Penjabaran budaya mutu UNS sebagaimana yang dipaparkan dalam Rencana Strategis UNS 2011 – 2015 adalah sebagai berikut:
F. Sekretariat SPMB
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/6
Klausal 4.2.1 (Umum)
Universitas menyelenggarakan pendokumentasian sistem penjaminan mutu berdasar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sistem ini bertujuan untuk mengendalikan dokumen dengan kegiatan utama ialah mengadakan dokumen acuan yang relevan dan terbaru, mendistribusikan ke pihak-pihak yang berkompeten, dan menarik dokumen yang kadaluarsa untuk disimpan atau dimusnahkan sehingga semua pihak di universitas selalu menggunakan dan mengacu dokumen yang terkini.
Klausal 4.2.2 (Manual Mutu)
Dokumen berdasar asal penerbitannya dibedakan menjadi:
a. Dokumen eksternal yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh instansi-instansi di luar universitas yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan tridharma pendidikan, yaitu pembelajaran dan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta kegiatan-kegiatan pendukungnya. b. Dokumen internal yaitu dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh universitas.
Masing-masing dokumen untuk memudah pengidentifikasian diberi penomoran/kode sebagai berikut:
No Nama Dokumen Kode Dokumen
1. Manual Mutu UN27.kode unit kerja.MMxx
2. Prosedur Mutu UN27.kode unit kerja.PM.xx
3. Instruksi Kerja UN27. kode unit kerja.IK.xx
4. Sasaran Mutu UN27. kode unit kerja.SM.xx
5. Rencana Mutu UN27. kode unit kerja.RM.01
6. Rencana Manajemen Mutu UN27. kode unit kerja.RMM.01
7. Rekaman Mutu UN27. kode unit kerja.RKMxx
9a. Daftar Induk Dokumen Internal UN27. kode unit kerja.DI.01 Level 1 Rektor
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.4
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/6
9b. Daftar Induk Dokumen Internal UN27. kode unit kerja.DI.02 Level 2 Biro
10. Daftar Induk Dokumen Eksternal UN27. kode unit kerja.DE.
Dokumentasi sistem penjaminan mutu diklasifikasikan sesuai tingkat manajemen di Universitas untuk mempermudah pengendalian dan penggunaan. Manual Mutu dan Prosedur Mutu wajib (Audit Mutu Internal, Rapat Tinjauan Manajemen, Pengendalian Dokumen, Pengendalian Rekaman, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, Pengendalian Ketidaksesuaian, Penanganan Keluhan Pelanggan, dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan) disusun untuk tingkat universitas dan unit kerja yang memiliki otonomi. Prosedur lain yang terkait dengan fungsi khusus dan kekhasan setiap setiap unit kerja serta instruksi kerja disusun dan dan dikendalikan di masing masing unit. Hirarki Dokumentasi Penjaminan Mutu dapat digambarkan sebagai berikut:
Untuk selanjutnya Daftar Induk Dokumen Eksternal diklasifikasikan sesuai hierarkhinya untuk memudahkan pengidentifikasian lanjutan, yaitu sebagai berikut:
Dokumentasi Universitas •Manual Mutu
•Prosedur Mutu •Sasaran Mutu •Rencana Mutu
•Borang Rekaman Mutu
Dokumentasi Unit Kerja •Manual Mutu Unit Kerja •Prosedur Mutu Unit Kerja •Sasaran Mutu Unit Kerja •Rencana Mutu Unit Kerja
•Borang Rekaman Mutu Unit Kerja •Instruksi Kerja
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.4
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/6
No Tingkat Dokumen Kode Dokumen
1. Undang- Undang (UU) UN27.kode unit kerja.DE.01
2. Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (PERPU)
UN27.kode unit kerja.DE.02
3. PP UN27.kode unit kerja.DE.03
4. Peraturan/Keputusan Presiden UN27.kode unit kerja.DE.04
5. Instruksi Presiden UN27.kode unit kerja.DE.05
6. Peraturan Bersama/SKB UN27.kode unit kerja.DE.06
7. Peraturan/Keputusan Menteri UN27.kode unit kerja.DE.07
8. Instruksi Menteri UN27.kode unit kerja.DE.08
9. Surat Edaran/SEB UN27.kode unit kerja.DE.09
10. Pedoman,Standar,Juklak,Juknis dan Protap UN27.kode unit kerja.DE.10 11. Peraturan/Keputusan Eselon I UN27.kode unit kerja.DE.11
12. Instruksi Eselon II UN27.kode unit kerja.DE.12
13. Peraturan Bersama/SKB Eselon I UN27.kode unit kerja.DE.13 14. Surat Edaran/SEB Eselon I UN27.kode unit kerja.DE.14
15. Pedoman,Standar,Juklak,Juknis dan Protap Eselon I
UN27.kode unit kerja.DE.15
Top manajemen dan Kepala Kantor Jaminan Mutu (WMM UNS) harus meninjau dokumen termasuk rekaman minimal satu tahun sekali, untuk kesesuaian dan kecukupannya terhadap ketentuan dan kebutuhan UNS dan atau memenuhi peraturan perundang-undangan. Peninjauan dokumen dilakukan dengan menganalisis aspek antara lain: perubahan yang terjadi di lingkungan akademik, tujuan pendidikan/penelitian/pengabdian kepada masyarakat, peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah, serta kebutuhan masyarakat untuk menilai efektivitas dan
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.4
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 4/6
kesesuaian sistem manajemen mutu, agar dapat menetapkan peluang peningkatan sistem manajemen mutu.
Klausal 4.2.3 (Pengendalian Dokumen)
10.4.1. Pengendalian Dokumen
Ruang lingkup pengendalian dokumen meliputi: Pengadaan/identifikasi dokumen, Distribusi dokumen, Perubahan dokumen, Penarikan/Pemusnahan dokumen. Pengendalian dokumen dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen
Dokumen didistribusikan dalam bentuk dokumen terkendali dan diberi cap “TERKENDALI” untuk pihak-pihak dalam lingkungan UNS guna pelaksanaan sistem penjaminan mutu di UNS, dan dokumen tidak terkendali yang diberi cap “TIDAK TERKENDALI”, untuk pihak-pihak di luar lingkungan UNS. Status dokumen harus terlihat secara jelas pada halaman muka.
1) Distribusi Dokumen Terkendali
Dokumen Terkendali tersedia dalam dua bentuk yaitu tercetak Asli (master) disimpan oleh Kantor Jaminan Mutu (WMM), dan salinan terkendali diberikan kepada masing-masing kepala unit kerja dan diberikan kode.
Salinan dokumen didistribusikan kepada unit kerja di lingkungan unit kerja di UNS dan diberikan kode salinan dokumen sebagai berikut:
No Kepala Unit Kerja Penerima Kode Salinan Dokumen
1 Rektor A 2 Pembantu Rektor B 3 Dekan C 4 Pembantu Dekan D 5 Ketua Jurusan/Bagian E 6 Ketua Prodi F 7 Ketua Lembaga G
8 Kepala Unit Pelaksana Teknis H
9 Kepala Kantor I
10 Sekretaris Eksekutif SPMB J
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.4
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 5/6
12 Kepala Bagian di Biro L
13 Ketua Bagian Tata Usaha di Unit Kerja M
14 Kepala Subbagian di Unit Kerja N
Sesuai SOTK UNS, maka kode di atas diperinci lagi menjadi:
No Kepala Unit Kerja Penerima Kode Salinan Dokumen
1 Pembantu Rektor 1 B.1
2 Pembantu Rektor 2 B.2
3 Pembantu Rektor 3 B.3
4 Pembantu Rektor 4 B.4
5 Dekan C.kode fakultas
6 Pembantu Dekan 1 D.kode fakultas.1
7 Pembantu Dekan 2 D.kode fakultas.2
8 Pembantu Dekan 3 D.kode fakultas.3
9 Ketua Jurusan E.kode fak.kode jur
10 Ketua Program Studi F.kode fak.kode jur.kode progdi
11 Ketua LPP G.1
12 Ketua LPPM G.2
13 Ketua UPT P2B H.1
14 Ketua UPT Perpustakaan H.2
15 Ketua UPT Puskom H.3
16 Ketua UPT MKU H.4
17 Ketua UPT UNS Press H.5
Ketua UPT Laboratorium Pusat MIPA H.6
Kepala Kantor Jaminan Mutu I.1
Ketua SPI I.2
Kepala International Office I.3
I.4
Kepala Biro K.kode biro
Kepala Bagian di Biro L.kode biro.kode bagian.
Ketua Bagian Tata Usaha Unit Kerja M.kode unit kerja
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.4
10. RINCIAN KEBIJAKAN
10.4. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tanggal
Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 6/6
2) Distribusi Dokumen Tidak Terkendali
a) Dokumen tidak terkendali hanya diterbitkan setelah ada persetujuan dari Kepala Kantor Jaminan Mutu (WMM) dan berasal dari master dokumen.
b) Dokumen tidak terkendali tidak perlu diperbarui. 3) Perubahan dokumen
Perubahan dokumen dikendalikan oleh Kantor Jaminan Mutu (WMM)
a) Semua perubahan dalam dokumen internal harus sepengetahuan dan persetujuan Pejabat tertinggi di lingkungan unit kerja dokumen tersebut dan dilaporkan kepada WMM unit kerja maupun Kepala Kantor Jaminan Mutu (WMM UNS).
b) Nomor revisi pada masing-masing bagian yang direvisi harus naik dan bertanggal.
c) Apabila setelah dilakukan revisi sebanyak 10 kali pada terbitan sebelumnya, nomor revisi pada terbitan baru ini kembali menjadi angka 0.
d) Kantor Jaminan Mutu (WMM UNS) dan WMM di setiap unit kerja harus memastikan bahwa semua perubahan telah digabung dalam suatu salinan terkendali dan halaman yang berubah harus ditarik.
4) Penarikan/Pemusnahan dokumen
a) Dokumen yang telah kadaluarsa akan ditarik oleh WMM setiap unit kerja dan dilaporkan di WMM UNS.
b) Untuk keperluan suaka dokumen, satu salinan diberi tanda “KADALUARSA” untuk disimpan, dan salinan lain yang sama substansinya dimusnahkan sesuai prosedur pemusnahan dokumen.
Klausal 4.2.4 (Pengendalian Rekaman)
10.4.2. Pengendalian Rekaman Mutu
Universitas dalam rangka pengendalian rekaman, membuat daftar rekaman mutu. Daftar rekaman mutu universitas disimpan oleh arsiparis Universitas dan dikendalikan oleh Kepala Kantor Jaminan Mutu (WMM UNS). Daftar rekaman mutu di setiap unit kerja disimpan oleh arsiparis di setiap unit kerja dan dikendalikan oleh WMM unit kerja.
Penarikan dan pemusnahan rekaman yang telah melewati masa simpan inaktif, dikendalikan WMM Unit kerja dan dilaporkan ke WMM UNS.
MANUAL MUTU
Nomor UN27.MM10.5
10. RINCIAN KEBIJAKAN