Publikasi internal karya tulis ilmiah yang dilakukan oleh civitas akademika Fakultas Teknik Universitas Pasundan Bandung bertujuan untuk mempublikasikan karya tulisan ilmiah yang dihasilkan dari kerja praktek, tugas akhir, penelitian, maupun program pengabdian masyarakat di lingkungan internal Universitas Pasundan.
Publikasi dan Pengelolaan Jurnal dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak khusus bernama Open Journal System yang diterbitkan oleh PKP (Public Knowledge Project). Mengadopsi dari prosedur publikasi dan pengelolaan Jurnal yang telah dikeluarkan oleh Public Knowledege Project, berikut Standar Operasional Publikasi dan Pengelolaan Jurnal di Fakultas Teknik Universitas Pasundan Bandung.
Peran dalam Sistem Publikasi Internal Karya Tulis Ilmiah FT Unpas terdiri dari : - Author
Pengguna dengan peran sebagai pihak yang mengirimkan karya tulis ilmiah untuk dipublikasikan oleh sistem. Author / Penulis karya tulis ilmiah dalam lingkup ini melingkupi Mahasiswa, Dosen, maupun Staff lainnya yang berperan dalam menghasilkan karya tulis dari hasil penelitian, kerja praktek, tugas akhir, maupun hasil dari program pengabdian masyarakat.
- Editor
Editor mengawasi proses review, editing, dan penerbitan naskah secara keseluruhan, selain itu editor mengawasi kemajuan pengajuan naskah.
40 Section Editor bertugas untuk melihat kiriman naskah melalui proses review juga bertanggung jawab untuk melihat kiriman naskah yang diterima melalui proses Editing (yaitu, melalui copyediting, tata letak mengedit, dan proofreading).
- Reviewer
Pengguna dengan peran sebagai reviewer berperan sebagai peninjau karya tulis yang telah dikirimkan melalui sistem, reviewer dapat mengirimkan hasil ulasan yang ditujukan untuk editors dan penulis naskah.
- Copy Editor
Berperan dalam meningkatkan kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan karya tulis ilmiah yang telah dikirimkan oleh penulis.
- Proofreader
Berperan dalam mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki Layout Editor. Dalam kasus beberapa jurnal, Editor atau Editor Section juga akan berfungsi sebagai Proofreader.
Alur proses publikasi internal karya tulis ilmiah yang melibatkan peran – peran terkait adalah sebagai berikut.
Tabel 8 – Prosedur Penyiapan Jurnal Prosedur : 01
Penyiapan Jurnal
No Peran Aktivitas
1. Journal Manager
Melakukan set up dan konfigurasi awal untuk jurnal 2. Journal
Manager
Mencatat kebijakan yang diberlakukan untuk setiap jurnal 3. Journal
Manager
Mendaftarkan pengguna dengan peran editor, copy editor, section editor, reviewer, dan proofreader.
4. Journal Manager
Menentukan tampilan dari halaman website jurnal
Tabel 9 – Prosedur Publikasi Karya Tulis Ilmiah untuk Jurnal Prosedur : 02
Publikasi Internal Karya Tulis Ilmiah FT Unpas
No Peran Aktivitas
1. Author Author mendaftarkan diri untuk mendapatkan akun pengguna dalam Open Journal System.
2. Author Author mengunggah file karya tulis ilmiah ke Website Jurnal FT Unpas dan mengisi identitas karya tulis ilmiahnya sebagai meta data untuk Indexing OAI (Online Archive Indexing)
41 Prosedur : 02
Publikasi Internal Karya Tulis Ilmiah FT Unpas
No Peran Aktivitas
melihat proses penyerahan naskah karya tulis melalui proses editorial.
4. Editor & Section Editor
Pemeriksaan Penyerahan Naskah, memeriksa apakah naskah yang telah dikirimkan ke Website Jurnal terdapat kekurangan, seperti identitas yang di-input-kan oleh author.
5. Editor Memutuskan apakah naskah karya tulis ilmiah dapat dilakukan Review oleh reviewer.
6. Editor Editor memilih reviewer yang akan melakukan review terhadap naskah karya tulis berdasarkan keahlian dan minat dari reviewer terhadap topik yang diangkat dalam karya tulis tsb.
7. Reviewer Reviewer melampirkan hasil review terhadap karya tulis ilmiah yang telah dikirim oleh author, dan memberikan rekomendasi kepada penulis untuk perbaikan naskah karya tulis ilmiah.
8. Author & Editor Melakukan Peer Review, setelah author mengunggah naskah karya tulis ilmiah, peer review dapat dilakukan oleh editor dan penulis terhadap karya tulis ilmiah yang telah diunggah.
9. Author Author naskah dapat menelusuri proses review, merevisi naskah karya tulis dan mengunggah ulang hasil perbaikan karya tulis. Kembali ke langkah 4,6,7 dan 8.
10. Editor Editor menunjuk copy editor untuk melakukan editing dalam kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan karya tulis ilmiah. 11. Copy Editor Melakukan editing kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan
terhadap naskah karya tulis ilmiah yang dikirimkan oleh author, setelah melalui proses review dari reviewer
12. Editor / Proofreader
Mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki oleh layout editor.
13. Layout Editor Menyiapkan dan memperbaiki layout karya tulis yang telah dicatat kesalahan tipografi dan format oleh Editor / Proofreader.
14. Author Author dapat merivew hasil editing dari copy editor
15. Editor Menyusun daftar konten jurnal untuk karya tulis ilmiah yang telah dikirimkan oleh author.
16. Editor Melakukan publikasi karya tulis ilmiah dengan akses khusus (berlangganan) atau melalui akses terbuka (free access).
17. Copy Editor / Layout Editor / Proofreader
Mengarsipkan jurnal beserta rekam proses pengajuan naskah karya tulis ilmiah untuk jurnal tersebut (berapa banyak karya tulis yang dipublikasikan untuk jurnal tersebut, author, editor, dan review terkait proses publikasi).
18. Reader Jurnal yang telah diterbitkan dapat dibaca oleh pembaca, baik pembaca yang telah terdaftar untuk berlangganan jurnal, maupun pembaca yang tidak terdaftar (free access reader).
42
Author Editor & Section Editor Reviewer, Copy Editor,Layout Editor dan Proofreader
Aktivasi Akun Author mendaftarkan diri untuk mendapatkan akun pengguna dalam Open
Journal System.
Penyerahan Naskah
Author mengunggah file karya tulis ilmiah ke Website Jurnal FT Unpas dan mengisi identitas karya tulis ilmiahnya sebagai meta
data untuk Indexing OAI (Online Archive Indexing)
Antrian Penyerahan Naskah Editor memberikan penugasan kepada
Section Editor untuk melihat proses penyerahan naskah karya tulis melalui
proses editorial.
Journal Manager
Set Up dan Konfigurasi Jurnal Melakukan set up dan konfigurasi awal
untuk jurnal, serta memberikan peran editor, reviewer,copy editor, dan
proofreader
Pemeriksaan Naskah Karya Tulis memeriksa apakah naskah yang telah dikirimkan ke Website Jurnal terdapat kekurangan, seperti identitas yang
di-input-kan oleh author.
Peer Review,
setelah author mengunggah naskah karya tulis ilmiah, peer review dapat dilakukan oleh editor dan penulis terhadap karya tulis ilmiah yang telah
diunggah Peer Review,
Author naskah dapat menelusuri proses review, merevisi naskah karya
tulis dan mengunggah ulang hasil perbaikan karya tulis.
Pemeriksaan Naskah Karya Tulis Memutuskan apakah naskah
karya tulis ilmiah dapat dilakukan Review
oleh reviewer Mendapatkan Hasil Pemeriksaan Oleh
Editor Jurnal bahwa jurnal tidak sesuai ketentuan dan tidak layak untuk
dilakukan review oleh reviewer
Pemilihan Reviewer Editor memilih reviewer yang akan melakukan review terhadap naskah karya tulis berdasarkan keahlian dan
minat dari reviewer terhadap topik yang diangkat dalam karya tulis tsb. No
Yes
Review Naskah Karya Tulis Reviewer melampirkan hasil review terhadap karya tulis ilmiah yang telah
dikirim oleh author, dan memberikan rekomendasi kepada penulis untuk perbaikan naskah karya tulis ilmiah.
Submission Editing
Editor menunjuk copy editor untuk melakukan editing dalam kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan karya
tulis ilmiah.
Submission Editing
Copy Editor Melakukan editing kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan
terhadap naskah karya tulis ilmiah yang dikirimkan oleh author, setelah
melalui proses review dari reviewer
Submission Editing
Proofreader Mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki
oleh layout editor
Submission Editing
Menyiapkan dan memperbaiki layout karya tulis yang telah dicatat kesalahan
tipografi dan format oleh Editor / Proofreader. Submission Editing
Author dapat merivew hasil editing dari copy editor dan Layout Editor.
Publikasi
Menyusun daftar konten jurnal untuk karya tulis ilmiah yang telah dikirimkan
oleh author.
Publikasi
Melakukan publikasi jurnal dengan jenis akses, akses khusus (berlangganan) atau melalui akses
terbuka (free access).
Pengarsipan Jurnal Mengarsipkan jurnal beserta rekam proses pengajuan naskah karya tulis
ilmiah untuk jurnal tersebut (berapa banyak karya tulis yang dipublikasikan
untuk jurnal tersebut, author, editor, dan review terkait proses publikasi). Publikasi
Author Mendapatkan Informasi bahwa karya tulisnya telah dipublikasikan
43 Operasional pengelolaan jurnal akan dibagi menjadi dua kategori utama, pertama karya tulis yang ditulis oleh mahasiswa yang berasal dari Tugas Akhir maupun Kerja Praktek, sepenuhnya pengelolaan jurnal diserahkan kepada tiap Program Studi yang terdapat di Fakultas Teknik Universitas Pasundan. Kedua, karya tulis ilmiah yang ditulis oleh Dosen maka akan dikelola oleh Kepala Pusat Penelitian dan Koordinator PPM yang dibawahi oleh Wakil Dekan I FT Unpas.
Berikut Struktur Organisasi yang terdapat pada FT Unpas.
44 Mengacu kepada struktur organisasi dan peran yang ditetapkan dalam OJS untuk Publikasi Internal Karya Tulis Ilmiah, maka dapat dibentuk penetapan peran dalam OJS terhadap jabatan fungsional dalam FT Unpas.
1. Pengelolaan Karya Tulis Ilmiah Mahasiswa
Tabel 10 – Peran Pengelolaan Karya Tulis Ilmiah Mahasiswa
Peran Jabatan Deskripsi Pekerjaan
Journal Manager Koord. TA / Koord. Kerja Praktek
Melakukan konfigurasi dan set up awal untuk jurnal, dan menentukan peran yang berlaku (editor, reviewer, copy editor, proofreader, dan layout editor) kepada dosen di lingkungan program studi. Editor / Section Editor Koord. TA / Koord. Kerja Praktek / Dosen Pembimbing
mengawasi proses review, editing, dan penerbitan naskah secara keseluruhan, selain itu editor mengawasi kemajuan pengajuan naskah.
Reviewer Koord. TA /
Koord. Kerja Praktek /
Dosen Pembimbing
berperan sebagai peninjau karya tulis yang telah dikirimkan melalui sistem, reviewer dapat mengirimkan hasil ulasan yang ditujukan untuk editors dan penulis naskah.
Copy Editor Dosen Pembimbing Berperan dalam meningkatkan kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan karya tulis ilmiah yang telah dikirimkan oleh penulis.
Proofreader Dosen Pembimbing mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki Layout Editor
Author Mahasiswa Mengirimkan Naskah Karya Tulis Ilmiah untuk dipublikasikan.
2. Pengelolaan Karya Tulis Ilmiah Dosen
Tabel 11 - Peran Pengelolaan Karya Tulis Ilmiah Dosen
Peran Jabatan Deskripsi Pekerjaan
Journal Manager Ka Puslit /
Koordinator PPM
Melakukan konfigurasi dan set up awal untuk jurnal, dan menentukan peran yang berlaku (editor, reviewer, copy editor, proofreader, dan layout editor) kepada dosen di lingkungan program studi.
45
Peran Jabatan Deskripsi Pekerjaan
Editor / Section Editor
Ka Puslit /
Koordinator PPM
mengawasi proses review, editing, dan penerbitan naskah secara keseluruhan, selain itu editor mengawasi kemajuan pengajuan naskah.
Reviewer Ka Puslit /
Koordinator PPM
berperan sebagai peninjau karya tulis yang telah dikirimkan melalui sistem, reviewer dapat mengirimkan hasil ulasan yang ditujukan untuk editors dan penulis naskah.
Copy Editor Ka Puslit /
Koordinator PPM
Berperan dalam meningkatkan kualitas tata bahasa dan kejelasan penulisan karya tulis ilmiah yang telah dikirimkan oleh penulis.
Proofreader Ka Puslit /
Koordinator PPM
mencatat kesalahan tipografi dan format untuk diperbaiki Layout Editor
Author Dosen Mengirimkan Naskah Karya Tulis Ilmiah
untuk dipublikasikan.