PROSEDUR PENCATATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA
PT FAJAR MAS MURNI BATAM
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
FITRIANA.D 3110901027
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM
2012
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,
dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar
Nama :
NIM :
Tanda Tangan :
Tanggal :
FITRIANA.D
3110901027
23 Juni 2012
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENCATATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA
PT FAJAR MAS MURNI BATAM
Oleh:
FITRIANA.D 3110901027
BATAM, 23 Juni 2012
Dosen Pembimbing
M.ZAENUDDIN, S.Si., M.Sc.
NIK 100008
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
IRSUTAMI, S.E., M.Acc., Akt. SETO SULAKSONO. A.W., S.E., M.Sc.
NIK 100009 NIK 111076
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT Rabb semesta alam karena atas Rahmat dan Hidayah serta izin-Nya penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan judul
”PROSEDUR PENCATATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA
PT FAJAR MAS MURNI BATAM☝
Shalawat beserta salam selalu tercurah kepada Nabi Besar bagi kita semua yaitu Rasulullah SAW, dan para sahabat serta orang-orang yang senantiasa Istiqomah di jalan-Nya, yang membawa kita dari alam gelap sampai titik terang yang saat ini kita rasakan.
Penulis menyadari bahwa terselesaikannya penelitian ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan dorongan baik berupa ide-ide, pemikiran, tenaga ataupun materi. Oleh karenanya dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar- besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Priyono Eko Sanyoto, selaku Direktur Politeknik Negeri Batam.
2. Ibu Marihot, selaku Kepala Program Studi Akuntansi.
3. Bapak Zainudin, selaku dosen wali dan sebagai dosen pembimbing yang memberikan pengarahan selama kuliah dan sabar dalam memberikan bimbingan.
4. Seluruh Dosen Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam.
5. Buat Orangtuaku abah dan bunda yang paling tercinta yang tidak pernah berhenti memberikan doa dan dorongan serta kasih sayangnya kepada penulis guna kelancaran segala aktivitas penulis terutama dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Semoga semua yang Ayah dan Ibu lakukan untuk kebaikan penulis mendapatkan kebaikan di mata Allah SWT.
6. Buat Fadil Armyn.H yang selalu memberikan suport dalam segala hal baik doa dan semangatnya selama saya menjalani perkuliahan ini.
7. Buat keluarga besarku, ada adik ku fitriani danisha yang selalu ada 24 jam dalam pengerjaan TA ini,yang mengingatkan ku disaat malas datang, ada
abangku agus yang selalu berdoa buat ku,ada mbak maya dan my family yang lain yang ga bisa disebutkan satu persatu.i love u all
8. Pak arifin tonang, selaku dosen pembimbing proposal Tugas Akhir diperusahaan yang telah banyak memberikan masukan guna perbaikan Tugas Akhir penulis.
9. Bapak Endang Sudaryat,SE, selaku Manager Accounting yang telah memberikan kesempatan kepada penulis sehingga dapat melaksakan magang dengan baik dan tepat waktu.
10. Buat aji yang telah membantu memberikan semangat dalam dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Buat dosen Pak Seto makasih ya saran-sarannya, sangat membantu dan membangun semangat penulis dalam pengerjaaan TA ini
12. Seluruh karyawan PT. Fajar Mas Murni terimakasih telah membuat kenyamanan saat selama magang disana
13. Teman-temanku seperjuangan dari awal masuk Politeknik Negeri Batam yang selalu mendukung dalam berbagai kondisi, yang perhatian dan sangat baik hati. Semoga kita termasuk orang-orang yang beruntung dikemudian hari nanti ya. Ada igit, mommy ambar, arie dan dll..thanks suportnya
14. Kepada seluruh teman-teman AK ’09 terimakasih untuk kebersamaannya.
15. Seluruh pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang mohon maaf tidak dapat disebutkan satu persatu karena keterbatasan daya ingat penulis. Semoga segala kebaikan dan keikhlasan kalian semua mendapat balasan yang lebih dari Allah SWT. Amin
Batam, 23 Juni 2012 Penulis
FITRIANA.D
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Batam, saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : FITRIANA.D
NIM : 3110901027
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Negeri Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Prosedur Pencatatan dan Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil Pada PT Fajar Mar Murni Batam
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Negeri Batam berhak menyimpan, mengalih media/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Pada Tanggal :
Batam 23 Juni 2012
Yang menyatakan
FITRIANA.D
ABSTRAK
Nama : Fitriana.D.
Program Studi : Akuntansi
Judul : Prosedur pencatatan dan pengendalian internal dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni Batam
Penelitian tugas akhir ini dilakukan di PT Fajar Mas Murni dengan Objek Penelitian PT Fajar Mas Murni Batam. PT Fajar Mas Murni merupakan perusahaan dagang (trading company) yang ada di batu ampar.Perusahaan ini hanya memiliki karyawan lokal. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Prosedur Pencatatan dan pengendalian Internal Dana Kas Kecil pada PT Fajar Mas Murni Batam . Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu menggambarkan bagaimana prosedur pencatatan dan pengendalian internal dana kas kecil yang diterapkan diperusahaan tersebut. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa terjadinya kesalahan pencatatan dana kas kecil pada saat melakukan transaksi pengeluaran dana kas kecil,pencatatan tersebut tidak sesuai dengan metode imprest yang digunakan oleh perusahaan.
Kata Kunci: Pencatatan Dana Kas Kecil
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Lembar Pernyataan Orisinalitas... ii
Lembar Pengesahaan ...iii
Kata Pengantar ... iv
Lembar Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... vi
Abstrak... ... vii
Daftar Isi... ... viii
Daftar Tabel ... x
Daftar gambar ... xi
Daftar Lampiran... xii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Pengertian Kas ... 8
2.2 Pengertian Dana Kas Kecil ... 9
2.3 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil ... 9
2.3.1 Metode Imprest (Metode Dana Tetap) ... 10
2.3.2 Metode Fluktuasi (Metode Dana Berubah-ubah) ... 13
2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil ... 16
2.4.1 Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil ... 17
2.4.2 Prosedur Pembentukkan Dana Kas Kecil ... 18
2.4.2.1 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil ... 20
2.4.3 Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil ... 23
2.5 Pengendalian Internal Kas ... 25
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 28
3.1 Metodologi Penelitian ... 28
3.1.1 Objek Penelitian ... 28
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data ... 28
3.1.3 Metode Analisis Data ... 30
3.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 30
3.2.1 Sejarah Perusahaan ... 30
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan… … … . 32
3.2.3 Produk Usaha Perusahaan… … … 33
3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan... 36
3.2.5 Deskripsi Pekerjaan ... 37
BAB 4 PEMBAHASAN ... 43
4.1 Pencatatan Dana Kas Kecil ... 45
4.2 Aspek Pengendalian Internal terhadap Prosedur Dana Kas Kecil ... 49
4.2.1. Organisasi Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil ... 49
4.2.2 Sistem Otorisasi Pengendalian Internal terhadap Dana Kas Kecil .... 50
4.2.3. Praktik Pengendalian Internal Yang Sehat pada Dana Kas Kecil ... 52
4.3 Solusi Pencatatan dan Pengendalian Dana Kas Kecil ... 57
BAB 5 PENUTUP ... 55
5.1 Kesimpulan ... 55
5.2 Saran ...57 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Pembentukan Dana Kas Kecil ... 11
Tabel 2.2 Tabel Pengisian Dana Kas Kecil ... 11
Tabel 2.3 Tabel Pengisian Dana Kas Kecil(jika ada selisih kas) ... 12
Tabel 2.4 Tabel Pembentukan Dana Kas Kecil ... 15
Tabel 2.5 Tabel Pembayaran Biaya-Biaya Pengeluaran Dana Kas Kecil ... 15
Tabel 2.6 Tabel Pengisian Dana Kas Kecil ... 16
Tabel 4.1 Tabel Pembentukan Dana Kas Kecil ... 46
Tabel 4.2 Tabel Pengeluaran Dana Kas Kecil ... 47
Tabel 4.3 Tabel Pengisian Dana Kas Kecil ... 48
Tabel 4.4 Tabel Pengisian Dana Kas Kecil(jika ada selisih kas) ... 48
DAFTAR GAMBAR
Tabel 3.1 Gambar Struktur Organisasi Perusahaan ... 36
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Bukti Pencatatan Pengeluaran traksaksi Dana Kas Kecil Lampiran 2 Bukti Tabel Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Lampiran 3 Bukti Tabel Penyesuaian Kembali Dana Kas Kecil Lampiran 4 Bukti Voucher Cash Distribument
Lampiran 5 Bukti struk belanja karyawan Lampiran 6 Bukti Cash Receipt
Lampiran 7 Bukti Laporan Harian Lampiran 8 kuisioner
Lampiran 9 Laporan magang
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Suatu perusahaan dalam menjalankan seluruh kegiatan operasionalnya pasti membutuhkan kas. Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas (Baridwan, 2000).
Kas sebuah perusahaan bisa bersumber dari penjualan baik secara tunai maupun kredit. Uang kas yang dibatasi penggunaanya, biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tetapi dilaporkan terpisah sebagai dana. Jika penggunaanya masih dalam satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar, tetapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar. Namun pengeluaran-pengeluaran kecil yang sering terjadi ini jika jumlahnya cukup besar, sehingga diperlukan suatu pengendalian yaitu dengan membentuk dana kas kecil (Baridwan, 2001). Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Penambahan kas kecil biasanya dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan (Baridwan, 2000).
Pengawasan dan pengendalian terhadap dana kas kecil sangat dibutuhkan, karena sifatnya yang sangat mudah untuk dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas sangat mudah digelapkan. Oleh karena itu, perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas. Pada umumnya suatu sistem
pengawasan internal terhadap kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana, dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi seperti di atas, akan sangat mudah menggelapkan uang kas (Baridwan, 2004).
PT Fajar Mas Murni merupakan perusahaan swasta dalam negeri yang bergerak di bidang jasa perdagangan (trading company). PT Fajar Mas Murni (FMM) pertama kali berdiri di Jakarta sekitar tahun 1973. Untuk cabang kota Batam, PT Fajar Mas Murni didirikan pada tanggal 5 Agustus 1983 yang berlokasi di Jl. Yos Sudarso kawasan industrial park blok B no 19 Batu Ampar.
Dalam pengendalian pengeluaran kasnya, PT Fajar Mas Murni membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang rutin seperti biaya parkir, biaya pembelian minum air kantor, pembelian bensin kendaraan, materai, biaya makan dan transportasi anak magang, biaya penjilidan, biaya tagihan langganan koran, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya. Penerapan dana kas kecil di PT Fajar Mas Murni ini menggunakan metode imprest. Metode imprest merupakan metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap (Winarti, 2008). Dalam penggunaan dana kas kecil biasanya PT Fajar Mas Murni menggunakan periode mingguan. PT Fajar Mas Murni juga menerapkan pengendalian internal terhadap dana kas kecil. Pengendalian internal yang dilakukan oleh manajemen perusahaan adalah dengan menetapkan dan membatasi jumlah dana kas kecil. Masing-masing perusahaan mempunyai ketetapan yang berbeda dalam menentukan nominal jumlah dana kas kecil sesuai dengan skala operasional perusahaan. Perusahaan harus melakukan pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil dengan baik, pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil yang buruk dapat menganggu kelancaran operasional perusahaan seperti
yang terjadi di perusahaan PT Fajar Mas Murni yang melakukan kesalahan pada prosedur pencatatan dan pengaplikasian metode imprest itu sendiri.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis sangat tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: ☜PROSEDUR PENCATATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA PT FAJAR MAS MURNI BATAM☝
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk merumuskan masalah penelitian sebagai berikut:
a. Bagaimana pencatatan dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni.
b. Bagaimana prosedur pengendalian internal dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni.
c. Bagaimana solusi terhadap pencatatan dan pengendalian internal pada PT Fajar Mas Murni.
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian lebih terfokus, maka penulis memberikan batasan masalah sebagai berikut:
a. Batasan Data
Data yang digunakan penulis dalam penelitian ini hanya data yang terkait dengan dana kas kecil yang dilakukan oleh bagian kasir selama periode Februari sampai dengan April 2012.
b. Batasan Lapangan
Penulis mengambil data mengenai laporan dana kas kecil pada bagian accounting di PT Fajar Mas Murni yang berlokasi di Jl. Yos Sudarso kawasan industrial park blok B no 19 Batu Ampar.
c. Batasan Aspek
Hanya membahas tentang pengelolaan dana kas kecil meliputi: pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
1.4 Tujuan Penelitian
Ada beberapa tujuan dari penelitian ini, antara lain:
a. Untuk mengetahui bagaimana pencatatan dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni.
b. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengendalian internal dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni.
c. Untuk mengetahui bagaimana solusi terhadap pencatatan dan pengendalian internal pada PT Fajar Mas Murni.
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan, seperti:
a. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan informasi yang dapat dipakai sebagai bahan untuk menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan prosedur dan pencatatan dana kas kecil.
b. Bagi Pembaca
Diharapkan dapat menjadi tambahan referensi mengenai sistem pencatatan dana kas kecil, khususnya bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian dengan topik yang sama.
c. Bagi Penulis
Menambah pengalaman dan wawasan, serta meningkatkan kemampuan tentang pengetahuan tentang kas kecil.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir penulis akan membagi menjadi 5 (lima) bab secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Menjelaskan landasan teori atau konsep yang mendasari penyusunan penelitian ini seperti pengertian kas, pengertian kas kecil, metode pencatatan dana kas kecil, yang berhubungan dengan pembahasan penelitian ini.
BAB III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi penelitian yang terdiri dari objek penilitian, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Pada bab ini pula penulis menguraikan tentang gambaran umum perusahaan yang terdiri dari latar belakang berdirinya perusahaan, sejarah perusahaan, kegiatan dan jenis usaha, struktur organisasi perusahaan serta visi misi perusahaan.
BAB IV Pembahasan
Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah.
BAB V Penutup
Pada bab terakhir ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan danjuga memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kas
Pengertian kas menurut Baridwan (2001), kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Menurut Baridwan (2004), kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada idle cash. Uang kas yang dibatasi penggunaannya, biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana. Jika penggunaannya masih dalam satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar, tetapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar. Kas kecil dan kas yang ada di cabang-cabang tetap termasuk dalam kas, karena memenuhi batasan-batasan diatas. Cek-cek yang sudah ditulis tetapi belum diserahkan kepada orang yang dibayar tidak dikeluarkan dari kas. Apabila pada waktu menulis cek sudah dikreditkan ke rekening kas maka pada akhir periode jika ceknya belum diserahkan, dibuat jurnal untuk mendebit kembali rekening kas.
Menurut Kieso dan Weygant (1995), kas adalah asset yang paling likuid, media pertukaran baku dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya. Kas umumnya dilaporkan sebagai harta lancar.
2.2 Pengertian Dana Kas Kecil
Menurut Kieso dan Weygant (1995), dana kas kecil termasuk dalam harta paling lancar sebagai kas karena dana ini digunakan untuk memenuhi kewajiban beban operasi jangka pendek dan melikuidasikan kewajiban lancar.
Menurut Baridwan (2004), dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah dana kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dana ditambah. Penambahan kas kecil kadang- kadang dilakukan dalam periode tertentu misalnya mingguan. Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada 2 metode yang dapat digunakan yaitu:
a. Metode imprest b. Metode fluktuasi
2.3 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
Ada dua yang digunakan untuk melakukan pencatatan terhadap transaksi dana kas kecil yaitu: Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method) dan Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund Method).
Menurut Baridwan (2001), metode imprest merupakan pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil yang kemudian baru akan dilakukan pada saat pengisian kembali. Sedangkan metode fluktuasi merupakan saldo rekening kas kecil yang tidak tetap, tapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali pengeluaran dana kas kecil, dan sering terjadi pengeluaran uang dari kas kecil, maka pengeluaran tersebut langsung dicatat sehingga buku
pengeluaran kas kecil berfungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.
Menurut Mulyadi (2001), dalam sistem imprest, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
2.3.1 Metode Imprest ( Metode Dana Tetap)
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), dalam metode dana tetap pencatatan dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara :
a. Membentuk Dana Kas Kecil.
Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp 1.000.000 untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu.
Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan
dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Pencatatan pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pembentukan kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.
Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada metode imprest biaya-biaya tidak dicatat pada saat dikeluarkan, tetapi pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
Tabel 2.2 Pengisian Dana Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Apabila jumlah kas dan bukti-bukti transaksi tidak sama dengan jumlah dana kas kecil yang dibentuk, selisihnya disebut ☜Selisih Kas☝ dapat berupa selisih kurang atau selisih lebih (Cash Over and Short).
Tabel 2.3 Pengisian Dana Kas Kecil (jika ada selisih kas)
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Selisih Kas xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil jika ada selisih kas)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Berdasarkan uraian di atas, penulis menuliskan kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada metode imprest berdasarkan sumber Sugiri dan Sumiyana (2005), yaitu :
a. Kelebihan metode imprest adalah:
· Pengendalian dalam mengelola dana kas kecil perusahaan dapat terjamin, karena adanya pemisahan fungsi dari yang melakukan transaksi dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi dengan melakukan pencatatan jurnal transaksi.
· Adanya perhitungan secara periodik oleh perusahaan atas transaksi dana kas kecil.
b. Kelemahan metode imprest adalah:
· Memerlukan tenaga tambahan untuk mencatat jurnal transaksi sehingga dapat memperlambat proses pengelolaan.
· Dapat mengakibatkan tercecernya bukti-bukti transaksi, karena pencatatan jurnal tidak langsung pada saat terjadi transaksi.
2.3.2 Metode Fluktuasi (Metode Dana Berubah-ubah)
Menurut Baridwan (2004) dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam metode imprest, perbedaannya dengan metode imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran- pengeluaran dari kas kecil. Kalau dalam metode imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari kas kecil langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar, karena pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran, maka rekening kas kecil akan dikreditkan sebesar jumlah yang dikeluarkan. Pada saat pengisian kembali rekening kas kecil didebit sebesar uang yang diterima.
Menurut Mulyadi (2001) dalam metode saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam metode ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), pada metode dana berfluktuasi, pembentukan dana kas kecil dibentuk dengan cek sejumlah tertentu dan kemudian diserahkan ke kasir dana kas kecil. Berbeda dengan metode dana tetap. Pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pada akhir periode, metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal.
a. Membentuk Dana Kas Kecil.
Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp 1.000.000 untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu.
Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Tabel 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pembentukan kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Pembayaran biaya-biaya pengeluaran dana kas kecil.
Tabel 2.5 Pembayaran biaya-biaya pengeluaran kas kecil
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Dana Kas Kecil xxx
(Mencatat biaya pengeluaran dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil.
Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada akhir periode, metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal.
Tabel 2.6 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Berdasarkan uraian diatas, penulis menuliskan kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada metode fluktuasi yaitu:
a. Kelebihan dan kekurangan metode fluktuasi :
· Kelebihan dari metode fluktuasi adalah metode fluktuasi tidak memerlukan tenaga tambahan dalam pengelolaan.
· Kekurangan dari metode fluktuasi ini adalah dengan tidak adanya pemisahan fungsi antara melakukan transaksi dan mengumpulkan pencatatan jurnal transaksi, maka dapat berpeluang besar terjadinya penyelewengan terhadap kas (terutama pada kas kecil).
2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Dalam prosedur dana kas kecil secara garis besar terdapat beberapa tahapan, yaitu pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil (Mulyadi, 2001). Penjelasan selanjutnya akan diuraikan sebagai berikut:
2.4.1 Dokumen Yang Digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil
Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
2.4.2 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil metode imprest tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil metode fluktuatif. Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah:
a. Bagian Utang
1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.
2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar.
3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
· Lembar 1 dan 3: Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil
· Lembar 2: Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
b. Bagian Kasir/Kassa
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1 dan 3) beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
· Lembar 1: Diserahkan ke bagian utang beserta surat keputusanpembentukan dana kas kecil.
· Lembar 3: Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegangdana kas kecil.
c. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.
2) Menguangkan cek ke bank.
3) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank.
4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut nomor.
d. Bagian Akuntansi
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.
3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
2.4.2.1 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode imprest sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode fluktuatif . Berikut penjelasan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada metode imprest. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil.
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Mengarsipkan sementara BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.
Dalam prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan metode fluktuasi saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Berikut penjelasan Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan metode fluktuasi. Fungsi yang terkait dengan prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian jurnal.
c. Bagian Jurnal
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Pemegang dana kas kecil.
2) Mencatat jurnal pengeluaran dana kas kecil berdasarkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung yang diterima.
3) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian kartu biaya.
d. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Bagian Jurnal.
2) Mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil ke dalam kartu biaya berdasarkan BPKK.
3) Mengarsipkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung menurut urut nomor.
2.4.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode imprest sedikit berbeda dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode fluktuasi.
Pengisian kembali dana kas kecil dalam metode imprest didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan metode fluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.
Berikut penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode imprest. Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
a. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) sebanyak 2 (dua) lembar.
2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Kasa.
4) Menguangkan cek ke bank.
5) Menyimpan uang tunai.
6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 menurut urut tanggal.
b. Bagian Utang
1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2) Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar.
3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar.
4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).
5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa.
6) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
8) Menyerahkan PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal.
c. Bagian Kasir
1) Menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada Direktur Keuangan.
3) Menyerahkan Cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
d. Bagian Jurnal/Akuntansi
1) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian utang.
2) Mengisi Register cek berdasarkan BKK lembar 1.
3) Mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP menurut Nomor urut.
e. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 dari Bagian utang.
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK lembar 2.
3) Mengarsipkan BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 menurut nomor urut.
Dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode fluktuasi permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil.
Dengan demikian permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil diserahkan ke Bagian utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Penjelasan selanjutnya tentang prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode fluktuasi tidak berbeda dengan penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode imprest yang telah dijelaskan di atas.
2.5 Pengendalian Internal Kas
Pengendalian internal kas adalah suatu proses, dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan karyawan lain yang dirancang untuk memberikan jaminan memadai sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori pelaporan keuangan. Menurut Jusup (2008), terdapat tujuh prinsip pengendalian internal terhada penerimaan dan pengeluaran kas dalam sebuah perusahaan yaitu:
1. Penetapan tanggung jawab yang jelas setiap karyawan.
Menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikannya.
2. Penyelenggaraan pencatatan kas yang memadai.
Untuk melindungi aktiva dan menjamin semua karyawan untuk melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik.
3. Asuransi kekayaan perusahaan dan karyawan terutama yang menangani transaksi kas. Kekayaan perusahaan harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai dan karyawan yang menangani kas yang harus dipertanggung jawabkan.
4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva.
Pegawai yang menyimpan atau bertanggung jawab atas aktiva tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi aktiva yang bersangkutan.
5. Pemisahan tugas atas transaksi
Pertanggungjawaban atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus ditetapkan orang-orang atau bagian-bagian dalam perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.
6. Penggunaan peralatan mekanis (jika memungkinkan) dalam perusahaan
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan- peralatan mekanis, seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu, dan peralatan mekanis lainnya.
7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen.
Selain diperiksa oleh pemeriksaan internal, perusahaan biasanya juga diperiksa oleh akuntan publik yang bertindak sebagai pihak ekstern.
Pengendalian internal terhadap kas sangat penting, karena kas merupakan aset yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh oknum tertentu. Jumlah kas
yang dimiliki oleh suatu perusahaan haruslah disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan. Penggunaan kas yang berlebih atau kas yang mengalami kekurangan sangat tidak baik untuk kegiatan operasinal perusahaan, biasanya akan membuat kegiatan operasional perusahaan berjalan tidak lancar (Jusup, 2005).
Menurut Jusup (2005), pengendalian internal yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pengendalian internal yaitu:
a. Pemisahan tugas secara tepat.
b. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan ke bank secara harian.
c. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Obyek Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Fajar Mas Murni, penulis melakukan penelitian khusus pada bagian yang menangani transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan kas kecil, sehingga dapat lebih menunjang penelitian dan penulis dapat mengamati langsung proses pencatatan dana kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil sampai pengisian kembali dana kas kecil. Adapun pelaksanaan dari penelitian ini di selenggarakan mulai dari bulan Februari 2012 sampai Mei 2012.
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
a. Data Primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan peneliti secara lansung melalui objek penelitian. Data primer yang penulis kumpulkan pada penelitian ini adalah beberapa hasil wawancara dengan pihak perusahaan khususnya bagian accounting dan kasir yang mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, serta pencatatan transaksi pengeluaran kas kecil, serta metode pencatatan dana kas kecil yang dimulai dari pembentukan dana kas kecil, sampai pengisian kembali dana kas kecil.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang telah disediakan oleh pihak lain. Data sekunder yang penulis dapatkan seperti beberapa bukti atau voucher penerimaan dan pengeluaran kas, voucher pengeluaran kas kecil, laporan rutin pengeluaran kas kecil, dan voucher bank keluar.
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini:
a. Wawancara
Wawancara adalah suatu teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab dengan pihak yang berwenang atau bagian lain untuk mendapatkan gambaran umum yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Dengan metode ini maka penulis akan melakukan wawancara dengan bagian accounting dan kasir yang mencatat penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat memberikan informasi tentang metode pencatatan dana kas kecil yang digunakan, mulai dari pembentukan dana kas kecil, sampai proses pengisian kembali dana kas kecil.
b. Observasi
Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan mengamati secara lansung objek penelitian. Observasi yang dilakukan penulis adalah pengamatan secara lansung pencatatan pengeluaran dana kas kecil kecil, serta mengentri total pengeluaran dana kas kecil tersebut sesuai dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan, sampai pada saat pembentukan dana kas kecil oleh bagian finance perusahaan dan pengisian kembali dana kas kecil oleh bagian finance pada PT Fajar Mas Murni. Observasi ini dilakukan selama jangka waktu penelitian.
3.1.3 Metode Analisa Data
Dalam penelitian ini, metode analisa data yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode yang bertujuan menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari gejala tertentu. Pada penelitian ini, penulis meneliti langsung dan melakukan pencatatan dana kas kecil sesuai dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan, dan membuat voucher total pengeluaran kas kecil tersebut, kemudian dilakukan pembentukan dana kas kecil oleh bagian finance, sampai pengisian kembali dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Fajar Mas Murni yang biasanya disebut FMM, merupakan perusahaan swasta dalam negeri yang bergerak dalam bidang jasa perdagangan (trading company), berdiri pada awal tahun 1973 di Jakarta sebagai perusahaan general importir.
Sejak 11 Mei 1978, FMM mengubah orientasinya menjadi perusahaan yang khusus menangani beberapa produk nasional dan internasional khususnya untuk keperluan berbagai industri dalam rangka menunjang pembangunan, pertumbuhan dan pengembangan dunia industri di Indonesia.
Untuk menjangkau pelanggan di berbagai kawasan industri di seluruh wilayah Indonesia, FMM mengambil kebijakan dengan membuka kantor cabang di beberapa kota di Indonesia. Hingga saat ini PT Fajar Mas Murni yang kantor pusatnya beralamat di Jl Let.Jend M.T Haryono, Wisma Kalimanis Lt 8 Kav.33 Jakarta, telah memiliki 11 kantor unit cabang sebagai berikut :
1. Unit Cabang : Bekasi
Jl. Raya Narogong No.214, Rawa Lumbu- Bekasi.
2. Unit Cabang : Balikpapan
Jl. Jend. Sudirman No.597, Balikpapan.
3. Unit Cabang : Batam
Jl. Bintang Industrial Park Blok B No. 19, Batu Ampar 29457.
4. Unit Cabang : Bandung Jl. Soekarno Hatta No. 647.
5. Unit Cabang : Cilacap
Jl. Setiabudi No. 27 Kebun Manis, Cilacap.
6. Unit Cabang : Lhoksumawe
Jl. Merdeka No. 12, Simpang Empat, Lhoksumawe.
7. Unit Cabang : Medan
Jl. Medan-Tg. Morawa Km 9, No. 200 Medan.
8. Unit Cabang : Palembang
Jl. Jend. Basuki Rachmat No. 81 Palembang.
9. Unit Cabang : Pekanbaru
Jl. Bindanak No. 5A Tangkerang Utara-Pekanbaru.
10. Unit Cabang : Semarang
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 56 B Banyumanik-Semarang.
11. Unit Cabang : Surabaya
Jl. Jemur Andayani No. 27 Surabaya.
3.2.2 Visi, Misi, Nilai, dan Tujuan Perusahaan
a. Visi
Menjadi perusahaan perdagangan pilihan pelanggan, prinsipal, investor melalui berdedikasi dan profesionalisme, sehingga menarik karyawan yang terbaik.
b. Misi
Perdagangan perusahaan terkemuka Indonesia yang memberikan kualitas layanan terbaik, yang benar sebagai agen pembangunan.
c. Nilai
1. Memperdulikan lingkungan hidup, kebhinekaan masyarakat dan martabat manusia.
2. Mengusahakan informasi dini dengan menggalang pergaulan dan kerjasama secara luas.
3. Menerapkan etika, disiplin, kejujuran, kepercayaan, kreativitas, kerjasama, keyakinan, kecepatan, dan ketepatan dalam meraih prestasi.
4. Mewujudkan kualitas, efisiensi, dan keunggulan yang semakin meningkat.
5. Memuaskan langganan, pemegang saham, pegawai, principal, rekanan, masyarakat secara seimbang.
d. Tujuan Perusahaan
1. Memastikan kepuasan langganan dengan meningkatkan pelayanan, hubungan, dan kerjasama secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan tingkat keuntungan yang menjamin pertumbuhan dan pencapaian nilai tambah bagi pemegang saham diatas tingkat bunga yang berlaku.
3. Memastikan peningkatan penjualan seluru produk principal secara terus menerus.
4. Meningkatkan produktivitas, karir, dan kesejahteraan seluruh pegawai melalui pembinaan, pelatihan, dan komunikasi.
5. Meningkatkan peran sebagai warga negara yang baik.
3.2.3 Produk Perusahaan dan Perkembangan Volume Penjualan Tiga Tahun Terakhir
a. Produk Perusahaan
PT Fajar Mas Murni Batam secara keseluruhan bergerak dalam bidang penjualan barang dan jasa atas beberapa produk Industrial Support baik produksi dalam negeri maupun luar negeri, dimana PT Fajar Mas Murni sebagai Sold Agent Authorize untuk wilayah Indonesia.
Barang yang di jual kepada para pelanggannya adalah barang-barang yang diimpor dari luar negeri antara lain:
1. Construction and Mining Contruction Equpiment:
a. Airman Portable Air Compressor b. TEREX Portable Light Tower c. Power Puyers and Curbers Mining Equipment:
a. Furukawa Crawler Drills
b. Koken Boring Drilling Machine c. Reichdrill Hydraulic Master
d. Otsuka Jaw and Gyratory Crushers 2. Industrial
Tools and Hoist:
a. Ingersoll-Rand Tools b. Reed Tools and Vises Optical and Laboratory Equipment:
Olympus Industrial Microscopes a. Digital Camera
b. Image Analysis Software
c. Inverted Mettallurgical Microscopes d. Stereomicrocopes
e. Polarizing Microcopes f. Measuring Microcopes
g. Semiconductor Inspection Microcopes Non-Destruktive Testing Equipment
a. Olympus Industrial Endoscopes b. Fuji Film Industrial X-Ray Film 3. Process Oil and Gas
Process Technology and Chemicals a. Air Product and Chemicals b. Haldors Tapsoe Engineering c. Haraeus Catalyst
d. Toyo Engineering e. Wacker Silicone Product
Oil and Gas Procurement:
a. Teledyne Analytical Instrument b. Allenfilter
c. Oilfied Services 4. Business Development
Building Equipment:
a. Siwi
b. Sports Technology International 5. After Market Support
Air Solution:
a. Ingersoll-Rand Industrial b. Ultrafilter and Ultratrockne
3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan dan Job Deskripsi a. Sturktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi di PT Fajar Mas Murni Batam Kepala Cabang
Ir.Rudiyanto
Advisor Branch Manager Junianto
Sekretaris
Betty LBN Tobing,SE
Accounting Staff Arifin Aritonang, SE
ANF Coordinator Endang Sudaryat, SE
Service Engineering Sugeng Muktiarto AM ASG Coordinator Irfan Silalahi, ST
3.2.7 Job Deskripsi
1. Kepala Kantor Cabang a. Fungsi:
Membina, memimpin serta mengawasi semua kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan dan bertanggung jawab atas semua kegiatan yang ada di kantor cabang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugas, kegiatan dan usaha-usaha yang dijalankan oleh semua karyawan sesuai prosedur dan garis-garis kebijakan operasional yang telah ditetapkan oleh kantor pusat dalam rangka pelaksanaan Rencana Kerja Kantor Cabang serta penetapan anggaran biaya yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta membangun tugas-tugas operasional kantor pusat di cabang.
b. Tugas dan kewajiban:
1) Menyusun Rencana Kerja Kantor Cabang baik rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek.
2) Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan Kantor Cabang setiap tahun.
3) Menyusun Rencana Anggaran Biaya Kantor Cabang setiap tahun.
4) Membina hubungan sebaik-baiknya dengan instansi pemerintahan setempat.
5) Mewakili perusahaan pada setiap kegiatan yang menyangkut perusahaan berdasarkan prosedur operasional yang telah ditetapkan kantor pusat.
6) Membina hubungan baik dengan pemasok ataupun dengan para pelanggan dalam rangka meningkatkan pemasaran atau penjualan jasa berdasarkan prinsip perusahaan.
7) Membina pengembangan karir karyawan dengan meningkatkan keterampilan untuk meningkatkan gairah kerja.
8) Memberikan teguran-teguran atau kritik dan saran apabila terjadi penyimpangan kerja oleh karyawan sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan.
9) Memberikan petunjuk operasional sehari-hari kepada setiap bawahan serta mengadakan kerjasama dengan fungsi-fungsi yang lain agar tercapai efisiensi kerja yang optimal.
10) Menyampaikan laporan umum tentang kegiatan dan perkembangan kantor cabang kepada direktur setiap tahun .
Bertanggung jawab kepada : Direktur Perusahaan
Bawahan langsung : administrasi and finance coordinator Product engineering
Industrial support engineer Warehouse officer
Technical Division Coordinator 2. Sekretaris
a. Fungsi:
Menangani dan mengawasi segala sesuatu yang berhubungan dengan transaksi pengeluaran dan penerimaan kas deposit atau kas kecil, bertanggung jawab dalam memegang kas kecil tersebut. Bertanggung jawab dalam penyimpanan dokumen- dokumen perusahaan. Notulen dalam rapat rutin, serta menangani cuti dan absensi karyawan.
b. Tugas dan kewajiban
1. Sebagai notulen dalam rapat.
2. Membuat voucher pengeluaran kas deposit.
3. Bertanggung jawab dalam memegang kas kecil.
4. Membuat laporan pemakaian kas kecil.
5. Bertanggung jawab dalam memegang uang muka karyawan.
6. Bertanggung jawab dalam pengarsipan file-file, serta penyimpanan surat- surat penting.
7. Membantu membuat penyelesaian uang muka karyawan.
8. Memonitor cuti atau absensi karyawan.
9. Menerima semua surat masuk karyawan.
10. Menerima invoice yang masuk ke perusahaan.
11. Membuat voucher pembayaran invoice ke supplier setelah mendapat persetujuan dari bagian accounting.
12. Bertanggung jawab dalam pembuatan surat-surat keluar
13. Bertugas menerima telepon dan tamu yang datang keperusahaan.
3. Advisor Branch Manager a. Fungsi:
Mengendalikan dan mengkoordinasikan supaya arus penerimaan barang dari pemasok sampai ditempat sesuai dengan rencana dan memastikan pengiriman barang ke pelanggan telah berjalan lancar sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan.
b. Tugas dan kewajiban:
a. Mengendalikan pengiriman barang dari gudang.
b. Melaporkan persediaan yang rusak.
c. Mencari perusahaan angkutan (forwarder).
d. Memeriksa laporan penerimaan barang.
e. Memeriksa pengeluaran barang atas penjualan tunai.
f. Membantu menyelesaikan tagihan dari perusahaan angkutan.
4. Administrasi and Finance Coordinator a. Fungsi:
Merencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan-kegiatan administrasi dan keuangan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan perkembangan usaha.
b. Tugas dan kewajiban
1. Mengkaji kebutuhan operasional perusahaan yang berkaitan dengan keuangan.
2. Merekomendasikan kepada kepala kantor cabang dan memberikan saran atau usul dalam mengembangkan tujuan perusahaan.
3. Menjelaskan tujuan, strategi, dan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Presiden Direktur kepada karyawan didivisinya.
4. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang kepada bawahannya.
5. Accounting Staff a. Fungsi:
Merencanakan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi biaya, dan pengolahan data sesuai sistem dan prosedur serta kebijakan umum perusahaan.
b. Tugas dan kewajiban:
1. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan akuntansi perusahaan.
2. Mengatur penyelenggaraan akuntansi keuangan perusahaan.
3. Melaksanakan sistem dan prosedur perusahaan yang berlaku dilingkup yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Mengendalikan penyelesaian masalah pajak perusahaan.
5. Mengawasi penerimaan dan pembayaran kas/ bank.
6. Mengkoordinasikan penyusunan dan penyajian laporan bulanan dan tahunan.
7. Mengatur kelancaran pemeriksaan/ audit oleh pihak luar.
8. Menyiapkan laporan keuangan konsolidasi.
6. ANM ASG Coordinator a. Fungsi:
Mempromosikan dan menjual barang-barang yang diageni oleh PT Fajar Mas Murni dan mengendalikan kegiatan yang berhubungan dengan teknik penjualan suku cadang.
b. Tugas dan kewajiban
1. Membuat laporan penerimaan pesanan barang dari pelanggan tiap bulan.
2. Membuat laporan rencana kunjungan ke pelanggan tiap bulan.
3. Membuat target penjualan untuk tahun yang akan datang.
4. Menjalin hubungan yang harmonis ke pelanggan.
5. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan tekhnik.
7. Service Enginerring a. Fungsi:
Mempromosikan dan menjual jasa perbaikan terhadap mesin kompressor.
b. Tugas dan kewajiban:
1 Mengerjakan pekerjaan jasa perbaikan.
2 Membuat laporan penerimaan pesanan dari pelanggan.
3 Membuat rencana kunjungan ke pelanggan setiap minggu.
4 Membuat target penjualan untuk tahun yang akan datang.
BAB IV PEMBAHASAN
Dalam pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil, terdapat dua metode yang biasa digunakan yaitu metode imprest dan metode fluktuasi, setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda-beda sesuai dengan keinginan dari perusahaan tersebut. Maka dari itu sebelum melakukan pembentukan dana kas kecil biasanya perusahaan akan mengajukan metode pencatatan apa yang akan digunakan dalam dan berapa jumlah nominal untuk dana kas kecil yang akan dikeluarkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah deskripsi kegiatan dana kas kecil, pencatatan dan pengendalian internalnya di PT Fajar Mas Murni.
Perusahaan melakukan pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
1 Pengajuan dan persetujuan imprest fund, perusahaan melakukan pembentukkan dana kas kecil dengan melakukan pengajuan dan persetujuan imprest fund terlebih dahulu.
2 Pengeluaran dana kas kecil diawali oleh bukti transaksi.
Karyawan perusahaan yang telah melakukan transaksi dalam pemenuhan biaya operasional perusahaan sesuai divisi masing-masing,maka pengguna dana kas kecil harus menyerahkan bukti transaksi tersebut kepada pemegang dana kas kecil. Setelah bukti transaksi tersebut diterima oleh pemegang dana kas kecil, maka bukti tersebut akan dilihat keabsahannya untuk kemudian divalidasi dengan dilakukannya pencatatan dana kas kecil atas bukti transaksi tersebut ke dalam voucher pengeluaran kas (cash distribument), setelah itu pemegang dana kas kecil
akan menggantikan bukti tersebut dengan uang sesuai nominal yang tertera dalam bukti transaksi yang dilakukan oleh karyawan, biasanya pemegang dana kas kecil akan meminta pengguna dana kas kecil untuk memberikan tandatangannya ke voucher pengeluaran kas atas nama yang bersangkutan dan setelah pengguna dana kas kecil tersebut memparafnya, maka uang pengganti dari bukti transaksi tersebut dapat dicairkan. Pemegang dana kas kecil akan lansung menyerahkan voucher pengeluaran kas tersebut ke bagian staff accounting, A&F coordinator, dan terakhir kepada kepala cabang untuk di otorisasi.
3 Dokumen yang disiapkan untuk melakukan pengisian kembali dana kas kecil Sebelum melakukan pengisian dana kas kecil terlebih dahulu harus disiapkan dokumen-dokumen yang menunjang untuk dilakukan pengisian dana kembali dana kas kecil. Nominal yang akan dikeluarkan adalah sebesar nominal yang tertera pada dokumen tersebut. Kemudian voucher pengeluaran kas tersebut akan diotorisasi, maka pemegang dana kas kecil lansung menginput voucher-voucher tersebut untuk membuat laporan total pengeluaran kas kecil sesuai dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan ini, dana kas kecil yang ditetapkan adalah sebesar Rp 1.000.000 dengan jumlah pengeluaran maksimal sebesar Rp 250.000, apabila terdapat kelebihan atau sisa dana yang dianggarkan untuk pengeluaran kas kecil, maka dana tersebut akan dimasukkan ke dalam Bank. Kasir kas kecil juga mencetak 2 (dua) lembar laporan total pengeluaran kas kecil, lembar pertama sebagai lampiran untuk voucher total pengeluaran kas, dan lembar kedua digunakan sebagai lampiran untuk voucher penerimaan kas.
Setelah membuat laporan total pengeluaran kas kecil, maka pemegang dana kas kecil akan membuat voucher bank keluar sebesar jumlah total pengeluaran kas kecil yang terdapat pada laporan total pengeluaran kas kecil tersebut dengan dilampiri total pengeluaran kas kecil serta melampirkan voucher-voucher pengeluaran kas kecil yang telah dientri tersebut. Sebelum voucher total pengeluaran tersebut diotorisasi oleh staff accounting, voucher beserta lampiran- lampiran tersebut kemudian diserahkan ke bagian A&F Coordinator untuk dilakukan pembentukan dana kas kecil dan mengotorisasi laporan total pengeluaran kas kecil dan voucher total pengeluaran kas kecil tersebut diotorisasi oleh bagian staff accounting dan Kepala Kantor Cabang untuk diotorisasi.
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, PT Fajar Mas Murni merupakan perusahaan yang mempunyai pengeluaran relatif kecil, dan sesuai dengan jumlah pengeluaran maksimal dana kas kecil yang telah ditentukan senilai Rp 1.000.000 (satu juta rupiah). Contoh pengeluaran-pengeluaran yang bisa dibiayai dengan menggunakan kas yaitu pembelian alat tulis kantor (ATK), pembelian materai, pembelian bahan bakar minyak (BBM), pembayaran langganan koran, pembayaran uang kebersihan, pembayaran uang keamanan, pembayaran dokumen dan lain-lain yang nilai nominalnya hanya berkisar sekitar Rp 250.000 (dua ratus lima puluh ribu rupiah) untuk setiap transaksi.
4.1 Pencatatan Dana Kas Kecil
PT Fajar Mas Murni menggunakan metode imprest dalam melakukan pencatatan terhadap dana kas kecil, pencatatan pada dana kas kecil di PT Fajar Mas Murni adalah sebagai berikut:
1. Pada Saat Pembentukan Dana Kas Kecil.
