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Untuk dokumen diatas seperti cuti, SPL (Surat Pengajuan Lembur Karyawan) dan surat dokter disimpan pada odner dan diurutkan berdasarkan tanggal. Dapat dilihat pada gambar 4.15, 4.16, 4.17 dan 4.18 dibawah ini.
39
Gambar 4. 15 Surat Tugas Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 16
Keterangan Surat Sakit dari Dokter
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
40
Gambar 4. 17
Map Odner Surat Perjalanan Dinas / Surat Tugas Karyawan Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 18
Map Odner untuk Surat Izin Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)