Organisasi adalah merupakan sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Dapat pula dinyatakan bahwa organisasi adalah merupakan system dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Hubungan antara atasan dengan bawahan, antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam organisasi dapat terlaksana dengan efisien apabila antara atasan dengan bawahan, antara unit kerja dalam organisasi tersebut terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.
Untuk adanya kerjasama dan saling pengertian dimaksud, antara mereka harus ada hubungan komunikasi. Karena pentingnya kerjasama dan saling pengertian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, maka hubungan atau komunikasi perlu diatur atau ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan hubungan yang tepat dalam organisasi.
Dengan demikian dapat pula dilaksanakan sistem aturan informasi yang teratur dalam organisasi yang bersangkutan, dapat menggunakan jaringan hubungan yang bersangkutan.
Alat untuk menyampaikan informasi itu bermacam-macam bentuknya, misalnya: Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, Pengumuman, Memorandum, Laporan dan sebagainya.
1. Pengertian
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan.
Laporan dalam bahasa Inggris disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971)
Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke
pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi. Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, dimana (where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan.
Dari uraian-uraian ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab diantara mereka, yang berisikan keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal atau masalah tertentu.
2. Fungsi Laporan
Apakah fungsi laporan dalam suatu instansi atau kantor?
Apabila dirinci, maka fungsi laporan antara lain adalah:
a. sebagai salah satu alat pertanggung jawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima, laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerjasama, saling pengertian, komuniksasi dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian, pengambilan keputusan.
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.
3. Macam Laporan
Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial, terutama kalau ditinjau dari pokok persoalannya. Tetapi untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu:
a. yang dapat berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yang akan dibicarakan dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.
Selanjutnya laporan administrasi atau laporan manajerial dapat digolongkan menurut tujuan penggunaan, waktu pembuatan, dan gaya penelitian sebagai berikut:
a. Menurut Tujuan
1. Laporan perencanaan merupakan suatu dokumen yang mengikuti proses perencanaan tersebut dan menetapkan tujuan pokok atau hasil kerja suatu satuan organisasi.
Contoh : laporan penyusunan anggaran keuangan, laporan target penjualan hasil produksi
2. Laporan pengendalian merupakan suatu dokumen yang melibatkan proses kontrol dan menggambarkan pelaksanaan kinerja yang telah berlangsung.
Contoh : pelaksanaan kinerja kepegawaian, efisiensi tenaga kerja, mutu produksi dan pengeluaran biaya
b. Menurut Waktu
1. Laporan Berkala merupakan suatu jenis laporan yang dibuat secara terus menerus sesuai dengan jangka waktu tertentu. Untuk menggambarkan perkembangan organisasi dalam hal-hal tertentu. Contoh : laporan bulanan, laporan triwulanan, laporan
semesteran dan laporan tahunan
2. Laporan Khusus adalah suatu jenis laporan mengenai sesuatu hal yang tidak berulang atau tidak dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan suatu tindakan di waktu mendatang.
Contoh : Laporan penelitian c. Menurut Gaya Penulisan
1. Laporan Formal adalah sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk membereskan administrasi atau pertumbuhan sesuatu satuan organisasi.
Contoh : Laporan penelitian lulusan Diklatpim Tk. IV Departemen Keuangan.
2. Laporan Informal adalah laporan yang tidak melibatkan dokumen resmi dalam organisasi dan biasanya terkandung suatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu.
Misalnya : nota pribadi atau memo
Perlu Anda ketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai yang lengkap secara deskriptif ataupun secara statistik.
Bentuk laporan tertulis, yaitu: a) Memo atau Nota
Bentuk laporannya sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah dan digunakan hanya untuk intern
b) Surat, lebih panjang dari memo/nota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern.
c) Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik, dan dikirim dengan surat pengantar.
d) Buku, berbetuk buku/makalah yang dicetak dan diberi cover, untuk pejabat-pejabat/pihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar.
e) Matriks, laporan dengan mengisi matrik/format yang tersedia (distandarisasikan).
f) Laporan, sesuai dengan format dan kaidah dalam pelaporan.