BAB 1
Sistem Informasi Manajemen
1.1 Definisi Sistem
Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sebuah sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat saling melengkapi dan memiliki satu maksud, tujuan, atau sasaran.
Pembatasan lebih lanjut atas jenis sistem yang perlu dipelajari dalam analisis sistem informasi adalah sistem harus berada di bawah pengendalian manusia. Hal ini dapat dijalankan dengan mengatur beberapa unsur sistem atau dalam aturan operasi sistemnya. Pembatasan ini tidak berlaku pada sistem fisik seperti sistem tata surya dan alam hewan yang tidak berada di bawah pengendalian manusia.
1.1.1 Model Umum Sebuah Sistem
Seperti contohnya produksi, batasan produksi adalah mesin produksi, penyediaan produksi barang setengah jadi, para karyawan produksi, prosedur produksi, dan sebagainya membentuk sistem.
Input Output
Model Sistem Sederhana
Input 1 Output 1
Input 2 Output 2
Input n Output n
Gambar 1. Model Umum Sebuah Sistem
Setiap sistem terdiri dari subsistem, dan subsistem terdiri dari pula atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi oleh batasannya. Saling keterkaitan dan interaksi antara sub sistem disebut “interface”. Interface terjadi pada batasan sistem dan berbentuk input atau output (materi, energi, atau informasi).
Pengolahan batch
Factoring adalah konsep sebuah sistem menurut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara terperinci. Oleh karena itu, sistem dibagi lagi menjadi sub sistem. Batasan dan interface ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah semua sub sistem adalah keseluruhan sistem.
Sebuah contoh proses factoring adalah sistem pengolahan informasi. Walaupun sistem yang akan ditelaah adalah sistem informasi, tetapi ada terlalu banyak detail di dalam sistem yang harus dipelajari seluruhnya sekaligus secara cermat.
1) Sistem Informasi dibagi atas subsistem seperti : a) Penjualan dan pemasukan pesanan
d) Personalia dan daftar gaji e) Pembelian
f) Accounting dan pengendalian g) Perencanaan
h) Kecerdasan lingkungan
2) Setiap subsistem dibagi atas subsistem lagi. Sebagai contoh, subsistem personalia dan daftar gaji dapat dibagi menjadi subsistem lebih kecil sebagai berikut :
a) Penyiapan data masukan catatan personalia b) Penyesuaian file daftar gaji personalia c) Laporan personalia
d) Penyiapan data masukan daftar gaji e) Daftar gaji harian
f) Daftar gaji bulanan
g) Laporan daftar gaji untuk manajemen
h) Laporan daftar gaji untuk yang berwenang / pemerintah i) Audit personalia dan daftar gaji
bersih, pencetakan cek, pencatatan daftar gaji dan penyiapan pengendalian audit, dan keluaran daftar.
b. Simplification (penyederhanaan) c. Decoupling (pemisahan)
1.1.3 Konsep Sistem Diterapkan pada Sistem Informasi Manajemen
Sebagai sebuah sistem, SIM dan subsistemnya dapat ditelaah dan dipahami dalam lingkup konsep sistem.
a. Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem
Sistem informasi menerima input data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem yaitu input, pengolahan, dan output cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana seperti semua input tiba pada saat bersamaan walaupun hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu, ada penambahan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya.
berguna dalam memahami sistem pengolahan informasi bukan hanya secara keseluruhan, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.
Sistem pengolahan informasi memiliki subsistem fungsional seperti sistem perangkat keras, sistem pengoperasian, sistem komunikasi, dan sistem data base. Selain itu juga memiliki subsistem seperti masukan pesanan dan penagihan, dan daftar gaji serta personalia. Penerapan subsistem memanfaatkan subsistem fungsional
1.2 Definisi Informasi
Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. Informasi mengubah kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.
Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain.
Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006:1) bahwa informasi merupakan hasildari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti. Dengan demikian informasi dapat dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada.
Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi. Dengan perkataan lain sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi. Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk berguna atau informasi bagi penerimanya.
yang menangani sediaan barang. Dengan adanya hubungan antara data dan informasi ini maka kedua kata tersebut seharusnya tidak dapat saling ditukar pemakaiannya.
Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi kurang bernilai. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Sebagai contoh, angka 3109,49 tidak dapat dianggap bernilai kecuali diketahui mengakibatkan sebuah keputusan. Informasi, dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salahmempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat benar-benar baru atau segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi sutu koreksi atau informasi salah atau palsu sebelumnya.
Singkatnya, istilah “data” dan “informasi” sering saling tukar pemakaiannya. Tetapi ada perbedaan yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dari pada data.
1.2.1 Definisi Data
Data atau bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur banyak simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan data base.
Data merupakan salah satu hal utama yang dikaji dalam masalah TIK. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek. Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.
Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur, dengan kata lain dalam Vercellis (2009:7),
Generally, data represent a structured codification of single primary entities, as well as of transactions involving two or more primary entities.
“Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event)”.
Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Setelah kita mengerti akan pengertian tentang data maka dari hasil data tersebut akan menghasilkan informasi. Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.
Dibawah ini adalah klasifikasi, jenis, dan macam data pembagian data dalam ilmu eksak sains statistika beserta contohnya.
A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya
1. Data Primer
Data primer adalah secara langsung diambil dari objek atau objek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data
1. Data Internal
Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
2. Data Eksternal
Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Data Informasi Nilai yang mempresentasikan
deskripsi dari suatu objek atau
Tabel 1.2 Perbedaan data dan informasi 1.3 Pengertian Manajemen
Lither Gulick menyatakan manajemen sebagai ilmu yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi manusia. Peter Drucker (2007), seorang ahli teori manajemen yang terkemuka, menjelaskan bahwa manajer memberikan arah pada organisasi mereka, memimpin, dan memutuskan. Berkaitan dengan penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran.
Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya dengan proporsi yang bermacam-macam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Seni digambarkan melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen organisasi, dan lain sebagainya.
Kesimpulan :
Manajemen sebagai ilmu dan seni berguna untuk memberikan arah pada organisasi, memimpin, dan memutuskan. Manajemen adalah proses mengambil keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis (termasuk pekerja, peraltan, dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan jasa.
1.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sebuah organisasi mengadakan transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatan organisasi. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan. Semua ini dan hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis, yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.
pengambilan keputusan. Sistem manajemen informasi digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida (Gambar 2) dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.
Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen. (Diambil dari Robert V. Head, “Management Information Systems: A Critical Appraisal”, Datamation, Mei 1967, hal. 23)
1. Sistem Manusia atau Mesin Berdasarkan Komputer
Persoalannya komputer untuk membentuk sebuah SIM bukan pada digunakan atau tidaknya komputer dalam SIM, tetapi sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi atau keputusan berdasarkan komputer bukan berarti automatisasi secara total.
sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan manusia sebagai pengolah.
Kenyataan bahwa SIM dijalankan berdasarkan komputer berarti bahwa manusia sebagai pengolah harus mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia atau mesin berarti bahwa pengolah atau perancang sebuah SIM harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
2. Sistem Terpadu dengan “Data Base”
Sistem terpadu dengan “Data Base” adalah sebuah sistem terpadu yang berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Sebuah sistem pengolahan informasi “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Namun pada SIM yang berdasarkan pada komputer, istilah data base dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen sebuah data base adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen data base.
3. Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Bagi seorang pengolah data, menerima data mentah atau ikhtisar data sekali saja tidak cukup. Harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan data sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan diambil. Metode untuk melaksanakan hal ini adalah mengolah data dalam bentuk sebuah model keputusan. Sebagai contoh, sebuah keputusan investasi dibandingkan pengeluaran modal baru harus diolah dalam bentuk sebuah model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat laba yang dipengaruhi kendala-kendala sehubungan dengan kendala dan risikonya.
Model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal untuk memutuskan sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan perkataan lain, diperlukan berbagai ancangan analitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situasi yang memerlukan keputusan. Berikut ini adalah contoh persoalan dan jenis model yang dapat diikutsertakan dalam sebuah SIM untuk memenuhi kebutuhan tersebut :
No. Persoalan Contoh Model
1. Banyaknya sediaan barang yang aman
2. Tabel 1.3 Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Banyaknya model keputusan yang dibutuhkan menunjukkan bahwa SIM memiliki seperangkat model keputusan umum yang bermanfaat untuk banyak jenis situasi analisis dan keputusan serta seperangkat model yang sangat khusus untuk jenis keputusan tertentu pula. Di samping model keputusan, juga diperlukan adanya model perencanaan dan perangkat lunak model perencanaan untuk membantu manajer dalam fungsi perencanaan.
Model pengendalian diiukutsertakan untuk memberikan laporan prestasi nyata dibandingkan dengan prestasi yang direncanakan atau prestasi standar, selain itu juga untuk menganalisis banyak alasan atas penyimpangan yang mencolok.
4. SIM Minimum
menemukan kembali (retrieval capabilities), dan satu atau dua model perencanaan atau keputusan.
Berbagai model analitis dan pengambilan keputusan perlu agar manajemen dapat menerima informasi yang berguna. Namun hal yang perlu diingat adalah sebuah SIM tidak boleh diukur berdasarkan kerumitan dan kemutakhiran landasan modelnya. Model yang cukup sederhana kerap lebih berguna dan lebih banyak dipakai, tergantung pada organisasi dan pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model tersebut.
5. SIM di Mata Pemakai
Kebanyakan pemakai SIM berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :
No. Pemakai Penggunaan
Mendapatkan data operasi. Membantu perencanaan, penjadwalan, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.
Informasi untuk analisis. Membantu dalam analisis, perencanaan, dan pelaporan.
Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.
Para manajer tingkat bawah akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam memperoleh informasi. Informasi keadaan juga akan dicapai secara lebih mudah. Model keputusan dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadwalan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi menjadi lebih besar frekuensinya.
Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Data base diselidiki untuk kemungkinan suatu persoalan. Data tersebut dianalisis untuk menemukan pemecahan yang mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut memberikan cara penelitian dan perancangan, sementara staf ahli merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.
pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia / mesin dan prosedur keputusan untuk membantu pencapaian sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal jumlah pesanan.
Seperti halnya dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis. Mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia / mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.
lebih sama, tetapi terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat online dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan data dan dukungan informasi yang lebih baik.
6. Sistem Informasi Kesehatan
Sistem informasi kesehatan, seperti halnya sistem informasi manajemen, berfungsi untuk menyediakan informasi namun memiliki ruang lingkup pelayanan kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) merupakan sebuah sarana sebagai penunjang pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. Sistem informasi kesehatan yang efektif memberikan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan di semua jenjang, bahkan
di puskesmas atau rumah sakit kecil sekalipun. Bukan hanya data, namun juga informasi yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat yang dapat disajikan dengan adanya sistem informasi kesehatan yang tertata dan terlaksana dengan baik.
1.5 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
yang memungkinkan para manajer untuk merencanakan serta mengendalikan organisasi.
Seiring dengan daya saing yang meningkat, komputer telah menambah satu atau dua tingkat seperti kecepatan, ketelitian, meningkatnya volume data yang memungkinkan pertimbangan alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. Manfaatnya yang dapat ditawarkan oleh Sistem Informasi Manajemen untuk menunjang kinerja manajer dalam organisasi adalah sebagai berikut.
a. Merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah tindakan yang terbaik untuk mencapai yang telah direncanakan.
b. Mengorganisasikan berbagai tugas yang diperlukan untuk rencana operasional, menyusun tugas kedalam bentuk kelompok yang homogen dan menetapkan pendelegasian wewenang.
c. Mengendalikan prestasi kerja dengan menentukan norma prestasi kerja dan menghindari penyimpangan terhadap norma atau standar yang telah ditentukan.
Menurut Robert G. Murdick prinsip dasar teori sistem bahwasanya tiap sistem diikat bersama oleh pertukatan informasi yang benar adanya sangat dibutuhkan oleh sistem bisnis atau sistem organisasi.
1.6 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Murdick, Ross, dan Calgget Sistem Informasi Manajemen bertujuan untuk meminimalisir kerumitan manajemen dan organisasi serta mempermudah pekerjaan manajemen karena manajer modern identik dengan kemampuan untuk memperoleh, menyimpan, mengolah, mengambil kendali dan menyajikan informasi untuk suatu keputusan yang tepat.
1.7 Subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam menjalankan peran dan fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem sistem informasi manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa subsistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:
a. Data
Data merupakan salah persyaratan yang harus terpenuhi dalam sistem informasi manajemen. Data yang bersifat tunggal umumnya disebut datum, sedangkan data merupakan kumpulan datum. Data sudah ada sejak ribuan tahun lalu sejak manusia sudah melakukan usaha bisnis (Robert Murdick.1984). Sebelum manusia mengenal tulisan, seluruh data tersimpan di dalam ingatan manusia ketika melakukan kegiatan usaha.
lembaran, merupakan hal yang umum pada zaman Plato dan Aristoteles. Bangsa Romawi telah memelihara berbagai jenis data tentang hukum dan perpajakan. Menurut Robert Murdick, data digunakan dalam arti sebagai suatu himpunan simbol atau stimulan pengalaman yang tidak mempunyai arti atau nilai apapun secara tersendiri.
Database merupakan kumpulan data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara terpusat (Robert Murdick.1984). Database itu secara sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun, dengan adanya tambahan penjelasan tentang arti data tersebut dan beberapa peraturan untuk mengolahnya maka akan dihasilkan informasi dari database tersebut. Manajemen dapat bertindak atas informasi. Oleh karena itu, penggunaan database secara tepat dapat menjadi sarana yang tepat untuk menghasilkan informasi untuk mengambil keputusan.
b. Hardware (Perangkat Keras)
Komputer dapat menjalankan peran dan tugasnya dibantu dengan subsistem komputer berupa mouse, keyboard, printer, CPU (Central Processing Unit) sehingga manfaat menggunakan komputer bertambah dalam
penggunaanya yakni, untuk mengolah data, menyimpan data dan mengkonversikan data.
c. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat keras berupa komputer dapat berfungsi apabila didukung oleh komponen perangkat lunak yang berada di dalam komponan perangkat keras. Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah sistem informasi manajemen.
Berbagai jenis perangkat lunak saling berhubungan satu dengan lainnya dan dapat dianalogikan sebagai sekumpulan kotak yang saling terjalin, setiap kotak harus berinteraksi erat dengan kotak lain di sekelilingnya. Contoh perangkat lunak seperti Microsoft dan Linux.
d. Brainware (Perangkat Otak)
perlu menjadi seorang ahli komputer tetapi memilki kemampuan untuk menggunakan dan mengoperasikannya.
Banyak yang menganggap bahwa kedepannya kemampuan seorang manajer untuk merancang aplikasi manajemen akan tergantikan oleh kemampuan komputer untuk mengolah dan menyimpan informasi organisasi. Hal ini disebabkan kegagalan yang dilakukan pekerja untuk mencari dan mengelola data yang dilakukan perorangan. Data yang diambil secara sembarangan, pada akhirnya data yang dihasilkan tidak berguna bagi organisasi karena tidak terolah dengan secara tepat dan tidak adanya alat untuk menyimpan banyak data tersebut, karena keterbatasan manusia zaman sebelum ada komputer.
e. Network (jaringan)
Terdapat berbagai cara untuk mengorganisir berbagai komponen telekomunikasi untuk membentuk jaringan, tanpa adanya jaringan data (informasi), jaringan keras, jaringan lunak, dan perangkat otak akan tidak berguna apabila satu individu dengan lainnya tidak dapat saling berbagi informasi di dalam organisasi.
sedangkan komputer terminal merupakan komputer yang dimiliki oleh jajaran middle manager dan first-line manager.
Menurut Robert Murdick, jaringan komputer merupakan penghubung antara “majikan dengan budak”, maksudnya komputer utama memberikan tanggung jawab kepada komputer terminal melalui jaringan di dalam organisasi. Contohnya adalah pemilik perusahan menginginkan mengenai informasi keuangan perusahaan baik dari pendapatan hingga pengeluaran produksi kepada manajer keuangan perusahaan, dengan adanya jaringan akan mempermudah dalam memberi informasi satu dengan lainnya baik dari segi waktu dan efisiensi serta efektivitas kerja.
1.8 Langkah Menyusun Sistem Informasi Manajemen
Menurut Robbins, tidak ada satupun yang paling benar mengenai bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen karena berbagai bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen asal dapat diterapkan dengan tepat maka hal tersebut yang paling benar pada kondisi tersebut. Susunan langkah penyusunan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut.
1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen. Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat, misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.
pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer keuangan.
3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.
4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah
terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
Penerapan teknologi komputer dan konsep SIM telah membuahkan beberapa keberhasilan luar biasa di samping beberapa kegagalan yang agak mahal. Alasan kegagalan pada umumnya dihubungkan dengan kekurangan perangkat keras / lunak (penerapan dipaksakan), kekurangan tenaga dan prosedur perkembangan SIM, atau kurang siapnya tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut. Evolusi sistem berdasarkan komputer telah menyebabkan beberapa gagasan yang saling bertentangan. Beberapa bidang kontroversi adalah :
Sistem total dibandingkan dengan gabungan subsistem.
menangani terlalu banyak kelainan. Tetapi dalam waktu singkat pengolahan daftar gaji telah menjadi suatu penerapan yang mudah.
1.9 Efektivitas Sistem Informasi Manajemen
Manajemen informasi adalah istilah umum yang mencakup semua sistem dan prosedur dalam sebuah organisasi untuk penciptaan dan penggunaan informasi perusahaan.
Sistim informasi manajemen yang efektif tidak mudah. Ada banyak sistim untuk mengintegrasikan, besar kebutuhan yang harus dipenuhi dan kompleks organisasi (dan budaya) untuk mengatasi masalah. Efektivitas sistem informasi manajemen harus memperhatikan faktor organisasi , budaya dan strategis untuk meningkatkan manajemen informasi dalam organisasi.
Informasi Manajemen bukan sekedar teknologi tapi juga mencakup proses bisnis dan praktek yang mendukung penciptaan dan penggunaan informasi. Hal ini karena struktur informasi termasuk meta data, kualitas konten dan lainnya. Semua harus dapat diatasi jika menginginkan keberhasilan informasi manajemen. Menurut James Robertson 10 kunci prinsip untuk memastikan bahwa kegiatan informasi manajemen bisa efektif dan sukses.
1. Mengakui (dan mengelola) kompleksitas (Recognise (and manage) complexity)
dibatasi atau dihindari ketika merencanakan dan menyebarkan solusi. Oleh karena itu pendekatan baru yang mengakui (dan mengelola) kompleksitas ini harus ditemukan.
2. Fokus pada Adopsi (focus on adoption)
Sistim informasi manajemen hanya berhasil jika digunakan oleh staf dengan sesungguhnya. Hal ini karena sistim informasi manajemen membutuhkan partisipasi aktif dari staf di perusahaan.
Sebagai contoh :
a. Staf harus menyimpan semua file kunci ke dokumen atau sistim catatan manajemen.
b. Dosen harus menggunakan sistim manajemen konten pembelajaran untuk mengirimkan paket e-learning untuk siswa.
c. Staf yang berada di garis depan harus menangkap rincian panggilan dalam sistim manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management system)
Dalam semua kasus ini, tantangannya adalah untuk mendapatkan adopsi yang cukup untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dalam sistim telah ditangkap. Dalam prakteknya, setiap proyek harus dirancang dari awal untuk memastikan bahwa adopsi diperoleh dengan cukup.
Dalam banyak kasus, informasi manajemen awalnya berfokus pada produktivitas penerbit atau manajer informasi. Menyampaikan manfaat yang nyata melibatkan identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi.
Misalnya, meningkatkan informasi yang tersedia untuk memanggil staf pusat dapat memiliki dampak yang sangat terlihat dan nyata pada layanan pelanggan.
Pada dasarnya semua pihak harus bermitra pada perubahan yang lebih terlihat. 4. Menentukan prioritas menurut kebutuhan bisnis (prioritise according to business needs)
Informasi manajemen ditargetkan pada kebutuhan bisnis atau masalah yang paling mendesak. Pada gilirannya berasal dari strategi bisnis secara keseluruhan dan arah bagi organisasi secara keseluruhan.
Sebagai contoh, tingkat kesalahan dalam aplikasi pinjaman rumah mungkin diidentifikasi sebagai isu strategis bagi organisasi. Sebuah sistem baru sehingga dapat diletakkan di tempat (bersama dengan kegiatan lainnya) untuk mengelola informasi lebih baik yang mendukung pemrosesan aplikasi ini 5. Mengambil perjalanan seribu langkah (take a journey of a thousand steps)
yang mencari untuk merancang solusi manajemen informasi akan terjebak oleh ketidakmampuan untuk melarikan diri dari proses perencanaan.
6. Menyediakan kepemimpinan yang kuat (provide strong leadership)
Informasi manajemen yang sukses adalah tentang perubahan organisasi dan budaya, hal ini dapat dicapai melalui kepemimpinan yang kuat. Titik awalnya adalah untuk menciptakan visi yang jelas dari hasil yang diinginkan dari sistim informasi manajemen.
Kepemimpinan mendasari berbagai kegiatan komunikasi yang memastikan bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas serta manfaat yang akan diberikan.
7. Mengurangi resiko (mitigate risks)
Karena kompleksitas yang melekat dari lingkungan dalam organisasi , ada banyak risiko dalam menerapkan solusi informasi manajemen yaitu:
a. Memilih solusi teknologi yang tidak tepat. b. Waktu dan anggaran yang ditutupi.
c. Kebutuhan bisnis yang berubah.
d. Masalah teknis, khususnya yang berkaitan dengan mengintegrasikan sistem e. Kegagalan untuk mendapatkan adopsi oleh staf.
8. Berkomunikasi secara ekstensif (communicate extensively)
Komunikasi yang luas dari tim sangat penting untuk inisiatif informasi manajemen yang sukses. Komunikasi ini memastikan bahwa staf memiliki pemahaman yang jelas. Ini adalah prasyarat untuk mencapai tingkat yang diperlukan untuk adopsi.Dalam lingkungan yang kompleks, tidak mungkin untuk menegakkan pendekatan perintah dan kontrol yang ketat kepada manajemen. Sebaliknya, titik akhir yang jelas ('visi') harus dibuat untuk manajemen informasi, dan dikomunikasikan secara luas. Hal ini memungkinkan setiap tim untuk menyesuaikan diri dengan tujuan akhirnya, dan untuk membuat keputusan tentang pendekatan terbaik.
Untuk alasan ini, langkah pertama dalam sebuah proyek informasi manajemen harus mengembangkan pesan komunikasi yang jelas. Kemudian harus didukung oleh rencana komunikasi yang menggambarkan sasaran, dan metode komunikasi. Tim juga harus mempertimbangkan pembentukan “lokasi proyek” pada jaringan sebagai awal untuk menyediaka lokasi untuk dokumen perencanaan, rilis berita, dan update lainnya. Staf tidak memahami perbedaan sistim.
9. Bertujuan untuk memberikan peningkatan pengalaman bagi pengguna (aim to deliver a seamless user experience)
Mendidik staf dalam tujuan dan penggunaan menetapkan sistim informasi yang berbeda itu sulit dan umumnya sia-sia.
ramah. Dalam prakteknya ini berarti bahwa perbedaan aplikasi harus diruntuhkan dan Menyampaikan jaringan tunggal (atau setara) yang memberikan akses ke semua informasi dan alat di sepanjang tugas dan baris subyek.
10.Memilih proyek pertama dengan sangat hati-hati (choose the first project very carefully)
Pemilihan proyek pertama yang dilakukan sebagai bagian dari strategi informasi sangatlah penting. Proyek pertama adalah kesempatan tunggal terbaik (dan mungkin hanya) untuk mengatur organisasi pada jalan yang benar terhadap praktek manajemen informasi dan teknologi yang lebih baik.
Karena itu, proyek pertama harus dipilih sesuai dengan kemampuan untuk perubahan organisasi dan budaya yang lebih lanjut. Dalam prakteknya, sering dimulai dengan satu masalah atau satu bidang yang membuat organisasi secara keseluruhan akan tertarik, dan peduli.
1.10 Hambatan Sistem Informasi Manajemen
Organisasi dihadapkan dengan banyak persoalan dan permasalahan manajemen informasi. Masalah umum manajemen informasi meliputi :
1. Besarnya jumlah perbedaan manajemen system informasi . 2. Sedikitnya integrasi atau koordinasi system informasi.
3. Rentang sistem warisan yang memerlukan upgrade atau penggantian. 4. Persaingan langsung antara system informasi
6. Adaptasi yang dibatasi dan setengah-setengah dari system informasi yang telah ada oleh staf.
7. Kualitas informasi, termasuk kurangnya konsistensi, duplikasi dan out of date informasi.
8. Sedikit pengakuan dan dukungan dari manajemen informasi oleh manajemen senior.
9. Terbatasnya sember daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki system informasi.
10. Kurangnya definisi di seluruh perusahaan untuk jenis informasi dan nilai (bukan taksonomi seluruh perusahaan).
11. Besarnya jumlah kebutuhan bisnis yang beragam dan masalah yang akan dibahas.
12. Kurangnya kejelasan sekitar strategi dan arah organisasi yang lebih luas. 13. Kesulitan dalam mengubah praktik dan proses kerja staf.
14. Politik internal berdampak pada kemampuan untuk mengkoordinasikan kegiatan seluruh perusahaan.
Kesimpulan :
Sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Sistem pengolahan informasi menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Pada makalah ini, hanya membahas sistem informasi manajemen tanpa membahas lebih lanjut materi sistem informasi kesehatan dimana yang membedakan keduanya adalah ruang lingkupnya. Apabila sistem informasi kesehatan fokus ke bidang kesehatan, namun sistem informasi manajemen berlaku untuk semua organisasi.
Meskipun pada kenyataannya komputer tidak lebih dari sekedar alat untuk mengolah data atau melakukan perhitungan, banyak manajer menganggap sebagai elemen sentral dari suastu sistem informasi manajemen, sikap ini cenderung berlebihan. Elemen vital pada sistem informasi manajemen adalah manusia itu sendiri dalam hal ini adalah manajer yang memiliki bakat manajerial untuk mengatur dan menggerakan sistem dan informasi.
Menerapkan solusi teknologi informasi dalam lingkungan organisasi yang
kompleks dan selalu berubah tidak pernah mudah. Tantangan yang melekat dalam
proyek manajemen informasi berarti bahwa pendekatan baru perlu diambil, jika
BAB 2
Manajemen Pengetahuan
2.1 Definisi Manajemen
Management is what a manager do. Manajemen adalah hal yang dilakukan oleh
seorang manajer. Manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management dengan kata dasar to manage yang berarti mengelola. Management is the process of deciding how best to use a business’s resources to produce goods or provide service (Rue & Byars, 2005). Manajemen adalah proses yang menentukan pengambilan keputusan terbaik mengenai bentuk sumber daya bisnis yang akan digunakan untuk memproduksi barang atau layanan jasa. Termasuk di dalam sumber daya bisnis antara lain pekerja, lahan, dan dana produksi.
Manajemen juga merupakan suatu bentuk kerja yang mengikutsertakan pengkoordinasian sumber daya organisasi untuk memenuhi tujuan organisasional. Management is the attainment of organizational goals is an effective and efficient
karena manggunakan sumber daya organisasi untuk berhasil mencapai kinerja yang tinggi.
Manager give direction to their organization, provide leadership, and decide
how to use organizational resources to accomplish goals (Drucker, 2007). Hal ini berarti bahwa manajer berkewenangan untuk memimpin juga mengarahkan arah organisasi yang akan dijalankan. Termasuk didalamnya menentukan cara pemanfaatan segala sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan. Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya dengan proporsi yang beragam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya.
Pada konteks manajemen, seni digambarkan diantaranya melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen organisasi. Dari berbagai pemahaman yang dipaparkan oleh berbagai ahli tersebut, dapat ditentukan beberapa aspek penting mengenai pengertian dari manajemen, yang antara lain adalah:
a. Manajemen merupakan proses pencapaian sasaran organisasi
b. Manajemen juga mencakup orang yang menjalankan kegiatan manajerial c. Manajemen merupakan jabatan
Jadi, manajemen yang secara universal dikenal sebagai sebuah proses untuk mencapai tujuan dari organisasi, juga bisa didefinisikan sebagai orang dan profesi atau jabatan. Manajemen bukan ilmu juga bukan seni, tetapi perpaduan dari keduanya.
2.2 Definisi Pengetahuan
Definisi sederhana dari pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat keputusan kualitas informasi dan data. Ada definisi lain untuk pengetahuan, misalnya:
Pengetahuan adalah proses mengetahui.
Pengetahuan adalah tingkat superior informasi dalam rantai nilai.
Pengetahuan adalah sarana yang kita ciptakan informasi dan data dalam konteks sosial.
Pengetahuan berbeda dari Data dan Informasi, ada banyak definisi untuk membedakan data, informasi dan pengetahuan. Salah satunya adalah :
Data adalah atribut, peristiwa, transaksi
Informasi adalah data yang diorganisir untuk menyampaikan makna bagi banyak orang.
informasi. Pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi ini. Ada klasifikasi pengetahuan oleh Quinn, Anderson dan Finklestein. Mereka mendefinisikan 4 jenis pengetahuan. Aspek menarik dari klasifikasi ini adalah bahwa proses dan tekhnologi dapat mengatasi tiga poin pertama. Titik akhir menekankan pada unsur manusia yang membedakan manajemen pengetahuan, yaitu:
Pengetahuan kognitif - Tahu Apa
Lanjutan Keterampilan - Tahu Cara
Memahami Sistem - Tahu Mengapa
Motivasi Diri - Perawatan Mengapa
Klasifikasi lain pengetahuan diambil dari Hope & Harapan (Harvard Business School):
Eksplisit - keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis dan diajarkan kepada orang lain.
Tacit - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang tidak dapat dengan mudah menjelaskan.
Ini menggambarkan kenyataan bahwa semua pengetahuan tidak dapat ditulis di atas kertas atau ditangkap secara elektronik pada komputer. Pengetahuan sering ditulis dengan dukungan manusia (misalnya dalam bentuk pelatihan). Hanya karena seseorang membaca manual, itu tidak berarti bahwa mereka memahami konten.
Robbins (2003) mendefinisikan manajemen pengetahuan (KM) sebagai suatu proses mengatur dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif organisasi sehingga informasi yang tepat sampai kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Van Beveren (2002) lebih lanjut mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai praktik yang menemukan informasi yang berharga dan mengubahnya menjadi knowledge critical diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan. Manajemen pengetahuan adalah bidang yang muncul dengan kekuatan intelektual yang cepat dan praktis untuk manajemen, serta umum digunakan pada 1997. Dalam kurun waktu yang sangat singkat, hampir setiap eksekutif atau pelaksana adalah karakteristik yang paling bertanggung jawab bagi pengaruh pengetahuan organisasi (Ruggles, 1998).
Banyak perusahaan besar dan organisasi non-profit yang didedikasikan untuk memiliki sumber daya upaya manajemen pengetahuan internal, sering sebagai bagian dari 'strategi bisnis' mereka, tekhnologi informasi atau departemen manajemen sumber daya manusia (Addicott,McGivern & Ferlie 2006). Upaya manajemen pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan organisasi seperti meningkatkan kinerja, keunggulan kompetitif, inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi terus menerus. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) mengacu pada sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk penciptaan, menangkap, penyimpanan dan penyebaran informasi. Dalam konteks organisasi, data yang merupakan fakta atau nilai hasil dan hubungan antara data serta hubungan lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili informasi. Pola hubungan data dan informasi serta pola lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili pengetahuan.
Perbaikan dalam manajemen pengetahuan mempromosikan faktor yang menyebabkan kinerja superior : kreativitas organisasi, efektivitas operasional dan kualitas produk dan jasa (Wiig, 1993). Konsep pertama menganggap pengetahuan dasar manajemen dalam system pakar (Zeleny, 1987). Konsep lain yang menganggap manajemen pengetahuan sebagai sumber daya organisasi (Adler, 1989). Nilai manajemen pengetahuan berhubungan langsung dengan efektivitas, dengan pengetahuan yang dikelola memungkinkan anggota organisasi untuk menghadapi situasi saat ini dan efektif membayangkan dan menciptakan masa depan.
Tujuan dari manajemen pengetahuan yang efektif adalah berbagi pengetahuan di seluruh organisasi untuk kepentingan organisasi atau individu. Ini mencakup informasi agar sesuai dengan orientasi budaya dan keterampilan khusus untuk sosialisasi pengetahuan. Informasi ini perlu untuk mempersiapkan individu untuk sukses dan menyiapkan organisasi untuk hasil sukses. Manajemen pengetahuan berusaha untuk mengatasi hambatan dalam pengetahuan berbagi seperti kolaborasi.
Seperti Rosenberg, “Banyak sistem manajemen pengetahuan yang difasilitasi oleh tekhnologi internet. Meskipun kebutuhan tekhnologi belum cukup terpenuhi, manajemen pengetahuan banyak mempelajari tentang orang-orang, hubungan kerja, dan komunikasi. Kerja sama tim dan kolaborasi adalah bagian penting untuk menciptakan keseimbangan yang tepat antara informasi dan tindakan orang”. Selain itu, tujuan manajemen pengetahuan adalah menyediakan lingkungan yang fleksibel dan kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan perusahaan yang mengintegrasikan konten, proses bisnis dan orang-orang seperti penerapan pengalaman dan kompetensi dalam rangka kegiatan usaha.
lingkungan bisnis. Manajemen pengetahuan juga memberikan solusi dengan menyediakan kerangka yang mendukung penemuan pengetahuan, kolaborasi bisnis, komunitas latihan, akses ke pengetahuan dan ahli manajemen inovasi di organisasi mereka.
2.4.1 Pengaruh tujuan penerapan manajemen pengetahuan :
Penerapan manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
d. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan meningkat.
Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan organisasi. Tujuan lainnya adalah:
• Fasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru.
• Minimalisasi hilangnya “pengetahuan” karena keluarnya karyawan. • Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki.
• Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual perusahaan.
2.5 Unsur Manajemen Pengetahuan
KM
APA
Siapa
Dimana
Gambar 5. Unsur Manajemen Pengetahuan
1. Unsur 1 APA
Obyek sentral KM = pengetahuan
Jenis :
- Tacit knowledge, knowing (Earl,Carayannis)
- Explicit knowledge, articulated knowledge (Hedlund)
Keduanya merupakan asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagi organisasi (Edvinsson, Snowden,Van Buren).
2. Unsur 2 SIAPA Aktor pelaksana proses KM
yaitu agregasi sosial dalam organisasi
meliputi:
- Individu (dalam dan luar organisasi),
- Kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), - dan organisasi itu sendiri
3. Unsur 3 BAGAIMANA
- Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form. - Secara implisit tertuang pada semua model.
- Dinamika interaksi (interaction dynamic) – menurut Nonaka.
- Menggambarkan proses dan dukungan teknologi sebagai “carrier” dan “medium”
- Contoh proses - Snowden:
- Pemetaan pengetahuan, - Penciptaan kompetensi,
- Pengembangan sistem modal intelektual dan - Pengelolaan pengetahuan tacit.
- Nonaka:
- Sosialisasi – Eksternalisasi – Kombinasi - Internalisasi - Contoh dukungan teknologi:
- Groupware, virtual learning (Despres) - Infratsructure support (Snowden) 4. Unsur 4 DIMANA
- Ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi
- Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu: level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi.
- Contoh:
- Secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face-to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world) atau medium apapun yang relevan.
Tabel 2.5 Matriks Analisis Unsur-unsur KM
2.6 Prinsip Manajemen Pengetahuan
mereka untuk dikembangkan dalam perusahaan. Menyewa konsultan termasuk salah satunya.
2. Dedicated resources, yaitu menciptakan suatu unit kerja tertentu yang bertanggung jawab terhadap pengembangan pemikiran/ide-ide baru. Pembentukan atau pemgembangan divisi R&D adalah salah satu contoh. 3. Fusion, yaitu membangun kerjasama tim (teamwork) yang terdiri dari
berbagai orang dari latar belakang/perspektif keahlian yang berbeda-beda untuk menciptakan sinergi.
4. Adaptation, yaitu melakukan penyesuaian terhadap perkembangan pasar. Hal ini terutama sangat dibutuhkan SDM yang mampu menyerap dan memanfaatkan new knowledge dan skill secara cepat.
5. Networks, yaitu knowledge yang dihasilkan dari pembentukan tim non struktural dan tim informal yang dibentuk sendiri oleh pegawai berdasarkan minat tertentu. Jika tim-tim ini semakin meluas dalam perusahaan maka network akan terbentuk. Networks dapat pula dibentuk melalui pembicaraan
langsung, lewat telpon, lewat E-mail, dan groupware untuk saling share expertise dan solve problem bersama-sama.
2.7 Proses Manajemen Pengetahuan
Gambar 6. Proses Manajemen Pengetahuan
Gambar : Proses manajemen pengetahuan
1. Creating
langkah creating (menciptakan) mencakup akuisisi pengetahuan dan pameran pengetahuan. Seperti yang diketahui ,pengetahuan berasal dari sumber yang berbeda, seperti hasil pembelajaran klinis, praktek terbaik dan prosedur yang inovatif. Proses untuk memperoleh pengetahuan, baik dari sumber internal maupun eksternal tergantung pada staf yang terlibat di dalamnya. Pameran pengetahuan dipahami sebagain metode representasi resmi proses yang dikembangkan oleh organisasi.
2. Structuring
pengetahuan yang ada, dalam hal konteks dan penting, membantu mengklasifikasikan pengetahuan ke taksonomi atau kelompok.
3. Sharing
Sharing merupakan langkah yang memperhatikan penyebaran pengetahuan dan kolaborasi antar rekan kerja yang dihasilkan dari transfer dan penyebaran latihan atau praktik terbaik. Berbagi pengetahuan dilakukan dengan cara yang berbeda seperti pelatihan, intranet, groupware, extranet komunitas, pembandingan dan lintas fungsional tim.
4. Applying
Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan pengambilan keputusan , pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi dan kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas minat, menggunakanalur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan untuk mendorong untuk mempercepat proses
Hubungan Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Pengetahuan
.. Manajemen Pengetahuan adalah proses creating, capturing, sharing dan using pengetahuan yang ada didalam organisasi. Yang mana pengetahuan itu berasal dari data dan informasi yang sudah terkodifikasi untuk dijadikan suatu pengetahuan yang berguna untuk pengembangan organisasi.
.. Managing Information Systems adalah proses mengatur sumber daya informasi yang berasal dari data untuk meningkatkan kinerja organisasi. .. Information Technology can support the processes for knowledge creation, sharing, application and storage( Alavi & Leidner, 2001)
.. Information Technology can also enhace the interaction of individual,
group, organizational, and inter-organizational knowledge( Hedlund, 1994; Nonaka & Takeuchi, 1995)
.. SIM mensupport proses dari Manajemen Pengetahuan. Manajemen Pengetahuan membutuhkan subsistem deri MIS yaitu data, hardware, software, dan brainware yang kemudian diolah dan dikodifikasi menjadi sebuah informasi oleh MIS. Informasi yang telah diolah oleh MIS menjadi bahan dasar dari Manajemen Pengetahuan, informasi tersebut akan diolah menjadi pengetahuan dengan proses creating, capturing, sharing dan using pengetahuan itu sendiri.
yang berguna dan dapat dimengerti dan dijadikan pengetahuan oleh organisasi maka akan mempermudah organizational problem solving(Compton & Jansen, 1990).
.. Untuk lebih mengetahui hubungan antara SIM dan Manajemen Pengetahuan harus mengetahui perbedaan data, informasi dan pengetahuan. Data adalah hasil dari sebuah proses atau peristiwa yang tidak bisa ditarik kesimpulan bila belum digabungkan. Informasi berasal dari gabungan-gabungan data yang menghasilkan suatu makna yang dapat ditarik kesimpulan. Knowledge merupakan kesimpulan yang dikodifikasi dan dijadikan pengetahuan untuk mengembangkan organisasi. Wisdom merupakan hasil akhir dari pemahaman pengetahuan oleh masing- masing individu. Jadi Data menghasilkan informasi, Informasi menghasilkan pengetahuan, pengetahuan menghasilkan kesadaran atau kebijaksanaan.
Upaya Manajemen Pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan
organisasi seperti meningkatkan kinerja, keumggulan kompetitif, inovasi,
berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi terus menerus. Sistem
Manajemen Pengetahuan mengacu pada sistem untuk mengelola
pengetahuan dalam organisasi untuk penciptaan, menangkap, penyimpanan
dan penyebaran pengetahuan.
Dalam konteks organisasi, data yang merupakan fakta atau hasil
antara data dan hubungan memiliki kapasitas untuk menghasilkan informasi.
Informasi memacu organisasi untuk membuat suatu kesimpulan atau
pemaknaan yang menghasilkan suatu pengetahuan.
Maka dari itu hubungan informasi dengan pengetahuan adalah
hubungan sequential , Informasi merupakan tulang punggung terciptanya
pengetahuan. Begitu halnya dengan SIM dengan Manajemen Pengetahuan ,
SIM merupakan bakal terbentuknya Manajemen Pengetahuan , walau dalam
segi proses dan sumber berbeda, tetapi MIS memberikan bahan untuk
terciptanya KM.
Conclusion
Management Information System is a system that is integrated among human skill, machine and unlife things to serve informations to support role and function of management in an organization. Management Information System has subsystems, those are data, hardware, software, brainware and network.
Knowledge Management is a process to manage and distribute policies in the right time and right place, so that can be used to make decision and to organized knowledge in organization to create, accept, and to informs knowledge.
Lampiran
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen 1. Rekha Finazis (101011113)
Pertanyaan: Bagaimana caranya dalam mengatasi hambatan dalam Sistem Informasi Manajemen?
2. Novintyasari (101011098)
Pertanyaan: Apa saja yang dapat dilakukan untuk mengurangi hambatan dalam Sistem Informasi Manajemen?
Jawaban 1 & 2:
Untuk dapat mengatasi dan mengurangi hambatan adalah dengan cara:
1. Memperkecil jumlah perbedaan Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi.
2. Memperbesar integrasi atau koordinasi antra satu dengan lainnya di dalam suatu organisasi.
3. Memperkecil rentang pergantian sistem.
4. Mengurangi persaingan langsung antar sistem informasi.
5. Memperjelas arah strategis untuk lingkungan dan tekhnologi secara keseluruhan dan secara luas.
6. Tidak membatasi adaptasi para staf dari sistem informasi yang telah ada. 7. Meningkatkan kualitas informasi, konsistensi dan informasi yang up to date. 8. Meningkatkan pengakuan dan dukungan kepada manajer baru oleh manajer
9. Meningkatkan sumber daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki Sistem Informasi Manajemen.
10. Meningkatkan pemahaman mengenai perusahaan kepada para karyawan. 11. Memperkecil keragaman jumlah kebutuhan bisnis dan masalah di dalam
organisasi.
12. Meminimalisir pengaruh politik internal yang dapat berdampak pada kemampuan untuk mengoordinasi kegiatan di dalam organisasi.
3. Febri Ayu (101011115)
Pertanyaan: Dalam sistem untuk mengambil suatu keputusan, tindakan awal apa yang harus dilakukan dan pendekatan sistem yang bagaimana yang harus digunakan supaya tidak terjadi suatu kesalahan atau keputusan yang tidak memihak?
Jawaban: Untuk dapat mengambil suatu keputusan dapat menggunakan penyusunan langkah Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut.
yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.
2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap keputusan, beberapa hal yang dibutuhkan salah satunya adalah mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer keuangan.
3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.
hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
Gambar 4. Designing MIS 4. Risyad Indra (101011254)
Pertanyaan: Apakah tepat menggabungkan subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaannya dimasyarakat lebih efektif untuk mengubah perilaku menjadi lebih baik?
Jawaban: Menurut kami, sanga tepat sekali karena Sistem Informasi Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam menjalankan peran dan fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa subsistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:
- Data dan Informasi
Database itu secara sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun,
dengan adanya tambahan penjelasan tentang arti data tersebut dan beberapa peraturan untuk mengolahnya maka akan dihasilkan informasi dari database tersebut.
Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat keras komputer merupakan perlengkapan fisik yang digunakan untuk aktivitas input, proses, output dalam sebuah sistem informasi manajemen.
- Software (Perangkat Lunak)
Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah sistem informasi manajemen.
- Brainware (Perangkat Otak)
Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan menggunakan perangkat keras dan lunak.
- Network (jaringan)
Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan komputer lainnya yang biasanya disebut terminal.
5. Ulya Rohima (101011096)
Pertanyaan: Contoh nyata bahwa Sistem Informasi Manajemen mendukung manajemen pengetahuan kaitannya dengan bidang kesehatan?
Jawaban: Contohnya adalah angka kesakitan perut suatu puskesmas, bagi kebanyakan orang angka kesakitan perut tidak berarti apapun tetapi divisi pemasaran obat antasida sangat membutuhkannya untuk memutuskan jumlah distribusi obat antasida di suatu daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.
1. Mariyatul Qibtiyah (101011032)
Pertanyaan: Apakah perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge? Tolong berikan contohnya!
Jawaban :
Eksplisit knowledge adalah keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis dan diajarkan kepada orang lain.
Contoh : resep masakan dapat diajarkan kepada orang lain, ilmu komputer,dll.
Tacit knowledge - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang tidak dapat dengan mudah menjelaskan.
Contoh : Soft skill seperti pengalaman berorganisasi, pengalaman bekerja,dll. 2. Novita Dewi (101011038)
Pertanyaan: Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, langkah apa untuk mewujudkan jika terjadi kejadian tak terduga? Apakah manajemen pengetahuan bisa efektif?
Jawaban: Terdapat empat tujuan manajemen, jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, maka yang harus dilakukan:
b. Peningkatan aset pengetahuan. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka perlu ditingkatkan untuk akses pengetahuan bagi kryawan. Ini bertujuan untuk memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka setiap karyawan harus mengerti visi dan misi perusahaan agar hal itu membuat karyawan merasa bahwa perusahaan tersebut adalah dirinya sendiri. d. Peningkatan produktfitas. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka
pengetahuan yang sudah ada digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan meningkat.
Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, maka manajemen pengetahuan tidak bisa efektif.
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Pengetahuan
Pertanyaan: Di dalam proses manajemen pengetahuan terdapat creating, structuring, sharing dan applying. Bagaimana jika terdapat hambatan pada applying? Apakah menciptakan sesuatu yang baru lagi atau bagaimana?
Jawaban: Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi dan kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas minat, menggunakan alur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan untuk mendorong untuk mempercepat proses. Oleh karena itu, sebuah perusahaan harus melakukan ulang hal tersebut agar hambatan yang tadinya ada menjadi berkurang ataupun tidak ada.
Daftar Pustaka
Laudon, Kenneth & Laudon, Jane. 2004. Management Information Systems, Managing the Digital Firm, Eight Edition. Prentice-Hall International. USA.
Murdick, Robert. 1984. Information System for Modern Management 3rd Edition.
Prentice-Hall International. USA.
Robertson,James .November 1st, 2005.10 Principles Of Effective Information Management. Diunduh dari :http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_effectiveim / index.html ,diakses pada 5 desember 2011, 20.10 WIB
Robbin, Stephen.P, Coulter.Mary. 1999. Management Sixth Edition. Prentice-Hall International. USA.
Leslie, R & Byars, L, 2005, Management: Skills and Aplication, 11thedn, Mc
Graw-Hill Companies Inc., New York, USA.
Daft, R 2000, Management, 5thedn, Vanderbilt University, Harcourt Inc.
Drucker, P 2007, People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management, Harvard Business School Press, Boston.
Putu Laxman Pendit, 2001, Knowledge Management : The New World of Information Profesionalism.
