Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali arsip secara cepat, tepat, dan lengkap. Meskipun dalam penelitian ini, penulis memfokuskan penelitian pada proses penataan arsip di setiap bagian dan arsip dosen. Namun berdasarkan uraian diatas, maka penulis menganggap penting untuk terlebih dahulu melakukan penjajakan informasi dengan melakukan wawancara dengan informan yang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal pengelolaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone Ibu Shinta yang diwawancarai oleh penulis pada hari Jumat, 14 Juni 2013 sekitar pukul 10.20 Wita mengungkapkan bahwa;
“Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap bagian menyimpan sendiri arsipnya. Bagian lain hanya berhubungan dengan sekretaris untuk kepentingan penomoran dan pencatatan surat serta pengscanan terhadap surat keluar”.
Penciptaan surat keluar oleh masing-masing Bagian. Pengetikan surat Penomoran dan pencatatan surat. Penandatangan dan pengesahan surat oleh pejabat kerkait. Pengiriman surat.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
Dari hasil wawancara dan hasil pengamatan (observasi) langsung yang dilakukan penulis dilokasi, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa, meskipun dalam proses pengurusan suratnya Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan sistem kombinasi, namun dalam proses penataan arsipnya, Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone hanya menggunakan sistem desentralisasi saja, dimana setiap bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi-arsipnya, tanpa adanya pengontrolan dari bagian lain (tidak ada ruangan lain yang menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip), sehingga masing-masing bagian bertanggung jawab atas arsipnya masing-masing.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penelitian ini hanya difokuskan untuk melihat proses penataan arsip akademik, maka penulis selanjutnya lebih banyak melakukan wawancara dengan karyawan dan melakukan pengamatan (observasi).
Ibu Shinta, sekretaris yang menjadi penanggung jawab arsip-arsip yang ada pada Kepala Kampus yang diwawancara oleh penulis pada hari Jum’at, 14 Juni 2013 sekitar pukul 11.06 Wita mengungkapkan bahwa;
“Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map penyimpanan (bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map penyimpanan, maka terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung jawab arsip pada bagian terkait karena terkadang ada arsip yang diaggap perlu untuk dilakukan pencatatan atas peminjamannya”.
Sementara itu Ibu Titim Nurlia, S.Sos yang juga merupakan karyawan Kepala bagian Kerjasama yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 10.25 Wita menjelaskan bahwa;
“Jika ada surat masuk, terlebih dahulu dilakukan pencatatan ulang atas surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat diproses sesuai dengan perihal surat”.
Dari hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa prosedur registrasi arsip baru pada bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung jawab arsip baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan arsip baru, serta dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang akan diarsipkan pada ruangan bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone.
Lebih lanjut Ibu Supartini yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013 sekitar pukul 11.08 wita menjelaskan bahwa:
“Semua arsip yang ada pada bagian personalia dan keuangan yang sejenis dan sama kepemilikannya, disatukan dalam satu map penyimpanan (bundel), lalu map penyimpanan tersebut ditata pada lemari penyimpanan berdasarkan nomor gaji untuk arsip karyawan atau dosen dan untuk surat-surat lainnya disusun berdasarkan jenis surat-surat yang terdapat dalam map penyimpanan”.
Lalu, Ibu Suparti, S.Sos yang diwawancara pada hari Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 10.27 Wita, memaparkan bahwa; “Arsip yang ada ditata berdasarkan jenis suratnya”.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
klasifikasi dan prosedur penyusunan dan penyimpanan arsip pada bagian personalia dan keuangan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, berpedoman pada jenis surat dan berdasarkan nomor gaji para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dan dosen. Setiap berkas karyawan, disatukan di dalam bundel masing-masing karyawan dan dosen, lalu disusun pada lemari penyimpanan berdasarkan nomor gaji mereka dengan tujuan memudahkan melakukan pencarian terhadap arsip bila suatu saat diperlukan. Metode yang digunakan ini sudah cukup baik, namun jika dalam proses penyusunan berkas ke dalam bundel tidak dilakukan dengan teliti, maka seringkali berkas salah dimasukkan ke bundel milik karyawan atau dosen lain, tentunya ini akan menyusahkan para pengguna arsip jika sewaktu-waktu memerlukan arsip. Untuk itu, setiap karyawan yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus memperhatikan dengan baik nomor bundel, dan nama pemilik bundel lalu disesuaikan dengan pencatatan pengelola arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat di gambarkan sebagai berikut :
Gambar. 4
Gambar Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
Sementara itu, hasil wawancara penulis dengan Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si yang adalah dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.24 Wita, yang memaparkan bahwa;
“Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu untuk dibenahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan administrasi, sehingga jika arsip tidak ditata dengan baik, tentu saja keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak, tercecer, atau bahkan hilang. Untuk itulah sangat penting untuk memperbaiki sistem penataan arsip. Pembenahan yang paling perlu dilakukan pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin hari semakin bertambah”.
Selanjutnya, Ibu Okty Dwi Utami yang adalah dosen tetap Akuntansi diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita berpendapat bahwa;
“Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan
Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelola Arsip Mengenai Arsip Yang Dibuat (Dibawanya) Lalu Menyetorkan Arsip Kepada Pihak Pengelola
Pihak Pengelola Arsip Menerima Arsip Dari Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Lalu Menganalisis Arsip (Melakukan Pencatatan Pada Arsip Tertentu)
Pengelola Arsip
Mengambil Folder (Bundel) Sesuai Jenis Arsip Pada Lemari Penyimpanan, Lalu Memasukan Arsip Pada Folder, Lalu Folder Disimpan Kembali Pada Lemari Penyimpanan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali”.
Dari semua hasil wawancara penulis, baik wawancara dengan pihak karyawan setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone maupun dengan pihak dosen, serta berdasarkan hasil pengamatan langsung yang dilakukan oleh penulis sendiri, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, kegiatan penyimpanan arsip pada setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone masih perlu pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik keberadaannya, karena pada dasarnya arsip memanglah harus dijaga dengan baik karena arsip adalah sumber informasi utama dalam suatu organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan administrasi dalam organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar dari sistem penataan arsip pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah tidak adanya tenaga arsiparis terampil pada setiap bagian yang ada serta tidak memadainya alat penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terjaga keselamatan dan keberadaannya.