Pada suatu ketika, Tuan Richard Todd, pimpinan bagian pembelian untuk Divisi Mercobile pada perusahaan Moulding Motor Inc., memanggil salah seorang anak buahnya yang bertugas untuk melakukan pembelian yaitu Tuan Torn Roswald, untuk membahas prestasi kerjanya. Tuan Todd baru saja menerima laporan prestasi kerja anak buahnya itu untuk periode bulan Januari yang menunjukkan bahwa Tuan Roswald membuat kerugian sebesar $ 500.000 dalam rangka penutupan kontrak untuk pembelian onderdil per tempat duduk kendaraan (seat spring assembly). Laporan itu dibuat oleh para estimator dari departemen pengendalian biaya onderdil yang mengukur prestasi kerja para tenaga pembelian berdasarkan perbedaan biaya yang terjadi antara realisasi harga penutupan kontrak dengan suatu standar harga yang dikenal dengan istilah sasaran harga untuk onderdil tersebut.
Struktur organisasi dari perusahaan
Moulding Motors Inc. merupakan suatu perusahaan besar yang memakai sistem desentralisasi, kegiatannya meliputi beberapa pabrik manufaktur yang memproduksikan jenisjenis mobil dan truk. Setiap manajer divisi dianggap sebagai suatu unit otonom di dalam operasinya dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil Biaya lain-la.n: S e w a 6 1 , 9 5 3 6 1 , 9 5 3 B a h a n - b a h a n k e b u t u h a n k a n t o r 1 , 8 5 0 2 , 9 5 5 1 , 1 0 5 D e p r e s i a s i a l a t - a l a t d a n b i a y a p e r a w a t a n P e n c e t a k a n f o r m u l i r - f o r m u l i r ... 7 , 7 4 0 7 , 7 4 0 B i a y a - b i a y a p e r j a l a n a n 4 4 5 9 1 5 4 7 0 B i a y a - b i a y a t e l e p o n 1 , 9 3 0 1 , 8 8 0 5 0 B i a y a - b i a y a p e n g i r i m a n p o s 2 , 2 7 5 2 , 8 3 5 5 6 0 B i a y a j a s a - j a s a p e r u s a h a a n p r o p o r s i o n a l 4 2 0 3 9 0 3 0 B i a y a - b i a y a t e n a g a p r o f e s i o n a l y a n gh a r u s d i b a y a r 2 0 . 2 1 32 0 0 - 1 8 , 3 5 72 0 0 1 , 8 5 6 B i a y a l a i n - l a i n 1 8 3 4 1 3 2 3 0 J u m l a h 9 7 , 2 0 9 $ 9 7 , 6 3 8 $ 4 2 9$ J u m l a h k e s e l u r u h a n . $ 9 7 6 , 3 02 $ 9 3 0 , 0 73 $ 4 6 , 2 29 J u m l a h k a r y a w a n - k a r y a w a n t e t a p ... 2 6 2 4 2
Presiden Direktur atas tingkat keuntungan dari kegiatan operasional divisinya masing masing.
Tingkat penjualan dari Divisi Mercobile, yang kegiatan utamanya mengasembling dan menjual produkproduk Mercobile dalam katagori harga menengah pada tahun yang lampau mencapai jumlah kirakira sebesar $ 1.8 milliard. Divisi ini mengopetasikan beberapa pabrik asembling yang lokasinya tersebar di beberapa tempat di seluruh negara. Onderdilonderdil dan beberapa bagian rakitan yang dibeli baik dari divisidivisi lain di lingkungan perusahaan ataupun dari pihak pembekal/suplier luar perusahaan totalnya berjumlah sekitar $ 1.2 milliard. Divisi ini memang tidak memiliki fasilitas untuk membuat sendiri onderdil dan bagian rakitan tersebut.
Sistem pengendalian biaya onderdil
Situasi persaingan yang sangat tajam dalam bidang usaha pemasaran mobil mengharuskan pihak Mercobile untuk selalu melakukan pengendalian yang ketat terhadap pengeluaran biaya produksi mereka. Setiap tahun sekali pimpinan puncak Moulding menetapkan sasaran harga keseluruhan dari suatu produk Mercobile yang paling baru berdasarkan pertimbangan pertimbangan harga dan permintaan pasar. Selanjutnya divisi Mercobile menguraikan total harga tersebut ke dalam suatu perincian yang lebih mendetail untuk setiap model yang akan dipasarkan. Hargaharga tersebut diuraikan dalam bentuk persentase untuk masingmasing bagian seperti bahan material, perakitan, proses distribusi, biayabiaya lain dan tentunya juga penetapan besar laba yang diharapkan.
Untuk mengendalikan biaya bahan baku digunakan suatu cara yang dikembangkan secara bertahap atas dasar perkiraan biaya dan harga secara terusmenerus melalui proses siklus perencanaan model baru dan kereka yasaan (engineering), proses pengembangan, dan proses pengadaan dari onderdilonderdil untuk model tersebut. Yang bertanggungjawab atas proses ini adalah departemen pengendalian biaya onderdil yang dipimpin oleh Tuan Todd. Dari sejumlah 97 orang tenaga yang tergabung dalam departemen tersebut, 80 orang di antaranya bertindak sebagai estimator ataupun supervisor, yang ratarata mempunyai pengalaman kerja sekitar beberapa tahun di bagian mesin ataupun mempunyai pengalaman dalam bidang telaah waktu (time study). Mereka selalu berusaha menjaga pemahaman tentang proses produksi yang ada dengan jalan selalu mengikuti perkembanganperkembangan dalam hal informasi pasar, kecenderungan harga, tingkat upah buruh dan datadata penting lainnya melalui buletin buletin khusus mengenai bidang tersebut. Para estimator bertanggung jawab untuk menyediakan perkiraan biaya terutama untuk bagianbagian kerangka dan bagian sasis yang penting, di mana meskipun bagianbagian itu hanya merupakan 21% dari keseluruhan onderdil yang dipergunakan, akan tetapi nilainya mencapai 94% dari keseluruhan biaya dari kerangka dan bagian sasis tersebut. Mereka juga bertanggungjawab untuk memperkirakan biaya dari peralatan yang diperlukan. Pada kenyataannya semua jenis peralatan yang dibutuhkan untuk proses pembuatan kerangka badan serta bagian dari sasis dirancang dan dibeli langsung oleh pihak divisi Mer cobile. biasanya penyediaan peralatan dipenuhi oleh para pembekal/supplier langganan mereka segera setelah penandatanganan kontrak tersebut dilakukan. Pengendalian biaya dari bagianbagian mesin tidak merupakan tanggungjawab dari bagian divisi mereka. Ini sepenuhnya merupakan tanggungjawab dan tugas dari divisi rekayasa mesin (engine engineering division).
Setiap tahun para estimator mempersiapkan perkiraan biaya tentatif untuk suatu jenis produk yang akan dipasarkan di masa yang akan datang. Perkiraan tersebut dihitung berdasarkan pengamatan model yang dibuat dari tanah liat. Berlandaskan pengetahuan yang mereka miliki mengenai keadaan tingkat biaya saat ini ditambah dengan usaha pengamatan yang mereka lakukan di dalam meneliti model tiruan tersebut mereka kemudian mengembangkan secara terperinci perkiraan perbedaan biaya yang mungkin timbul antara onderdilonderdil pada model usulan tersebut dibandingkan dengan onderdilonderdil yang terdapat pada saat ini. Adanya perkiraan variasi tersebut didasarkan atas kemungkinan adanya perubahan yang dapat diperkirakan oleh para estimator dalam proses pembuatan onderdilonderdil untuk suatu model yang baru. Perubahanperubahan mungkin saja dalam bentuk type, kuantitas, biaya bahan baku ataupun upah buruh, atau mungkin juga perubahan perubahan lain seperti perubahan dalam jam kerja buruh, tingkat upah buruh dan biaya umum (overhead).
Setelah model yang terbuat dari tanah liat tadi disetujui, maka perkiraan biaya dari onderdilonderdil diperbaiki secara lebih teliti, biasanya besarnya variasi biaya itu diperbaiki pertama kalinya dengan mendasarkan kepada penggambaran struktur secara kasar dan selanjutnya secara lebih teliti diperbaiki lagi berdasarkan pembanding yang diperoleh dari hasil teknisnya. Dalam fase pengembangan ini dan juga selama masa perekayasaan variasivariasi perkiraan perbedaan untuk satu jenis onderdil ini dilaku kan antara 5 hingga 7 kali. Pada fase terakhir, yaitu pada waktu pembelian dilaksanakan, para estimator tadi melengkapi para petugas pembelian dengan masingmasing sasaran harga dari setiap jenis onderdil yang diperlukan, yang besarnya sama dengan harga onderdil untuk model yang lama ditambah atau dikurangi oleh perkiraan variasi yang dihitung berdasarkan hasil gambar teknis yang terakhir.
Penggunaan perkiraan harga oleh bagian pembelian
Segera setelah bagian pembelian memperoleh keterangan untuk membeli satu jenis onderdil yang spesifik maka segera mereka mengajukan suatu penawaran untuk pengadaan barangbarang tersebut kepada para supplier/ rekanan pembekal dengan menentukan spesifikasi dari onderdil tersebut serta jumlah pesanan setiap bulannya, pada saat yang sama mereka juga menghubungi departemen pengendalian biaya onderdil untuk meminta perkiraan sasaran harga yang ditetapkan untuk jenis onderdil seperti itu.
Departemen pengendalian biaya onderdil segera mengirimkan formulir perkiraan harga (price estimate) kepada bagian pembelian. Informasi yang ada dalam lembar perkiraan harga tersebut antara lain nomor onderdil yang bersangkutan, harga yang sekarang dibayarkan kepada jenis onderdil yang sama untuk model lama, serta perkiraan harga untuk situasi tahun depan. Perkiraan harga ini tidak memperinci secara jelas mengenai penguraian elemenelemen biaya tersebut, tetapi hanya memberikan gambaran hingga seberapa jauh variasi antara harga nyata saat ini berbeda dengan harga perkiraan sebagai akibat dari adanya perubahan desain ataupun perubahan dalam tingkat harga di pasaran. Jadi seandainya harga saat ini untuk suatu jenis onderdil tertentu adalah $ 0.75 per unit dan harga perkiraan adalah sebesar $ 0.72 per unit, lembar perkiraan harga tersebut akan memperlihatkan bagaimana pengaruh dari perubahan desain dan tingkat harga di pasaran akan dapat mengakibatkan terjadinya selisih tersebut. Pada contoh ini mungkin saja lembar perkiraan harga
tersebut akan memperlihatkan bahwa adanya suatu perubahan dalam desain diharapkan untuk dapat menurunkan harga per unit dengan $ 0.04, sementara peningkatan harga per unitnya diperkirakan $ 0.01, yang menyebabkan penurunan biaya netto untuk per unitnya sebesar $ 0.03.
Dalam proses tawarmenawar (negosiasi) dengan para rekanan pembekal, para petugas pembelian akan menggunakan harga perkiraan ini sebagai harga sasaran, walaupun dalam praktek negosiasinya nanti akan diusahakan untuk menghasilkan harga pembelian yang lebih rendah. Perkiraan harga ini khususnya akan berguna bagi bagian pembelian apabila menghadapi situasi di mana hanya ada satu atau dua rekanan pembekal yang memasok onderdilonderdil ataupun komponenkomponen tertentu. Namun, dalam situasi seperti ini biasanya kesulitan yang timbul bagi para petugas bagian pembelian, ialah bahwa mereka tidak dapat melakukan analisis harga. Karena divisi Mercobile ini juga melakukan pembelian onderdilonderdil tersebut dari divisi manufaktur di lingkungan Moulding Mtor Inc., di mana kadangkadang onderdil tersebut memang hanya diproduksikan oleh divisi manufaktur dan tidak ada di pasaran luar, maka para petugas pembelian umumnya beranggapan bahwa perkiraan harga tersebut sangat menolong untuk melakukan suatu negosiasi harga pada waktu proses pengadaan onderdilonderdil dilaksanakan.
Apabila petugas pembelian sudah melaksanakan transaksi, maka ia mencatat harga onderdil yang dibayarkannya untuk transaksi tersebut pada lembar perkiraan harga. Kemudian lembar perkiraan harga ini dikembalikan kepada departemen pengendalian biaya produksi di mana catatancatatan seperti itu disimpan. Informasi yang didapatkan dari kumpulan catatan itu dianggap sebagai gambaran dari prestasi kerja setiap petugas pembelian. Apakah mereka dapat melakukan penghematan atau malahan merugi bila dibandingkan dengan perkiraan harga sasaran. Setiap bulan laporan prestasi masingmasing petugas bagian pembelian disampaikan kepada Tuan Todd yang menjabat sebagai kepala agen pembelian untuk Divisi Mercobile.
Telaah khusus mengenai harga
Apabila para petugas pembelian ataupun anggota dari departemen pengendalian biaya onderdil merasakan bahwa penetapan perkiraan harga itu sudah tidak sesuai lagi, yang biasanya terjadi selang tiga atau empat tahun, di mana akumulasi dari variasi tahunan yang terjadi tidak benar benar mencerminkan gambaran biaya manufakturnya, maka biasanya dilakukan suatu telaah/penelitian khusus mengenai perkiraan harga yang akan menghasilkan suatu gambaran tentang perkiraan biaya dan harga yang baru. Penelitianpenelitian seperti ini berbeda dengan caracara penetapan perkiraan harga tahunan yang biasanya hanya mempertimbangkan variasi biaya sehubungan dengan perubahan desain ataupun perubahan dalam tingkat harga saja.
Dalam pelaksanaan penelitian khusus tentang harga, para estimator tadi mempelajari gambargambar teknisnya secara teliti untuk kemudian secara cermat merumuskan setiap langkah operasi yang dibutuhkan untuk pabrikasinya. Apabila memungkinkan para estimator tersebut juga melakukan kunjungan ke pabrik pembuat komponen ataupun onderdil yang akan diteliti. Selama kunjungan biasanya mereka mencoba untuk mengumpulkan informasiinformasi yang dibutuhkan sebanyak mungkin terutama tentang langkahlangkah operasi yang dilakukan, jenis peralatan yang diperlukan, waktu pengerjaan dan lainlain. Akan tetapi ada suatu kenyataan yang tidak dapat dibantah, 'yaitu bahwa pabrikpabrik itu sendiri, benarbenar otonom, sama
halnya dengan perusahaanperusahaan lain yang ada di luar organisasi itu sendiri. Sehingga misalnya boleh saja pihak Divisi Manufaktur menolak para estimator tadi untuk melakukan penelitian baik tentang waktu pengerjaan ataupun tentang informasi biayanya.
Setelah para estimator tadi dapat mengumpulkan informasi sebanyak banyaknya dari kunjungan pabrik tersebut, mereka lalu mengisikan data data tersebut ke dalam suatu lembar kerja. Datadata itu antara lain meliputi jenis daripada onderdil, kuantitasnya, harga dari bahan baku, waktu kerja buruh, biayabiaya lain serta tingkat biaya umum dan lainlain. Setelah mereka memperkirakan biaya untuk setiap onderdil, maka mereka memperkirakan buayabiaya untuk setiap operasi perakitan. Kemudian pada akhirnya kedua perkiraan biaya tersebut dijumlahkan, kepada jumlah tersebut selanjutnya ditambahkan biayabiaya pengangkutan, biayabiaya umum dan administrasi, serta tingkat keuntungan yang diharapkan, sehingga pada akhirnya mereka akan dapat menentukan harga perkiraan yang baru untuk suatu jenis onderdil ataupun peralatan tertentu tersebut.
Harga perkiraan akhir yang didapatkan dari hasil penelitian tadi, kemudian dikirimkan kepada para petugas bagian pembelian dan akan mereka pergunakan sebagai patokan perkiraan harga untuk aktivitas mereka selanjutnya.
Penelitian mengenai onderdil per tempat duduk
Pada awal bulan Desember yang lalu, di mana usaha pengadaan onder dilonderdil (suku cadang) untuk kebutuhan divisi Mercobile tahun yang akan datang mulai dipersiapkan, Tuan Tom Roswald,. seorang petugas pembelian untuk bagian rakitan khusus, menerima informasi tentang sasaran harga untuk onderdil tersebut dari departemen pengendalian biaya onderdil sebesar $ 14 untuk satu set onderdil per tempat duduk bagian depan dan belakang, yaitu salah satu jenis onderdil yang harus disediakannya. Tuan Roswald memutuskan bahwa oleh karena tidak ada informasi informasi baru mengenai harga perkiraan onderdil sejak beberapa tahun terakhir ini, maka harga perkiraan tersebut sudah tidak sesuai lagi. Oleh karena itu ia meminta kepada bagian departemen pengendalian biaya onderdilonderdil untuk mempelajari proses pembuatan onderdil itu, sehingga akan dapat dihitung perkiraan sasaran harga yang baru untuk onderdil itu.
Setelah meneliti secara terperinci gambar teknis mengenai onderdil rakitan per tempat duduk tersebut, penyelia dari seksi perkiraan biaya untuk bagian kerangka beserta dengan dua orang estimator anak buahnya menghabiskan waktu satu hari penuh untuk kunjungan ke pabrik pembuat onderdil. Mereka mengunjungi dua pabrik penasihat onderdilonderdil itu untuk meneliti fasilitas dari masingmasing pabrik, cara pembuatan dan perakitan dari onderdilonderdil, jumlah tenaga kerja yang dipakai, serta waktu yang diperlukan untuk proses pembuatan onderdilonderdil tersebut. Setelah kunjungan itu, mereka selama 3 minggu. penuh bekerja keras untuk menghitung perkiraan harga sasaran untuk onderdil itu. Secara terperinci dalam lembarlembar kerja yang khusus mereka menguraikan segala tahapan proses pembuatan onderdil tersebut dari keseluruhan aspek seperti tenaga, bahan baku dan lainlain, baik untuk proses pembuatannya sendiri ataupun untuk proses perakitannya dalam usaha untuk menyelesaikan satu set onderdil tersebut. Cara perhitungan mereka itu persis mengikuti proses yang dilakukan di dalam pabrik pembuat onderdilonderdil tersebut (hanya pada situasisituasi tertentu di mana terdapat suatu cara pembuatan
yang sangat tidak efisien, maka para estimator tersebut dapat menyarankan kepada mereka untuk merubah cara produksinya itu).
Segera setelah penguraian secara terperinci dari seluruh kegiatan yang ada di dalam proses pembuatan onderdilonderdil itu, mereka mulai membuat ringkasan dalam lembar kerja terakhir di mana pada lembar tersebut selanjutnya ditambahkan biaya biaya lain seperti biaya pengangkutan, biaya administrasi dan umum, tingkat keuntungan sehingga pada akhirnya mereka dapat menghitung berapa perkiraan sasaran harga untuk onderdil onderdil tersebut. Dari hasil revisi perhitungan perkiraan yang baru itu didapatkan harga perkiraan sebesar $ 11.50 per unitnya, lebih rendah dari harga perkiraan lama sebesar $ 14 per unitnya.
Ketika Tuan Roswald menerima harga perkiraan pembelian yang baru, ia segera menghubungi kedua rekanan pembekal untuk membicarakan masalahnya. Ia menjelaskan kepada, mereka bahwa perusahaannya menetapkan bahwa untuk pembelian tahun itu mereka hanya mau membayar harga yang lebih murah bila dibandingkan dengan harga yang telah mereka setujui tahun yang lalu. Perusahaan pembekal yang lebih besar yaitu Bomley Company menyetujui untuk mengadakan penelitian ulang tentang harga jual onderdil secepatnya. Pada kirakira pertengahan bulan Januari petugas bagian pembelian disertai dengan bantuan empat orang tenaga estimator datang mengunjungi pabrik Bomley Company untuk membandingkan data data perhitungan mereka mengenai biayabiaya pembuatan onderdilonderdil tersebut. Dari hasil diskusi pihak yang mewakili perusahaan Bornley Company menyetujui bahwa mereka dapat menurunkan harga penjualan untuk onderdilonderdil yang diminta hingga tingkat harga sebesar $ 13.35 per unitnya. Pada saat yang sama harga perkiraan yang dikembangkan oleh para estimator perusahaan Mercobile dengan dasar informasi informasi tambahan yang mereka dapatkan dari hasil diskusi adalah $ 11.60 per unitnya.
Oleh karena masih terdapat perbedaan yang cukup besar, maka diadakan pertemuan lanjutan untuk mendiskusikan masalah tersebut, kali ini perundingan dilaksanakan di kantor perusahaan Mercobile. Setelah melakukan perundingan lanjutan yang berlangsung selama dua hari, pada akhirnya Bomley Company menyetujui untuk menjual onderdilonderdil tersebut seharga $ 12.50 per unitnya kepada pihak Tuan Roswald. Pada saat yang sama revisi yang dilakukan oleh pihak estimator dari divisi Mercobile sendiri menunjukkan hasil perhitungan baru sebesar $ 11.75 per unitnya.
Sesaat setelah persetujuan mengenai tingkat harga sebesar $ 12.50 per unit onderdil tersebut dicapai, maka tanpa banyak membuang waktu Tuan
Roswald membuat perjanjian dengan perusahaan suplair yang satunya lagi untuk memenuhi pesanan mereka dengan tingkat harga yang sama seperti yang mereka setujui dengan perusahaan Bomley Company.
Pertemuan dengan Tuan Todd
Pada bulan Februari, setelah Tuan Todd menerima laporan kerja para petugas pembeliannya untuk periode bulan Januari, ia langsung memanggil Tuan Roswald. Pada kesempatan itu Tuan Todd menjelaskan kepada anak buahnya bahwa berdasarkan laporan yang ia terima, prestasi kerjanya untuk periode bulan Januari secara keseluruhan baik, hanya saja untuk pembelian onderdil rakitan per tempat duduk tercatat kerugian sebesar $ 500.000 bila dibandingkan dengan sasaran harga perkiraan yang telah ditetapkan. Pada kesempatan itu Tuan Todd ingin mendapatkan penjelasan mengenai hal tersebut, mengapa hal itu dapat terjadi? Siapa yang salah dalam persoalan
ini, apakah pekerjaan dari para estimator tersebut yang tidak benar, ataukah proses pembeliannya yang kurang efektif?
Pertanyaan
1. Bagaimanakah penilaian anda tentang sistem pengendalian biaya yang dipakai oleh divisi Mercobile pada perusahaan Moulding Motor Inc. tersebut? 2. Sistem pelaporan yang memperlihatkan untungrugi dalam suatu proses negosiasi pembelian barang dipakai sebagai suatu cara untuk menilai prestasi kerja tenaga pembelian, menurut pendapat anda apakah cara ini efektif? 3. Apakah sistem penetapan sasaran harga pembelian yang dipakai oleh perusahaan Mercobile ini dapat juga diterapkan untuk industriindustri lainnya? 4. Bagaimanakah pendapat anda mengenai masalah pokok di dalam kasus ini, apakah prestasi kerja Tuan Roswald dalam proses negosiasi pembelian onderdilonderdil tersebut baik atau buruk?