KASUS DI KANTOR KECAMATAN BANGSRI
JEPARA
SKRIPSI
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Universitas Negeri Semarang
Oleh Jikha Tiyastanti
7101416181
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2020
ii
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto
“Jika hidup bisa berjalan seperti yang kamu mau, pasti itu hanyalah
mimpi.” –Jisoo BlackPink-
Persembahan
Atas rahmat dan ridho Allah SWT,
skripsi ini saya persembahkan
kepada:
1. Almamater, Universitas Negeri
Semarang.
2. Kedua orang tua, kakak dan dua
adik tersayang, Ibu Sri Sofiatun,
Bapak Mulyono, Kak Nila
Sechati, Dek Sofi Anggi Astuti
dan Dek Faiq Muhammad
Saputra yang selalu mendoakan
vi
PRAKATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis memiliki kemampuan untuk menyelesaikan
penelitian dengan judul “Analisis Tata Ruang Kantor untuk Mewujudkan Efisiensi Kerja Pegawai Studi Kasus di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara”
dengan baik. Penelitian skripsi ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Pendidikan di Universitas Negeri Semarang.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak lepas dari
bantuan, dukungan, serta bimibingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan
penuh rasa hormat penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Fathur Rokhman, M. Hum., Rektor Universitas Negeri Semarang
yang telah memberikan kesempatan kepada peneliti untuk menempuh
pendidikan di Universitas Negeri Semarang,
2. Drs. Heri Yanto, MBA., Ph.D., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang yang telah memberikan kemudahan administrasi dalam perizinan
pelaksanaan penelitian,
3. Ahmad Nurkhin, S. Pd., M. Si., Ketua Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan
administrasi dalam perijinan pelaksanaan penelitian,
4. Wisudani Rahmaningtyas, S. Pd., M. Pd., Dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, arahan, dan saran kepada penulis dalam penyusunan
vii
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Pendidikan Ekonomi yang telah memberikan
banyak ilmu sebagai bekal penelitian skripsi dan bekal untuk masa depan,
6. Mohammad Torik Alamsyah Camat Kecamatan Bangsri yang telah
memberikan izin dan membantu terlaksananya penelitian skripsi,
7. Asiyah Kepala Bidang Umum dan Kepegawaian kantor Kecamatan Bangsri
Jepara yang telah memberikan izin dan arahan serta membantu terlaksananya
penelitian skripsi,
8. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Bangsri Jepara yang telah membantu
kelancaran penelitian ini,
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan bantuan dan dukungan.
Semoga hasil penelitian skripsi ini dapat memberikan informasi dan
menambah pengetahuan yang berguna bagi dunia penelitian.
Semarang, 25 Agustus 2020
viii
SARI
Tiyastanti, Jikha, 2020. “Analisis Tata Ruang Kantor untuk Mewujudkan Efisiensi Kerja Pegawai Studi Kasus Di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara”.
Skripsi. Jurusan Pendidikan Ekonomi. Fakultas Ekonomi. Universitas Negeri Semarang. Pembimbing: Wisudani Rahmaningtyas, S.Pd., M. Pd. 135 halaman.
Kata Kunci: Tata Ruang Kantor, Efisiensi Kerja
Kantor Kecamatan Bangsri adalah kantor pemerintah kecamatan tempat pelaksanaan pelayanan masyarakat, kesekretariatan dan pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Bupati. Dalam bekerja sumber daya organisasi memerlukan kantor sebagai tempat melaksanakan pekerjaannya, kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor dan alat-alat kantor. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis tata ruang kantor, hambatan-hambatan yang timbul pada penataan ruang kantor dan upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolaan tata ruang kantor Kecamatan Bangsri Jepara.
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif. Informan dalam penelitian ini terdiri dari 7 informan. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan menarik kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan Kantor Kecamatan Bangsri Jepara belum dapat menerapkan asas-asas tata ruang kantor yaitu asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja dan asas penggunaan segenap ruangan sehingga efisiensi kerja belum terwujud, faktor-faktor yang mempengaruhi dalam tata ruang kantor seperti faktor suara belum memenuhi standar yang seharusnya sehingga mengganggu konsentrasi pegawai dan efisiensi kerja tidak terwujud. Tata ruang kantor kecamatan Bangsri menggunakan tata ruang yang terpisah-pisah. Hambatan yang dihadapi Luas ruangan yang tidak sebanding dengan jumlah pegawai, peralatan serta perlengkapan yang ada.
Saran yang diberikan dengan hasil penelitian yaitu lebih mempercepat pengadaan barang yang dibutuhkan oleh pegawai, menerapkan tata ruang yang sesuai dengan arus kerja untuk pekerjaan persuratan yang ada di kantor Kecamatan Bangsri Jepara agar arus kerjanya tidak bolak-balik atau maju mundur, ruangan yang masih memiliki kelebihan furniture lebih baik di keluarkan yang tidak dipakai, mengganti meja kerja pegawai dengan meja yang di bawahnya terdapat lemari untuk peyimpanan dokumen, dokumen-dokumen yang menumpuk yang sudah sedikit lama di letakkan di gudang agar ruangan bisa terlihat rapi, di area tempat menunggu pengunjung diberi tanda atau gambar peringatan supaya tidak membuat suara gaduh.
ix
ABSTRACT
Tiyastanti, Jikha, 2020. “Analysis of Office Layout in Realizing Employee Work Efficiency. Case Study at Bangsri Sub-District Office, Jepara Regency”. Final
Project. Economy Education Department. Faculty of Economy. Semarang State University. Advisor: Wisudani Rahmaningtyas, S.Pd., M. Pd. 135 pages.
Keywords: Office Layout, Work Efficiency
Bangsri Sub-District Office is the sub-district government office where the enforcement of community services, secretarial and other tasks assigned by the Regent. In carrying out their duties, organizational resources need an office as a place to undertake their work, an office as a place for administrative work in which there are employees, office furniture, office machines and office equipment. This study aims to analyze the office layout, the inhibitions that appear in the arrangement of office layout and attempts to overcome the inhibitions that arise in the management of office layout in Bangsri Sub-District, Jepara.
This research applied qualitative research. The informants in this study consisted of 7 informants. Data collection techniques were carried out by using observation, interviews and documentation. Data analysis used was data collection, data reduction, data presentation and drawing conclusions.
The results of this study show that the Bangsri Sub-District Office in Jepara has not been able to apply the principles of office layout, namely principle of minimum distance, principle of flow of work and the principle of maximum utilization of room so that work efficiency has not been realized, the factors that affect office layout such as the sound factor have not meet the standards so that can interfere employee concentration and work efficiency to be realized. Bangsri Sub-District office layout uses separate layouts. Barriers face the room area are not comparable to the number of employees, tools and existing equipment.
There are some suggestions the researcher gave by seeing the results of the study. Namely, expedite the procurement of goods needed by employees, apply spatial planning in accordance with the work flow, for correspondence work in the Bangsri Sub-District office in Jepara so that the work flow does not go back and forth, a room that still has excess furniture is better off removing items that are not used, replace the employee's work desk with a desk under which there is a cupboard for document storage, documents that have piled up that have been placed for a little while are replaced in the storeroom so that the room can look tidy, in the area where visitors are waiting are given a sign or a warning image not to make noise.
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN PEMBIMBING ... Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN KELULUSAN ... Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN ... iii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
PRAKATA ... vi
SARI ... viii
ABSTRACT ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Batasan Masalah ... 8 1.3. Rumusan Masalah ... 8 1.4. Tujuan Penelitian ... 9 1.5. Manfaat Penelitian ... 9 1.6. Orisinalitas Penelitian ... 10
BAB II LANDASAN TEORI ... 12
2.1 Tata Ruang Kantor ... 12
2.2 Efisiensi Kerja ... 42
2.3 Penelitian Terdahulu ... 48
2.4 Kerangka Berpikir ... 52
BAB III METODELOGI PENELITIAN ... 55
3.1. Jenis dan Desain Penelitian ... 55
3.2. Fokus dan Lokus Penelitian ... 56
3.3. Sumber Data Penelitian ... 57
xi
3.5. Teknik Keabsahan Data ... 61
3.6. Teknik Analisis Data ... 62
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 66
4.1 Profil Latar Penelitian ... 66
4.2 Hasil Penelitian ... 68
4.3 Pembahasan ... 111
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 129
5.1. Simpulan ... 129
5.2. Saran ... 131
DAFTAR PUSTAKA ... 133
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Pembagian Ruang Kantor di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara...5
Tabel 2.1 Saran-Saran Mengenai Besarnya Cahaya (Foot Candle)...34
Tabel 2.2 Pengaruh Warna...36
Tabel 2.3 Presentase Pemantulan Terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih...37
Tabel 2.4 Daftar Kebisingan dan Penggunaan Ruang...41
Tabel 2.5 Penelitian Terdahulu...48
Tabel 4.1 Daftar Barang Inventaris Ruang Camat Bangsri...70
Tabel 4.2 Daftar Barang Inventaris Ruang Sekretaris Camat...72
Tabel 4.3 Daftar Barang Inventaris Ruang Perencanaan dan Keuangan...74
Tabel 4.4 Daftar Barang Inventaris Ruang Trantibun...76
Tabel 4.5 Daftar Barang Inventaris Ruang Umum dan Kepegawaian...77
Tabel 4.6 Daftar Barang Inventaris Ruang Tata Pemerintahan...80
Tabel 4.7 Daftar Barang Inventaris Ruang Pelayanan Umum...81
Tabel 4.8 Daftar Barang Inventaris Ruang PMD dan Perekonomian...83
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tata Ruang yang Memperhatikan dan yang Mengabaikan Asas
Rangkaian Kerja...19
Gambar 2.2 Kerangka Berpikir...54
Gambar 3.1 Komponen Dalam Analisis Data Model Interaktif...65
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kecamatan Bangsri Jepara...68
Gambar 4.2 Denah Tata Ruang Kantor Kecamatan Bangsri Jepara ...88
Gambar 4.3 Penataan Meja Kerja di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara...97
Gambar 4.4 Solusi Tata Ruang di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara...112
Gambar 4.5 Penataan Meja Kerja Kantor Kecamatan Bangsri Jepara Berdasarkan Solusi Tata Ruang Kantor...120
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Ijin Observasi...137
Lampiran 2. Surat Ijin Penelitian...138
Lampiran 3. Surat Keterangan Selesai Penelitian...139
Lampiran 4. Pedoman Wawancara Pendahuluan...140
Lampiran 5. Transkip Wawancara Pendahuluan...141
Lampiran 6. Pedoman Observasi Pendahuluan...143
Lampiran 7. Hasil Obsevasi asi Pendahuluan...149
Lampiran 8. Daftar Nama Pegawai...150
Lampiran 9. Daftar Informan...152
Lampiran 10. Kisi-Kisi Instrumen Penelitian...153
Lampiran 11. Pedoman Wawancara Penelitian...157
Lampiran 12. Hasil Wawancara Penelitian...152
Lampiran 13. Reduksi Data...184
Lampiran 14. Matrix Hasil Wawancara Penelitian...201
Lampiran 15. Pedoman Observasi Penelitian...222
Lampiran 16. Hasil Observasi Penelitian...224
Lampiran 17. Denah Tata Ruang Kantor...228
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
Nomor 50 Tahun 2011 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor menyatakan,
ruang kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan, dengan ukuran luas
dan alat-alat perlengkapannya disesuaikan dengan kebutuhannya serta memenuhi
persyaratan estetika. Perencanaan ruang kantor adalah penentuan susunan semua
komponen fisik pekerja yang dipandang perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor
dan pengkoordinasian komponen-komponen ini dalam suatu kesatuan yang
efisien. Semua bidang perencanaan kantor meliputi pekerjaan yang harus
dilakukan, proses yang dipakai, perlengkapan dan mesin-mesin yang
dipergunakan, ruang-ruang yang dipersiapkan, lingkungan fisik, penerangan,
warna, ventilasi dan pegawai-pegawai yang melaksanakan pekerjaan. Organisasi
yang melaksanakan perencanaan ruang kantor dengan baik akan dicapai
keindahan dan efektivitas, organisasi dapat melayani kebutuhan – kebutuhan yang
praktis tetapi masih mempunyai rupa yang baik dan mengesankan.
Organisasi pemerintah adalah sebuah organisasi yang mempunyai tujuan
untuk melayani masyarakat (public service), mulai dari lapisan masyarakat yang
paling bawah sampai dengan lapisan yang paling atas. Organisasi di bidang
apapun pasti memiliki suatu tujuan begitu juga dengan organisasi pemerintah
pencapaian tujuan tersebut organisasi sering menghadapi masalah yaitu
bagaimana agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar. Dari masalah
tersebut organisasi dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya secara
efektif dan efisien. Dikatakan efektif jika sasaran yang dicapai sudah sesuai
dengan tujuan yang telah ditentukan, sedangkan efisien jika segala sarana dan
fasilitas kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan relative lebih kecil
dibanding dengan besarnya hasil yang dicapai.
Salah satu upaya penyelesaian masalah yang sering dihadapi organisasi
adalah melaksanakan tugas-tugasnya dengan berlandaskan pada efisiensi, jika
pekerjaan sudah dilaksanakan secara efisien maka otomatis pekerjaan tersebut
sudah terlaksana dengan efektif. efisiensi disini memiliki arti penghematan dalam
penggunaan tenaga, pikiran, waktu, ruang dan benda. Dengan efisiensi tersebut
diharapkan seluruh sumber daya yang tersedia dapat dimanfaatkan
sebaik-baiknya.
Dalam bekerja sumber daya organisasi memerlukan kantor sebagai tempat
melaksanakan pekerjaannya, kantor merupakan bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi, kantor sebagai tempat diselenggarakannya
pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor
dan alat-alat kantor. Sedarmayanti (2001:125) menyatakan bahwa “Tata ruang
kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaannya secara terinci dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”. Dalam merancang suatu
warna, udara dan suara. Empat hal itu mempunyai pengaruh besar terhadap
kesempurnaan tata ruang kantor.
Tujuan penataan ruang kantor selain memperlancar proses pekerjaan juga
akan menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai, mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, memberikan
kesan yang baik terhadap pengunjung dan mengusahakan kemungkinan
perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari (Sedarmayanti, 2001).
Sedangkan asas pokok tata ruang kantor meliputi asas jarak terpendek, asas
rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan asas mengenai perubahan
susunan tempat kerja (Gie, 2007:190).
Pengaturan tata ruang yang baik akan menghasilkan pelaksanaan pekerjaan
kantor yang dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi
kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin
mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Sementara susunan ruang
kantor yang tidak baik menghamburkan tenaga dan waktu. Hal ini senada dengan
hasil penelitian Lelahester Rina dan Entri Sulistari (2014) yang berjudul “Tata Ruang Kantor Penunjang Efisiensi Kerja pada Kantor Tata Usaha di SMK Negeri
1 Salatiga” memberi kesimpulan bahwa dari berbagai kondisi lingkungan fisik, tata ruang akan menentukan rasa aman dan puas dalam bekerja yang mana akan
berpengaruh pada efisiensi kerja karena hal ini saling berhubungan, secara
keseluruhan dampak penataan yang tidak sesuai menjadikan proses pekerjaan
penyelesaian pekerjaan akan menambah biaya, dan hasil yang diberikan belum
memberikan yang sebaik-baiknya karena terhambat oleh beberapa penataan yang
tidak efektif.
Penelitian lain yang dilakukan oleh Zhenyuan et al., (2011) yang berjudul
“Design and Implementation of Lean Facility Layout System of a Production
Line” memberi simpulan bahwa hasil penerapan penataan letak fasilitas yang
dirancang secara ringkas pada jalur produksi menunjukkan bahwa penyusunan
tata letak fasilitas dapat secara efektif meningkatkan efisiensi produksi dan
efisiensi penggunaan peralatan.
Kantor Kecamatan Bangsri adalah kantor pemerintah kecamatan tempat
pelaksanaan pelayanan masyarakat, pelaksanaan kesekretariatan kecamatan dan
pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Bupati. Beralamat di Jalan Raya
Jepara-Bangsri Km.16 Bangsri, Jepara. Kantor ini terletak di kawasan yang
strategis yaitu berada di pusat kota sehingga mudah diakses masyarakat setempat
yang ingin memperoleh pelayanan, Kantor Kecamatan Bangsri merupakan salah
satu kantor kecamatan paling besar diantara kantor kecamatan di kabupaten
Jepara, design kantor dibagian depan terlihat unik karena terdapat lapangan yang
luas dan selalu bersih serta pendopo untuk pertemuan acara berbentuk joglo
dengan ukiran kayu khas Jepara dibagian sisi depan Pendopo, hal ini menjadikan
Kantor Kecamatan Bangsri tampak lebih cantik dari depan jika dilihat oleh
pengunjung maupun orang-orang yang melewati kantor ini. Berdasarkan data
yang diperoleh dari kantor Kecamatan Bangsri diperoleh data pada table 1.1
Tabel 1.1
Pembagian Ruang Kantor di Kantor Kecamatan Bangsri
No. Nama Ruangan Jumlah Pegawai
1. Camat 1
2. Sekretaris Camat 1 3. Perencanaan dan Keuangan 3 4. Umum dan Kepegawaian 3 5. Tata Pemerintahan 2
6. Trantibun 2
7. PMD dan Perekonomian 4 8. Sosial dan Lingkungan Hidup 2 9. Pelayanan Umum 2
Jumlah 20
Sumber: Kecamatan Bangsri Kabupaten Jepara, 2019
Berdasarkan tabel 1.1 di atas dapat dilihat bahwa Kantor Kecamatan
Bangsri susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan,
dikarenakan keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar. Hasil wawancara
dengan Bu Asiyah selaku Kabag Umum dan Kepegawaian pada haari Senin,
Tanggal 20 Desember 2019 Pukul 09.00 WIB mengenai tata ruang kantor
mengatakan bahwa:
“Di Kantor Kecamatan Bangsri ruangannya terpisah–pisah sesuai bidangnya masing-masing, diruangan ini bidang umum dan kepegawaian yang mengurus semua tentang kepegawaian yang ada di kantor. Jadi banyak dokumen menumpuk di ruangan ini mbak, hanya ada satu almari sama dua filing cabinet. Kalau memerlukan dokumen ya harus berjalan ke almari mencari dahulu di tumpukan dokumen itu.”
Pernyataan Bu Asiyah menunjukkan bahwa penataan perabot dan
peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan, khususnya ruang Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian belum sesuai dengan asas penataan ruang kantor yang
dan tenaga dimana lemari arsip diletakkan tidak dekat dengan pengguna arsip dan
dokumen tersebut sehingga apabila akan menggunakan arsip atau dokumen harus
mengambil di tempat yang jauh dari tempat duduknya. Begitu pula ketika arsip
atau dokumen telah selesai digunakan dan akan dikembalikan, maka harus
berjalan lagi ke tempat lemari arsip itu diletakkan. Asas jarak terpendek berguna
agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat, salah satu penerapan asas ini adalah
dengan meletakkan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di
dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan
tenaga.
Selain itu masih ada permasalahan lainnya diantaranya kurang tersedianya
fasilitas ruangan dan kondisi perabot kantor sering mengalami kerusakan sehingga
membuat pegawai mengalami kendala saat bekerja. Hal tersebut diperkuat dengan
hasil wawancara yang dilakukan dengan Bu Asiyah yang dilakukan pada tanggal
28 Januari 2020 yang menyatakan bahwa komputer yang digunakan untuk bekerja
sering error. Ibu Asiyah menyatakan bahwa,
“Disini setiap pegawai tidak memiliki komputer mbak, paling di dalam per ruangan disediakan hanya satu atau dua saja, di ruangan ini ada dua komputer. Yang dimeja saya ini komputernya juga sering eror kalau saya butuh mau memakai mesin print tiba-tiba error jadi ganggu pekerjaan yang harus cepet diselesaikan, saya harus pindah ke computer lain yang ada di pojok ruangan itu, komputer itu digunakan untuk bersama.”
Selain itu ruangan yang ada di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara sudah
memiliki pendingin ruangan semua, namun dibeberapa ruangan sering mengalami
kerusakan sehingga mengganggu pegawai saat bekerja karena ruangan menjadi
memenuhi ruangan dan sirkulasi udara yang kurang baik. hal tersebut diperkuat
dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dengan Kasi Pelayanan
Umum Bu Sri Rejeki pada tanggal 20 Desember 2019 pukul 09.00 WIB yang
menyatakan alat pendingin udara di dalam ruangan terkadang tidak berfungsi
dengan baik. Bu Sri Rezeki menyatakan bahwa,
“Diruangan ini sudah ada AC nya mbak, tapi karena sudah tua yah sering rusak. Kemarin baru aja mati jadi panas banget, pengap apalagi banyak barang-barang disini. Kalau lampu mati juga gelap jadinya.”
Masalah lain yang peneliti temukan pada saat observasi pada tanggal 28
Januari 2020 di ruangan Kasi Pemerintahan terlihat ada lemari arsip, tetapi masih
banyak arsip dan dokumen justru diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan
dengan susunan yang belum teratur, banyak dokumen yang hanya diletakkan di
lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Tidak hanya dokumen
saja tetapi perabot yang tidak terpakai juga banyak yang diletakkan di lantai
mengganggu lalu lintas pekerjaan dan semakin menambah kesan sumpek didalam
ruangan tersebut. Di dalam ruangan tersebut juga terdapat meja berjejer dipojok
ruangan tetapi jarang digunakan oleh pegawai. Dari pada menempatkan meja yang
tidak digunakan, meja tersebut bisa digantikan dengan lemari untuk menaruh arsip
yang sebelumnya diletakkan di lantai. Dengan demikian dapat diketahui bahwa
ruangan kasi pemerintahan belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang
karena masih ada ruang kosong sementara di sisi lain justru berlebihan.
Pada saat observasi tanggal 28 Desember 2020, peneliti menemukan di
ruang Pelayanan Umum pengaturan meja kerja pegawai tidak efisien, jarak meja
Lorong penghubung ruang Pelayanan Umum dengan ruang Kasi Pemerintahan
yang sering dilewati pegawai untuk koordinasi, lorong untuk lalu lintas pegawai
belum efisien, karena terlihat sempit dikarenakan terhalangi meja dan kursi
pegwai belum lagi jika pegawai harus mondar mandir mengambil berkas hal
tersebut menyebabkan arus backtracking dan crisscrossing.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka peneliti tertarik melakukan penelitian dengan judul “Analisis Tata Ruang Kantor Untuk Mewujudkan Efisiensi Kerja Pegawai Studi Kasus di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara”.
1.2. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka
dalam penelitian ini perlu diadakan pembatasan masalah agar pengkajian masalah
dalam penelitian ini dapat lebih terfokus dan terarah. Secara ringkas pada
penelitian hanya membatasi pada analisis tata ruang kantor dalam mewujudkan
efisiensi kerja pegawai di Kantor Kecamatan Bangsri Jepara dilihat dari asas
penataan kantor menurut Gie (2007:190) yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas
rangkaian kerja, (3) penggunaan segenap ruang, dan (4) perubahan susunan
tempat kerja.
1.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana tata ruang kantor Kecamatan Bangsri Jepara dalam mencapai
2. Apa saja hambatan-hambatan yang timbul pada penataan ruang kantor di
kantor Kecamatan Bangsri Jepara?
3. Bagaimana upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang timbul
dalam pengelolaan tata ruang kantor Kecamatan Bangsri Jepara?
1.4. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian yang
akan penulis bahas dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk menganalisis tata ruang kantor Kecamatan Bangsri Jepara dalam
mencapai efisiensi kerja pegawai.
2. Untuk menganalisis hambatan-hambatan yang timbul pada penataan ruang
kantor di kantor Kecamatan Bangsri Jepara.
3. Untuk menganalisis upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang
timbul dalam pengelolaan tata ruang kantor Kecamatan Bangsri Jepara.
1.5. Manfaat Penelitian
Berdasarkam tujuan penelitian yang telah diuraikan di atas, maka manfaat
penelitian ini antara lain adalah :
1. Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan mampu menjadi bahan menambah
informasi agar lebih baik dalam penelitian yang berkaitan dengan penataan
ruang kantor sehingga meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Selain itu
juga untuk bahan pertimbangan penelitian sejenis sehingga dapat menjadi
2. Manfaat Praktis
a. Bagi Peneliti
Menambah wawaaan dalam pembelajaran penataan ruang kantor dan
syarat untuk memperoleh gelar sarjana pendidikan.
b. Bagi Kantor
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan saran terhadap
penataan ruang kantor agar memberikan pengaruh positif pada efisiensi
kerja pegawai.
1.6. Orisinalitas Penelitian
Orisinalitas dari penelitian ini dengan penelitian terdahulu mempunyai
karakteristik yang relative sama dalam hal tema, akan tetapi ada perbedaan
dibandingkan dengan penelitian sebelumnya.
Penelitian yang dilakukan oleh Dinka Rizky Dwihapsari (2016) dengan
judul “Analisis Tata Ruang Kantor (Studi Kasus di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali)” lebih fokus pada penataan ruang
kantor di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali
dalam menambah kenyamanan kerja pegawai. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa Kantor DISDIKPORA Boyolali masih menghadapi beberapa masalah tata
ruang kantor, seperti masih menggunakan mesin absensi manual, tidak ada sekat
untuk Ruang Kepala Subbagian, dokumen yang tidak tertata dengan baik sehingga
belum memberikan kenyamanan bagi pegawainya.
Berdasarkan penelitian di atas dapat dikatakan bahwa perbedaan penelitian
kantor dalam mewujudkan efisiensi kerja pegawai di Kantor Kecamatan Bangsri
Jepara dilihat dari asas penataan kantor menurut Gie (20017:190) yaitu: (1) asas
jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) penggunaan segenap ruang, dan (4)
perubahan susunan tempat kerja. Penelitian ini, dalam metode penelitian teknik
kebsahan datanya menggunakan triangulasi data dan triangulasi metode. Selain itu
lokasi penelitian yang dipilih yaitu di Kantor Kecamatan Bangsri Kabupaten
Jepara, yang mana belum pernah ada yang meneliti mengenai tata ruang kantor di
12
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Tata Ruang Kantor
2.1.1. Definisi Kantor
Kantor menurut bahasa atau secara etimologis berasal dari serapan bahasa
Belanda “Kantoor”. Kata kantoor dalam bahasa Belanda memiliki arti sebagai ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Selain dari bahasa Belanda,
kantor bisa pula diterjemahkan dalam bahasa inggris “Office” yang berarti tempat untuk memberikan pelayanan, atau ruang tempat bekerja.
Selain pengertian di atas, ada beberapa pengertian kantor menurut
beberapa ahli di antaranya yaitu :
1. Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha ( pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan. 2. Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan
menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan /mendistribusikan informasi.
3. Nuraida (2014:1), kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Dari definisi–definisi di atas dapatlah ditarik simpulan bahwa kantor
merupakan tempat para pegawai melaksanakan aktifitas tata usaha yang terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi dan prosedur, dengan aktifitas dari
mulai menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan informasi sampai
Nuraida (2014:2) menyatakan bahwa tujuan kantor didefinisikan sebagai
pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Nuraida
memperluasnya menjadi fungsi kantor sebagai berikut: 1.) Menerima informasi (to
receive information), 2.) Merekam dan menyimpan data serta informasi (to record information), 3.) Mengatur informasi (to arrange information), 4.) Memberi
informasi (to give information), 5.) Melindungi asset (to saveguard assets).
2.1.2. Pengertian Tata Ruang Kantor
Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor
50 Tahun 2011 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor menyatakan, ruang
kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan, dengan ukuran luas dan alat-alat
perlengkapannya disesuaikan dengan kebutuhannya serta memenuhi persyaratan
estetika. Dari peraturan tersebut menunjukkan bahwa ruang kantor sebagai tempat
pegawai melaksanakan pekerjaan memerlukan penataan yang harus disesuaikan
dengan kebutuhan kerja untuk itu diperlukan penataan ruang kantor. Tata Ruang
Kantor menurut Liang Gie (2007:186) menjelaskan bahwa:
“Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.
Laksmi, Fuad, dan Budiantoro (2016:167) mendefinisikan tentang pengertian
tata ruang kantor yaitu, “suatu penyusunan perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia, atau bisa juga diartikan sebagai penentuan kebutuhan ruang dan
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak”. Kemudian Sedarmayanti (2001:125) mengemukakan bahwa “tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin
kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk
bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja”. Hal ini diperkuat dengan pendapat
Nuraida (2014:161) “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang
tersedia, untuk memeberikan sarana bagi pekerja”.
Lebih lanjut Moekijat (1997:15) menjelaskan, “Tata ruang kantor
menunjukkan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaanya secara terinci dari
pada ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling
praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor”. Dari beberapa
pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan tata ruang kantor merupakan pengaturan
ruang kantor dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta
perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pekerjaan kantor pegawai dapat
terselesaikan dengan mudah, nyaman, leluasa, bebas bergerak agar tercapai efisiensi
kerja dengan mengeluarkan biaya yang layak.
2.1.3. Tujuan Tata Ruang Kantor
Gie (2007:188), dalam penyusunan tata ruang kantor ada beberapa tujuan
yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendak dipenuhi
1) Pekerjaan kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin.
2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap tata ruang dipergunakan efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik mengenai organisasi tersebut.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Sedangkan menurut Nuraida (2014:161) tujuan tata ruang kantor yang
terpenting adalah sebagai berikut:
1) Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis yang besar.
2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai.
6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip.
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan
mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang dan
9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari
tata ruang kantor adalah untuk memudahkan arus komunikasi dan arus kerja sehingga
memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan di kantor,
proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. Segenap
ruangan kerja juga dipergunakan secara efisien untuk keperluan kerja, setiap meter
persegi, sudut ataupun tengah ruangan, seluruhnya berfaedah, dengan kata lain tidak
ada tempat yang tidak digunakan atau menganggur.
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan
kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja
pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah
serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Suatu kantor tidak hanya digunakan
oleh pegawainya saja, setiap kantor pasti akan mendapat kunjugan dari orang lain
yang memiliki kepentingan, apalagi jika kantor tersebut merupakan kantor yang
memiliki tujuan melayani masyarakat, akan banyak orang yang mengunjungi kantor
untuk menerima pelayanan. Kantor yang memiliki tata ruang baik dan efektif, dengan
peralatan modern dan mebel pilihan akan menarik bagi orang lain yang berkunjung
ke kantor, memberikan kesan yang baik juga kenyamanan bagi tamu dan masyarakat
2.1.4. Asas – Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muther dalam Gie (2007:190) merumuskan 6 asas pokok bagi tata
ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja
yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya
dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Ada 4 asas
untuk tata ruang kantor yang terbaik ialah:
1. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh
jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah
jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat sejauh mungkin.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian
yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
Asas ini merupakan kelengkapan dari asas jarak terpendek. Jarak terpendek
tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan
proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus
senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak
ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang
selalu mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian. Bentuknya dapat
berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
3. Asas Mengenai Penggunaan Segenap Ruang
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua
ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang
datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi di
mana mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tak terpakai.
4. Asas Mengenai Perubahan Susunan Tempat Kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar
atau tidak memakan biaya yang besar.
Tata ruang kantor merupakan pengaturan ruang kantor dan penyusunan
seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang
tepat sehingga pegawai kantor dapat bekerja secara efisien. Karena itu untuk
mendapatkan tata ruang kantor yang efisen, penyelenggaraannya membutuhkan
asas-asas tata ruang kantor. Saat suatu kantor akan menyusun ruang kantor nya harus
memperhatikan asas-asas tata ruang kantor yang benar.
Dengan menerapkan ke-empat asas-asas tata ruang kantor tersebut, seluruh
bagian ruang kantor akan bermanfaat, terisi oleh perabot, mesin dan perlengkapan
kantor yang diatur sesuai rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian
pekerjaan pegawai, sehingga pegawai akan menempuh jarak yang
perubahan susunan kembali, penyusunan tidak akan memerlukan waktu yang lama
dan tidak memakan biaya besar apabila pada awal penyusunan tata ruang kantor
sudah memperhatikan asas-asas tata ruang kantor.
Tata ruang kantor yang baik Tata ruang kantor yang buruk
Gambar 2.1
Tata Ruang yang Memperhatikan dan yang Mengabaikan Asas Rangkaian Kerja.
Sumber: Nuraida (2014:167)
2.1.5. Macam-Macam Tata Ruang Kantor
Menurut Sedarmayanti (2001:127) terdapat 4 (empat) macam tata ruang
kantor yaitu:
1) Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)
Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar
kerja. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah konsentrasi kerja lebih
terjamin, pekerjaan yang bersifat rahasia dapat lebih terjamin atau terlindungi,
dan merasa ikut memiliki. Sementara kerugian tata ruang kantor berkamar
komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan
untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang, diperlukan biaya yang lebih
besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya
peralatan lainnya, pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi, mempersulit pengawasan, memerlukan ruangan yang
luas.
2) Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai
yang bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka memudahkan dalam pengawasan,
pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi, luwes atau flexible
apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi,
mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman
kerja dan pembagian peralatan kerja, biaya lebih hemat atau murah untuk
pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
penggunaan telephon dan lainnya. Sedangkan kerugian tata ruang kantor
terbuka kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan, pegawai
sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi, batas kedudukan
antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas, pekerjaan yang bersifat
dokumen dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan
yang kurang baik.
3) Tata Ruang Kantor Berhias atau Bertaman (Landscape Offices).
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh tanaman, dekorasi dan lainnya.
Keuntungan tata ruang kantor berhias atau bertaman akan membuat para
pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja, kebisingan dan kegaduhan
dapat berkurang atau dihindarkan, produktivitas kerja dapat meningkat, pekerja
dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Sementara kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/panorama biaya
cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya, memerlukan
tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
4) Tata Ruang Kantor yang Merupakan Gabungan
Karena ketiga tata ruang sebelumnya mempunyai kerugian, maka untuk
mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang
kantor gabungan.
Sedangkan menurut Nuraida (2014:163) secara garis besar, tata ruang kantor
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1) Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Semua aktivitas dilaksanakan di sebuah ruangan besar yang terbuka yang tidak
dipisahkan oleh tembok atau penyekat. Keuntungan tata ruang terbuka adalah
memudahkan perubahan lay-out, memudahkan komunikasi dan koordinasi
memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan. Sementara
kerugian tata ruang terbuka adalah sulit melakukan pekerjaan yang bersifat
rahasia, memerlukan AC untuk mengurangi debu dan mendinginkan udara,
serta AC untuk mengurangi bau, memungkinkan terjadinya kebisingan yang
mengganggu konsentrasi kerja.
2) Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Office)
Tempat untuk bekerja dipisahkan ke dalam kamar-kamar atau ruangan yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Keuntungan tata
ruang kantor tertutup akan cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin
kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya baik dari segi pembicaraan,
dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga, konsentrasi terhadap
pekerjaan dapat lebih mudah dan dapat lebih menghargai tamu, kerugian dari
tata ruang tertutup, mempersulit perubahan lay-out kantor atau fleksibilitas
ruangan kurang.
2.1.6. Tata Ruang Kantor yang Efektif
Moekijat (2002:121-123) menyatakan prinsip-prinsip tata ruang kantor
adalah:
1) Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus, sedapatnya dalam garis lurus.
2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi-fungsi yang sama dan
yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
3) Kelompok-kelompok pelayanan pusat seperti pusat stenografi dan ruang-ruang
arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan pegawai-pegawai
yang menggunakannya.
4) Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis
yang lurus dengan penempatan beberapa meja dan kursi yang menyudut untuk
pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.
5) Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan
pegawai.
6) Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar
fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.
7) Ruangan-ruangan harus cukup luas, sehingga orang-orang yang berjalan tidak
menyentuh bangku pegawai.
8) Pegawai-pegawai pada umumnya harus menghadap pada arah yang sama dan
para pengawas ditempatkan di belakang kelompok-kelompok pekerjaan.
9) Meja-meja harus disusun sedemikian rupa, sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disukai.
10) Atur meja-meja sedemikian rupa, sehingga cahaya matahari yang cukup datang
pada sebelah kiri.
11) Kesatuan-kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara
gaduh seperti mesin-mesin hitung harus dipisahkan, agar tidak mengganggu
12) Pegawai-pegawai yang pekerjaannya memerlukan banyak konsentrasi
pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang
cukup luasnya.
13) Kesatuan-kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat
harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah didatangi tanpa
mengganggu bagian-bagian lain.
14) Ruangan yang luas memudahkan arus pekerjaan dan memberikan fleksibilitas
yang lebih besar.
15) Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan banyak ruangan kecil
yang sama luasnya, ruangan yang luas memungkinkan diadakannya
penerangan, ventilasi, pengawasan, dan komunikasi yang lebih baik.
16) Pergunakan meja-meja dan kursi-kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan. Hal ini memberikan pandangan yang lebih baik dan menambah
perasaan sama di antara para pegawai.
17) Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
18) Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pegawai-pegawai yang
menggunakannya.
19) Jumlah gang yang cukup dengan luas yang cukup.
20) Pekerjaan rumit yang memerlukan penerangan harus di tempatkan dekat
jendela.
21) Arus pekerjaan sederhana, sehingga dapat mengurangi mondar-mandirnya
22) Ruang lantai harus bebas dari rintangan (almari dan sebagainya).
Dengan demikian tata ruang kantor itu menunjukkan penentuan kebutuhan
akan ruangan dan penggunaan ruangan yang didalamnya penyusunan perkakas dan
perlengkapan juga disusun secara praktis, yang nantinya akan digunakan untuk
melaksanakan pekerjaan kantor. Selain itu Selamet Soesanto (1995:56)
mengungkapkan pedoman penyusunan tata letak ruang agar efisien kerja tercapai
sebagai berikut:
1. Menjamin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang mengalir secara
garis lurus bukannya saling menyilang.
2. Sebaiknya ruang tidak dibagi-bagi menjadi ruang-ruang yang lebih kecil,
melainkan dibiarkan dalam ruang lebar yang terbuka sifatnya. Pengarahan dan
pengendalian lebih mudah dipelihara, komunikasi antar masing-masing
karyawan bisa bersifat lebih langsung lebih langsung dan kemungkinan akan
lebih bagus dalam pertukaran udara maupun dalam hal penerangannya.
3. Dinding penyekat hendaknya yang bisa dipindah-pindahkan, tidak dinding yang
permanen melainkan dinding yang mudah untuk dibongkar-pasang.
4. Ruangan hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa mengekang
tempat-tempat kerja individual.
5. Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat hendaknya ditempatkan di
suatu ruang yang memudahkan hubungan dengan masyarakat. Sedangkan
keuangan, pengembangan harus jauhkan dari jangkauan orang-orang yang tidak
berkepentingan.
6. Alokasi ruang didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang berfungsi di
sekitar penyimpanan dokumen.
7. Harus direncanakan kemungkinan meningkatnya volume kerja.
Sedangkan Gie (2007:193-196) menyebutkan tehnik untuk mencapai suatu
tata ruang kantor yang terbaik ialah seperti berikut:
1) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang
sama. Ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering-sering
mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya.
2) Pada tata ruang yang terbuka,susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa
baris.
3) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalulintas para
pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang
lebarnya 120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm.
Itu dibuat berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal
kira-kira 60 cm, sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang dengan tanpa
bersinggungan waktu berpapasan. Sedang perhitungan lorong yang 80 cm.
Didasarkan kepada tebal tubuh seseorang yang rata-rata tidak melebihi 40 cm.
Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk berpapasan oleh 2 orang,
4) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang
untuk duduk pegawai selebar 80 cm. berdasarkan jarak ini dan lebar lorong
tersebut pada huruf c di atas, maka bagi setiap pegawai yang memakai meja
ukuran (70x120 cm) hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3,5 m2. Jadi ruang
seluas 5x5 m (= 25 m2) dapat dipakai oleh maksimum 7 pegawai.
5) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para
pegawainya. Disatu pihak ini akan memudahkan pengawasan. Dipihak lain
akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang
menemui pejabat tersebut.
6) Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila
pegawai-pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seseorang pejabat mereka
ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas
kelompok itu.
7) Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya
mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang
halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya, ini demi
kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya.
8) Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung
resiko besar, ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalulintas
orang-orang. Kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca.
9) Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian
orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati
meja-meja dan mengganggu pegawai-pegawai lainnya.
10) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh di dekat pegawai-pegawai
yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.
11) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil, ditaruh
dekat jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang
keluar ruangan.
12) Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya saja
mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang. Ini untuk mencegah
getaran mengganggu seluruh ruangan.
13) Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang,
sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya.
14) Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan
membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuatkan kamar
tamu tersendiri.
15) Apabila seseorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya
benar-benar membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi
berukuran 2,5 x 3,6 meter (9 m2).
Setelah ditentukan letak suatu kantor dan macam tata ruang yang akan
dipakai, tinggallah menyusun perabotan kantor pada letak yang tepat dan menurut
susunannya yang efisien. Perabot kantor yang dipilih harus berdasarkan manfaat
harus dipertimbangkan dalam pemilihan perabot kantor menurut Selamet Soesanto
(1995:67) berikut ini:
1. Perabot hendaknya menarik dan modern dalam gaya dan harmonis/sesuai
dengan ruangan karena akan mempengaruhi volume, ketepatan dan moral para
karyawan.
2. Berkualitas bagus dan dibuat dengan konstruksi yang kuat serta dengan
rancangan yang cocok untuk memperlancar para karyawan dalam
menyelesaikan tugasnya.
3. Perabot hendaknya mempunyai multi fungsi sehingga mampu dipakai di mana
saja bila diperlukan.
4. Karena setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri-sendiri, maka tidaklah begitu
perlu untuk meniru perabot-perabot yang dipakai oleh kantor lain walaupun
kantor itu mempunyai kemiripan.
5. Jumlah perabot harus sesuai dengan jumlah karyawan dan jenis pekerjaan yang
harus dilaksanakan.
6. Penggunaan perabot-perabot khusus seperti rak dan perabot yang mudah
dipindah-pindahkan hanya bisa dipertimbangakn jika biaya operasional lebih
rendah daripada manfaatnya.
7. Para karyawan yang akan memakai perabot tersebut hendaknya dimintai
keterangan sebelum diadakan pembelian/pengadaan.
8. Hendaknya benar-benar dipertimbangkan apakah akan menggunakan perabot
Selain itu Faktor – faktor yang perlu diperhatikan apabila membeli perabot
kantor menurut Moekijat (1997:14) adalah :
1) Harus menghemat ruang lantai.
2) Harus fungsional dalam hubungannya dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
3) Tinggi meja dan kursi harus sepadan.
4) Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan.
5) Harus ada ruang yang cukup di bagian bawah untuk membersihkan. Ingat akan
kesehatan.
6) Biaya modal.
7) Perabot logam adalah lebih baik ketimbang perabot kayu terhadap banyak
kebakaran.
Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor
yang baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada penyusunan dan
penempatan perabot dan alat perlengkapan kantor secara tepat, sehingga dengan
pengaturan tersebut diharapkan akan tercipta suatu ruangan yang menunjang
kelancaran pegawai dalam bekerja.
2.1.7. Manfaat Tata Ruang Kantor
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tata ruang kantor yang efisien
akan mengakibatkan lancarnya kegiatan-kegiatan kantor sehingga tujuan organisasi
dapat terwujud. Manfaat tata ruang kantor menurut Moekijat (2002:123-124) yaitu :
1) Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu dalam
2) Penghematan-penghematan berasal dari pengguanan ruang lantai yang tepat.
3) Pengawasan dapat dipermudah.
4) Hubungan dapat dipercepat.
5) Perlengkapan dan mesin kantor dapat digunakan lebih baik.
6) Dari sudut pandangan pegawai, suatu kantor yang direncanakan dengan baik
harus menambah kesenangan dan semangat kerja, sedangkan tata ruang yang
tidak direncakan dengan baik dapat mempunyai pengaruh yang sebaliknya.
7) Arus pekerjaan menjadi lebih lancar.
2.1.8. Faktor-Faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor
Gie (2007:212) menyatakan bahwa, “Empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah cahaya, warna, udara
dan suara”. Empat hal tersebut harus diperhatikan karena mempunyai pengaruh besar terhadap kesempurnaan suatu tata ruang kantor. Berikut uraian dari keempat hal
tersebut:
1) Cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan
yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Cahaya yang kurang jelas
mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak
kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efisien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai
secara efektif. Hal tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh Nuraida
“Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan pegawai dan keselamatan serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan indra penglihatan agar dapat melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas melihat ini untuk pekerjaan di dalam kantor lebih banyak tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat dan diletakkan di tempat-tempat yang tepat pula”.
Moekijat (2002:136) menjelaskan dengan adanya penerangan yang baik akan
memberikan keuntungan berupa: a.) Perpindahan pegawai berkurang; b.) Prestise
lebih besar; c.) Semangat kerja lebih tinggi; d.) Hasil pekerjaan lebih banyak; e.)
Ketidakhadiran berkurang; f.) Kesalahan dan keletihan berkurang.
Lebih lanjut Gie (2007:213-214), mengatakan cahaya penerangan buatan
manusia dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu:
a. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja, cahaya
bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Cahaya ini lekas
menimbulkan kelelahan pada mata.
b. Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya melalui tudung lampu yang biasanya
terbuat dari gelas dengan warna seperti putih susu. Sebagian besar cahaya tetap
langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali kearah mata si
c. Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena
sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan
baying-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.
d. Cahaya tak langsung
Cahaya ini dari sumbernya memancar kea rah langit-langit ruangan, dari situ
barulah dipantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah
lunak, karena itu tidak menimbulkan kelelahan pada mata.
Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa cahaya penerangan yang
paling baik digunakan di kantor adalah cahaya tak langsung, karena cahaya tersebut
tidak menimbulkan kelelahan pada mata sehingga para pekerja akan lebih cepat
dalam menyelesaikan pekerjaannya dan kesehatan mata para pekerja terjaga.
Lebih lanjut Nuraida (2014:175) menjelaskan secara garis besar ada dua hal
yang perlu diperhatikan dalam penerangan dua hal tersebut yaitu:
1.) Banyaknya Penerangan
Satuan untuk mengukur cahaya adalah “foot candle”. Foot candle merupakan banyaknya cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda
yang cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang
berjarak 1 kaki (30,84 cm) dari lilin tersebut. Sebuah perkumpulan insinyur yang
ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat (Illuminating Engineering
Tabel 2.1
Saran-saran Mengenai Besarnya Cahaya (Foot Candle)
No. Macam Pekerjaan Foot Candle
1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan tajam. Contoh: memeriksa perhitungan, pembukuan, menggambar.
50
2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa. Contoh: surat menyurat, mengurus arsip, rapat, pengiriman dan penerimaan surat.
30
3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas. Contoh: aktivitas dalam ruang resepsi, tangga gedung, kamar mandi.
10
4. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan sederhana. Contoh: untuk lorong atau jalan/gang di dalam gedung.
5
Sumber: Nuraida (2014:175)
2.) Mutu Penerangan
Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar cahaya, kecerahan,
kesilauan, daya kontras, dan usia pegawai. Semua ini saling berhubungan. Kadar
cahaya adalah ukuran kekuatan sumber cahaya. Kecerahan adalah mutu yang
ditentukan oleh jumlah cahaya yang dipantulkan, bukan cahaya yang dari
sumbernya, semakin cerah benda semakin besar daya pantul benda itu. Juga
sebaliknya. Kesilauan dapat timbul dari cahaya langsung atau cahaya yang
dipantulkan. Benda yang memiliki daya pantul besar dan pantulannya searah
dengan pandangan mata akan mengakibatkan kesilauan, seperti yang terjadi jika
melihat cahaya secara langsung. Usia pegawai memengaruhi kebutuhan cahaya,
semakin tua usianya kebutuhan kadar cahaya akan semakin besar.
Pemilihan cahaya penerangan untuk ruang kerja pegawai harus diperhatikan
mencapai kualitas penerangan yang baik di dalam ruangan, yaitu penerangan yang
tidak menyilaukan mata dan tersebar merata di seluruh daerah yang harus diterangi,
system pencahayaan yang berpegaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan para pegawai
dengan pemilihan pencahayaan yang tepat maka akan mengurangi ketegangan dan
kelelahan mata pegawai sehingga pegawai dapat bekerja secara maksimal.
2) Warna
Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor yang
berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu kantor warna
tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi. Pengaturan
tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. Seperti
yang dijelaskan oleh Moekijat (2002:142) bahwa:
“Warna mempengaruhi proses perasaan, pengertia, dan fikiran. Misalnya warna biasanya mempunyai pengaruh yang penting terhadap tekanan darah dan ketegangan syaraf. Warna tertentu akan mempengaruhi fikiran beberapa orang dengan perasaan atau fikiran yang baik, warna lain mempunyai pengaruh yang sebaliknya. Beberapa warna memberikan perasaan yang menekan, warna-warna lainnya memberikan perasaan yang sebaliknya. Beberapa warna cenderung mempercepat tindakan mental, warna-warna yang lain cenderung memperlambat”.
Lebih lanjut Gie (2007:215) mengemukakan bahwa:
“Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih-lebihan”.
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat
memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari
sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri. Setiap warna mempunyai
pengaruh yang berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi
yang berbeda terhadap warna-warna tertentu. Secara umum pengaruh warna dapat
dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 2.2
Pengaruh Warna
No. Warna Jarak Temperatur Efek Psikis
1. Putih Netral Dingin Ketenangan 2. Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan 3. Hijau Jauh Netral Ketentraman
4.
Merah Dekat Panas Menyenangkan. Merangsang kegembiraan tapi bisa juga mengganggu
5. Orange Sangat Dekat
Sangat Hangat Merangsang
6. Kuning Dekat Hangat Merangsang riang gembira 7. Coklat Sangat Dekat Netral Merangsang 8. Ungu Sangat Dekat Dingin Agresif 9. Hitam Sangat Dekat Panas (menyerap cahaya besar) Agresif, menakutkan, mengganggu, menolak Sumber: Nuraida (2014:176)
Gie (2007:216) menyatakan “Masing-masing warna apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berdea-beda.
Kemampuan suatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi
presentase (sic). Presentase-presentase ini diperhitungkan berdasarkan pemantulan
terhadap cahaya dari lampu neon putih”.
Tabel 2.3
Presentase Pemantulan Terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih
No. Warna Presentase
1. 2. 3. 4. 5. Kaca bening Putih
Warna sangat muda :
Hijau kebiru-biruan Gading Kuning kecoklat-coklatan Abu-abu Warna sedang : Hijau kebiru-biruan Kuning Kuning kecoklat-coklatan Abu-abu Warna tua/gelap Biru Kuning 100% 88% 76% 81% 76% 83% 54% 65% 63% 61% 8% 50% Sumber: Gie (2007:217)
Warna mempunyai pengaruh yang penting terhadap penerangan kantor.
Warna muda menambah penggunaan penerangan sedangkan warna gelap mengurangi
intensitas penerangan. Hal ini disebabkan warna muda memantulkan sinar (cahaya),
sedangkan warna tua menyerap sinar penerangan. Karena itu setiap ruangan yang
agak gelap akan menjadi lebih terang jika menggunakan warna pada langit-langit
tembok dan lantainya. Keuntungan penggunaan warna yang baik memungkinkan
kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan, mempunyai
