PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA 3.1 Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
3.5 Elemen-Elemen Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu tujuan, perencanaan organisasi, audit sumber daya manusia, dan ramalan sumber daya manusia.
Tujuan
Bahwa tiap organisasi sewajarnya mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi. Demikian pula dengan aktivitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan yang berdasarkan pribadi/indiviu sekaligus organisasi. Tujuan ini harus memuat sumber daya yang representatif untuk kepentingan jangka panjang organisasi.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah : 1. Sejarah
Latar belakang organisasi akan menentukan karakteristik organisasi. Organisasi yang didirikan secara turun-temurun bersifat paternal sehingga akan berpengaruh pada karakteristik budaya perusahaan yang masih bersifat kekeluargaan. Organisasi yang dibangun oleh pendiri yang independen, inovatif, visioner, dan transformasi akan membawa dampak pada manajemen bawah terhadap kondisi bisnis yang kontemporer.
2. Kemampuan organisasi
Kemampuan yang dimiliki oleh organisasi hendaknya harus dipahami betu sebagai salah satu kelebihan, yaitu daya saing dan nilai lebih. Kemampuan yang dipunyai organisasi sebagai daya saing merupakan
point of interest dalam persaingan global. Terlebih bagi organisasi yang baru melakukan pelumcuran usaha pada konsumen, hendaknya kemantapan dalam bidang bisnis harus solid. Bidang usaha yang dijalani mestinya merupakan refleksi pemikiran secara mendalam dari pendiri secara terus-menerus. Organisasi yang memutuskan untuk terjun di bidang makanan siap saji akan berpikir seribu kali bila akan memutuskan untuk mengambil bidang lain yang bukan merupakan spesialisasinya. Demikian juga perusahaan Apple Computer tidak akan merambah bidang bisnis lain yang bukan spesialisasinya.
3. Lingkungan organisasi
Aspek lingkungan ini akan menciptakan variabel kesempatan dan ancaman bagi organisasi. Sering kita jumpai analisa ini merupakan refleksi dari analisis SWOT8 sehingga organisasi memang perlu melakukan identifikasi keunggulan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan posisi organisasi dibanding organisasi pesaing.
4. Fokus pada pasar
Fokus pada apa yang dituju yang merupakan cerminan dari misi, visi, dan tujuan organisasi. Organisasi bilai ingin eksis harus melihat, tanggap, dan merespons apa yang menjadi keinginan konsumen karena konsumen memiliki keinginan, persepsi, sikap dan daya beli yang bervariasi. Faktor luar atau eksternal juga sangat berpengaruh terhadap perubahan sikap konsumen. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk selalu menjaga antara keinginan pasar dan tetap atau fokus pada sasaran organisasi. Fokus pada pasar dengan tetap melihat kondisi eksternal tenaga kerja, apalagi globalisasi sudah mulai di ambang pintu. Dengan harapan bahwa organisasi yang berorientasi fokus pada pasar dengan mempertimbangkan jumlah kebutuhan tenaga kerja dan kondisi pasar kerja di pasar bursa kerja. Tenaga kerja begitu berlimpah, sementara lapangan kerja demikian sedikit. Di tengah peradaban industri yang sangat pelit memberikan peluang maka kota-kota besar di setiap negara Asia menjadi tanah impian bagi para pencari kerja dan sekaligus menjadi sumber timbulnya konflik dan penderitaan.9
5. Dapat dicapai
Misi dan tujuan yang baik hendaknya dapat diwujudkan. Setiap jenjang manajemen harus memahami betul apa tujuan dan sasaran organisasi sehingga masing-masing hierarki tidak mempunyai persepsi yang berbeda di mana akan berpotensi menimbulkan konflik yang disfungsional. Manajemen dan karyawan harus bersinergi untuk memantapkan apa yang menjadi keinginan bersama sehingga tidak terjadi perbedaan pandangan antara tujuan individu dan tujuan organisasi.
6. Dapat memotivasi
Misi dan tujuan dapat memberikan motivasi dan semangat kerja pada seluruh karyawan. Maka dari itu, perumusan tujuan, misi, dan visi harus realistis. Motivasi juga dipengaruhi dari faktor kepemimpinan manajemen yang mampu mengubah organisasi menjadi lebih bernilai. 7. Spesifik
Tujuan yang spesifik dapat memberikan arah dan menjadi pedoman dalam pengambilan keputusan. Identifikasi isu-isu strategis yang dianalisis organisasi, sebaiknya dibuat dengan mempertimbangkan waktu, biaya dan tenaga. Dengan dmeikian, perumusan tujua yang dibuat dapat lebih terarah dan jelas serta mudah diterapkan pada manajemen madya ke bawah.
Perencanaan organisasi
Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan organisasi. Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Perencanaan harus mendukung fungsi-fungsi yang lain seperti pengorganisasian, sususan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian. Perencanaan dapat meminimalkan resiko atau ketidak pastian.
Perencanaan ternyata tak hanya mempunyai sisi positif, tetapi memiliki sisi negatif pula. Segi positifnya, perencanaan membantu manajemen untuk melihat masa mendatang. Manajemen yang hanya melihat kondisi saat ini akan berpandangan sempit sehingga dapat membahayakan organisasi.
Selain itu, perencanaan membuat koordinasi menjadi lebih baik serta fokus pada tujuan organisasi. Karena tujuan merupakan titik awal maka manajemen selalu diingatkan pada tujuan tersebut. Jika perencanaan tidak dilakukan dengan baik, akan membuang waktu dan tenaga, fokus pada perencanaan saja juga tidak akan menguntungkan karena mengabaikan fungsi yang lain. Beberapa jenis perencanaan seperti misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program dan anggaran.
Audit sumber daya manusia
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Hasilnya dapat memberikan umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer operasional dan departemen personalia. Audit juga merupaka pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi atau organisasi.
Manfaat audit sumber daya manusia:
1. Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi
2. Memberikan rasa profesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan
3. Kesamaan dalam penetapan keijaksanaan dan praktik-praktik personalia
4. Mengidentifikasi dengan jelas tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia
5. Menganalisis masalah-masalah personalia
6. Mampu mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif
7. Menyelesaikan konflik dengan kebijakan dan aturan secara fleksibel 8. Dapat mudah menerima perubahan-perubahan yang diperlukan
departemen sumber daya manusia
9. Mudah menemukan permasalahan yang terjadi pada sistem informasi sumber daya manusia
Peramalan sumber daya manusia
Meramal kebutuhan tenaga kerja merupakan hal terpenting sekaligus tesulit untuk dilakukan. Pertama, perlu mengidentifikasi berbagai kendala yang memengaruhi permintaan, baik faktor yang berpengaruh langsung dan tidak
langsung atau perubahan lingkungan eksternal. Kedua, ramalan ini dibuat dengan pertimbangan keakuratan metode peralaman yang digunakan.
Peramalan sumber daya pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi di masa mendatang. Teknik yang dapat dipakai antara lain teknik Delphi, ekstrapolasi, analisis komputer, indeksisasi, new venture analysis, dan masih banyak lagi. Tentunya, metode apapun yang akan digunakan harus memiliki pertimbangan keakuratan, validitas, dan efisien dari sisi anggaran. (Teknik peramalan lebih jauh akan dibahas pada subbahasan berikutnya.)