BAB II Landasan Teori
C. Dokumen Ekspor
Pengurusan dokumen ekspor merupakan suatu tahapan yang amat penting. Tanpa dokumen-dokumen yang disyaratkan, seorang eksportir tidak akan memperoleh pembayaran dari bank. Pengiriman dokumen yang tidak tepat atau pengisian dokumen secara salah akan menghambat tahapan lain. Misalnya saja importir tidak dapat mengambil barang di pelabuhan tujuan atau eksportir tidak dapat menguangkan dokumennya. Hal ini bukan hanya dapat menimbulkan biaya tambahan tetapi juga dapat mengurangi kepercayaan dari importir. Eksportir seringkali merasa pengurusan dokumen terlalu rumit dan memakan banyak waktu. Pada akhirnya, eksportir dapat menggunakan jasa Forwarding Agent atau Air Cargo Agent untuk mengurus dokumen dan melakukan pengiriman barang. Walau demikian, eksportir harus mengenal dokumen-dokumen yang digunakan. Jenis-jenis dokumen yang diperlukan dalam melakukan ekspor adalah sebagai berikut :
1. Commercial Invoice
Commercial Invoice adalah dokumen ekspor yang menjelaskan mengenai nilai barang yang akan diekspor.
a. Informasi data didalam Invoice meliputi: (1) Description of Goods (nama barang). (2) Quantity (jumlah barang).
(3) Unit Price (harga barang).
b. Data tambahan yang perlu dimasukkan kedalam Invoice yaitu:
(1) Tulisan Invoice. (2) Nomor invoice.
(3) Tanggal dibuatnya invoice.
(4) Ditujukan kepada siapa barang ekspor tersebut akan dikirim.
(5) Data lainnya sesuai perintah yang ada didalam L/C. 2. Packing List
Packing List adalah dokumen ekspor yang berisi tentang informasi barang yang akan akan dikirim ke importir.
a. Informasi pokok didalam Packing list meliputi:
(1) Description of goods (uraian barang/nama barang). (2) Quantity (jumlah barang).
(3) Gross Weight dan Nett Weight (berat kotor dan berat bersih).
(4) Measurement (ukuran dalam volume M3).
b. Data tambahan lain yang perlu dimasukkan didalam Packing list yaitu :
(1) Tulisan Packing List. (2) Nomor Packing List.
(4) Ditujukan kepada siapa barang ekspor tersebut akan dikirim biasanya ditujukan ke importir, kecuali ada perintah lain dalam L/C .
(5) Data lain sesuai perintah yang ada didalam L/C, misal : untuk
mencantumkan nomor L/C, dan Nomor Purchase Order. 3. Shipping Intruction.
Shipping Intruction adalah dokumen ekspor yang digunakan untuk booking atau memesan ruang kapal dan untuk memesan container diperusahaan Forwarding atau EMKL. Informasi yang harus termuat dalam “Shipping Instruction” adalah semua data yang diperlukan untuk pembuatan “Bill of Lading” atau AirWay Bill (AWB).
Setelah siap Shipping Instruction kemudian dikirim ke Shipping Company melaui Fax atau EDI atau Electronic Data Interchange contohnya email ataupun bisa melalui kurir. Setelah menerima Shipping Intruction, maka Shipping Company akan menyiapkan “Delivery Order “(DO), untuk pengambilan container kosong di depo penumpukan container. Container kosong kemudian dibawa ke tempat eksportir sesuai dengan permitaan yang ada di dalam Shipping Intruction, dilakukan Stuffing (Pemuatan barang ke dalam container) dan selanjutnya dibawa ke pelabuhan muat. Shipping Instruction dikategorikan sebagai dokumen pendukung. Tetapi
mempunyai fungsi yang strategis, karena eksportir sebagai pembuat Shipping Intruction harus secara benar didalam membuat Shipping Intruction berdasarkan perintah L/C. Dimana Shipping Intruction ini juga berfungsi sebagai dasar pembuatan Bill of Lading (BL). Jika ada data yang seharusnya dimasukkan ke dalam B/L seperti yang diperintahkan dalam L/C namun eksportir tidak meneruskan melalui Shipping Instruction, maka Bill of Lading yang dibuat oleh Shipping Company akan salah. Konsekuensi nantinya adalah kesulitan dalam mencairkan dana L/C (negosiasi) di bank. 4. Pemberitahuan Ekspor Barang atau PEB
PEB adalah dokumen ekspor berupa Pemberitahuan Ekspor Barang yang harus disiapkan oleh eksportir. Caranya dengan mengambil formulir PEB yang dapat diperoleh di kantor Bea Cukai dan kemudian mengisi data-data yang diperlukan. Didalam formulir PEB dilengkapi juga dengan lembar lanjutan disamping lembar pertama. Hal tersebut dimaksudkan jika barang yang diperoleh lebih dari satu jenis barang (lebih dari satu Harmony System/HS). Cara pengisian lembar PEB harus mengacu pada buku Panduan Pengisian PEB yang memuat kode-kode negara tujuan ekspor di seluruh dunia, kode pelabuhan, kode propinsi dll.
5. Bill of Lading atau B/L
Bill of Lading atau B/L adalah dokumen pengapalan yang membuktikan adanya tanda terima penyerahan barang yang
dikeluarkan oleh maskapai pelayaran atau penerbangan sebagai tanda bukti kepemilikan barang yang telah dimuat diatas kapal laut oleh ekspotir untuk diserahkan kepada importir.
B/L merupakan alat bukti penerimaan dan sekaligus penyerahan hak milik atas barang sebagai pelaksanaan suatu transaksi antara eksportir dengan importir. B/L juga merupakan alat bukti adanya kontrak pengangkutan antara eksportir dengan perusahaan pelayaran. Apabila pengangkutan barang dilakukan dengan pesawat udara maka dokumen disebut Air Waybill. Isi BL/AWB misalnya:
a. Shipper b. Consignee c. Notify
d. Description of Goods
e. Final Dscription Port of Discharge.
6. Certificate of Origin (COO) atau Surat keterangan Asal (SKA)
Selanjutnya eksportir menyiapkan COO atau SKA yang dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag). Inti dari Surat Keterangan Asal (SKA/COO) adalah dokumen yang disertakan pada waktu barang ekspor Indonesia memasuki wilayah negara tertentu yang membuktikan bahwa barang tersebut berasal, dihasilkan dan diolah di Indonesia.
7. Beneficiary’s Certificate
Setelah medapat COO, maka selanjutnya eksportir membuat dokumen “Beneficiary’s Certificate”. Beneficiary’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh eksportir yang menyatakan bahwa copy dari dokumen-dokumen ekspor yang diminta telah dikirim ke alamat importir sesuai dengan syarat L/C, dengan dilampiri bukti-bukti pengiriman dari perusahaan jasa pengiriman dokumen.
8. Letter of Credit (L/C)
Letter Of Credit adalah dokumen ekspor yang fungsinya sebagai bukti dalam transaksi pembayaran antara Advising Bank dan Issuing Bank.
9. Certificate Fumigation
Dokumen yang berfungsi sebagai keterangan yang menyatakan tentang barang tersebut sudah di beri fumigasi bebas dari jamur atau rayap.
10. Insurance atau Asuransi
Jika salah satu persyaratan dalam L/C meminta adanya syarat pemakaian asuransi untuk protect barang yang akan diekspor ke luar negeri dan biaya asuransi ditanggung oleh eksportir, maka langkah untuk mendapatkan polis asuransi adalah pada tahap awal sebelum barang dimasukkan dalam container, pihak eksportir
menghubungi perusahaan asuransi untuk menghitung dan menentukan besarnya biaya yang harus ditanggung.
Akhirnya sampai pada tahap ini, eksportir telah menyiapkan dan mempunyai dokumen ekspor secara lengkap, untuk bisa mencairkan dana L/C di Bank.