Bab III. Deskripsi Penelitian di Empat Daerah Penyelenggara SP2000 : Sosio Teknogram Implementasi Scanner
III.1 Pendahuluan
Sebagaimana disampaikan pada Bab 2, fenomena sosio-teknis hadir melalui jejaring relasi aktor-aktor yang memobilisasi resources dan membuka ruang negoisasi. Dengan kerangka konseptual ini, dalam bab ini ditelusuri aktor-aktor sosial dan aktor-aktor teknis (atau objek-objek teknis) yang terlibat dan memperhatikan aksi-aksi yang dilakukan aktor-aktor pada penyelenggaraan SP2000 dalam mengimplementasikan sistem scanner di beberapa wilayah. Dalam hal ini, perhatian tidak ditujukan pada pencarian aktor-aktor mana yang dominan, melainkan pada bagaimana relasi dalam jejaring aktor-aktor terbentuk dan saling mempengaruhi, yang pada akhirnya menentukan kinerja jejaring itu sendiri.
Penelusuran dilakukan pada empat wilayah kerja yaitu DKI Jakarta, Jawa Timur, DI Yogyakarta, dan Jawa Barat. Penelusuran ditujukan untuk mendapatkan deskripsi tentang bagaimana aksi-aksi aktor-aktor sosial dan objek-objek teknis yang saling berelasi dan berinteraksi. Dari aksi-aksi yang teramati akan dianalisis bagaimana perbedaan aksi-aksi dalam implementasi scanner dapat memberikan hasil kinerja yang berbeda. Untuk wilayah Jawa Barat dan DI Yogyakarta, penulis menelusuri hasil riset yang dilakukan oleh Anggorowati, 2005, namun penulis melakukan penelitian lanjutan untuk mendapatkan deskripsi yang lebih lagi di tingkat lokal.
Pelaksanaan SP2000 tidak hanya melibatkan BPS sebagai penanggung jawab dan pelaksana kegiatan. Pemerintah daerah, masyarakat dan lembaga pemerintah lain turut terlibat dalam produksi fakta yang dilakukan BPS secara formal maupun informal. Jejaring yang terbentuk pada penyelenggaraan sensus yang diamati pada penelitian ini yaitu pada jejaring lokal, yang dilihat ketika aktor-aktor yang saling berelasi dibingkai pada kelembagaan tertentu (BPS Propinsi dan BPS Tingkat II).
III.2 Kebijakan Implementasi Scanner
Kebijakan implementasi scanner lahir dalam ruang negosiasi antara Direktorat Sistem Informasi Statistik (Dir. SIS) BPS, Japan International Corporation Agency
(JICA) dan Statistics Beaureu of Japan (SBJ). Implementasi scanner pada pengolahan data SP2000 menjadi suatu hal yang penting (menurut designer kebijakan) mengingat jumlah penduduk Indonesia yang semakin besar dan diterapkannya metode small area statistic dimana data akan disajikan sampai tingkat desa. Dengan demikian pengolahan data akan dirasa semakin berat mengingat angka hasil SP2000 sangat dibutuhkan dan ditunggu berbagai pihak baik Pemerintah, Swasta, Perguruan Tinggi maupun masyarakat umum.
Jepang sebagai salah satu negara pemberi bantuan dan pendampingan bagi Indonesia merencanakan akan menggunakan scanner untuk pengolahan data sensus penduduk pada tahun 2001. Momen SP2000 membuka ruang diskusi dan komunikasi antara BPS, SBJ dan JICA untuk melihat prospek implementasi scanner bagi pengolahan data sensus penduduk di Indonesia. Selanjutnya, dengan masuknya Kepala BPS sebagai aktor puncak pengambil kebijakan muncul ruang negosiasi yang kemudian melahirkan kebijakan implementasi scanner dan terjadi mobilisasi seluruh sumberdaya yang ada.
Untuk pengadaan scanner Kodak 3500 yang digunakan dalam pengolahan data SP2000, BPS berelasi dengan Perusahaan Kodak. Komunikasi antara BPS dengan Perusahaan Kodak terjadi melalui perantaraan salah satu distributor Kodak di Singapura. Namun setelah masa garansi pembelian scanner berakhir, BPS tidak melanjutkan kerjasama dengan Perusahaan Kodak dalam hal pemeliharaan scanner, dikarenakan nilai kontrak yang ditentukan Kodak untuk pemeliharan 79 buah
scanner bernilai 1 milyar rupiah, jauh diatas nilai yang dialokasikan BPS sebesar 600 juta rupiah. Untuk pemeliharaan scanner, BPS bekerja sama dengan Perusahaan
DICOM yang beroperasi di Singapura. Kerjasama antara BPS dan DICOM ini sangat penting untuk menjamin kelangsungan pengoperasian scanner oleh BPS.6
III.3 Deskripsi Sosiogram
Penelusuran aktor-aktor dilaksanakan dengan pertama-tama berpegangan pada daftar pelaku di dalam pedoman pelaksanaan SP2000 yang diterbitkan oleh BPS. Kemudian penelusuran dilanjutkan dengan wawancara dan pengamatan di lapangan, untuk mendapatkan aktor-aktor yang terkait dalam pelaksanaan SP2000, tetapi tidak ditetapkan secara formal dalam pelaksanaan SP2000. Data hasil wawancara dan pengamatan lapangan diperlihatkan di Lampiran.
Secara umum struktur organisasi pelaksanaan kegiatan SP2000 di tingkat propinsi dan kabupaten/ kota di seluruh daerah berpedoman pada bagan dibawah ini ;
6
Dari sejumlah nara sumber yang berhasil ditemui dalam pelaksanaan penelitian ini, tidak diperoleh Gambar III.1. Bagan Struktur Organisasi Kegiatan Sensus Penduduk 2000
Pada Gambar III.1, bagan menggambarkan struktur organisasi pada kegiatan SP2000. Namun bagan hanya menggambarkan aktor-aktor langsung yang terkait pada kegiatan, namun pada realisasinya masih terdapat aktor-aktor lain yang terkait dengan kegiatan SP2000, namun penulis hanya memfokuskan pada pihak-pihak yang pada umumnya langsung terkait pada kegiatan SP2000 di seluruh wilayah Indonesia. Berikut ini penjelasan tentang aktor-aktor tersebut ;
BPS Pusat
Secara struktural, Kepala BPS berada di posisi tertinggi pada hirarki kewenangan dalam organisasi BPS Pusat. Dalam pelaksanaan SP2000, Kepala BPS Pusat berperan melakukan koordinasi keseluruhan pelaksanaan, penentu kabijakan utama dan pemberi arahan kepada seluruh jajaran staf dan pejabat BPS di lingkup nasional. Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala BPS melakukan pelaporan langsung kepada Presiden Republik Indonesia.
Kepala BPS memantau dan mengikuti seluruh kegiatan SP2000 mulai proses perencanaan sampai dengan pelaksanaaan. Arahan dan kebijakan yang digariskan oleh Kepala BPS disampaikan melalui rapat pimpinan, rapat teknis (ratek), pelatihan-pelatihan, serta dialog langsung ke daerah-daerah. Kepala BPS berkomunikasi secara intensif dan khusus dengan Kepala Dir. SIS (sebagai penanggungjawab pengolahan data), Deputi Kependudukan dan Demografi dan Kepala Direktorat Sosial dan Tenaga Kerja. Selain itu Kepala BPS juga berkoordinasi dengan instansi terkait lainnya untuk pelaksanaan sensus penduduk, seperti Departemen Dalam Negeri, Departemen Perhubungan dan lain-lain. Dengan perkataan lain, Kepala BPS berperan sebagai perantara, humas sekaligus juru bicara BPS kepada Pemerintah dan masyarakat luas.
Direktorat Sistem Informasi Statistik (Dir. SIS)
Kepala Direktorat SIS adalah salah satu aktor pengambil kebijakan dalam hal teknis pengolahan data sensus penduduk. Sejak awal tahap perencanaan, teknik pengolahan data SP2000 sudah dikonsepsikan di Dir. SIS. Direktorat SIS adalah unit kerja di dalam organisasi BPS yang melaksanakan relasi dengan pihak JICA dan SBJ, dalam hal teknis perencanaan pengolahan data sensus penduduk, mencakup koordinasi
penelitian scanner dan pelaksanaan pilot project, pelaksanaan tender, pemilihan produk, dan lain-lain. Kepala Dir. SIS bersama dengan tim yang ditunjuk oleh JICA dan SBJ menyediakan informasi berkenaan dengan pengolahan data sensus penduduk, sebagai masukan untuk pengambilan kebijakan oleh Kepala BPS . Kepala Direktorat SIS memegang kendali operasional dalam pengolahan data SP2000 di seluruh daerah. Sebagai ilustrasi, ketika pusat pengolahan data daerah mengalami kesulitan dalam proses validasi data (data yang siap ditransfer dalam bentuk text dan sudah lolos proses validasi), maka Kepala Direktorat SIS mengambil keputusan untuk mengijinkan pusat pengolahan data daerah membuka file database dan menyerahkannya ke Dir. SIS dalam bentuk file .DBF.
Direktorat SIS ini terbagi menjadi dua tim kerja, yaitu tim yang menangani instalansi jaringan fisik scanner dan tim yang mengembangkan program aplikasi pengolahan data sensus penduduk. Kedua tim ini bekerja jauh sebelum dimulainya pelaksanaan sensus penduduk. Tim pertama melakukan penelitian terhadap kelayakan scanner dalam pengolahan data SP2000. Ketika scanner dianggap layak untuk diimplementasikan dalam pengolahan data, tim kedua mulai megembangkan program aplikasi yang akan digunakan untuk menyatukan software scanner, engine
dan program pengolahan. Hal ini dilakukan karena BPS dan JICA memutuskan tidak membeli program aplikasi pengolahan data dengan scanner sebagai satu paket, tetapi hanya membeli scanner dan engine saja, sehingga perlu dibangun program aplikasi utama.
Selama periode pengolahan data, selain juga ikut mengolah sebagian data sensus dari daerah, kedua tim ini juga melayani pusat-pusat pengolahan data untuk
maintenance hardware (komputer dan scanner) dan software (program aplikasi). Mereka menerima setiap laporan permasalahan pengolahan data dari daerah, dan berusaha mecari solusi yang mereka mampu berikan. Mereka sekaligus menjadi perantara/ mediator dari real user (pengguna scanner) di daerah dengan Perusahaan Kodak (perusahaan yang memproduksi mesin scanner) jika terjadi masalah teknis dengan mesin scanner. Mereka juga menangani masalah penanganan program aplikasi pengolahan jika terjadi error dalam running program. Komunikasi antara
Dir. SIS dan pusat pengolahan data (real user) dilakukan via telepon dan email. Laporan dari pusat pengolahan daerah dilakukan baik secara langsung oleh pengolah, maupun melalui Kepala BPS Propinsi yang akan melaporkan kepada Kepala Direktorat SIS. Tetapi dalam penanganan masalah yang terjadi, beberapa pusat pengolah data merasa terabaikan dan tidak mendapatkan jawaban atau bantuan yang diharapkan. Hal ini menyebabkan pusat pengolah data daerah berusaha mencari solusi sendiri. Sebagian dari mereka, seperti terjadi di BPS Jawa Barat, para pengolah data sempat mengalami frustasi dalam mengolah data dan mereka sempat
break selama satu bulan setelah empat buah komputer mereka rusak akibat proses
running data yang berjalan selama satu minggu tanpa henti.7
BPS Tingkat I
Kepala BPS Propinsi menjadi penanggung jawab pelaksanaan sensus penduduk di wilayah propinsi sesuai petunjuk yang digariskan oleh Kepala BPS termasuk Gubernur dan instansi terkait lainnya. Kepala BPS Propinsi memberi petunjuk dan pengarahan kepada Kepala BPS kabupaten/ kotamadya yang mencakup masalah rekrutmen petugas, penyelenggaraan pelatihan petugas, pengawasan lapangan, pengolahan data dan hal lain sesuai dengan pedoman yang ditetapkan.
Selain melakukan pengawasan pelaksanaan SP2000 dan pengelolaan dokumen/ perlengkapan, Kepala BPS Propinsi mengatur pelaksanaan pengolahan SP2000 baik yang diolah di daerah maupun di pusat. Untuk itu Kepala BPS Propinsi dibantu Kepala Bidang Statistik Kependudukan, Kepala Bagian Tata Usaha, dan Kepala Bidang P3S (Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik) serta staf lainnya. Di akhir penyelenggaraan SP2000, Kepala BPS mempertanggungjawabkan hasil penyelenggaraan SP2000 kepada Gubernur dan instansi terkait lainnya juga BPS Pusat. Bagi pihak Pemerintah Propinsi, informasi hasil sensus penduduk yang dilakukan oleh BPS dijadikan acuan pengambilan kebijakan di lingkungannya. Bentuk dan tingkat kerjasama antara tiap BPS Tingkat I dengan Pemda setempat bervariasi dari satu provinsi ke provinsi yang lain, bergantung pada situasi dan konteks lokal.
7
Bidang Statistik Kependudukan
Bidang Statistik Kependudukan sebagai koordinator teknis seluruh pelaksanaan SP2000 di propinsi, mulai dari rencana alokasi petugas per kabupaten/kota dan rencana pelatihan petugas pencacahan, sampai pada pengawasan jalannya pencacahan di lapangan di setiap kabupaten/kota. Hasil pengolahan data dari Bidang P3S, oleh Bidang Statistik Kependudukan dibuat ulasan analisis dan naskah publikasi hasil SP2000.
Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha (TU) Propinsi dan Kabupaten/Kota berfungsi seperti ’pintu gerbang’ dalam aliran dana dan perlengkapan (kuesioner, peralatan tulis, dan lainnya) baik pengiriman dari BPS Pusat maupun pengembalian dari hasil lapangan. Kegiatan Bagian Tata Usaha lebih pada penanganan administratif. Walaupun tidak langsung berhubungan dengan pengolahan data, pengaturan dan penyimpanan dokumen/ kuesioner menjadi tanggung jawab TU, dimana jika terjadi keterlambatan aliran dana ke petugas lapangan dan pengolahan ataupun terjadi kehilangan kuesioner di Bagian TU, maka proses pengolahan data akan terganggu dan terhambat. Transparansi dan ketelitian merupakan hal yang menjadi perhatian dalam pelaksanaan pekerjaan di bagian ini.
Bidang P3S
Bidang P3S (Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik) adalah bagian yang bertanggung jawab pada pelaksanaan pengolahan data SP2000 pada daerah-daerah yang menjadi sentral pengolahan data SP2000L2 dan S2000KBL2. Hal yang harus dilakukan oleh bagian ini tidak hanya terbatas pada penyusunan jadwal kerja pengolahan tetapi juga manajemen kuesioner, maintenance scanner dan komputer, serta manajemen file hasil pengolahan. Walaupun BPS sudah mengeluarkan atau membuat standar prosedur operasional pengolahan data untuk tiap-tiap tahap pengolahan, P3S tetap dibutuhkan dalam pengembangan prosedur kerja dan kedisiplinan. Ketepatan dalam pemilihan petugas pengolahan juga tidak lepas dari tanggung jawab Bidang P3S. Bidang P3S secara intensif berkomunikasi dengan Dir.
SIS jika terjadi kendala dalam pengolahan data di daerahnya masing-masing. Selain itu Bidang P3S juga melaporkan secara rutin progress kerja pengolahan kepada Kepala BPS Propinsi.
BPS Tingkat II
Kepala BPS Tingkat II menjadi penanggung jawab pelaksanaan sensus penduduk di wilayah kabupaten/kota sesuai petunjuk dan pengarahan yang diberikan Kepala BPS Propinsi yang mencakup masalah rekrutmen petugas, penyelenggaraan pelatihan petugas, pengawasan lapangan, pengolahan data dan hal lain sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk itu Kepala BPS Tingkat II dibantu Kepala Seksi Statistik Kependudukan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, dan Kepala Seksi Statistik Distribusi, Neraca Wilayah, dan Pelayanan Statistik (DNWPS). Saat SP2000, struktur P3S belum terbentuk, dan untuk pelaksana pengolahan data pada kabupaten/ kota yang ditunjuk sebagai Pusat Pengolahan dilaksanakan oleh staf Seksi Statistik DNWPS. Kepala BPS Tingkat II juga melakukan koordinasi dengan Bupati/ Walikota, Camat dan Kepala Desa/ Lurah dan kepala instansi pemerintah terkait di wilayahnya sehubungan dengan kegiatan SP2000. Bentuk dan tingkat kerjasama antara tiap BPS Tingkat II setempat bervariasi antar kabupaten/kota, bergantung pada situasi dan konteks lokal.
Koordinator Statistik Kecamatan (KSK)
KSK adalah aktor yang menjadi perantara (mediator) antara BPS dengan pihak luar, baik responden, pemerintah setempat (kecamatan dan desa/ kelurahan), maupun mitra statistik (PCL, PML dan PKSK). KSK menjadi ujung tombak BPS dalam pelaksanaan SP2000 yang berkoordinasi, dan menjalin komunikasi serta berelasi dengan pemerintah setempat serta dengan mitra statistik. Sebagian besar KSK berusaha sedapat mungkin memotivasi para mitra statistik dalam bekerja, seperti melakukan kunjungan atau pertemuan dengan juga menyediakan konsumsi, memberi insentif jika para mitra harus bekerja lembur dan bekerja lebih cepat dengan kualitas pekerjaan bak. Untuk melakukan itu semua, KSK berkoordinasi dengan kantor BPS Tingkat II. Validitas dan kualitas data di lapangan lebih banyak menjadi tanggung jawab KSK. Kemampuan KSK dalam mengenali wilayah
kerjanya (termasuk masyarakat) dan juga memilih mitra-mitra yang membantunya di lapangan menentukan keberhasilan kerja KSK dan kualitas data BPS.
Pembantu Koordinator Statistik Kecamatan (PKSK)
Dalam pelaksanaan SP2000, tugas PKSK adalah membantu KSK di lapangan, mulai mendistribusikan dokumen dan perlengkapan sensus lainnya ke petugas-petugas, mengawasi petugas PML dan PCL dan membantu memecahkan masalah yang ditemui di lapangan, serta membantu KSK mengumpulkan dan memeriksa semua hasil pencacahan dari PML. PKSK umumnya memiliki relasi pribadi yang cukup baik dengan KSK dan sudah lama bekerja sama dengan BPS.
PML
PML merupakan pengawas/ pemeriksa pencacah lapangan (PCL). PML mendampingi PCL saat di lapangan dalam mengenali lokasi dan batas wilayah yang menjadi wilayah kerjanya, dan juga mengatasi masalah teknis yang dihadapi/ disampaikan PCL, dan apabila perlu PML melaporkan masalah tersebut ke KSK/ PKSK untuk penyelesaiannya. Khusus untuk PML yang bertugas di daerah perkotaan, PML seringkali turut mencacah, karena banyak nya responden yang sulit dan menolak untuk diwawancarai. Kerjasama yang baik antara PCL dan PML dibutuhkan agar kegiatan pencacahan dapat dilaksanakan dengan lancar.
PCL
PCL adalah petugas yang berhubungan langsung dengan responden. Kualitas kuesioner baik secara fisik maupun content-nya, sangat tergantung dari hasil kerja PCL, dimana nantinya akan berdampak pada proses pengolahan data. Untuk itu dalam melaksanakan tugasnya, PCL dituntut untuk tekun, teliti dan hati-hati. PCL menjadi ujung mata rantai pelaksanaan SP2000. Jumlah PCL yang cukup banyak, dengan masing-masing PCL memiliki karakteristik tulisan masing-masing, menjadi hambatan untuk mengharuskan PCL menuliskan karakter seperti yang dikenal oleh
scanner. Walaupun para PCL sudah dilatih, dengan jumlah kuesioner yang banyak, PCL cenderung kembali menulis dengan polanya masing-masing.
III.4 Deskripsi Teknogram
Scanner
Pada esensinya, scanner berfungsi mengubah citra optik 2-dimensi dari benda (objek) ke dalam bentuk citra elektronik, yang kemudian disimpan pada suatu media elektronik. Terdapat variasi dalam jenis-jenis scanner, dengan merek dagang yang berbeda-beda. Scanner yang digunakan pada pengolahan data SP2000 adalah jenis
Intelegent Character Recognation (ICR) yang merupakan gabungan antara OCR
(Optical Character Recognation) dan OMR (Optical Mark Recognation). Scanner
ICR memiliki kemampuan mengenali marking (bulatan), karakter hasil print out mesin cetak (printer, mesin ketik), dan juga hand print (tulisan tangan). Hal ini menjadikan penggunaan scanner jenis ICR lebih fleksibel. Di bawah ini merupakan gambar mesin scanner yang digunakan pada Sensus Penduduk 2000.
Gambar III.2 : Mesin scanner yang digunakan pada Sensus Penduduk 2000 Untuk dapat mengenali karakter, scanner diperlengkapi dengan software (perangkat lunak) yang berfungsi memetakan karakter-karakter elektronik hasil pengubahan citra optik, ke dalam simbol-simbol pada suatu dictionary. Proses pencahayaan ketika suatu citra objek ditangkap oleh mesin scanner akan menentukan kualitas hasil scanning. Oleh karena itu, lampu pada scanner merupakan bagian yang penting dari scanner. Kondisi lampu yang prima akan membuat scanner dapat mengenali (menangkap) bentuk karakter/ citra dengan utuh. Sebaliknya, kondisi lampu yang tidak baik akan membuat scanner tidak menangkap citra objek dengan sempurna.
Nestor Reader
Mesin scanner hanya meng-capture (’menangkap’) citra objek yang tertera pada lembar kuesioner untuk kemudian mengubahnya dalam bentuk citra elektronik, sedangkan proses pengenalan pada tiap-tiap karakter dibutukan suatu software yang dapat mengenali suatu objek menjadi karakter tertentu. Software ini bekerja dengan adanya engine dan dictionary (pada software Nestor Reader dikenal dengan istilah
Context and Dictionaries). Dalam dunia komputer khususnya pada mesin scanner, dikenal beberapa jenis engine yaitu engine Optical Character Recognation (OCR), pada OCR engine mampu mengenali karakter hasil pencetakan alat cetak (printer, mesin ketik). Yang kedua adalah Optical Mark Recognation (OMR) yang mampu mengenali marking (arsiran bulat), dan yang ketiga adalah Intelegent Character Recognation (ICR) yang merupakan gabungan kemampuan OCR dan OMR ditambah kemampuan untuk mengenali hand print atau tulisan tangan manusia.
Engine yang digunakan pada scanner Kodak adalah Nestor Reader 5.0 yang dibangun oleh Perusahaan NCS di Amerika Serikat. Engine Nestor Reader 5.0 dikategorikan sebagai ICR, yang tahapan cara kerja nya dapat digambarkan pada Gsmbat III.3 dibawah ini :
1) Image Pre-Processing
Pada tahap pre-processing Nestor Reader 5.0 mengijinkan suatu image (hasil
scanning) dirotasikan sampai dengan 90 derajat. Hal ini untuk menghindari pengulangan proses scanning, karena kesalahan arah (misalnya image yang
letaknya miring). Nestor Reader 5.0 mampu mengabaikan bentuk-bentuk yang tidak perlu di sekitar image yang dikenali.
Nestor Reader 5.0 juga mampu mengenali karakter yang tidak terlalu jelas karena pinsil, dot matrik atau kontras pencahayaan pada proses scanning. User
dapat mengintervensi kemampuan ini dengan fasilitas setting threshold yang disediakan oleh sistem.
2) Word and Character Segmentation
Pada tahap kedua engine membuat segmentasi atas karakter yang dikenalinya. Segmentasi pada suatu karakter digunakan untuk mengenali bentuk detail dari karakter tersebut. Contoh fungsi segmentasi adalah untuk membedakan antara huruf ’B’ dengan angka ’13’ pada Gambar III.4 dibawah ini :
3) Recognation
Setelah proses segmentasi maka engine melakukan proses pengenalan karakter (recognation). Karakter yang dapat dikenali dapat berupa bar code, mesin pencetak (mesin ketik, printer dan lain-lain) hand-print dan mark.
4) Context and Dictionary
Karakter yang sudah dikenali kemudian dicocokkan dengan kamus image yang disimpan dalam suatu file didalam engine. Kamus (dictionary) dari engine Nestor Reader 5.0 merupakan kumpulan image hasil rekaman jenis-jenis tulisan orang Indonesia. Dimana BPS Pusat mengumpulkan hasil tulisan para petugas dari seluruh propinsi, dan saat itu terkumpul sebanyak kurang lebih 8000 lembar kuesioner yang terisi, dan dianggap setiap kuesioner memiliki jenis tulisan dari petugas yang berbeda8. Setelah terkumpul, kuesioner-kuesioner tersebut dikirim
Gambar III.5 Proses Context and Dictionary
ke Jepang untuk dibuat dictionari nya. Dengan engine ICR, dari 8000 kuesioner tersebut hanya sekitar 3000-an saja yang bisa direkam ke dalam dictionary, hal ini karena keterbatasan resolusi engine nya untuk membaca tulisan dan marking. Hasil rekaman tulisan tersebut secara khusus disertakan dalam file dictionary di dalam engine untuk membaca karakter tulisan orang Indonesia.
Secara teknis engine Nestor Reader 5.0 lebih memiliki kemampuan membaca kata dari pada karakter contohnya untuk membedakan karakter ’U’ dengan ’V’, Nestor Reader 5.0 lebih melihat konteksya dari sekedar bentuk karakternya (seperti Gambar III.5 di bawah). Pemfungsian sistem konteks ini bekerja dengan sistem neighboring characters (mengenali karakter dengan melihat karakter sekitarnya, dan melihat sebagai konteks kata).
Lembar Kuesioner
Tidak setiap benda dapat mejadi objek kerja scanner. Scanner hanya akan berfungsi dengan baik jika dioperasikan terhadap kertas kuesioner yang memenuhi spesifikasi ketebalan dan warna yang tertentu. Spesifikasi warna ini mencakup jenis-jenis warna tertentu dan tingkat kontras yang tertentu pula, yang akan menentukan kemampuan
scanner dalam ’membaca’ karakter-karakter pada kertas kuesioner. Jenis-jenis warna tertentu akan ’ditangkap dan dikenali’ oleh scanner, dan warna lain akan ’diabaikan’. Warna yang diabaikan oleh scanner disebut sebagai drop colour. Garis-garis batas dan huruf-huruf di kertas kuesioner yang didefinisikan sebagai bukan bagian data yang akan diolah diberi warna drop colour agar tidak tertangkap oleh
Ukuran kertas mempengaruhi tata letak (layout setting) dalam pencetakan karakter dan hal-hal lain (objek) yang tercetak di atas kertas (garis, kotak, dan lain-lain). Seluruh lembar Kertas Kesioner harus memiliki harus memiliki setting yang tepat, agar tiap data yang dibaca oleh scanner tidak bergeser posisinya sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengenalan data atau karakter yang dibaca. Untuk mengontrol setting ini, pada tiap lembar kertas kuesioner diberikan ’titik kontrol’ di sisi-sisi di sekeliling lembar kuesioner. Di setiap kuesioner, titik-titik tersebut harus berada pada posisi yang sama.
Ketebalan kertas pun harus sesuai dengan spesifikasi standard. Untuk scanner
Kodak yang digunakan dalam pengolahan data SP2000, ketebalan kertas ditentukan dalam berat kertas, yaitu 80 mg. Jika hal ini tidak dipenuhi maka scanner akan mengalami kesulitan dalam proses penarikan kertas ke dalam mesin.
Gudang
Gudang adalah sarana yang dibutuhkan baik bagi BPS Tingkai I, BPS Tingkat II, yang berfungsi untuk menampung dan menyimpan dokumen dan pelengkapan sensus. Di BPS Tingkat I, gudang digunakan untu menampung sementara dokumen dan perlengkapan sensus dari BPS Pusat dan selanjutnya didistribusikan ke seluruh BPS Tingkat II. Dan pada pengolahan data SP2000 di puslah propinsi, gudang tersebut digunakan untuk menyimpan dokumen yang akan diolah dan yang sudah diolah. Di BPS Tingkat II, gudang berfungsi untuk menyimpan dokumen dan perlengkapan sensus baik yang didistribusikan oleh BPS Propinsi maupun dokumen hasil pencacahan, yang diolah di BPS Tingkat II dan yang akan dikirim ke pusat pengolahan data. Pada pelaksanaan SP2000, hampir sebagian besar BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II yang menjadi pusat pengolahan (puslah) tidak memiliki gudang yang cukup besar, oleh sebab itu BPS Pusat menganggarkan dana untuk menyewa gudang selama 2 tahun sejak pelaksanaan SP2000 bagi daerah yang menjadi puslah.
Rak
Pengadaan Rak pada pelaksanaan SP2000 di seluruh BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II, ditujukan untuk menata dan menyusun kuesioner-kuesioner di dalam gudang yang akan diolah dan yang sudah diolah.
Alat tulis menulis
Peralatan tulis yang dibutuhkan pada pelaksanaan pencacahan untuk penulisan ke dalam kuesioner adalah pinsil 2B, penghapusan, peruncing pinsil dan tas dokumen. Pengadaan alat tulis menulis diadakan oleh BPS Pusat untuk kemudian didistribusikan kepada kantor-kantor BPS di daerah. Hal ini dimaksudkan agar alat tulis yang digunakan sama untuk semua petugas di SP2000.
Buku Pedoman
Buku Pedoman dibuat oleh BPS Pusat dan didistribusikan kepada BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II yang selanjutnya didistribusikan kepada seluruh pihak pelaksana kegiatan SP2000. Buku pedoman dibuat sesuai dengan job description masing-masing unit kerja/petugas. Buku pedoman menjadi panduan umum bagaimana suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Buku pedoman merupakan inskripsi kegiatan sensus dan menjadi imutable mobile yang bersikulasi dalam jejaring kegiatan SP2000.
Selain pusat pengolahan, masalah lain dalam pengolahan daftar SP2000 adalah program aplikasi pengolahan data. Program aplikasi ini akan menjadi program yang memadukan pengoperasian scanner, excuting program Nestor Reader 5.0 dan program pengolahan data (verifikasi dan validasi). Pembuatan program ini dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi Statistik BPS. Direktorat Statistik Demografi dan Ketenagakerjaan menjadi narasumber dalam proses pengembangan program ini. Program aplikasi ini bersama dengan engine Nestor Reader 5.0 kemudian didistribusikan ke seluruh propinsi dan kabupaten yang menjadi pusat pengolahan (puslah) data, yang selanjutnya diinstal pada komputer yang sudah disiapkan untuk mengoperasikan mesin scanner.
Fasilitas Program Aplikasi Pengolahan data
1) Fasilitas Recognize, berfungsi melakukan pengecekan apakah posisi pengisian sesuai dengan posisi yang ditentukan dalam master yang telah dibuat sebelumnya dan mengubah data dari image file menjadi berupa text file, sehingga mudah untuk dibaca. Proses recoqnize didukung oleh teknologi ICR
Intelegent Charac-ter Recognation (ICR) yang akan merubah tulisan dalam
2) Fasilitas Verifikasi, berfungsi untuk melihat apakah hasil recoqnize sesuai dengan maksud pengisian yang ada di kuesioner. Dengan menggunakan suatu nilai keyakinan tertentu (Confidence – Threshold) dapat diketahui berapa banyak yang dibawah tingkat keyakinan. Proses verifikasi akan mencakup proses pembentukan hasil recognize yang dianggap meragukan (dibawah tingkat keyakinan). Oleh karena itu program verifikasi akan menampilkan bentuk image
dan hasil konversi data bentuk ASCII yang dianggap meragukan oleh program, seperti yang ditunjukkan pada Gambar III.6. Petugas harus membandingkan antara tampilan pada image dan tampilan hasil konversi serta selanjutnya melakukan perbaikan.
3) Fasilitas Validasi, berfungsi memeriksa konsistensi masing-masing jawaban yang diisi oleh pencacah pada kuesioner SP2000 berdasarkan pertanyaan-pertanyaannya. Fasilitas ini juga memiliki fungsi menggabungkan data hasil pengolahan data program pengolahan yang masih terpecah per blok sensus. Proses validasi pada dasarnya adalah melakukan pengecekan data ASCII hasil verifikasi dengan rule validasi yang telah ditetapkan. Apabila terjadi kesalahan atau ketidak sesuaian dengan rule validasi tersebut maka petugas harus melakukan koreksi seperlunya agar memenuhi kriteria dalam aturan validasi
III.5 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta
DKI Jakarta sebagai Ibukota Negara yang terletak di Pulau Jawa merupakan dataran rendah dengan ketinggian rata-rata 7 meter diatas permukaan laut. Dengan posisi
6o12' Lintang Selatan dan 106 o48' Bujur Timur. Luas wilayah Propinsi DKI Jakarta berdasarkan SK Gubernur No.1227 Tahun 1989 adalah berupa daratan dan lautan yang masing-masing luasnya yaitu 661,52 km2 dan 6.997,5 km2 dan terdapat tidak kurang dari 110 buah pulau yang tersebar di Kepulauan Seribu. Sedangkan sungai/saluran/kanal terdapat sekitar 27 buah yang digunakan sebagai sumber bahan baku air minum, usaha perikanan dan usaha industri. Di sebelah utara DKI Jakarta membentang pantai dari ujung barat sampai ke timur sepanjang 35 km yang menjadi tempat bermuaranya 9 buah sungai dan 2 buah kanal, sementara di sebelah selatan, barat dan timur berbatasan dengan wilayah Propinsi Banten dan Jawa Barat, sebelah utara wilayah DKI Jakarta dibatasi dengan lautan yaitu Laut Jawa.
Jumlah penduduk DKI Jakarta berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 8.385.639 jiwa. Secara administrasi Propinsi DKI Jakarta terbagi menjadi 5 wilayah kotamadya dan satu kabupaten, yaitu Jakarta Selatan, Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Barat dan Jakarta Utara, serta Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu. Dengan status nya sebagai Ibukota Negara, seluruh wilayah Kota Jakarta telah terhubungkan oleh infrastruktur jalan raya yang cukup baik, dilengkapi dengan berbagai macam sarana transportasi, sehingga seluruh wilayah DKI Jakarta dapat dengan mudah dijangkau dengan kendaraan bermotor.
BPS DKI Jakarta bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi DKI Jakarta. Dalam hal penyajian data daerah yang berkualitas, BPS DKI Jakarta sering dijadikan barometer di tingkat nasional. Oleh sebab itu, Pimpinan BPS DKI Jakarta dalam suatu wawancara dengan penulis mengungkapkan bahwa beliau lebih mengutamakan pada peningkatan kualitas data di setiap kegiatan statistik yang ada. Berikut ungkapan oleh Bapak Djamal yang merupakan Kepala BPS DKI Jakarta saat ini:
”Kualitas data disini menjadi barometer bagi seluruh unit BPS di tingkat nasional. Kalau misalnya disini (DKI) ditemukan ada penyelewengan atau petugas yang tidak mendata dan hal itu diketahui oleh pihak luar, maka bukan hanya BPS DKI saja yang dinilai jelek, tapi semua BPS propinsi lainnya akan dinilai jelek juga.”
Pada kegiatan SP2000, BPS DKI Jakarta, seperti juga BPS Propinsi yang lain, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan semua BPS Tingkat II, sedangkan kegiatan pengolahan data dipusatkan di tingkat propinsi. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta dilakukan melalui media buku publikasi, media komputer yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi DKI Jakarta, sedangkan untuk masing-masing Kabupaten/Kota di sosialisasikan oleh BPS Tingkat II masing-masing.
III.5.1 Persiapan di BPS DKI Jakarta
Dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000, BPS DKI Jakarta bersama seluruh BPS Propinsi mengikuti rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kepala Bidang Produksi dan Kepala Bidang Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Dan beberapa staf dari BPS DKI Jakarta pun di kirim. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya setiap propinsi melaksanakan
pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diselenggarakan oleh BPS propinsi yang diikuti oleh para staf dan KSK BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda. Untuk melatih para petugas di lapangan yang merupakan mitra statistik dimana jumlahnya cukup banyak, BPS Tingkat II menggunakan beberapa Gedung Sekolah dengan cara meminjamnya kepada pihak sekolah yang sebelumnya sudah dikoordinasi melalui Dinas Pendidikan. Sebagai contoh BPS Kota Jakarta Utara untuk melatih petugas lapangan menggunakan 4 (empat) gedung sekolah SMP yang berada di Jakarta Utara.
Dalam pelatihan teknis petugas lapangan, para mitra mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan, yaitu bagaimana mengumpulkan data mengenai kependudukan yang kemudian menulisnya di suatu lembar kuesioner. Penulisan data di lembar kuesioner dengan benar dan tulisan dan dengan bentuk tulisan yang bagus menjadi materi tersendiri di kelas.
Dalam perekrutan mitra untuk ditugaskan sebagai petugas lapangan (pencacah, dan pengawas), para KSK di BPS DKI Jakarta lebih mengutamakan mitra-mitra lama (mitra yang sering mengikuti kegiatan sensus atau survei di BPS). Namun karena kebutuhan akan petugas pada SP2000 cukup besar, para KSK melakukan perekrutan mitra dari kelurahan yang sebelumnya menyampaikan surat permohonan perekrutan mitra ke kelurahan. Di masing-masing kelurahan disampaikan banyaknya mitra yang dibutuhkan. Kemudian, dari pihak kelurahan memberikan sejumlah petugas yang biasanya merupakan staf kelurahan atau anggota-anggota karang taruna. Dalam merekrut calon petugas lapangan, Pimpinan BPS Propinsi sebelumnya telah mengumumkan persyaratan bagi calon petugas yaitu pendidikan minimal lulusan SLTA dan memiliki tulisan yang baik. Pada implementasinya para KSK memang mensyaratkan tingkat pendidikan, namun untuk keharusan tulisan yang baik, para KSK melakukan penyeleksian saat pelatihan petugas. Para KSK yang juga bertugas sebagai Inda, memperhatikan satu per satu tulisan calon petugas saat pelatihan teknis
petugas lapangan. Apabila ditemukan petugas yang masih bertulisan jelek meskipun telah dilatih, maka KSK tidak akan menggunakan mitra tersebut dalam pelaksanaan SP2000, seperti yang diungkapkan oleh Sudarsono-KSK Kecamatan Gambir:
”memang saya tidak menyeleksi tulisan petugas diawal nya, saya hanya mensyaratkan pendidikan saja yang minimalnya SMA. Namun saat pelatihan petugas, apabila ada mitra-mitra yang bertulisan jelek sekalipun sudah dilatih, maka kita putuskan tidak akan digunakan di pelaksanaan.”
Dalam merekrut mitra, BPS Tingkat II mengakui memiliki kesulitan yang cukup berarti. Penentuan petugas dengan suatu kualitas tertentu, menyebabkan BPS Tingkat II agak sulit mendapatkan mitra statistik. Meskipun DKI Jakarta memiliki sumberdaya manusia yang cukup banyak, namun mendapatkan mitra statistik yang diinginkan bukan hal yang mudah, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Endang-Kepala Seksi Sosial Jakarta Utara
”Saat ini tidak mudah mencari mitra mbak, sekalipun banyak orang di DKI, tapi sulit mencari mitra yang berkualitas. Kalau mitra di BPS itu kan paling nggak ’otak nya’ harus jalan mbak khususnya saat mengisi kuesioner.., itu yang membuat kita sulit mencari petugas.”
Setelah mengikuti pelatihan teknis petugas dan dinyatakan lulus, para mitra kemudian diminta menandatangani surat perjanjian ”kesanggupan melaksanakan tugas” dan diserahkan Surat Tugas dari Kepala BPS Tingkat II untuk kelengkapan dalam menjalankan tugas di lapangan.
Persiapan pelaksanaan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta dilakukan dengan berbagai koordinasi antara Kantor BPS dengan Pemerintah Daerah. Gubernur selaku Kepala daerah Propinsi DKI Jakarta mengumpulkan seluruh pimpinan instansi di jajaran pemerintah propinsi dan pemerintah kotamadya untuk mengumumkan pelaksanaan SP2000 di wilayah DKI Jakarta. Hal yang sama juga dilakukan para kepala daerah kabupaten/kota, dimana Walikota juga mengumpulkan seluruh pimpinan instansi di jajaran pemerintah kabupaten/kota beserta Camat dan KSK yang bertugas di Kecamatan. Koordinasi yang baik di tahap persiapan membuat pelaksanaan SP2000
mendapatkan perhatian, bukan hanya dukungan moril, namun Pemerintah Propinsi DKI juga menyediakan sarana transportasi khusus (yaitu kapal) untuk memfasilitasi petugas SP2000 menjangkau pulau-pulau yang berada di Kepulauan Seribu, selain itu juga penyediaan gedung-gedung sekolah yang akan digunakan untuk pelatihan petugas lapangan dan ruang-ruang pertemuan di kantor Kecamatan yang akan digunakan untuk pertemuan-pertemuan petugas di lapangan.
III.5.2 Pelaksanaan SP2000 di DKI Jakarta
Pelaksanaan SP2000 di wilayah DKI Jakarta dilakukan selama sebulan penuh pada bulan Juli 2000. Pelepasan para petugas lapangan dilakukan di Kantor Kecamatan sebagai tanda dimulainya pencacahan penduduk untuk SP2000. Setiap PCL bertugas pada dua sampai tiga blok sensus. Pada minggu pertama pelaksanaan, PML mendampingi PCL untuk menunjuk batas-batas wilayah kerja PCL dan mengawasi pada 5 sampai 10 rumahtangga pertama. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan atau kekeliruan petugas di awal. Petugas PML merupakan mitra-mitra lama BPS sehingga mereka telah memahami mekanisme pencacahan di lapangan. Pertemuan petugas lapangan dengan KSK dilakukan dua kali dalam satu minggu di ruang kantor kelurahan. Dalam pertemuan, petugas lapangan mengungkapkan segala permasalahan yang ditemukan di lapangan. Dari catatan dan laporan yang dikumpulkan KSK dari petugas lapangan, hal yang paling utama dan sering ditemui adalah kesulitan dalam menemui responden di kawasan-kawasan elit dan apartemen. Kesulitan tersebut diantaranya disebabkan oleh responden yang menolak untuk diwawancarai, responden sering tidak berada di rumah atau pulang pada larut malam. Dalam menghadapi penolakan dari responden, petugas pencacah dibekali dengan Surat Instruksi Gubernur dan Walikota yang meminta kesediaan warga untuk diwawancarai. Koordinasi dengan aparat RT/RW pun dilakukan, selain itu dukungan dari seluruh staf dan pimpinan kabupaten/kota dan juga staf propinsi dilakukan dengan membentuk tim kerja lapangan, bahkan beberapa pejabat di BPS Pusat pun tidak ketinggalan juga turut turun lapangan dalam menghadapi penolakan dari responden tersebut.
Penulisan lembar kuesioner yang mengharuskan suatu standard penulisan tertentu, tidak menjadi masalah yang berarti bagi petugas pencacah. Beberapa permasalahan penulisan yang muncul ditemukan pada petugas yang sering mengulur-ulur waktu dan pekerjaan, sehingga petugas pencacah tersebut tidak memiliki waktu yang cukup untuk merapikan tulisan di kuesioner. Dalam mengontrol target dan penyelesaian pencacahan di suatu blok, setiap PML dan PKSK menggunakan lembar kontrol yang berisi blok-blok beban kerja petugas yang dibawah pengawasan mereka, dimana lembar kontrol tersebut dibuat oleh KSK di masing-masing kecamatan.
Untuk membantu KSK mengawasi jalannya pelaksanaan di lapangan, BPS Tingkat II menunjuk Kepala Seksi dan Staf Inti sebagai Koordinator Kecamatan (Korcam). KSK memasukkan laporan dan kuesioner hasil pencacahan melalui Korcam, dan Korcam bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen sebelum dikirim ke Pusat Pengolahan.
Dokumen kuesioner yang sudah terisi dan dirapikan oleh PCL lalu di serahkan ke PML untuk dilakukan pemeriksaan. Di tangan PML dilakukan pemeriksaan per lembar kuesioner terhadap isian dan kerapihan kuesioner. PML kemudian menyerahkan kuesioner ke KSK atau PKSK yang kemudian pemeriksaan dilakukan kembali oleh KSK/ KSK terhadap kelengkapan dokumen. Setelah itu KSK membuat catatan pemasukan dokumen dari PML dan juga pengiriman ke BPS Kab/Kota.
III.5.3 Pengolahan data SP2000 di BPS DKI Jakarta
Pengolahan data hasil pencacahan SP2000 di BPS Propinsi DKI Jakarta di pusatkan di Kantor BPS Propinsi. Untuk pengolahan BPS DKI Jakarta menggunakan 4 (empat) buah mesin scanner dengan 50 unit komputer. Penanggung jawab pelaksanaan pengolahan adalah Bidang Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik (P3S). Saat pelaksanaan SP2000 lalu jabatan Kepala Bidang P3S dirangkap oleh Kepala Kantor BPS DKI Jakarta, hal ini dikarenakan belum terisinya pejabat yang menduduki jabatan struktural tersebut.
Pada tahun 2000 lalu kantor BPS Propinsi DKI Jakarta berada di dua gedung yang letaknya dengan alamat yang berbeda. Untuk ruang Bidang P3S dan ruang Bidang Statistik Produksi, berada di gedung yang terletak di Jalan Cempaka Mas, sedangkan gedung untuk Bidang Statistik Sosial, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca Wilayah dan Bagian Tata Usaha terletak di Jalan Merdeka Selatan. Untuk mempermudah koordinasi jalannya proses pengolahan SP2000, Pimpinan saat itu memutuskan agar proses pengolahan dan semua hal yang berhubungan dengan pengolahan SP2000 dipusatkan di gedung kantor yang berada di Jalan Cempaka Mas dan di bawah tanggung jawab Bidang P3S, termasuk dalam hal penerimaan dokumen hasil pencacahan dari kabupaten/kota. Bila pada sensus/survei sebelumnya penerimaan dokumen hasil lapangan dari daerah berada dibawah tanggung jawab Bagian TU, namun pada kegiatan SP2000 seluruh penerimaan dokumen dikoordinir oleh Bidang P3S.
Seperti halnya pada persiapan pencacahan penduduk, pada tahap persiapan pengolahan data, BPS DKI Jakarta mengirim 3 (tiga) orang staf P3S untuk mengikuti pelatihan pengolahan yang diadakan oleh BPS Pusat. Pada pelatihan tersebut setiap peserta mendapatkan pembekalan teknis tentang pengelolaan dokumen dan perjalanan proses pengolahan data, yaitu mulai dari receiving-batching, lalu editing dan scanning, dan diakhiri dengan tahap verifikasi dan validasi. Selanjutnya tiga orang staf yang dikirim tersebut memandu pelaksanaan pelatihan yang diadakan di kantor propinsi yang dilaksanakan bagi seluruh staf yang diikutsertakan pada pengolahan (terdiri dari seluruh staf P3S, dan beberapa staf Bidang lainnya yaitu staf Bidang Sosial, staf Bidang Produksi dan staf Bagian TU). Selain itu pelatihan juga diadakan bagi para mitra pengolahan, dimana pada SP2000 lalu untuk pengolahan data, BPS DKI merekrut kurang lebih 200 orang mitra, dengan persyaratan mitra berpendidikan SLTA.
Sebelum pelaksanaan pengolahan, Kepala Kantor terlebih dahulu mengumpulkan seluruh staf, untuk membentuk kelompok-kelompok tim keja, yang terdiri dari tim
receiving-batching, tim editing, tim scanning, dan tim verifikasi dan validasi. Pada setiap tim ditunjuk supervisor yang berjumlah dua orang (hal ini dikarenakan
jadwal kerja yang terdiri dari tiga shift, sehingga dibutuhkan dua orang supervisor
yang nantinya bekerja secara bergilir mengawasi dan memberikan laporan kepada Kepala Kantor). Jabatan supervisor diduduki oleh staf P3S, sedangkan staf bidang dibagi habis kedalam tim-tim kerja tersebut. Para mitra yang telah dilatih pun ditugaskan dan dibagi dalam kelompok-kelompok tim tersebut terkecuali tim
receiving-batching yang terdiri dari para staf. Khusus mitra yang memiliki kemampuan mengoperasikan komputer ditugaskan pada tim verifikasi- validasi.
Pengiriman dokumen hasil pencacahan dari daerah diterima oleh tim receiving-bathching yang berjumlah 10 orang, dimana masing-masing kota terdapat dua orang yang bertanggung jawab. Tim menggunakan master blok (yang sudah dipersiapkan sebelumnya) untuk mengontrol dokumen yang sudah dan belum masuk dari kantor kabupaten/ kota. Setelah dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen yang dikirim, tim menandatangani lembar laporan pengiriman (yang dibuat oleh BPS tingkat 2) dan kemudian mem-batch dokumen tersebut menurut kecamatan. Penomoran batch ditulis di bagian muka dan sisi-sisi samping dus dokumen agar memudahkan petugas ketika mencari dokumen-dokumen dengan nomor batch-
batch tertentu apabila dibutuhkan. Setelah dokumen di-batch, tim kemudian meletakkan dokumen tersebut menurut kota, kecamatan dan batch nya pada rak-rak yang disediakan khusus untuk penataan dan penyimpanan dokumen yang letaknya di gudang pada salah satu ruang di gedung kantor. Gambar III.7 merupakan contoh rak-rak dan bentuk penyusunan dokumen dalam gudang BPS Propinsi DKI Jakarta.
Gambar III.7 : Contoh rak dan bentuk penataan dokumen di Gudang BPS Propinsi DKI Jakarta
Untuk sirkulasi dokumen yang keluar-masuk gudang menjadi tanggung jawab penuh tim receiving-batching (atau disingkat dengan tim batching). Tim mencatat sirkulasi keluar masuk dokumen dengan menggunakan Kartu Kendali. Setiap hari supervisor receiving-bathching melaporkan pemasukan dokumen dari daerah ke Kepala Kantor.
Pada tahap editing, dokumen yang mau diedit dikeluarkan oleh tim bathching dari rak-rak di gudang dan diserahkan ke petugas editing melalui supervisor editing. Proses editing berjalan dalam satu ruang tersendiri. Untuk setiap dus dokumen yang hendak di edit dilengkapi dengan Kartu Kendali, sehingga setiap petugas yang hendak mengedit diwajibkan untuk mengisi Kartu Kendali tersebut yaitu tanggal dimulai meng-edit dan tanggal selesai di edit ketika editing terhadap dokumen telah selesai.
Contoh Kartu Kendali
Propinsi : DKI JAKARTA 3 1
Kabupaten/Kotamadya : JAKARTA SELATAN 7 1
Kecamatan : 0 1 0 Kelurahan : 0 0 1 NBS : 0 0 1 B No.Batch : 0 0 1 Nama Petugas Nama Petugas
Tanggal Ambil Tanggal Selesai
SCAN EDIT
Tanggal Ambil Tanggal Selesai
Gambar III.8 : Contoh Kartu Kendali pada Pengolahan Data di BPS DKI Jakarta
Proses editing dilakukan editor pada setiap lembar kuesioner. Editor memeriksa isian dan tulisan pada kuesioner. Sejumlah perbaikan dilakukan, khususnya pada bentuk tulisan, namun apabila ditemukan dokumen yang isiannya ‘sangat parah’ dalam hal tulisan, maka petugas daerah yang mengerjakan dokumen tersebut dipanggil untuk melakukan perbaikan pada pekerjaannya. Dengan tersedianya transportasi dan prasarana yang baik memudahkan BPS Propinsi untuk berkoordinasi dengan BPS dan petugas di daerah. Setelah editing selesai, editor
mengembalikan dokumen yang telah di edit ke supervisor editing yang kemudian menyerahkannya ke tim batching kembali. Setiap hari supervisor editing merekap dokumen yang telah di edit petugas berdasarkan Kartu Kendali yang kemudian menuliskannya pada lembar laporan, untuk kemudian diserahkan kepada Kepala Kantor. Saat pengolahan data SP2000, kebijakan dari Kepala Kantor menghendaki agar setiap hari semua supervisor tim pengolahan membuat laporan perkembangan pekerjaan di bagian nya masing-masing yang diserahkan langsung kepada nya. Namun, meskipun telah ada laporan, Kepala Kantor setiap hari nya tetap memonitor secara langsung jalannya proses pengolahan. Menurut Pak Amin, yang merupakan staf P3S, mengungkapkan bahwa Kepala Kantor dahulu pernah memimpin di Bidang P3S sehingga sangat memahami pengaturan kerja pada pengolahan data ;
“Berjalannya proses pengolahan dengan baik mungkin lebih dikarenakan pengaruh Pimpinan. Kepala Kantor langsung mengontrol berjalan nya proses pengolahan. Karena Pimpinan dahulunya pernah berada dan memimpin di bagian P3S, jadi beliau sangat paham pengaturan kerja pada pengolahan.”
Selanjutnya pada tahap scanning, tim batching mengirimkan dokumen yang telah di edit kepada tim scanning yang berada di ruangan pengolahan yang bersebelahan dengan ruang edit. Dalam ruangan tersebut, selain terdapat tim scanning juga terdapat tim verifikasi dan validasi dengan 50 unit komputer. Kelompok tim
scanning terdiri dari 10 orang mitra dengan 2 orang supervisor. Seluruh anggota tim
scanning adalah laki-laki, dimana hal ini juga merupakan kebijakan yang dibuat oleh Kepala Kantor dengan pertimbangan bahwa pekerjaan scanning membutuhkan tenaga yang lebih besar dibanding pekerjaan lainnya. Dengan mesin scanner yang berjumlah 4 buah, tim scanning berkerja secara bergiliran dalam 3 shift (shift pagi, shift sore, dan shift malam). Seperti halnya pada tahap edit, untuk mengontrol dokumen yang akan dan telah di scanning digunakan Kartu Kendali dimana petugas
scan mengisikan tanggal ambil dokumen yang hendak di scan dan tanggal selesai bila dokumen telah selesai di scan. Berdasarkan keterangan pada Kartu Kendali, supervisi scan membuat laporan perkembangan proses scanning setiap hari untuk Kepala Kantor.
Meskipun pada awalnya BPS DKI memperoleh alokasi 4 buah scanner, namun saat memasuki bulan kedua proses pengolahan, hanya tinggal 2 buah scanner yang masih baik digunakan, sedangkan 2 mesin lainnya mengalami kerusakan pada lampu, karet dan roda penarik kertas. Kerusakan pada lampu menyebabkan pencahayaan yang kurang dalam menangkap baik tulisan ataupun mark dari dokumen, sehingga hal ini menyebabkan scanner tidak sempurna dalam membaca tulisan pada dokumen. Selain itu karet dan roda yang menarik kuesioner saat masuk dan keluar yang rusak, menyebabkan seringnya lembar kuesioner macet di dalam mesin, dimana hal ini menghambat kecepatan proses scanning. Sebenarnya BPS Pusat telah mengirimkan suku cadang scanner tersebut, namun stok tersebut tidaklah mencukupi sampai akhir pengolahan, sedangkan untuk menambah stok suku cadang tersebut harus didatangkan dari Singapura, dikarenakan belum terdapatnya distributor suku cadang tersebut di Indonesia. Dan tentunya untuk mendatangkan suku cadang tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama.
Rusaknya dua mesin scanner tersebut menyebabkan tim scanning bekerja keras selama 24 jam. Namun support dari Kepala Kantor yang terus memonitor dan memotivasi yang juga menyediakan dana tambahan dan konsumsi di malam hari, membuat tim terus bersemangat melakukan pekerjaan hingga akhir.
Setelah lembar demi lembar dokumen di scan, petugas scan merapikan kuesioner kembali ke dalam dusnya dan meletakkan menuliskan tanggal selesai di scan pada Kartu Kendali pada dus dokumen tersebut, dan kemudian menyerahkannya ke petugas batch. Dalam ruangan scan tersebut juga terdapat rak-rak tempat petugas
batch meletakkan dokumen-dokumen yang ’menunggu’ untuk di verifikasi dan validasi. Bila dokumen yang berada di rak cukup banyak, maka petugas scanning
Gambar III.9 : Ruang Pengolahan data yang dilengkapi dengan Rak-rak dokumen
Setelah tahap scanning, proses selanjutnya adalah recognition dan verification yang dijalankan oleh tim verifikasi dan validasi (disingkat: tim validasi). Bila pada
scanning proses berjalan cepat dan belum ditemukan permasalahan yang cukup berarti, namun saat recognition dan verifikasi proses berlangsung agak lambat, karena petugas melakukan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang ada, seperti yang diungkapkan oleh Azis, yang merupakan staf Bidang Produksi yang diikutsertakan dalam pengolahan SP2000, :
”Permasalahan saat itu banyak nya yaitu pada tahap recognize dan verifikasi. Setelah di scan banyak sekali kesalahan yang harus kita perbaiki dengan meng-entry data kembali oleh para mitra, dimana ini membutuhkan waktu yang lama dan kerja keras dari semua petugas sampai akhirnya data clean oleh tim validasi yang saat itu di supervisor oleh Ibu Elin.”
Saat verifikasi banyak ditemukan kesalahan-kesalahan baca yang dilakukan saat
scan terhadap tulisan dalam kuesioner, yang menghasilkan hasil yang berbeda dengan apa yang ditulis dalam kuesioner. Untuk itu petugas melakukan perbaikan dengan kembali membuka ribuan lembar kuesioner dan melakukan entry data dalam memperbaiki kesalahan. Namun dengan kerja keras dari semua petugas validasi yang berjumlah kurang lebih 100 orang pada 50 unit PC yang dioperasikan selama 24 jam, menjadikan proses pengolahan dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Saat itu diindikasikan penyebab dari banyaknya kesalahan adalah datang dari kualitas pinsil dan kertas yang tidak sesuai dengan standard yang digunakan untuk
scanner. Pinsil yang diberikan ke petugas pencacah berbeda tingkat ’kehitamannya’, meskipun semuanya tercantum jenis 2B, dimana hal ini menyebabkan tulisan isian dalam kuesioner sebagian tidak terbaca. Pada lembar kuesioner pun ditemukan kualitas yang berbeda-beda pada tinta dan ketebalan kertas. Kalimat pertanyaan dan garis pada kuesioner yang berwarna merah pada kuesioner saat scan beberapa ditemukan dapat terlihat pada hasil scan, yang kemudian menghasilkan image yang mengganggu aplikasi untuk mengenali karakter tulisan dan mark yang sebenarnya pada kuesioner. Langkah perbaikan yang dilakukan pertama kali dilakukan dengan menghitamkan kembali tulisan dan mark yang tida terbaca pada kuesioner dengan menggunakan spidol, namun hal ini ternyata membutuhkan waktu yang lama. Akhirnya diputuskan bahwa perbaikan kesalahan dilakukan dengan meng-entry data dengan membuka lembaran kuesioner yang datanya bermasalah tersebut.
Setelah proses verifikasi selesai, tim validasi menjalankan dalam proses validasi dengan memeriksa kelengkapan dan kebenaran isian serta konsistensinya sampai keseluruhan data menjadi clean sehingga dapat di tabulasi. Setiap hari Ibu Elin yang saat itu sebagai supervisi validasi membuat laporan perkembangan proses verifikasi dan validasi untuk dilaporkan kepada Kepala Kantor.
Setelah data clean petugas validasi meletakkan dokemen yang pada bagian rak tersendiri yang memisahkan nya dengan dus-dus dokumen yang belum clean data nya. Kemudian petugas batch mengambil dus-dus dokumen yang terletak di bagian rak yang telah clean tersebut untuk diletakkan kembali pada rak di dalam gudang.
III.5.4 Sosio-Teknogram Penyelenggaraan SP2000 di BPS DKI Jakarta
Berdasarkan deskripsi yang telah diuraikan, selanjutnya dibentuk Diagram Sosioteknis (Tabel III.1) untuk memperhatikan aktor-aktor dan objek teknis serta aksi-aksi yang dilakukan secara terstruktur.
Tabel III.1 Diagram Sosioteknis pada Penyelenggaraan SP2000 di DKI Jakarta
Sosiogram Aksi-aksi Teknogram
P E R S I A P A N Pemprov., Pemerintah Kab/Kota, BPS DKI Jakarta BPS Kab/Kota. BPS Kab/Kota, Kecamatan, Kelurahan. BPS Pusat, BPS DKI Jakarta, BPS Kab/Kota, Inas, Inda, Petugas lapangan.
Koordinasi antara Pem.prov., Pemerintah daerah serta BPS Propinsi dan Kab/Kota dalam mem-persiapkan pelaksanaan SP2000.
BPS Kab/ Kota melakukan perekru-tan mitra statistik untuk petugas di lapangan, dengan mengutamakan mitra-mitra lama terlebih dahulu. Kekurangan mitra dikoordinasikan dengan kecamatan dan kelurahan.
Beberapa staf Propinsi mengikuti pelatihan Inas di BPS Pusat. Selanjutnya Inas meneruskan materi pelatihan SP2000 tersebut pada pelatihan untuk para Inda. Inda meneruskan materi pelatihan SP2000 kepada petugas lapangan, mencakup prosedur kerja metode berwawan-cara, pengisian kuesioner, dan bentuk penulisan pada kuesioner.
Pada akhir pelatihan terdapat sesi evaluasi; beberapa petugas yang me-miliki nilai buruk dan tidak mampu bertulisan baik tidak diluluskan.
Rencana kegiatan, Surat Instruksi, Gubernur dan Walikota.
Daftar mitra lama, Surat permohonan petugas ke kelurahan Buku pedoman, Materi pelatihan, Metode penyeleksian, Kuesioner, Peralatan Petugas (pinsil,dll), Surat Perjanjian. P E L A K S A PCL , PML , KSK, PKSK. KSK, Korcam, PKSK, PML, PCL. PCL melakukan pencacahan ke setiap penduduk/ rumahtangga yang didampingi oleh PML. KSK/ PKSK melakukan pengawasan pelaksanaan di seluruh desa yang ada.
Pertemuan petugas yang diadakan dua kali seminggu di ruang perte-muan kecamatan atau kelurahan yang dihadiri oleh seluruh petugas PCL,PML,PKSK,KSK dan Korcam. Pertemuan membahas kesulitan dilapangan; dimana mewawancarai responden di kawasan elit dan peno-lakan warga menjadi masalah utama.
Surat Tugas, Peta wilayah kerja, Kuesioner, Peralatan Petugas , Catatan lapangan. Surat Instruksi, Transportasi (kapal) Catatan laporan lapangan.
N A A N BPS Pusat, BPS DKI Jakarta, Tim Kabupaten, KSK, PKSK. PML, PKSK, KSK
Utusan dari BPS Pusat dan BPS DKI turut membantu dalam pencacahan SP2000 khusus dalam menangani penolakan warga dan kesulitan di kawasan elit.
Selesai pencacahan lapangan, PML mengambil dokumen dari PCL, selanjutnya dilakukan pemeriksaan terhadap setiap lembar dokumen. Setelah itu dokumen diserahkan ke KSK dan PKSK untuk diperiksa ulang sebelum dikirim ke BPS Kota.
Surat Instruksi, Kuesioner, Peralatan Petugas (pinsil,dll). Peralatan Petugas (pinsil,dll), Catatan pemasukan dokumen dan pengiriman ke BPS Kota.
TAHAP PENGOLAHAN DATA
(yang terdiri dari tahap persiapan dan proses pengolahan)
P E R S I A P A N R E C E I V I N G E D Kepala Kantor, Staf bidang-bidang BPS DKI Jakarta. Bidang P3S, mitra-mitra. Seluruh anggota tim kerja pengolahan. Tim receiving -batching (2 orang supervisor dan 8 staf anggota). Tim editing (2 orang supervisor
Kepala kantor mengumpulkan beberapa staf dari bidang-bidang untuk menyampaikan rencana kerja serta pembentukan tim-tim kerja pengola-han dan menunjuk supervisor pada tim-tim tersebut.
Bidang P3S melaksanakan perekrutan mitra pengolahan dan pembagian tugas.
Pelaksanaan pelatihan para petugas pengolah: receivng- batching, edit, scanning, verifikasi dan validasi.
Tim menerima dokumen dari daerah. Setiap satu kota ditangani 2 orang. Setiap blok dokumen diberi nomor batch pada muka dan sisi-sisi dus dokumen, kemudian menyusun-nya pada rak-rak dalam Gudang menurut kecamatan dan kab/kota.
Supervisor melaporkan pemasukan dokumen dari daerah ke Ka.Kantor.
Dokumen dikeluarkan dari gudang oleh tim batching dan diserahkan ke
Susunan rencana kerja dan pembagian tugas pengolahan. Lembar biodata petugas pengolahan. Buku Pedoman pengolahan, kuesioner, pinsil, scanner, PC Master blok, Laporan pengiriman, Sistem penomoran batch, Kartu Kendali batch, Rak-rak, Gudang, Laporan pemasukan dokumen. Ruang editing, Kuesioner,
I T I N G S C A N N I N G V E R I F I K A S I + V A L I D
dan para mitra), Tim batching.
Tim scanning (2 orang supervisor dan 8 staf anggota), Tim batching.
Tim verifikasi + validasi (2 orang supervisor dan dan para mitra),
Tim batching
supervisor editing untuk di edit oleh tim edit. Setiap pengambilan dan penyelesaian edit dokumen, petugas mengisi Kartu Kendali, kemudian menyerahkan pada supervisor yang selanjutnya diserahkan ke tim batch
kembali. Seluruh editor dibagi dalam 3 shift (pagi, siang, malam) secara bergilir yang bertugas memeriksa isian kuesioner dan memperbaiki bentuk tulisan baik dengan pinsil maupun spidol.
Supervisor melaporkan pencapaian proses edit dokumen setiap hari ke Kepala Kantor.
Tim batch mengirim dokumen yang telah di edit ke tim scan yang berada di ruang pengolahan. Tim scanning
bekerja secara bergilir dalam 3 shift. Dikarenakan dua dari empat mesin mengalami kerusakan pada lampu, karet, dan rodanya di bulan kedua waktu pengolahan menyebabkan tim bekerja lebih keras dari bulan sebelumnya. Dan untuk mengontrol dokumen yang belum dan telah di
scan, tim menggunakan Kartu Kendali. Setelah di scan, dokumen diletakkan oleh tim batch di rak-rak yang berada di ruang pengolahan untuk menunggu di verifikasi.
Supervisor tim scan melaporkan penyelesaian proses scan dokumen setiap harinya ke Kepala Kantor. Tim verifikasi menjalankan proses recognize dan verifikasi. Saat verifi-kasi ditemukan banyak kesalahan baca tulisan, dan hal ini membutuh-kan perbaimembutuh-kan dengan membuka dokumen kembali untuk entry data. Setelah verifikasi, tim itu menjalan-kan proses validasi untuk
meng-clean kan data, sehingga dapat di tabulasi. Tim menggunakan 50 PC, aplikasi verifikasi-validasi menggu-nakan software yang dibangun oleh
Peralatan tulis, Kartu Kendali, Sistem pembagian shift kerja, Laporan edit dokumen. Ruang pengolahan, Rak-rak, Kuesioner, Kartu Kendali, 4 buah Mesin scanner,
Suku cadang mesin (lampu,karet,roda), Laporan scanning dokumen. Ruang pengolahan, Rak-rak, Kuesioner, Jaringan PC(50 PC) Nestor Reader, Program aplikasi verifikasi dan validasi. Laporan validasi.
A S I
BPS Pusat. Supervisor tim melapor-kan penyelesaian proses scan doku-men setiap hari ke Kepala Kantor. Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk :
Pemprov-PemKecamatan-Kelurahan-BPS DKI Jakarta-BPS Kab/Kota-BPS Pusat-Inas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK,Korcam-Tim receiving-batching -Tim
editing-Tim scanning-Tim verifikasi dan validasi +
Surat Instruksi-Daftar mitra lama-Surat Permohonan-Buku Pedoman- Metode penyeleksian- Kuesioner-Peralatan Petugas- Surat Perjanjian- Surat Tugas- Peta wilayah kerja-Catatan lapangan-Transportasi (kapal)- Catatan pemasukan dokumen dan pengiriman dokumen- Master blok- Sistem penomoran batch-Kartu
Kendali-Rak-rak-Gudang- Laporan edit dokumen-scanner- suku cadang mesin-Jaringan PC-Program aplikasi verifikasi dan validasi-Laporan validasi III.6 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi Jawa Timur
Propinsi Jawa Timur merupakan satu propinsi yang terletak di Pulau Jawa bagian Timur. Propinsi ini terletak pada 111°0' hingga 114°4' Bujur Timur dan 7°12' hingga 8°48' Lintang Selatan. Batas daerah Propinsi Jawa Timur di sebelah utara berbatasan dengan Pulau Kalimantan atau tepatnya dengan Propinsi Kalimantan Selatan, di sebelah timur berbatasan dengan Pulau Bali, di sebelah selatan berbatasan dengan perairan terbuka yaitu Samudera Indonesia sedangkan di sebelah barat berbatasan dengan Propinsi Jawa Tengah. Secara umum, wilayah Jawa Timur dapat dibagi 2 bagian besar, yaitu Jawa Timur daratan dan Kepulauan Madura. Dimana luas wilayah Jawa Timur daratan hampir mencakup 90 persen dari seluruh luas wilayah Propinsi Jawa Timur, sedangkan luas Kepulauan Madura hanya sekitar 10 persen.
Jumlah penduduk Propinsi Jawa Timur berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 34.765.998 jiwa. Dengan luas wilayah yang mencapai 46.428,57 km2, yang terbagi menjadi 38 kabupaten/kota yaitu 29 kabupaten dan 9 kotamadya. Wilayah yang cukup luas tersebut termasuk daerah pegunungan, pantai dan lembah. Secara geografis Jawa Timur dibedakan menjadi tiga dataran : tinggi, sedang dan rendah. Dataran tinggi merupakan daerah dengan ketinggian rata-rata diatas 100 meter diatas permukaan laut. Dataran sedang dengan ketinggian antara 45-100 meter di atas permukaan laut. Sedangkan dataran rendah dengan ketinggian dibawah 45 meter
Tabel III.2. Daerah Administrasi Propinsi Jawa Timur Menurut Dataran Tinggi,Sedang,Rendah
Daerah Dataran Tinggi Dataran Sedang Dataran Rendah
Kabupaten Trenggalek Ponorogo Pacitan Jombang
Blitar Tulungagung Kediri Bojonegoro
Malang Lumajang Banyuwangi Tuban
Bondowoso Jember Situbondo Lamongan
Magetan Ngawi Probolinggo Gresik
Madiun Pasuruan Sampang
Nganjuk Sidoarjo Pamekasan
Bangkalan Mojokerto Sumenep
Kota Malang Kediri Probolinggo Mojokerto
Batu Madiun Pasuruan Surabaya
Dengan jumlah kabupaten/kota yang banyak, keragaman daerah pun sangat besar di Jawa Timur. Beberapa daerah merupakan kota-kota besar dan maju dengan fasilitas infrastruktur jalan raya dan transportasi yang cukup. Namun beberapa daerah lainnya merupakan daerah yang minim akan fasilitas infrastruktur jalan raya dan juga transportasi umum, sehingga beberapa tempat di daerah tersebut masih sulit untuk dijangkau dengan kendaraan bermotor, seperti beberapa daerah di perbatasan propinsi, pegunungan dan di Kepulauan Madura.
Sama halnya dengan satuan kerja BPS propinsi lainnya, BPS Propinsi Jawa Timur bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi Jawa Timur. Namun dengan banyaknya kabupaten/kota di Propinsi Jawa Timur, menjadi satu permasalahan tersendiri bagi BPS Jawa Timur khususnya dalam memenuhi sumberdaya manusia yang berkualitas baik bagi satuan kerja sendiri maupun pada kegiatan-kegiatan perstatistikan yang membutuhkan tenaga-tenaga lepas (mitra). Beberapa kantor BPS kabupaten/kota banyak ditemui jumlah staf yang terbatas, sejumlah besar Kasie (Kepala Seksi) di Jawa Timur tidak memiliki staf, sehingga hal ini menyebabkan sejumlah pekerjaan ditangani seorang diri oleh Kasie tersebut, untuk pekerjaan yang berskala kecil mungkin tidak terlalu menjadi masalah, namun apabila terdapat kegiatan yang berskala besar ketiadaan staf ini menjadi kendala besar, yaitu memperlambat jalannya kinerja kegiatan, yang pada akhirnya juga memperlambat selesainya suatu kegiatan di tingkat nasional. Selain staf, di beberapa kabupaten juga ditemukan kekurangan akan tenaga KSK sehingga terdapat kecamatan-kecamatan yang tidak memiliki petugas statistik di
kecamatannya. Untuk itu seringkali BPS Tingkat II menunjuk KSK untuk bertugas di dua kecamatan (yang bersebelahan). Namun dikarenakan kegiatan Sensus Penduduk ber skala besar, tidak lah mungkin untuk seorang KSK menangani di dua kecamatan, dan hal ini akhirnya diatasi dengan ’turun nya’ staf ataupun Kasie untuk bertugas sementara sebagai KSK di kegiatan SP2000. Dan tentunya hal ini berimplikasi pada terganggunya tugas-tugas rutin yang harus ditangani oleh staf atau kasie tersebut.
Pada kegiatan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan seluruh BPS Tingkat II di daerah, sedangkan pada kegiatan pengolahan data, BPS Jawa Timur mempunyai lima tempat pusat pengolahan, yang berada di Kantor BPS Propinsi sendiri, dan empat lainnya berada di Kantor BPS Kabupaten Tuban, BPS Kabupaten Kediri, BPS Kabupaten Jember, BPS Kabupaten Madiun. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi Jawa Timur dilakukan melalui media buku publikasi, dan internet yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi Jawa Timur.
III.6.1 Persiapan di BPS Propinsi Jawa Timur
Dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur bersama seluruh BPS Propinsi mengikuti rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kabid. Produksi dan Kabid. Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Dan beberapa staf dari BPS Jawa Timur pun di kirim. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya setiap propinsi melaksanakan pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diselenggarakan oleh BPS propinsi yang diikuti oleh para staf dan KSK BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda. Untuk melatih para petugas di lapangan yang merupakan mitra statistik dimana jumlahnya cukup banyak, BPS Tingkat II menggunakan beberapa Gedung Sekolah baik SD maupun SMP dengan cara meminjamnya kepada pihak sekolah yang sebelumnya sudah dikoordinasi melalui Dinas Pendidikan..
Dalam pelatihan teknis petugas lapangan, para mitra mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan, yaitu bagaimana mengumpulkan data mengenai kependudukan yang kemudian menulisnya di suatu lembar kuesioner. Penulisan data di lembar kuesioner dengan benar dan tulisan dan dengan bentuk tulisan yang bagus menjadi materi tersendiri di kelas.
Untuk pelaksanaan SP2000 lalu, BPS Jawa Timur merekrut puluhan ribu mitra melalui BPS daerah untuk ditugaskan sebagai petugas lapangan (pencacah, dan pengawas). Sehubungan dengan akan digunakannya mesin scanner untuk pengolahan data, Kepala BPS Jawa Timur saat itu mengarahkan agar BPS kab/kota dan para KSK untuk lebih mengutamakan mitra yang berprofesi guru sebagai petugas, dengan pertimbangan bahwa guru memiliki tulisan yang baik dan rapih. Dan lagi dikarenakan kegiatan SP2000 direncanakan akan dilaksanakan pada bulan Juli yang merupakan bulan libur sekolah, sehingga hal ini memungkinkan untuk
