TINJAUAN LITERATUR
2.3 Faktor Internal dan Eksternal Layanan Perpustakaan Elektronik Keliling
Selama dekade terakhir, pembicaraan mengenai pengukuran kinerja perpustakaan mulai banyak dibicarakan. Pada tahun 1993 telah dilaporkan implementasi pengukuran 14 indikator kinerja di perpustakaan Institute of Development Studies University of Sussex Inggris, sedangkan tahun berikutnya Council of Australian State Librarians Public Library Group berhasil mengidentifikasi 10 indikator kunci untuk perpustakaan umum. Pada konferensi IFLA ke-61 di Turki tahun 1995 telah disosialisasikan pengukuran 20 indikator kinerja yang dapat digunakan untuk semua jenis perpustakaan di semua negara. Evaluation and Quality in Library Performance System for Europe (EQLIPSE) tahun 1997 menetapkan pengukuran 54 indikator dengan 71 lembar data. Sebagai puncaknya, pada tahun 1998 International Organization for Standarization menerbitkan ISO (The International Organization for Standarization) 11620 mengenai pengukuran indikator kinerja untuk perpustakaan. ISO merupakan pedoman pengukuran yang berlaku secara nasional maupun internasional.
Perpustakaan yang pernah menggunakan ISO 11620 adalah perpustakaan PDII-LIPI pada tahun 2001 dengan hasil yang menunjukkan bahwa tingkat kesulitan pengukuran indikator tidak sama. Pengukuran indikator ketersediaan fasilitas, tingkat penggunaan fasilitas dan tingkat keterisian kursi, dapat dilakukan
tanpa kesulitan yang berarti. Kesulitan pengukuran indikator penggunaan di perpustakaan per-kapita dan tingkat penggunaan dokumen tergantung pada ketersediaan data. Sementara itu pengukuran indikator kepuasan pemakai dan tingkat keberhasilan penelusuran melalui katalog judul termasuk agak rumit dalam hal desain instrumen, pengumpulan data dan analisa data. Hasil uji coba pengukuran empat indikator kinerja yang dilakukan pada tahun 2002, yaitu Kunjungan ke Perpustakaan per-kapita, Ketersediaan Sistem Otomasi, dan Median Waktu Pengolahan Dokumen, menunjukkan bahwa instrumen dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan.
Pada tahun 2010 International Organization for Standarization menerbitkan ISO 28118 (2010) mengenai pengukuran indikator kinerja untuk perpustakaan nasional. Salah satu penerapan pengukuran kinerja yang dimaksudkan adalah pada Perpustakaan Nasional Swedia dengan dukungan data statistik yang akurat sehingga didapatkan hasil analisa yang baik. Adapun hasil ikhtisan serta rekomendasi yang diusulkan dan menjadi prioritas untuk fungsi pengguna adalah sebagai berikut:
(1) Persyaratan Pengguna
Temuan yang paling penting yaitu menganalisis data statistik di samping survei nasional.
(2) Sistem Ikhtisar
Sistem baru ini termasuk adanya aplikasi web interaktif sehingga pengguna dapat mengelola survei, mengumpulkan informasi statistik, menentukan metadata dan menganalisa data statistik.
(3) Metadata kamus
Metadata tersebut harus mencakup informasi yang relevan tentang sumber dan asal statistik data serta struktur dan sintaks, perhitungan, aturan validasi, hubungan logis dan semantik.
(4) Penyimpanan Database
Database berbagi mencakup informasi tentang survei, pengguna, dan manajemen sistem serta kamus data informasi, data statistik dan dataset transaksi dan analitis struktur.
Banyak layanan populer menawarkan fasilitas terbatas untuk mengundang responden yang ditunjuk melalui email, tetapi sistem baru memerlukan fungsi yang terpadu yang lebih maju untuk mengelola survei undangan dan tanggapan dari ribuan pengguna. Di Swedia layanan yang ditawarkan fleksibel dan murah untuk melakukan survei publik melalui aplikasi web interaktif.
(6) Manajemen Data
Data statistik dan metadata dipertahankan melalui aplikasi web interaktif yang terintegrasi dengan kamus data fasilitas.
(7) Data Impor
Data dari aplikasi perpustakaan dapat di-upload ke layanan web pusat menuju aplikasi klien lokal atau penggunaan data dan data transaksi lainnya dapat dihasilkan oleh standar pusat web klien layanan, yaitu "menarik" dari server lokal.
(8) Analisis Data dan Ekspor
Pengguna dapat memilih dan menganalisa informasi statistik melalui aplikasi web dengan standar fungsi pelaporan.
Pengukuran kinerja yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Nasional Swedia memang belum dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional RI, beranjak atas alasan perlunya evaluasi melalui pengukuran kinerja tersebut hal ini berguna untuk memberikan gambaran sejauhmana kemajuan yang telah didapat. Pengukuran kinerja tersebut dapat digunakan pedoman indikator kinerja yang terdapat dalam ISO 28118 (2010) yang diterbitkan khusus untuk mengukur kinerja dari perpustakaan nasional, sedangkan untuk perhitungan indikator akses
homepage ISO 28118 tetap mengacu pada ISO 9241. ISO 9241 adalah satu dari
standar penting dalam usabiity. ISO 9241 terdiri dari 17 bagian. Bagian dalam ISO 9241 yang menjadi acuan dalam usability adalah part 10 dan 11. ISO 9241
part 10 menunjuk pada prinsip-prinsip ergonomi secara umum yang diaplikasikan
untuk merancang komunikasi antara manusia dan sistem informasi, keserasian pada perintah, keserasian pada pembelajaran, keserasian pada kepuasan individu
dengan ekspektasi pemustaka, gambaran tolak ukur pengendalian, dan toleransi kesalahan.
ISO 9241 part 11 menjelaskan bahwa usability menunjuk pada tingkat sebuah produk yang dapat digunakan oleh pengguna tertentu untuk mencapai tujuan spesifik dengan efektif (effectiveness), efisien (efficiency) dan memuaskan
(satisfaction) dalam sebuah konteks penggunaan. Konteks penggunaan terdiri dari
penggunaan tugas, peralatan (Perangkat Keras, Perangkat Lunak, dan Perangkat Jaringan), dan lingkungan fisik serta sosial yang mempengaruhi usability produk dalam sistem kerja. Efek dari perubahan komponen dalam sistem kerja dapat diukur dengan performansi penggunaan dan kepuasan. Definisi The Usability
Professional Association (UPA) berfokus lebih kepada pengembangan produk.
UPA menjelaskan bahwa usability adalah sebuah pendekatan dalam pengembangan produk yang memasukkan respon pengguna secara langsung. Hal ini dilakukan untuk mengurangi biaya dan menciptakan produk serta peralatan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun pengukuran kinerja untuk layanan Perpustakaan Nasional RI sebagai penerapan dari ISO 28118 terdapat pada lampiran 1.
Pada perhitungan penerapan ISO 28118 tersebut terdapat banyak data yang tidak dapat diperoleh dikarenakan atas beberapa hal antara lain:
1. Pada bagian layanan tidak memperbarui data statistik terkini seperti data peminjaman, sirkulasi ruang baca dan lain-lain.
2. Ada data yang dianggap tabu untuk di utarakan seperti dana anggaran kegiatan pertahun, dana pengadaan, dana lembur diluar jam kerja dan lain-lain.
3. Pada saat mendapatkan data tentang bagian yang di unduh dan berapa jumlah pengunjung web yang membrowsing katalog online di bagian Otomasi, pihak otomasi melimpahkan ke bagian rekanan yaitu CV. Quadra Solution untuk mengecek data tersebut, akan tetapi pihak Quadra sendiri agaknya sulit untuk berbagi data tersebut, walaupun telah dikemukakan pendapat bahwa data ini hanya untuk tujuan penelitian pendidikan bukan penelitian yang berasal dari Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).
Hal lain yang dapat dilakukan untuk mengukur kinerja menurut Ridwan
yang menyatakan bahwa keberhasilan merupakan akhir dari sebuah proses yang dilakukan oleh seorang dalam upaya mencapai suatu tujuan secara maksimal dan terarah, sedangkan keberhasilan layanan perpustakaan sering dihubungkan dengan kepuasan pemakai layanan atau pemustaka atas pemenuhan permintaan informasi yang dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan pendapat Lancaster (1997) yang menyatakan bahwa jasa perpustakaan yang berorientasi pada masyarakat harus diukur dari kepuasan pengguna. Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999) keberhasilan suatu organisasi termasuk perpustakaan dalam mencapai suatu tujuan tergantung kepada kemampuan para pemimpin dalam organisasi itu untuk menggerakkan sumber-sumber (tenaga, dana, bahan) dan alat-alat yang tersedia di organisasi itu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Menurut Sutarno (2006) performa perpustakaan yang baik dapat dirumuskan melalui analisis berikut:
1. Kekuatan : Manajemen, administrasi, kebijakan pemerintah di bidang perpustakaan, mitra perpustakaan, anggaran.
2. Kekurangan : Sumber Daya Manusia (SDM).
3. Peluang : Perkembangan perangkat teknologi, kondisi jangkauan layanan, sarana dan prasarana.
4. Ancaman dan Tantangan : Respon dan perhatian masyarakat.
Performa tersebut diimplementasikan kedalam layanan Perpustakaan Elektronik Keliling yaitu sebagai berikut:
(1) Faktor Internal yaitu:
a. Kekuatan : Manajemen Pusteling, didalamnya meliputi birokrasi atau administrasi, dukungan dana anggaran, dan kebijakan pemerintah dibidang pendidikan serta perpustakaan. b. Kekurangan : Petugas Pusteling yang meliputi SDM yang menangani
langsung layanan Pusteling. (2) Faktor Eksternal yaitu:
a. Peluang : Teknologi Pusteling, seperti perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan yang ada pada sarana layanan Pusteling.
b. Tantangan : - Kondisi sosial yang dihadapi oleh pemustaka layanan Pusteling berupa kebutuhan pemustaka dan tingkat kunjungan (kuantitas) pemustaka layanan Pusteling. - Kondisi wilayah yang dilalui oleh Pusteling yaitu
berupa geografis lokasi yang dilalui dan cuaca atau kondisi alam yang terjadi ketika layanan Pusteling dilaksanakan.