3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal
1.9 Efektivitas Sistem Informasi Manajemen
Manajemen informasi adalah istilah umum yang mencakup semua sistem dan prosedur dalam sebuah organisasi untuk penciptaan dan penggunaan informasi perusahaan.
Sistim informasi manajemen yang efektif tidak mudah. Ada banyak sistim untuk mengintegrasikan, besar kebutuhan yang harus dipenuhi dan kompleks organisasi (dan budaya) untuk mengatasi masalah. Efektivitas sistem informasi manajemen harus memperhatikan faktor organisasi , budaya dan strategis untuk meningkatkan manajemen informasi dalam organisasi.
Informasi Manajemen bukan sekedar teknologi tapi juga mencakup proses bisnis dan praktek yang mendukung penciptaan dan penggunaan informasi. Hal ini karena struktur informasi termasuk meta data, kualitas konten dan lainnya. Semua harus dapat diatasi jika menginginkan keberhasilan informasi manajemen. Menurut James Robertson 10 kunci prinsip untuk memastikan bahwa kegiatan informasi manajemen bisa efektif dan sukses.
1. Mengakui (dan mengelola) kompleksitas (Recognise (and manage) complexity)
Organisasi adalah lingkungan yang sangat kompleks untuk memberikan solusi. Ada banyak tantangan yang perlu diatasi ketika merencanakan dan melaksanakan informasi manajemen. Harapannya adalah kompleksitas dapat
dibatasi atau dihindari ketika merencanakan dan menyebarkan solusi. Oleh karena itu pendekatan baru yang mengakui (dan mengelola) kompleksitas ini harus ditemukan.
2. Fokus pada Adopsi (focus on adoption)
Sistim informasi manajemen hanya berhasil jika digunakan oleh staf dengan sesungguhnya. Hal ini karena sistim informasi manajemen membutuhkan partisipasi aktif dari staf di perusahaan.
Sebagai contoh :
a. Staf harus menyimpan semua file kunci ke dokumen atau sistim catatan manajemen.
b. Dosen harus menggunakan sistim manajemen konten pembelajaran untuk mengirimkan paket e-learning untuk siswa.
c. Staf yang berada di garis depan harus menangkap rincian panggilan dalam sistim manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management system)
Dalam semua kasus ini, tantangannya adalah untuk mendapatkan adopsi yang cukup untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dalam sistim telah ditangkap. Dalam prakteknya, setiap proyek harus dirancang dari awal untuk memastikan bahwa adopsi diperoleh dengan cukup.
3. Memberikan manfaat yang nyata dan terlihat (deliver tangible & visible benefits)
Dalam banyak kasus, informasi manajemen awalnya berfokus pada produktivitas penerbit atau manajer informasi. Menyampaikan manfaat yang nyata melibatkan identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi.
Misalnya, meningkatkan informasi yang tersedia untuk memanggil staf pusat dapat memiliki dampak yang sangat terlihat dan nyata pada layanan pelanggan.
Pada dasarnya semua pihak harus bermitra pada perubahan yang lebih terlihat. 4. Menentukan prioritas menurut kebutuhan bisnis (prioritise according to business needs)
Informasi manajemen ditargetkan pada kebutuhan bisnis atau masalah yang paling mendesak. Pada gilirannya berasal dari strategi bisnis secara keseluruhan dan arah bagi organisasi secara keseluruhan.
Sebagai contoh, tingkat kesalahan dalam aplikasi pinjaman rumah mungkin diidentifikasi sebagai isu strategis bagi organisasi. Sebuah sistem baru sehingga dapat diletakkan di tempat (bersama dengan kegiatan lainnya) untuk mengelola informasi lebih baik yang mendukung pemrosesan aplikasi ini 5. Mengambil perjalanan seribu langkah (take a journey of a thousand steps)
Semua masalah manajemen informasi di dalam sebuah organisasi tidak bisa diselesaikan jika hanya menggunakan aplikasi tunggal. Saat organisasi tersebut mencari solusi, maka mereka akan mengembangkan sebuah strategi yang besar dan mahal. Dengan asumsi hasil dari perencanaan strategis, mereka biasanya menggambarkan visi jangka panjang tetapi juga memberikan beberapa petunjuk yang jelas untuk tindakan segera. Dalam prakteknya, orang
yang mencari untuk merancang solusi manajemen informasi akan terjebak oleh ketidakmampuan untuk melarikan diri dari proses perencanaan.
6. Menyediakan kepemimpinan yang kuat (provide strong leadership)
Informasi manajemen yang sukses adalah tentang perubahan organisasi dan budaya, hal ini dapat dicapai melalui kepemimpinan yang kuat. Titik awalnya adalah untuk menciptakan visi yang jelas dari hasil yang diinginkan dari sistim informasi manajemen.
Kepemimpinan mendasari berbagai kegiatan komunikasi yang memastikan bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas serta manfaat yang akan diberikan.
7. Mengurangi resiko (mitigate risks)
Karena kompleksitas yang melekat dari lingkungan dalam organisasi , ada banyak risiko dalam menerapkan solusi informasi manajemen yaitu:
a. Memilih solusi teknologi yang tidak tepat. b. Waktu dan anggaran yang ditutupi.
c. Kebutuhan bisnis yang berubah.
d. Masalah teknis, khususnya yang berkaitan dengan mengintegrasikan sistem e. Kegagalan untuk mendapatkan adopsi oleh staf.
Pada awal perencanaan strategi manajemen informasi, risiko harus diidentifikasi secara jelas. Setiap pendekatan juga harus diidentifikasi faktor risikonya, baik menghindari atau atau mengurangi risiko. Sebagai contoh, sebuah cara sederhana namun efektif mengurangi risiko adalah untuk menghabiskan lebih sedikit uang.
8. Berkomunikasi secara ekstensif (communicate extensively)
Komunikasi yang luas dari tim sangat penting untuk inisiatif informasi manajemen yang sukses. Komunikasi ini memastikan bahwa staf memiliki pemahaman yang jelas. Ini adalah prasyarat untuk mencapai tingkat yang diperlukan untuk adopsi.Dalam lingkungan yang kompleks, tidak mungkin untuk menegakkan pendekatan perintah dan kontrol yang ketat kepada manajemen. Sebaliknya, titik akhir yang jelas ('visi') harus dibuat untuk manajemen informasi, dan dikomunikasikan secara luas. Hal ini memungkinkan setiap tim untuk menyesuaikan diri dengan tujuan akhirnya, dan untuk membuat keputusan tentang pendekatan terbaik.
Untuk alasan ini, langkah pertama dalam sebuah proyek informasi manajemen harus mengembangkan pesan komunikasi yang jelas. Kemudian harus didukung oleh rencana komunikasi yang menggambarkan sasaran, dan metode komunikasi. Tim juga harus mempertimbangkan pembentukan “lokasi proyek” pada jaringan sebagai awal untuk menyediaka lokasi untuk dokumen perencanaan, rilis berita, dan update lainnya. Staf tidak memahami perbedaan sistim.
9. Bertujuan untuk memberikan peningkatan pengalaman bagi pengguna (aim to deliver a seamless user experience)
Mendidik staf dalam tujuan dan penggunaan menetapkan sistim informasi yang berbeda itu sulit dan umumnya sia-sia.
Akan selalu ada kebutuhan untuk memiliki beberapa sistim informasi, namun informasi yang terkandung di dalamnya harus disajikan dalam cara yang
ramah. Dalam prakteknya ini berarti bahwa perbedaan aplikasi harus diruntuhkan dan Menyampaikan jaringan tunggal (atau setara) yang memberikan akses ke semua informasi dan alat di sepanjang tugas dan baris subyek.
10.Memilih proyek pertama dengan sangat hati-hati (choose the first project very carefully)
Pemilihan proyek pertama yang dilakukan sebagai bagian dari strategi informasi sangatlah penting. Proyek pertama adalah kesempatan tunggal terbaik (dan mungkin hanya) untuk mengatur organisasi pada jalan yang benar terhadap praktek manajemen informasi dan teknologi yang lebih baik.
Karena itu, proyek pertama harus dipilih sesuai dengan kemampuan untuk perubahan organisasi dan budaya yang lebih lanjut. Dalam prakteknya, sering dimulai dengan satu masalah atau satu bidang yang membuat organisasi secara keseluruhan akan tertarik, dan peduli.