BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.8. Sistem Yang Berjalan
AMIK Imelda Medan merupakan institusi pendidikan akademik yang melakukan seleksi penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya dengan melakukan ujian tertulis untuk setiap calon mahasiswa baru.
Hal ini sering kali menjadi penyebab masalah, dikarenakan jumlah mahasiswa yang relative banyak yang mengakibatkan bagian admin/panitia merasa kewalahan untuk memeriksa soal ujian setiap mahasiswa.
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem pengolahan data hasil ujian calon mahasiswa baru secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukkan data yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem informasi ujian yang berjalan pada AMIK Imelda dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Ujian yang Berjalan Dari gambar konteks diagram di atas dapat diperhatikan bahwa dalam sistem informasi ujian terdapat empat entitas yaitu calon mahasiswa, panitia, administrasi dan direktur. Dimana masing-masing entitas dan sistem menunjukkan alur data yang masuk dan keluar. Dari gambar di atas dapat dijelaskan alur data yang terjadi antara entitas dengan sistem dan antara sistem dengan entitas adalah sebagai berikut:
1. Entitas calon mahasiswa memberikan data calon mahasiswa, kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban kepada sistem, dan sistem
memberikan kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban, hasil ujian dari sistem.
2. Entitas panitia menerima daftar mata ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban dari sistem dan memberikan bank soal/lembar soal, rekap hasil ujian kepada sistem.
3. Entitas administrasi memberikan data calon mahasiswa, daftar matakuliah, jadwal ujian, kartu ujian, laporan peserta ujian, laporan hasil ujian ke sistem dan menerima bank soal/lembar soal dari sistem.
4. Entitas direktur hanya menerima Laporan peserta ujian, laporan hasil ujian dari sistem.
3.8.2. Data Flow Diagram Sistem Berjalan
Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi datan secara manual. Aliran-aliran data menghubungkan antara satu proses dengan proses lainnya, antara entity dengan proses, antara proses dengan file penyimpanan data, dan file penyimpanan data dengan proses. Adapun DFD sistem yang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut :
Gambar 3.5. DFD Level 1 Sistem Ujian Yang BerjalanPada AMIK Imelda Dari gambar DFD level 1 di atas menampilkan 5 (lima) proses utama yaitu :
a. Proses pendaftaran calon mahasiswa
Pada proses pendaftaran calon mahasiswa data yang dibutuhkan oleh sistem adalah data calon mahasiswa yang berisi data pribadi atau biodata calon mahasiswa yang diberikan oleh entitas calon mahasiswa. Kemudian data calon mahasiswa tersebut disimpan ke dalam arsip/berkas penyimpanan pendaftaran calon mahasiswa baru. Setelah calon mahasiswa mendaftar kemudian dibuatkan bukti
pendaftaran dan kartu peserta ujian sebagai syarat mengikuti ujian seleksi selanjutnya.
b. Proses pembuatan soal ujian
Pada proses pembuatan soal ujian data yang dibutuhkan oleh entitas panitia adalah data matakuliah/mata ujian untuk kemudian dibuatkan soalnya berdasarkan mata ujian yang dibutuhkan, kemudian soal ujian disimpan kedalam berkas soal ujian.
c. Proses Ujian
Pada proses ujian oleh calon mahasiswa data yang dibutukan oleh sistem adalah kartu ujian. Berkas yang dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas soal ujian, lembar jawaban ujian.
d. Proses Pemeriksaan Ujian
Pada proses pemeriksaan hasil ujian oleh panitia, data yang dibutuhkan adalah berkas lembar jawaban, berkas soal ujian, kemudian lembar jawaban akan diperiksa dan panitia membubuhkan nilai pada masing-masingberkas lembar jawaban. e. Proses pembuatan laporan
Pada proses pembuatan laporan oleh administrator, data yang dibutuhkan adalah data peserta, data nilai. Berkas yang dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas lembar jawaban. Laporan yang dibuat adalah laporan peserta ujian, laporan hasil ujian. Kemudian laporan peserta ujian dan laporan hasil ujian diserahkan kepada direktur, dan laporan hasil ujian diberikan/diumumkan kepada calon mahasiswa.
3.8.3. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data Flow Diagram. Arus data yang ada di Data Flow Diagram sifatnya adalah global. Hanya ditunjukkan arus datanya saja, untuk lebih jelas dapat dilihat padaTabel 3.1.
Tabel 3.1. Kamus Data Soal Ujian Nama Data : Berkas Soal Ujian
Alias : Lembar Soal Ujian Bentuk Data : Dokumen
Penjelasan : Dokumen ini digunakan untuk mencatat soal ujian
Struktur Data
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama mata Ujian, No. Soal, Soal Ujian.
Tabel 3.2. Kamus Data Lembar Jawaban Nama Data : Berkas Lembar Jawaban
Alias : Lembar Jawaban Bentuk
Data
: Dokumen
Penjelasan : Dokumen ini digunakan untuk mencatat jawaban dari soal ujian.
Struktur Data
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama Mata Ujian, No. Soal, Jawaban.
Tabel 3.3. Kamus Data Lengkap Dan Daftar Soal Ujian Mahasiswa Nama Data : Daftar Calon Mahasiswa Baru.
Alias : Calon Mahasiswa Baru. Bentuk Data : Dokumen
Penjelasan : Dokumen ini digunakan untuk mencatat calon mahasiswa yang mendaftar
Data Agama, Alamat, No.hp, Status, Pekerjaan, Jurusan.
3.8.4. Bagan Alir Sistem berjalan
Bagan alir sestem merupakan bagan alir yang menujukan arus dari laporan dan nilai termasuk tembusan-tembusanya. Bagan alir dukomen meggabarkan aliran dokumen dan inforamasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menujukan dari mana dokumen tersebu berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk mengenalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sestem. Adapun flowmapnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 3.6. Flow Map Alir Sistem Ujian yang berjalan pada AMIK Imelda