Upaya perbaikan dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan khusus agar sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan pada saat perbaikan dilakukan. Pertimbangan-pertimbangan khusus tersebut berasal dari masukan dan saran dari Plant Manager PT. X dan Quality Assurance Officer yang lebih memahami kondisi perusahaan, sehingga diharapkan nantinya perbaikan yang dilakukan berhasil mengatasi kekurangan dan ketidaksesuaian yang ditemukan. Upaya perbaikan ini disesuaikan dengan hasil analisa pareto dan fishbone agar tepat dengan sasaran. Secara berturut-turut sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO 9001: 2000 upaya perbaikan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
4.4.1. Sistem Manajemen Mutu
Terdiri dari 2 persyaratan utama yaitu: 4.4.1.1.Persyaratan Umum
Pada persyaratan ini perusahaan dituntut untuk mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan dan dibuat dalam bentuk dokumentasi, sehingga perusahaan selalu berusaha untuk meminimalisir ketidaksesuaian yang terjadi. Perbaikan yang lain yang telah dilakukan adalah pembuatan business process dan function business process untuk menggambarkan urut-urutan dan interaksi proses yang dijalankan di masing-masing bagian.Business process merupakan gambaran umum mengenai urutan dan interaksi proses yang diawali dari masuknya input/pesanan dari Marketing Division dan berakhir pada saat produk keluar dari warehouse, beserta keterkaitan proses dengan SOP yang berlaku/mengatur proses tersebut. Sedangkan function business process merupakan gambaran yang lebih detil mengenai proses yang terjadi pada tiap-tiap bagian yang terdapat dalam
Universitas Kristen Petra departemen yang ada di PT. X, yaitu Departemen PPIC and Warehouse, Departemen Processing dan Departemen Maintenance. Di dalam function business process juga tertera SOP yang mengatur masing-masing aktifitas yang dijalankan. Business process dan function business process ini dapat dilihat pada manual mutuplant.
4.4.1.2.Persyaratan Dokumentasi
Sesuai dengan pasal ini, perbaikan dilakukan dengan cara:
· Menetapkan kebijakan mutu, visi dan misi dan dimasukkan ke dalam manual
mutuplant.
· Membuat manual mutu plant sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2000 yang berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu PT. X dan juga pengecualian persyaratan-persyaratan yang tidak bisa dipenuhi. Manual mutuplant ini dapat dilihat pada lampiran 1.
· Memperbaiki document control center di PT. X sendiri untuk memelihara semua dokumentasi yang berlaku di lingkungan perusahaan. Pekerjaan yang sudah dilakukan adalah sebagai berikut:
o Mengidentifikasi prosedur yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu dengan cara membuat Index SOP, Index Instruksi Kerja (Working Instruction) dan Index Formulir. Index-index tersebut dimasukkan ke dalam manual mutu plant yang terdapat pada lampiran.
o Menarik dokumen usang dan memusnahkannya.
o Mengontrol pendistribusian dokumen dan mendokumentasikan dalam catatan mutu yang sudah disahkan.
o Mengadakan re-sosialisasi SOP yang berlaku di semua departemen. o Mengontrol penomoran formulir yang berlaku.
· PT. X telah menugaskan salah seorang supervisor dari masing-masing departemen yang dinilai capable untuk menjadi PIC document controller. Tugas daridocument controller tersebut yaitu memelihara segala dokumentasi dari departemen masing-masing, termasuk cacatan mutu yang dibuat, SOP dan instruksi kerja yang dibutuhkan pada setiap operasi yang ada.
Universitas Kristen Petra · Membuat sasaran mutu/tujuan mutu dengan merevisi tujuan mutu yang terdapat pada KPI. Revisi dilakukan oleh manajer departemen masing-masing dengan persetujuan dari plant manager sehingga tujuan mutu yang baru ini sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan.
· Membuat SOP FMEA sebagai SOP Tindakan Preventif untuk mendeteksi kegagalan dan menetapkan tindakan-tindakan pencegahan yang dapat dilakukan agar kegagalan tidak terjadi.
· Melengkapi SOP Pengendalian Dokumen dengan prosedur pengendalian catatan mutu/quality record agar pengendalian dan pemeliharaan catatan mutu dapat dijalankan dengan benar.
4.4.2. Tanggung Jawab Manajemen Terdiri dari pasal-pasal berikut ini: 4.4.2.1.Komitmen Manajemen
Untuk menjamin kesadaran mutu dari seluruh anggota organisasi, perusahaan berusaha untuk terus melakukan sosialisasi. Sedangkan mengenai kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu, kali ulang manajemen dan komitmen perusahaan terhadap kepuasan pelanggan akan dijelaskan lebih lanjut di bawah ini:
4.4.2.2.Fokus pada Pelanggan
Manajemen puncak PT. X telah berkomitmen penuh untuk selalu fokus pada kepuasan pelanggan. Pada pasal ini hanya dibutuhkan kegiatanmaintaining kegiatan-kegiatan pelaksanaannya saja karena sudah dilakukan dengan baik selama ini.
4.4.2.3.Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu telah ditetapkan dan dimasukkan ke dalam manual mutu plant sebagai syarat yang terdapat pada ISO 9001: 2000.
Universitas Kristen Petra 4.4.2.4.Tujuan Mutu
Tujuan mutu atau sasaran mutu merupakan target kuantitas yang spesifik dari setiap aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing departemen yang terdapat di PT. X. Tujuan mutu ini didapat dengan cara merevisi KPI yang didapat dari pusat, karena beberapa parameter yang terdapat dalam KPI tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Revisi target masing-masing departemen ini dilakukan oleh manajer masing-masing departemen terkait untuk dan disesuaikan dengan kondisi dan pencapaian perusahaan sekarang ini. Sasaran mutuplant dapat dilihat pada manual mutuplant.
4.4.2.5.Kaji Ulang Manajemen
Selama ini kaji ulang manajemen dilakukan setiap tiga bulan sekali dengan prosedur yang belum jelas. Untuk itulah dibuat SOP Kaji Ulang Manajemen yang berisi tentang aturan dan prosedur dari kaji ulang manajemen (management review), sekaligus juga alat yang digunakan untuk review dan pelaporan setiap pencapaian yang didapat oleh masing-masing departemen yaitu Form Department/Section Target Progress Report.
4.4.2.6.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. X telah menetapkan dan memenuhi persyaratan ISO 9001: 2000 mengenai SOP yang harus dipunyai, yaitu:
· SOP Pengendalian Dokumen
· SOP Audit Internal (mengikuti SOP Audit Internal dari pusat) · SOP Tindakan Pencegahan (lewat SOP FMEA)
· SOP Tindakan Perbaikan (lewat SOP NCR)
· SOP Pengendalian Catatan Mutu (dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian Dokumen)
· SOP Pengendalian Produk Nonkonformans 4.4.2.7.Komunikasi Internal
Manajemen menjamin komunikasi internal, baik antar departemen maupun antar divisi dapat berjalan dengan baik. Yaitu dengan cara penetapan cacatan
Universitas Kristen Petra harian dan meeting yang terjadwal, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik dan benar.
4.4.2.8.Audit Internal
Manajemen puncak menjamin bahwa audit internal adalah sesuatu yang sangat penting dan harus segera dilakukan. Koordinasi yang baik diharapkan mampu mengatasi masalah yang dihadapi sehingga menghambat jalannya kegiatan audit internal ini. Apabila audit internal dapat berjalan dengan baik, maka hasil dari audit internal tersebut dapat digunakan sebagai salah satu input untuk kaji ulang manajemen dan juga dapat digunakan untuk mengontrol proses berjalannya sistem manajemen mutu agar senantiasa sesuai dengan standar yang berlaku.
4.4.2.9.Wakil Manajemen (Management Representative)
Manajemen telah menunjuk Quality Assurance Officer sebagai wakil manajemen untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam organisasi. Dalam tugasnya wakil manajemen telah bekerja dengan baik untuk memelihara sistem manajemen mutu dan sekaligus menjadi jembatan antara manajemen dan level di bawahnya agar pelaksanaan sistem manajemen dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar. Wakil manajemen ini bertugas melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu dan bertanggung-jawab langsung kepadaPlant Manager.
4.4.2.10.Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Organisasi
Manajemen puncak telah menetapkan struktur organisasi yang berlaku sekarang ini. Selain itu telah dilakukan perubahan job description untuk menyesuaikan dengan kondisi yang ada.
4.4.3. Manajemen Sumber Daya
ISO 9001: 2000 memberi persyaratan dalam pasal ini supaya perusahaan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem manajemen dan
Universitas Kristen Petra memeliharanya supaya dapat digunakan dengan benar. Pasal ini terdiri dari beberapa persyaratan, yaitu:
4.4.3.1.Penyediaan Sumber Daya
PT. X sudah menetapkan metode untuk penyediaan sumber daya yang dibutuhkan sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk kepuasan pelanggan dan mengalokasikan sumber daya yang tersedia tepat waktu.
4.4.3.2.Sumber Daya Manusia
Pasal ini terdiri atas beberapa persyaratan, yaitu: 1. Persyaratan umum
PT. X telah menetapkan kebutuhan kompetensi dari setiap personel yang dibutuhkan dalam organisasi, di mana di dalamnya terdapat kebutuhan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman untuk masing-masing karyawan. Ketetapan kebutuhan kompetensi tersebut sudah didokumentasikan ke dalam job specification dan dijadikan satu ke dalam job description masing-masing personel.
2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
PT. X memastikan untuk selalu memperhatikan kebutuhan training bagi karyawannya. Training sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan dari masing-masing personel.
Kesadaran karyawan akan pentingnya pekerjaan mereka sehubungan dengan efektifitas sistem manajemen mutu masih kurang. Perbaikan bisa dilakukan dengan memberikan training kualitas untuk para karyawan, khususnya karyawan level bawah. Training kualitas diharapkan mampu meningkatkan quality knowledge dari karyawan, sehingga secara otomatis dapat menimbulkan quality awareness dari mereka dan merubah paradigma kualitas yang menggangap bahwa kualitas adalah tanggung jawab dariQuality Assurance dan Quality Control saja. Training bisa dilakukan melalui supervisor dari masing-masing bagian, namun belum bisa direalisasikan disebabkan karena adanya keterbatasan waktu.
Universitas Kristen Petra Evaluasi training yang menjadi persyaratan dalam pasal ISO 9001: 2000 ini juga masih kurang di beberapa departemen. Sehingga efektifitas dari training yang telah diberikan tidak dapat diketahui dengan jelas.
Dokumentasi untuk kegiatan training hanya terbatas pada jadwal training, undangan training dan daftar hadir. Hal ini perlu diperbaiki di masa mendatang
jikatraining akan dilakukan.
3. Infrastruktur
PT. X telah memenuhi persyaratan dalam pasal ini dengan baik, penyediaan sarana pendukung pemenuhan persyaratan produk telah dilakukan dengan baik, baik dari penyediaan dan pemeliharaan bangunan, ruang kerja, sarana telekomunikasi dan transportasi, juga sekaligus perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.
4. Lingkungan kerja
PT. X telah memenuhi kriteria persyaratan ini dengan cara menetapkan dan memelihara lingkungan kerja yang baik dan memadai untuk setiap proses dalam sistem manajemen mutu dan juga memastikan kenyamanan dan keamanan lingkungan kerja bagi karyawan. Definisi lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional telah ditentukan dengan parameter yang jelas.
4.4.4. Realisasi Produk
Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:
4.4.4.1.Perencanaan Realisasi Produk
Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division dalam hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi penerimaan produk.
Universitas Kristen Petra PT. X telah memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000 yang tidak dapat dipenuhi, dan memasukkan ke dalam manual mutu plant yang terdapat pada lampiran.
4.4.4.2.Proses yang Terkait dengan Pelanggan
Semua proses yang terkait dengan pelanggan, seperti pencantuman persyaratan-persyaratan, baik yang diminta oleh pelanggan maupun tidak telah dilakukan oleh PT. X. Untuk peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang diinginkan oleh pelanggan, PT. X bekerja sama dengan divisi lain di luar PT. X, yaitu Feed Tech Division dan Marketing Division. Koordinasi perlu terus ditingkatkan agar kepuasan pelanggan selalu dapat dipenuhi.
4.4.4.3.Komunikasi dengan Pelanggan
PT. X telah menetapkan prosedur komunikasi dengan pelanggan dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan dan menugaskan QA Officer sebagai pemegang tanggung jawab dan wewenang dalam proses ini.
4.4.4.4.Ketentuan Produksi dan Pelayanan
1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan review minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan oleh departemenmaintenance.
2. Identifikasi dan kemampuan telusur
PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap produk. PT. X juga telah merencanakan untuk meningkatkan kemampuan telusur dengan cara membuat kode pakan yang sama dengan cabang lain.
3. Penjagaan/pemeliharaan produk
PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di dalam Quality Planning(QP). Di dalam masa mendatang, diharapkan Quality Planning bisa dilakukan oleh masing-masing PIC dari departemen yang
Universitas Kristen Petra bersangkutan, dan hal ini menuntut kesadaran kualitas yang tinggi dari semua anggota organisasi.
4.4.5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan Terdiri atas beberapa persyaratan berikut ini: 4.4.5.1.Persyaratan Umum
PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam klausul ini dengan baik. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk pengukuran dan analisa untuk membuktikan kesesuaian.
4.4.5.2.Pengukuran dan Pemantauan Pasal ini terdiri atas:
1. Kepuasan pelanggan dan pemantauan
PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan pelanggan telah ditetapkan dalam SOP penanganan keluhan pelanggan.
2. Audit Internal
PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal perusahaan. Audit internal PT. X dilakukan dengan mengadopsi persyaratan-persyaratan dari beberapa standar sistem mutu, yang telah dibahas pada awal bab ini, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Penjadwalan pelaksanaan telah ditetapkan oleh Quality Assurance Officer, hanya saja pelaksanaan audit internal ini mengalami hambatan, sehingga belum dapat berjalan dengan optimal.
3. Pengukuran dan pemantauan proses-proses
PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan melaksanakan Quality Planning harian yang dilakukan oleh Quality Assurance Officer. Untuk lebih meningkatkan pemantauan proses, PT. X telah menetapkan beberapa prosedur baru, yaitu SOP PDCA for Department Target. Dalam SOP ini dijelaskan prosedur untuk membuat Form PDCA yang
Universitas Kristen Petra digunakan untuk mengontrol kegiatan analisa yang telah dilakukan, hasil-hasil eksperimen dan analisa yang telah dilakukan, sekaligus perencanaan kegiatan berikutnya yang bertujuan untuk memperbaiki target yang masih belum bisa dicapai.
Hasil pengukuran dan pemantauan proses didokumentasikan ke dalam formulir, namun pelaksanaannya tidak maksimal karena masih ditemukan banyak formulir yang tidak diisi.
4. Pengukuran dan pemantauan produk
PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai pedoman untuk proses pembuatan dan pengeluaran produk.
5. Pengendalian produk nonkonformans
PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan dipertanggung jawabkan oleh organisasi.
6. Analisa data
Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses. Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut merupakan wewenang dari Purchasing Division.
7. Peningkatan
Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa dilihat di bawah ini:
· Peningkatan terus-menerus
PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses review manajemen karena audit internal merupakan bagian penting sebagai input dari prosesreview.
Universitas Kristen Petra Untuk itu telah mulai dilakukan audit internal untuk memantau kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu di setiap departemen yang ada di PT. X. Audit internal yang dilakukan mengacu pada beberapa standar mutu yang diadopsi oleh PT. X, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Diharapkan untuk ke depannya audit internal dapat dilakukan secara berkala sesuai dengan perencanaan yang sudah ditetapkan, sehingga dapat menjadi input bagi manajemen untuk memperbaiki dan memelihara sistem mutu yang sudah diterapkan.
Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI sudah direvisi sesuai dengan kebijakan manager danPlant Manager sehingga tujuan mutu yang baru telah sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. SOP Management Review telah disusun dan menunggu persetujuan dari manajemen untuk pengesahan dan pelaksanaannya.
· Tindakan korektif
Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-case dengan bantuan tool fishbone diagram. Tindakan perbaikan yang diambil berdasarkan analisa ini telah dapat mengatasi ketidaksesuaian yang selama ini terjadi. Semua hasil dari tindakan perbaikan telah dicatat dalam cacatan mutu dan telah disimpan.
· Tindakan preventif
PT. X telah menetapkan metode-metode untuk mendeteksi ketidaksesuaian/kegagalan yang mungkin terjadi. Dengan adanya metode ini diharapkan dapat meminimalisir ketidaksesuaian yang bisa terjadi. Metode yang dipakai adalah analisa kritis, yang khusus dipakai untuk menganalisa kegagalan yang mungkin terjadi pada mesin-mesin yang terdapat di feedmill. PT. X telah menetapkan metode yang baru dalam hal ini, yaitu pemakaian metode FMEA. Metode ini telah di muat dalam SOP Pembuatan FMEA dan diharapkan pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik sehingga maksud dan tujuan dari penggunaan metode ini dapat tercapai.
Universitas Kristen Petra