FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM PENATAAN (FILLING) ARSIP.
1. Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas yang diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Tito Laksananto, S.Sos pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 11.36 Wita mengungkapkan bahwa:
“Pada dasarnya, kehadiran mahasiswa magang ataupun siswa Prakerin pada bagian akademik Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sangat membantu pihak pengelola arsip karena dengan kehadiran mereka, pihak pengelola arsip memperoleh bantuan tenaga dalam melaksanakan tugas kearsipan seperti mengurus surat dan mengurus arsip yang ada pada lemari penyimpanan. Jika tidak ada mahasiswa magang atau siswa Prakerin, maka kegiatan kearsipan akan sedikit terganggu pelaksanaannya karena pihak pengelola arsip memiliki tugas lain yang sama pentingnya sehingga pihak yang membutuhkan arsip harus terlebih dahulu mengantri untuk melakukan pelaporan pada pengelola arsip sebelum meminjam arsip”.
Sementara itu Ibu Yermi Damarini yang diwawancara pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 10.31 menyatakan bahwa:
“Sebenarnya tenaga arsiparis sudah tersedia, hanya saja, tenaga arsiparis yang ada belum melakukan tugasnya dengan maksimal sehingga kegiatan kearsipan belum berjalan dengan baik”.
Berdasarkan uraian diatas dalam hal masalah sumber daya manusia ini penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepedulian suatu organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi utamanya dalam organisasi yang menerapkan sistem desentralisasi dalam kegiatan pengelolaan arsip, khususnya pada unit-unit organisasi yang volume arsipnya cukup besar, sehingga arsip dapat dikelolah dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan atau dengan kata lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di semua unit organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik.
2. Sarana Dan Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku.
Hasil wawancara penulis dengan Bagian Umum Bapak Tri Sugianto yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 13.33 Wita menyatakan bahwa;
“Untuk pengadaan barang atau peralatan yang habis pakai dilakukan setiap tahunnya, untuk kegiatan kearsipan sendiri, peralatan yang disediakan setiap tahun hanyalah map penyimpan arsip (bundel) untuk menyatukan semua surat-surat sejenis dalam satu map agar lebih mudah ditemukan jika dicari, lalu map itulah yang ditata pada lemari penyimpanan arsip, sementara itu untuk lemari penyimpanan arsip, pengadaannya tidak dilakukan setiap tahun”.
Dari hasil wawancara dan pengamatan langsung (observasi) yang dilakukan oleh penulis, maka penulis menarik kesimpulan bahwa ketersediaan alat penyimpanan berkas di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone bagian umum utamanya pada ruangan sarana dan prasaran masih sangat kurang memadai, hal ini terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas penting yang hanya diletakkan di lantai dengan sangat tidak teratur, sehingga ruangan terlihat sangat tidak rapi, tentunya hal ini akan membawa banyak dampak negative, diantaranya, mengurangi kenyamanan setiap dosen yang datang keruangan bagian umum. Selanjutnya, Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si, dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 10.35 Wita mengungkapkan bahwa;
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang ada tidak dapat ditata dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan”.
Dari hasil wawancara diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sarana dan prasaranan penyimpanan arsip yang ada di bagian umum, jauh dari yang seharusnya. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) langsung penulis pada ruangan bagian umum, sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang ada antara lain :
1. Lemari penyimpanan (Leteral File) yang terbuat dari kayu dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal.
2. Open-Self File yang merupakan lemari terbuka (mirip rak buku), dimana dokumen yang berupa bundel yang ada ditata dengan cara dijajar dan diurutkan berdasarkan nomor gaji karyawan dan dosen.
3. Buku agenda pencatatan arsip.
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan sarana dan prasarana penyimpanan arsip pada bagian umum ini belum cukup terpenuhi dengan baik dan masih harus dilakukan banyak pembenahan dalam hal pengadaannya. Adapun rincian alat penyimpanan arsip yang perlu ditambahkan pada Bagian Umum yaitu :
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
Tabel. 5
Alat Penyimpanan Arsip yang Dibutuhkan Pada Bagian Umum Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
Jenis Alat Penyimpanan Arsip Jumlah Alat Penyimpanan Yang Dibutuhkan
1. Vertical Filling Kabinet 3 Sampai 4 Buah.
2. Open-Self File 1 Sampai 2 Buah.
3. Literal Files 2 Sampai 3 Buah
Adapun tujuan dari pengadaan alat-alat penyimpanan tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Vertical Filling Cabinet yang pengadaannya bertujuan untuk tempat menyimpan dokumen yang akan dan telah diproses sesuai dengan perihal surat, misalnya saja surat keputusan atau surat tugas dosen, agar jika dokumen ingin diambil oleh pemiliknya, pengelola tidak pengalami kesulitan dalam proses pencariannya.
2. Open-self File yang sudah ada namun masih perlu ditambahkan. Tujuan dari
penambahan open-Self File adalah tempat untuk menyimpan kumpulan surat sejenis yang telah disatukan dalam suatu agenda (bundel).
3. Literal File yang juga sudah ada namun masih perlu ditambahkan dengan
tujuan bahwa, literal file ini ditempatkan berdekatan dengan tenaga pengelola surat-surat tertentu agar tidak bercapur dengan surat-surat lain yang pengelolanya berbeda.
BIAYA
Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya kegiatan kearsipan, baik dana yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip maupun untuk tunjangan khusus kepada pengelola arsip.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada tiap-tiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, dana untuk mendukung sistem kearsipan yang tersedia belum mencukupi karena dana-dana tersebut masih tergantung dengan dana bagian umum sehingga dana kearsipan yang tersedia tidak dikelola langsung oleh unit pengelola arsip. Hal ini dapat dilihat dengan masih sangat minimnya peralatan penunjang kegiatan kearsipan pada unit-unit pengelola arsip. Selain itu peralatan yang ada untuk melakukan kegiatan penataan/penyimpanan arsip masih sangat sederhana dan belum memenuhi standar yang seharusnya, sehingga sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan.
Menurut hasil wawancara penulis dengan Bapak Tri Sugianto adalah bagian umum pada hari Rabu, 19 Juni 2013 sekiitar pukul 10.40 Wita mengemukakan bahwa;
“Dana yang disediakan setiap tahun hanya untuk pengadaan barang-barang yang habis pakai, untuk pengadaan lemari penyimpanan arsip yang
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
kegunaannya tidak habis pakai, waktu pengadaannya disesuaikan”.
Lebih lanjut Bapak Tri Sugianto menjelaskan bahwa :
“Dana untuk pengadaan alat penyimpanan arsip pada dasarnya tersedia, tetapi dana tersebut baru akan dicairkan jika ada permintaan akan pengadaan peralatan dan waktunya sesuai dengan waktu direncanakannya pengadaan terhadap alat-alat penyimpanan arsip, juga tentu saja sesuai dengan instruksi dari pimpinan, namun yang pasti waktu pengadaannya tidaklah setiap tahun”.
Dari uraian hasil wawancara diatas penulis menyimpulkan bahwa, pada dasarnya para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sudah memiliki perhatian yang cukup baik terhadap keberadaan arsip, hal ini dibuktikan dari hasil wawancara penulis dengan kepala bagian umum yang menjelaskan bahwa sebenarnya ada dana yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip, hanya saja untuk pengadaannya menunggu waktu-waktu tertentu, pengadaannya tidak dapat dilakukan setiap tahunnya. Meski ada dana yang disediakan untuk pengadaan alat penyimpanan arsip, namun berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di lokasi, diketahui behwa alat penyimpanan arsip yang tersedia saat ini masih sangat minim.
Berdasarkan hasil observasi ini, penulis menarik kesimpulan bahwa dana yang tersedia untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip masih kurang, sehingga peralatan penyimpanan arsip yang tersedia sampai saat ini masih sangat minim pula, hal ini tentunya akan berakibat pada proses penyimpanan arsip mengingat semakin hari jumlah arsip akan semakin bertambah banyak tentu saja hal ini membutuhkan peralatan penyimpanan yang lebih banyak pula dan memiliki daya tampung yang cukup banyak juga. Peralatan penyimpanan arsip yang minim jumlahnya, akan berdampak pada banyaknya arsip yang tidak dapat tertampung di peralatan penyimpanan yang tersedia, kalau sudah seperti ini, sulit rasanya untuk melakukan kegiatan penyusunan dan penyimpanan arsip dengan baik dan benar, dan pada akhirnya jika keberadaan arsip tidak tertata dengan baik, akan sulit menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.
KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan mengenai sitem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ” maka dapat disimpulkan sebagaimana diuraikan berikut bahwa dalam proses pengelolaan arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta dalam hal sistem penataan (filling) arsip menggunakan sistem desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan sistem kombinasi yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini dapat dilihat dari;
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
1. Penyimpanan arsip, dimana tidak semua arsip yang ada ditata pada lemari penyimpanan. Ada beberapa arsip utamanya arsip yang masih terbilang baru belum disimpanan pada lemari penyimpanan, karena fasilitas lemari penyimpanan yang tersedia, tidak sebanding dengan volume arsip yang ada, sehingga ada banyak arsip yang disimpan dilantai. Hal ini, tentu akan membuat arsip tidak terjaga dengan baik, dan sulit untuk dilakukan pencarian terhadap arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
2. Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan tidak begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik arsip yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering sekali menyebabkan arsip tercecer dan sulit ditemukan jika diperlukan.
3. Penemuan kembali arsip, dimana waktu untuk mencari arsip seringkali terlalu lama, bahkan arsip baru benar-benar dinyatakan hilang jika sudah dilakukan pencarian selama kurang lebih 2 hari, sehingga seringkali memperlambat proses administrasi yang membutuhkan arsip.
4. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan Arsip.
Sementara itu, mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan sistem kearsipan dapat disimpulkan oleh penulis ketersediaannya masih sangat kurang dan belum memadai. Keterbatasan ketersediaan faktor-faktor pendukung pelaksanaan sistem kearsipan tersebut, selama ini menimbulkan cukup banyak masalah, utamanya dalam hal penyimpanan dan penemuan kembali arsip, namun semuanya dapat diatasi, walaupun cukup memberatkan dan merepotkan pihak pengguna pelayanan arsip.
Adapun faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sistem panaatn arsip tersebut diatas antara lain :
a) Faktor Sumber Daya Manusia, Sumber daya manusia yang dalam hal ini adalah tenaga pelaksana yang terampil dalam bidang kearsipan, sudah tersedia, namun belum cukup memadai dan penempatan tenaga pelaksana tersebut belum merata disetiap bagian yang jumlah arsipnya cukup banyak.
b) Faktor Sarana dan Prasarana, Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang tersedia saat ini belum cukup memadai, ini terlihat dari minimnya jumlah alat-alat penyimpanan arsip yang tersedia. Hal ini mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak dapat disimpan pada lemari penyimpanan dengan rapi dan pada akhirnya menyulitkan pihak pengelola untuk menemukan kembali arsip jika dibutuhkan. c) Faktor Biaya, Penyediaan dana untuk anggaran pembelian alat-alat
penyimpanan arsip tidak setiap tahunnya tersedia, hal ini menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan akan alat-alat penyimpanan karena setiap tahunnya jumlah arsip semakin bertambah, sementara masa retensi terhadap arsip inaktif sangat lambat, sehingga alat-alat penyimpanan yang ada tidak cukup untuk menampung semua arsip yang ada.
Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk pihak pengelola arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah :
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
1. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, menempatkan tenaga arsiparis yang sudah ada secara merata pada setiap unit yang volume arsipnya cukup banyak, misalnya Bagian Akademik, karena pada unit ini folder mahasiswa dan dosen yang dikelolah oleh satu orang yang juga mempunyai tugas pokok lainnya, agar pengelolaan arsip yang ada dapat dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang ada tidak memungkinkan untuk dipindahkan pada bagian-bagian lain, maka penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk menambah tenaga arsiparis (perlu dibuka formasi penerimaan karyawan kearsipan) jika mengadakan penerimaan pegawai baru.
2. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan ditempatkan secara merata disetiap bagiant yang ada, karena fasilitas penyimpanan sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana vital dalam mendukung tercapainya sistem penataan arsip.
3. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk mengubah secara keseluruhan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan dengan menerapkan sistem kearsipan pola baru (sistem kartu kendali) agar lebih memudahkan pengelola untuk mengetahui posisi arsip jika sedang berada diluar lemari penyimpanan (dipinjam oleh pihak lain) atau dengan menerapkan sistem pengelolaan arsip yang menggabungkan kedua sistem yang ada jika dianggap terlalu sulit untuk melakukan perombakan secara langsung terhadap sistem pengelolaan arsip yang masih digunakan saat ini.