LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI
OPTIMALISASI PELAYANAN TAMBAT LABUH KAPAL PADA PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA BELAWAN
Disusun Oleh:
MOH. SALIM, A. Pi.
NIP. 19660919 199103 1 001
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN RISET DAN SUMBERDAYA MANUSIA
KELAUTAN DAN PERIKANAN
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR SUKAMANDI, 2017
LAMPIRAN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul : OPTIMALISASI PELAYANAN TAMBAT TABUH KAPAL PADA PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA BELAWAN
Nama : MOH. SALIM, A. Pi.
NIP : 19660919 199103 1 001
Sukamandi, 17 Mei 2017
Menyetujui Coach
DR. Ir. YULISTYO MUDHO, M.Sc.
NIP. 19611212 198703 1 001
Project Leader
MOH. SALIM, A. Pi.
NIP. 19660919 199103 1 001
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan
Proyek Perubahan Instansional
Judul :
OPTIMALISASI PELAYANAN TAMBAT TABUH KAPAL PADA PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA BELAWAN
TELAH DISEMINARKAN
Di : Sukamandi
Pada hari : Rabu
Tanggal : 17 Mei 2017
Project Leader
Moh. Salim, A. Pi.
NIP. 19660919 199103 1 001
Coach
DR. Ir. Yulistyo Mudho, M. Sc.
NIP. 19611212 198703 1 001
Mentor
Ir. Arief Rahman Lamatta, MM.
NIP. 19581001 198623 1 003
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan pelaksanaan Proyek Perubahan Instansional ini. Laporan ini disusun dalam rangka memenuhi tugas sebagai peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XI Kementerian Kelautan dan Perikanan tahun 2017 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur, Sukamandi, Jawa Barat.
Proyek perubahan ini disusun dalam upaya peningkatan pelayanan pada Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran, dengan judul
“Optimalisasi Pelayanan Tambat Labuh Kapal Pada Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan”
Laporan ini disusun berdasarkan hasil implementasi proyek perubahan yang dilaksanakan dan digunakan sebagai indikator kompetensi perserta Diklatpim agar menjadi Pemimpin Perubahan yang dapat menciptakan Best Practice, khususnya di Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan. Diharapkan hasil proyek perubahan ini nantinya dapat diadopsi dan diadaptasi oleh instansi lain.
Laporan ini dapat diselesaikan atas adanya bimbingan dan saran dari pihak lain. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan kepada :
1. Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan (Bapak Ir. Arief Rahman Lamatta, MM.), selaku Mentor.
2. Bapak DR. Ir. Yulistyo Mudho, M.Sc, selaku Coach, dan seluruh Widyaiswara.
3. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Kementerian Kelautan dan Perikanan di Sukamandi dan seluruh panitia penyelenggara Diklat.
4. Working Team dan seluruh pegawai Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan yang telah memberi dukungan dan bantuannya selama pelaksanaan dan penulisan laporan proyek perubahan ini.
ii Penulis menyadari Laporan Proyek Perubahan ini masih terdapat kekurangan sehingga perlu dilakukan penyempurnaan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan adanya saran dan kritik yang bersifat konstruktif untuk perbaikan laporan proyek perubahan ini. Semoga laporan proyek perubahan dapat bermanfaat bagi peningkatan kinerja organisasi atau unit kerja masing-masing secara umum.
Sukamandi, 17 Mei 2017
Penulis,
Moh. Salim, A. Pi
7
iii DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
BAB II. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ... 9
BAB III. SKOP PROYEK PERUBAHAN ... 10
BAB IV. KRITERIA KEBERHASILAN ... 11
BAB V. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 12
BAB VI. PENUTUP ... 29 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iv DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 : Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan ... 12 Tabel 2 : Strategi Penyelesaian Kendala...……… 26
v DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 : Struktur Organisasi Proyek Perubahan ... 18
Gambar 2 : Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder ... 20
Gambar 3 : Konsultasi dengan Mentor ... 21
Gambar 4 : Diskusi dengan Co Project Leader ... 22
Gambar 5 : Pertemuan dengan Working Team ... 23
Gambar 6 : Pertemuan dengan Pegawai ………... 24
Gambar 7 : Pertemuan dengan Stakeholder Primer ……… 24
vi DAFTAR LAMPIRAN
1. Kegiatan Peserta Diklat pada Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II)
2. Surat Permohonan Dukungan Biaya Penggunaan Anggaran
3. Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan tentang Penunjukan Co-Project Leader Pada Pelaksanaan Proyek Perubahan
4. Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan tentang Penunjukan Tim Anggaran Pada Pelaksanaan Proyek Perubahan
5. Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan tentang Penunjukan Tim Teknis Pada Pelaksanaan Proyek Perubahan
6. Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan tentang Penunjukan Tim Monev pada Pelaksanaan Proyek Perubahan
7. Undangan, Notulensi, Absensi, Foto Kegiatan Rapat-Rapat, Foto Kegiatan Implementasi Proyek Perubahan
8. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Tambat Labuh Kapal 9. Rekapitulasi Data Jumlah dan Jenis Kapal Dalam Pelayanan Tambat
Labuh Kapal Pada Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan
vii Tabel 3 : Data Jumlah Kapal Dalam Pelayanan Tambat Labuh ... 35
Gambar 7 : Kegiatan Pelaksanaan Laboratorium kepemimpinan … 30 Gambar 8 : Form Jurnal harian Kapal ………... 33 Gambar 9 : Kegiatan Pelayanan... 41 Gambar 10 : Diskusi Bersama Petugas Menganai Kegiatan
Pelayanan... 42 Gambar 11 : Kegiatan Sosialisasi.………... 43 Gambar 12 : Denah Wilayah Kerja dan Pengoperasian
PPS Belawan ………... 46
viii
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 1 BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap, pada kawasan Pelabuhan Perikanan Samudera (PPS) Belawan terdapat banyak tangkahan, tempat pendaratan ikan milik swasta. Kegiatan bongkar muat ikan di PPS Belawan terjadi sepanjang hari. PPS Belawan memiliki potensi pengembangan yang sangat besar, hal ini terlihat dari aktivitas pelabuhan yang cukup tinggi baik dari volume maupun nilai produksi ikan yang dihasilkan pada setiap harinya.
Kegiatan tambat labuh kapal perikanan di PPS Belawan perlu dioptimalkan pelayanannya sesuai tugas dan fungsi serta peranannya, berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : 20/PERMEN-KP/2014, tanggal 16 Mei 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pelabuhan Perikanan, untuk tugas pokok PPS Belawan adalah melaksanakan pengelolaan dan pelayanan pemanfa’atan sumberdaya ikan serta keselamatan operasional kapal perikanan.
Kapal bertambat adalah kapal bersandar atau mengikat tali di tempat tertentu untuk melakukan kegiatan membongkar hasil tangkapan, sedangkan kapal berlabuh adalah kapal yang telah membongkar hasil tangkapannya, kemudian bersandar atau mengikat tali ditempat tertentu yang bukan tempat bongkar, untuk beristirahat dan menunggu keberangkatan ke laut atau menunggu naik dock, bahwa kapal perikanan selama berada di dermaga pelabuhan perikanan, kegiatan tambat labuh kapal tersebut berada di kolam pelabuhan, adapun kolam pelabuhan adalah perairan di depan dermaga yang digunakan untuk kepentingan operasional sandar dan olah gerak kapal. Kegiatan tambat labuh kapal merupakan salah satu pelayanan yang diberikan oleh petugas
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 2 kesyahbandaran pada PPS Belawan, kegiatan tambat labuh kapal di dermaga PPS Belawan saat ini kapal perikanan yang berkunjung tidak melaporkan kedatangan kapalnya segera kepada petugas kesyahbandaran, kunjungan kapal tidak tercatat secara tertib termasuk juga kegiatan kapal di dermaga pelabuhan, sedangkan untuk pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada konsumen (costumer/yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki. Dan pelayanan public adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggaran pelayanan public sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sehingga melalui proyek perubahan ini diharapkan dapat terwujud terlaksananya pelaporan kedatangan kapal dengan tertib, kegiatan kunjungan kapal tersebut dapat terpantau, tersedianya data kapal perikanan akurat serta pelayanan tambat labuh kapal lebih optimal, seperti
; kegiatan pelayanan untuk membongkar ikan hasil tangkapan, muat bahan perbekalan melaut, kapal istirahat atau kegiatan kapal lainnya.
Kegiatan pelayanan kapal perikanan oleh petugas kesyahbandaran dan dalam rangka memberikan pelayanan yang baik, memantau aktivitas kapal, memantau kegiatan Anak Buah Kapal (ABK) yang melakukan kegiatan di kapal, memantau orang yang tidak berkepentingan berada di kapal serta melakukan pencatatan semua kapal yang berkunjung di dermaga, pelabuhan perikanan yang dibangun dilengkapi dengan beberapa fasilitas berupa : dermaga, alur pelayaran, kolam pelabuhan, tempat pelelangan ikan, pabrik es, cold storage, tanah, bangunan pelabuhan, instalasi air, instalasi listrik, gedung kantor, peralatan dan lain- lain, agar fasilitas/sarana pelabuhan dapat optimal dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Dalam rangka memberikan pelayanan yang prima bagi pengguna jasa pelabuhan, maka petugas kesyahbandaran dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat waktu sesuai keinginan pengguna jasa dan
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 3 melakukan pengaturan terhadap kapal perikanan serta pemakai jasa lainnya, banyak kegiatan pelayanan di pelabuhan perikanan yang dilaksanakan oleh petugas terkait dengan pelayanan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat dan salah satu kegiatan pelayanan tersebut adalah pelayanan tambat labuh kapal, maka dengan rencana pelaksanaan kegiatan proyek perubahan diharapkan optimalisasi pelayanan tembat labuh kapal dapat terlaksana dengan baik, meliputi : 1. Tugas Pokok
Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran merupakan salah satu unsur organisasi dengan unit kerja eselon III B, sebagai pimpinan unit dibantu oleh 2 (dua) orang Kepala Seksi, yakni Seksi Kesyahbandaran dan Seksi Operasional Pelabuhan. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor : 20/PERMEN-KP/2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksanan Teknis Pelabuhan Perikanan, PPS Belawan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan pemanfa’atan sumber daya ikan, serta keselamatan operasional kapal perikanan dan dalam melaksanakan tugas tersebut, PPS Belawan menyelenggarakan fungsi : (1) penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan, dan
evaluasi pelabuhan perikanan;
(2) pelaksanaan pengaturan keberangkatan, kedatangan, dan keberadaan kapal perikanan di Pelabuhan Perikanan;
(3) pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Perikanan;
(4) pelaksanaan pemeriksaan Log Book;
(5) pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar;
(6) pelaksanaan penerbitan Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan;
(7) pelaksanaan pengawasan pengisian bahan bakar;
(8) pelaksanaan pembangunan, pengembangan, pemeliharaan, pendayagunaan, dan pengawasan, serta pengendalian sarana dan prasarana;
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 4 (9) pelaksanaan fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumber daya ikan, perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir, wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil perikanan;
(10) pelayanan jasa, pemanfaatan lahan dan fasilitas usaha;
(11) pelaksanaan pengumpulan data, informasi, dan publikasi;
(12) pelaksanaan bimbingan teknis dan penerbitan Sertifikat Cara Penanganan Ikan yang Baik (CPIB);
(13) pelaksanaan inspeksi pembongkaran ikan;
(14) pelaksanaan pengendalian lingkungan di pelabuhan perikanan; dan (15) pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor : PER.08/MEN/2012 Tentang Kepelabuhanan Perikanan, Pelabuhan perikanan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a) fungsi pemerintahan dan b) fungsi pengusahaan.
Fungsi pemerintahan pada pelabuhan perikanan merupakan fungsi untuk melaksanakan pengaturan, pembinaan, pengendalian, pengawasan, serta keamanan dan keselamatan operasional kapal perikanan di pelabuhan perikanan, sedangkan fungsi pengusahaan pada pelabuhan perikanan merupakan fungsi untuk melaksanakan pengusahaan berupa penyediaan dan/atau pelayanan jasa kapal perikanan dan jasa terkait di pelabuhan perikanan.
Fungsi pemerintahan pada pelabuhan perikanan, meliputi : (1) pelayanan pembinaan mutu dan pengolahan hasil perikanan;
(2) pengumpulan data tangkapan dan hasil perikanan;
(3) tempat pelaksanaan penyuluhan dan pengembangan masyarakat nelayan;
(4) pelaksanaan kegiatan operasional kapal perikanan;
(5) tempat pelaksanaan pengawasan dan pengendalian sumberdaya ikan;
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 5 (6) pelaksanaan kesyahbandaran;
(7) tempat pelaksanaan fungsi karantina ikan
(8) publikasi hasil pelayanan sandar dan labuh kapal perikanan dan kapal pengawas kapal perikanan;
(9) empat publikasi hasil penelitian kelautan dan perikanan;
(10) pemantauan wilayah pesisir (11) pengendalian lingkungan (12) kepabeanan dan/atau (13) keimigrasian.
Guna mendukung tugas-tugas tersebut Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis operasional kepelabuhanan, kapal perikanan, dan kesyahbandaran.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
(1) pelaksanaan pengaturan keberangkatan, kedatangan dan keberadaan kapal perikanan di Pelabuhan Perikanan;
(2) pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Perikanan;
(3) pelaksanaan pemeriksaan Log Book;
(4) pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar;
(5) pelaksanaan penerbitan Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan;
(6) pelaksanaan pengawasan pengisian bahan bakar;
(7) pelaksanaan pengumpulan data, informasi, dan publikasi;
(8) pelaksanaan penerbitan Sertifikat Cara Penanganan Ikan yang Baik (CPIB);
(9) pelaksanaan inspeksi pembongkaran ikan; dan
(10) pelaksanaan bimbingan teknis operasional pelabuhan, kesyahbandaran, pemanfaatan sarana dan prasarana, serta pelayanan usaha.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 6 2. Fungsi Pengusahaan
Fungsi pengusahaan pada pelabuhan perikanan merupakan fungsi untuk melaksanakan pengusahaan berupa penyediaan dan/atau pelayanan jasa kapal perikanan dan jasa terkait di pelabuhan perikanan, untuk fungsi pengusahaan pada pelabuhan perikanan, meliputi :
a) pelayanan tambat dan labuh kapal perikanan b) pelayanan bongkar muat ikan
c) pelayanan pengolahan hasil perikanan d) pemasaran dan distribusi ikan
e) pemanfaatan fasilitas dan lahan di pelabuhan perikanan f) pelayanan perbaikan dan pemeliharaan kapal perikanan g) pelayanan logistik dan perbekalan kapal perikanan h) wisata bahari; dan/atau
i) penyediaan dan/atau pelayanan jasa lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Sebagai langkah awal pelaksanaan proyek perubahan dilakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap kegiatan – kegiatan yang dilakukan pada bidang operasional pelabuhan dan kesyahbandaran PPS Belawan dan menilainya berdasarkan capaian kinerja. Dari penilaian terlihat bahwa setidaknya terdapat 4 (empat) permasalahan yang perlu mendapat perhatian adalah :
1. Pelayanan log book penangkapan ikan belum maksimal 2. Pelayanan lapor kedatangan kapal belum tepat waktu 3. Pelayanan tambat labuh kapal belum optimal
4. Belum terlaksananya pelaksanaan format penerbitan surat rekomendasi BBM bersubsidi sesuai (Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : 13/PERMEN-KP/2015 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penerbitan Surat Rekomendasi Pembelian Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu Untuk Usaha Perikanan Tangkap)
Beberapa faktor yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan tersebut terfokus pada kinerja dari pengelola masing – masing kegiatan
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 7 serta belum tersedianya sistem yang lebih mudah untuk diaplikasikan.
Khusus pada poin 3, beberapa permasalahan yang muncul juga terkait dengan faktor eksternal. Dari identifikasi permasalahan – permasalahan tersebut, salah satu jalan keluar yang direncanakan adalah dengan mengaoptimalkan pengelolaan pelayanan tambat labuh kapal menjadi lebih mudah dan cepat yang secara tidak langsung dapat mengungkit kinerja pelaksanaan tugas. Optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal merupakan inovasi yang dipilih untuk memperbaiki permasalahan – permasalah tersebut.
Sebagai bagian dari instansi pemerintah, pada era dimana desain reformasi birokrasi telah digulirkan, sumber daya pegawai memiliki peran penting dalam mendukung upaya pemerintah dalam mencapai Good Governance. Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek- aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business prosess) dan sumber daya manusia aparatur. Belakangan ini, dalam segala aspek yang berhubungan dengan pemerintahan, reformasi birokrasi menjadi isu yang sangat kuat untuk direalisasikan. Birokrasi berdasarkan definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli adalah suatu sistem kontrol dalam organisasi yang dirancang berdasarkan aturan-aturan yang rasional dan sistematis, dan bertujuan untuk mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas kerja individu dalam rangka penyelesaian tugas-tugas administrasi berskala besar Secara sederhana dapat disimpullkan bahwa reformasi birokrasi adalah mengubah sistem birokrasi menjadi lebih baik meskipun sekecil apapun perubahannya.
Dari beberapa termonologi dan batasan – batasan berkaitan dengan reformasi birokrasi terlihat bahwa realisasi akan tercapai bilamana terjadi perubahan pada aparatur, sistem serta tata kelola sistem pada unit organisasi. Perubahan karakter aparatur adalah hal paling mendasar untuk proyek perubahan selanjutnya. Perubahan karakter yang dipadu
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 8 dengan kemudahan sistem akan mendukung program grand desain reformasi birokrasi tercapai lebih cepat. Proyek perubahan yang mengacu pada perubahan karakter dan perbaikan sistem akan diterapkan pada satu segmen pengelolaan bagi petugas pelayanan tambat labuh kapal untuk meningkatkan kinerja.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 9 BAB II
TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
Tujuan yang ingin dicapai dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan adalah :
A. Tujuan Jangka Pendek
1. Terlaksananya pelaporan kedatangan dan keberangkatan kapal perikanan
2. Meningkatnya kunjungan kapal di pelabuhan perikanan 3. Terwujudnya data kegiatan kapal perikanan yang akurat 4. Terlaksananya pelayanan tambat labuh kapal yang baik B. Tujuan Jangka Menengah
1. Terlaksananya pelaporan kedatangan dan keberangkatan kapal perikanan secara berkelanjutan
2. Meningkatnya kunjungan kapal perikanan dengan informasi harga ikan yang cukup tinggi di pelabuhan
3. Terbangunnya semua data kapal perikanan yang melakukan aktivitas di pelabuhan
4. Terwujudnya pemanfa’atan fasilitas pelabuhan oleh nelayan/kapal perikanan melalui pelayanan tambat labuh kapal perikanan di pelabuhan perikanan
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 10 BAB III
SKOP PROYEK PERUBAHAN
Skop proyek perubahan ini untuk mengoptimalkan pelayanan tambat labuh kapal, kegiatannya dibatasi pada :
1. Pelayanan pelaporan kedatangan dan keberangkatan kapal perikanan 2. Pelayanan kepada kapal nelayan/kapal perikanan yang berkunjung ke
pelabuhan
3. Pencatatan dan pengumpulan data kapal perikanan yang melakukan aktivitas di dermaga pelabuhan
4. Pelayanan tambat labuh kapal yang melakukan kegiatan membongkar ikan, memuat bahan perbekalan, kapal istirahat menunggu waktu keberangkatan.
Skop kegiatan yang diharapkan dapat direalisasikan dalam jangka panjang adalah pelayanan tambat labuh kapal yang terbaik dan berkelanjutan yang di laksanakan oleh petugas seksi kesyahbandaran, bidang operasional pelabuhan dan kesyahbandarn PPS Belawan.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 11 BAB IV
KRITERIA KEBERHASILAN
A. Tolok Ukur Keberhasilan
Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini adalah optimalnya pelayanan tambat labuh kapal. Kinerja pegawai dalam mengoptimalkan pelayanan tambat labuh kapal merupakan gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan /program/kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam perumusan perencanaan strategis (Strategic planning) suatu organisasi.
Pengukuran keberhasilan proyek perubahan dilakukan dengan melihat setiap segmen yang menjadi tolok ukur antara lain :
1) Terlaksananya koordinasi secara baik dengan pihak yang terlibat dalam proses pelaksanaan proyek perubahan
2) Pelayanan tambat labuh kapal dapat dilaksanakan secara optimal 3) Pelaksanaan pemantauan kapal dapat lebih baik
4) Terlaksananya monitoring oleh atasan langsung dengan baik 5) Terciptanya efisiensi pelayanan tambat labuh kapl di pelabuhan
6) Tersedianya data kapal perikanan yang melakukan kegiatan di dermaga
7) Terwujudnya keamanan di dermaga lebih kondusif B. Faktor Kunci Keberhasilan
Keberhasilan proyek perubahan akan terjadi bila faktor – faktor kunci dapat mendukung. Faktor-faktor kunci keberhasilan antara lain :
1) Arahan serta dukungan penuh dari Atasan langsung (Mentor) dan Coach.
2) Soliditas tim efektif, serta kerjasama stakeholder dalam mencapai tujuan dan sasaran yang sama, disertai komitmen yang kuat untuk mewujudkan proyek perubahan.
3) Didukung oleh anggaran serta perangkat yang memadai.
4) Didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 12 BAB V
DESKRIPSI ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
Proyek perubahan dilaksanakan sebagian besar sesuai dengan tahapan yang diusulkan pada proposal proyek perubahan, dengan tahapan seperti pada tabel 1, berikut :
Tabel 1. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan.
KEGIATAN PESERTA DIKLAT TAHAP TAKING OWNERSHIP II 1. NAMA PESERTA : Moh. Salim, A. Pi.
2. UNIT KERJA : PPS Belawan
3. RENCANA AREA PERUBAHAN : Optimalisasi Pelayanan Tambat Labuh Kapal Pada Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan
No Uraian Aksi Target Pelaksanaan Output Dinfokan ke
Coach
Paraf Mentor
1. Rapat Persiapan
Konsultasi dengan Atasan Langsung/Mentor
- Mengusulkan penyusunan anggaran /dukungan anggaran - Rencana pembentukan working
team
- Rencana pelaksanaan rapat pembentukan tim
- Usulan personil working team (tim anggaran, tim monev dan tim teknis)
- Usulan draft pembuatan SK.
working team
- Usulan draft jadwal pelaksanaan
Diskusi dengan Kabag TU, Kabid.
TKPU (sarana kerja, fasilitas pelabuhan)
Minggu I – II
(20 – 31 Maret 2017) 20 Maret 2017
21 Maret 2017
- Foto
20 Maret 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 13
Diskusi dengan Kasi.
Kesyahbandaran, Kasi. Operasional Pelabuhan (identifikasi permasalahan dan stakeholder)
Penyusunan pembagian tugas working team
2. Pembentukan Tim Efektif
Rencana pelaksanaan rapat pembentukan tim, persiapan rapat pembentukan working team
Diskusi persiapan penerapan pelayanan ISO 9001/2008 (pelayanan STBLK, SPB, SHTI dan Perizinan)
Rapat pembentukan working team
Usulan working team pelaksanaan proyek perubahan
Usulan draft SK. Working Team
Usulan nama-nama working team (tim anggaran, tim monev dan tim teknis)
Koordinasi dan pelaksanaan uji coba pengalihan alur nelayan baru
Diskusi hasil uji coba pengalihan alur nelayan baru dan rencana pemberlakuan alur nelayan baru tersebut
Penerbitan SK. working team
Distribusi SK. working team
Diskusi dengan working team
Evaluasi jadwal pelaksanaan
Menyusun pembagian tugas working team
Minggu I – II
(20 – 31 Maret 2017) 21 Maret 2017
22 Maret 2017
23 Maret 2017
23 Maret 2017
23 Maret 2017
24 Maret 2017
- Undangan - Abensi - Foto - Notulensi
23 Maret 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 14 3. Penyiapan sarana kerja pelayanan
Diskusi dengan Co Project Leader (pemanfa’atan sarana kerja)
Inventarisasi sarana kerja (kantor pelayanan, computer, printer, jaringan internet dan sarana kerja lainnya), perangkat administrasi (blanko STBLK, SPB dan Jurnal harian kapal)
Pemeriksaan fasilitas/sarana kerja yang akan digunakan
Kesiapan pemanfa’atan sarana kerja dan lainnya
Minggu I – II
(20 – 31 Maret 2017) 27 Maret 2017
29 Maret 2017
30 Maret 2017
31 Maret 2017
- Foto
3 April 2017
4. Sosialisasi dalam rangka implementasi pelayanan tambat labuh kapal
Konsultasi dengan Atasan Langsung/Mentor
Persiapan pelaksanaan sosialisasi
Pelaksanaan sosialisasi kepada tim dan petugas serta pemilik kapal/Nakhoda/pengurus kapal
Identifikai/inventarisasi hasil sosialisasi untuk pelaksanaan proyek perubahan
Minggu II – III (27 Maret –12 Mei
2017) 31 Maret 2017
3 April 2017
- Undangan - Abensi - Foto - Notulensi
3 April 2017
5. Pelaksanaan optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal
Persiapan pelaksanaan kegiatan proyek perubahan
Implementasi pelayanan tambat labuh kapal
- Pencatatan kedatangan/keluar kapal
- Pemantauan kegiatan kapal di dermaga
- Pemeriksaan pelayanan tambat labuh kapal
- Evaluasi pelaksanaan pelayanan
Koordinasi dan diskusi dengan
Minggu II – VIII (27 Maret – 12 Mei
2017)
3 April 2017
7 April 2017
13 April 2017
21 April 2017
9 Mei 2017 12 Mei 2017
- Foto - Rekapitulasi
data
3 April 2017
5 Mei 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 15
working team
Evaluasi pelaksanaan pelayanan 16 April 2017
6. Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pelayanan tambat labuh kapal
Pengumpulan data kapal, entry data, proses pengolahan data kegiatan pelayanan tambat labuh kapal
Monitoring dan evaluasi pelayanan ke lapangan
Mengadakan rapat monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan
Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama working
Minggu V – VII (17 April – 5 Mei
2017) 20 April 2017
3 Mei 2017
- Undangan - Abensi - Foto - Notulensi
3 Mei 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 16
team
Pengumpulan rekapitulasi data hasil pelaksanaan proyek perubahan
5 Mei 2017
7. Penyusunan laporan pelaksanaan proyek perubahan dan bahan tayang seminar
Menyusun draft pelaporan pelaksanaan proyek perubahan
Konsultasi dengan Mentor
Memperbaiki draft laporan pelaksanaan proyek perubahan
Konsultasi dengan Coach
Menyusun bahan tayang seminar laboratorium kepemimpinan
Minggu VII – VIII (1 – 12 Mei 2017)
5 Mei 2017
9 Mei 2017
- Laporan proyek perubahan - Bahan
tayang
9 Mei 2017
Belawan, 12 Mei 2017 Peserta Diklatpim III Angkatan XI
Moh. Salim, A. Pi.
NIP. 19660919 199103 1 001
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 17 B. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder proyek perubahan adalah setiap orang, organisasi atau komunitas yang dipengaruhi atau mempengaruhi proyek perubahan.
1. Jenis Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini antara lain : a. Stakeholder Primer, adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan ataupun efek negatif akibat adanya proyek perubahan. Stakeholder Primer terdiri dari :
1) Pemilik kapal;
2) Nakhoda kapal 3) Pengurus kapal
4) Anak Buah Kapal (ABK)
5) Pengawas Perikanan (Petugas SLO)
b. Stakeholder Sekunder, adalah orang atau kelompok yang berperan dalam pengambilan keputusan namun tidak terpengaruh secara langsung oleh adanya proyek perubahan ini. Stakeholder Sekunder antara lain :
1) Pengelola unit pengolahan ikan (UPI) 2) Pedagang ikan
3) Pimpinan perusahaan pembuatan alat tangkap 4) Pimpinan galangan kapal/docking kapal
c. Stakeholder Utama/Kunci, adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral/kunci dalam berjalannya proyek perubahan, antara lain :
1) Project Sponsor, yaitu Kepala PPS Belawan;
2) Project Leader, yaitu Kepala Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran;
3) Co-Project Leader, yaitu Kepala Seksi Kesyahbandaran;
4) Working Team (Tim Anggaran, Tim Teknis, Tim Monev), yaitu Kepala Seksi Kesyahbandaran, Kepala Seksi Operasional Pelabuhan, seluruh staf Seksi Kesyahbandaran, dan staf Seksi
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 18 Operasional Pelabuhan serta staf yang mempunyai kemampuan dalam informasi teknologi dan komunikasi;
5) Seluruh pegawai PPS Belawan,
secara ringkas struktur organisasi proyek perubahan dapat terlihat pada gambar 1, berikut :
Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.
Gambar 1. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.
Pelaksana Kesyabandaran Kasi. Operasional
Pelabuhan
Kasi.
Kesyahbandaran Kabid. Operasional
Pelabuhan dan Kesyahbandaran Widyaiswara BDA
Kasi. Kesyahbandaran Kepala PPS
Project Sponsor
Project Leader Coach
Kasi. Ops Pelabuhan Co Project leader
Working team
Pelaksana seksi operasional pelabuhan
Pelaksana seksi kesyahbandaran Working team Working team
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 19 Untuk mendapatkan dukungan penuh dari semua stakeholder yang terkait dalam proyek perubahan, maka perlu strategi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan Stakeholder berdasarkan kekuatan dan ketertarikan pada proyek perubahan sebagaimana diagram pada gambar 2 dibawah berikut. Strategi mempengaruhi Stakeholder adalah sebagai berikut :
a. Stakeholder dengan kriteria Promoters (high power/high interest) akan dilakukan koordinasi secara intensif guna memantapkan substansi proyek perubahan agar semua unsur yang mendukung terlaksananya proyek perubahan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga proyek perubahan dapat diimplementasikan.
b. Stakeholder dengan kriteria Latens (high power/low interest) perlu dilakukan pendekatan dan berkoordinasi dengan baik serta diinformasikan pentingnya pelaksanaan dari proyek perubahan, sehingga dapat mendukung pelaksanaan proyek perubahan tersebut untuk dapat kemudian dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
c. Stakeholder dengan kriteria Difenders (low power/high interest) merupakan stakeholder yang melaksanakan implementasi proyek perubahan, Oleh karena itu akan diberi pengertian tentang maksud dan tujuan dari proyek perubahan untuk kepentingan bersama sehingga dapat mendukung terlaksananya proyek ini.
d. Berdasarkan hasil pemetaan stakeholder sesuai kepentingannya, maka pada diagram diatas tidak terlihat stakeholder dengan kriteria Apathetics (low power/low interest).
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 20
LATENS
1. Dirjen PT 2. Direktur PP
PROMOTER 1.
Kepala PPSB 2. Kabid. Ops & Ksyb 3. Kasi.KesyahbandaranAPATHETICS
DEFENDERS
1. Working Team 2. Seluruh Pegawai
Gambar 2. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder.
2. Strategi Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, memberikan berita atau informasi kepada orang atau pihak lain. Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif maka arus informasi dalam dinamika kerja akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan.
H I G H
I N T E R E S T L
O W
LOW HIGH
INFLUENCE
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 21 Strategi komunikasi merupakan perpaduan dari perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Secara umum baik Stakeholder Primer maupun Stakeholder Sekunder akan berpengaruh langsung dan tidak langsung dalam mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Project Leader antara lain :
1. Strategi Komunikasi dengan Mentor/Atasan Langsung
Peran Mentor/atasan langsung dalam pelaksanaan proyek perubahan sangat besar. Mentor berperan dalam memberikan arahan/supervisi, serta membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama implementasi proyek perubahan. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui konsultasi dengan Mentor. Selain itu Mentor juga melakukan sosialisasi kepada petugas dan pemilik kapal/nelayan dan pengurus kapal tentang pelayanan tambat labuh kapal. Konsultasi kepada Mentor dilakukan sebanyak 4 (empat) kali, yaitu untuk membahas mengenai ;
a. Mendapat arahan dan bimbingan b. Pelaksanaan kegiatan sosialisasi
c. Rencana pelaksanaan laboratorium kepemimpinan d. Pelaksanaan laboratorium kepemimpinan,
kegiatan konsultasi dengan mentor dapat dilihat pada gambar 3, berikut :
Gambar 3. Konsultasi dengan Mentor
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 22 2. Strategi Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara
Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara selama Laboratorium Kepeminpinan tetap dilakukan untuk melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek perubahan. Project Leader melakukan pelaporan kepada Coach seminggu sekali setiap hari Jum’at. Untuk lebih mengetahui pelaksanaan proyek perubahan, maka Project Leader mengundang Coach untuk melakukan kunjungan pada saat dilakukan sosialisasi dan implementasi pelaksanaan pelayaanan tambat labuh kapal di PPS Belawan. Selain memberikan laporan secara berkala kepada Coach, komunikasi juga dilakukan melalui telepon maupun sosial media apabila Coach memberikan saran/masukan maupun melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaa proyek perubahan.
3. Strategi Komunikasi dengan Co-Project Leader
Dalam membantu Project Leader mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan proyek perubahan, Komunikasi dengan Co-Project Leader lebih banyak dilakukan secara informal untuk membahas perkembangan pelaksanaan proyek perubahan, kegiatan diskusi dengan Co Project Leader dapat dilihat pada gambar 4, berikut :
Gambar 4. Diskusi dengan Co Project Leader
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 23 4. Strategi Komunikasi dengan Working Team
Keberhasilan proyek perubahan tidak terlepas dari peran dan bantuan dari tim pendukung (Working Team), baik Tim Anggaran, Tim Teknis maupun Tim Monev, sebagaimana telah ditetapkan secara formal dengan penerbitan Surat Keputusan Atasan Langsung/Mentor. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui pertemuan-pertemuan baik secara formal maupun non formal. Pendekatan lainnya adalah dengan bentuk memberikan pemahaman akan pentingnya proyek perubahan yang akan dilaksanakan sehingga tim pendukung merasa bahwa proyek perubahan tersebut merupakan bagian dari diri mereka sendiri sehingga merasa memiliki, kegiatan komunikasi dengan working team dapat dilihat pada gambar 5, berikut :
Gambar 5. Pertemuan dengan Working Team
5. Strategi Komunikasi dengan Seluruh Petugas
Pegawai merupakan Stakeholder Utama/Kunci yang sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. Respon pegawai dalam menerima perubahan yang bervariasi di antisipasi dengan cara melakukan komunikasi secara intensif melalui pemahaman pada saat pelaksanaan apel pagi setiap hari senin. Selain itu juga dilakukan pendampingan pada saat uji coba implementasi pelayanan tambat labuh
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 24 kapal di PPS Belawan kepada nelayan/kapal perikanan, kegiatan komunikasi dengan seluruh petugas dapat dilihat pada gambar 6, berikut :
Gambar 6. Pertemuan dengan Pegawai
6. Strategi Komunikasi dengan Stakeholder lainnya
Komunikasi dengan pihak lain merupakan komunikasi dengan pihak di luar tim pendukung dan stakeholder primer, Komunikasi dengan pihak lain berupa :
a) Komunikasi dengan pemilik/nakhoda/nelayan/pengurus kapal dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana PPS Belawan dalam memberikan pelayanan kepada nelayan/kapal perikanan yang melakukan aktivitas di dermaga pelabuhan, kegiatan komunikasi dengan stakeholder primer dapat dilihat pada gambar 7, berikut :
Gambar 7. Pertemuan dengan Stakeholder Primer
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 25 b) Komunikasi dengan pihak pabrik es, APMS dilakukan untuk melihat sekaligus mengetahui pelayanan muat bahan perbekalan ke kapal perikanan dan bongkar/muat alat tangkap, mesin kapal dan lainnya di dermaga pelabuhan. Selanjutnya akan diupayakan untuk meningkatkan pelayanan yang ada.
C. Kendala Internal dan Eksternal
Beberapa kendala muncul selama pelaksanaan proyek perubahan yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal antara lain;
- Sarana dan prasarana kurang memadai
- Pembinaan kepada pemilik/nakhoda belum optimal - Entry data kapal masih belum optimal.
- Kondisi pelabuhan di sepanjang pantai ada tangkahan swasta
Sementara kendala eksternal lebih kepada kesiapan pihak eksternal antara lain ;
- Pelaporan kedatangan kapal oleh pemilik/nakhoda/pengurus kapal belum optimal
- Faktor alam kondisi air laut pasang naik menggenangi dermaga D. Strategi Mengatasi Kendala
Dalam pelaksanaan proyek perubahan pasti mengalami masalah, namun demikian semua masalah dapat diselesaikan dengan baik. Strategi untuk mengatasi semua permasalahan antara lain dengan membangun pola komunikasi yang baik dengan para stakeholder. Selain itu juga perencanaan tahapan yang matang dan pengaturan waktu pelaksanaan.
Namun demikian masih ada beberapa permasalahan yang mungkin memang tidak dapat diselesaikan dalam jangka pandek karena di luar kemampuan. Kondisi ini akan selalu dikomunikasikan dan dicarikan solusinya karena memang proyek ini dilaksanakan untuk jangka panjang dan berkesinambungan.
Beberapa kendala dan strategi penyelesaian masalah dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan ini dapat diuraikan dalam matriks, dapat dilihat pada tabel 2, berikut ;
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 26 Tabel 2. Strategi Penyelesaian Kendala.
No Masalah
Strategi Penyelesaian
Masalah Keterangan
1
Sarana dan prasarana kurang memadai
Mengusulkan pembangunan dan pengembangan sarana dan prasarana pelabuhan
Memanfa’atkan sarana dan prasarana yang ada dengan maksimal
2
Pembinaan kepada pemilik/nakhoda belum optimal
Melakukan pembinaan kepada pemilik/nakhoda secara intensif
Melakukan komunikasi dengan baik
3
Entry data kapal
perikanan masih belum optimal
Melakukan monitoring secara intensif
Melakukan komunikasi dan monitoring yang intensif
4
Kondisi pelabuhan di sepanjang pantai ada tangkahan swasta
Mengusulkaan
pembangunan dermaga
Melakukan komunikasi dan membuat laporan usulan
5
Pelaporan kedatangan kapal oleh nakhoda belum optimal
Melakukan pembinaan dan komunikasi secara intensif
Melakukan pendekatan komunikasi dengan baik
6
Kondisi air laut pasang naik
Pelayanan diberhentikan sementara
Melakukan pendekatan komunikasi dengan baik
E. Capaian Proyek Perubahan
Capaian rancangan proyek perubahan dapat dilihat dari target dan output yang dihasilkan selama sekitar 60 hari kerja. Target dan output yang dinilai berdasarkan tujuan dan perubahan yang terjadi pada beberapa area yang direncanakan. Data-data yang tersaji pada pencapaian yang dilaksanakan hingga tahapan awal dan akhir pelaksanaan. Perubahan yang nyata akan dapat dilihat bilamana proyek
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 27 perubahan telah diimplementasikan secara berkelanjutan, capaian proyek perubahan sebagai berikut :
a. Proses pentahapan sesuai dengan jadwal yang ada, dan dapat dilaksanakan dengan baik, lancar serta sesuai dengan perencanaan.
b. Pemberian pelayanan tambat labuh kapal yang efisien dan cepat dari petugas kesyahbandaran kepada nelayan/kapal perikanan dapat meningkatkan kunjungan kapal di dermaga pelabuhan, peningkatan kunjungan kapal dapat dilihat pada dari periode yang sama tahun 2016 berjumlah 389 unit kapal, sampai dengan 1 Mei 2017 berjumlah 539 unit atau meningkat 38,56 % dari periode sama pada tahun 2016.
c. Tersedianya fasilitas sarana pelabuhan berupa ; dermaga, jetty, kolam pelabuhan, pemanfa’atan fasilitas tersebut akan lebih intensif lagi karena akan memudahkan nelayan/ABK kapal perikanan untuk melakukan kegiatan membongkar ikan, muat bahan perbekalan melaut kapal dan kegiatan lainnya
d. Tersedianya data kapal perikanan yang cepat dan akurat dengan menggunakan fasilitas entry data kapal exel, baik data pelayanan tambat labuh kapal di dermaga maupun basis data kapal perikanan yang berkunjung di PPS Belawan. Untuk entry data kedatangan kapal dapat diselesaikan tepat pada pada waktunya yakni pada awal bulan Minggu - I Bulan Mei 2017 sekitar tanggal 1 s.d 5 Mei 2017.
e. Tingkat capaian dalam pelayanan tambat labuh yang dilaksanakan oleh petugas kesyahbandaran terjadi peningkatan sebesar 138,56 % selama tahun 2017
f. Meningkatnya pengetahuan bagi petugas kesyahbandaran dalam hal pelayanan tambat labuh kapal dan petugas penyediaan data kapal perikanan terkait dengan pengetahuan mengenai kapal, alat jenis alat tangkap, ukuran kapal (GT, panjang kapal, dan data lainnya)
g. Meningkatnya kinerja bagi petugas kesyahbandaran dalam memberikan pelayanan tambat labuh kapal dan petugas penyediaan data kapal perikanan, karena data yang terkumpul untuk di entry setiap
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 28 hari serta pemanfaatan sarana dan prasarana pelabuhan yang dapat dilihat dari jumlah pemakaian atau pemanfaatan sarana dan prasarana pelabuhan yang ada.
F. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Untuk mengelola proyek perubahan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, telah dibuat model monitoring yang dapat digunakan untuk mengontrol dan mengukur capaian hasil proyek perubahan itu sendiri. Format monitoring yang dibuat terdiri atas monitoring pelaksanaan pentahapan dalam bentuk jadwal, format monitoring peningkatan jumlah kunjungan kapal di dermaga pelabuhan dan format monitoring pemanfaatan sarana dan prasarana pelabuhan.
Format monitoring seperti pada lampiran 1, 2 dan 3.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 29 BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Kegiatan implementasi optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal yang telah dilaksanakan dari tanggal 20 Maret s.d. 12 Mei 2017 di PPS Belawan, Medan Sumatera Utara secara umum berjalan dengan lancar sesuai dengan Milestone/ tahapan yang telah penulis tentukan.
2. Pelayanan tambat labuh kapal yang merupakan salah satu pelayanan teknis operasional kepelabuhanan pada seksi kesyahbandaran yang diberikan kepada pemilik / pengurus kapal / nelayan dan juga pelayanan untuk melaksanakan pengendalian terhadap kapal nelayan/kapal perikanan dalam rangka pemanfa’atan sumberdaya kelautan dan perikanan serta yang memanfa’atkan fasilitas pelabuhan dapat dilaksanakan dengan baik dan optimal di PPS Belawan.
B. Saran
1. Dalam rangka implementasi optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal pada PPS Belawan diperlukan komitmen yang kuat dari aparatur pelabuhan untuk melaksanakan pelayanan dimaksud.
2. Dalam penyempurnaan dan pengembangan optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal pada PPS Belawan sangat diperlukan adanya dukungan sumber daya manusia aparatur pelabuhan, anggaran, pembinaan/sosialisasi dan sarana dan prasarana yang memadai.
3. Dalam rangka mendukung pelaksanaan birokrasi yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel serta meningkatkan pelayanan kepada para stakeholder, maka PPS Belawan diharapkan agar melaksanakan pelayanan tambat labuh kapal yang optimal dan terus melakukan upaya-upaya perbaikan pelayanan dan melakukan monitoring pelayanan secara intensif.
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 30 PERSETUJUAN
Sukamandi, Mei 2017 Project Sponsor / Mentor
Ir. Arief Rahman Lamatta, MM.
NIP. 19581001 198603 1 003
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 31 Daftar Pustaka
Anonymous, 2017, Agenda Inovasi Pengembangan Potensi Diri, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Wahyu Suprapti, Dr,MM, M. Psi-T dan Tim, Agenda Inovasi Inovasi, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Inovasi Budaya Kerja Dalam Efektifitas Kepemimpinan, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Membangun Tim Efektif Jejaring Kerja, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Proyek Perubahan Merancang Proyek Perubahan, Anonymous, 2009, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Membangun Tim Efektif Membangun Tim Efektif, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Diagnostic Reading Diagnostic Reading, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Orientasi Peserta Diklat Pengarahan Program, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Orientasi Peserta Diklat Dinamika Kelompok, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 32 Anonymous, 2017, Agenda Self Mastery Wawasan Kebangsaan, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2017, Agenda Self Mastery Integritas, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara 2017
Anonymous, 2009, Undang Undang Nomor 45 tahun 2009 tentang perubahan atas Undang Undang Nomor 31 tahun 2004 tentang perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2009, Undang Undang Nomor 17 tahun 2008 tentang pelayaran, Jakarta.
Anonymous, 2015, Peraturan Pemerintah Nomor : 75 Tahun 2015 tentang Jenis dan Tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kementerian Kelautan dan Perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2012, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : PER. 08/MEN/2012 tentang Kepelabuhanan Perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2013, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : 03/PERMEN-KP/2013 tentang Kesyahbandaran di Pelabuhan Perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2012, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : PER. 30/MEN/2012 tentang Usaha Perikanan Tangkap di Wilayah Pengelolaan Perikanan Negara Republik Indinesia, Jakarta.
Anonymous, 2012, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : PER. 13/MEN/2012 tentang Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan, Jakarta.
Anonymous, 2014, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : 20/PERMEN-KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pelabuhan Perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2014, Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor : 48/PERMEN-KP/2014 tentang log Book Penangkapan Ikan, Jakarta.
Anonymous, 2017, Peraturan Direktur Jenderal Perikanan Tangkap Nomor : 4/PER-DJPT/2017 tentang Petunjuk Teknis Tata Cara
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 33 Pungutan Penerimaan negara Bukan Pajak di Luar Pungutan Perikanan di Pelabuhan Perikanan, Jakarta.
Anonymous, 2014, Laporan Tahunan Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan, Belawan.
Anonymous, 2015, Laporan Tahunan Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan, Belawan.
Anonymous, 2016, Laporan Tahunan Pelabuhan Perikanan Samudera Belawan, Belawan.
Sutopo dan Suryanto Adi, 2006, Pelayanan Prima, Jakarta
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 34
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 35 Perubahan yang nyata akan dapat dilihat bilamana proyek perubahan telah diimplementasikan secara berkelanjutan, capaian proyek perubahan dapat dilihat pada table 2, berikut :
Tabel 2. Capaian Proyek Perubahan Optimalisasi Pelayanan Tambat Labuh Kapal
No Target Capaian Keterangan
1 Terwujudnya optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal
Terselenggaranya pelayanan tambat labuh kapal yang lebih baik
Pelayanan pelabuhan dengan nama optimalisasi pelayanan tambat labuh kapal pada PPS Belawan 2 Terwujudnya pelayanan
tambat labuh berdasarkan SOP
Terimplementasikan
pelayanan tambat labuh kapal berdasarkan SOP
Terlaksananya pelayanan
tambat labuh
berdasarkan SOP 3 Meningkatnya komitmen
petugas dalam memberikan pelayanan yang baik
Terwujudnya komitmen petugas yang kuat dalam memberikan pelayanan yang baik
Petugas pada saat menjalankan tugas harus memiliki komitmen yang kuat dalam memberikan pelayanan yang baik 4 Meningkatnya peran evaluasi
dan monitoring oleh atasan langsung
Peningkatan peran evaluasi dan monitoring dapat dilakukan dengan lebih mudah
Adanya hak akses atasan
langsung untuk
melakukan monitoring 5 Tersedianya data kapal
perikanan yang lebih akurat
Terwujudnya penyediaan data kapal perikanan yang cepat dan akurat
Data kapal perikanan setelah hasil pengolahan data dari pelayanan 6 Meningkatnya efisiensi biaya
penyusunan dan
penyimpanan
data kapal perikanan
Meningkatnya efisiensi biaya, waktu, tenaga untuk
penyusunan dan
penyimpanan data kapal perikanan
Terwujudnya efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penyusunan dan penyimpanan data kapal perikanan
7 Tersedianya sistem
penyimpanan data yang lebih aman
Terwujudnya sistem
penyimpanan data yang lebih aman dan tersusun rapih
Data tersimpan aman di web dan di back-up dalam bentuk file
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 36
Gambar 7. Kegiatan Pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan
Laporan Proyek Perubahan-Diklatpim III Angkatan XI Page 37
NO NAMA KAPAL GT L (M) ALAT T/L MASUK KELUAR PRODUKSI BBM ES AIR TAWAR KET
TANGKAP TGL JAM TGL JAM IKAN (KG) (LITER) (BATANG) (LITER)
ALAT PRODUKSI
IKAN PRODUKSI
IKAN BBM ES
AIR TAWAR KET TANGKAP TGL JAM TGL JAM SEGAR (KG) ASIN(KG) (LITER) (BATANG) (LITER)
T/L MASUK KELUAR
NO NAMA KAPAL PEMILIK KAPAL TANDA SELAR GT L(M)
