BAB II LANDASAN TEORI
2.2 Efisiensi Kerja
2.2.1. Pengertian Efisiensi Kerja
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia kata efisien mempunyai arti ketepatan
cara (usaha,kerja) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang waktu,
tenaga, biaya) atau dapat juga diartikan kemampuan menjalankan tugas dengan baik
dan tepat (dengan tidak membuang waktu, tenaga, biaya). Menurut Gie (1976:27)
membedakan antara efisiensi menurut pengertian umum dan efisiensi menurut
pengertian ekonomi yaitu, “Dalam pengertian umum efficiency adalah segala ukuran umum, baik dalam bentuk standard maupun bentuk tujuannya (objective) yang
dipakai untuk menilai, mengukur prestasi dari tenaga/perorangan, mesin-mesin,
organisasi dan usaha-usaha. Sedang dalam pengertian ekonomi efficiency
dirumuskannya sebagai suatu perbandingan antara kemampuan atau kesanggupan
memprodusir jumlah tertentu dengan biaya yang lebih rendah atau dengan biaya yang
Sedarmayanti (2001:112) merumuskan efisiensi kerja sebagai, “Pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang
termudah (mengerjakannya), termurah (biayanya), tersingkat (waktunya), teringan
(bebannya), terpendek (jaraknya)”. Lebih lanjut Gie (2007:173) mengungkapkan
bahwa, “Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu”.
Jadi efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara
bekerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai
untuk semua pekerjaan kantor yang besar maupun sampai sekecil-kecilnya, sehingga
dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan
waktu. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus
dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun
sedikit yang dikerjakannya. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien hendaknya perlu
diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisien dapat dimiliki.
2.2.2. Asas-Asas Efisiensi Kerja
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar
dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dengan hasilnya. Asas-asas
efisiensi bagi pekerjaan kantor menurut Sedarmayanti (2001:114) yaitu:
1) Asas Perencanaan.
Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan
2) Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
3) Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian benda atau bahan secara berlebihan,
sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.
4) Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja
yang ingin dicapai.
5) Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki
persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam
satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Lima asas efisiensi tersebut harus diperhatikan manajer kantor, agar para
pegawainya dalam bekerja dapat bergerak dengan aktiv tidak menghamburkan waktu
atau tenaga.
2.2.3. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Tidak hanya usaha dari pegawai untuk mencapai efisiensi dalam pekerjaan,
masih banyak faktor-faktor lainnya disampingnya cara bekerja yang harus
diperhatikan. Banyak faktor yang memengaruhi seseorang untuk dapat bekerja
1) Bentuk dan susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar
dapat membantu untuk tidak terlalu merasa lelah, dapat menghemat tenaga,
usaha dan waktu. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk
L atau U dengan tempat mesin ketik atau computer di sebelah kiri.
2) Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran
tegak, agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telpon
atau menulis di atas meja tulisnya.
3) Letakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera
dikembalikan sesudah menggunakannya, agar meja tetap terlihat rapi dan dapat
dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.
4) Pengaturan benda-benda di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh
pertimbangan agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut secara efisien.
5) Ikut mengatur ruangan, kepandaian untuk mengatur ruangan kantor akan
menambah efisiensi kerja.
6) Kemampuan untuk mengingat dengan baik adalah merupakan dasar untuk
bekerja secara efisien. Daya ingat yang tajam adalah suatu bantuan yang nyata
untuk dapat membantu pelaksanaan suatu kegiatan bagi pimpinanannya.
Gie (2007:15) mengungkapkan bahwa faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi efisiensi kerja itu dapat dikategorikan menjadi delapan jenis yaitu: 1.)
Suasana kerja (Non Physical Working Environment), 2.) Lingkungan tempat bekerja
(Physical Working environtment), 3.) Corak hasil produksi (Product design), 4.)
(Equipment and facilities), 6.) Alat-alat perkakas (Tools), 7.) Tata ruang tempat kerka
(Workplace Layout), 8.) Gerak0gerak tangan dan tubuh (Hand and bosy motion).
Dari seluruh pembahasan mengenai efisiensi kerja sebelumnya, dapat ditarik
kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah pelaksanaan seluruh aktivitasaktivitas
manusia dengan memperhatikan perbandingan terbaik antara usaha dengan hasilnya.
Jadi, setiap pegawai dikatakan dapat mencapai efisiensi kerja apabila ia dapat
menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan mudah, murah dan cepat, tanpa
menyisihkan kualitas pekerjaan yang dilakukan.
2.2.4. Prinsip-Prinsip Efisiensi Kerja
Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dalam organisasi itu termasuk
efisien atau tidak, maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi.
Syamsi (2007:8) mengemukakan beberapa prinsip efisiensi antara lain:
1) Efisiensi harus dapat diukur, untuk dapat mengukur efisiensi maka harus ada
standar yang digunakan dan disepakati oleh pihak-pihak yang terkait.
2) Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional. Rasional artinya segala
pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan emosional.
Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian akan
terjamin.
3) Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas. Bekerja efisien jangan hanya
mengejar kuantitas tetapi mengorbankan kualitas. Jangan sampai hasil
4) Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan, artinya dalam pelaksanaannya jangan
sampai bertentangan dengan kebijaksanaan atasan.
5) Pelaksanaan efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang
bersangkutan, ini berarti bahwa penerapannya disesuaikan dengan kemampuan
sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas dan lain-lain yang dimiliki oleh
organisasi yang bersangkutan sambil diusahakan peningkatannya.
6) Efisien itu ada tingkatannya, secara sederhana dapat ditentukan penggolongan
tingkatan efisiensi, misalnya tidak efisien, kurang efisien, efisien, lebih efisien
dan paling efisien (optimal).
Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, maka berikut
ini pedoman untuk bekerja efisien menurut Sedarmayanti (2001:117) yaitu:
1) Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
2) Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata.
3) Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan.
4) Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja.
5) Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil.
6) Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.
7) Biasakanlah mengambil keputusan seketika.
8) Biasakanlah memulai dan menyelesaiakan pekerjaan seketika.
9) Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan.
10) Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu
Semua pegawai memang diharapkan mampu bekerja secara efisien, namun
perlu juga berlandaskan prinsip-prinsip efisiensi kerja. walaupun bekerja efisien
identik dengan menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang cepat namun kualitas
kerjanya juga tidak boleh rendah, tetap memperhatikan arahan atasan dalam
mengarahkan pekerjaan yang ada dan melihat kemampuan organisasi dalam
memberikan fasilitas yang akan menunjang pekerjaan menjadi efisien.