Perusahaan telah mempunyai sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur secara tertulis melalui flowchart dalam setiap bagian yang memperhatikan bagaiman transaksi dicatat, diklasifikasikan kemudian dilaporkan. Berdasarkan hasil studi dokumentasi dan wawancara mengenai evaluasi informasi dan komunikasi, penulis menemukan hal-hal terkait sebagai berikut:
1. Perusahaan telah memiliki sistem informasi yang baik. Sistem akuntansi yang baik digambarkan dengan adanya proses yang tergambar oleh sistem akuntansi dari proses registrasi klaim sampai dengan pembayaran kepada tertanggung dengan baik dan jelas berupa flowchart dan keterangannya.
Prosedur atau yang dinamakan standar operasional prosedur pada bagian klaim dibuat sebagai dasar bagi perusahaan untuk menjalankan sebuah proses pelayanan yang baik kepada tertanggung maupun aktivitas atau operasional di dalam perusahaan menjadi teratur.
Hal ini dapat dipandang baik oleh penulis karena prosedur yang ditetapkan manajemen untuk semua pegawainya dapat diaplikasikan dengan baik oleh pegawai dan penulis menyimpulkan bahwa apa yang diharapkan manajemen telah mendapatkan hasil yang baik.
112 2. Dengan adanya sistem CARE pencatatan tidak dilakukan secara manual, namun dapat dimasukan melalui input ke sistem dan agar tertata sesuai format yang telah tersedia.
3. Formulir pengajuan klaim oleh tertanggung yang mengalami musibah formulir itu sendiri berisi seperti pertanyaan akan tertanggung dapat menceritakan secara rinci atas kejadian yang dialami, agar bagian administrasi mudah mencatat atas kejadian klaim dan tertanggung tidak bertanya-tanya dalam pembuatan surat pengajuan klaim.
4. Tidak pernah terjadi perbedaan status polis yang dilakukan oleh perusahaan, namun dalam kasusnya disebabkan perbedaan oleh tertanggung. Dengan adanya Sistem CARE ini sangat bisa dipastikan bahwa tidak akan terjadi perbedaan status polis. Perbedaan status polis banyak disebabkan oleh tertanggung yang mengganti keadaan aslinya tanpa melapor terlebih dahulu untuk penggantian status polis.
Contoh: Pada asuransi kendaraan bermotor, pada saat dibuatkan polisnya bernama A, namun A menjual mobilnya ke B, asuransi sudah tidak berlaku dikarenakan mobil tersebut bukan kepemilikan A lagi, dan B tidak melakukan pendaftaran polis atas mobil tersebut.
Pada asuransi property, perbedaan status polis dikarenakan pada saat pendaftaran polis, mengasuransikan sebuah rumah makan tetapi setelah sekian lama tertanggung merubah rumah makan tersebut menjadi sebuah
113 toko tanpa melaporkan dan mengubah status polis, maka perbedaan status polis pun terjadi.
Selain hal-hal positif di atas, penulis memperoleh temuan perusahaan dalam hal informasi dan komunikasi, temuannya adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya data harga sparepart dalam pembuatan estimasi kerugian.
Akibat:
Akibatnya adalah akan terdapat kesalahan pembuatan estimasi ganti rugi yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan untuk perbaikan. Sehingga dapat menyebabkan staff hanya mengisi sembarang harga yang tidak terdaftar dalam daftar harga sparepart. Bahkan bisa melakukan kecurangan dengan membesarkan estimasi kerugian.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan lebih menyadari risiko ini atas kurangnya data sparepart untuk kerugian, sehingga tidak dilakukan kecurangan baik dengan pihak bengkel maupun karyawan.
Sebab:
Untuk spesifikasi bahan baku yang sulit dicari bengkel terkadang tidak mempunyai sparepart yang dibutuhkan, seperti untuk mobil mewah yang limited edition maka daftar harga pun tidak diketahui.
114 Rekomendasi yang dapat diberikan penulis adalah personel Bagian Klaim yang telah ditetapkan berdasarkan area harus dapat survey lokasi dan survey harga pasar. Data yang harus dimiliki selalu diupdate dengan rekanan bengkel, toko sparepart ataupun dengan adjuster. Sehingga perhitungan ganti rugi dapat dengan lancar dilakukan oleh Bagian Klaim. Dan perusahaan mempunyai partner kepada toko-toko sparepart yang dapat dipercaya dan dapat dijalin kerjasama yang baik, agar dapat memberikan data harga yang akurat.
2. Perusahaan tidak memiliki alur berupa flowchart antara aktivitas kantor cabang antar kantor cabang. Pembayaran Kantor Cabang antar Kantor Cabang ini terjadi pada asuransi kendaraan bermotor. Dalam kasus polis kendaraan Jakarta, kendaraan tersebut bepergian tidak hanya di Jakarta saja, tetapi bisa keluar kota, keluar pulau, dll. Ketika kendaraan tersebut dicontohkan terjadi musibah di Surabaya, pemilik polis tersebut mendaftarkan pengajuan klaimnya ke Kantor Cabang yang di Surabaya. Namun yang diterima oleh Kantor Cabang Surabaya adalah polis Kantor Cabang Jakarta. Proses yang terjadi di dalam perusahaan untuk memproses klaim antar cabang terlihat banyak dokumen-dokumen yang harus di report selalu ke kantor polis dimana kendaraan terdaftar.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan mengetahui bagaimana tertanggung melakukan klaim tidak hanya ke cabang polis mereka didaftarkan. Dan harus mengembangkan proses yang terjadi di dalam kantor cabang antar kantor cabang.
115 Perusahaan sebelum tahun 2010 menggunakan proses manual yang tidak tersistem secara online, jadi sampai sekarang perusahaan belum memahami sistem yang baru haru sbisa dikembangkan secara lebih.
Akibat:
Tujuan pengendalian internal dengan berupa efektif dan efisien operasional kerja tidak memadai karena harusnya berpindah-pindahnya dokumen antar cabang.
Rekomendasi:
Rekomendasi yang diberikan oleh penulis adalah digambarkan melalui prosedur rekomendasi dibawah ini. Prosedur usulan ini diberikan dikarenakan Sistem CARE yang telah diterapkan sebaiknya dapat digunakan semaksimal mungkin, karena sistem yang sudah online maka dimaksudkan perusahaan dapat melakukan proses secara cepat dan baik. Perusahaan asuransi dan Bank memiliki sistem yang hampir sama, bahwa nasabah dapat melakukan transaksi seperti melakukan setoran, menarik tunai dan transaksi lainnya tidak hanya di Cabang tempat nasabah mendaftarkan diri, melainkan dapat dilakukan disetiap Cabang. Namun proses yang terjadi didalam perusahaan adalah secara online dapat dilihat, diharapkan dengan dibuatnya format baru dalam sistem CARE yang online ini Bagian Klaim dapat memprosesnya tanpa mengirimkan selalu dokumen setiap terjadi transaksi. Jika terjadi perpindahan proses klaim maka
116 akses dalam memproses klaim akan berpindah ke cabang lain, namun setiap cabang masih dapat melihat report yang dihasilkan berdasarkan sistem online. Penulis menuliskan rekomendasi secara jelas melalui flowchart yang telah penulis berikan perproduk dan perkategori. Rekomendasi berdasarkan flowchart terdapat pada Gambar 4.3.
Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi terhadap komponen informasi dan komunikasi (Information and communication) yang terjadi di perusahaan, yaitu:
No. Keterangan Pengendalian Efektif (v)/ Tidak
efektif (x)
1. Transaksi sesuai dengan asersi manajemen V
2. Audit trail dalam sistema akuntansi V
3. Dokumen dan catatan V
4. Komunikasi antar karyawan dan divisi X
Berdasarkan tabel evaluasi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa komponen pengendalian informasi dan komunikasi cukup efektif dijalankan oleh perusahaan, namun masih terdapat pengendalian yang belum efektif yaitu komunikasi
117 antar karyawan. Disini komunikasi cabang antar cabang masih kurang efektif dikarenakan adanya proses aktivitas yang rumit dan perpindah-pindah yang dapat menimbulkan tidak efektif dan efisiennya operasional perusahaan.