Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records
creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, dan lain-lain.
Tahap ini disebut juga tahap dari Corespondensi management.
Proses penciptaan arsip (pengurusan surat) disuatu organisasi, sangat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem kearsipan di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu penulis menguraikan tentang
KEPALA BIDANG PENEMPATAN KERJA
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
Untuk mengetahui alur proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada bagian front office dengan melakukan wawancara dengan karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni Ibu Yermi Damarini pada hari Jum’at, 07 Juni 2013 sekitar pukul 10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan bahwa :
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-masing bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke sekretaris untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku agenda surat keluar, dan dilakukan pengscanan terhadap surat agar jika terjadi kehilangan, maka surat dapat dicetak ulang dari hasil scan yang ada”.
Selanjutnya, Bapak Tito Laksananto, S,Sos yang merupakan Kabid Akademik yang diwawancarai oleh penulis pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.23 Wita menjelaskan bahwa :
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat dimasukkan melalui sekretaris, lalu pada sekretaris dilakukan pencatatan dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk selanjutnya dibawa ke setiap devisi bagian tujuan surat”.
Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan asas kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone baik itu surat masuk maupun surat keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sekretaris dengan bagian lainnya dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dilakukan oleh masing-masing bagan tetapi proses pemberian nomor dilakukan pada sekretaris dan untuk surat masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sekretaris kepada bagian yang bersangkutan dengan surat masuk ( bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan terhadap surat masuk dilakukan pada masing-masing bagian.
Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone diperolah data sebagai berikut:
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Prosedur pengurusan masuk di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat digambarkan sebagai berikut:
1). Penerimaan Surat.
Surat yang masuk diterima oleh staf yang ada pada front depan baik surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir, dan diserahkan ke sekretaris dibuka lalu dibaca isinya, lalu distenpel tanggal dan waktu surat diterima.
2). Mencatat Surat.
Setelah pada surat masuk distenpelkan tanggal dan waktu diterimanya surat, selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda surat masuk. Setelah itu dilakukan pencatatan pada lembar disposisi, dan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
penempelan lembar disposisi pada bagian depan surat. 3). Mengelompokkan Surat.
Jika telah dilakukan pencatatan terhadap surat-surat yang masuk, maka selanjutnya surat-surat masuk yang ada dikelompokkan berdasarkan bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pangantaran surat ke bagian yang ada.
4). Pengantaran Surat Masuk Ke Bagian Tujuan Surat.
Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sekretaris menuju ke bagian yang ada untuk mengantarkan surat masuk, dan setelah menemukan karyawan bagian yang menjadi tujuan surat, kepada karyawan tersebut diberikan buku agenda untuk diparaf sebagai bukti tanda terima. Selanjutnya surat masuk akan dikelolah oleh bagian yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, prosedur pengurusan surat masuk pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ini, dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar. 2
Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk
Pemaparan diatas mengungkapkan bahwa pengurusan surat adalah merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone , dan hal yang paling penting dilakukan dalam melaksanakan prosedur pengurusan surat ini adalah pengawasan dari pihak sekretaris sebagai penanggung jawab kegiatan persuratan di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dimana pengawasan yang dimaksudkan dalam hal ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah suatu surat yang pada akhirnya akan menjadi arsip telah benar-benar sampai kepada pihak ditujukannya surat, karena jika surat tidak diberikan pada oknum yang benar, maka akan terjadi kesulitan dalam proses penemuan kembalinya jika suatu saat dibutuhkan untuk suatu proses administrasi dan yang lebih fatal lagi apabila informasi yang ada di dalam surat sangatlah rahasia, maka bukan tidak mungkin hal rahasia tersebut dapat diketahui oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab.
2. Pengurusan Surat Keluar
Prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone tidaklah jauh berbeda dengan prosedur pengurusan surat masuknya. Hal ini terjadi karena kedua kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari penanganan surat dimana kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan Penerimaan surat masuk pada ruangan Sekretaris. Pencatatan surat masuk pada buku agenda surat masuk. Pengelompokan surat masuk berdasarkan Bagian tujuan surat. Pengantaran surat menuju ke Bagian tujuan surat.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
dalam satu sub sistem kearsipan. Adapun prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh penulis, dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1). Tahap Penciptaan Surat Keluar.
Pembuatan konsep surat keluar ini dilakukan oleh masing-masing bagian yang ada lalu kemudian diserahkan kepada kepala bagian untuk dilakukan pengoreksian dan selanjutnya dikembalikan lagi kepada karyawan untuk diketik.
2). Pengetikan
Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, konsep surat terlebih dahulu kembali diteliti dengan baik, baru setelah itu dilakukan pengetikan surat. Namun kini, seiring perkembangan teknologi, jika sebelumnya telah ada surat sejenis yang diketik (dibuat), maka seringkali hanya dilakukan pengeditan pada file surat sejenis sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengefisienkan waktu pengetikan surat. Setelah dilakukan pengetikan, surat lalu dicetak sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
3). Penomoran Dan Pencatatan Surat
Jika proses pengetikan dan pencetakan surat sudah selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke sekretaris untuk diberikan nomor surat dan dilakukan pencatatan terhadap surat dalam buku agenda surat keluar.
4). Penandatangan Dan Pengesahan Surat
Proses selanjutnya dalam prosedur pengurusan surat keluar jika proses penomoran dan pencatatan surat telah dilakukan adalah mengembalikan surat kepada bagian yang bersangkutan lalu surat dibawa kepada pejabat terkait untuk dilakukan penandatanganan terhadap surat. Setelah ditandatangani oleh pejabat terkait, surat lalu disahkan dengan distenpel pada tanda tangan pejabat, dan terakhir surat diberi amplop.
5). Pengiriman Surat
Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat diserahkan kepada petugas ekspedisi sekretaris untuk diantarkan kepada pihak yang bersangkutan, atau jika pihak yang bersangkutan berada di lokasi kantor, maka surat tersebut dapat langsung diberikan kepada pihak yang bersangkutan. Untuk lebih memperjelas alur pengurusan surat keluar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut:
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
Gambar. 3
Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar
Dari pemaparan diatas, maka dapat dilihat bahwa terdapat kelemahan dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya dalam proses pengurusan surat masuk. Adapun kelemahan tersebut menurut penulis yaitu dalam proses pengurusan surat masuk, tidak melalui proses penilaian surat, semua surat dicatat hanya berdasarkan tujuan suratnya, Tidak ada perbedaan yang diberikan antara surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Seharusnya ada perbedaan yang diberikan kepada setiap jenis surat, seperti misalnya pencatatan setiap jenis surat dilakukan pada suatu buku agenda yang dibagi berdasarkan jenis suratnya.