5. Hasil Penelitian
5.7. Eksplorasi Fitur Jurnal pada Open Journal System
Open journal system memiliki banyak fitur, berikut beberapa fitur yang terdapat dalam Open Journal System.
5.7.1. User Role
OJS menggunakan user role yang komprehensif untuk membagi pekerjaan antara pengguna, menetapkan alur kerja, dan membatasi akses ke berbagai bagian dari sistem. Berikut ini beberapa User Role yang disediakan oleh OJS beserta penjelasan job description untuk setiap user role.
1. Site Administrator
Bertanggung jawab untuk instalasi OJS secara keseluruhan, memastikan pengaturan server yang akurat, menambahkan file bahasa, dan create setiap jurnal baru di instalasi. Administrator account Situs ini dibuat dalam bagian dari proses instalasi. Tidak seperti semua peran OJS lainnya, user role ini hanya ada satu.
2. Journal Manager
bertanggung jawab untuk menyiapkan situs web jurnal, mengkonfigurasi opsi sistem, dan mengelola account pengguna.
3. Reader
Peran Reader adalah mencakup sebagai pelanggan untuk jurnal yang memiliki akses berbasis langganan, dan pembaca yang mendaftar untuk mengakses jurnal. Pembaca terdaftar dapat menerima email notifikasi dengan penerbitan setiap jurnal.
4. Author / Penulis
Penulis dapat mengirimkan naskah ke jurnal secara langsung melalui situs jurnal. Penulis diminta untuk meng-upload file naskah dan untuk menyediakan metadata atau pengindeksan informasi. Penulis dapat meng-upload Tambahan File, untuk instrumen penelitian, atau teks sumber pustaka yang akan memperkaya item naskah, Penulis dapat melacak hasil pengiriman naskah
26 melalui proses review dan editorial, serta berpartisipasi dalam proses copyediting dan koreksi naskah kiriman, kiriman naskah yang diterima untuk publikasi, kemudian akan tampil ke situs jurnal.
5. Editor
Editor mengawasi proses review, editing, dan penerbitan naskah secara keseluruhan. Editor bekerja dengan manajer Jurnal, biasanya bertugas untuk menetapkan kebijakan dan prosedur untuk jurnal. Editor memberikan kiriman ke Editor Bagian lain untuk melihat review kiriman naskah melalui fitur Submission Review dan Penyerahan Editing. Selain itu editor mengawasi kemajuan pengajuan naskah.
6. Section Editor
Section Editor bertugas untuk melihat kiriman naskah melalui proses review juga bertanggung jawab untuk melihat kiriman naskah yang diterima melalui proses Editing (yaitu, melalui copyediting, tata letak mengedit, dan proofreading).
7. Reviewer
Reviewer yang dipilih oleh Section Editor untuk meninjau naskah kiriman. Reviewer diminta untuk mengirimkan ulasan melalui situs jurnal dan mampu meng-upload lampiran hasil ulasan untuk Editor dan Penulis.
8. Subscription Manager
mengelola Langganan jurnal dan Jenis Berlangganan, dan juga dapat mengkonfigurasi mana dan bagaimana pembayaran ditangani dalam sistem. 9. Copy Editor
Dapat mengedit naskah kiriman untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan penulisan.
10. Layout Editor
Layout Editor dapat mengubah versi copy naskah pengajuan yang telah diedit ke galley di HTML, PDF, PS, dll. File yang telah dipilih digunakan jurnal untuk publikasi elektronik.
11. Proofreader
The Proofreader (dan penulis) mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki Layout Editor. Dalam kasus beberapa jurnal, Editor atau Editor Section juga akan berfungsi sebagai Proofreader.
5.7.2. Host Jurnal
Setelah sistem selesai pada server web, kemudian pengguna akan diarahkan pada halaman site administration, pada halaman ini disediakan beberapa menu
27 untuk manajemen situs, antara lain seperti pengaturan situs, host jurnal, pilihan bahasa, dan sumber pengesahan.
Gambar 14 – halaman Manajemen situs untuk Administrasi Situs OJS
Dari halaman host jurnal pengguna dapat menambahkan, merubah, dan menghapus jurnal. Jurnal akan ditampilkan pada halaman utama situs OJS.
Gambar 15 – Host jurnal
Pengguna dapat membuat jurnal baru untuk setiap jurnal yang akan dipublikasikan secara online. Kemudian akan tampil kolom untuk identitas jurnal yang akan dibuat.
28 Gambar 16 – Pengaturan Jurnal
5.7.3. Setup Jurnal
Setelah sistem telah diinstal pada server web, pengguna kemudian harus mengisi form dan mengkonfigurasi manajemen jurnal. Setup tidak harus dilakukan sekaligus, form dapat diisi dan disimpan, maka pengguna dapat kembali ke Setup untuk menyelesaikan tugas atau melakukan perubahan setiap saat.
Gambar 17 – Sub menu Setup Jurnal
Untuk setiap jurnal yang telah dibuat pada halaman host jurnal, akan memiliki manajemen jurnalnya masing – masing. Setiap pengguna jurnal manager yang ditetapkan untuk satu jurnal, hanya dapat mengakses jurnal tersebut.
Setup website jurnal dibagi menjadi lima tahapan setup, antara lain mengisi detail jurnal, kebijakan jurnal, pengajuan naskah, manajemen, dan setup tampilan.
29 Gambar 18 – Langkah Setup Jurnal
a. Detail
Berisi mengenai detail jurnal yang harus diisi oleh manager jurnal, seperti nama jurnal, kode ISSN, kontak jurnal, sponsor, hingga konfigurasi mesin pencarian.
b. Kebijakan
Memungkinkan pengguna untuk mengkonfigurasi berbagai aspek kebijakan jurnal Anda: lingkup jurnal, kebijakan review, pedoman penulis; dan sebagainya.
c. Penyerahan Naskah
Pedoman untuk menulis pada saat penyerahan naskah / Submit Naskah Penulis, pemberitahuan hak cipta, dan mengindekskan naskah. Pedoman ini akan muncul pada halaman Tentang Journal dan tersedia untuk penulis sebahai sarana pedoman pengiriman naskah, sebelum pengguna mengirimkan naskah untuk dilakukan review oleh petugas pengelola ejurnal.
d. Manajemen
Akses dan keamanan, penjadwalan, pengumuman, copyediting, layout dan proofreading. Pada bagian ini manajer jurnal dapat mengatur kebijakan Open Access jurnal, mengontrol bagaimana kebutuhan pengguna mendaftar di situs tersebut.
e. Tampilan
Melakukan perubahan terhadap tampilan situs jurnal, Judul dan gambar dapat ditambahkan untuk memberikan tampilan pada header beranda, isi
30 jurnal, header jurnal, footer, navigasi, dan stylesheet yang unik dan menjadi identitas jurnal.
5.7.4. Announcement / Pengumuman
Merupakan sebuah fitur mengelola pengumuman untuk halaman situs jurnal yang telah dibuat. Menu pengelolaan pengumuman jurnal terdapat pada bagian menu halaman manajemen.
Gambar 19 – Sub Menu Pengumuman Jurnal
Pengguna dapat menambahkan, merubah, dan menghapus pengumuman untuk halaman situs jurnal secara spesifik. Setelah pengumuman dibuat maka akan tampil pada halaman pengumuman.
Gambar 20 – Membuat dan Menampilkan Pengumuman Jurnal
5.7.5. Files Browser
File Browser adalah fitur yang memungkinkan file dan direktori yang berhubungan dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung.
31 Gambar 21 – Penelusuran Berkas Jurnal
5.7.6. Journal Section
Pada halaman ini digunakan untuk menentukan bagian – bagian dalam sebuah jurnal. Dalam setiap Jurnal mungkin berisi beberapa bagian (misalnya, Artikel, Ulasan, Penelitian, dll).
Setiap Section pada jurnal akan ditetapkan pengguna section editor agar naskah secara otomastis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi proses review atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini.
32
5.7.7. Review Form
Form peer review yang dibuat di pada fitur ini akan ditampilkan kepada Reviewer untuk dilengkapi, secara default form review terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama "untuk Penulis dan Editor", dan yang kedua "untuk Editor". Bentuk dari Form review dapat dipilih sesuai keinginan sebagai bagian jurnal yang spesifik, dan Editor punya opsi untuk memilih form mana yang akan digunakan dalam penugasan review.
Gambar 23 – Form Review Naskah Jurnal
Setelah membuat form, maka pengguna dapat membuat item form apakah berupa text field, checkbox, Dropdwon menu, maupun radio button.Simpan setelah selesai membuat form, kemudian form review akan tampil pada setiap naskah yang akan dikirimkan oleh penulis (Author).
33
5.7.8. Dewan Redaksi (Masthead)
Digunakan untuk membuat daftar pengguna yang terkait dengan jurnal. pengguna dapat mengakses fitur ini melalui user role Journal Manajer pada halaman Manajemen.
Halaman konfigurasi Masthead menyediakan dua metode menampilkan anggota Tim Editorial jurnal, baik secara otomatis (yang dihasilkan dari peran pengguna ditugaskan - misalnya, orang terdaftar sebagai Editor akan muncul pada halaman), atau secara manual (menggunakan Buat Posisi Judul opsi). Hal ini dapat berguna jika pengguna ingin memiliki judul selain yang disediakan oleh OJS (misalnya, Editor-in-Chief, Managing Editor, dll). Untuk menggunakan opsi kedua ini, mengubah tombol radio dan tekan Record (catatan, langkah terakhir adalah sering diabaikan, jadi pastikan untuk memukul jika Anda ingin mengubah dari satu pilihan untuk yang lain).
Gambar 25 – Dewan Redaksi Jurnal
5.7.9. Reading tools
Reading tools dirancang untuk membantu pembaca dengan menyediakan konteks yang terkait dari berbagai sumber dengan akses sebagian besar terbuka (open sources). Tools ini menggunakan kata kunci penulis untuk secara otomatis mencari akses ke database untuk materi yang relevan yang ditampilkan kepada pembaca. Secara default reading tools dalam mode disabled, pengguna dapat merubah konfigurasi Reading tool pada menu Manajemen Jurnal. Kemudian pilih menu ‘Pilihian Alat Membaca’ pada menu konfigurasi.
34 Gambar 26 – Sub Menu Reading Tools Jurnal
Gambar 27 – Aktivasi Reading Tools
Pengguna dapat megkonfigurasi pilihan opsi fitur reading tools yang tersedia untuk pembaca. Pengguna dapat memilih fitur yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan publikasi jurnal.
Gambar 28 – Konfigurasi Reading Tools
5.7.10. Statistic and Reports
OJS menyediakan sejumlah fitur statistik dan pelaporan untuk jurnal. Untuk mengaksesnya, pengguna dapat mengakses halaman Journal Manajer Manajemen. Fitur Statistik menyediakan ringkasan penggunaan jurnal.
35 Pengguna dapat menggunakan kotak centang untuk membuat statistik ini tersedia untuk pembaca di Tentang Journal.
OJS menghitung statistik berikut ini untuk masing-masing jurnal. “Days to Review” dihitung dari tanggal penyerahan naskah (atau penunjukan Versi Review) hingga keputusan Editor awal, sedangkan "Days to Publish" diukur untuk penyerahan naskah yang diterima dari versi aslinya saat diunggah hingga penerbitannya.
Gambar 29 – Statistik Penggunaan Sistem
Sedangkan untuk fitur laporan, Laporan menyediakan tentang berbagai aspek kegiatan jurnal. Report merangkum kegiatan review (nama resensi, komentar, keputusan, dll). Laporan merangkum semua artikel dalam jurnal Anda (judul, penulis, abstrak, dll). The View Report merangkum abstrak jumlah penayangan. Jurnal menghasilkan laporan yang mencatat detail pemrosesan naskah ke jurnal dari perspektif naskah, editor, reviewer, dan bagian, selama periode waktu yang diberikan. Laporan dihasilkan dalam format CSV yang membutuhkan aplikasi spreadsheet untuk dapat dibaca.
36 Gambar 30 – Laporan Rekapitulasi Penggunaan Sistem OJS
5.7.11. Payment
OJS memiliki fitur Pembayaran untuk berbagai tarif atau pembiayaan yang lain. Biaya atau beban yang dapat dikenakan adalah seperti biaya untuk penulis naskah ( didalamnya termasuk biaya untuk pengiriman artikel, jalur cepat review, dan publikasi artikel), Akses artikel (langganan dan pilihan pay-per-view), dan untuk sumbangan dan iuran keanggotaan.
Pengguna harus melakukan konfigurasi atau ketentuan pembayaran, seperti mata uang yang digunakan, biaya yang dikenakan untuk penulis, biaya yang dikenakan untuk pembaca, biaya iuran keanggotaan (donasi), serta metode pembayaran yang akan diberlakukan.
Gambar 31 – Mata Uang Pembayaran
37 Gambar 33 – Biaya Pembaca
Gambar 34 – Donasi Anggota
Kemudian pengguna dapat menentukan jenis metode pembayaran yang akan dilakukan, terdapat dua jenis metode pembayaran yang disediakan oleh fitur OJS, yaitu dengan mengunakan PayPal dan User Defined, jika pengguna memilih metode pembayaran sesuai dengan yang diinginkan oleh pengguna, maka pengguna harus menambahkan instruksi metode pembayaran yang akan diberlakukan.
38 Gambar 36 – Metode Pembayaran PayPal
5.7.12. User Management
Selain mengelola situs web jurnal, Journal manajer juga bertanggung jawab untuk semua account pengguna dalam sistem. Pada halaman manajemen jurnal,terdapat menu untuk mengelola pengguna dalam sistem, yang mencakup semua kemungkinan opsi manajemen user.
Gambar 37 – Menu Pengelolaan Pengguna Sistem
Dari halaman ini manajer jurnal dapat mengedit setiap account user, login sebagai pengguna tersebut, menghapusnya dari daftar, atau menonaktifkan account user, menonaktifkan pengguna tidak akan menghapus pengguna tersebut dari sistem.
39 Gambar 38 – Halaman Pengelolaan Pengguna Sistem