ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. EVALUASI 1. Fungsi Terkait
Menurut Mulyadi (2008: 299) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah Fungsi Gudang, Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Akuntansi. Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kepala Instalasi Farmasi, Direktur, Bagian Gudang, dan Bagian Utang. Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo terdapat pemisahan fungsi yang kurang memadai, antara lain Fungsi Pembelian (Kepala Instalasi Farmasi), selain melakukan pembelian juga melakukan penerimaan obat yang datang dari PBF. Kurangnya pemisahan fungsi seperti ini, dikhawatirkan tidak dapat dilakukan pengecekan intern atas obat yang dipesan. Bagian Utang juga merangkap sebagai kasir yang mengatur keluar masuk uang kas.
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008: 303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain adalah Surat Permintaan Pembelian, Surat Permintaan Penawaran Harga, Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, Surat Perubahan Order, dan Bukti Kas Keluar.
Dokumen yang digunakan dalan sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran Harga, Buku Defecta Habis, Buku Rencana Pembelian, Surat Pesanan, Laporan Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat, Nota Terima Faktur, dan Faktur. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo kurang memadai, karena belum diselenggarakan Laporan Penerimaan Obat pada saat obat diterima. Laporan Penerimaan Obat hanya dibuat pada akhir bulan, yaitu berupa rekapan print-out data dari komputer gudang. Selain itu tidak ada Surat Perubahan Order, karena perubahan order hanya dilakukan melalui telepon dan Bagian Utang belum menyelenggarakan dokumen berupa Bukti Kas Keluar.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008: 308) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain adalah Register Bukti Kas Keluar, Jurnal Pembelian, Kartu Utang, dan Kartu Persediaan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kartu Persediaan Gudang, Buku Inkaso, dan Jurnal Biaya. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukaharjo kurang memadai karena Bagian Utang belum menyelenggarakan Kartu Utang yang sebenarnya
sangat membantu dalam mencatat utang kepada masing-masing PBF secara sistematis.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Mulyadi (2008: 301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian. Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian obat, prosedur penerimaan obat, prosedur penyimpanan barang, prosedur pencatatan utang, prosedur pembayaran utang, dan prosedur pencatatan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri telah memadai.
5. Sistem Pengendalian Intern a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi penerimaan
Belum ada pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan obat. Selain bertugas melakukan pembelian, Kepala Instalasi Farmasi juga menangani
penerimaan obat dari PBF. Hal ini menyebabkan kurang adanya pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai obat yang dibeli.
2) Fungsi pengadaan harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo sudah ada pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi pengadaan dengan fungsi akuntansi. Fungsi pengadaan barang dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi sedangkan fungsi akuntansi dilakukan oleh Bagian Utang. Kedua bagian tersebut benar-benar terpisah dan menjalankan tanggung jawab sesuai fungsi masing-masing. Pemisahan fungsi yang memadai seperti ini mampu menjaga kekayaan perusahaan, menjamin ketelitian, dan keandalan data akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
Fungsi peneriman dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi sedangkan fungsi penyimpanan dilakukan oleh Bagian Gudang. Hal ini menunjukkan bahwa telah ada pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan. Pemisahan fungsi ini akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerima barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
4) Transaksi pembelian obat harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, transaksi pembelian obat dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi, yaitu oleh Kepala Instalasi Farmasi, Direktur, Bagian Gudang, dan Bagian Utang. Tidak ada satupun transaksi yang dilakukan dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang atau satu fungsi saja. Hal ini akan menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh Fungsi Gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo tidak terdapat dokumen berupa Surat Permintaan Pembelian, tetapi diselenggarakan dokumen yang fungsinya hampir sama dengan Surat Permintaan Pembelian, yaitu Buku Rencana Pembelian. Buku ini berisi daftar obat yang dibutuhkan untuk segera dibeli dan dimintakan otorisasi kepada Direktur sebelum dilakukan order pembelian. Persetujuan untuk melakukan pesanan pembelian obat diwujudkan dalam bentuk paraf atau tanda tangan otorisasi dari Direktur. Paraf atau tanda tangan tersebut merupakan bukti bahwa daftar obat yang diajukan dalam Buku
Rencana Pembelian merupakan obat yang diperlukan oleh Unit Instalasi Farmasi dan telah disetujui oleh Direktur.
2) Surat Order Pembelian diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
Surat Pesanan yang dibuat oleh Fungsi Pembelian ditandatangani oleh Direktur sebelum dikirim kepada PBF. Surat Pesanan yang diotorisasi oleh Direktur ini dapat mencegah diterimanya obat dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh rumah sakit.
3) Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo belum diselenggarakan Laporan Penerimaan Obat yang memadai ketika obat diterima dari PBF. Pada saat menerima obat dari PBF, petugas yang menerima obat menandatangani kolom penerima dalam Faktur, membubuhkan nomor SIK, stempel RS. Nirmala Suri Sukoharjo, dan tanggal diterima obat. Tanda tangan tersebut sebagai bukti bahwa obat telah diterima.
4) Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
Bagian Utang belum menyelenggarakan catatan akuntansi berupa Bukti Kas Keluar. Untuk merencanakan pembayaran dan pengeluaran uang kepada PBF, Bagian Utang menggunakan Buku Inkaso disertai dokumen pendukung berupa Faktur 3 (tembusan
Faktur) dan Faktur 1 ( Faktur asli). Seluruh dokumen yang digunakan untuk merencanakan pengeluaran kas guna pembayaran utang kepada PBF diketahui dan diotorisasi oleh Direktur. Untuk pembayaran utang dengan menggunakan Bilyet Giro (BG), Bagian Utang mengeluarkan Bilyet Giro (BG) berdasarkan persetujuan dan ditandatangani oleh Direktur.
5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Catatan akuntansi yang digunakan oleh Bagian Utang adalah Buku Inkaso dan Jurnal Biaya. Buku Inkaso ini berisi daftar rencana pembayaran utang kepada PBF dan daftar utang yang telah dilunasi. Pencatatan daftar utang didasarkan atas dokumen sumber dan dokumen pendukung yang memadai, yaitu tembusan SP dari Kepala Instalasi Farmasi, Faktur asli dan tembusan Faktur. Pelunasan utang dicatat ke dalam Jurnal Biaya didasarkan pada dokumen berupa Faktur asli dari PBF yang telah dicap “lunas”. 6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi berupa Buku Inkaso dan Jurnal Biaya dilakukan hanya oleh bagian yang berwenang, yaitu Bagian Utang. Sementara untuk Kartu Persediaan Gudang, pencatatannya dilakukan oleh Bagian Gudang.
c. Praktik yang Sehat
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, hanya Surat Pesanan yang menggunakan nomor urut tercetak. Nota Terima Faktur yang dibuat oleh Bagian Utang tidak menggunakan nomor urut tercetak.
2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
PBF dipilih tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi antara Kepala Instalasi Farmasi dengan PBF. Kepala Instalasi Farmasi melakukan pemilihan PBF berdasarkan beberapa pertimbangan dalam segi harga, jenis obat, kualitas obat, dan ketentuan-ketentuan lainnya. PBF yang dipilih adalah PBF yang mampu memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi rumah sakit sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan.
3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
Kepala Instalasi Farmasi menyimpan tembusan Surat Pesanan (SP 2) dan ketika menerima obat yang dipesan, Kepala Instalasi Farmasi memeriksa dan mencocokkan obat apakah telah sesuai dengan tembusan Surat Pesanan tersebut.
4) Fungsi Penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan Surat Order Pembelian.
Kepala Instalasi Farmasi melakukan pemeriksaan obat yang diterima dari PBF dengan cara menghitung dan menginspeksi obat dan membandingkannya dengan tembusan Surat Pesanan untuk membuktikan bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan obat yang dipesan.
5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam Faktur dari pemasok sebelum Faktur tersebut diproses untuk dibayar.
Bagian Utang melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam Faktur, apabila telah benar maka Bagian Utang mencatat rencana pembayaran obat kepada PBF ke dalam Buku Inkaso dan mengurutkan sesuai tanggal jatuh tempo. 6) Pembayaran Faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembelian
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan harga.
Jangka waktu pembayaran obat biasanya adalah tiga puluh hari. Beberapa PBF ada yang memberikan diskon pembelian, tetapi ada juga yang tidak memberikan diskon pembelian, tergantung masing-masing PBF. Bagian Utang melakukan pembayaran obat secara
tepat waktu sesuai tanggal jatuh temponya, kecuali apabila Direktur tidak menyetujui rencana pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo. Hal ini biasanya disebabkan karena rumah sakit pada periode tersebut mempunyai rencana pengeluaran kas lainnya yang lebih diprioritaskan.
BAB III
TEMUAN
A. KELEBIHAN
Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, penulis menemukan kelebihan sebagai berikut:
1. Bagian yang Terkait
Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo telah lengkap, yaitu Kepala Instalasi Farmasi sebagai pelaksana Fungsi Pembelian dan Fungsi Penerimaan, Direktur sebagai pelaksana Fungsi Otorisasi, Bagian Gudang sebagai pelaksana Fungsi Penyimpanan, dan Bagian Utang sebagai pelaksana Fungsi Akuntansi. Hal ini juga menunjukkan bahwa telah ada pemisahan fungsi dalam prosedur pembelian yang dilakukan.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran Harga, Buku Defecta Habis, Buku Rencana Pembelian, Surat Pesanan, Laporan Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat, Nota Terima Faktur, dan Faktur. Surat Pesanan telah menggunakan nomor urut tercetak. Dokumen berupa Surat Pesanan dan Buku Rencana Pembelian
diotorisasi oleh Direktur, sehingga penggunaan dokumen tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang telah diselenggarakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo yaitu Kartu Persediaan Gudang, Buku Inkaso, dan Jurnal Biaya. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi hanya dilakukan oleh bagian yang berwenang. Pencatatan ke dalam Kartu Persediaan Gudang hanya dapat dilakukan oleh Bagian Gudang dan pencatatan ke dalam Buku Inkaso dan Jurnal Biaya hanya dapat dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang lengkap.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo telah lengkap, yaitu terdiri dari Prosedur Permintaan Pembelian, Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok, Prosedur Order Pembelian Obat, Prosedur Penerimaan Obat, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pencatatan Utang, Prosedur Pembayaran Utang, dan Prosedur Pencatatan.
B. KELEMAHAN
Kelemahan dari sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah sebagai berikut:
1. Bagian yang Terkait
Kepala Instalasi Farmasi selain melakukan pembelian obat juga merangkap sebagai Fungsi Penerimaan ketika obat dikirim oleh PBF. Hal ini menunjukkan bahwa belum ada pemisahan fungsi yang memadai antara Fungsi Pembelian dengan Fungsi Penerimaan, sehingga tidak dapat dilakukan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian obat. Selain itu, Bagian Utang merangkap sebagai Kasir yang mengurusi keluar masuknya uang kas.
2. Dokumen yang Digunakan
Kepala Instalasi Farmasi belum menyelenggarakan Laporan Penerimaan Obat yang memadai pada saat menerima obat dari PBF dan Bagian Utang belum menyelenggarakan Bukti Kas Keluar.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Bagian Utang belum menyelenggarakan Kartu Utang. Untuk mencatat timbulnya utang, perencanaan pembayaran utang, dan pelunasan utang kepada PBF Bagian Utang hanya menggunakan Buku Inkaso.
BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, penulis mengambil simpulan sebagai berikut:
1. Prosedur pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah prosedur pembelian dengan cara penunjukan langsung yang dilakukan setiap satu minggu sekali berdasarkan keadaan persediaan obat yang telah menipis.
2. Sistem pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo merupakan sistem pembelian secara kredit dan pembayaran utang kepada PBF dilakukan setiap tanggal 7 sampai 21 untuk setiap bulannya.
3. Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kepala Instalasi Farmasi, Direktur, Bagian Gudang, dan Bagian Utang.
4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran Harga, Buku Defecta Habis (BDH), Buku Rencana Pembelian (BRP), Surat Pesanan (SP), Laporan Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat (BPO), dan Nota Terima Faktur (NTF), dan Faktur.
5. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kartu Persediaan Gudang, Buku Inkaso, dan Jurnal Biaya.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Prosedur Permintaan Pembelian, Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok, Prosedur Order Pembelian Obat, Prosedur Penerimaan Obat, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pencatatan Utang, Prosedur Pembayaran Utang, dan Prosedur Pencatatan.
B. REKOMENDASI
Sesuai kelemahan atas sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo yang telah dikemukakan penulis pada bab sebelumnya, maka penulis memberikan rekomendasi sebagai berikut:
1. Bagian yang terkait
Sebaiknya penerimaan obat dilakukan oleh Bagian Penerimaan dan tidak dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi, karena Kepala Instalasi farmasi telah bertanggung jawab melaksanakan Fungsi Pembelian. Selain itu, sebaiknya Bagian Utang tidak merangkap sebagai Kasir. Hal ini bertujuan agar tidak ada jabatan rangkap, sehingga dapat menciptakan pengendalian intern yang baik.
2. Dokumen yang Digunakan
Sebaiknya Instalasi Farmasi menyelenggarakan Laporan Penerimaan Obat yang memadai guna mendokumentasikan penerimaan obat dari PBF. Dokumen ini merupakan dokumen yang diisi oleh Fungsi Penerimaan ketika menerima obat dari PBF. Dokumen ini berisi informasi mengenai nama PBF, nomor Surat Pesanan, jenis obat, harga, spesifikasi obat, keterangan lain tentang obat yang dibutuhkan, tanda tangan penerima obat, tanggal diterima obat, dan tanda tangan petugas pengirim obat. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung yang digunakan Bagian Utang untuk mencatat timbulnya utang setelah obat diterima dari PBF.
Bagian Utang sebaiknya menyelenggarakan Bukti Kas Keluar. Bukti Kas Keluar digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembelian dan perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada PBF. Bukti Kas Keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi pembayaran utang kepada PBF. Informasi yang dapat dicantumkan dalam Bukti Kas Keluar antara lain adalah identitas RS. Nirmala Suri Sukoharjo, nama dokumen, PBF yang dituju, nomor Bukti Kas Keluar yang tercetak urut, nomor Bilyet Giro (BG), tanggal dibayar, nomor rekening, jumlah nominal pembayaran, potongan harga, tanggal pencatatan utang, tanggal disetujui pembayaran, dan tanggal diisinya Bukti Kas Keluar.
Bagian Utang sebaiknya menyelenggarakan Kartu Utang untuk mencatat transaksi timbulnya utang dan pelunasan utang kepada masing-masing PBF. Mengingat jumlah PBF tidak terlalu banyak, sehingga hal ini sangat mungkin dilakukan oleh Bagian Utang agar catatan utang kepada setiap PBF lebih rapi dan mempermudah Bagian Utang untuk mengelola catatan utang. Kartu Utang memuat informasi berupa nama kreditur (masing-masing PBF dibuatkan Kartu Utang tersendiri), alamat PBF, nomor PBF, keterangan, kolom mutasi debet-kredit, dan saldo.