Nama Pejabat NIP... Pj. Kepala Biro... Nama Pejabat NIP... Pgs. Sekretaris Jenderal Nama Pejabat NIP...
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh, Plt tidak digunakan di Departemen Keuangan
b. Pelimpahan wewenang kepada koordinator pelaksana sebagai pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat dilaksanakan pada tipe kantor operasional eselon IV.
c. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang.
F. CAP DINAS
Di dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Departemen Keuangan. Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai lambang
jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi.
Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat, tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar. Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing.
Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj). Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau unit organisasi yang bersangkutan.
Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :
1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.) 2. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.)
3. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan yang berlaku ;
4. Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya.
5. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.
Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan:
Nomor : Und-567/BP.1/2008 10 Juli 2008
Sifat : Biasa Lampiran : Satu bendel Hal : Undangan Rapat
Yth. Kepala Biro Organisasi Ketatalaksanaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta
Sehubungan dengan diadakannya pembahasan konsep Tata Persuratan Dinas BPPK (TPD BPPK), dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk hadir pada pertemuan yang diselenggarakan :
hari/tanggal : Rabu, 16 Juli 2008 pukul : Pukul 09.00 WIB
tempat : Ruang Rapat E-206 Sekretariat BPPK Jl. Purnawarman No. 99
Jakarta – Selatan.
Untuk kelancaran pembahasan konsep TPD BPPK dimaksud, bersama ini kami sampaikan konsep TPD BPPK untuk kiranya dapat Saudara pelajari terlebih dahulu.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Sekretaris Badan
Dodi Iskandar NIP 060063156
Tembusan :
1. Sekretaris Jenderal Dep. Keuangan
2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan 3. Kabag. Organisasi.
Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110
Telepon : 021-7394666 021- 7204131 Faksimile : 021-7261775
Cap Jabatan
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
Keterangan :
1. Bentuk surat setengah lurus (semi block).
2. Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat instansi yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia menggunakan huruf arial 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf arial 11, alamat instansi menggunakan huruf arial 7.
3. Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap.
4. Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Garis miring dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Naskah surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S dalam penomorannya.
Contoh penomoran surat : S- …./SJ.2/ …..
Kode Jenis Naskah Dinas (S)
Nomor Urut Agenda Kode Unit Konseptor (Biro Kepegawaian) Tahun berjalan
5. Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa.
6. Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.
Contoh : Lampiran : 27 berkas
7. Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin , menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda baca titik serta tidak perlu garis bawah.
Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran. Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis.
8. Alamat Surat
a. Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kiri surat, di bawah hal.
b. Alamat yang dituju cukup dengan kata “Yth” diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar langsung nama yang dituju. Contoh : Yth. Menteri Keuangan
Yth. Ibu Ani Ratnawati
Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak
diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca
apapun. Contoh :
Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4 Jakarta
9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
a. Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat; b. Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat;
c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat. 10. Kaki Surat
a. Nama Jabatan
Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis lengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kop surat;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama lengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa tanda titik.
Contoh :
Kepala Badan
I Gede Erata NIP 13669947
11. Tembusan
Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu
menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr
hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar langsung diikuti nama orang.
Contoh :
Tembusan :
1. Menteri Keuangan;
2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.
Tembusan :
Bapak Tony Rooswiyanto
atau
Tembusan :
Dra. Puji Handayani, M.M.
Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan:
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110
Telepon : 021-7244846 Faksimile : 021-7244846
NOTA DINAS
Nomor : ND- 10/PP.1/2008
Kepada : Yth. 1. Para Kepala Bidang 2 Januari 2008 2. Para Widyaiswara
3. Para Kepala Subbidang 4. Para Pelaksana
Dari : Kepala Pusdiklat Pegawai
Hal : Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Departemen Keuangan
Sehubungan dengan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE-108/MK.1/2008 tanggal 1 Desember 2008 dan Surat Sekretaris BPPK nomor S-492/PP.1/2004 tanggal 5 Desember 2008 hal sebagaimana tersebut di atas, bersama ini kami sampaikan Formulir Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Tahun 2004 beserta petunjuk pengisiannya.
Untuk mendukung kelancaran proses ini kami harapkan formulir PUPNS yang telah diisi dapat disampaikan kembali kepada kami paling lambat tanggal 31 Januari 2008.
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Kepala Pusat Tony Rooswiyanto NIP 060064640 Tembusan:
Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai.
Contoh :
Ø nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I; Ø nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah; Ø nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen Keuangan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/ 2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :
Media/Sarana Surat-Menyurat
Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan adalah :
a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan.
b. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman, pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x 330 mm).
c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
• Nota Dinas
Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
• Memo
Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci. d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
• Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
• Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio.
• Warna kertas putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.
Tipe Huruf
Tipe huruf yang digunakan adalah:
a.
Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah menggunakan huruf pica;b.
Untuk komputer menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan 13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda.Penggandaan
a. Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju dan untuk arsip.
b. Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
c. Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).
d. Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan sangat segera harus didahulukan.
e. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat.
f. Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku.
3.2 RANGKUMAN
Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi yang berupa kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar sampai dengan penyimpanan warkat-warkat.
Pengolahan surat masuk dalam suatu organisasi tergantung dari besar-kecilnya atau tahap perkembangan organisasi itu. Dalam modul ini yang diuraikan adalah pengolahan surat masuk pada organisasi besar. Langkah pertama pengolahan surat masuk adalah penyortiran atau pemilahan surat-surat dapat dilakukan berdasarkan organisasi atau bagian-bagian dari unit itu, macamnya, klasifikasinya atau kualifikasinya. Setelah surat tersebut disortir kemudian dibuka sampulnya, dibaca dan diteliti apakah ada alamat dalamnya, lampirannya dan lain-lain yang berkaitan dengan surat tersebut. Setelah dibaca dicatat dalam buku pencatat surat misalnya buku agenda, kartu kendali, setelah dicatat surat tersebut dibagikan kepada pihak yang dituju.
Dalam pengolahan surat-surat keluar dapat berasal dari dua sumber yakni disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. Dalam penyusunan surat keluar terdapat 5 asas dalam pembuatan surat yakni asas keamanan, asas kecepatan, asas pertanggungjawaban, asas keterkaitan, dan asas pembakuan. Dalam penyusunan surat dinas perlu diperhatikan syarat-syarat penyusunan surat yang baik dari segi bentuk, isi surat, wewenang penandatanganan surat, dan cap surat dinas.
3.3 LATIHAN 2
Jawablah pertanyaan–pertanyaan di bawah ini!
1. Apakah yang dimaksud dengan surat dan apakah fungsinya?
2. Bagaimana cara mengolah surat masuk dalam lingkungan Anda bekerja ? 3. Sebutkanlah asa-asa tata persuratan?
4. Sebutkanlah bagian-bagian surat dan jelaskan fungsinya?
5. Bagaimana pendelegasian wewenang penandatangan surat di lingkungan Departemen Keuangan?
4. Kegiatan Belajar 3
PELAYANAN TELEPON
4.1. URAIANSalah satu pekerjaan kantor yang perlu mendapat perhatian yang semestinya dari semua pihak, terutama dari pimpinan adalah pelayanan telepon. Hubungan telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor. Melalui telepon semua permasalahan dapat dibicarakan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan biasanya beberapa masalah dapat diselesaikan melalui hubungan telepon tanpa masing-masing yang bersangkutan harus bertemu terlebih dahulu. Agar penyelesaian masalah melalui telepon dapat berhasil, tentu harus didukung oleh cara-cara menelepon yang baik, sehingga pihak yang diajak bicara bersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut melalui telepon.
Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon :
a. Kecepatan, pesan yang akan disampaikan dapat diterima dalam waktu sangat cepat.
b. Biaya, biaya yang dikeluarkan akan lebih efisien dibandingkan dengan menyampaikan pesan melalui pengirim surat.
c. Tanggapan, tidak seperti komunikasi tertulis, tanggapan melalui telepon dapat segera diperoleh.
Ada beberapa hal di mana kita lebih baik menggunakan telepon misalnya : a. Apabila membicarakan hal-hal yang benar-benar sulit, maka perlu dengan
bertatap muka karena kita akan dapat menilai reaksi-reaksi dan perasaan bicara dengan lebih baik.
b. Apabila informasi yang akan disampaikan merupakan hal yang sangat rahasia. c. Apabila diperlukan arsip atau tanda bukti.
Pengetahuan pelayanan telepon diperlukan juga bagi seorang pimpinan agar ia dapat memberitahukan kepada bawahannya tentang tata cara menelepon yang baik, sehingga pihak luar yang dilayani merasa dihargai. Bagi para pegawai pengetahuan tersebut sangat diperlukan agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas pelayanan telepon sebagaimana mestinya dan untuk memelihara citra instansi yang baik.
Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon dari luar dan menelpon keluar. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, akan kita bicarakan bagaimana seharusnya seorang petugas/seorang sekretaris pimpinan melayani telepon yang ditujukan kepada pimpinan.
A. TELEPON DARI LUAR
Bagi seorang pimpinan, waktu adalah sangat berharga, oleh karena itu hubungan dengan pejabat lain baik dalam instansi sendiri, maupun dengan pejabat-pejabat di luar instansi, biasanya dilakukan melalui telepon.
Oleh karena seorang sekretaris pimpinan belum mengetahui apakah orang yang menelepon itu orang penting atau orang biasa, maka harus dipegang prinsip bahwa yang menelepon itu adalah orang penting, karena itu perlu digunakan cara-cara dan kalimat yang sopan.
1. Cara menerima telepon
Apabila telepon berbunyi, telepon itu harus segera dijawab. Cara menjawab yang paling baik yaitu angkatlah gagang telepon dengan hati-hati, kemudian sebutkan nama instansi atau nama unit organisasi, selanjutnya sebutkan nama sendiri dan disusul dengan ucapan selamat (selamat pagi, atau selamat siang, atau selamat sore), misalnya:
Sekretaris pimpinan : Biro HKLN, di sini Kiki, selamat pagi!
Yang menelpon : Di sini Sarwono dari Departemen Luar Negeri, saya minta bicara dengan Pak Darsono.
Sekretaris pimpinan : Baik Pak Sarwono, dapatkah Bapak menunggu sebentar?
(pesawat telepon dihubungkan kepada pesawat telepon pimpinan dan dijelaskan kepadanya bahwa Bapak Sarwono dari Departemen Luar Negeri ingin berbicara).
Pimpinan (Darsono) : Selamat pagi Pak Sarwono (diteruskan dengan pembicaraan).
Dengan demikian di dalam kantor kita tidak lagi mengucapkan kata ”Halo” ketika menerima namun diganti dengan ”Biro SDMn, Niken disini, Selamat pagi”, demikian pula ketika kita memanggil kata ”Halo” diganti dengan ”Selamat pagi/siang, Biro Keuangan disini. Boleh saya bicara dengan Bapak Taufik?”
2. Telepon yang tidak dapat diterima Pimpinan
Adakalanya telepon dari luar tidak dapat diterima oleh pimpinan karena sesuatu hal, misalnya pimpinan sedang dipanggil oleh atasannya atau sedang tidak ada di kantor karena sedang mengadakan dinas keluar kantor/keluar kota. Apabila pimpinan tidak dapat menerima telepon, sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelepon secara sopan, misalnya :
Sekretaris pimpinan : Maaf Pak, Bapak Tony sedang dipanggil Kepala Badan, apakah ada pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?