IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
3. Evaluasi Sistem Pengeluaran
Subsistem pengeluaran ini membahas tentang prosedur pembelian. a. Prosedur Pembelian
1) Evaluasi Prosedur Pembelian
Menurut Widjajanto (2001) prosedur pembelian adalah diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian kepada bagian pabrik mengenai persediaan. Permintaan pembelian pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan barang. Jumlah pembelian yang harus dilakukan juga dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirim ke bagian pembelian dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian pencatat kartu persediaan. Kemudian bagian pembelian mempersiapkan dokumen pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian itu dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirim ke rekanan, dengan pesan agar lembar kedua dikembalikan ke perusahaan disertai catatan sebagai pemberitahuan bahwa rekanan benar-benar menyanggupi untuk memasok barang bagi perusahaan. Satu lembar diarsipkan di bagian pembelian dan lembar lainnya dikirim ke bagian pencatat kartu persediaan, bagian utang dan bagian penerimaan.
Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan
2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan. 3. Mencegah pembelian fiktif.
4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.
Uraian antara prosedur pembelian yang telah dijelaskan dengan teori yang ada dapat disimpulkan bahwa PT X telah menerapkan prosedur tersebut sesuai dengan teori yang mendasarinya. Selama ini prosedur tersebut telah berjalan dengan efektif dan efisien, prosedur tersebut dilakukan secara teliti sehingga tujuan yang ingin dicapai dalam pendistribusian barang dapat terlaksana dengan baik. Pembelian yang
disesuaikan dengan orderan dari pelanggan membuat persediaan bahan baku tidak tersedia dalam jumlah yang banyak.
2) Evaluasi Dokumen
Berdasarkan keterangan di atas dapat diketahui bahwa dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah :
a) Surat permintaan pembelian yang memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Dokumen ini diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang. Pembelian tersebut harus sesuai dengan jenis, mutu dan jumlah yang tertera dalam surat tersebut. b) Purchase order adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk
memesan barang. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian atas dasar surat permintaan pembelian dari bagian gudang.
c) Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh pejabat penerimaan barang yang menyatakan bahwa kuantitas dan kualitas barang yang diterimanya sesuai dengan jenis, jumlah, mutu dan harga yang tercantum dalam order pembelian.
d) Bukti kas keluar adalah dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan untuk transaksi pembelian dan juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran utang serta sebagai surat pemberitahuan mengenai pembayaran.
Pemisahan fungsi yang terdapat dalam prosedur pembelian PT X adalah sebagai berikut :
a) Fungsi pelaksanaan dilakukan oleh bagian pembelian sesuai dengan permintaan pembelian yang diajukan oleh petugas gudang persediaan. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan atas pembelian barang dan mengeluarkan surat order pembelian.
b) Fungsi pengelolaan dilakukan oleh bagian gudang dan bagian penerimaan. Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian apabila persediaan barang di gudang sudah tidak ada. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk menyimpan penerimaan barang yang telah diterima dari bagian penerimaan. Apabila pembelian bahan baku dilakukan di daerah
Tulungagung pemesanan dan pengiriman bahan baku bisa dilakukan pada hari bahan baku dipesan. Tetapi apabila pembelian bahan baku di daerah Jakarta bahan baku dapat diterima oleh perusahaan satu atau dua hari. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang telah diterima baik jenis, kuantitas, dan mutunya.
c) Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang bertanggung jawab dalam mencatat setiap transaksi pembelian.
Adanya pemisahan fungsi tersebut diharapkan agar semua barang yang dipesan akan terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik. Pemisahaan ini juga mencerminkan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan oleh PT X.
3) Kegiatan pengendalian yang digunakan oleh PT X dari prosedur pembelian yang telah diterapkan adalah sebagai berikut :
a) Otorisasi transaksi, bagian gudang memonitor tingkat persediaan secara kontinu, sehingga ketika tingkat persediaan sudah menipis bagian gudang secara resmi mengotorisasi pengisian kembali persediaan dengan membuat surat permintaan pembelian.
b) Pemisahan tugas, seperti yang sudah dijelaskan di atas bagian gudang terpisah dari pengawasan pembelian dan persediaan.
c) Pengendalian akses, pembatasan terhadap akses persediaan dan kas maksudnya hanya orang-orang tertentu yang boleh masuk ke gudang atau membuka loker tempat penyimpanan uang.
d) Verifikasi ini dilakukan dengan bagian keuangan merekonsiliasi dokumen sumber sebelum dilakukan pencatatan dan merekonsiliasi seluruh pencatatan transaksi pembelian.
4) Unsur-unsur Pengendalian Internal Terhadap Sistem Pembelian
b. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional yang Jelas. 1) Fungsi pembelian terpisah dari penerimaan
Unsur sistem pengendalian internal ini telah diterapkan oleh PT X. Pemisahaan fungsi ini bertujuan agar masing-masing fungsi dapat saling melakukan pengecekan terhadap transaksi pembelian yang dilakukan sesuai dengan tugas masing-masing. Akan tetapi, apabila PT X membeli bahan baku langsung kepada supplier dalam jumlah yang tidak banyak dan
perusahaan masih bisa melakukan pengangkutan sendiri, maka fungsi penerimaan tidak melakukan tugasnya. Hal ini terjadi karena bahan baku yang dibutuhkan sangat diperlukan sekali. Sebaiknya faktor ini tidak terulang kembali maka bagian gudang harus memperkirakan kapan proses pembelian sebaiknya dilakukan.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dapat dijelaskan bahwa, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus terpisah dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembeliaan. Unsur pengendalian internal yang baik adalah memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi pokok yang lain. Unsur pengendalian ini telah diterapkan oleh PT X yang tujuannya agar perusahaan dapat menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu PT X telah menerapkan sistem pengendalian ini. Dilihat dari sistem transaksi pembelian yang dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu, fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi keuangan.
c. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
Otorisasi formulir permintaan dilakukan oleh fungsi gudang. Ketika persediaan bahan baku sudah menipis maka fungsi gudang mengajukan kepada pembelian yang diwujudkan dalam bentuk tanda tangan. Ini bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi pembelian, bahwa barang tersebut diperlukan perusahaan
2) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen pendukung transaksi pembelian seperti faktur penjualan, tanda terima, dan kwitansi. Hal ini dimaksudkan agar kewajiban atau kas keluar yang dicatat adalah untuk barang yang diperlukan perusahaan dan spesifikasi, kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan faktur.
3) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang.
Hal ini dimaksudkan agar catatan akuntansi dapat sesuai dengan kenyataan transaksi yang terjadi. Sehingga tidak ada transaksi yang terlewatkan atau
double entry. Setelah karyawan tersebut memutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan sumber, maka harus menandatangani, memberi tanggal pemutakhiran dan memberi nomor dokumen.
c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. 1) PT X memilih beberapa supplier dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku untuk kegiatan produksi berdasarkan harga lebih murah dengan kualitas yang baik. Keputusan PT X yang menjalankan proses pembeliaan didua daerah yaitu Jakarta dan Tulungagung disebabkan karena faktor kualitas dan harga. Dengan cara ini perusahaan dapat menghasilkan produk yang bermutu dengan harga yang tidak terlalu mahal.
2) Terdapat pengecekan harga dan ketelitian perkalian dan penjumlahan dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Dengan cara ini, pengecekan terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari supplier dilakukan setiap dilakukan input pembelian dan pembuatan tanda terima. d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
Unsur ini merupakan hal terpenting dalam sistem pengendalian internal. Karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan job description berdasarkan atas kemampuan atau keahlian yang dimiliki. Proses seleksi karyawan untuk menduduki posisi jabatan telah ditetapkan persyaratan jabatan sebagai kriteria seleksi. Proses recruitment pada PT X berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman dan umur. PT X memiliki karyawan yang jujur yang mampu melaksanakan tugasnya, kekayaan perusahaan dapat terjaga dengan baik.
Permasalahan yang terjadi pada sistem pembeliaan PT X adalah pengadaan bahan baku. PT X sebaiknya memperbaiki sistem pembelian bahan bakunya seperti lebih memperhatikan persediaan-persediaan bahan baku yang ada. Sehingga dalam pembelian bahan baku seperti full cream yang diperoleh di daerah Jakarta tidak mengalami keterlambatan yang nantinya akan mempengaruhi proses produksi. Sistem persediaan yang dipakai oleh perusahaan adalah metode First In First Out
(FIFO) yaitu bahan yang pertama datang akan digunakan lebih dahulu. Kebijakan ini dilakukan agar tidak terjadi penurunan mutu bahan baku karena penyimpanan. 4. Evaluasi Sistem Harga Pokok Produksi
a. Prosedur Harga Pokok Produksi 1) Evaluasi Prosedur Harga Pokok Produksi
Perhitungan harga pokok produksi adalah sebagai dasar untuk menetapkan harga di pasar penjualan produk, menetapkan berapa laba yang akan didapatkan dalam pertukaran, sebagai alat untuk menilai efisiensi dari suatu proses produksi dan keputusan menerima atau menolak proses produksi. Metode penentuan harga pokok produksi adalah memperhitungkan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi dengan metode full costing dan variable costing.
Dalam pembuatan biaya produk terdapat dua kelompok biaya yaitu biaya produksi dan nonproduksi. Biaya produksi merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pengolahan bahan baku menjadi produk, sedangkan biaya nonproduksi merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan nonproduksi, seperti kegiatan pemasaran dan kegiatan administrasi dan umum.
Perusahaan yang kegiatan produksinya berdasarkan pesanan, mengumpulkan harga pokok produksinya dengan menggunakan metode harga pokok pesanan. Dalam metode ini biaya-biaya produksi dikumpulkan untuk pesanan tertentu dan harga pokok produksi per satuan produk yang dihasilkan untuk memenuhi pesanan tersebut dengan jumlah satuan produk dalam pesanan yang bersangkutan.
PT X dalam menentukan harga pokok produksi belum menerapkan perhitungan dengan pendekatan full costing atau variabel costing. PT X dalam penghitungan harga pokok produksi hanya memasukan komponen bahan baku langsung dan upah/gaji tenaga kerja langsung (TKL). Penghitungan dari bahan baku adalah bahan baku dikalikan dengan takaran, bobot dan harga bahan baku, sedangkan upah/gaji TKL dikalikan dengan jam kerja. Kemudian hasil masing-masing komponen tersebut dijumlahkan. Pada bagian biaya overhead tetap dan variabel perusahaan tidak mengatakan bahwa biaya-biaya tersebut adalah biaya overhead pabrik melainkan memasukkannya ke dalam biaya usaha. Hal ini terjadi disebabkan oleh kebutuhan perusahaan untuk mengetahui berapa besar
masing-masing biaya usaha PT X. Selain itu, biaya yang seharusnya dikatakan sebagai biaya overhead tetapi perusahaan memasukkannya sebagai biaya bahan baku seperti foil dan dus. Perbandingan antara penghitungan harga pokok produksi PT X dibandingkan dengan pendekatan full costing dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Perbandingan Penghitungan HPP PT X dengan Pendekatan Full Costing
Penghitungan HPP PT X Jumlah Penghitungan HPP dengan
Pendekatan Full Costing
Jumlah
Cost of Sales Cost of Sales
1. Biaya Bahan Baku : 1. Biaya Bahan Baku :
Full Cream xxxxx Full Cream xxxxx
Gula xxxxx Gula xxxxx
Bahan lainnya xxxxx Bahan lainnya xxxxx
Dus xxxxx 2. Biaya Upah/Gaji TKL xxxxx
Foil xxxxx 3. BOP :
2. Biaya Upah/Gaji TKL xxxxx Dus xxxxx
Foil xxxxx Listrik Pabrik xxxxx Air Pabrik xxxxx Telepon Pabrik xxxxx Penyusutan Pabrik xxxxx Perlengkapan Pabrik xxxxx Per./Perb. Mesin&Peral.Pabrik xxxxx Total xxxxxxx Total xxxxxxxxxx
Penjelasan di atas menerangkan jika dibandingkan dengan penghitungan harga pokok produksi dengan metode full costing foil dan dus sebaiknya dimasukkan ke dalam biaya overhead pabrik bukan ke dalam biaya bahan baku. Hal ini dikarenakan foil dan dus merupakan bahan baku penolong atau biaya overhead. Pada PT X biaya-biaya yang terkait dengan kegiatan produksi tidak dimasukkan ke dalam komponen harga pokok produksi tetapi biaya usaha. Padahal harga pokok produksi dikeluarkan untuk tujuan mendapatkan barang atau menghasilkan produk jadi karena harga pokok produksi terjadi dalam usaha mendapatkan aktiva maka setiap pengeluarnya harus terinci.
Pendekatan full costing yang biasa dikenal sebagai pendekatan tradisional menghasilkan laporan laba rugi dimana biaya-biaya di organisir dan sajikan berdasarkan fungsi-fungsi produksi, administrasi dan penjualan. Laporan laba rugi yang dihasilkan dari pendekatan ini banyak digunakan untuk memenuhi pihak luar perusahaan, oleh karena itu sistematikanya harus disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum untuk menjamin informasi yang tersaji dalam laporan
tersebut. Pentingnya penghitungan harga pokok produksi adalah untuk mengetahui berapa besar daya serap perusahaan untuk memproduksi suatu produk, efisiensi dan efektifitas biaya dalam memproduksi suatu produk dan sebagai dasar bagi manajemen dalam menentukan harga jual produk
2) Evaluasi Dokumen
Beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk menghitung Harga Pokok Produksi : a. Kartu harga pokok yang memudahkan pencatatan biaya-biaya langsung ke dalam
kartu pokok masing-masing pesanan.
b. Jurnal yang mencatat transaksi pembelian. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang kemudian bahan baku yang diperlukan dikirim kepada bagian produksi
c. Kartu jam kerja untuk mengumpulkan informasi jam kerja total selama periode kerja.
d. Biaya-biaya overhead tetap dan variable yang telah dirinci oleh bagian pabrik dan bagian keuangan.
Pemisahan fungsi yang terjadi pada prosedur harga pokok produksi PT X adalah : 1. Adanya pemisahan kerja antara bagian gudang yang merinci segala macam bahan
baku yang tersedia di gudang, bagian pembelian yang mengajukan pembelian apabila persedian telah menipis, dan bagian produksi yang menghasilkan produk sesuai dengan pesanan pelanggan.
2. Penghitungan segala bentuk biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan produksi yang arsipkan oleh Bagian keuangan serta bagian produksi.
Pemisahaan ini bertujuan agar lajur produksi dapat berjalan lancar dan lebih efektif. Pemisahaan ini juga memberi dampak kepada tanggungjawab setiap karyawan dan menjalankan fungsinya.