EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA PT X, JAKARTA
Oleh
MEILIA DELIMA
H24076079
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA PT X, JAKARTA
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh
MEILIA DELIMA
H 24076079
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta Nama : Meilia Delima
NIM : H24076079
Menyetujui Pembimbing,
( Farida Ratna Dewi, SE, MM ) NIP : 197103072005012001
Mengetahui Ketua Departemen,
( Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc ) NIP : 196101231986011002
ABSTRAK
Meilia Delima. H24076079. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta. di bawah bimbingan Farida Ratna Dewi.
Dalam era informasi saat ini, fungsi-fungsi organisasi bisnis modern berada di lingkungan yang sangat cepat berubah. Faktor globalisasi juga berpengaruh kepada lingkungan bisnis karena tingkat persaingan yang semakin ketat. Faktor-faktor tersebut menuntut perusahaan-perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien. Agar dapat bertahan dalam kondisi tersebut, maka setiap organisasi harus memandang informasi sebagai suatu sumberdaya yang berharga. Salah satu jenis informasi yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan adalah informasi keuangan terutama informasi yang berkaitan dengan akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak internal dan pihak eksternal perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) Mengidentifikasi transaksi-transaksi yang terjadi pada PT X; (2) Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X; (3) Menganalisis laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi; (4) Menganalisis penerapan pengendalian internal pada PT X.
Penelitian ini dilakukan di PT X yang terletak di Jakarta. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Data primer bersumber dari hasil wawancara para personil perusahaan, tetapi lebih ditekankan pada manajer keuangan dan data sekunder berasal dari studi pustaka beserta referensi-referensi lainnya seperti makalah, hasil penelitian terdahulu maupun internet. Metode pengolahan dan analisis data perusahaan dilakukan dalam beberapa tahap secara deskriptif. Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan meliputi, Sistem Pembelian, Sistem Penjualan, dan Sistem Harga Pokok Produksi. Fungsi yang terkait dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi tersebut dan evaluasi terhadap penerapan Sistem Informasi Akuntansi.
Hasil analisis sistem informasi akuntansi, transaksi yang dilakukan PT X adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan persediaan. Keterkaitan dengan biaya penolong seperti foil dan dus yang seharusnya masuk ke dalam biaya overhead tetapi PT X memasukkannya ke dalam biaya bahan baku. Sistem informasi akuntansi menggunakan software MYOB yang telah menyediakan menu-menu sesuai dengan kebutuhan transaksi. Sehingga pencatatan transaksi lebih efektif dan efisien. Laporan keuangan dengan penggunaan software MYOB menghasilkan output berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Pengendalian internal yang dilakukan pada setiap sistem yaitu, melakukan pemeriksaan, penomoran pada dokumen, verifikasi prosedur dan pemisahan tugas. Tetapi, PT X belum sepenuhnya menerapkan sistem pengendalian internal pada perusahaan. PT X tidak melakukan pemisahan tugas pada fungsi yang terkait dengan akuntansi dan keuangan yaitu, bagian utang, piutang, kredit, penagihan dan persediaan.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan pada tanggal 16 Mei 1986 di Pariaman, Sumatera Barat. Penulis adalah anak bungsu dari tujuh bersaudara dari pasangan (Alm) Chaizul Azwar Kadir dan Suarni.
Pada tahun 1998 penulis lulus dari Sekolah Dasar di SDN Teluk Angsan II, tahun 2001 penulis lulus dari Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) di SLTP Negeri 3 Bekasi, dan pada tahun 2004 penulis berhasil menyelesaikan Sekolah Lanjutan Tingkat Awal di Sekolah Menengah Umum (SMU) Negeri 1 Tambun Utara, Kabupaten Bekasi.
Pada tahun 2004 penulis diterima pada Program Diploma III Manajemen Bisnis Perikanan, Departemen Sosial Ekonomi Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor melalui Undangan Seleksi Masuk IPB dan lulus pada tahun 2007. Pada tahun yang sama penulis melanjutkan studinya di Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan pemilik semesta alam dan penguasa atas segalanya yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA dan junjungan Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi berjudul ”Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini tidak lepas dari kekurangan, maka kritik dan saran sangat penulis harapkan, semoga sebuah karya ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.
Bogor, Mei 2010
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan pemilik semesta alam dan penguasa atas segalanya yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA dan junjungan Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Dalam menyelesaikan Skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan dorongan dari semua pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada :
1. Ibu Farida Ratna Dewi, SE, MM selaku Dosen Pembimbing atas dukungan, masukan, motivasi dan bimbingannya dalam penyelesaian skripsi.
2. Ibu Wita Juwita Ermawati STP, MM dan Bapak R.Dikky Indrawan SP, MM selaku dosen penguji terima kasih atas saran dan masukkannya.
3. Pegawai dan staf sekretariat Ekstensi Manajemen yang selalu menjembatani setiap kegiatan perkuliahan dan pada masa bimbingan.
4. Ibunda dan (Alm) Bapak tercinta yang telah memberikan kasih sayangnya.
5. Uni Femmy, Ajo, Uni Tia, Bang Porry, Uda Arief, Katangah, Uni Ozi, Mas Ayen, Uni Eno, Abang Mukhsis, Uda Adit, Mba Nora serta seluruh keluarga yang telah memberikan segenap doa dan dukungannya.
6. Sahabat seperjuangan Lia, Vk dan Nita yang selalu memberikan dukungan, dorongan, semangat dan kebersamaan yang indah.
7. Shinta, Aniz, Maeyank, Rhanie, Ipoet, Cha2, Adez, Ryan, Akang, dan Mba Yuni, terima kasih atas semangat dan doanya.
8. Teman-teman Ekstensi Manajemen angkatan 3 yang telah memberi warna-warni kehidupan dan perjuangan kita belum selesai.
9. Bapak Dr. Ir. Jono M Munandar, M.Sc selaku Ketua Departemen Manajemen.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini tidak lepas dari kekurangan, maka kritik dan saran sangat penulis harapkan, semoga sebuah karya ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.
Bogor, Mei 2010
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP...iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR TABEL ...viii
DAFTAR GAMBAR ... ix DAFTAR LAMPIRAN... x 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Perumusan Masalah ... 2 1.3. Tujuan Penelitian ... 2 1.4. Manfaat Penelitian ... 2 1.5. Pembatasan Masalah ... 3 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Akuntansi ... 4 2.1.1 Fungsi Akuntansi ... 4
2.1.2 Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum. ... 5
2.1.3 Persamaan Dasar Akuntansi ... 6
2.1.4 Akun ... 6
2.1.5 Akuntansi Berbasis Komputer ... 7
2.2. Sistem Informasi ... 8
2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 9
2.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ... 10
2.2.3 Faktor-faktor yang Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ... 10
a Teknik Bagan Alir ... 11
b Model Sistem Informasi Akuntansi ... 12
2.3. Struktur Pengendalian Internal ... 13
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal ... 13
2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal ... 14
2.3.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal ... 15
2.3.4 Sistem Pembelian ... 18
a Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pembelian Bahan Baku... 18
b Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku ... 19
2.3.5 Sistem Penjualan ... 20
a Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penjualan ... 20
b Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 22
2.4. Penelitian Terdahulu ... 24
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran ... 25
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 27
3.3. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data ... 27
3.4. Metode Pengolahan dan Analisis Data ... 27
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum PT X ... 28
4.2. Struktur Organisasi ... 29
4.3. Sistem Informasi Akuntansi ... 33
4.3.1 Transaksi Bisnis ... 35
4.3.2 Sistem Pengolahan Data a. Sistem Pengolahan Data Penjualan ... 37
1. Prosedur Penjualan ... 37
2. Prosedur Retur Penjualan ... 40
b. Sistem Pengolahan Data Pembelian ... 41
c. Sistem Pengolahan Data Harga Pokok Produksi ... 45
4.3.3 Laporan Keuangan ... 48
4.4. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X ... 49
1 Evaluasi Terhadap Struktur Organisasi ... 49
2 Evaluasi Sistem Pendapatan ... 50
1. Prosedur Penjualan ... 50
2. Prosedur Retur Penjualan ... 51
3 Evaluasi Sistem Pengeluaran ... 58
4 Evaluasi Sistem Harga Pokok Produksi ... 64
5 Evaluasi Daur Penyusunan Laporan ... 67
6 Evaluasi Pengendalian Internal ... 69
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 72
B. Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 73
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Produk-produk yang Dibeli Perusahaan ... 41 2. Perhitungan Harga Pokok Produksi PT X ... 46 3. Perbandingan Penghitungan HPP PT X dengan
Pendekatan Full Costing ... 65 4. Jurnal Transaksi ... 67
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Sistem Informasi Akuntansi ... 9
2. Simbol Dasar Bagan Alir Sistem ... 12
3. Model Sistem Informasi Akuntansi ... 13
4. Kerangka Pemikiran Penelitian ... 26
5. Data Flow Diagram Input-Proses-Output ... 33
6. Data Flow Diagram Proses ... 34
7. Data Flow Diagram Data Persediaan ... 36
8. Data Flow Diagram Daur Pendapatan ... 39
9. Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan ... 41
10. Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Pembelian ... 44
DAFTAR LAMPIRAN
No. Halaman
1. Jurnal Umum PT X Tahun 2010... 75 2. Laporan Laba Rugi PT X Tahun 2008 ... 77 3. Neraca PT X Tahun 2008 ... 78
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Dalam era informasi saat ini, fungsi-fungsi organisasi bisnis modern berada di lingkungan yang sangat cepat berubah. Faktor globalisasi juga berpengaruh kepada lingkungan bisnis karena tingkat persaingan yang semakin ketat. Hal tersebut menuntut perusahaan-perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Setiap organisasi agar dapat bertahan dalam kondisi tersebut, maka harus memandang informasi sebagai suatu sumberdaya yang berharga.
Informasi terdiri dari dua jenis, yaitu informasi yang bersifat keuangan dan informasi yang bersifat non keuangan. Salah satu jenis informasi yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan adalah informasi keuangan terutama informasi yang berkaitan dengan akuntansi. Informasi ini menjadi begitu penting karena dapat membantu pihak internal dan eksternal perusahaan dalam melaksanakan evaluasi terhadap operasi masa lalu dan prediksi mengenai operasi perusahaan pada masa yang akan datang. Informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu mekanisme yang teratur dan sistematis untuk mengolah data yang dihasilkan dari transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan.
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak internal dan pihak eksternal perusahaan. Data atau informasi tersebut selanjutnya dianalisis, didistribusikan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang memerlukan. Informasi yang mempunyai nilai manfaat yang tinggi harus bersifat akurat, relevan, dapat diandalkan dan tepat waktu. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya pada umumnya sangat memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif khususnya dalam menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhaan manajemen maupun berbagai pihak luar perusahaan yang membutuhkannya. Informasi memang menjadi penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen perusahaan itu sendiri maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.
Keefisienan dan keefektifan dalam menyajikan informasi merupakan masalah umum yang biasa dihadapi dan juga salah satu kelemahan manajemen yang berkaitan dengan aktivitas. PT X merupakan perusahaan yang telah memiliki sistem informasi akuntansi tetapi kemungkinan masalah pasti ada. Kondisi yang demikian akan menimbulkan dampak terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen menjadi kurang efektif terutama menyangkut masalah strategi dan pola perusahaan, efektifitasan kegiatan perusahaan, kecukupan prosedur sistem informasi akuntansi serta keakuratan dalam penyajian laporan yang diperlukan. Berkaitan dengan hal tersebut maka dilakukan suatu evaluasi terhadap pelaksanaan SIA di PT X.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang diperoleh adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana transaksi bisnis yang terjadi pada PT X ?
2. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X ?
3. Bagaimana laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi ? 4. Bagaimana pengendalian internal yang diterapkan PT X ?
1.3. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi transaksi-transaksi yang terjadi pada PT X. 2. Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan PT X.
3. Menganalisis laporan keuangan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi. 4. Menganalisis penerapan pengendalian internal pada PT X.
1.4. Manfaat Penelitian
Dengan adanya penelitian ini, penulis mengharapkan adanya manfaat langsung maupun tidak langsung yang dapat dirasakan oleh pihak-pihak yang terkait yaitu :
1. Pihak PT. X
Manfaat yang dapat dirasakan oleh pihak PT. X dengan adanya evaluasi sistem informasi akuntansi adalah manajemen dapat memberikan keyakinan yang memadai dalam laporan keuangan, keandalan laporan keuangan dan keefektifan serta efisiensi SIA. 2. Umum
Diharapkan penelitian ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang pentingnya pencatatan keuangan usaha yang rapi dan terpola sesuai
dengan standar, sehingga mendorong para pemilik usaha untuk menggunakan SIA yang sesuai dengan skala usaha.
1.5. Pembatasan Masalah
Evaluasi ini dimaksudkan untuk menilai sejauhmana praktek SIA di PT X. Disamping itu, evaluasi ini juga diarahkan pada pelaksanaan pengendalian internalnya efektif, efisien dan dapat dipertanggung jawabkan. Evaluasi yang dilakukan, diharapkan dapat memberikan jaminan yang memadai terhadap keamanan kekayaan perusahaan, keandalan serta keakuratan informasi yang dihasilkan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Akuntansi
Menurut Kieso, et al. (2002) definisi akuntansi yaitu pengidentifikasian, pengukuran, dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang entitas ekonomi kepada pemakai yang berkepentingan. Sedangkan Akuntansi Keuangan adalah sebuah proses yang berakhir pada pembuatan laporan keuangan menyangkut perusahaan secara keseluruhan untuk digunakan baik oleh pihak-pihak internal maupun pihak eksternal.
Menurut Arif dan Wibowo (2004), Akuntansi adalah merupakan proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas (perusahaan). Jadi secara umum terdapat tiga aktivitas dalam akuntansi yaitu:
1. Aktivitas identifikasi, dalam aktivitas ini akan dilakukan identifikasi terhadap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan.
2. Aktivitas pencatatan, dalam aktivitas ini semua transaksi ekonomi atau transaksi keuangan yang telah diidentifikasi pada tahap pertama akan dicatat secara kronologis dan sistematis dengan ukuran nilai moneter tertentu, dan
3. Aktivitas komunikasi, dalam aktivitas ini akan dilakukan pelaporan dan distribusi terhadap informasi akuntansi yang berupa laporan keuangan kepada para pemakai laporan keuangan atau pihak yang berkepentingan. Pemakai laporan keuangan terdiri atas pemakai di dalam perusahaan misalnya manajemen dan karyawan, serta pemakai di luar perusahaan, misalnya kreditur, investor dan fiskus.
2.1.1 Fungsi Akuntansi
Menurut Arif dan Wibowo (2004) secara umum dapat dijelaskan bahwa fungsi akuntansi adalah membantu pelaku bisnis dan masyarakat pada umumnya dalam hal penanganan masalah-masalah keuangan. Jadi seorang akuntan mempunyai peranan sebagai berikut:
1. Menentukan besarnya laba rugi yang diperoleh perusahaan sebagai dasar untuk menilai kinerja keuangan perusahaan tersebut.
2. Membantu mengamankan dan mengawasi aset yang dimiliki oleh perusahaan melalui penyusunan sistem akuntansi yang dapat menciptakan pengendalian internal yang memadai.
misalnya kreditur, karyawan, fiskus, dan sebagainya.
4. Menetapkan standar pengukuran atas prestasi perusahaan guna menilai efisiensi perusahaan tersebut.
2.1.2 Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum
Menurut Kieso, et al. (2002) terdapat empat prinsip dasar akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi, yaitu :
1. Prinsip Biaya Historis
Prinsip akuntansi yang berlaku umum mewajibkan sebagian besar aktiva dan kewajiban diperlakukan dan dilaporkan berdasarkan harga akuisisi. Hal ini sering disebut dengan prinsip biaya historis.
2. Prinsip Pengakuan Pendapatan
Persoalan penting yang dihadapi perusahaan adalah kapan pendapatan harus diakui. Pendapatan umumnya diakui jika telah direalisasi atau dapat direalisasi dan telah dihasilkan. Pendekatan ini sering dipandang sebagai prinsip pengakuan pendapatan. Pendapatan dikatakan dapat direalisasi apabila aktiva yang diterima atau dipegang dapat segera dikonversikan menjadi kas atau klaim atas kas.
3. Prinsip Penandingan
Dalam mengakui beban, pendapatan yang dipakai adalah beban bertambah seiring dengan bertambahnya pendapatan. Beban diakui bukan pada saat upah dibayarkan, saat pekejaan dilakukan, atau saat produk dipoduksi tetapi ketika jasa atau produk secara aktual memberikan kontribusi terhadap pendapatan. 4. Prinsip Pengungkapan Penuh
Dalam memutuskan informasi apa yang akan dilaporkan, praktek yang umum adalah menyediakan informasi yang mencukupi untuk penilaian dan keputusan pemakai. Prinsip ini mengakui bahwa sifat dan jumlah informasi yang dimasukkan dalam laporan keuangan mencerminkan serangkaian trade-off penilaian. Trade-off ini terjadi antara kebutuhan untuk menyampaikan secara terperinci hal-hal yang mempengaruhi keputusan pemakai dengan kebutuhan untuk memadatkan penyajian agar informasi dapat dipahami dengan baik.
2.1.3 Persamaan Dasar Akuntansi
Menurut Kieso, et al. (2002), dalam sistem akuntansi berpasangan, untuk setiap debet harus ada kredit dan sebaliknya. Persamaan dasar akuntansi adalah sebagai berikut :
Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik ... (1) Setiap kali transaksi terjadi, unsur-unsur dalam persamaan akuntansi mungkin berubah, tetapi persamaan dasarnya tetap. Menurut Niswonger (1999), hal-hal yang berlaku dalam setiap transaksi bisnis antara lain:
1. Dampak dari setiap transaksi adalah berupa peningkatan atau penurunan satu atau lebih unsur dalam persamaan akuntansi.
2. Kedua sisi persamaan akuntansi harus selalu sama jumlahnya.
3. Ekuitas pemilik bertambah sebesar investasi oleh pernilik dan berkurang sebesar penarikan oleh pernilik. Selain itu, ekuitas pemilik bertambah karena pendapatan dan berkurang karena beban.
2.1.4 Akun
Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) akun merupakan suatu alat untuk mencatat transaksi keuangan yang bersangkutan dengan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban atau biaya. Tujuan penggunaan akun untuk mencatat data transaksi yang menjadi dasar dalam menyusun laporan keuangan. Akun memberikan informasi tentang aktivitas perusahaan dari hari ke hari, misalnya dari akun dapat diketahui dana suatu perusahaan dalam sebuah bank. Penggunaan akun, transaksi keuangan yang terjadi di suatu organisasi atau perusahaan dapat dicatat secara tepat dan lengkap.
Sesuai dengan jenis laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi, akun secara garis besar digolongkan menjadi dua, yaitu akun neraca dan akun laba rugi. Akun neraca atau yang sering disebut sebagai akun riil adalah akun yang digunakan untuk menyusun neraca. Akun neraca terdiri dari klasifikasi aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Akun laba rugi atau disebut juga akun nominal, merupakan akun yang digunakan untuk menyusun laporan laba rugi. Akun laba rugi terdiri dari klasifikasi pendapatan dan beban/biaya (Arifin dan Wicaksono, 2006).
2.1.5 Akuntansi Berbasis Komputer
Maraknya penggunaan komputer baik untuk keperluan pribadi dan instansi berpengaruh dalam terciptanya aplikasi akuntansi berbasis komputer. Awal tahun 1990-an, pengguna komputer di Indonesia mulai mengenal aplikasi akuntansi berbasis sistem operasi DOS (Disk Operating System) . Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) hingga saat ini sudah banyak aplikasi akuntansi berbasis komputer seperti DEA (DacEasy Accounting), MYOB, Peachtree, Accpacc,
Simply Accounting, Platinum, Accounting Professional, dan QuickBook yang
merupakan produk luar negeri. Accurate2000, Zahir Accounting, dan Jamparing yang merupakan produk dalam negeri (Arifin dan Wicaksono, 2006).
Menurut Arifin dan Wicaksono (2006) prosedur pengoperasian aplikasi akuntansi komputer tidak jauh berbeda dengan akuntansi manual seperti pengaturan awal periode akuntansi, menyiapkan nama akun, nama pemasok, nama pelanggan, pencatatan data barang, mengatur akun penghubung dan saldo awal. Setelah pencatatan data awal selesai, pengguna sudah dapat mencatat transaksi dan hanya sebagian kecil transaksi yang dicatat dalam jurnal seperti akuntansi manual. Hanya dengan sekali input data, pengguna sudah dapat memperoleh laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi laba, rincian piutang maupun hutang, mutasi barang dan sebagainya setiap saat diperlukan (Arifin dan Wicaksono, 2006).
Menurut Arifin dan Wicaksono (2006), mengolah akuntansi dengan
Microsoft Excel tetap mengikuti siklus akuntansi seperti akuntansi manual, namun
tidak sama persis seperti akuntansi manual. Otomatisasi siklus akuntansi dengan
Microsoft Excel berawal dari jurnal transaksi, dengan hanya mencatat transaksi pada jurnal transaksi, laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi serta buku besar otomatis sudah terisi. Dengan demikian, setiap ransaksi secara otomatis dapat mempengaruhi neraca atau laporan laba rugi. Dalam program akuntansi dalam Microsoft Excel yang dapat dibuat tidak lagi memerlukan proses pemindahbukuan, pembuatan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan sejenisnya untuk membuat neraca dan laporan rugi laba setelah pajak.
2.2. Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2001). Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 1999). Sistem menerima input data, mengolah data tersebut dan kemudian mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem informasi adalah input, proses, dan output. Perlakuan yang dilakukan terhadap data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna, terdiri atas lima tahap yang disebut siklus pengolahan data yaitu pengumpulan, penghalusan, pengolahan, pemeliharaan, dan pengeluaran output data (Cushing, 1992).
Dalam Sistem Informasi Organisasi (SIO) terbagi atas dua sistem informasi berdasarkan pengelompokan pemakai yaitu Sistem Informasi Fungsional (SIF) dan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIO menggunakan lima subsistem yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (SPK), Sistem Otomatisasi Kantor (SOK), dan Sistem Pakar (SP) (McLeod, 2001). Secara garis besar sistem informasi organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Sistem Informasi Organisasi (McLeod, 2001)
2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Widjajanto (2001), SIA adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan peralatannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Selain itu, SIA juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Adanya unsur-unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi maka berbagai kecurangan, penyimpangan, dan kesalahan dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki.
Bentuk perusahaan beragam, sehingga sasaran SIA juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa memandang bentuk perusahaan, SIA selalu terbentuk dari :
1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota, cek, dan laporan-laporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.
2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal maupun buku besar.
3. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi laba, dan neraca.
4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan atau surat pernyataan.
5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentransfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem (Widjajanto, 2001).
2.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan umum penyusunan SIA adalah :
1. Memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.
2. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan. 3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.
Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu SIA, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.
2.2.3 Faktor–faktor yang Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Penyusunan SIA untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain :
1. SIA yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. 3. SIA yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya
untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
a. Teknik Bagan Alir
Menurut Widjajanto (2001), dalam menganalisis dan merancang suatu SIA, analisis sistem akan dihadapkan pada berbagai permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak dan juga pada berbagai alternatif sumber daya yang dapat dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan itu. Apabila kebutuhan manajemen untuk mengembangkan, memperluas, atau menyesuaikan sistem telah ditentukan, analisis sistem dapat melakukan studi sistem. Studi dapat dilakukan dengan mempergunakan teknik-teknik sistem. Teknik sistem adalah piranti yang dipergunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi sistem serta hubungan-hubungan subsistem. Piranti yang banyak digunakan dalam analisis sistem adalah bagan alir (flowchart). Bagan alir adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem (Widjajanto, 2001).
Menurut Widjajanto (2001), dalam teknik bagan alir, terdapat simbol-simbol yang dipergunakan. Simbol dasar terdiri dari simbol-simbol dasar bagan alir terdiri dari simbol input/output, simbol proses, simbol garis alir, dan simbol anotasi atau komentar. Simbol input/output menyatakan fungsi input/output, yaitu data yang disediakan untuk diproses (input) dan laporan yang dihasilkan dari proses (output). Simbol proses menyatakan suatu fungsi proses, misalnya melaksanakan suatu kegiatan atau kelompok kegiatan yang menghasilkan perubahan nilai, bentuk, atau lokasi informasi. Simbol garis alir digunakan
sebagai penghubung simbol-simbol lainnya. Dengan digunakannya garis alir, rangkaian dan tahapan informasi dan operasi menjadi jelas. Simbol anotasi atau komentar merupakan simbol yang digunakan untuk memberi tambahan komentar sebagi tambahan penjelasan terhadap suatu simbol tertentu. Data
Flow Diagram (DFD) merupakan bagian dari Teknik Bagan Alir. DFD
merupakan diagram yang menggambarkan suatu sistem dengan sangat sederhana. Pembuatan DFD bisa dilakukan dengan bertingkat-tingkat mulai dari tingkat makro sampai tingkat mikro, tergantung pada kebutuhan kerinciannya (Widjajanto, 2001). Simbol dasar bagan alir sistem dapat dilihat pada Gambar 2.
No Nama simbol Gambar simbol
1. Input/output
2. Proses
3. Garis Alir
4. Garis Alir Bersilang 6. Garis Alir Bersimpang
7. Anotasi/komentar
8. Konektor
9. Dokumen
10. Multi Dokumen
b. Model Sistem Informasi Akuntansi
Model SIA menerangkan hubungan antara database sistem, lingkungan sistem, dan sumber data yang akan diolah menjadi informasi (Mc. Leod, 1998 dalam Utami,N). Model SIA dapat dilihat pada Gambar 3.
Keterangan :
= Informasi = Data
Gambar 3. Model Sistem Informasi Akuntansi (Mc. Leod, 1998)
2.3. Struktur Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal
Salah satu fungsi dari pimpinan perusahaan adalah mengawasi seluruh kegiatan perusahaan. Dalam perusahaan yang berskala kecil, pada umumnya pimpinan perusahaan dapat langsung mengawasi secara keseluruhan dari kegiatan perusahaan, namun lain halnya dengan perusahaan yang berskala besar, pengawasan yang dilakukan biasanya ditugaskan kepada karyawan yang
Lingkungan Lingkungan Manajemen Software Pengolah Data Database Sumber
Input Fisik Transformasi
Sumber Output Fisik Sistem Informasi
diotorisasi untuk mengawasi jalannya kegiatan usaha. Untuk itu, dalam suatu perusahaan yang berskala besar dibutuhkan suatu alat bagi manajemen perusahaan guna membantu dalam menggerakkan kegiatan-kegiatan perusahaan, sehingga setiap kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Dalam hal ini, manajemen perusahaan mengharapkan agar hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan suatu alat untuk mengawasi kegiatan usaha tersebut yaitu melalui pengendalian internal.
Pengertian pengendalian internal itu sendiri dapat didefinisikan baik dalam arti sempit maupun luas. Pengertian pengendalian internal dalam arti sempit lebih dikenal dengan internal check. Internal check adalah berupa prosedur- prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian data-data akuntansi, seperti penjumlahan mendatar, dengan penjumlahan ke bawah dan melalui perbandingan antara hasil kerja dua atau lebih mengenai transaksi yang sama.
Namun dengan berkembangnya dunia usaha yang semakin luas dan kompleks, maka internal check saja dirasakan kurang memadai dan kurang menjamin ketelitian data pembukuan, sehingga pengertian pengendalian internal diperluas. Pengertian yang luas dari pengendalian internal itu dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) sebagai berikut : Pengendalian internal adalah suatu proses, dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen, dan personil lain dalam perusahaan, dirancang untuk memberi jaminan yang masuk akal sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut :
1. Efektivitas dan efisiensi operasi. 2. Reliabilitas pelaporan keuangan.
3. Kepatuhan pada hukum dan regulasi yang berlaku. 2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal
Definisi pengendalian internal yang dijelaskan tersebut melaksanakan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, pengertian pengendalian internal di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Adapun tujuan dari penerapan pengendalian internal yang baik dikemukakan oleh Mulyadi (2002) sebagai berikut :
• Menjaga Kekayaan Organisasi
Manajemen harus berusaha sebaik mungkin untuk mengawasi dan mengendalikan setiap bentuk penyelewengan dan penyalahgunaan terhadap kekayaan organisasi dan menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.
• Mengecek Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
Melakukan pemerikasaan dan penilaian terhadap baik atau tidaknya pengendalian internal akuntansi serta menentukan dapat dipercayainya data akuntansi yang dihasilkan.
• Mendorong Efisiensi Operasi
Membantu manajemen dalam mencapai administrasi yang paling efisiensi dari operasi perusahaan.
• Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen
Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen dengan menciptakan prosedur untuk mentaati kebijakan operasi perusahaan.
2.3.3 Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2008) yang mengacu kepada AICPA (American Institute Certified Public Accountant) terdapat empat unsur pokok sistem pengendalian internal yang harus ada dalam suatu organisasi yaitu :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
Setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan harus terlaksana atas dasar sistem otorisasi yang telah ditetapkan sebelumnya, dan setiap pencatatan transaksi harus didasarkan atas bukti-bukti yang telah diproses melalui sistem
otorisasi tersebut. Sebagai contoh, di dalam transaksi pembelian terdapat tiga otorisasi yang diperlukan, otorisasi pelaksanaan pembelian, otorisasi penerimaan barang yang diperlukan, dan otorisasi pencatatan jumlah hutang. 3. Praktik yang sehat yang dijalankan di dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi.
Ada berbagai cara untuk mendorong terciptanya praktik yang sehat di dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap-tiap bagian organisasi.
Berikut ini beberapa cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat :
• Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi yang dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
• Adanya Perputaran Jabatan
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan dapat dihindari.
• Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menerapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
4. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum,
dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Menurut Mulyadi (2002) terdapat lima unsur pengendalian internal yaitu 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian mencakup integritas, nilai etis, kompetensi dari organisasi entitas, filosofi manajemen dan gaya operasi, cara manajemen memberikan otorisasi dan tanggung jawab, struktur organisasi, perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan komisaris.
2. Penaksiran Risiko
Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi berkecimpung, termasuk penjualan, pemasaran, dan keuangan. 3. Aktivitas Pengendalian
Pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan dalam prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk membantu memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai.
4. Informasi dan Komunikasi
Sistem yang memungkinkan orang atau entitas untuk memperoleh dan menukar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasional perusahaan.
5. Pemantauan
Sistem pengendalian internal perlu dimonitor, yaitu proses untuk menilai mutu kinerja sepanjang waktu tertentu. Ini dijalankan melalui aktivitas monitoring yang terus-menerus, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Beberapa contohnya mencakup membandingkan kinerja aktual dengan anggaran, forecast, dan kinerja periode sebelumnya; menyelidiki hubungan data operasi dan keuangan yang diikuti analisis, investigasi
perbedaan yang tidak diharapkan dan tindakan korektif; menelaah kinerja fungsional atau aktivitas. Pemantauan dilakukan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
2.3.4 Sistem Pembelian
a. Fungsi- fungsi yang Terkait dalam Pembelian Bahan Baku
Menurut Mulyadi (2008), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Bahan Baku
Menurut Mulyadi (2008), jaringan prosedur yang membentuk SIA pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.3.5 Sistem Penjualan
a. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penjualan
Menurut Mulyadi (2008), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang wewenang.
5. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan
Menurut Mulyadi (2008), jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
3. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
5. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.
6. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.3.5 Sistem Harga Pokok Produksi
Menurut Mulyadi (1991) metode penentuan harga pokok produksi adalah cara memperhitungkan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi. Penghitungan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi terdapat dua metode, yaitu full costing dan variabel costing.
1. Metode Full Costing
Full costing merupakan penentuan harga pokok produksi yang
memperhitungkan semua unsur biaya produksi ke dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik. Biaya produksi merupakan komponen biaya penuh produk, sehingga biaya non produksi (biaya pemasaran dan biaya administrasi dan umum) diperlakukan sebagai biaya periode. Harga pokok produksi menurut metode full costing terdiri dari unsur biaya sebagai berikut :
Biaya Bahan Baku xxx
Biaya TK Langsung xxx
Biaya Overhaed Tetap xxx Biaya Overhead Variabel xxx + Harga Pokok Produksi xxx
2. Metode Variabel Costing
Variabel costing merupakan metode penentuan harga pokok produksi yang
memperhitungkan biaya produksi yang berperilaku variabel dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik variabel. Biaya overhead pabrik tetap dianggap bukan biaya produksi, melainkan biaya periode. Harga pokok produksi menurut variabel
costing terdiri dari unsur biaya sebagai berikut :
Biaya Bahan Baku xxx
Biaya TK Langsung xxx
Biaya Overhead Variabel xxx + Harga Pokok Produksi xxx
2.4. Penelitian Terdahulu
Nora Purbo Utami (2007) dalam skripsinya yang berjudul Perumusan dan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Untuk Mengevaluasi Kinerja Keuangan (Studi Kasus UKM A Bogor). Pada penelitian ini perancangan sampai penerapan model Sistem Akuntansi pada unit usaha di UKM tersebut. Perancangan sistem yaitu pendeskripsian kebutuhan informasi pengguna sistem sehingga diperoleh suatu sistem yang mengakomodasi semua kebutuhan pengguna. Kemudian penelitian diakhiri dengan mengevaluasi kinerja keuangan UKM.
Penelitian tentang perumusan dan penerapan Sistem Akuntansi pernah dilakukan oleh Fansuri (2006). Pada penelitian ini dilakukan perancangan sampai penerapan model Sistem Akuntansi pada unit usaha yang bergerak di bidang manufaktur. Kemudian penelitian ini diakhiri dengan penilaian efisiensi dan efektifitas penerapan model Sistem Akuntansi tersebut dengan Metode Analisa Deskriptif. Dalam penelitian kali ini, penulis ingin mengembangkan konsep penelitian tersebut dengan konsep Sistem Informasi Akuntansi yang ada dan penerapannya, serta melakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi tersebut.
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Dalam sebuah unit usaha pencatatan keuangan yang jelas dan rapi yang terangkum dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) perusahaan sangatlah penting, untuk mengetahui akurasi besarnya laba perusahaan, dan dapat pula ditetapkan standar pengukuran atas prestasi perusahaan guna menilai efisiensi perusahaan tersebut, melalui penilaian pendapatan usaha dan kinerja keuangan perusahaan. Perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi di perusahaannya harus teliti dalam memasukkan akun-akunnya, karena kesalahan dalam memasukkan akun-akun tersebut akan merugikan perusahaan itu sendiri. Sistem informasi akuntansi dirancang secara cermat dan teliti dengan maksud agar prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi yang telah dibuat berjalan efektif dan efisien, sehingga proses kegiatan usahanya dapat berjalan lancar
Kesalahan-kesalahan tersebut bisa saja dialami oleh perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi, maka diperlukan suatu evaluasi. Evaluasi SIA sangat diperlukan oleh unit usaha, karena dengan adanya suatu evaluasi dan pengendalian intern yang memadai dapat memberikan jaminan bahwa data dan transaksi telah dicatat dan diproses secara akurat sehingga mampu menghasilkan informasi yang berkualitas. Selain itu, evaluasi ini dimaksudkan untuk menilai sejauhmana praktek sistem informasi akuntansi di dalam unit usaha terhadap teori relevan yang melandasinya baik itu input, proses dan output.
Langkah pertama yang akan dilakukan adalah mengumpulkan transaksi keuangan perusahaan, kemudian menganalisis model SIA yang diterapkan oleh perusahaan PT X. Setelah menganalisis sistem informasi akuntansi kemudian dilakukan suatu evaluasi begitu juga dengan pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan.
Dilatarbelakangi keinginan untuk mengevaluasi SIA perusahaan dengan menganalisis apakah ada permasalahan yang dihadapi oleh PT X berupa permasalahan manajemen, dimana salah satu kebutuhan manajemen yaitu, Sistem Informasi Akuntansi perusahaan. Evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui apakah SIA yang diterapkan telah sesuai dan apakah ada kesalahan-kesalahan yang dilakukan perusahaan seperti kekeliruan dalam memasukkan data penjurnalan.
Kerangka pemikiran ini dapat digambarkan melalui bagan pada Gambar 4.
Gambar 4. Kerangka Pemikiran Penelitian
3.2. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha produsen produk makanan tambahan untuk bayi dan balita. Kegiatan penelitian ini dilakukan pada bulan Agustus – Oktober 2009.
3.3. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : 1. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh dengan metode wawancara. Proses wawancara dilakukan dengan Manajer Keuangan sebagai orang yang paling mengetahui laporan keuangan perusahaan. Proses wawancara ini dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dengan lebih jelas permasalahan perusahaan dan untuk
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi PT X
Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal
Rekomendasi Laporan Keuangan
Transaksi
Proses dengan Software MYOB
Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem Pembelian Subsistem HPProduksi Subsistem Penjualan
melaksanakan proses pendekatan awal sistem, yaitu mengidentifikasi dan menganalisis SIA.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data diperoleh dari studi pustaka ( pusat IPB, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB, dan Ekstensi Manajemen IPB) dan data perusahaan yang sudah diolah. Data yang diperoleh dengan metode studi literatur, dan analisis transaksi bisnis.
3.4. Metode Pengolahan dan Analisis Data
Metode pengolahan dan analisis data perusahaan dilakukan dalam beberapa tahap secara deskriptif.
Adapun langkahnya adalah : 1. Mengetahui SIA yang diterapkan. 2. Transaksi bisnis yang terjadi.
3. Proses input dengan menggunakan software MYOB
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum PT X
PT X adalah produsen produk makanan tambahan untuk bayi dan balita yang disebut juga Makanan Pendamping Air Susu Ibu (MP-ASI). Pada awal berdirinya tahun 1997 berbentuk Usaha Dagang (UD), kemudian dengan semakin berkembangnya usaha maka pada tahun 1999 badan usaha ditingkatkan menjadi Perseroan Terbatas (PT) yang berada di Kabupaten Tulungagung. Perusahaan yang terletak di daerah Tulungagung adalah pabrik yang melaksanakan kegiatan produksi sedangkan kantor pusatnya berada di Jakarta.
PT X didirikan berdasarkan akta No. 10 tanggal 14 Juli 1999 Notaris Biantoro Pikatan, SH dan Akta perubahan No. 115 tanggal 23 Feb 2007 Notaris Hj. Julia Chairani, SH. Misi perusahaan adalah Menghasilkan Produk yang Tepat Kualitas, Tepat Biaya, dan Tepat Waktu Untuk Memuaskan Pelanggan. Usaha PT X dalam memberikan jaminan mutu pada semua pelanggannya adalah perusahaan telah menerapkan CPMB (Cara Pembuatan Makanan yang Baik) dari Badan POM DEPKES RI. MD 610113001427, menerapkan HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) E-HCB SSH 014-IDN dan menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9002-2000 (Reg. No. 121 - 04/85) yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara umum kepada semua pelanggan tentang penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan oleh PT X dalam upaya menjamin konsistensi mutu dari produk yang dihasilkan.
PT X telah dipercaya untuk mengerjakan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pengadaan MP-ASI dan Susu untuk berbagai proyek. Perusahaan bekerjasama dengan Dinas-dinas Kesehatan yang hampir menjangkau kawasan diseluruh Indonesia. Saat ini, kegiatan pemasaran dari PT X masih menjangkau lingkungan dinas-dinas kesehatan saja. Hal ini disebabkan oleh masih terbatasnya modal yang dimiliki oleh perusahaan untuk ikutserta dalam memenuhi permintaan pasar seperti penjualan kepada ritel-ritel. Walaupun demikian perusahaan tetap menghasilkan produk yang berkualitas dan optimis untuk membangun usaha yang lebih luas lagi.
4.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu syarat yang mutlak bagi suatu perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan tatanan perusahaan mengenai pembagian tugas dan wewenang yang dijalankan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Penyusunan struktur
organisasi di dalam suatu perusahaan harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi-fungsi tersebut kepada pihak-pihak yang harus mempertanggungjawabkannya. Struktur yang digunakan oleh PT X adalah bentuk organisasi lini dan staff. Bentuk struktur organisasi lini dan staff adalah terdapat pembagian tugas yang jelas antara karyawan yang melakukan tugas pokok organisasi dengan karyawan yang menyelenggarakan tugas-tugas penunjang, baik yang sifatnya pelayanan internal maupun bantuan berdasarkan keahlian yang pada gilirannya mempermudah pengelolaan tenaga kerja, terutama pembinaan kariernya.
Uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT X : 1. Komisaris
Tugas dan Wewenang :
a. Menentukan arah dan tujuan perusahaan yang akan dilaksanakan oleh Dewan Direksi perusahaan.
b. Menerima setiap laporan dari Direktur Perusahaan.
c. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Direksi perusahaan. 2. Direktur
Tugasnya :
a. Menetapkan sasaran perusahaan untuk jangka pendek dan jangka panjang
b. Memimpin penyusunan rencana usaha, sebagai pedoman kerja operasional perusahaan dan pendelegasian ke bawahannya.
c. Membina hubungan dengan lembaga perbankan dan lembaga pemerintah.
d. Mengendalikan jalannya perusahaan dan mengarahkan pemecahan masalah yang timbul.
Wewenang :
a. Menyesuaikan rencana induk operasi perusahaan sesuai dengan perkembangan industri dan pemasaran.
b. Merekomendasikan pada Komisaris perusahaan untuk mengangkat dan melakukan PHK pada karyawan setingkat manajer.
Tanggungjawab:
Bertanggungjawab pada Komisaris untuk :
a. Menghasilkan laba yang wajar bagi perusahaan.
b. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. c. Membina iklim kerja yang produktif dan dinamis di perusahaan. 3. General Manager
Tugas:
a. Menyusun strategi perusahaan jangka pendek dan jangka panjang. b. Mengawasi setiap fungsi manajemen yang dilakukan oleh para manajer .
c. Menerima laporan dari para manajer mengenai kendala dan kemajuan dari manajemen.
Tanggungjawab :
Bertanggungjawab kepada Direktur untuk :
a. Menghasilkan laba yang wajar bagi perusahaan.
b. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. c. Membina iklim kerja yang produktif dan dinamis di perusahaan. 4. Manajer Departemen Akuntansi dan Keuangan
Tugas :
a. Menyusun sasaran anggaran jangka pendek dan jangka panjang dibidang keuangan b. Mengawasi fungsi manajemen keuangan untuk membiayai semua kegiatan
perusahaan.
c. Mengawasi arus pembelanjaan dan keuangan perusahaan.
d. Memecahkan permasalahan akuntansi dan keuangan yang timbul untuk mencapai efisiensi dan efektivitas perusahaan.
e. Mencatat seluruh transaksi penerimaan, pengeluaran dan mutasi melalui sistem pembukuan.
f. Melakukan verifikasi terhadap bukti-bukti keuangan untuk diterbitkan bukti kas. g. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan beserta berkas-berkas
pendukungnya. Tanggungjawab :
a. Membuat dan menyampaikan laporan secara periodik kegiatan keuangan dan akuntansi kepada Direktur.
5. Manajer Departemen Pemasaran Tugas :
a. Menjalankan fungsi manajemen pemasaran dalam upaya mencapai tingkat penjualan yang menguntungkan.
b. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang dibidang pemasaran.
c. Mendelegasikan pelaksanaan rencana pemasaran dan memberikan pengarahan pada unit-unit operasi pendukung lainnya.
d. Menjalin hubungan baik dengan supplier dan pelanggan. Tanggungjawab:
a. Mencapai tingkat volume penjualan yang menguntungkan. b. Memelihara saluran pemasaran yang efektif dan efisien. c. Menjaga asset perusahaan dibagian pemasaran.
d. Menjalin koordinasi dengan departemen lain.
e. Menjaga reputasi produk dan perusahaan dimata pelanggan dan menciptakan iklim kerja yang produktif dan dinamis dibagian pemasaran.
6. Manajer Departemen Produksi Tugas :
a. Menjalankan manajemen operasi pabrik. b. Menetapkan rencana operasi pabrik. c. Menyusun rencana operasi pabrik.
d. Memberikan pengarahan jalannya operasi.
e. Memecahkan permasalahan yang timbul dalam bidang operasi. Tanggungjawab:
a. Menyampaikan laporan operasi bulanan kepada Direktur. b. Mencapai tingkat efisiensi yang tinggi.
c. Terbinanya iklim kerja yang baik dan produktif dalam perusahaan. 7. Manajer Departemen Administrasi dan Sumberdaya Manusia
Tugas :
a. Menjalankan fungsi administrasi dan sumberdaya manusia untuk recruitment, produktifitas, motivasi kerja, dan perizinan.
b. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang di bidang administrasi dan personalia.
c. Menyelenggarakan program keterampilan dan pelatihan tenaga kerja. d. Mengawasi terciptanya disiplin, ketertiban dan hubungan kerja perusahaan. Tanggungjawab :
a. Melaporkan kegiatan hubungan kerja perusahaan kepada Direkur. b. Melaporkan perubahan kebijakan perusahaan kepada Direktur. 8. Manajer Pabrik
Tugas :
c. Menjalankan fungsi manajemen produksi untuk mencapai produktivitas dan efektifitas pabrik.
c. Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang pabrik.
c. Mendelegasikan pelaksanaan rencana produksi pada setiap bagian di pabrik. c. Mengawasi jalannya operasi baik administrasi maupun produk di lingkungan
pabrik. Tanggungjawab :
1. Melaporkan tingkat produktivitas produk kepada Direktur. 2. Membuat laporan periodik atas semua kegiatan pabrik. 3. Menjaga semua asset perusahaan yang ada di pabrik. 9. Bagian Pembelian
Bagian pembelian berada di bawah wewenang manajer pabrik. Tugas :
a. Menyusun rencana pembelian bahan baku. b. Mengawasi setiap proses pembelian bahan baku.
c. Melaporkan kepada manajemen pabrik apabila persediaan telah menipis. 4.3. Sistem Informasi Akuntansi
PT X dalam melakukan kegiatan usahanya membuat suatu sistem informasi akuntansi (SIA) yang dirancang secara cermat dan teliti sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang berdasarkan atas setiap transaksi yang terjadi dimaksudkan agar prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi yang telah dibuatnya berjalan efektif dan efisien, sehingga proses kegiatan usahanya dapat berjalan lancar dan tepat waktu sesuai dengan pesanan dari konsumen. Tujuan diterapkannya sistem informasi akuntansi dalam kegiatan usahanya adalah untuk mempermudah perusahaan dalam menyajikan suatu informasi guna mendukung dalam pengambilan keputusan, operasi usahanya dan untuk
mempermudah proses pendistribusian produknya ke pelanggan. Rangkaian unsur dalam SIA dapat digambarkan dalam Data Flow Diagram pada Gambar 5.
Gambar 5. Data Flow Diagram Input-Proses-Output
Input merupakan data yang menunjukan telah terjadinya transaksi yang dilakukan oleh PT X pada periode tertentu. Data tersebut adalah suatu bukti transaksi yang kemudian diidentifikasi dan diproses berdasarkan kronologis peristiwa sehingga menghasilkan output yaitu laporan keuangan.
Gambar 6. Data Flow Diagram Proses
Bukti transaksi dapat berupa dokumen Bukti Kas Keluar, Bukti Kas Masuk, Memo, Faktur, Nota Debit dan Nota Kredit yang merupakan bagian dari input yang telah dikelompok-kelompokkan sesuai dengan akunnya. Transaksi yang pertama kali akan dicatat ke dalam jurnal dengan melakukan debit dan kredit dari perkiraan yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Setelah merekam bukti transaksi ke dalam jurnal, siklus akuntansi selanjutnya adalah melakukan penggolongan masing-masing perkiraan yang saling berhubungan diposting ke dalam buku besar.
Proses posting merupakan mekanisme penjumlahan atau pengurangan jumlah saldo pada masing-masing buku besar yang akan mengalami perubahan akibat masuknya data transaksi. Laporan keuangan yang dihasilkan oleh suatu sistem akuntansi merupakan hasil dari proses akuntansi. Dalam memproses setiap transaksi yang dilakukan oleh PT X, perusahaan menggunakan software MYOB. Proses berawal memasukkan data transaksi ke dalam file-file seperti file accounts, banking, sales, purchases, inventory dan card file. Setelah data transaksi dientry maka proses penjurnalan telah terisi pada file
accounts/transaction journal dan secara otomatis sistem akan melakukan mekanisme
INPUT Data Transaksi PROSES OUTPUT Laporan Keuangan Jurnal Bukti Transaksi
(Dokumen Dasar) Posting ke Buku Besar
Laporan Keuangan
posting ke dalam buku besar. Kemudian menghasilkan output berupa laporan keuangan yang utama dari perusahaan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas.
4.3.1 Transaksi Bisnis
Transaksi yang terjadi pada PT X penjualan produk jadi, pembelian bahan baku dan bahan baku penolong, penerimaan kas, pengeluaran kas dan persediaan. Penjualan produk jadi PT X adalah susu untuk ibu hamil dan menyusui, susu balita 6 bulan keatas, dan untuk anak usia 1-5 tahun. PT X dalam pendistribusian dan penjualan produknya untuk Dinas-dinas Kesehatan hampir diseluruh wilayah Indonesia. Perjanjian-perjanjian yang dilakukan oleh perusahaan adalah yang berkaitan dengan penyelesaian order dan pendistribusiannya sampai ke tangan pelanggan. Sistem dalam penjualan PT X adalah pihak pelanggan menghubungi perusahaan untuk melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan sebulan atau dua bulan sebelum produk didistribusikan ke tangan pelanggan. Penjualan secara kredit maka dilakukan pencatatan piutang dan penagihan ketika jatuh tempo oleh fungsi akuntansi. Pengiriman barang oleh fungsi pengiriman dan pencatatan kas dilakukan oleh fungsi akuntansi. Bukti transaksi yang menjadi dasar pencatatan penjualan adalah faktur penjualan. Setiap transaksi penjualan barang jadi dicatat dalam perkiraan penjualan dan mempengaruhi harga pokok penjualan, laba kotor dan persediaan barang jadi. Apabila terjadi retur penjualan maka perusahaan menerbitkan nota kredit sebagai tanda bukti untuk mengurangi piutang.
Transaksi pembelian bahan baku dan bahan baku penolong PT X untuk menghasilkan produk susu terdiri dari full cream, skim milk powder, cocoa powder,
flavour vanilla, malto dextrin, dus dll. Dalam transaksi pembelian berawal dari proses permintaan pembelian oleh fungsi gudang kepada fungsi pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku dan dilakukan penghitungan persediaan oleh fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Kemudian fungsi penerimaan barang melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang dipesan kepada supplier. Pembelian secara kredit akan menimbulkan hutang yang akan menjadi tanggungan perusahaan dan melunasinya saat jatuh tempo. Pencatatan hutang dilakukan oleh fungsi akuntansi dan bukti transaksi yang menjadi dasar pencatatan pembelian adalah faktur pembelian. Sedangkan untuk pembelian secara tunai bukti transaksi
