BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
4.2 Aspek Pengendalian Internal terhadap Prosedur Dana Kas Kecil
4.2.2 Sistem Otorisasi Pengendalian Internal terhadap Dana Kas Kecil
Pada perusahaan PT Fajar Mas Murni, pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dilakukan dengan menggunakan voucher pengeluaran kas atau Cash Distribument, dan setiap pembuatan voucher pengeluaran kas kecil harus dilampiri dengan bukti pembayaran atau nota yang diterima dari pengguna dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil mencatat semua transaksi pengeluaran kas kecil tesebut kedalam voucher pengeluaran kas, maka voucher yang telah dilampiri bukti pembayaran tersebut diotorisasi oleh staff accounting, bagian A&F Coordinator, dan kepala cabang perusahaan. Setelah itu voucher tersebut diotorisasi, maka dilakukan pembayaran kepada bagian-bagian yang melakukan pengeluaran kas kecil tersebut, pemegang dana kas kecil menginput voucher-voucher tersebut untuk membuat laporan total pengeluaran kas kecil sesuai dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan PT Fajar Mas Murni, dana kas kecil yang ditetapkan sejumlah satu juta rupiah dengan jumlah pengeluaran maksimal dua ratus lima puluh ribu rupiah, apabila terdapat kelebihan atau sisa dana yang dianggarkan untuk pengeluaran kas kecil, maka dana tersebut dimasukkan ke Bank. Kasir kas kecil mencetak 2 lembar laporan total pengeluaran kas kecil, lembar pertama sebagai lampiran untuk voucher total pengeluaran kas, lembar kedua sebagai lampiran untuk voucher penerimaan kas.
Setelah membuat laporan total pengeluaran kas kecil, maka dibuat voucher Bank keluar sebesar jumlah total pengeluaran kas kecil yang terdapat pada laporan total pengeluaran kas kecil tersebut dengan dilampiri laporan
total pengeluaran kas kecil serta melampirkan voucher-voucher pengeluaran kas kecil yang telah dientri tersebut. Sebelum voucher total pengeluaran tersebut diotorisasi oleh staff accounting, voucher beserta lampiran-lampiran tersebut kemudian diserahkan ke bagian A&F Coordinator untuk dilakukan pembentukkan dana kas kecil dan mencgotorisasi laporan total pengeluaran kas kecil dan voucher total pengeluaran kas kecil tersebut. Setelah itu voucher beserta lampiran-lampiran tersebut diotorisasi oleh bagian staff accounting dan Kepala Kantor Cabang untuk di otorisasi.
Setelah voucher tersebut diotorisasi, maka pemegang dana kas kecil memberi nomor voucher pada voucher-voucher pengeluaran kas kecil yang telah dientri. Setelah itu dilakukan pembentukkan dana kas keci dan diotorisasi, serta penomoran voucher, maka penulis membuat voucher penerimaan kas atau Cash Receipt yang dilampiri dengan laporan total pengeluaran kas kecil, setelah itu diotorisasi oleh staff accounting, A&F Coordinator, dan Kepala Kantor Cabang. Setelah voucher tersebut diotorisasi, maka penulis memberi penomoran pada voucher penerimaan kas dan voucher-voucher pengeluaran kas yang telah dientri, dan kemudian voucher tersebut diserahkan kepada staff accounting untuk diinput kedalam sistem dan setelah itu voucher tersebut difiling ke arsip perusahaan. kemudian voucher total pengeluaran kas kecil beserta lampiran laporan total pengeluaran kas kecil diserahkan ke bagian A&F Coordinator, untuk dilakukan pengisian kembali pada kas deposito berikutnya.
4.2.3 Praktik Pengendalian Internal yang Sehat terhadap Dana Kas Kecil Menurut Jusup (2005), pengendalian internal yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pengendalian internal yaitu:
a. Pemisahan tugas secara tepat.
b. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan ke bank secara harian.
c. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek.
Untuk pengendalian internal terhadap dana kas kecil yang terjadi pada PT Fajar Mas Murni belum berjalan dengan baik, dikarenakan tidak terpenuhinya prinsip pengendalian internal yang dikemukakan oleh Jusup, ini terlihat dari tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi pengumpulan bukti, pencatatan dana kas kecil dan penyimpanan dokumen. Pada PT Fajar Mas Murni, bagian kasir terkadang merangkap 3 fungsi, yaitu: pengumpulan bukti, pencatatan dan pengarsipan dokumen.
Perusahaan dikatakan memiliki praktik yang sehat apabila sistem pengendalian internalnya baik, ini meliputi dari terpenuhinya fungsi-fungsi yang terkait dan terlaksananya prosedur yang ada. PT Fajar Mas Murni dalam menjalankan prosedur dan pengendalian internal terhadap dana kas kecil, masih mempunyai rangkap fungsi ini dikarenakan tidak adanya fungsi yang seharusnya ada ini terlihat dari :
a. Pada saat prosedur pembentukkan dana kas kecil, PT Fajar Mas Murni tidak memiliki fungsi utang dan pemegang dana kas kecil. sehingga prosedur yang seharusnya dilaksanakan oleh fungsi utang dan pemegang dana kas kecil
ditangani oleh fungsi kasir atau fungsi accounting, untuk fungsi kasir di PT Fajar Mas Murni tidak bisa melaksanakan prosedur menerima bukti kas keluar dari fungsi utang dan fungsi accounting tidak melakukan prosedur mencatat bukti kas keluar maupun melakukan pengarsipan bukti kas keluar, biasanya di PT Fajar Mas Murni sendiri fungsi kasir yang terkait dalam pengarsipan.
b. Pada saat prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, PT Fajar mas murni tidak memiliki fungsi pemegang dana kas kecil, sehingga prosedur yang seharusnya dilaksanakan oleh pemegang dana kas kecil dialihkan ke fungsi kasir atau accounting. Fungsi yang harus ada selain fungsi pemegang dana kas kecil dalam prosedur ini adalah fungsi pemakai dana kecil. PT Fajar Mas Murni mempunyai fungsi ini, biasanya orang yang dianggap sebagai pemakai dana kas kecil adalah karyawan yang bekerja di PT Fajar Mas Murni. Dalam menjalankan prosedurnya fungsi pemakai dana kas kecil tidak melakukan pengarsipan dokumen, karena biasanya pengarsipan dilakukan oleh bagian kasir atau accounting.
c. Pada saat prosedur pengisian kembali dana kas kecil, PT Fajar Mas Murni tidak memiliki fungsi pemegang dana kas kecil, fungsi utang dan fungsi kartu biaya. Untuk fungsi kasir semua prosedur pengisian kembali dana kas kecil telah dilaksanakan, ini berbeda dengan fungsi accounting. Fungsi accounting hanya mampu melaksanakan satu dari tiga prosedur yang harus ada yaitu mengisi register check berdasarkan BKK.
Jadi PT Fajar Mas Murni belum mampu melaksanakan praktik sehat pengendalian internal terhadap dana kas kecil, ini bisa terlihat dari tidak adanya pemisahan fungsi dana kas kecil.
4.2.3 Praktik Pengendalian Internal yang Sehat terhadap Dana Kas Kecil Solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi pada pencatatan dan pengendalian internal terhadap dana kas kecil adalah sebagai berikut:
a. Tidak perlu melakukan pencatatan pada saat terjadinya pengeluaran kas kecil.
b. Perlu adanya penambahan karyawan untuk fungsi utang, pemegang dana kas kecil dan kartu biaya, ini dilakukan untuk menghindari rangkap wewenang dalam melakukan tugas masing-masing
c. Perlu adanya tempat penyimpanan bukti dokumen sebelum dokumen itu dilakukan, ini dilakukan agar bukti dokumen yang dikumpulkan tidak hilang.
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, analisis data serta pembahasan tentang prosedur pencatatan dan pengendalian internal dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
a. PT Fajar Mas Murni pada dasarnya menggunakan metode imprest yaitu pembukuan kas kecil dengan jumlah rekening yang selalu tetap. Penetapan nominal yang ditentukan oleh PT Fajar Mas Murni untuk dana kas kecil adalah senilai Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) dengan nilai nominal setiap transaksi sebesar Rp 250.000 (dua ratus lima puluh ribu rupiah). Walaupun dasar penetapannya PT Fajar Mas Murni menggunakan metode imprest, tapi pada saat melakukan pencatatan dana kas kecilnya, PT Fajar Mas Murni juga menggunakan metode fluktuasi yaitu setiap transaksi tersebut akan langsung dijurnal pada saat terjadinya pengeluaran dana kas kecil yang sebenarnya tidak perlu dilakukan pencatatan saat terjadi pengeluaran dana kas kecil. Pada waktu dana kas kecil hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukkan dana kas kecil kepada bendahara kas yang sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah yang sama. Penggunaan metode imprest bagi perusahaan, akan membantu memudahkan pemeriksaan dana kas kecil oleh pihak internal yaitu dengan memastikan jumlah uang tunai yan tersisa dilaci kas kecil ditambah dengan
jumlah bukti transaksi pengeluaran dana kas kecil adalah sama. Kelemahan dari metode ini adalah sering terjadinya pencatatan ganda terhadap voucher pengeluaran kas, atau pada saat member penomoran untuk voucher pengeluaran kas tidak sesuai urut waktu transaksi tersebut. Selain itu kelemahan dari metode imprest ini adalah sering terselip atau kehilangan bukti pengeluaran kas sebelum pemegang kas kecil mencatatnya ke dalam voucher pengeluaran kas.
b. Untuk prosedur pengendalian internal dana kas kecil di PT Fajar Mas Murni disimpulkan kurang baik, ini dikarenakan tidak ada nya pemisahan fungsi antara bagian accounting dan kasir. Jika prosedur pengendalian internalnya adalah imprest seharusnya PT Fajar Mas Murni harus memiliki bagian pemegang dana kas kecil, bagian utang dan bagian kartu biaya. Jika semua bagian tersebut telah ada, maka prosedur pengendalian internal akan mudah dilaksanakan sesuai dengan teori yang ada.
c. Solusi yang tepat untuk menangani kesalahan pada prosedur pencatatan dan pengendalian internal terhadap dana kas kecil adalah pada saat terjadinya transaksi pengeluaran kas kecil, perusahaan tidak perlu melakukan pencatatan perjurnalan karena penjurnalan dilakukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil, sedangkan untuk membuat pengendalian internal yang baik pada perusahaan terhadap dana kas kecil, dibutuhkan pemisahan fungsi yang tepat agar tidak terjadi rangkap tugas dan wewenang.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penulis memberikan saran-saran terkait dengan prosedur pencatatan dan pengendalian internal dana kas kecil pada PT Fajar Mas Murni sebagai berikut:
1. Pemegang dana kas kecil harus lebih teliti saat mencatat dan member nomor voucher agar tidak terjadi penomoran ganda
2. Harus adanya tempat penyimpanan bukti pengeluaran kas sebelum dicatat kedalam voucher
3. Harus adanya pemisahan fungsi antara pihak yang mengumpulkan bukti transaksi dengan yang melakukan pencatatan jurnal transaksi, karena dengan pemisahan fungsi ini akan membantu perusahaan menetapkan metode apa yang diinginkan perusahaan
4. Dalam menjalankan pemisahan fungsi tersebut, mungkin PT Fajar Mas Murni perlu menambah karyawan baru untuk bagian pemegang dana kas kecil, bagian utang, dan bagian kartu biaya. Sehingga bisa meminimalkan kemungkinan kehilangan bukti transaksi atau kesalahan dalam pencatatan nomor voucher dan pelaksaanaan prosedur pengendalian internalnya.
5. Ruang pengarsipan dokumen perusahaan sebaiknya dikunci hingga hanya karyawan yang berkepentingan saja yang dapat memasuki ruang tersebut.
6. Pada saat terjadinya transaksi pengeluaran kas, PT Fajar Mas Murni tidak perlu melakukan pencatatan dikarenakan pencatatan dilakukan saat akan dilakukan pengisian kembali dana kas kecil setelah bukti-bukti pengeluaran kas kecil pada periode yang ditentukan telah terkumpul.