IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
2. Evaluasi Subsistem Pendapatan
Subsistem pendapatan pada PT X terdapat dua prosedur yaitu, prosedur penjualan dan prosedur return penjualan.
a. Prosedur Penjualan
1) Evaluasi Prosedur Penjualan
Menurut Mulyadi (2008) prosedur penjualan dimulai dari bagian penjualan menerima order dari pembeli kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain. Selain itu, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman. Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang dan mencatat secara periodik total pokok produk yang dijual.
Berdasarkan teori di atas dapat disimpulkan bahwa pada intinya antara
prosedur yang diterapkan oleh PT X dengan teori sudah sesuai. Hal tersebut dapat dilihat dalam prosedur penjualan di PT X antara bagian yang mengotorisasi dengan
yang mengeluarkan. 2) Evaluasi Dokumen
Berbagai dokumen yang digunakan oleh PT X dalam melakukan prosedur penjualan diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Customer Purchase Order (pesanan pelanggan) adalah dokumen yang diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, serta harga barang yang dipesan. Pada tahap ini format surat pemesanan pembelian dari pelanggan tidak standar karena pesanan yang diterima ada yang berbentuk surat, hubungan telepon, atau berasal dari pihak pelanggan yang datang ketempat pelanggan. Hal ini terjadi karena berkaitan dengan fleksibelitas.
b. Delivery order (DO) adalah dokumen ini digunakan untuk persetujuan kredit pelanggan, surat pengambilan barang, dokumen pengeluaran barang, dokumen
pengiriman, dan proses akuntansi. Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah sebagai berikut :
1) Nomor dokumen 2) Nomor PO
3) Alamat dan kode pelanggan 4) Tanggal pemesanan
5) Kode salesman
6) Nama barang, kode, jumlah barang, dan 7) Nomor truk
c. Faktur penjualan dan faktur pajak adalah alat untuk menagih pelanggan atas pemesanan yang diminta sebesar harga barang ditambah biaya-biaya dan pajak yang dibebankan sebagaimana prosedur diatas. Faktur ini dikirim jika barang telah diserahkan ke pelanggan. Data yang dimuat dalam faktur penjualan antara lain :
1) Nomor nota penyerahan perusahaan 2) Nomor PO
3) Nomor faktur dan tanggal penyerahan faktur 4) Nomor kode pelanggan
5) Alamat pelanggan
6) Kuantitas, kode barang, nama barang, harga barang. b.Prosedur Retur Penjualan
1) Evaluasi Prosedur Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2002) Prosedur retur penjualan didasarkan surat pemberitahuan retur penjualan oleh pelanggan. Retur penjualan merupakan pencatatan aktivitas sejumlah barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena cacat, rusak dan tidak sesuai dengan PO pelanggan tersebut. Maka bagian penjualan akan mengurangi piutang dan mencatatnya ke dalam retur penjualan.
Di lihat dari prosedur yang telah ditetapkan oleh PT X kedua teori yang mendasari tersebut sudah sesuai. Pelaksanaan prosedur tersebut juga sangat efektif bagi PT X karena prosedur tersebut berlangsung dengan baik dan memberikan kemudahan PT X dalam melakukan pemprosesan transaksi retur penjualan.
2) Evaluasi dokumen
Beberapa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan prosedur retur penjualan adalah sebagai berikut :
a. Bon Retur adalah merupakan dokumen perintah untuk menarik barang dari pelanggan dan sebagai bukti barang telah diterima oleh bagian gudang. Bon retur dirangkap tiga yang dikirim ke bagian piutang (keuangan), pelanggan dan bagian gudang. Bon retur ini disimpan berdasarkan nomor bersama dengan nota kredit. b. Nota Kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi
tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum. Dokumen ini merupakan alat yang diberikan pelanggan untuk menerima kredit bagi barang yang dikembalikan. Sebagai catatan format nota kredit sama dengan faktur hanya saja faktur tersebut dicap dengan nota kredit.
c. Nota retur dari pelanggan merupakan dokumen yang menyatakan retur penjualan dari pelanggan.
Sebagaimana telah dijelaskan tentang subsistem atau prosedur pendapat di atas, terdapat pembagian fungsi untuk melaksanakan prosedur pendapatan adalah sebagai berikut :
(1) Fungsi pelaksanaan dilakukan oleh bagian penjualan, bagian ini bertugas dalam penerimaan pesanan dari pelanggan dan meminta otorisasi terhadap pesanan tersebut kepada bagian kredit (keuangan). Fungsi pelaksanaan penjualan yang tercermin pada penanganan pesanan dari pelanggan yang ditangani oleh bagian penjualan dan kredit.
(2) Fungsi pengelolaan dilakukan oleh bagian gudang dan pengiriman, bagian gudang menerima DO dari bagian penagihan yang memerintahkan untuk menyiapkan sejumlah barang sesuai dengan DO dan Bon retur. Sedangkan bagian pengiriman itu sendiri bertugas mengecek kembali barang yang diterima dari gudang dengan DO untuk prosedur penjualan dan Bon retur untuk prosedur retur penjulan yang diterima dari bagian penjualan dan mengirimakannya ke pelanggan.
(3) Fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian penagihan, kredit, piutang dan bagian akuntansi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan dan faktur pajak kepada pelanggan, selain itu
bagian ini bersama dengan bagian keuangan bertanggung jawab dalam pencatatan dan pengolahan tagihan sebagai akibat dari transaksi penjualan dan retur penjualan.
Pemisahan tugas yang dilakukan PT X sesuai dengan teori seperti yang diuraikan oleh Mulyadi tentang fungsi yang terkait dengan subsistem pendapatan yaitu; fungsi pengelolaan yang dilaksanakan oleh bagian gudang dan bagian pengiriman, fungsi pelaksanaan yang dilaksanakan oleh bagian penjualan dan fungsi akuntansi.
Adanya pemisahan tugas seperti yang diatas diharapkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pelaksanaan transaksi penjualan dan retur penjualan. Semua kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi dan keuangan dikerjakan oleh manajer departemen akuntansi dan keuangan, tetapi semua berjalan dengan lancar. Selain memberikan kemudahan pemisahan tersebut berjalan efektif, karena setiap bagian telah melaksanakan tugasnya masing-masing bahkan mereka saling mengawasi tugasnya satu sama lain dan dokumen yang ada memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pemisahan tugas ini mencerminkan bahwa PT X telah melakukan pengendalian pada akses dokumen. Seperti pada penjelasan prosedur diatas, terdapat pemisahan tugas antara pemeriksaan kredit dengan kegiatan penjualan karena sasaran pemeriksaan kredit berlawanan dengan sasaran penjualan. Sasaran pemeriksaan kredit ditujukan untuk meminimumkan piutang yang tak tertagih sedangkan sasaran penjualan untuk memaksimumkan nilai penjualan. Pemisahan ini memungkinkan setiap sasaran mendapat perhatian sebagaimana mestinya.
3). Kegiatan pengendalian yang digunakan oleh PT X dari berbagai uraian tentang subsistem pendapatan diatas adalah :
a) Pemeriksaan kredit, bertujuan untuk memisahkan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Pemeriksaan kredit dilakukan oleh bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengesahan terhadap DO yang mengesahkan proses pengembalian barang.
b) Pemisahan tugas untuk memastikan bahwa tidak ada satu orang atau bagian apa pun yang melakukan semua subsistem pendapatan secara keseluruhan. Seperti
sudah dijelaskan di atas bahwa bagian yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi.
c) Penomoran pada dokumen secara berurutan diberi nomor dengan menggunakan
printer yang bertujuan untuk melakukan pemisahan dan penulusuran atas satu kejadian melalui sistem akuntansi.
d) Verifikasi terhadap subsistem atau prosedur pendapatan dan dokumen. Tujuan verifikasi ini untuk meningkatkan dan memeriksa kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan seperti bagian pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. Sebelum dikirimkan ke pelanggan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokkan. Bagian keuangan mencocokan surat pengantar dengan daftar tagihan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih untuk barang yang sudah dikirim.
4). Unsur-unsur Pengendalian Internal Terhadap Sistem Penjualan
a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional yang Jelas. 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Pemisahan fungsi ini telah dilaksanakan oleh PT X. Penjualan perusahaan yang berdasarkan pesanan dan proses pencatatan penjualan bersifat accrual
basis sehingga diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli.
Tujuan dari pemisahaan ini adalah meminimaliskan resiko tidak tertagihnya piutang atau keterlambatan pelunasan.
2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit Unsur pengendalian ini belum ditetapkan oleh PT X. Pada PT X setiap transaksi yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan dikelola oleh satu departemen yaitu departemen akuntansi dan keuangan. Pemisahan ini memiliki tujuan agar setiap fungsi fokus terhadap tugasnya dan ketelitian serta kekayaan perusahaan dapat terjamin keamanannya. Walaupun demikian perusahaan tidak mengalami kendala.
3) Transaksi harus dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Setiap transaksi pasti akan melibatkan beberapa karyawan. Dengan penggunaan unsur pengendalain internal tersebut, setiap transaksi akan
menciptakan intenal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang satu.
b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.
1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan mengunakan formulir surat order pengiriman
Transaksi penjualan yang dimulai dari diterimanya order dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman dan melakukan koordinasi kepada fungsi kredit, fungsi penyimpanan barang, dan fungsi pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan akan bertanggung jawab terhadap pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman setelah formulir surat order ditandatangani oleh fungsi penjualan. Hal ini telah dilaksanakan oleh PT X.
2) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada
copy surat order pengiriman
Pengendalian internal ini telah dilakukan oleh perusahaan. Dokumen akan dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah dari fungsi penjualan.
3) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut
Harga jual produk dan hal yang berhubungan dengan penjualan, sebelum telah dirinci oleh manajemen pemasaran dengan melakukan penghitungan secara rinci. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan satu manajer saja tetapi seluruh manajer. Akhir dari keputusan berada ditangan manajer pemasaran. Keputusan tersebut berkenaan dengan harga, syarat penjualan dan pengangkutan. Perusahaan jarang sekali memberikan potongan penjualan kecuali produk yang dipesan tidak sesuai dengan pesanan.
4) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
Pencatatan akuntansi harus berasal dari dokumen yang valid. Dokumen sumber bukti dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap. c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit
Organisasi.
1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak
Setiap transaksi keuangan yang terjadi harus mendapat otorisasi yang berwenang. Untuk menciptakan praktik yang sehat PT X merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Pada sistem penjualan formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan sudah bernomor urut dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh pihak yang bersangkutan.
2) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut
PT X melakukan pengecekan secara teliti terhadap catatan akuntansi. Pengauditan dilakukan oleh pihak yang jabatannya satu tingkat lebih tinggi. Pelunasan dilakukan setelah barang akan didistribusikan kepada pelanggan maka dalam periode tersebut catatan piutang perusahaan dibuat dan dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan.
Permasalahan yang pernah terjadi pada sistem penjualan pada PT X adalah kesalahan dalam pengiriman barang yang pencantuman kadaluarsanya hanya dua tahun padahal permintaan pelanggan adalah tiga tahun. Hal ini disebabkan bahan baku yang tersedia hanya mencapai kapasitas dua tahun, selain itu akibat dari kurangnya bahan baku yang diperoleh dari supplier. Untuk itu, pengolahan sistem di dalamnya lebih diperhatikan lagi sehingga pelanggan tidak merasa dirugikan karena keterlambatan pengiriman atau kesalahan pengiriman dan sebagainya yang dapat mengganggu jalannya prosedur tersebut.