Audit Internal dan
Rapat Tinjauan Manajemen
Dr. Deswara, MM
Kepala Klinik
Bid. Pelayanan Klinik -Pelayanan umum
Pelayanan gigi KB/KIA
-dll
Bidang Penunjang - Laboratorium
- Farmasi - Gizi
dll
Bid. Admisitrasi - Keuangan
-SDM Pemasaran
-dll
Mutu
Tim Mutu
Audit Intenal
PPI
Keselamatan Pasien
K3
Kepuasan Pelanggan
Sistem Manajemen Klinik
Pengertian Audit
Audit
adalah suatu rangkaian kegiatan untuk membandingkan
antara praktik aktual dgn standar, pedoman yg ada dgn mengumpulkan data, informasi
secara objektif,
termasuk membuat laporan hasil audit.
Audit merupakan instrumen manajemen
untuk membantu mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi
(Slide Dr. Suparman Supriadi, Mkes)
Jenis Audit
Audit internal:
• dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
• Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama
• Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia Audit eksternal:
• audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
Jenis Audit
Berdasarkan
Pelaksana Audit (Auditor)
Berdasarkan Objek Audit
Audit Internal Audit Eksternal Audit Klinis/Medis Audit Non Klinis
Dilakukan di dalam organisasi oleh Auditor Internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
Auditor Internal tak memiliki tanggungjawab hukum kpd publik atas apa yg dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan, disebut juga sebagai Audit Pihak Pertama.
Auditor Internal bisa bentuk Unit, Orang, atau Panitia
Dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
Ada 2 jenis :
1. Audit Pihak Kedua (oleh pelanggan) Contoh :
• Audit BPJS thd Faskes yg menjadi mitra kerjasama BPJS,
2. Audit Pihak Ketiga
(oleh institusi independen) Contoh :
• Survei Akreditasi,
• Audit Bawas
Objek Audit :
Pelayanan klinis/medis.
Contoh :
•Audit Pelayanan Umum
•Audit Pelayanan Gigi
•Audit Pelayanan Lab
Auditor, dapat :
•Auditor Internal, atau
•Auditor Eksternal
Auditor harus profesi klinis/medis
Objek Audit :
Pelayanan non klinis/medis.
Contoh :
•Audit Pengelolaan Keuangan
•Audit Pengelolaan Barang
•Audit Pengelolaan Program
Auditor, dapat :
•Auditor Internal, atau
•Auditor Eksternal
(Slide Dr. Suparman Supriadi, Mkes)
• Audit internal tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Klinik
• Menilai kinerja pelayanan di Klinik
• Dengan adanya audit internal dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem pelayanan maupun sistem manajemen.
• merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
• rekomendasi auditor dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.
• Audit internal merupakan salah satu mekanisme pengawasan dan pengendalian internal untuk manajemen FKTP
• Kriteria audit : Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit yang dapat berupa standar, prosedur, indikator dan target kinerja yang digunakan dalam penilaian audit
• Bukti audit : rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
• Temuan audit : hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit
• Auditee : Pihak yang di audit
Beberapa istilah yang harus dipahami
Prinsip-prinsip Auditor :
a. Kode Etik Dasar Profesionalisme.
b. Penyajian yang obyektif.
c. Profesional
d. Independent :
e. Pendekatan berdasarkan bukti.
TUJUAN UMUM
Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu TUJUAN KHUSUS
1) Terlaksananya monitoring implementasi sistem manajemen mutu yang diterapkan di FKTP
2) dengan persyaratan atau kriteria audit 3) Tersedianya data yang valid.
4) Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan terus- menerus (Continuous Improvement)
5) Terukurnya kinerja individu, maupun kinerja unit dan institusi
Tehnik audit
Mewawancarai auditee.
Mengamati proses pelaksanakan kegiatan.
Meminta penjelasan kepada auditee
Meminta peragaan oleh auditee.
Memeriksa dan menelaah dokumen.
Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik.
Mencari bukti-bukti.
Melakukan pemeriksaan silang.
Mencari informasi dari sumber luar.
Menganalisis data dan informasi
Menarik Kesimpulan
Tahapan Audit Internal
Tahap I : Penyusunan rencana audit:
• Menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
• tujuan audit,
• jadualan audit, dan
• menyiapkan instrumen audit.
• Program audit internal harus direncanakan untuk seluruh kegiatan audit selama satu tahun, Tentukan unit-unit kerja yang akan diaudit dan ditetapkan juga periode
RENCANA PROGRAM AUDIT INTERNAL
• I. Latar Belakang:
• II. Tujuan audit:
• III. Lingkup audit:
• IV. Objek audit:
• V. Jadual dan alokasi waktu (lihat lampiran)
• VI. Metoda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dokumen dan rekaman yang ada
• VII. Kriteria audit:
• VIII. Instrumen audit:
Tahap II : Tahap pengumpulan data.
• Dengan menggunakan instrumen audit, Data Primer, data sekunder Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit.
• Hasil pengumpulan data dianalisis dengan cara membenturkan dengan standar/kriteria yang digunakan
• Akan diperoleh temuan-temuan
Tahap IV : Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan
: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaanorganisasi jangka panjang
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan
Bagi unit pengelola mutu
Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil
Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan,
budaya kerja sistematis
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan
perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk
memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar- benar tercapai
Bagi rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan
Peran Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
• Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
• Memberdayakan sistem mutu
• Memperbaiki sistem pelayanan
• Meningkatkan kinerja pelayanan
No Uraian Ketidak sesuaian
Bukti bukti objektif
Ketdk sesuaian thd
standar/ins tr
Standar / Kriteria yang digunaka n
Analisis Tindakan perbaikan
Tindakan pencegah an
Target Waktu penyelesa ian
Form Ringkasan Temuan Audit dan
Rencana Tindak Lanjut
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee
--- ---
Tindak lanjut audit
• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen
• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Laporan audit
I. Latar belakang II. Tujuan audit III. Lingkup audit IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
Kepala Klinik
Bid. Pelayanan Klinik -Poli umum
Poli gigi KB/KIA
-dll
Bidang Penunjang - Laboratorium
- Farmasi - Gizi
dll
Bid. Admisitrasi - Keuangan
-SDM Pemasaran
-dll
Mutu
Tim Mutu
Audit Intenal
PPI
Keselamatan Pasien
K3
KSKP
Sistem Manajemen Klinik Sistem Manajemen Mutu
Rapat Tinjauan Manajemen
Tim Mutu
Audit Intenal
PPI
Keselamatan Pasien
K3
KSKP
Rapat Tinjauan Manajemen
Mutu
Pembahasan
Hasil audit internal oleh audit internal
Umpan balik pelanggan berhubungan dengan kepuasan pelanggan
Kinerja pelayanan
Pencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator kinerja
Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan
Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
Agenda RAPAT tinjauan manajemen
• Pembukaan oleh Penanggung Jawab Manajemen Mutu
• Arahan dari Kepala Puskesmas
• Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
• Pembahasan hasil audit internal
• Permbahasan umpan balik/keluhan pelanggan
• Hasil penilaian kepuasan pelanggan
• Hasil penilaian kinerja
• Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
• Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)
• Rekomendasi untuk perbaikan
• Penutup
RAPAT Tinjauan Manajemen
Pertemuan yang dilakukan secara periodik untuk meninjau
kinerja sistem manajemen mutu, dan
kinerja pelayanan untuk memastikan kelanjutan,
kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas system manajemen mutu dan system pelayanan
KARAKTERISTIK RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
• Berkala, minimal 2x setahun
• Direncanakan dengan baik
• Didokumentasikan dengan baik
• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja
• Membahas perubahan yang perlu dilakukan
• Hasil pertemuan ditindak lanjuti
• Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
• Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
• Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
• Dilaksankan dengan agenda yang jelas
• Menghasilkan luaran:
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan
