Evaluasi akhir ini dilakukan untuk mengukur peningkatan efisiensi sistem manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Langkah-langkah evaluasi yang dilakukan diawali denganmapping checklist evaluasi akhir untuk membandingkan kondisi awal sistem manajemen mutu dengan kondisi setelah perbaikan dengan penilaian sesuai dengan kriteria penilaian yang terdapat pada tabel 4.1.
4.5.1. Analisa dan Penilaian Kondisi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X Sesuai dengan kriteria penilaian yang ada, kondisi akhir sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan persyaratan umum dari ISO 9001: 2000 adalah sebagai berikut:
Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan) General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Kebijakan mutu telah ditetapkan, sudah dimasukkan dalam manual
mutu dan relevan dengan visi dan misi perusahaan, hanya saja sosialisasinya
kurang
3
Kebijakan telah diperbaharui dan dimasukkan ke dalam
manual mutuplant.
Sosialisasi belum dilakukan
3
Sasaran mutu terdapat dalam KPI, namun belum
disesuaikan dengan kondisi perusahaan
2
Target departemen telah direvisi oleh manajer untuk
menyesuaikan dengan kondisiplant. Dan
dimasukkan ke dalam manual mutu
3
Identifikasi prosedur telah dilakukan dengan cukup baik, dan terus dilakukan
perbaikan untuk mendukung peningkatan SMM 4 Perbaikan dan pemeliharaan dokumen terus dilakukan. Terdapat
beberapa prosedur baru yang bertujuan untuk
peningkatan
4
Sudah ada penetapan
management representative dan quality
assurance. Sedangkan
untukdocument controller
pada masing-masing bagian belum ditunjuk
2
Sudah ada penunjukan
document controller di masing-masing departemen 3 Perencanan dan identifikasi
Sudah ada struktur organisasi danjob description, namun job description harus direvisi
karena adanya beberapa perubahan.
2
Job Description sudah
direvisi dan disesuaikan dengan kondisi aktual
3
Penyediaan sumber daya, baik material, tenaga kerja dan infrastruktur sudah
baik.
3
Pemeliharaan sumber daya, material, tenaga kerja dan infrastruktur berjalan dengan baik
3
Kesadaran karyawan masih terbatas hingga
levelsupervisor,
sedangkan kesadaran level bawah masing
kurang
2
Kesadaran karyawan rendah, perlu diadakan
training kualitas
Penerapan
Penunjukkanmanagement representative telah
dilakukan. Sudah dilakukan dengan baik
olehQA Officer.
3
Pemeliharaan SMM oleh
management representative telah
berjalan dengan baik, namun masih ada koordinasi yang kurang
3
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Penetapan PICdocument
controller belum dilakukan 1
Penunjukan document controller sudah dilakukan, namun kinerjanya belum bagus. 2
Pelatihan sudah dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Penjadwalantraining dan
evaluasi perlu dilakukan agar tepat sasaran 3 Mapping training need sudah dilakukan namun evaluasi belum dilakukan dengan baik di beberapa departemen 3
Metode untuk menguji efektifitas banyak yang belum
dilakukan.
2
Audit internal sudah mulai dilakukan namun belum dapat
berjalan lancar. Sudah ada SOP Pembuatan FMEA.
2 Penerapan
Penerapan SMM sudah
dilakukan cukup baik 3
Perbaikan untuk SMM terus
dilakukan.
3
Sudah ada pendokumentasian untuk visi dan misi, kebijakan
mutu sertavalue. Namun
belum ada manual mutu, termasuk di dalamnya tujuan
mutu.
1
Manual mutu sudah dibuat, kebijakan
mutu baru telah dibuat, tujuan mutu
telah direvisi oleh para manajer
3 Dokumentasi
Sudah ada SOP, WI dan formulir-formulir. Namun penomoran formulir belum dilakukan untuk semua formulir
yang beredar
3
SOP dan WI telah diperbaharui, penomoran formulir
telah dilakukan, namun masih terdapat kesalahan-kesalahan kecil yang
dibuat. 3 Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Audit internal belum dijalankan
dengan baik 2
Audit internal telah dijalankan, namun belum dapat berjalan
dengan baik
2
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai Penetapan PICdocument
controller belum dilakukan
1
Penunjukan document controller sudah
dilakukan, namun
kinerjanya belum bagus. 2 Pelatihan sudah dilakukan
sesuai dengan kebutuhan. Penjadwalantraining dan
evaluasi perlu dilakukan
agar tepat sasaran 3
Mapping training need
sudah dilakukan namun
evaluasi belum
dilakukan dengan baik di beberapa departemen 3 Metode untuk menguji
efektifitas banyak yang belum dilakukan.
2
Audit internal sudah mulai dilakukan namun belum dapat berjalan lancar. Sudah ada SOP
Pembuatan FMEA. 2
Penerapan
Penerapan SMM sudah
dilakukan cukup baik 3
Perbaikan untuk SMM
terus dilakukan. 3
Sudah ada
pendokumentasian untuk visi dan misi, kebijakan mutu sertavalue. Namun
belum ada manual mutu, termasuk di dalamnya
tujuan mutu. 1
Manual mutu sudah
dibuat, kebijakan mutu baru telah dibuat, tujuan mutu telah direvisi oleh para manajer
3 Sudah ada SOP, WI dan
formulir-formulir. Namun penomoran formulir belum dilakukan untuk semua formulir yang beredar
3
SOP dan WI telah
diperbaharui,
penomoran formulir
telah dilakukan, namun
masih terdapat
kesalahan-kesalahan
kecil yang dibuat. 3
Masih ditemukan SOP yang usang, adanya prosedur yang belum dibuat dalam SOP. Dan masih ditemukan formulir yang belum diisi 2
SOP usang sudah
ditarik, masih banyak formulir yang belum diisi dengan baik
2
Dokumentasi
SOP Pengendalian Catatan Mutu(Quality Record) dan
SOP Tindakan Preventif belum ada 2 Pengendalian catatan mutu dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian
Dokumen, Sudah dibuat
SOP FMEA untuk
mendeteksi kegagalan dan cara-cara untuk
mencegah 3
Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Audit internal belum dijalankan dengan baik
2
Audit internal telah
dijalankan, namun
belum dapat berjalan dengan baik
2
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Adaeksternal audit dari
kantor pusat setiap satu tahun sekali, namun persyaratan yang diminta
belum detil
3
Eksternal audit dari
kantor pusat tetap dijalankan dan sudah dijadwal untuk periode 2006. Persyaratan yang
diminta dari tahun ke tahun mengalami
pengetatan
4
Management review
dilakukan setiap tiga bulan sekali, namun belum ada prosedur yang rmengatur
2
SOPManagement Review telah dibuat.
Termasuk alat untuk mengkaji pencapaian target 3 Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Terdapat analisa untuk peningkatan berkelanjutan,
baik untuk proses, produk maupun personel
3
Analisa yang dibuat digunakan untuk
menindaklanjuti ketidaksesuaian dan dibuat langkah-langkah perbaikan. Telah dibuat
SOP PDCA untuk membantu analisa yang
dilakukan
3
Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan umum ISO 9001: 2000 setelah dilakukan perbaikan dijelaskan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 4.6. Kesesuaian Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X
No Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti
1. Perencanaan dan identifikasi 78.57 Baik
2. Penerapan 64.28 Baik
3. Manajemen data dan
dokumentasi 68.75 Baik
4. Pemantauan dan peningkatan
berkelanjutan 75 Baik
Rata-rata
71.65 Baik
Berikut ini adalah grafik kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah perbaikan dilakukan:
Universitas Kristen Petra
Grafik Kesesuaian Akhir SMM PT. X
78.57 64.28 68.75 75 0 20 40 60 80 100 1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 K es es ua ia n (% )
Gambar 4.7. Grafik Kesesuaian Kondisi Akhir SMM PT. X
Jadi ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X setelah dilakukan perbaikan adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi : 21.43%
2. Penerapan : 35.72%
3. Manajemen data dan dokumentasi : 31.25% 4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 25%
Dari hasil evaluasi akhir di atas, terlihat bahwa dengan adanya upaya-upaya perbaikan yang dilakukan, efektifitas sistem manajemen mutu dapat ditingkatkan. Peningkatan efektifitas tersebut terdapat di semua general requirement ISO 9001: 2000. Di bawah ini adalah histogram untuk menggambarkan peningkatan efektifitas yang didapatkan, dimana grafik batang sebelah kiri menggambarkan keadaan awal kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan ISO 9001: 2000 dan grafik batang sebelah kanan menggambarkan keadaan kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Histogram perbandingan kesesuaian tersebut seperti di bawah ini:
Universitas Kristen Petra
Perbandingan Kesesuaian Sistem Manajemen Mutu PT. X
50 68.75 75 64.28 60.71 62.5 78.57 64.28 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 K es es ua ia n (% ) Before After
Gambar 4.8. Grafik Perbandingan Kesesuaian SMM PT. X
Grafik perbandingan kesesuaian sistem manajemen mutu di PT. X di atas menunjukkan adanya peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu pada semua kriteria persyaratan umum ISO 9001: 2000. Peningkatan yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi
Upaya perbaikan yang dilakukan selama ini mampu meningkatkan kesesuaian sebesar 14.29%. Dimana kondisi awal mempunyai kesesuaian sebesar 64.18%, meningkat menjadi 78.57%.
2. Penerapan
Upaya perbaikan yang dilakukan untuk memperbaiki penerapan sistem manajemen mutu PT. X meningkatkan kesesuaian sebesar 3.57%. Dimana kondisi awal sebelum perbaikan memiliki kesesuaian sebesar 60.71% menjadi 64.28%. Peningkatan yang hanya 3.57% ini menunjukkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu di PT. X mengalami banyak hambatan sehingga langkah perbaikan yang dilakukan belum menemui sasaran yang tepat. Hal ini
Universitas Kristen Petra dikarenakan kurangnya kesadaran kualitas dari karyawan yang menyebabkan pelaksanaan menjadi terhambat.
3. Manajemen data dan dokumentasi
Perbaikandocument control center, prosedur dan manual mutu meningkatkan efektifitas manajemen data dan dokumentasi PT. X sebesar 18.75%. Pada kondisi awal sebelum perbaikan, manajemen data dan dokumentasi sistem manajemen mutu PT. X memiliki kesesuaian sebesar 50%, yang berarti bahwa manajemen data dan dokumentasi yang dilakukan PT. X cukup memenuhi persyaratan namun masih terdapat banyak kekurangan. Setelah perbaikan dilakukan, kesesuaian manajemen data dan dokumentasi PT. X meningkat menjadi 68.75% yang berarti bahwa perbaikan yang dilakukan dapat memperbaiki status “cukup” menjadi “baik”.
4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Upaya perbaikan dalam pemantauan sistem manajemen mutu dapat meningkatkan kesesuaian sebesar 12.5%. Kondisi awal pemantauan dan peningkatan berkelanjutan yang dilakukan PT. X mempunyai kesesuaian sebesar 62.5% menjadi 75%.
Dengan demikian, rata-rata sistem manajemen mutu PT. X mengalami peningkatan sebesar 12.28%, atau dari rata-rata kesesuaian sebelum perbaikan yaitu sebesar 59.37% meningkat menjadi 71.65%.
Perbaikan yang telah dilakukan senantiasa harus terus dipelihara agar efektifitas sistem manajemen mutu dapat terus meningkat.