BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.4. Deskripsi jabatan
Tugas dan fungsi dari masing-masing jabatan yang terdapat pada AMIK Imelda Medan sebagai berikut :
1. Ketua yayasan berfungsi sebagai:
a. Sebagai pemilik penuh yang bertujuan untuk mencerdaskan anak bangsa.
b. Memberikan kesempatan lapangan pekerjaan dengan cara membangun kampus bertujuan untuk membuat mahasiswa menjadi anak yang baik.
c. Membuat masyarakat menjadi lebih baik dan berguna bagi nusa dan bangsa.
2. Direktur berfungsi sebagai :
a. Mengelola dan menyelenggarakan pindidikan sesuai dengan peraturan DEPDIKNAS.
b. Menjamin kerja sama dan hubungan baik DEPDIKNAS perusahaa terkait, dan lain-lain.
c. Bertanggung jawab ketua yayasan atas penyelenggaraan pendidikan, administrasi, keuangan, pembinaan tenaga pendidkan/non pendidikan, mahasiswa dan pedayagunaan Sarana/Prasaranan.
d. Mengendalikan dan memantau proses kegiatan belajar mengajar (KBM).
e. Menyusun rencana kegiatan dan kebutuhan kurikulum sebelum tahun pelajaran baru.
f. Menyusun RIS Bidang kurikulum
g. Menyelenggarakan pembahasan ilmiah yang berkaitan dengan program pendidikan.
h. Menyusun laporan kegiatan bidang kurikulum pada setiap akhir tujuan pelajaran.
i. Mengatur dan mengawasi penggunaan serta memelihara perangkat laboratorium.
j. Menyediakan pengadaan bahan dan alat praktek.
k. Merencanakan dan menganggarkan keperlua bidang sarana. dan prasaarana pendidikan sebelum tahun pelajaran baru.
l. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh Direktur. m. Mengadakan evaluasi terhadap dosen seperti : absensi, pelajaran
dan modul matakuliah. 3. Pembantu Direktur I (PUDIR I)
a. Mengkoordinasikan kegiatan bidang penyuluhan dan pembinaan mahasiswa.
b. Membina disiplin dan tata tertib mahasiswa dan mengawasi kegiatan kampus.
c. Mempersiapkan perangkat kegiatan dan promosi dan infomasi kepda masyarakat salah satunya berkaitan dengan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).
d. Merencanakan dan menganggarkan kebutuhan saran prasarana olahraga sebelum pelajaran baru.
e. Membina baik antara kampus denga orang tua mahasiswa dan masyarakat yang lain.
f. Membenyuk dan menyiapkan kepanitiaan acara wisuda.
g. Mengurus praktek kerja lapangan (PKL), magang dan hal-hal lain yang berhubungan mahasiswa dengan dunia kerja.
h. Memeriksa dan mengkoordinir para dosen dalam hal absensi mahasiswa dan SPP yang dituangkan dalam surat panggilan/ teguran kepada orangtua mahasiswa.
i. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu Dierktur dan bertanggung jawab kepada Direktur.
4. Pembantu Direktur II (PUDIR II)
a. Menyusun rencana kegiatan dan aggaran (RKA) dan RIS sebelum akhir pelajaran.
b. Menyusun laporan reliasi anggaran dan kegiatan kepada akhir setiap bulan.
c. Memeriksa dan mengkoordinir absensi pegawai dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pegawaian.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh direktur e. Bertanggung jawab kepada direktur.
5. Pembantu Direktur III (PUDIR III)
a. Membuat data interventaris peralatan kampus. b. Membuat data interventasi setiap ruangan.
c. Membuat dan menyiapkan laporan aktiva tahunan dan penyusutannya.
d. Membuat kartu mengenai mahasiswa.
e. Menyiapkan pendistribusian soal ujian semester, PSB. f. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur. g. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Merupakan lembaga perwakilan mahasiswa tertinggi di tingkatan lembaga AMIK Imelda Medan, yang di angkat sebagai wakil dari para mahasiswa untuk menyalurkan, mengakomodir dan memperjuangkan aspirasi mahasiswa demi terwujudnya suasana demokratis dalam langkah untuk mewujudkan Student Government.
7. BPH
Merencanakan mengkoordinasikan mengontrol dan mengevaluasi jalannya organisasi AMIK Imelda Medan serta mewakili organisasi demi kepentingan organisasi AMIK Imelda Medan.
8. Ka. Prodi
a. Mengontrol berjalannya jadwal perkuliahan mahasiswa. b. Membuat laporan KRS mahasiswa.
c. Menyiapkan jadwal perkuliahan setiap ajaran baru. d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur. e. Bertanggung jawab kepada Direktur.
9. Kepala Bagian Umum
a. Membuat surat keterangan pengalaman kerja. b. Merekap absensi dosen/pegawai setiap bulannya.
c. Membuat dab menyiapkan kontrak kerja dosen/pegawai diawal tahun ajaran baru.
d. Membuat laporan gaji setiap bulan.
e. Membuat laporan DP3 atas Rekomendasi Waka Kuriklum untuk dosen Ka. Tata Usaha untuk pegawai.
f. Membuat dan menyiapkan proses pengangkatar, mutasi, promosi kenaikan gaji berkala, tunjangan dan pemberhentian dosen/pegawai.
g. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh Direktur. 10. Unit Perpustakaan
a. Sumber informasi. Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. Dalam kaitannya dangan fungsi
simpan, perpustakaan bertugas menyimpan khazanah budaya hasil masyarakat.
b. Sarana pendidikan dan pembelajaran. Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah.
c. Penelitian. Perpustakaan sebagai penunjang kegiatan penelitian dalam rangka fungsi Tri Darma Perguruan Tinggi, menjadi sumber informasi yang menjadi acuan dalam mencari literatur.
d. Pengabdian masyarakat. Perpustakaan menjadi sarana pendukung dalam pelaksanaan salah satu fungsi Tri Darma Perguruan Tinggi.
e. Rekreasi. Perpustakaan sebagai tempat untuk menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan perpustakaan. Fungsi rekreasi ini tampak nyata pada perpusakaan umum.
11. Unit Lab. Komputer
Materi yang disajikan pada modul ini adalah tentang pengenalan perangkat yangada pada laboratorium komputer. Dijelaskan beberapa kategori perangkat darijenis hardware dan software.
Tugas & Wewenang Administrasi Akademik yang biasa ada di sebuah lembaga pendidikan tinggi, seperti AMIK Imelda Medan, Akademi, Sekolah Tinggi, dan lain-lain. Bagian Administrasi Akademik sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas pelayanan administrasi pendidikan dan ketatausahaan serta administrasi Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi Akutansi yang ditetapkan oleh yang di tetapkan oleh Direktur.
b. Dalam melaksanakan tugas bagian akademik menyelenggarakan fungsi pelaksanaan administrasi registrasi, pelaksanaan administrasi pendidikan, pelaksanaan administrasi program Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi Memimpin pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Administrasi Akademik.
c. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan, membimbing serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian.
d. Mempelajari dan menilai/mengoreksi laporan hasil kerja/pelaksanaan tugas bawahan.
e. Melakukan kerjasama dengan unit terkait.
f. Menyusun perencanaan dan program serta laporan kerja kepada atasan langsung.
g. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru.
h. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi mahasiswa. i. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran matakuliah.
j. Mengkoordinir pembuatan ijazah dan transkrip.
k. Memberikan informasi data-data akademik bagi yang memerlukan.
l. Melakukan penilaian terhadap staf yang menjadi bawahannya secara objektif.
13. Administrasi Umum dan Keuangan
Administrasi Umum dan Keuangan adalah unsur pembantu pimpinan dibidang administrasi umum dan keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Biro Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala. Tugas dan Fungsi adalah : Administrasi Umum dan Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi umum dan keuangan di lingkungan AMIK Imelda Medan. Administrasi Umum dan Keuangan dalam menyelenggarakan tugas tersebut di atasmempunyai fungsi :
a. melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tata laksana dan perlengkapan.
b. melaksanakan urusan kepegawaian. c. melaksanakan urusan keuangan.
d. Bagian Umum, Hukum dan Tata laksana, dan Perlengkapan. e. Bagian Kepagawaian.
f. Bagian Keuangan.
h. melaksanakan administrasi tenaga administrastif. i. Sub Bagian Tenaga Akademik.
j. Sub Bagian Tenaga Administrasi.
k. melaksanakan administrasi anggaran rutin dan mengkoordinasikan anggaran pembangunan.
l. melaksanakan administrasi dana yang berasal dari masyarakat. m. melaksanakan monitoring dan evaluasi.
14. Manajemen Informatika
Program studi yang dipersiapkan untuk penerapan komputer untuk dunia bisnis dan manajemen dengan kajian pada pengelolaan informasi manajemen secara terkomputerisasi.
15. Komputerisasi Akuntansi
Setiap instansi baik perusahaan swasta ataupun BUMN/ Pemerintahan, sangat membutuhkan tenaga akuntansi sebagai pengelola laporan keuangan, namun seiring perkembangan teknologi informasi menuntut para pekerja yang ingin berprofesi sebagai akuntan harus memiliki keahlian dalam bidan komputer.