BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
2.4.1 Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil
Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
2.4.2 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil metode imprest tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil metode fluktuatif. Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah:
a. Bagian Utang
1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.
2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar.
3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
· Lembar 1 dan 3: Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil
· Lembar 2: Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
b. Bagian Kasir/Kassa
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1 dan 3) beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
· Lembar 1: Diserahkan ke bagian utang beserta surat keputusanpembentukan dana kas kecil.
· Lembar 3: Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegangdana kas kecil.
c. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.
2) Menguangkan cek ke bank.
3) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank.
4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut nomor.
d. Bagian Akuntansi
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.
3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
2.4.2.1 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode imprest sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode fluktuatif . Berikut penjelasan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode imprest. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil.
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Mengarsipkan sementara BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.
Dalam prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan metode fluktuasi saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Berikut penjelasan Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan metode fluktuasi. Fungsi yang terkait dengan prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian jurnal.
c. Bagian Jurnal
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Pemegang dana kas kecil.
2) Mencatat jurnal pengeluaran dana kas kecil berdasarkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung yang diterima.
3) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian kartu biaya.
d. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Bagian Jurnal.
2) Mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil ke dalam kartu biaya berdasarkan BPKK.
3) Mengarsipkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung menurut urut nomor.
2.4.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode imprest sedikit berbeda dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode fluktuasi.
Pengisian kembali dana kas kecil dalam metode imprest didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan metode fluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.
Berikut penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode imprest. Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
a. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) sebanyak 2 (dua) lembar.
2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Kasa.
4) Menguangkan cek ke bank.
5) Menyimpan uang tunai.
6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 menurut urut tanggal.
b. Bagian Utang
1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2) Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar.
3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar.
4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).
5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa.
6) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
8) Menyerahkan PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal.
c. Bagian Kasir
1) Menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada Direktur Keuangan.
3) Menyerahkan Cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
d. Bagian Jurnal/Akuntansi
1) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian utang.
2) Mengisi Register cek berdasarkan BKK lembar 1.
3) Mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP menurut Nomor urut.
e. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 dari Bagian utang.
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK lembar 2.