A. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
Proyek perubahan dilaksanakan sebagian besar sesuai dengan tahapan yang diusulkan pada proposal proyek perubahan, dengan tahapan seperti pada tabel 1, berikut :
Tabel 1. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan.
KEGIATAN PESERTA DIKLAT TAHAP TAKING OWNERSHIP II 1. NAMA PESERTA : Moh. Salim, A. Pi.
2. UNIT KERJA : PPS Belawan
3. RENCANA AREA PERUBAHAN : Optimalisasi Pelayanan Tambat Labuh Kapal Pada Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan
No Uraian Aksi Target Pelaksanaan Output Dinfokan ke
Coach
- Mengusulkan penyusunan anggaran /dukungan anggaran - Rencana pembentukan working
team
- Rencana pelaksanaan rapat pembentukan tim
- Usulan personil working team (tim anggaran, tim monev dan tim teknis)
- Usulan draft pembuatan SK.
working team
- Usulan draft jadwal pelaksanaan
Diskusi dengan Kabag TU, Kabid.
TKPU (sarana kerja, fasilitas pelabuhan)
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 13
Diskusi dengan Kasi.
Kesyahbandaran, Kasi. Operasional Pelabuhan (identifikasi permasalahan dan stakeholder)
Penyusunan pembagian tugas working team
2. Pembentukan Tim Efektif
Rencana pelaksanaan rapat pembentukan tim, persiapan rapat pembentukan working team
Diskusi persiapan penerapan pelayanan ISO 9001/2008 (pelayanan STBLK, SPB, SHTI dan Perizinan)
Rapat pembentukan working team
Usulan working team pelaksanaan proyek perubahan
Usulan draft SK. Working Team
Usulan nama-nama working team (tim anggaran, tim monev dan tim teknis)
Koordinasi dan pelaksanaan uji coba pengalihan alur nelayan baru
Diskusi hasil uji coba pengalihan alur nelayan baru dan rencana pemberlakuan alur nelayan baru tersebut
Penerbitan SK. working team
Distribusi SK. working team
Diskusi dengan working team
Evaluasi jadwal pelaksanaan
Menyusun pembagian tugas working team
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 14 3. Penyiapan sarana kerja pelayanan
Diskusi dengan Co Project Leader (pemanfa’atan sarana kerja)
Inventarisasi sarana kerja (kantor pelayanan, computer, printer, jaringan internet dan sarana kerja lainnya), perangkat administrasi (blanko STBLK, SPB dan Jurnal harian kapal)
Pemeriksaan fasilitas/sarana kerja yang akan digunakan
Kesiapan pemanfa’atan sarana kerja dan lainnya
4. Sosialisasi dalam rangka implementasi pelayanan tambat labuh kapal
Konsultasi dengan Atasan Langsung/Mentor
Persiapan pelaksanaan sosialisasi
Pelaksanaan sosialisasi kepada tim dan petugas serta pemilik kapal/Nakhoda/pengurus kapal
Identifikai/inventarisasi hasil sosialisasi untuk pelaksanaan proyek perubahan
5. Pelaksanaan optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal
Persiapan pelaksanaan kegiatan proyek perubahan
Implementasi pelayanan tambat labuh kapal
- Pencatatan kedatangan/keluar kapal
- Pemantauan kegiatan kapal di dermaga
- Pemeriksaan pelayanan tambat labuh kapal
- Evaluasi pelaksanaan pelayanan
Koordinasi dan diskusi dengan
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 15
working team
Evaluasi pelaksanaan pelayanan 16 April 2017
6. Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pelayanan tambat labuh kapal
Pengumpulan data kapal, entry data, proses pengolahan data kegiatan pelayanan tambat labuh kapal
Monitoring dan evaluasi pelayanan ke lapangan
Mengadakan rapat monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan
Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama working
Minggu V – VII (17 April – 5 Mei
2017) 20 April 2017
3 Mei 2017
- Undangan - Abensi - Foto - Notulensi
3 Mei 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 16
team
Pengumpulan rekapitulasi data hasil pelaksanaan proyek perubahan
5 Mei 2017
7. Penyusunan laporan pelaksanaan proyek perubahan dan bahan tayang seminar
Menyusun draft pelaporan pelaksanaan proyek perubahan
Konsultasi dengan Mentor
Memperbaiki draft laporan pelaksanaan proyek perubahan
Konsultasi dengan Coach
Menyusun bahan tayang seminar laboratorium kepemimpinan
Minggu VII – VIII (1 – 12 Mei 2017)
5 Mei 2017
9 Mei 2017
- Laporan proyek perubahan - Bahan
tayang
9 Mei 2017
Belawan, 12 Mei 2017 Peserta Diklatpim III Angkatan XI
Moh. Salim, A. Pi.
NIP. 19660919 199103 1 001
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 17 B. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder proyek perubahan adalah setiap orang, organisasi atau komunitas yang dipengaruhi atau mempengaruhi proyek perubahan.
1. Jenis Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini antara lain : a. Stakeholder Primer, adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan ataupun efek negatif akibat adanya proyek perubahan. Stakeholder Primer terdiri dari :
1) Pemilik kapal;
2) Nakhoda kapal 3) Pengurus kapal
4) Anak Buah Kapal (ABK)
5) Pengawas Perikanan (Petugas SLO)
b. Stakeholder Sekunder, adalah orang atau kelompok yang berperan dalam pengambilan keputusan namun tidak terpengaruh secara langsung oleh adanya proyek perubahan ini. Stakeholder Sekunder antara lain :
1) Pengelola unit pengolahan ikan (UPI) 2) Pedagang ikan
3) Pimpinan perusahaan pembuatan alat tangkap 4) Pimpinan galangan kapal/docking kapal
c. Stakeholder Utama/Kunci, adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral/kunci dalam berjalannya proyek perubahan, antara lain :
1) Project Sponsor, yaitu Kepala PPS Belawan;
2) Project Leader, yaitu Kepala Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran;
3) Co-Project Leader, yaitu Kepala Seksi Kesyahbandaran;
4) Working Team (Tim Anggaran, Tim Teknis, Tim Monev), yaitu Kepala Seksi Kesyahbandaran, Kepala Seksi Operasional Pelabuhan, seluruh staf Seksi Kesyahbandaran, dan staf Seksi
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 18 Operasional Pelabuhan serta staf yang mempunyai kemampuan dalam informasi teknologi dan komunikasi;
5) Seluruh pegawai PPS Belawan,
secara ringkas struktur organisasi proyek perubahan dapat terlihat pada gambar 1, berikut :
Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.
Gambar 1. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.
Pelaksana Working team Working team
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 19 Untuk mendapatkan dukungan penuh dari semua stakeholder yang terkait dalam proyek perubahan, maka perlu strategi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan Stakeholder berdasarkan kekuatan dan ketertarikan pada proyek perubahan sebagaimana diagram pada gambar 2 dibawah berikut. Strategi mempengaruhi Stakeholder adalah sebagai berikut :
a. Stakeholder dengan kriteria Promoters (high power/high interest) akan dilakukan koordinasi secara intensif guna memantapkan substansi proyek perubahan agar semua unsur yang mendukung terlaksananya proyek perubahan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga proyek perubahan dapat diimplementasikan.
b. Stakeholder dengan kriteria Latens (high power/low interest) perlu dilakukan pendekatan dan berkoordinasi dengan baik serta diinformasikan pentingnya pelaksanaan dari proyek perubahan, sehingga dapat mendukung pelaksanaan proyek perubahan tersebut untuk dapat kemudian dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
c. Stakeholder dengan kriteria Difenders (low power/high interest) merupakan stakeholder yang melaksanakan implementasi proyek perubahan, Oleh karena itu akan diberi pengertian tentang maksud dan tujuan dari proyek perubahan untuk kepentingan bersama sehingga dapat mendukung terlaksananya proyek ini.
d. Berdasarkan hasil pemetaan stakeholder sesuai kepentingannya, maka pada diagram diatas tidak terlihat stakeholder dengan kriteria Apathetics (low power/low interest).
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 20
Gambar 2. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder.
2. Strategi Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, memberikan berita atau informasi kepada orang atau pihak lain. Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif maka arus informasi dalam dinamika kerja akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan.
H