Bagai- Bagai-mana
2.7 Proses Manajemen Pengetahuan
Sistim manajemen pengetahuan mencakup empat langkah yaitu creating, structuring, sharing dan applying. Gambar di bawah ini menyajikan daftar singkat prosedur dan peralatan dalam setiap langkah.
Gambar 6. Proses Manajemen Pengetahuan
Gambar : Proses manajemen pengetahuan
1. Creating
langkah creating (menciptakan) mencakup akuisisi pengetahuan dan pameran pengetahuan. Seperti yang diketahui ,pengetahuan berasal dari sumber yang berbeda, seperti hasil pembelajaran klinis, praktek terbaik dan prosedur yang inovatif. Proses untuk memperoleh pengetahuan, baik dari sumber internal maupun eksternal tergantung pada staf yang terlibat di dalamnya. Pameran pengetahuan dipahami sebagain metode representasi resmi proses yang dikembangkan oleh organisasi.
2. Structuring
langkah structuring (penataan) melibatkan mendefinisikan,menyimpan, pengindeksian dan menghubungkan dokumen dan gambar digital. Pemetaan
pengetahuan yang ada, dalam hal konteks dan penting, membantu mengklasifikasikan pengetahuan ke taksonomi atau kelompok.
3. Sharing
Sharing merupakan langkah yang memperhatikan penyebaran pengetahuan dan kolaborasi antar rekan kerja yang dihasilkan dari transfer dan penyebaran latihan atau praktik terbaik. Berbagi pengetahuan dilakukan dengan cara yang berbeda seperti pelatihan, intranet, groupware, extranet komunitas, pembandingan dan lintas fungsional tim.
4. Applying
Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan pengambilan keputusan , pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi dan kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas minat, menggunakanalur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan untuk mendorong untuk mempercepat proses
Hubungan Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Pengetahuan
.. Manajemen Pengetahuan adalah proses creating, capturing, sharing dan using pengetahuan yang ada didalam organisasi. Yang mana pengetahuan itu berasal dari data dan informasi yang sudah terkodifikasi untuk dijadikan suatu pengetahuan yang berguna untuk pengembangan organisasi.
.. Managing Information Systems adalah proses mengatur sumber daya informasi yang berasal dari data untuk meningkatkan kinerja organisasi. .. Information Technology can support the processes for knowledge creation, sharing, application and storage( Alavi & Leidner, 2001)
.. Information Technology can also enhace the interaction of individual, group, organizational, and inter-organizational knowledge( Hedlund, 1994; Nonaka & Takeuchi, 1995)
.. SIM mensupport proses dari Manajemen Pengetahuan. Manajemen Pengetahuan membutuhkan subsistem deri MIS yaitu data, hardware, software, dan brainware yang kemudian diolah dan dikodifikasi menjadi sebuah informasi oleh MIS. Informasi yang telah diolah oleh MIS menjadi bahan dasar dari Manajemen Pengetahuan, informasi tersebut akan diolah menjadi pengetahuan dengan proses creating, capturing, sharing dan using pengetahuan itu sendiri.
.. MIS dan Manajemen Pengetahuan mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk merencanakan dan mengendalikan organisasi dengan sistem pengambilan keputusan yang tepat. Dengan merubah data menjadi informasi
yang berguna dan dapat dimengerti dan dijadikan pengetahuan oleh organisasi maka akan mempermudah organizational problem solving(Compton & Jansen, 1990).
.. Untuk lebih mengetahui hubungan antara SIM dan Manajemen Pengetahuan harus mengetahui perbedaan data, informasi dan pengetahuan. Data adalah hasil dari sebuah proses atau peristiwa yang tidak bisa ditarik kesimpulan bila belum digabungkan. Informasi berasal dari gabungan-gabungan data yang menghasilkan suatu makna yang dapat ditarik kesimpulan. Knowledge merupakan kesimpulan yang dikodifikasi dan dijadikan pengetahuan untuk mengembangkan organisasi. Wisdom merupakan hasil akhir dari pemahaman pengetahuan oleh masing- masing individu. Jadi Data menghasilkan informasi, Informasi menghasilkan pengetahuan, pengetahuan menghasilkan kesadaran atau kebijaksanaan.
Gambar 7. Data, information, knowledge, dan wisdom( http:// turing.une.edu.au)
Upaya Manajemen Pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan organisasi seperti meningkatkan kinerja, keumggulan kompetitif, inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi terus menerus. Sistem Manajemen Pengetahuan mengacu pada sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk penciptaan, menangkap, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan.
Dalam konteks organisasi, data yang merupakan fakta atau hasil antara data dan hubungan memiliki kapasitas untuk menghasilkan informasi. Informasi memacu organisasi untuk membuat suatu kesimpulan atau pemaknaan yang menghasilkan suatu pengetahuan.
Maka dari itu hubungan informasi dengan pengetahuan adalah hubungan sequential , Informasi merupakan tulang punggung terciptanya pengetahuan. Begitu halnya dengan SIM dengan Manajemen Pengetahuan , SIM merupakan bakal terbentuknya Manajemen Pengetahuan , walau dalam segi proses dan sumber berbeda, tetapi MIS memberikan bahan untuk terciptanya KM.
.. Hubungan antara SIM dan Manajemen Pengetahuan dapat dirangkum sebagai berikut, SIM dimulai dengan pengumpulan data yang diolah menjadi informasi kemudian di share melalui komponen SIM. Sedangkan Manajemen Pengetahuan diawali dengan adanya informasi yang diolah menjadi pengetahuan dengan cara create, capture, sharing, dan using knowledge. Jadi dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan bahan dasar dari Manajemen Pengetahuan, SIM adalah backbone dari Manajemen Pengetahuan.
Conclusion
Management Information System is a system that is integrated among human skill, machine and unlife things to serve informations to support role and function of management in an organization. Management Information System has subsystems, those are data, hardware, software, brainware and network.
Knowledge Management is a process to manage and distribute policies in the right time and right place, so that can be used to make decision and to organized knowledge in organization to create, accept, and to informs knowledge.
Management Information Systems( MIS) organized data into an usable information, then that information transformed by Knowledge Management(KM ) into well knowledge for organization with creating, capturing, sharing and using knowledge process. So we can called MIS as the backbone of KM.
Lampiran
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen 1. Rekha Finazis (101011113)
Pertanyaan: Bagaimana caranya dalam mengatasi hambatan dalam Sistem Informasi Manajemen?
2. Novintyasari (101011098)
Pertanyaan: Apa saja yang dapat dilakukan untuk mengurangi hambatan dalam Sistem Informasi Manajemen?
Jawaban 1 & 2:
Untuk dapat mengatasi dan mengurangi hambatan adalah dengan cara:
1. Memperkecil jumlah perbedaan Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi.
2. Memperbesar integrasi atau koordinasi antra satu dengan lainnya di dalam suatu organisasi.
3. Memperkecil rentang pergantian sistem.
4. Mengurangi persaingan langsung antar sistem informasi.
5. Memperjelas arah strategis untuk lingkungan dan tekhnologi secara keseluruhan dan secara luas.
6. Tidak membatasi adaptasi para staf dari sistem informasi yang telah ada. 7. Meningkatkan kualitas informasi, konsistensi dan informasi yang up to date. 8. Meningkatkan pengakuan dan dukungan kepada manajer baru oleh manajer
9. Meningkatkan sumber daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki Sistem Informasi Manajemen.
10. Meningkatkan pemahaman mengenai perusahaan kepada para karyawan. 11. Memperkecil keragaman jumlah kebutuhan bisnis dan masalah di dalam
organisasi.
12. Meminimalisir pengaruh politik internal yang dapat berdampak pada kemampuan untuk mengoordinasi kegiatan di dalam organisasi.