Evaluasi terhadap aktivitas pengendalian meliputi:
1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai.
Pemisahan tugas yang memadai dimaksudkan agar fungsi-fungsi yang berada di dalam perusahaan dapat mempunyai tanggung jawab dan batasan yang dapat di lakukan tidak merangkat dua pekerjaan menjadi dua. Setelah penulis melakukan
99 wawancara dengan perusahaan didapatkan hal-hal mengenai evaluasi pemisahan tugas yang telah dilakukan oleh manajemen perusahaan sebagai berikut:
a. Adanya pemisahan tugas antara penyelesaian registrasi klaim sampai dengan perbaikan klaim kepada tertanggung di pisah dengan pembayaran atas penyelesaian klaim yaitu bagian klaim hanya mengurusi klaim sampai dengan kwitansi tagihan diberikan oleh pihak bengkel namun yang mengurusi pembayaran di lakukan oleh pihak Bagian Kasir. Bagian Klaim hanya mendapat notif pemberitahuan dari Bagian Kasir bahwa klaim telah selesai dibayarkan sehingga dapat di informasikan kepada pihak bengkel, adjuster, atau tertanggung. Pemisahan tugas ini dapat mengurangi risiko kecurangan dalam membesarkan biaya klaim yang dapat dilakukan oleh personel bagian klaim. Dengan contoh meminta pembayaran lebih besar namun yang dibayarkan ke pihak bengkel, adjuster, atau tertanggung tidak secara wajar.
b. Adanya pemisahan tugas di dalam Bagian Klaim sendiri antara staff yang mengurusi penyelesaian klaim dengan staff yang mengurusi permohonan pembayaran ke bagian kasir. Staff yang mengurusi penyelesaian klaim mempunyai pekerjaan hanya sampai tertanggung merasa puas atas perbaikan atau ganti rugi yang telah diberikan perusahaan, kwitansi penagihan yang diberikan bengkel,adjuster kepada perusahaan ditangani pembuatan claim note nya dengan staff yang berbeda. Sehingga dapat
100 mengendalikan pembuatan claim note dipisah dengan penyelesaian klaim.
Berdasarkan hasil evaluasi, terdapat kelemahan yang dapat terjadi di bagian klaim yaitu sebagai berikut:
a. Tidak adanya pemisahan tugas antara Bagian Klaim dengan yang mencari bahan baku jika bahan sparepart di bengkel rekanan tidak ada untuk perbaikan. Maka Bagian klaim akan mencari bahan ke toko rekanan apakah ada sparepart yang dicari untuk perbaikan kendaraan.
Akibat:
Bagian Klaim yang mengurusi klaim tersebut dapat melakukan kecurangan dengan menaikan harga sparepart tidak sesuai dengan harga aslinya.
Kriteria:
Seharusnya Bagian Klaim yang menangani proses klaim dipisah dengan adanya bagian penanganan bahan baku atau sparepart. Dan mempunyai toko rekanan yang dapat dipercaya oleh perusahaan.
Sebab:
Perusahaan mengganggap penyelesaian proses klaim dari awal registrasi sampai dengan permohonan pengajuan pembayaran ke
101 bagian kasir cukup hanya dengan satu personel saja. Dan dalam prakteknya Bagian klaim memang mempunyai personel yang sangat terbatas dalam penanganan klaim.
Rekomendasi:
Untuk dapat mencegah penyimpangan-penyimpangan atau kecurangan tersebut penulis memberikan rekomendasi membuat personel dari masing-masing area yang telah penulis rekomendasikan berupa flowchart dengan cara personel area yang berada pada Gambar 4.2 yang mengurusi bahan baku dan Bagian klaim yang membuat estimasi kerugiannya.
2. Evaluasi terhadap otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas.
Otorisasi perlu dilakukan karena setiap transaksi harus disahkan dengan benar untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari manajer yang berwenang. Catatan, formulir dan dokumen merupakan media yang digunakan untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi. Oleh karena itu penggunaannya harus diawasi dengan otorisasi yang jelas.
102 Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis menemukan bahwa otorisasi yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan teori yang ada, yaitu:
a. Pengiriman SPK (Surat Perintah Kerja) atau PO (Purchase Order) kepada Bengkel atau toko diotorisasi Kepala Cabang dalam kategori partial loss.
Pengiriman SPK/PO kepada bengkel atau toko didasarkan atas proses bahwa registrasi klaim yang dilakukan oleh tertanggung telah dalam dinyatakan validitas polisnya dan survey telah dilakukan, klaim yang dilakukan dinyatakan validitas dengan dokumen dan hasil survey yang didapatkan sehingga dapat dinyatakan estimasi kerugian yang akan diberikan ganti rugi kepada tertanggung dengan menganalisa kerugian tersebut. Maka di buatkan SPK/PO, namun otorisasi terjadi jika di atas limit cabang maka pengiriman SPK/PO harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Kepala Cabang, jika kepala cabang menyetujui maka SPK/PO dapat dikirimkan ke Bengkel/ Toko. Pengendalian ini memadai untuk dilakukan karena dalam pembuatan surat perintah kerja melalui persetujuan kepala cabang sehingga tidak adanya konspirasi antara bagian klaim dengan bengkel dalam penambahan kerugian.
b. Penanganan mengenai jumlah ganti rugi pada kategori constructive total loss dan actual total loss kepada kantor pusat jika telah di atas limit cabang.
Proses dimana kantor cabang cabang telah menganalisa kerugian yang terjadi untuk klaim tersebut, jika di atas limit cabang, maka penanganan dilakukan
103 oleh kantor pusat dengan menganalisa kasus klaim dengan kantor pusat memeriksa harga pasar atas estimasi kerugian yang dibuat oleh kantor cabang, merupakan klaim yang dapat dinyatakan valid atau tidak. Dan penerbitan SPK/PO untuk kategori constructive total loss dapat dilakukan hanya oleh kantor pusat setelah estimasi dan analisa kerugian yang telah dibuat oleh kantor cabang dinyatakan valid. Sedangkan dalam kategori actual total loss, kantor pusat harus meminta persetujuan direksi mengenai jumlah ganti rugi agar kantor cabang dapat menyampaikan surat penawaran ganti rugi kepada tertanggung. Proses ini dimaksudkan untuk pengendalian penanganan klaim dalam jumlah besar harus dapat persetujuan dari kantor pusat dan direksi.
c. Jadwal permohonan pembayaran atas otoritas kepala cabang.
Kwitansi tagihan bengkel yang diberikan ke perusahaan di buatkan jadwal pembayarannya dan mencetak claim note untuk di ajukan ke bagian kasir. Kwitansi tagihan beserta claim note harus di setujui terlebih dahulu oleh kepala cabang. Dan pengajuan jadwal pembayaran tidak akan bisa dilakukan tanpa persetujuan oleh kepala cabang. Saat penulis melakukan observasi ke kantor cabang, pengendalian internal sangat memadai dengan terlihatnya kepala cabang yang sangat teliti melihat setiap kalimat dari dokumen yang dibuat oleh staff bagian klaim untuk persetujuan pembayaran.
104 Pembayaran di lakukan oleh Bagian Kasir yang terpisah dengan bagian klaim dengan dibuatkannya giro/cek untuk bengkel/toko/tertanggung. Jika pembayaran masih berada dalam limit cabang, maka tanda tangan giro/cek cukup oleh kepala cabang, namun jika di atas limit cabang penanda tanganan cek/giro harus atas persetujuan direksi. Hal ini telah efektif dijalankan dan sesuai dengan prosedur dimana harus adanya otorisasi tahapan dimana limit klaim yang cukup dan tidak cukup atas otorisasi yang lebih besar.
3. Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap terlaksananya transaksi di dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
Berdasarkan hasil evaluasi dokumen dan catatan, penilaian risiko pengendalian dan wawancara, penulis menemukan beberapa temuan terakit dokumen dan catatan memadai. Berikut diuraikan beberapa penggunaan dokumen dan catatan yang memadai dan telah sesuai:
105 Formulir pengajuan klaim yang akan diisi oleh tertanggung tidak memiliki nomor urut, pada setiap formulir pengajuan klaim tidak terdapat nomor urut, tertanggung bebas memberikan atau siapapun bebas mengisi formulir klaim, namun pengendalian pada formulir klaim pada saat registrasi klaim di input ke sistem CARE maka akan muncul nomor klaim berdasarkan tanggal dilakukannya klaim dan secara terperinci mengapa disebabkannya klaim tersebut yang telah di buat oleh tertanggung.
b. Dokumen mempunyai nomor urut tercetak dari sistem CARE
Dokumen seperti surat pelaporan atau pengajuan klaim dari tertanggung, surat persetujuan klaim, surat estimasi biaya, surat perintah kerja, surat penyelesaian klaim atau surat puas dari tertanggung surat pernyataan atau penyerahan subrogasi, kwitansi tagihan, claim note, claim control sheet, dll.
Masing-masing dokumen diatas mempunyai no.urut sesuai dengan no.polis yang ada dari pihak tertanggung. Namun dalam surat pelaporan atau pengajuan klaim dari tertanggung tidak terdapat no. formulir dikarenakan surat pelaporan atau pengajuan klaim dari tertanggung itu hanyalah berupa surat pengjual klaim yang nantinya akan diinput ke sistem CARE dan no. urut suratnya akan tercetak otomatis di sistem dan sudah ada pengendalian didalamnya. Bahwa klaim yang diajukan dengan mengisi formulir pengajuan klaim tersebut hanya bisa dilakukan oleh satu orang dan jika dalam kurun waktu 10 hari-1 bulan terjadi klaim kembali oleh tertanggung, maka proses klaim tidak dapat diakses dan di input oleh bagian yang menginput proses
106 klaim, namun harus ada otorisasi dari kepala cabang terlebih dahulu apakah klaim tersebut valid atau tidak, dapat diproses atau tidak.
c. Kwitansi Tagihan dari bengkel di buat 2 (dua) rangkap, kwitansi asli harus diberikan bersama claim note kepada bagian kasir dan kwitansi copy disimpan sebagai arsip oleh bagian klaim. Hal ini membuktikan bahwa saat pembayaran dan pembuatan giro/cek oleh bagian kasir berdasarkan atas kwitansi asli yang dibuat oleh bengkel. Hal ini membuktikan dalam proses pengajuan pembayaran oleh bagian klaim ke bagian kasir telah memiliki pengendalian internal yang baik.
d. Daftar pembayaran (disbursement) yang disetujui di buat 3 (tiga rangkap), dan diberikan kepada untuk bagian klaim, kasir dan pembukuan.
e. Setiap surat harus disertai dengan kop surat perusahaan, tanda tangan pihak yang berwenang, dan cap stempel perusahaan.
f. Pencatatan transaksi dilakukan pada saat transaksi terjadi atau segera transaksi dilakukan.
Namun perusahaan masih memiliki kekurangan dalam hal kelengkapan dokumen dan catatan yang cukup dalam proses klaim yang diajukan tertanggung. Kurangnya dokumen dan data yang diberikan oleh tertanggung adalah sebagai berikut:
Dalam surat pengajuan klaim, tertanggung harus memenuhi kelengkapan data yang dibutuhkan untuk bagian klaim meregistrasi ke sistem CARE, karena
107 sistem CARE sendiri tidak akan dapat menginput data jika keterangan yang diberikan oleh tertanggung tidak lengkap. Tertanggung terkadang tidak memberikan informasi awal yang lengkap dan selalu kurang.
Akibat:
Dengan adanya kondisi tersebut, maka bagian klaim belum bisa menginput registrasi klaim karena data yang diberikan kurang dari tertanggung. Oleh karena itu, staff bagian klaim sering kebingungan Karena proses registrasi sering kali lama di input dikarenakan tidak lengkapnya data yang diberikan tertanggung. Pengendalian internal dengan efektif dan efisien operasional perusahaan tidak akan tercapai.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan telah mengidentifikasi risiko karena kesibukan tertanggung untuk memenuhi data klaim seperti fotocopy ktp, stnk, dll dengan mempunyai back up sementara dari data polis yang pernah di berikan.
Sebab:
Hal ini dapat terjadi karena perusahaan terlalu memberikan toleransi yang tinggi kepada tertanggung untuk penyelesaian data pengajuan klaim. Perusahaan tidak mengidentifikasi keterlambatan dalam proses klaim selanjutkan jika dalam proses registrasi tidak memiliki data lengkap.
108 Atas kondisi tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi memberikan time limit dalam kelengkapan dokumen dari tertanggung dengan menelpon terus menerus selama 3-5 hari.
4. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas asset dan catatan
Cara pengendalian internal yang baik dalam perlindungan aset dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan fisik. Pengendalian fisik atas aset dan catatan perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Dokumen-dokumen atau catatan masing-masing bagian dalam perusahaan telah menyimpang dengan rapi dokumen tersebut sesuai dengan bagiannya di simpan di dalam lemari diruangan masing-masing bagian dengan kunci yang diberikan serta mempunyai tanggung jawab atas masing-masing lemari dokumennya.
b. Adanya penguncian ruangan setelah bekerja yang dilakukan oleh petugas office boy diperusahaan serta kebersihan yang dijaga oleh mereka.
c. Ada pengendalian dari keamanan fisik dan akses berupa diberikannya user id dan password untuk akses baik ke unit komputer maupun kedalam sistem. Masing-masing personel memiliki akses yang berbeda-beda. Staff bagian klaim dengan kepala cabang masuk ke dalam sistem CARE namun memiliki akses yang berbeda dalam sistem.
Berdasarkan hasil observasi penulis dalam evaluasi pengendalian fisik perusahaan masih terdapat kelemahan di dalam perusahaan yaitu:
109 Tidak adanya penjagaan ketat untuk masuk keruangan perusahaan, tamu yang datang ke lantai 6 kantor PANIN INSURANCE tidak dijaga dengan satpam atau petugas keamanan, siapapun dapat dengan bebas naik turun. Perusahaan tidak membedakan antara akses pegawai dengan tamu.
Akibat:
Dengan tidak adanya pengamanan untuk tamu masuk ke lantai 6 atau kantor maka hal yang tidak diinginkan dapat terjadi di dalam perusahaan. Contohnya adanya penyusupan yang dapat terjadi oleh pihak keluar untuk melakukan kejahatan.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan sudah dapat mengantisipasi risiko yang terjadi jika tamu bebas masuk ke wilayah kantor dengan memperketat keamanan.
Sebab:
Hal tersebut dapat terjadi karena perusahaan belum menyadari besarnya risiko yang akan terjadi dengan lemahnya pengendalian ini, juga disebabkan karena dilantai 1 adalah PANIN BANK maka tamu bebas masuk.
Rekomendasi:
Atas kejadian ini, penulis merekomendasikan agar setiap lantai kantor mempunyai petugas keamanan yang berjaga, sehingga satpam tidak hanya menjaga di depan gerbang saja, dan setiap tamu yang akan masuk ke wilayah
110 kantor harus memberikan tukar ID seperti KTP atau tanda pengenal lainnya dengan kartu tamu perusahaan, sehingga dapat diketahui mana pegawai dan mana tamu yang datang dan ditanya apa keperluannya, ingin bertemu siapam dan mengisi buku tamu terlebih dahulu.
Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi terhadap komponen aktivitas pengendalian (control activities) yang terjadi di perusahaan, yaitu:
No. Keterangan Pengendalian Efektif (v)/ Tidak
efektif (x)
1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai V
2. Evaluasi terhadap otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas
V
3. Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai V
4. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas asset dan catatan X
Berdasarkan tabel evaluasi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa komponen aktivitas pengendalian (control activities) cukup efektif dijalankan oleh perusahaan, namun masih terdapat pengendalian yang belum efektif yaitu pengendalian
111 fisik atas aset dan catatan dikarenakan tidak adanya satpam disetiap lantai dan tidak adanya keterbatasan tamu yang masuk kedalam kantor.