EVALUASI ANGGARAN

Wesport Electric Corporation

EVALUASI ANGGARAN

Sekarang ini merupakan tahun kedua bagi James  King  sebagai seorang penyelia dari seksi anggaran staf administrasi. Sebelum itu ia telah menjabat sebagai seorang manajer anggaran pada Divisi Tungku Listrik. Pada tingkat divisi ini, para analis anggaran memeriksa secara cukup teliti tentang seberapa jauh   tingkat   efisiensi   kerja   dapat   tercermin   di   dalam   anggaran   operasional tersebut. Sebagai contoh, pada divisi Tungku Listrik, akuntan divisi menghadiri setiap rapat anggaran tingkat divisi di mana di situ ia secara keras dan ketat akan   mempertanyakan   suatu   usulan   anggaran   yang   rasa­rasanya   kurang

’’ketat”. Oleh karena pada dasarnya ia memiliki pengalaman yang cukup banyak dalam kegiatan operasional pada divisi tersebut, seringkali ia berhasil dalam mempertahankan   pendapat­pendapatnya   itu.   Oleh   karena   itu  King  merasa sukar   sekali   untuk   dapat   mengikuti   sikap   dari   Wakil   Presiden   Bagian Keuangan yang seolah­olah tidak pernah mengajukan pertanyaan­pertanyaan ataupun   ketidaksetujuan   terhadap   usulan­   usulan   anggaran­anggaran   yang kontras sekali perbedaannya dengan pimpinannya terdahulu, akuntan kepala untuk   bagian   divisi   tungku   listrik.   Sebagai   akibatnya,   ia   meminta   untuk mengadakan suatu rapat dengan Ensign dan Kelly untuk melihat kemungkinan­ kemungkinan apa yang akan dapat dilakukan untuk usaha­usaha memperbaiki teknik­teknik evaluasi terhadap anggaran untuk staf bagian administrasi itu. Di bawah ini disampaikan obrolan mereka sehubungan dengan permasalahan ter­ sebut di atas: King: Apa yang kita lakukan terhadap anggaran ini hanyalah untuk memastikan bahwa angka­ angka pembukuan dalam anggaran tersebut benar­benar cocok dan tidak ada yang salah. Kita   tidak   melakukan   apapun   juga   tentang   tingkat   efisiensi   yang  tercermin   di   dalam angka­angka pada anggaran tersebut, dan dalam masalah ini saya tahu persis bahwa ada fakta­fakta   yang   lemah   paling   tidak   untuk   dua   kasus   tertentu,   dan   bahwa   saya mempunyai kecurigaan untuk beberapa anggaran yang lainnya.

Kelly: Katakanlah kepada Peter mengenai bagian Hukum.

King:  Apakah  anda   masih   ingat  pada  saat­saat  awal   tahun  di   mana   kita  menyewa  tenaga konsultan   untuk   pekerjaan   di   bidang   kelompok   pengolahan   data.   Kita   memberikan kontrak   tersebut   kepada   staf   bagian   hukum   untuk   dipelajari   dan   hal   seperti   itu memerlukan waktu hingga 3 bulan penuh sebelum mereka menyetujuinya. Mereka punya macam­macam alasan untuk mengadakan perubahan­perubahan yang tidak berarti kecuali menghabiskan waktu orang lain saja.

Tidak berapa lama setelah kontrak tadi disetujui, saya kebetulan sekali menerima kunjungan kawan lama yang bekerja sebagai ahli hukum untuk salah satu perusahaan terbesar   di   daerah   New   York.   Kami   mendiskusikan   permasalahan   tersebut   dan mempelajari kontrak tersebut baik bentuk usulan pertama maupun bentuk hasil revisinya. Ia sama sekali heran dengan lamanya waktu yang mereka butuhkan untuk mengadakan revisi semacam itu, ia katakan pekerjaan­pekerjaan yang sederhana seperti itu hanya akan memerlukan   waktu   dua   hari   kerja   dari   seorang   ahli   hukum   yang   disewa   dari   luar perusahaan. Sejak saat itu saya memperoleh kesan bahwa semua pihak di sini mempunyai pendapat yang kira­kira sama untuk cara kerja orang­orang di bagian hukum. Mereka­ mereka itu membutuhkan waktu kerja yang ekstra panjang untuk persoalan­persoalan yang sesungguhnya dapat dipecahkan dalam waktu lima menit dan lagi mereka ini tidak pernah berusaha untuk menyadari hal itu. Untuk menyempurnakan ’’dosa” mereka, tahun ini bagian hukum mengusulkan 30% peningkatan dalam anggarannya untuk mengatasi tambahan biaya yang disebabkan oleh karena perluasan dari beban kerja mereka itu. Permasalahannya jelas sekali, kecuali kita melakukan sesuatu tindakan maka kecenderungan yang akan timbul ialah bahwa mereka pasti akan mendapat persetujuan untuk pertambahan anggaran tersebut. Ensign:  Apabila setiap orang merasa bahwa kerja orang­orang hukum tersebut sangat tidak efisien,   kemudian   mengapa   Tuan  HOOVER  (Presiden   Direktur)   dapat   menyetujui anggaran mereka itu?

King: Saya kita dalam masalah ini Tuan HOOVER sama sekali tidak mempunyai waktu atau pengetahuan yang cukup untuk mengevaluasi masalah­masalah bagian hukum. Tambahan pula setiap ia membutuhkan sesuatu dari bagian hukum itu, maka mereka akan segera menyediakan perlakuan atau pelayanan yang super de  luxe.  Oleh karena pada dasarnya tidak ada seorangpun di antara kita yang ahli hukum, maka bagi kita akan sangat sulit untuk dapat membuktikan ketidak efisienan mereka itu, akan tetapi sesungguhnya kita mengetahui secara pasti bahwa hal itu terjadi.

Ensign: Anggaran­anggaran yang mana lagi menurut pendapat anda agak mencurigakan?

King:  Perburuhan,   terutama   di   dalam   bidang   pelatihan   manajemen:   Kita   benar­benar menggunakan banyak uang untuk suatu program pelatihan yang tidak masuk akal, yang tidak ada manfaat atau bekasnya sama sekali. Hal ini tidak saja memboroskan biaya, akan tetapi juga menyita waktu para manajer yang sangat berguna. Contoh, bulan yang lalu kita semua   mengikuti   kursus   dalam   bidang   pengendalian   mutu.   Hal   itu   merupakan   suatu program yang sangat sederhana yang pernah saya alami. Mereka memberikan semacam test  pada   akhir   kursus   tersebut,   untuk   melihat   sejauh   mana   perkembangan   yang dihasilkan dari program tersebut. Saya berikan contoh soal test tersebut kepada sekretaris saya dan nyatanya dia dapat menyelesaikan semua soal dalam  test  itu tanpa harus ikut terlebih dahulu kursus tersebut, atau bahkan tidak perlu mengetahui apa yang diartikan dengan istilah pengendalian mutu sekalipun. Pada tingkat divisi program­program mereka malahan   lebih   buruk   lagi.   Suatu   saat   mereka   memakai  slide  untuk   program   yang diharapkan dapat mengajari kita tentang ilmu ekonomi dalam waktu 3  jam! Film slide tersebut terdiri dari ’’Doktor Dollar” yang memberikan penjelasan kepada ”Jim Foreman” tentang pasar uang, kapitalisme, dan lain­lain. Kita semua berpendapat bahwa hal­hal seperti itu merupakan pemerkosaan terhadap intelegensi kita. Dalam usulan anggarannya yang baru, mereka mengajukan peningkatan anggaran sebesar 50% untuk tahun yang akan datang, dan oleh karena prospek keuntungan perusahaan kita saat ini gambarannya sangat baik, maka usulan mereka tersebut kemungkinan besar akan dapat disetujui. Ensign: Apabila program­program pendidikan tersebut sebegitu buruknya, mengapa kita tidak pemah mendengar keluhan lebih banyak? King: Dalam hal ini mungkin dapat dikatakan bahwa saya merasakan keadaan ini lebih peka daripada rekan­rekan yang lainnya, kebanyakan mereka­mereka itu hanya membeo saja terhadap pelaksanaan program­program tersebut, mereka berpendapat bahwa menentang bagian training itu sama saja dengan melawan kepada orangtua kita. Juga hal ini mungkin disebabkan   oleh   karena   di   samping   melaksanakan   pelatihan   tersebut   mereka   juga mempunyai catatan tentang prestasi­prestasi mereka dalam mengikuti program­program tersebut,   oleh   karena   itu   mungkin   saja   mereka   menjadi   takut   apabila   banyak   rewel misalnya, dapat saja data­data tersebut dipakai untuk menghambat karir promosi mereka, misalnya.   Mungkin   penilaian   yang   cukup   obyektif   untuk   mereka­mereka   itu   adalah kenyataan   bahwa   kegiatan­kegiatan   tersebut   tidak   sebanding   nilainya   dengan   jumlah biaya yang dikeluarkan. Tidak ada satu pun pihak yang memperoleh manfaat sejauh yang saya   ketahui,   oleh   karena   itu   logis   apabila   kita   tidak   menyetujui   usulan   untuk meningkatkan anggaran pendidikan tersebut.

Percakapan itu masih terus dilanjutkan. Meskipun ia tidak menyatakan secara jelas kenyataan ini, salah satu perhatian King yang lain adalah adanya ketidakterpaduan   sasaran   di   antara   aktivitas­aktivitas   bagian   administratif dengan penghasilan perusahaan. Kecenderungan yang nampak baginya adalah seolah­olah   masing­masing   bagian   ingin   menjadikan   kelompok   mereka   yang paling baik dalam operasionalnya, atau dengan kata lain mereka seolah­olah ingin   membangun   kerajaan   masing­masing.   Dalam   bagian   operasional   yang terbaik   sekalipun,   apabila   dianalisis   secara   lebih   terinci   akan   didapatkan kenyataan bahwa biaya yang mereka gunakan kemungkinan lebih besar dari manfaat   ataupun   keuntungan   yang   dapat   mereka   hasilkan.   Ia   juga   sangat meragukan   kemampuan   Presiden   Direktur   serta   Wakil   Presiden   Eksekutif untuk   mengevaluasi   tingkat   efisiensi  dan   efektivitas   dari   kegiatan   para   staf administrasinya, juga dalam menilai apakah suatu penambahan aktivitas benar­ benar berharga atau tidak. Oleh karena itulah King berpendapat bahwa harus ada   seseorang   yang   benar­   benar   mampu   mengevaluasi   rencana­rencana anggaran tersebut secara kritis seperti halnya yang telah mereka lakukan pada tingkatan divisional.

Rapat ini diakhiri dengan permintaan  ENSIGN  agar KELLY  dan KING mempersiapkan usulan yang kira­kira akan dapat memecahkan masalah yang telah mereka bahas secara serius di atas.

Pertanyaan

Apa tindakan­tindakan yang harus diambil oleh perusahaan Wesport Electric  Company dalam usaha mengatasi permasalahan  yang  timbul mengenai cara  pengevaluasian anggaran seperti yang dipersoalkan pada kasus ini?