24
Universitas Kristen Petra
4.1. Sistem Manajemen Mutu PT. X
Sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh PT. X mengadopsi dari beberapa standar internasional, antara lain: ISO 9001: 2000,Good Manufacturing Practice (GMP) dan Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP). Sistem-sistem tersebut di atas merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang disebut dengan PT. XIntegrated Quality Management System. Integrated Quality Management System yang dijalankan oleh PT. X merupakan suatu program yang mengimplementasikan Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality Management), dimana di dalamnya terdapat:
· Cara-cara peningkatan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi/proses di dalam organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal. · Tanggung jawab dan kesadaran kualitas pada semua level dari manajemen
yang dikendalikan oleh manajemen puncak, dan menuntut keterlibatan dari semua anggota organisasi dalam penerapannya.
· Pengukuran dan analisa yang dilakukan untuk mendapatkan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan, sebagai upaya untuk menjamin kepuasan pelanggan.
4.2. Sistem Manajemen Mutu PT. X Berdasarkan ISO 9001: 2000
ISO 9001: 2000 merupakan salah satu standar yang diadopsi oleh PT. X dalam menjalankan sistem manajemen mutunya. Di dalam ISO 9001: 2000 sendiri terdapat beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh PT. X untuk menjamin bahwa kualitas dari sistem, proses dan produk yang dimiliki oleh perusahaan telah sesuai dengan standar yang berlaku. Beberapa persyaratan umum dari ISO 9001: 2000 yang harus dipenuhi oleh PT. X adalah:
Universitas Kristen Petra 4.2.1. Perencanaan dan Identifikasi
Dalam perencanaan dan identifikasi manajemen mutu, dituntut adanya tanggung jawab dan komitmen dari manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu yang akan diharapkan. Manajemen puncak mengambil peranan penting dari beberapa hal, seperti: perumusan kebijakan mutu, sasaran mutu dan lain-lain, sekaligus merevisi dan merumuskan kebijakan baru disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan yang ada di dalam organisasi.
Di dalam perencanaan dan identifikasi sistem manajemen mutu ini, perusahaan harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem. 4.2.2. Penerapan
Penerapan sistem manajemen mutu harus melibatkan semua anggota dari organisasi. Semua proses dari setiap area fungsional dalam organisasi harus dapat dijalankan dengan benar dan harus sesuai dengan standar yang berlaku.
4.2.3. Manajemen Data dan Dokumentasi
PT. X mempunyai document control center yang bertugas untuk mengendalikan dan memelihara semua dokumen yang terdapat dalam sistem manajemen mutu. Dokumen ini mencakup quality manual, SOP, instruksi kerja dan rekaman mutu (quality record), dimana quality manual (manual mutu) menjadi kewenangan dari kantor pusat sebagai pegangan sistem manajemen mutu untuk seluruh grup PT. X di Indonesia. Karena PT. X merupakan salah satu cabang dari grup, maka PT. X hanya berhak untuk membuat dan menetapkan pedoman untuk pelaksanaan sistem manajemen mutu di plant ke dalam dokumentasi Plant Management System, yang disebut sebagai Manual Mutu Plant. Tingkat dokumentasi yang berikutnya adalah Standard Operating Procedure (SOP) yang berisi tentang prosedur kerja yang terdapat di masing-masing departemen dan bagian yang terdapat dalam PT. X. Selama ini PT. X selalu berusaha untuk meningkatkan efektifitas SOP yang dimiliki dan berusaha untuk memperbaiki kekurangan dari SOP yang dibuat. Setelah SOP, dokumentasi yang lainnya adalah instruksi kerja (work instruction), yang berisi tentang urut-urutan kerja yang benar dan mendetil untuk menjadi pedoman bagioperator untuk menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktifitas sehari-hari, banyak terdapat
Universitas Kristen Petra catatan-catatan dan formulir-formulir yang digunakanoperator dan karyawan PT. X untuk mempermudah dan mendokumentasikan hasil pekerjaan yang dilakukan. Formulir-formulir dan catatan-catatan tersebut dikendalikan oleh document
control center sebagai rekaman mutu (quality record) Di dalam sistem
manajemen mutu PT. X mempunyai piramida dokumentasi sesuai dengan ISO 9001: 2000 seperti di bawah ini:
Manual Mutu Plant
SOP
Instruksi Kerja
Rekaman / Catatan Mutu
Gambar 4.1. Piramida Dokumentasi PT. X
4.2.4. Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan
Pemantauan dilakukan untuk mengukur efektivitas dari semua proses yang dibutuhkan dalam sistem manajemen mutu. Dari pemantauan yang dilakukan, akan dianalisa lebih lanjut sebagai langkah untuk peningkatan berkelanjutan baik secara sistem, proses maupun produk di seluruh level organisasi dan area fungsional tertentu.
4.3. Evaluasi Awal ISO 9001: 2000
Divisi Produksi PT. X terdiri dari tiga departemen, yaitu: Departemen Processing, Departemen PPIC dan Departemen Warehouse, dan didukung oleh dua sub-departemen yaitu Quality Assurance dan Safety Health and Environment (SHE). Departemen Processing dibagi lagi menjadi beberapa unit kerja yaitu: intake, hammermill, mixer, pelletizing, packing dan dibantu dengan hand add
Universitas Kristen Petra premix. Departemen PPIC dan Warehouse terdiri dari dua bagian yaitu PPIC, yang bertugas untuk melakukan perencanaan produksi serta mengontrolinventory yang ada serta warehouse, yang bertugas untuk menyimpan material yang digunakan untuk proses produksi pakan ternak. Sedangkan Departemen Maintenance dibagi menjadi lima bagian, yaitu: Predictive and Preventive Maintenance (PPM), Repair, Utility, Civil dan Boiler. Sedangkan Quality Assurance bertugas untuk mengontrol kualitas proses dan produk yang dihasilkan di setiap departemen tetap sesuai dengan standar yang diinginkan. Sedangkan sub-departemen SHE bertugas menjaga keselamatan kerja setiap karyawan dalam menjalankan tugasnya agar dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Evaluasi awal untuk melihat kondisi sistem manajemen mutu di Divisi Produksi PT. X dilakukan dengan cara membandingkan kondisi aktual di PT. X dengan persyaratan ISO 9001: 2000 serta mengisi checklist seperti yang terdapat pada tabel 4.3.
4.3.1. Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu PT. X
Terdapat lima pasal yang terdapat dalam ISO 9001: 2000 yang menjadi standar internasional yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan. Lima pasal tersebut terdiri dari persyaratan sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumbar daya, realisasi produk serta pengukuran, analisa dan perbaikan. Berikut ini adalah kondisi awal perusahaan berdasar persyaratan dari pasal-pasal ISO 9001: 2000:
4.3.1.1.Sistem Manajemen Mutu
Terdapat dua persyaratan utama, yaitu: 1. Persyaratan umum
Pasal ini menguraikan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi yang hendak melaksanakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu ditetapkan dan dirancang, kemudian didokumentasikan dan dilaksanakan secara menyeluruh di seluruh organisasi.
Dengan membandingkan kondisi perusahaan dengan checklist ISO 9001: 2000, dapat diketahui bahwa:
Universitas Kristen Petra · Perusahaan sudah mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu, hal ini ditunjukkan dengan adanya SOP pada proses-proses yang ada.
· Perusahaan sudah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem manajemen mutu, seperti adanya penunjukan management representative, penunjukanauditor untuk mengaudit proses yang dijalankan, sedangkan untuk document controller pada masing-masing departemen belum ditunjuk. Sedangkan penyediaan informasi telah dipenuhi dengan adanya checklist harian dan laporan bulanan yang diperlukan untuk memantau pekerjaan pada setiap departemen yang ada.
· Perusahaan sudah menetapkan metode-metode untuk menjamin proses berjalan sesuai dengan standar. Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam suatu proses, perusahaan menggunakan NCR untuk mendeteksi kegagalan yang terjadi, dan kemudian menganalisa tindakan perbaikan yang perlu dilakukan. · Perusahaan belum menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
peningkatan berkelanjutan, yang sudah dikerjakan adalah sebatas menganalisa dan memperbaiki suatu kegagalan yang terjadi, yang sekaligus diharapkan mampu mencegah kegagalan serupa terjadi di kemudian hari (permanent corrective action).
2. Persyaratan Dokumentasi
· Perusahaan telah menetapkan standar pendokumentasian di dalam lingkungan perusahaan. Hal ini termuat dalam SOP Pengendalian Dokumen.
· Perusahaan telah mempunyai kebijakan produksi dan tujuan mutu. Hanya saja tujuan mutu perusahaan belum tertulis dan masih mengikuti standar dari pusat sehingga ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan perlu direvisi.
· Manual mutu masih dalam tahap pembuatan. Perlu diberi catatan bahwa manual mutu dibuat dan ditetapkan oleh pusat, sedangkan PT. X sebagai salah satu cabang tidak mempunyai kewenangan untuk menerbitkan manual mutu sendiri. Karena itu PT. X menerbitkan dokumen Plant Management System sebagai pedoman pelaksanaan sistem manajemen mutu di dalam plant. Dokumen Plant Management System ini dapat dilihat pada lampiran. Untuk
Universitas Kristen Petra selanjutnya, Plant Management System akan disebut sebagai Manual Mutu Plant.
· Perusahaan mempunyai beberapa SOP yang dibutuhkan sesuai dengan standar ISO 9001: 2000, yaitu SOP Internal Audit, SOP Pengendalian Dokumen, SOP Produk Nonkonformans dan SOP Tindakan Korektif. Sedangkan yang belum dimiliki yaitu SOP Tindakan Preventif dan SOP Pengendalian Catatan Mutu
(Quality Record).
4.3.1.2.Tanggung Jawab Manajemen
Pasal ini berisi mengenai beberapa persyaratan, yaitu: 1. Komitmen Manajemen
Dalam pasal ini dijelaskan hal-hal yang menjadi persyaratan bagi manajemen puncak PT. X untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Dari pengamatan awal, didapatkan beberapa hal sebagai berikut:
· Manajemen puncak PT. X telah mempunyai kesadaran akan persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang harus diterapkan di lingkungan organisasi dari produk yang ditawarkan. Hal ini tercantum pada label pakan ternak yang memuat tentang pendaftaran merk.
· Manajemen puncak telah mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi tentang pentingnya kepuasan pelanggan dengan cara melakukan customer care.
· Manajemen telah menetapkan kebijakan mutu, namun perlu didokumentasikan ke dalam Manual Mutu Plant. Sedangkan tujuan mutu (sasaran mutu) telah ditetapkan oleh kantor pusat seperti yang ada dalam KPI (Key Performance Indicator), sehingga manajemen PT. X mempunyai kewajiban untuk merevisi tujuan mutu agar dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Tujuan mutu ini perlu disahkan dan didokumentasikan ke dalam Manual MutuPlant.
· Manajemen puncak telah menerapkan kaji ulang manajemen terhadap tujuan mutu, namun prosedur resminya belum ada.
2. Fokus pada Pelanggan
Universitas Kristen Petra Manajemen puncak harus berkomitmen penuh terhadap kepuasan pelanggan. Komitmen terhadap kepuasan pelanggan ini telah dipenuhi oleh PT. X dengan cara memenuhi persyaratan yang diajukan oleh pelanggan serta memenuhi persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, namun nantinya akan diperlukan oleh pelanggan.
Manajemen puncak PT. X bekerja sama dengan Marketing Division dan Feed Tech Division memenuhi keinginan pelanggan dengan adanya customer care dan menindaklanjuti setiap keluhan pelanggan yang masuk.
3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu yang dimiliki perusahaan telah sesuai dengan visi dan misi yang ada. Kebijakan mutu ini terdiri dari lima subyek, yaitu:
a. keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan, b. mutu produk,
c. biaya,
d. perawatan mesin dan e. sumber daya.
Kebijakan mutu ini perlu didokumentasikan ke dalam Manual MutuPlant dan disahkan oleh manajemen puncak, dan dikendalikan oleh Quality Assurance sebagai dokumen resmi.
Satu hal yang perlu dilakukan lagi yaitu re-sosialisasi kepada seluruh anggota organisasi agar semuanya dapat memahami dan mengerti kebijakan mutu yang diterapkan oleh manajemen puncak.
4. Perencanaan
Perencaan menurut pasal ini meliputi: · Tujuan mutu
Tujuan mutu yang dimiliki PT. X didapat dari KPI yang merupakan standar yang ditetapkan oleh manajemen pusat. Agar sesuai dengan kondisi perusahaan dan tetap relevan dengan visi, misi dan kebijakan mutu, maka diperlukan revisi dari manajemen.
· Perencanaan sistem manajemen mutu
Manajemen puncak telah memenuhi beberapa persyaratan yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001: 2000. Beberapa hal
Universitas Kristen Petra yang belum sesuai seperti pengecualian pasal-pasal yang tidak bisa diterapkan dalam perusahaan harus dimasukkan ke dalam Manual MutuPlant PT. X. 5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
Persyaratan mengenai pasal ini terdiri dari: · Tanggung jawab dan wewenang
Manajemen puncak telah mengidentifikasi fungsi-fungsi masing-masing anggota organisasi di dalam job description dan telah menyusun setiap level organisasi ke dalam struktur organisasi PT. X, sehingga hubungan antara anggota organisasi dapat dilihat dengan jelas.
Sedangkan untuk sosialisasinya perlu diadakan lagi, karena beberapa anggota, khususnya dari level bawah tidak mengerti secara spesifik tanggung-jawab dan wewenang resmi masing-masing.
· Wakil manajemen
Manajemen puncak telah menunjuk seorang Wakil Manajemen (Management Representative), yaitu Quality Assurance Officer yang bertugas untuk menjamin proses-proses dalam sistem manajemen mutu tetap terpelihara, sekaligus melaporkan perkembangan sistem manajemen mutu kepada manajemen puncak dan mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan kepada anggota organisasi yang lain.
· Komunikasi internal
Proses aliran komunikasi yang dijalankan dalam perusahaan belum optimal, khususnya komunikasi yang mengalir dari departemen ke departemen yang lain, sehingga perlu koordinasi yang lebih baik lagi.
6. Kaji ulang manajemen (management review) Pasal ini terdiri dari:
· Persyaratan umum
Manajemen puncak PT. X menetapkan management review meeting setiap tiga bulan sekali. Namun belum ada prosedur resmi yang mengatur pelaksanaan kaji ulang manajemen ini sehingga pelaksanaanya belum optimal. · Input kaji ulang manajemen
Universitas Kristen Petra Input dari kaji ulang manajemen sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2000, hanya saja hasil audit internal tidak ada disebabkan pelaksanaan audit internal PT. X belum berjalan dengan baik.
· Output kaji ulang manajemen
Output dari kaji ulang manajemen PT. X telah sesuai dengan persyaratan yang ada, baik untuk peningkatan sistem manajemen mutu sendiri, kepuasan pelanggan maupun penyediaan sumber daya yang diperlukan.
4.3.1.3.Manajemen Sumber Daya
Pasal ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu: 1. Penyediaan sumber daya
PT. X telah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk kepuasan pelanggan dan peningkatan sistem manajemen mutu.
2. Sumber daya manusia Pasal ini terdiri dari: · Persyaratan umum
PT. X mempunyaijob specification yang memuat pendidikan yang diperlukan untuk posisi masing-masing. Di PT. X masih banyak yang belum sesuai dasar pendidikannya, namun hal itu tidak menjadi masalah karena bisa ditutupi dengan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota masing-masing.
· Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
PT. X mempunyai indikator untuk mengetahui kompetensi dari masing-masing karyawan yang disebut KPI. Sedangkan untuk kesadaran anggota mengenai hubungan pekerjaan mereka dengan mutu hanya bisa dilihat sebatas levelsupervisor saja, sedangkan untuk level bawah masih kurang, hal itu juga ditemukan pada kesadaran mereka mengenai kontribusi pekerjaan mereka untuk pencapaian tujuan mutu. PT. X menyediakan training bagi karyawan yang membutuhkan, sedangkan dari evaluasi tentang hasil daritraining masih kurang, hal ini harus diperhatikan.
3. Infrastruktur
Universitas Kristen Petra PT. X menyediakan peralatan untuk proses dengan baik, baik itu perangkat lunak maupun perangkat keras. Sudah ada sistem komputerisasi (SAP) dan otomasi untuk lebih mengoptimalkan produksi yang dijalankan. PT. X juga menyediakan bangunan yang layak pakai. Selain itu, untuk transportasi dan komunikasi PT. X menyediakan fasilitas yang memadai, seperti mobil transportasi, telepon dan internet.
4. Lingkungan kerja
Lingkungan kerja sebagai tempat untuk operasional perusahaan telah disediakan dan dipelihara dengan baik, sehingga mendukung kesesuaian persyaratan produk.
4.3.1.4.Realisasi Produk
Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:
1. Perencanaan realisasi produk
Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama denganFeed Tech Division dalam hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi penerimaan produk.
PT. X belum memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000 yang tidak dapat dipenuhi yang dikarenakan bukan menjadi tanggung jawab dan wewenang dari PT. X.
2. Proses yang Terkait dengan Pelanggan
· Identifikasi persyaratan yang terkait dengan produk
PT. X telah mencantumkan persyaratan-persyaratan di luar permintaan pelanggan, seperti bahan-bahan produk, petunjuk penggunaan di label pakan. Selain itu, PT. X juga mencantumkan persyaratan hukum di label seperti izin usaha dan lain-lain.
· Peninjauan ulang yang terkait dengan persyaratan dari produk
Universitas Kristen Petra Untuk persyaratan ini, tidak hanya melibatkan PT. X saja, namun juga menuntut kerja sama dengan divisi lain, sepertiFeed Tech dan Marketing. 3. Komunikasi dengan pelanggan
PT. X tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Baik itu dalam penerimaan informasi maupun penerimaan pesanan. PT. X hanya berhubungan dengan pelanggan secara langsung apabila terdapat keluhan pelanggan yang masuk. Prosedur penanganan keluhan pelanggan ini telah terdapat dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan.
4. Ketentuan produksi dan pelayanan
· Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan review minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan oleh departemenmaintenance.
· Identifikasi dan kemampuan telusur
PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap produk.
· Penjagaan/pemeliharaan produk
PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di dalam Quality Planning (QP), dan pelaksanaannya dikerjakan oleh Quality Assurance Officer.
4.3.1.5.Pengukuran, Analisa dan Peningkatan 1. Persyaratan umum
PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam klausul ini. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk pengukuran dan analisa untuk membuktikan kesesuaian.
2. Pengukuran dan pemantauan Pasal ini terdiri atas:
· Kepuasan dan pemantauan
Universitas Kristen Petra PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan pelanggan telah ditetapkan dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan. · Audit Internal
PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal perusahaan. Namun dalam hal pelaksanaannya belum optimal, bahkan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal dan perencanaan yang ada.
· Pengukuran dan pemantauan proses-proses
PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan melaksanakan QP harian yang dilakukan olehQuality Assurance Officer. · Pengukuran dan pemantauan produk
PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai pedoman untuk pemrosesan dan pengeluaran produk.
3. Pengendalian produk nonkonformans
PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan dipertanggung jawabkan oleh perusahaan.
4. Analisa data
Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses. Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut merupakan wewenang dariPurchasing Division.
5. Peningkatan
Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa dilihat di bawah ini:
Universitas Kristen Petra · Peningkatan terus-menerus
PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses kaji ulang manajemen karena audit internal merupakan bagian penting sebagai input dari proses kaji ulang manajemen tersebut. Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI masih harus direvisi sesuai dengan kebijakan manager dan plant manager karena banyak hal yang sudah tidak sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. Hal terakhir yang harus dilakukan adalah menetapkan prosedur kaji ulang manajemen
(management review) agar pelaksanaannya dapat terkontrol dengan baik.
· Tindakan korektif
Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-case dengan bantuan tool fishbone diagram, hal ini perlu di-review apakah pembuatan fishbone diagram telah dilakukan dengan baik dan dilakukan dengan proses brainstorming oleh anggota-anggota organisasi yang berwenang, perlu peransupervisor dalam mengontrol pembuatan fishbone ini. · Tindakan preventif
Dengan adanya tindakan perbaikan diatas, PT. X mengharapkan agar tindakan perbaikan yang dilakukan juga dapat digunakan sebagai tindakan pencegahan permanen (corrective permanent action) agar kejadian serupa tidak terulang lagi di masa mendatang. Departemen Maintenance telah menerapkan analisa kritis untuk mendeteksi kerusakan pada mesin-mesin produksi. Belum ada SOP Tindakan Preventif, untuk itu diperlukan penetapan alat untuk mendeteksi kegagalan potensial yang mungkin terjadi sekaligus cara-cara pencegahannya.
4.3.2. Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000
Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 berisi persyaratan-persyaratan utama sesuai dengan standar yang diminta oleh ISO 9001: 2000, yang berfungsi sebagai alat untuk melihat kondisi awal sistem manajemen mutu PT. X. 4.3.2.1.Cara Pemberian Nilai
Penilaian dilakukan penulis untuk menggambarkan kondisi sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan persyaratan-persyaratan ISO 9001: 2000. Penilaian dilakukan sesuai kriteria dalam tabel berikut:
Universitas Kristen Petra Tabel 4.1. Kriteria Penilaian
Nilai 4 3 2 1 Parameter - ada inovasi dan dapat diterima sesuai standar - penerapan dilaksanakan sepenuhnya - terdapat bukti memadai tentang pelaksanaan -minor non-conformance - penerapan dilaksanakan sepenuhnya - terdapat bukti memadai tentang pelaksanaan - major non-conformance - sebagian yang disyaratkan tidak dijalankan - terdapat bukti memadai tentang pelaksanaan -critical non-conformance - persyaratan tidak dilaksanakan - tidak terdapat bukti memadai tentang pelaksanaan
Penilaian dengan kriteria seperti pada tabel di atas dilanjutkan dengan menghitung prosentase kesesuaian keadaan aktual di lapangan dibandingkan dengan persyaratan umum ISO 9001: 2000, sehingga akan diketahui gambaran secara umum pelaksanaan sistem manajemen mutu PT. X. Untuk memudahkan penggambaran keadaan di lapangan, kesesuaian disajikan dalam bentuk diagram batang. Kriteria dari diagram batang dapat dilihat dalam tabel berikut ini:
Tabel 4.2. Kriteria Diagram Batang Kesesuaian SMM PT. X
Kesesuaian (%) Arti
25-40 kurang
41-60 cukup
61-80 baik
81-100 memuaskan
4.3.2.2.Analisa dan Penilaian Kondisi Awal Sistem Manajemen Mutu PT.X Analisa dan pemberian nilai pada sistem manajemen mutu yang telah di-implementasikan PT. X bisa dilihat pada tabel berikut ini:
Universitas Kristen Petra Tabel 4.3.Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu
Universitas Kristen Petra Tabel 4.3.Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
Universitas Kristen Petra Tabel 4.3.Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement ISO 9001: 2000 Aktual PT. X Nilai
Pemantauan dan peningkatan
berkelanjutan
Adanya tindakan-tindakan dan analisa untuk
peningkatan berkelanjutan
Terdapat analisa untuk peningkatan berkelanjutan, baik untuk proses, produk maupun personel
3
Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 dijelaskan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 4.4. Kesesuaian Awal Sistem Manajemen Mutu PT. X
No Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti
1. Perencanaan dan identifikasi 64.28 Baik
2. Penerapan 60.71 Cukup
3. Manajemen data dan dokumentasi 50 Cukup
4. Pemantauan dan peningkatan
berkelanjutan 62.5 Baik
Rata-rata
59.37 Cukup
Kesesuaian tiap-tiap persyaratan umum di atas digambarkan dalam grafik di bawah ini:
Grafik Kesesuaian Awal SMM PT. X
64.28 60.71 50 62.5 0 10 20 30 40 50 60 70 1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 K es es ua ia n (% )
Gambar 4.2 Grafik Kesesuaian Kondisi Awal SMM PT. X
Universitas Kristen Petra Dari tabel 4.4 di atas, didapatkan ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi : 35.72%
2. Penerapan : 39.29%
3. Manajemen data dan dokumentasi : 50% 4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 37.5%
Dari hasil prosentase di atas, dapat dilihat bahwa ketidaksesuaian terbesar terletak pada kriteria manajemen data dan dokumentasi, yaitu sebesar 35.72% di PT. X, dan secara berturut-turut disusul oleh pemantauan dan peningkatan berkelanjutan sebesar 39.29%, penerapan sebesar 50% dan kemudian yang terakhir adalah perencanaan dan identifikasi, dimana ketidaksesuaian yang ada di sistem manajemen mutu PT. X sebesar 37.5%. Data ketidaksesuaian di atas tersebut akan digunakan untuk analisa awal dan menentukan tindakan-tindakan perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasinya. Analisa dilakukan dengan pareto chart untuk mencari penyebab ketidaksesuaian terbesar dan ditindaklanjuti dengan pembuatan fishbone diagram untuk menemukan akar permasalahan yang sebenarnya terjadi. Pembuatan fishbone diagram dilakukan dengan cara wawancara dan brainstorming dengan pihak Quality Assurance Officer dan anggota organisasi yang bersangkutan sehingga dapat dicari akar permasalahan seobyektif mungkin. Setelah akar permasalahan dapat dideteksi, kemudian akan diusulkan perbaikan-perbaikan yang harus diusulkan kepada pihak manajemen sehingga bisa dipilah-pilah upaya-upaya perbaikan yang memungkinkan dilakukan mengingat kondisi dan situasi perusahaan. Tindakan perbaikan yang bisa dilakukan akan diimplementasikan dan diterapkan di sistem manajemen mutu PT. X dan diharapkan mampu membenahi kekurangan yang ada. Berikut ini adalah analisa lebih lanjut dengan menggunakan pareto chart dan fishbone diagram.
Universitas Kristen Petra 4.3.2.3.Pareto Chart
3
2
4
1
50.00 39.29 37.50 35.72 30.8 24.2 23.1 22.0 30.8 54.9 78.0 100.0 0 50 100 150 0 20 40 60 80 100 Defect Count Percent Cum % P e rc e n tC
o
u
n
t
Pareto Ketidaksesuaian SMM PT. X
Gambar 4.3.Pareto Chart Ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu PT. X Pareto chart 80/20 digunakan untuk mendeteksi 20% penyebab ketidaksesuaian dan mengatasinya untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian yang terjadi. Analisa pareto chart di atas diawali dengan menarik garis lurus dari parameter prosentase pada sisi kanan diagram, dimulai dari titik 80, yang menunjukkan akumulasi prosentase ketidaksesuaian yang terjadi dan menarik garis lurus ke kiri hingga menyentuh titik pada garis merah . Dari titik perpotongan ini dilanjutkan dengan menarik garis vertikal ke bawah hingga menyentuh diagram batang berwarna biru. Dari garis vertikal ini bisa didapatkan daerah arsiran yang menandakan daerah yang menjadi penyebab ketidaksesuaian terbesar. Diagram batang yang bersentuhan dengan daerah arsiran inilah yang menjadi 20% penyebab ketidaksesuaian sehingga harus diatasi untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian yang terjadi pada sistem manajemen mutu PT. X, yaitu:
· persyaratan 3, yaitu manajemen data dan dokumentasi, · persyaratan 2, yaitu penerapan,
· persyaratan 4, yaitu pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.
Universitas Kristen Petra Ketiga penyebab kecacatan terbesar di atas kemudian dianalisa dengan fishbone untuk mencari root-case masing-masing item, sehingga dapat dicari tindakan-tindakan perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah yang ada.
4.3.2.4.Fishbone Diagram
Berikut ini adalah fishbone diagram yang dibuat dengan tujuan untuk mencari dan menemukan sebab-sebab yang menjadi permasalahan sehingga terjadi ketidaksesuaian dalam sistem. Fishbone dibuat untuk ketiga kategori persyaratan umum, yaitu manajemen data dan dokumentasi, penerapan dan pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.
a. Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi
Dokumentasi Man Tools Metode Kurangnyaquality awareness Kurangnya quality knowledge Kurangnya training kualitas Pemahamantentang pentingnya dokumentasi kurang Belumada SOP PengendalianQuality Record Sosialisasi pentingnya dokumentasi kurang Koordinasi kurang
Audit Internal belumberjalan Kurangnya koordinasi Traceabilityrendah Belumada PIC document controller Di masing-masing dept. Kurangnya quality awareness Belumada SOP PengendalianQualty Record Sistemdokumentasi belumlengkap Belumada manual mutu Guideline manual mutu Sasaran mutubelum sesuai dengan kondisi Belumada revisi
KPI Training kualitas kurang
Gambar 4.4Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi
Universitas Kristen Petra
b.Fishbone Diagram Kriteria Penerapan
Penerapan
Metode Audit Internal
belum berjalan Anggapan mutu adalah tanggung jawab QC/QA
Kurangnya kesadaran manfaat audit Tools Belum ada manual mutu Belum ada guideline dari pusat
Man Kurangnya kesadaran
karyawan akan kualitas Kesadaran dokumentasi rendah
Sosialisai dan training kualitas kurang Evaluasi training kurang Paradigma mengenai mutu adalah tanggung jawab dari QC/QA
Kurangnya sosialisasi
Belum mengetahui fungsi dari tujuan mutu
Kurangnya sosialisasi tujuan mutu Kurangnya informasi pentingnya tujuan jutu
Gambar 4.5Fishbone Diagram Kriteria Penerapan
c. Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan
Pemantauandan peningkatan berkelanjutan Man Kurangnya qualityknowledge dan quality awareness Pemahaman manfaat dokumentasi kurang Sosialisasi kurang Tools Belumada prosedur Management Review Perlupenyesuaian sasaranmutu Belumada revisi KPI Metode Belumada tindakan pencegahanyangjelas Analisa kurang
Audit Internal belumberjalan
Kurangnyakesadaran manfaat audit Kurangnyasosialisasi
Belumada SOPT. Preventif
Pemahamanpengendalian dokumenkurang
Gambar 4.6.Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan
Universitas Kristen Petra Dengan fishbone diagram di atas, dapat dilihat permasalahan yang menjadi penyebab ketidaksesuaian dari sistem manajemen mutu PT. X. Penyebab-penyebab itulah yang harus diperbaiki agar efektifitas sistem manajemen mutu dapat meningkat. Dengan analisa pareto chart dan fishbone di atas, diambil langkah-langkah perbaikan yang memungkinkan. Perbaikan-perbaikan yang dilakukan tersebut dijelaskan dalam sub bab berikut ini.
4.4. Upaya Perbaikan Sistem Manajemen Mutu PT. X
Upaya perbaikan dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan khusus agar sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan pada saat perbaikan dilakukan. Pertimbangan-pertimbangan khusus tersebut berasal dari masukan dan saran dari Plant Manager PT. X dan Quality Assurance Officer yang lebih memahami kondisi perusahaan, sehingga diharapkan nantinya perbaikan yang dilakukan berhasil mengatasi kekurangan dan ketidaksesuaian yang ditemukan. Upaya perbaikan ini disesuaikan dengan hasil analisa pareto dan fishbone agar tepat dengan sasaran. Secara berturut-turut sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO 9001: 2000 upaya perbaikan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
4.4.1. Sistem Manajemen Mutu
Terdiri dari 2 persyaratan utama yaitu: 4.4.1.1.Persyaratan Umum
Pada persyaratan ini perusahaan dituntut untuk mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan dan dibuat dalam bentuk dokumentasi, sehingga perusahaan selalu berusaha untuk meminimalisir ketidaksesuaian yang terjadi. Perbaikan yang lain yang telah dilakukan adalah pembuatan business process dan function business process untuk menggambarkan urut-urutan dan interaksi proses yang dijalankan di masing-masing bagian.Business process merupakan gambaran umum mengenai urutan dan interaksi proses yang diawali dari masuknya input/pesanan dari Marketing Division dan berakhir pada saat produk keluar dari warehouse, beserta keterkaitan proses dengan SOP yang berlaku/mengatur proses tersebut. Sedangkan function business process merupakan gambaran yang lebih detil mengenai proses yang terjadi pada tiap-tiap bagian yang terdapat dalam
Universitas Kristen Petra departemen yang ada di PT. X, yaitu Departemen PPIC and Warehouse, Departemen Processing dan Departemen Maintenance. Di dalam function business process juga tertera SOP yang mengatur masing-masing aktifitas yang dijalankan. Business process dan function business process ini dapat dilihat pada manual mutuplant.
4.4.1.2.Persyaratan Dokumentasi
Sesuai dengan pasal ini, perbaikan dilakukan dengan cara:
· Menetapkan kebijakan mutu, visi dan misi dan dimasukkan ke dalam manual
mutuplant.
· Membuat manual mutu plant sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2000 yang berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu PT. X dan juga pengecualian persyaratan-persyaratan yang tidak bisa dipenuhi. Manual mutuplant ini dapat dilihat pada lampiran 1.
· Memperbaiki document control center di PT. X sendiri untuk memelihara semua dokumentasi yang berlaku di lingkungan perusahaan. Pekerjaan yang sudah dilakukan adalah sebagai berikut:
o Mengidentifikasi prosedur yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu dengan cara membuat Index SOP, Index Instruksi Kerja (Working Instruction) dan Index Formulir. Index-index tersebut dimasukkan ke dalam manual mutu plant yang terdapat pada lampiran.
o Menarik dokumen usang dan memusnahkannya.
o Mengontrol pendistribusian dokumen dan mendokumentasikan dalam catatan mutu yang sudah disahkan.
o Mengadakan re-sosialisasi SOP yang berlaku di semua departemen. o Mengontrol penomoran formulir yang berlaku.
· PT. X telah menugaskan salah seorang supervisor dari masing-masing departemen yang dinilai capable untuk menjadi PIC document controller. Tugas daridocument controller tersebut yaitu memelihara segala dokumentasi dari departemen masing-masing, termasuk cacatan mutu yang dibuat, SOP dan instruksi kerja yang dibutuhkan pada setiap operasi yang ada.
Universitas Kristen Petra · Membuat sasaran mutu/tujuan mutu dengan merevisi tujuan mutu yang terdapat pada KPI. Revisi dilakukan oleh manajer departemen masing-masing dengan persetujuan dari plant manager sehingga tujuan mutu yang baru ini sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan.
· Membuat SOP FMEA sebagai SOP Tindakan Preventif untuk mendeteksi kegagalan dan menetapkan tindakan-tindakan pencegahan yang dapat dilakukan agar kegagalan tidak terjadi.
· Melengkapi SOP Pengendalian Dokumen dengan prosedur pengendalian catatan mutu/quality record agar pengendalian dan pemeliharaan catatan mutu dapat dijalankan dengan benar.
4.4.2. Tanggung Jawab Manajemen Terdiri dari pasal-pasal berikut ini: 4.4.2.1.Komitmen Manajemen
Untuk menjamin kesadaran mutu dari seluruh anggota organisasi, perusahaan berusaha untuk terus melakukan sosialisasi. Sedangkan mengenai kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu, kali ulang manajemen dan komitmen perusahaan terhadap kepuasan pelanggan akan dijelaskan lebih lanjut di bawah ini:
4.4.2.2.Fokus pada Pelanggan
Manajemen puncak PT. X telah berkomitmen penuh untuk selalu fokus pada kepuasan pelanggan. Pada pasal ini hanya dibutuhkan kegiatanmaintaining kegiatan-kegiatan pelaksanaannya saja karena sudah dilakukan dengan baik selama ini.
4.4.2.3.Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu telah ditetapkan dan dimasukkan ke dalam manual mutu plant sebagai syarat yang terdapat pada ISO 9001: 2000.
Universitas Kristen Petra 4.4.2.4.Tujuan Mutu
Tujuan mutu atau sasaran mutu merupakan target kuantitas yang spesifik dari setiap aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing departemen yang terdapat di PT. X. Tujuan mutu ini didapat dengan cara merevisi KPI yang didapat dari pusat, karena beberapa parameter yang terdapat dalam KPI tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Revisi target masing-masing departemen ini dilakukan oleh manajer masing-masing departemen terkait untuk dan disesuaikan dengan kondisi dan pencapaian perusahaan sekarang ini. Sasaran mutuplant dapat dilihat pada manual mutuplant.
4.4.2.5.Kaji Ulang Manajemen
Selama ini kaji ulang manajemen dilakukan setiap tiga bulan sekali dengan prosedur yang belum jelas. Untuk itulah dibuat SOP Kaji Ulang Manajemen yang berisi tentang aturan dan prosedur dari kaji ulang manajemen (management review), sekaligus juga alat yang digunakan untuk review dan pelaporan setiap pencapaian yang didapat oleh masing-masing departemen yaitu Form Department/Section Target Progress Report.
4.4.2.6.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. X telah menetapkan dan memenuhi persyaratan ISO 9001: 2000 mengenai SOP yang harus dipunyai, yaitu:
· SOP Pengendalian Dokumen
· SOP Audit Internal (mengikuti SOP Audit Internal dari pusat) · SOP Tindakan Pencegahan (lewat SOP FMEA)
· SOP Tindakan Perbaikan (lewat SOP NCR)
· SOP Pengendalian Catatan Mutu (dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian Dokumen)
· SOP Pengendalian Produk Nonkonformans 4.4.2.7.Komunikasi Internal
Manajemen menjamin komunikasi internal, baik antar departemen maupun antar divisi dapat berjalan dengan baik. Yaitu dengan cara penetapan cacatan
Universitas Kristen Petra harian dan meeting yang terjadwal, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik dan benar.
4.4.2.8.Audit Internal
Manajemen puncak menjamin bahwa audit internal adalah sesuatu yang sangat penting dan harus segera dilakukan. Koordinasi yang baik diharapkan mampu mengatasi masalah yang dihadapi sehingga menghambat jalannya kegiatan audit internal ini. Apabila audit internal dapat berjalan dengan baik, maka hasil dari audit internal tersebut dapat digunakan sebagai salah satu input untuk kaji ulang manajemen dan juga dapat digunakan untuk mengontrol proses berjalannya sistem manajemen mutu agar senantiasa sesuai dengan standar yang berlaku.
4.4.2.9.Wakil Manajemen (Management Representative)
Manajemen telah menunjuk Quality Assurance Officer sebagai wakil manajemen untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam organisasi. Dalam tugasnya wakil manajemen telah bekerja dengan baik untuk memelihara sistem manajemen mutu dan sekaligus menjadi jembatan antara manajemen dan level di bawahnya agar pelaksanaan sistem manajemen dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar. Wakil manajemen ini bertugas melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu dan bertanggung-jawab langsung kepadaPlant Manager.
4.4.2.10.Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Organisasi
Manajemen puncak telah menetapkan struktur organisasi yang berlaku sekarang ini. Selain itu telah dilakukan perubahan job description untuk menyesuaikan dengan kondisi yang ada.
4.4.3. Manajemen Sumber Daya
ISO 9001: 2000 memberi persyaratan dalam pasal ini supaya perusahaan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem manajemen dan
Universitas Kristen Petra memeliharanya supaya dapat digunakan dengan benar. Pasal ini terdiri dari beberapa persyaratan, yaitu:
4.4.3.1.Penyediaan Sumber Daya
PT. X sudah menetapkan metode untuk penyediaan sumber daya yang dibutuhkan sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk kepuasan pelanggan dan mengalokasikan sumber daya yang tersedia tepat waktu.
4.4.3.2.Sumber Daya Manusia
Pasal ini terdiri atas beberapa persyaratan, yaitu: 1. Persyaratan umum
PT. X telah menetapkan kebutuhan kompetensi dari setiap personel yang dibutuhkan dalam organisasi, di mana di dalamnya terdapat kebutuhan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman untuk masing-masing karyawan. Ketetapan kebutuhan kompetensi tersebut sudah didokumentasikan ke dalam job specification dan dijadikan satu ke dalam job description masing-masing personel.
2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
PT. X memastikan untuk selalu memperhatikan kebutuhan training bagi karyawannya. Training sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan dari masing-masing personel.
Kesadaran karyawan akan pentingnya pekerjaan mereka sehubungan dengan efektifitas sistem manajemen mutu masih kurang. Perbaikan bisa dilakukan dengan memberikan training kualitas untuk para karyawan, khususnya karyawan level bawah. Training kualitas diharapkan mampu meningkatkan quality knowledge dari karyawan, sehingga secara otomatis dapat menimbulkan quality awareness dari mereka dan merubah paradigma kualitas yang menggangap bahwa kualitas adalah tanggung jawab dariQuality Assurance dan Quality Control saja. Training bisa dilakukan melalui supervisor dari masing-masing bagian, namun belum bisa direalisasikan disebabkan karena adanya keterbatasan waktu.
Universitas Kristen Petra Evaluasi training yang menjadi persyaratan dalam pasal ISO 9001: 2000 ini juga masih kurang di beberapa departemen. Sehingga efektifitas dari training yang telah diberikan tidak dapat diketahui dengan jelas.
Dokumentasi untuk kegiatan training hanya terbatas pada jadwal training, undangan training dan daftar hadir. Hal ini perlu diperbaiki di masa mendatang
jikatraining akan dilakukan.
3. Infrastruktur
PT. X telah memenuhi persyaratan dalam pasal ini dengan baik, penyediaan sarana pendukung pemenuhan persyaratan produk telah dilakukan dengan baik, baik dari penyediaan dan pemeliharaan bangunan, ruang kerja, sarana telekomunikasi dan transportasi, juga sekaligus perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.
4. Lingkungan kerja
PT. X telah memenuhi kriteria persyaratan ini dengan cara menetapkan dan memelihara lingkungan kerja yang baik dan memadai untuk setiap proses dalam sistem manajemen mutu dan juga memastikan kenyamanan dan keamanan lingkungan kerja bagi karyawan. Definisi lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional telah ditentukan dengan parameter yang jelas.
4.4.4. Realisasi Produk
Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:
4.4.4.1.Perencanaan Realisasi Produk
Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division dalam hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi penerimaan produk.
Universitas Kristen Petra PT. X telah memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000 yang tidak dapat dipenuhi, dan memasukkan ke dalam manual mutu plant yang terdapat pada lampiran.
4.4.4.2.Proses yang Terkait dengan Pelanggan
Semua proses yang terkait dengan pelanggan, seperti pencantuman persyaratan-persyaratan, baik yang diminta oleh pelanggan maupun tidak telah dilakukan oleh PT. X. Untuk peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang diinginkan oleh pelanggan, PT. X bekerja sama dengan divisi lain di luar PT. X, yaitu Feed Tech Division dan Marketing Division. Koordinasi perlu terus ditingkatkan agar kepuasan pelanggan selalu dapat dipenuhi.
4.4.4.3.Komunikasi dengan Pelanggan
PT. X telah menetapkan prosedur komunikasi dengan pelanggan dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan dan menugaskan QA Officer sebagai pemegang tanggung jawab dan wewenang dalam proses ini.
4.4.4.4.Ketentuan Produksi dan Pelayanan
1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan review minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan oleh departemenmaintenance.
2. Identifikasi dan kemampuan telusur
PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap produk. PT. X juga telah merencanakan untuk meningkatkan kemampuan telusur dengan cara membuat kode pakan yang sama dengan cabang lain.
3. Penjagaan/pemeliharaan produk
PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di dalam Quality Planning(QP). Di dalam masa mendatang, diharapkan Quality Planning bisa dilakukan oleh masing-masing PIC dari departemen yang
Universitas Kristen Petra bersangkutan, dan hal ini menuntut kesadaran kualitas yang tinggi dari semua anggota organisasi.
4.4.5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan Terdiri atas beberapa persyaratan berikut ini: 4.4.5.1.Persyaratan Umum
PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam klausul ini dengan baik. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk pengukuran dan analisa untuk membuktikan kesesuaian.
4.4.5.2.Pengukuran dan Pemantauan Pasal ini terdiri atas:
1. Kepuasan pelanggan dan pemantauan
PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan pelanggan telah ditetapkan dalam SOP penanganan keluhan pelanggan.
2. Audit Internal
PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal perusahaan. Audit internal PT. X dilakukan dengan mengadopsi persyaratan-persyaratan dari beberapa standar sistem mutu, yang telah dibahas pada awal bab ini, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Penjadwalan pelaksanaan telah ditetapkan oleh Quality Assurance Officer, hanya saja pelaksanaan audit internal ini mengalami hambatan, sehingga belum dapat berjalan dengan optimal.
3. Pengukuran dan pemantauan proses-proses
PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan melaksanakan Quality Planning harian yang dilakukan oleh Quality Assurance Officer. Untuk lebih meningkatkan pemantauan proses, PT. X telah menetapkan beberapa prosedur baru, yaitu SOP PDCA for Department Target. Dalam SOP ini dijelaskan prosedur untuk membuat Form PDCA yang
Universitas Kristen Petra digunakan untuk mengontrol kegiatan analisa yang telah dilakukan, hasil-hasil eksperimen dan analisa yang telah dilakukan, sekaligus perencanaan kegiatan berikutnya yang bertujuan untuk memperbaiki target yang masih belum bisa dicapai.
Hasil pengukuran dan pemantauan proses didokumentasikan ke dalam formulir, namun pelaksanaannya tidak maksimal karena masih ditemukan banyak formulir yang tidak diisi.
4. Pengukuran dan pemantauan produk
PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai pedoman untuk proses pembuatan dan pengeluaran produk.
5. Pengendalian produk nonkonformans
PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan dipertanggung jawabkan oleh organisasi.
6. Analisa data
Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses. Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut merupakan wewenang dari Purchasing Division.
7. Peningkatan
Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa dilihat di bawah ini:
· Peningkatan terus-menerus
PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses review manajemen karena audit internal merupakan bagian penting sebagai input dari prosesreview.
Universitas Kristen Petra Untuk itu telah mulai dilakukan audit internal untuk memantau kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu di setiap departemen yang ada di PT. X. Audit internal yang dilakukan mengacu pada beberapa standar mutu yang diadopsi oleh PT. X, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Diharapkan untuk ke depannya audit internal dapat dilakukan secara berkala sesuai dengan perencanaan yang sudah ditetapkan, sehingga dapat menjadi input bagi manajemen untuk memperbaiki dan memelihara sistem mutu yang sudah diterapkan.
Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI sudah direvisi sesuai dengan kebijakan manager danPlant Manager sehingga tujuan mutu yang baru telah sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. SOP Management Review telah disusun dan menunggu persetujuan dari manajemen untuk pengesahan dan pelaksanaannya.
· Tindakan korektif
Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-case dengan bantuan tool fishbone diagram. Tindakan perbaikan yang diambil berdasarkan analisa ini telah dapat mengatasi ketidaksesuaian yang selama ini terjadi. Semua hasil dari tindakan perbaikan telah dicatat dalam cacatan mutu dan telah disimpan.
· Tindakan preventif
PT. X telah menetapkan metode-metode untuk mendeteksi ketidaksesuaian/kegagalan yang mungkin terjadi. Dengan adanya metode ini diharapkan dapat meminimalisir ketidaksesuaian yang bisa terjadi. Metode yang dipakai adalah analisa kritis, yang khusus dipakai untuk menganalisa kegagalan yang mungkin terjadi pada mesin-mesin yang terdapat di feedmill. PT. X telah menetapkan metode yang baru dalam hal ini, yaitu pemakaian metode FMEA. Metode ini telah di muat dalam SOP Pembuatan FMEA dan diharapkan pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik sehingga maksud dan tujuan dari penggunaan metode ini dapat tercapai.
Universitas Kristen Petra
4.5. Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X
Evaluasi akhir ini dilakukan untuk mengukur peningkatan efisiensi sistem manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Langkah-langkah evaluasi yang dilakukan diawali denganmapping checklist evaluasi akhir untuk membandingkan kondisi awal sistem manajemen mutu dengan kondisi setelah perbaikan dengan penilaian sesuai dengan kriteria penilaian yang terdapat pada tabel 4.1.
4.5.1. Analisa dan Penilaian Kondisi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X Sesuai dengan kriteria penilaian yang ada, kondisi akhir sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan persyaratan umum dari ISO 9001: 2000 adalah sebagai berikut:
Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan) General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Kebijakan mutu telah ditetapkan, sudah dimasukkan dalam manual
mutu dan relevan dengan visi dan misi perusahaan, hanya saja sosialisasinya
kurang
3
Kebijakan telah diperbaharui dan dimasukkan ke dalam
manual mutuplant. Sosialisasi belum
dilakukan
3
Sasaran mutu terdapat dalam KPI, namun belum
disesuaikan dengan kondisi perusahaan
2
Target departemen telah direvisi oleh manajer untuk
menyesuaikan dengan kondisiplant. Dan dimasukkan ke dalam
manual mutu
3
Identifikasi prosedur telah dilakukan dengan cukup baik, dan terus dilakukan
perbaikan untuk mendukung peningkatan SMM 4 Perbaikan dan pemeliharaan dokumen terus dilakukan. Terdapat
beberapa prosedur baru yang bertujuan untuk
peningkatan
4
Sudah ada penetapan
management representative dan quality
assurance. Sedangkan
untukdocument controller pada masing-masing bagian belum ditunjuk
2
Sudah ada penunjukan
document controller di masing-masing departemen 3 Perencanan dan identifikasi
Sudah ada struktur organisasi danjob
description, namun job description harus direvisi
karena adanya beberapa perubahan.
2
Job Description sudah
direvisi dan disesuaikan dengan kondisi aktual
3
Penyediaan sumber daya, baik material, tenaga kerja dan infrastruktur sudah
baik.
3
Pemeliharaan sumber daya, material, tenaga kerja dan infrastruktur berjalan dengan baik
3
Kesadaran karyawan masih terbatas hingga
levelsupervisor, sedangkan kesadaran
level bawah masing kurang
2
Kesadaran karyawan rendah, perlu diadakan
training kualitas
Penerapan
Penunjukkanmanagement
representative telah
dilakukan. Sudah dilakukan dengan baik
olehQA Officer.
3
Pemeliharaan SMM oleh
management representative telah
berjalan dengan baik, namun masih ada koordinasi yang kurang
3
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Penetapan PICdocument
controller belum dilakukan 1
Penunjukan document controller sudah dilakukan, namun kinerjanya belum bagus. 2
Pelatihan sudah dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Penjadwalantraining dan evaluasi perlu dilakukan agar
tepat sasaran 3 Mapping training need sudah dilakukan namun evaluasi belum dilakukan dengan baik di beberapa departemen 3
Metode untuk menguji efektifitas banyak yang belum
dilakukan.
2
Audit internal sudah mulai dilakukan namun belum dapat
berjalan lancar. Sudah ada SOP Pembuatan FMEA.
2 Penerapan
Penerapan SMM sudah
dilakukan cukup baik 3
Perbaikan untuk SMM terus
dilakukan.
3
Sudah ada pendokumentasian untuk visi dan misi, kebijakan
mutu sertavalue. Namun belum ada manual mutu, termasuk di dalamnya tujuan
mutu.
1
Manual mutu sudah dibuat, kebijakan
mutu baru telah dibuat, tujuan mutu
telah direvisi oleh para manajer
3 Dokumentasi
Sudah ada SOP, WI dan formulir-formulir. Namun penomoran formulir belum dilakukan untuk semua formulir
yang beredar
3
SOP dan WI telah diperbaharui, penomoran formulir
telah dilakukan, namun masih terdapat kesalahan-kesalahan kecil yang
dibuat. 3 Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Audit internal belum dijalankan
dengan baik 2
Audit internal telah dijalankan, namun belum dapat berjalan
dengan baik
2
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai Penetapan PICdocument
controller belum dilakukan
1
Penunjukan document
controller sudah
dilakukan, namun
kinerjanya belum bagus. 2 Pelatihan sudah dilakukan
sesuai dengan kebutuhan. Penjadwalantraining dan evaluasi perlu dilakukan
agar tepat sasaran 3
Mapping training need
sudah dilakukan namun
evaluasi belum
dilakukan dengan baik di beberapa departemen 3 Metode untuk menguji
efektifitas banyak yang belum dilakukan.
2
Audit internal sudah mulai dilakukan namun belum dapat berjalan lancar. Sudah ada SOP
Pembuatan FMEA. 2
Penerapan
Penerapan SMM sudah
dilakukan cukup baik 3
Perbaikan untuk SMM
terus dilakukan. 3
Sudah ada
pendokumentasian untuk visi dan misi, kebijakan mutu sertavalue. Namun belum ada manual mutu, termasuk di dalamnya
tujuan mutu. 1
Manual mutu sudah
dibuat, kebijakan mutu baru telah dibuat, tujuan mutu telah direvisi oleh para manajer
3 Sudah ada SOP, WI dan
formulir-formulir. Namun penomoran formulir belum dilakukan untuk semua formulir yang beredar
3
SOP dan WI telah
diperbaharui,
penomoran formulir
telah dilakukan, namun
masih terdapat
kesalahan-kesalahan
kecil yang dibuat. 3
Masih ditemukan SOP yang usang, adanya prosedur yang belum dibuat dalam SOP. Dan masih ditemukan formulir yang belum diisi 2
SOP usang sudah
ditarik, masih banyak formulir yang belum diisi dengan baik
2
Dokumentasi
SOP Pengendalian Catatan Mutu(Quality Record) dan SOP Tindakan Preventif belum ada 2 Pengendalian catatan mutu dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian
Dokumen, Sudah dibuat
SOP FMEA untuk
mendeteksi kegagalan dan cara-cara untuk
mencegah 3
Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Audit internal belum dijalankan dengan baik
2
Audit internal telah
dijalankan, namun
belum dapat berjalan dengan baik
2
Universitas Kristen Petra Tabel 4.5.Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
General
Requirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Adaeksternal audit dari kantor pusat setiap satu tahun sekali, namun persyaratan yang diminta
belum detil
3
Eksternal audit dari
kantor pusat tetap dijalankan dan sudah dijadwal untuk periode 2006. Persyaratan yang
diminta dari tahun ke tahun mengalami
pengetatan
4
Management review
dilakukan setiap tiga bulan sekali, namun belum ada prosedur yang rmengatur
2
SOPManagement
Review telah dibuat.
Termasuk alat untuk mengkaji pencapaian target 3 Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Terdapat analisa untuk peningkatan berkelanjutan,
baik untuk proses, produk maupun personel
3
Analisa yang dibuat digunakan untuk
menindaklanjuti ketidaksesuaian dan dibuat langkah-langkah perbaikan. Telah dibuat
SOP PDCA untuk membantu analisa yang
dilakukan
3
Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan umum ISO 9001: 2000 setelah dilakukan perbaikan dijelaskan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 4.6. Kesesuaian Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X
No Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti
1. Perencanaan dan identifikasi 78.57 Baik
2. Penerapan 64.28 Baik
3. Manajemen data dan
dokumentasi 68.75 Baik
4. Pemantauan dan peningkatan
berkelanjutan 75 Baik
Rata-rata
71.65 Baik
Berikut ini adalah grafik kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah perbaikan dilakukan:
Universitas Kristen Petra
Grafik Kesesuaian Akhir SMM PT. X
78.57 64.28 68.75 75 0 20 40 60 80 100 1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 K es es ua ia n (% )
Gambar 4.7. Grafik Kesesuaian Kondisi Akhir SMM PT. X
Jadi ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X setelah dilakukan perbaikan adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi : 21.43%
2. Penerapan : 35.72%
3. Manajemen data dan dokumentasi : 31.25% 4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 25%
Dari hasil evaluasi akhir di atas, terlihat bahwa dengan adanya upaya-upaya perbaikan yang dilakukan, efektifitas sistem manajemen mutu dapat ditingkatkan. Peningkatan efektifitas tersebut terdapat di semua general requirement ISO 9001: 2000. Di bawah ini adalah histogram untuk menggambarkan peningkatan efektifitas yang didapatkan, dimana grafik batang sebelah kiri menggambarkan keadaan awal kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan ISO 9001: 2000 dan grafik batang sebelah kanan menggambarkan keadaan kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Histogram perbandingan kesesuaian tersebut seperti di bawah ini:
Universitas Kristen Petra
Perbandingan Kesesuaian Sistem Manajemen Mutu PT. X
50 68.75 75 64.28 60.71 62.5 78.57 64.28 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 K es es ua ia n (% ) Before After
Gambar 4.8. Grafik Perbandingan Kesesuaian SMM PT. X
Grafik perbandingan kesesuaian sistem manajemen mutu di PT. X di atas menunjukkan adanya peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu pada semua kriteria persyaratan umum ISO 9001: 2000. Peningkatan yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi
Upaya perbaikan yang dilakukan selama ini mampu meningkatkan kesesuaian sebesar 14.29%. Dimana kondisi awal mempunyai kesesuaian sebesar 64.18%, meningkat menjadi 78.57%.
2. Penerapan
Upaya perbaikan yang dilakukan untuk memperbaiki penerapan sistem manajemen mutu PT. X meningkatkan kesesuaian sebesar 3.57%. Dimana kondisi awal sebelum perbaikan memiliki kesesuaian sebesar 60.71% menjadi 64.28%. Peningkatan yang hanya 3.57% ini menunjukkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu di PT. X mengalami banyak hambatan sehingga langkah perbaikan yang dilakukan belum menemui sasaran yang tepat. Hal ini
Universitas Kristen Petra dikarenakan kurangnya kesadaran kualitas dari karyawan yang menyebabkan pelaksanaan menjadi terhambat.
3. Manajemen data dan dokumentasi
Perbaikandocument control center, prosedur dan manual mutu meningkatkan efektifitas manajemen data dan dokumentasi PT. X sebesar 18.75%. Pada kondisi awal sebelum perbaikan, manajemen data dan dokumentasi sistem manajemen mutu PT. X memiliki kesesuaian sebesar 50%, yang berarti bahwa manajemen data dan dokumentasi yang dilakukan PT. X cukup memenuhi persyaratan namun masih terdapat banyak kekurangan. Setelah perbaikan dilakukan, kesesuaian manajemen data dan dokumentasi PT. X meningkat menjadi 68.75% yang berarti bahwa perbaikan yang dilakukan dapat memperbaiki status “cukup” menjadi “baik”.
4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Upaya perbaikan dalam pemantauan sistem manajemen mutu dapat meningkatkan kesesuaian sebesar 12.5%. Kondisi awal pemantauan dan peningkatan berkelanjutan yang dilakukan PT. X mempunyai kesesuaian sebesar 62.5% menjadi 75%.
Dengan demikian, rata-rata sistem manajemen mutu PT. X mengalami peningkatan sebesar 12.28%, atau dari rata-rata kesesuaian sebelum perbaikan yaitu sebesar 59.37% meningkat menjadi 71.65%.
Perbaikan yang telah dilakukan senantiasa harus terus dipelihara agar efektifitas sistem manajemen mutu dapat terus meningkat.
