TAHAP PENGOLAHAN DATA
III.6 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi Jawa Timur
BPS Pusat. Supervisor tim melapor-kan penyelesaian proses scan doku-men setiap hari ke Kepala Kantor. Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk :
Pemprov-PemKecamatan-Kelurahan-BPS DKI Jakarta-BPS Kab/Kota-BPS Pusat-Inas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK,Korcam-Tim receiving-batching -Tim
editing-Tim scanning-Tim verifikasi dan validasi
+
Surat Instruksi-Daftar mitra lama-Surat Permohonan-Buku Pedoman- Metode penyeleksian- Kuesioner-Peralatan Petugas- Surat Perjanjian- Surat Tugas- Peta wilayah kerja-Catatan lapangan-Transportasi (kapal)- Catatan pemasukan dokumen dan pengiriman dokumen- Master blok- Sistem penomoran batch-Kartu
Kendali-Rak-rak-Gudang- Laporan edit dokumen-scanner- suku cadang mesin-Jaringan PC-Program aplikasi verifikasi dan validasi-Laporan validasi
III.6 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi Jawa Timur
Propinsi Jawa Timur merupakan satu propinsi yang terletak di Pulau Jawa bagian Timur. Propinsi ini terletak pada 111°0' hingga 114°4' Bujur Timur dan 7°12' hingga 8°48' Lintang Selatan. Batas daerah Propinsi Jawa Timur di sebelah utara berbatasan dengan Pulau Kalimantan atau tepatnya dengan Propinsi Kalimantan Selatan, di sebelah timur berbatasan dengan Pulau Bali, di sebelah selatan berbatasan dengan perairan terbuka yaitu Samudera Indonesia sedangkan di sebelah barat berbatasan dengan Propinsi Jawa Tengah. Secara umum, wilayah Jawa Timur dapat dibagi 2 bagian besar, yaitu Jawa Timur daratan dan Kepulauan Madura. Dimana luas wilayah Jawa Timur daratan hampir mencakup 90 persen dari seluruh luas wilayah Propinsi Jawa Timur, sedangkan luas Kepulauan Madura hanya sekitar 10 persen.
Jumlah penduduk Propinsi Jawa Timur berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 34.765.998 jiwa. Dengan luas wilayah yang mencapai 46.428,57 km2, yang terbagi menjadi 38 kabupaten/kota yaitu 29 kabupaten dan 9 kotamadya. Wilayah yang cukup luas tersebut termasuk daerah pegunungan, pantai dan lembah. Secara geografis Jawa Timur dibedakan menjadi tiga dataran : tinggi, sedang dan rendah. Dataran tinggi merupakan daerah dengan ketinggian rata-rata diatas 100 meter diatas permukaan laut. Dataran sedang dengan ketinggian antara 45-100 meter di atas permukaan laut. Sedangkan dataran rendah dengan ketinggian dibawah 45 meter
Tabel III.2. Daerah Administrasi Propinsi Jawa Timur Menurut Dataran Tinggi,Sedang,Rendah
Daerah Dataran Tinggi Dataran Sedang Dataran Rendah
Kabupaten Trenggalek Ponorogo Pacitan Jombang
Blitar Tulungagung Kediri Bojonegoro
Malang Lumajang Banyuwangi Tuban
Bondowoso Jember Situbondo Lamongan
Magetan Ngawi Probolinggo Gresik
Madiun Pasuruan Sampang
Nganjuk Sidoarjo Pamekasan
Bangkalan Mojokerto Sumenep
Kota Malang Kediri Probolinggo Mojokerto
Batu Madiun Pasuruan Surabaya
Dengan jumlah kabupaten/kota yang banyak, keragaman daerah pun sangat besar di Jawa Timur. Beberapa daerah merupakan kota-kota besar dan maju dengan fasilitas infrastruktur jalan raya dan transportasi yang cukup. Namun beberapa daerah lainnya merupakan daerah yang minim akan fasilitas infrastruktur jalan raya dan juga transportasi umum, sehingga beberapa tempat di daerah tersebut masih sulit untuk dijangkau dengan kendaraan bermotor, seperti beberapa daerah di perbatasan propinsi, pegunungan dan di Kepulauan Madura.
Sama halnya dengan satuan kerja BPS propinsi lainnya, BPS Propinsi Jawa Timur bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi Jawa Timur. Namun dengan banyaknya kabupaten/kota di Propinsi Jawa Timur, menjadi satu permasalahan tersendiri bagi BPS Jawa Timur khususnya dalam memenuhi sumberdaya manusia yang berkualitas baik bagi satuan kerja sendiri maupun pada kegiatan-kegiatan perstatistikan yang membutuhkan tenaga-tenaga lepas (mitra). Beberapa kantor BPS kabupaten/kota banyak ditemui jumlah staf yang terbatas, sejumlah besar Kasie (Kepala Seksi) di Jawa Timur tidak memiliki staf, sehingga hal ini menyebabkan sejumlah pekerjaan ditangani seorang diri oleh Kasie tersebut, untuk pekerjaan yang berskala kecil mungkin tidak terlalu menjadi masalah, namun apabila terdapat kegiatan yang berskala besar ketiadaan staf ini menjadi kendala besar, yaitu memperlambat jalannya kinerja kegiatan, yang pada akhirnya juga memperlambat selesainya suatu kegiatan di tingkat nasional. Selain staf, di beberapa kabupaten juga ditemukan kekurangan akan tenaga KSK sehingga terdapat kecamatan-kecamatan yang tidak memiliki petugas statistik di
kecamatannya. Untuk itu seringkali BPS Tingkat II menunjuk KSK untuk bertugas di dua kecamatan (yang bersebelahan). Namun dikarenakan kegiatan Sensus Penduduk ber skala besar, tidak lah mungkin untuk seorang KSK menangani di dua kecamatan, dan hal ini akhirnya diatasi dengan ’turun nya’ staf ataupun Kasie untuk bertugas sementara sebagai KSK di kegiatan SP2000. Dan tentunya hal ini berimplikasi pada terganggunya tugas-tugas rutin yang harus ditangani oleh staf atau kasie tersebut.
Pada kegiatan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan seluruh BPS Tingkat II di daerah, sedangkan pada kegiatan pengolahan data, BPS Jawa Timur mempunyai lima tempat pusat pengolahan, yang berada di Kantor BPS Propinsi sendiri, dan empat lainnya berada di Kantor BPS Kabupaten Tuban, BPS Kabupaten Kediri, BPS Kabupaten Jember, BPS Kabupaten Madiun. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi Jawa Timur dilakukan melalui media buku publikasi, dan internet yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi Jawa Timur.
III.6.1 Persiapan di BPS Propinsi Jawa Timur
Dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur bersama seluruh BPS Propinsi mengikuti rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kabid. Produksi dan Kabid. Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Dan beberapa staf dari BPS Jawa Timur pun di kirim. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya setiap propinsi melaksanakan pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diselenggarakan oleh BPS propinsi yang diikuti oleh para staf dan KSK BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda. Untuk melatih para petugas di lapangan yang merupakan mitra statistik dimana jumlahnya cukup banyak, BPS Tingkat II menggunakan beberapa Gedung Sekolah baik SD maupun SMP dengan cara meminjamnya kepada pihak sekolah yang sebelumnya sudah dikoordinasi melalui Dinas Pendidikan..
Dalam pelatihan teknis petugas lapangan, para mitra mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan, yaitu bagaimana mengumpulkan data mengenai kependudukan yang kemudian menulisnya di suatu lembar kuesioner. Penulisan data di lembar kuesioner dengan benar dan tulisan dan dengan bentuk tulisan yang bagus menjadi materi tersendiri di kelas.
Untuk pelaksanaan SP2000 lalu, BPS Jawa Timur merekrut puluhan ribu mitra melalui BPS daerah untuk ditugaskan sebagai petugas lapangan (pencacah, dan pengawas). Sehubungan dengan akan digunakannya mesin scanner untuk pengolahan data, Kepala BPS Jawa Timur saat itu mengarahkan agar BPS kab/kota dan para KSK untuk lebih mengutamakan mitra yang berprofesi guru sebagai petugas, dengan pertimbangan bahwa guru memiliki tulisan yang baik dan rapih. Dan lagi dikarenakan kegiatan SP2000 direncanakan akan dilaksanakan pada bulan Juli yang merupakan bulan libur sekolah, sehingga hal ini memungkinkan untuk
dilakukan. Namun pada tahap perekrutannya, hal tersebut tidak sepenuhnya dapat dilakukan, beberapa guru menolak dikarenakan adanya kesibukan lain dan sulitnya medan tugas, namun beberapa guru lainnya ada juga yang mau terlibat.
Dikarenakan kebutuhan petugas yang besar dan tingkat kesulitan di lapangan para KSK masih menggunakan beberapa mitra lama. Selain itu petugas dari desa-desa yang merupakan aparat di kantor desa juga dilibatkan dengan pertimbangan lebih memahami wilayah tugasnya. Untuk kegiatan berskala besar seperti sensus penduduk, BPS daerah dan para KSK agak ’longgar’ dalam menentukan kriteria petugas seperti pendidikan minimal SLTA, hal ini dikarenakan masih rendahnya tingkat pendidikan rata-rata penduduk Jawa Timur, yaitu pendidikan sekolah dasar, sehingga di beberapa kabupaten Jawa Timur beberapa petugas SP2000 ada yang hanya berpendidikan SD dan SMP.
Saat pelatihan petugas, selain mendapatkan materi tentang kegiatan sensus penduduk dan metode mewawancarai, calon petugas (PCL, PML dan PKSK) juga berlatih menuliskan karakter dan marking dengan benar. Beberapa petugas mengalami kesulitan untuk merubah tulisannya untuk mengikuti bentuk tulisan yang ditentukan, khususnya petugas yang sudah tua yang merupakan aparat desa yang memiliki bentuk tulisan miring dan sambung. Pada akhir dari pelatihan petugas diadakan evaluasi terhadap semua petugas lapangan, namun hal ini dilakukan hanya untuk kembali mengingat hal-hal yang telah diajarkan bukan untuk penyeleksian. Setelah itu para mitra kemudian diminta menandatangani surat perjanjian ”kesanggupan melaksanakan tugas” dan diserahkan Surat Tugas dari Kepala BPS Tingkat II untuk kelengkapan dalam menjalankan tugas di lapangan.
III.6.2 Pelaksanaan SP2000 di Jawa Timur
Pelaksanaan SP2000 di wilayah Jawa Timur dilakukan selama sebulan penuh pada bulan Juli 2000. Setiap PCL bertugas pada dua sampai tiga blok sensus yang diawasi PML yang membawahi 2 sampai 3 PCL. Pendampingan PML hanya dilakukan sesekali saja pada awal pencacahan ketika menunjukkan wilayah kerja dan penarikan dokumen hasil lapangan. Pertemuan seluruh petugas lapangan dengan
KSK dilakukan tidak rutin, beberapa kecamatan ada yang melakukan sekali dalam satu minggu di kantor kecamatan atau kantor desa. Ada juga kecamatan yang tidak melakukan pertemuan seluruh petugas dikarenakan jauhnya jarak dan sulitnya transportasi, sehingga KSK dan PKSK membagi tugas melakukan kunjungan ke desa-desa menemui petugas PCL dan PML disana. Dalam pertemuan, petugas lapangan mengungkapkan segala permasalahan di lapangan. Dari catatan dan laporan yang dikumpulkan KSK dari petugas lapangan yang kemudian disampaikan ke BPS Tingkat II, sebagaian besar mengalami kesulitan dalam mengisi lembar kuesioner, baik dalam penulisan maupun pengisian hasil wawancara ke dalam kuesioner. Lamanya jeda waktu antara pelatihan petugas dengan pelaksanaan lapangan diindikasikan menjadi penyebab petugas lupa akan metode pengisian dan sulit untuk kembali mengikuti bentuk tulisan yang diharuskan. Untuk itu, Kepala BPS Jatim mengerahkan semua staf dan jajaran pimpinan di propinsi dan kabupaten/kota untuk membantu KSK khususnya dalam mengontrol petugas dalam pengisian kuesioner dan juga mengatasi masalah-masalah di lapangan. Untuk daerah perkotaan seperti di Surabaya, Sidoarjo, Gresik, dan lainnya, permasalahan yang juga sering ditemui adalah dalam menemui responden, beberapa tidak bisa ditemui pagi atau siang sehingga harus ditemui malam hari, ada juga yang belum pulang dalam waktu yang lama karena sedang di luar kota, bahkan tidak jarang beberapa responden menolak diwawancarai. Kesulitan menemui responden tersebut, menyebabkan upaya penyelesaian lapangan agak terhambat, dan bila pada minggu-minggu akhir jadwal pencacahan masih banyak rumahtangga yang belum diperoleh datanya, menyebabkan petugas sering mengabaikan bentuk tulisan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Tentunya hal ini nantinya akan menjadi permasalahan di tahap pengolahan.
Namun, pelaksanaan pencacahan SP2000 dapat diselesaikan sesuai dengan jadwalnya selama sebulan penuh. Pengiriman kuesioner hasil pencacahan dilakukan berjenjang mulai dari PCL ke PML, lalu dilanjutkan dari PML ke KSK atau PKSK yang sebelumnya dilakukan pemeriksaan isian dokumen. Dari KSK dokumen hanya diperiksa secara cepat, dengan alasan banyaknya jumlah lembar kuesioner dan tidak dimungkinkannya diperiksa secara cermat, namun sebelum dikirim ke BPS tingkat
2, para KSK melakukan rekap pada jumlah dokumen dan rumah tangga, kemudian lembar-lembar kuesioner disusun menurut blok, desa, dan kecamatan yang selanjutnya dikirim ke BPS tingkat 2. Di BPS Tingkat II dilakukan pemeriksaan kembali oleh para staf, beberapa tingkat dua melakukan editing awal sebelum dikirim ke Pusat Pengolahan (Puslah) seperti di BPS Kab. Mojokerto dan Kota Mojokerto, namun ada juga yang tidak melakukannya hanya melakukan pengecekan kelengkapan dokumen sebelum dikirim ke Puslah.
III.6.3 Pengolahan data SP2000 di Jawa Timur
Sebelum dimulainya pelaksanaan SP2000, di tahap persiapan, Bidang P3S bersama dengan tim dari BPS Pusat mengadakan rapat teknis dan kunjungan ke beberapa daerah tingkat 2 untuk menentukan tempat-tempat yang dimungkinkan untuk menjadi Pusat Pengolahan dokumen SP2000. Mengingat besarnya volume kuesioner yang harus di olah oleh BPS Jawa Timur, maka BPS Propinsi menunjuk 4 BPS kabupaten sebagai Pusat Pengolahan (Puslah), yang diberikan kewenangan untuk mengolah dokumen SP2000 BPS tingkat 2 lainnya. Selain Puslah di BPS propinsi, yang juga menjadi Puslah adalah Kantor BPS Kabupaten Tuban, BPS Kabupaten Kediri, BPS Kabupaten Jember, BPS Kabupaten Madiun. Pertimbangan daerah yang ditunjuk sebagai Puslah diutamakan pada kondisi dari kantor tersebut yaitu apakah cukup luas untuk dijadikan Puslah yang dapat menampung sejumlah peralatan mesin
scanner dan beberapa komputer/PC. Selain itu, pertimbangan lainnya adalah letak
atau posisi kantor yang mudah dijangkau oleh BPS daerah lain dan juga terdapatnya gudang baik yang berada di kantor atau di luar kantor yang mampu menyimpan dokumen dalam jumlah yang cukup besar.
Di masing-masing Puslah daerah ditempatkan 2 buah mesin scanner dan PC yang berjumlah 8 sampai 10 PC, namun untuk Puslah propinsi ditempatkan 4 buah mesin
scanner dengan 20 PC. Banyaknya daerah yang diolah oleh satu Puslah, ditentukan
oleh BPS propinsi, seperti pada Puslah Tuban ditargetkan untuk mengolah dokumen dari 5 kabupaten/kota, pada Puslah Madiun, Kediri dan Jember masing-masing ditargetkan mengolah 6 kabupaten/kota, sedangkan Puslah Propinsi mengolah
sisanya yaitu dokumen dari 15 kabupaten/kota. Saat pengolahan SP2000 lalu, Puslah Propinsi berada di ruang Bidang P3S gedung kantor BPS Jawa Timur yang saat itu beralamat di Jl. Raya Kendangsari. Namun saat penelitian, ruang P3S sementara berpindah di rumah dinas yang beralamat di Jl. Ngagel Jaya dikarenakan gedung kantor yang beralamat di Jl. Raya Kendangsari sedang dalam renovasi.
Pada tahap persiapan pengolahan data, BPS Jawa Timur mengirim 10 orang staf, yang masing-masing puslah diwakili 2 orang untuk mengikuti pelatihan pengolahan data SP2000 yang diadakan oleh BPS Pusat di Jakarta. Para staf yang mengikuti pelatihan petugas tersebut nantinya akan mengkoordinir atau bertanggung jawab dalam hal teknis pada proses pengolahan di masing-masing Puslah. Pada pelatihan pengolahan, setiap peserta mendapatkan pembekalan teknis tentang pengelolaan dokumen dan perjalanan proses pengolahan data, yaitu mulai dari
receiving-batching, lalu editing dan scanning, dan diakhiri dengan verifikasi dan validasi.
Selanjutnya para staf yang dikirim tersebut memandu pelaksanaan pelatihan yang diadakan di masing-masing Puslah yang dilaksanakan bagi seluruh staf yang terlibat pada pengolahan dan juga bagi para mitra pengolahan. Pada SP2000 lalu dalam merekrut mitra pengolahan data, keseluruhan puslah mensyaratkan mitra yang berpendidikan SLTA dan mampu mengoperasikan komputer.
Berikut ini gambaran proses pengolahan data SP2000 dari hasil penelitian di 3 Puslah ; di Puslah Propinsi, Puslah Tuban dan Puslah Madiun. Puslah Tuban dan Puslah Madiun sebagai sampel dari empat puslah yang dilakukan di tingkat dua.
i. Pengolahan data di Puslah Propinsi Jawa Timur.
Di awal persiapan pengolahan SP2000, pada Puslah Propinsi diadakan rapat-rapat pertemuan staf dan kasie baik di internal Bidang P3S maupun untuk semua bidang di propinsi yang dikoordinir Bidang P3S. Pada pertemuan seluruh bidang disepakati bahwa proses editing dokumen dilaksanakan oleh seluruh staf dan kasie di propinsi, dikarenakan para staf dan kasie di propinsi merupakan para Inda SP2000, sehingga
diperkirakan bahwa editing dapat berjalan dengan maksimal. Masing-masing kabid ditugaskan mengkoordinir proses editing pada bidangnya. Pada Bidang P3S, dilakukan pembagian tugas untuk tahapan pengolahan yang dimulai dari scanning,
recoqnize, verifikasi dan validasi, dimana keseluruhan tahapan tersebut dikoordinir
oleh Kasie.Jaringan (Pak Rizky), dibawah pengawasan Kabid. P3S. Namun saat itu Kabid.P3S tidak melibatkan seluruh staf P3S untuk terlibat di pengolahan. Untuk pengelolaan dokumen baik pengiriman dan penerimaan ke dan dari daerah serta mem-batching-nya dilaksanakan oleh tim pengelola dokumen yang terdiri dari 4 orang staf Bagian TU (Tata Usaha) dan dibantu 2 orang staf Bidang Kependudukan.
Proses pengolahan data SP2000 di Puslah Propinsi diawali dengan tahapan receiving
batching dokumen hasil pencacahan dari BPS Tingkat II yang ditangani oleh tim
pengelola dokumen. Setelah menerima dokumen, tim menandatangani tanda terima dokumen dari BPS Tingkat II tersebut. Untuk mengontrol kelengkapan dokumen, tim pengelola dokumen menggunakan master blok yang juga digunakan sebagai dasar memberikan penomoran pada proses batching. Keseluruhan dokumen dihitung, baik dus blok maupun lembar yang didasarkan pada data-data yang tertulis di cover dus blok, kemudian hasil penghitungan tersebut dicatat di lembar master blok. Dokumen yang telah di batch kemudian dimasukkan ke dalam dus-dus besar, yang kemudian didistribusikan ke bidang-bidang untuk dilakukan proses editing, namun beberapa dokumen disimpan sementara di rak-rak dan sebagian di lantai pada suatu ruang yang terbuka di belakang kantor, untuk menunggu masuk proses editing.
Proses editing dilakukan di seluruh bidang yang letak ruangannya terpisah. Saat SP2000, gedung BPS Propinsi yang berada di Jl. Raya Kendangsari berlantai dua. Bidang Kependudukan dan P3S berada di lantai pertama, sedangkan Bidang Statistik Produksi, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca dan Bagian TU berada di lantai dua. Dokumen yang hendak di edit, dikirim tim pengelola dokumen ke ruangan bidang-bidang tersebut. Meskipun seluruh staf terlibat dalam kegiatan editing, namun banyak kegiatan tersebut yang tidak dilakukan di kantor, sejumlah besar staf mengeditnya di rumah mereka masing-masing. Hal tersebut dikarenakan mereka juga tetap harus mengerjakan pekerjaan rutin di bidang mereka, sehingga untuk
mengedit mereka lakukan di rumah. Hal ini terlihat bahwa editing dokumen SP2000 tidak diprioritaskan, selain itu beberapa staf juga melalaikan edit, sehingga pencapaian penyelesaian edit berjalan lambat. Saat itu, strategi yang diambil Kabid P3S untuk mempercepat proses edit adalah dengan mengarahkan agar editor lebih memfokuskan pada content dan konsistensinya terutama pada variabel-variabel yang rawan seperti jenis kelamin, umur anggota rumah tangga, dan lainnya, bukan terhadap perapihan tulisan, hal ini dikarenakan banyaknya dokumen yang harus diedit dan tidak dimungkinkannya untuk melakukan perapihan tulisan per lembar dokumen.
Meskipun awalnya, disepakati bahwa Kabid sebagai koordinator yang melaporkan dokumen-dokumen yang telah selesai edit ke pihak tim pengelolan dokumen untuk ditarik, namun dalam pelaksanaannya, tim lebih sering mendapatkan perintah mengambil dokumen justru dari Bidang P3S yang menghendaki agar dokumen yang selesai edit untuk segera dikirim agar proses pengolahan tidak terhambat. Untuk itu beberapa staf P3S juga ditugaskan oleh kasie saat itu untuk melakukan pengecekan dan juga penarikan terhadap dokumen yang telah selesai edit di bidang-bidang, .
Pada Bidang P3S, dokumen yang telah diedit tersebut masuk ke tahapan scanning. Operator scanner ditargetkan untuk mengolah sebanyak 40 dus/boks dalam 1 hari. Proses scanning relatif berjalan lancar dan cepat. Setiap hari operator diharuskan untuk membersihkan lampu dan kaca pada scanner agar tetap mendapatkan cahaya yang cukup untuk jelas menangkap image dari kuesioner. Permasalahan yang cukup besar terlihat di tahap verifikasi, yaitu sejumlah besar file hasil baca scan yang telah di recoqnize banyak tidak terbaca, tidak dikenali dan salah baca, sehingga harus diperbaiki di tahap verifikasi. Untuk memperbaiki kesalahan tersebut, petugas kembali membuka dus-dus dokumen untuk memperbaiki data yang sesuai dengan isian dalam kuesioner. Selain itu, perbaikan juga dilakukan dengan kembali menebalkan tulisan dalam kuesioner baik dengan pinsil ataupun spidol yang kemudian dokumen tersebut di scan ulang. Proses di tahap inilah yang sangat menyita banyak waktu di Puslah Propinsi, dikarenakan sangat besarnya kesalahan-kesalahan yang harus diperbaiki dan sulitnya mengambil dokumen untuk